Законодательная, нормативно-правовая и нормативно - методическая регламентация ведения кадрового делопроизводства

ВВЕДЕНИЕ

     
     Выбранная тема "Документирование движения кадров в ГБУЗ ТО "Областная больница № 24" с.Ярково актуальна, так как умение правильно вести кадровое делопроизводство в организации очень важно в настоящее время.
     В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
     Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.
     Составление и оформление кадровой документации регламентируется соответствующими законодательными и подзаконными актами.
     Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.  
     Отдел кадров ГБУЗ ТО "ОБ № 24" с.Ярково представляет собой самостоятельное структурное подразделение, подчиненное главному врачу и начальнику отдела кадров. В зависимости от кадрового потенциала  изменяется структура и численный состав самого отдела кадров.
     Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется на виде разного рода документов.
     Объектом исследования является отдел кадров ГБУЗ ТО "ОБ № 24" с.Ярково.
     Предметом исследования является документация по движению кадров в ГБУЗ ТО "ОБ № 24" с.Ярково.
     При написании дипломной работы я опиралась на статьи опубликованные в журналах «Справочник кадровика» и «Справочник по управлению персонала», а также другую научную литературу:
     Так, Кошелева Е.А. в своей работе "Организация хранения архивных документов"1 рассказывает о том, что не все руководители организаций понимают роль и значение архивов в нашей жизни. А ведь в архивах хранятся документы, свидетельствующие об истории деятельности организации на различных этапах развития нашего общества. Особое место среди архивных документов занимают документы по личному составу организации, где содержатся сведения о трудовом стаже и заработной плате работников. О том, какие требования предъявляются к обеспечению сохранности архивных документов и в чем заключаются меры по созданию оптимальных условий их хранения, идет речь в данной статье. 
     Курапова Е.Р. в книге "Документация по личному составу: взаимодействие кадровых и архивных служб"2 говорит о том, что кадровая документация (документация по личному составу) организации, независимо от ее организационно-правовой формы и формы собственности, имеет большое значение, поскольку и при оперативном (в отделе кадров организации), и при архивном (в архиве самой организации или в государственном архиве) хранении она является первоисточником информации о трудовом стаже граждан и в связи с этим непосредственно связана с обеспечением их конституционных прав.  
     Митрофанова В.В. в статье "Личная карточка Т-2: рекомендации по заполнению"3 дает рекомендации по заполнению личной карточки Т-2, а так же перечислены документы необходимые для ее заполнения.  
     Тяпкина О.А. в статье "Трудовая пенсия по старости: условия назначения и размеры"4 обозначает условия, необходимые для назначения трудовой пенсии по старости, установлены ст.7 Федерального закона от 17.12.01 №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации». Обязательное условие для возникновения права на трудовою пенсию – одновременное достижение определенного возраста и наличие страхового стажа. 
     Яновская Ю.М. в книге "Перспективы развития службы персонала"5  обращает внимание на то, что, несмотря на дебаты в деловых кругах о необходимости (или ненужности) службы управления персоналом, многие исследователи в области управления персоналом тем не менее считают, что в условиях жестокой конкуренции на современном рынке служба управления персоналом нужна как никогда прежде.  
     Основное внимание в учебных пособиях уделено подготовке, оформлению и хранению документов по личному составу. 
     Так например, в справочном пособии Андреевой В.И. «Делопроизводство» содержится информацию о документировании деятельности современной организации и работе с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных актов и нормативно-методических материалов6.  
     В монографии П.У. Кузнецова,  В.И. Кутузова  и О.М. Масюто описаны основные правила оформления реквизитов документа, процедуры составления и оформления наиболее распространенных видов организационно-распорядительной документации (в том числе сделан упор на особенности подготовки юридических документов), технологических процессов обработки документов (с учетом антивирусных мер защиты документов, машинного перевода и придания юридической силы переведенному документу), формирования и хранения дел с акцентом на обеспечение сохранности документов в электронной форме, ведения справочно-информационной работы по документам, контроля сроков их исполнения и определения сроков хранения документов7. 
     В работе И.К.Корнеевой, В.А. Кудряевой освещены все вопросы грамотной и эффективной организации современного делопроизводства, Подробно рассмотрены особенности подготовки, оформления и ведения всех видов внутренних документов, кадровой документации и внешней деловой переписки, приведены примеры8. 
     Цель выпускной квалификационной работы – исследовать и совершенствовать документирование движения кадров в ГБУЗ ТО "Областная больница № 24" с.Ярково
     Задачи:
     - исследовать законодательную, нормативно-правовую и нормативно - методическую регламентацию ведения кадрового делопроизводства;
     - проанализировать организационно - правовые документы деятельности отдела кадров ГБУЗ ТО "Областная больница № 24" с.Ярково;
     - дать характеристику деятельности ГБУЗ ТО "Областная больница № 24" с.Ярково и отдела кадров;
     - проанализировать порядок оформления документов при приеме на работу и увольнение работника в "Областная больница № 24" с.Ярково;
     - исследовать и проанализировать процесс документирования перевода  работника на другую должность в ГБУЗ ТО "ОБ № 24" с.Ярково;
     - изучить процесс оформления предоставления отпусков и командирования сотрудников;
     - разработать положение об отпусках.
     При написании дипломной работы были использованы следующие группы источников:
     1. Законодательные акты: Трудовой кодекс Российской Федерации9, Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации». Содержащиеся в личном деле данные должны быть конфиденциальны, персональные данные работника должны быть защищены. В этой инструкции указаны правила по ведения и заполнению трудовых книжек, Трудовой Кодекс Российской Федерации содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений. 
	2. Нормативно-правовые документы. Указы Президента и Постановления Правительства: Указ Президента РФ от 30.05. 2005 г. № 640  "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела"10, Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей) (в ред. от 19.05.2008)11, Постановления Правительства РФ "О продолжительности ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, предоставляемого отдельным категориям работников" от 06.06.2013 N 482 (ред. от 23.06.2014)12, Постановление Правительства РФ от 03.04.1996 N 391 "О порядке предоставления льгот работникам, подвергающимся риску заражения вирусом иммунодефицита человека при исполнении своих служебных обязанностей"13 .
     3. Нормативно-методические документы. Постановление Министерства труда и социального развития РФ «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»14. Постановление государственного комитета РФ по статистике от 05.01. 2004 г. №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной и учетной документации по учета труда и его оплаты»15,  ГОСТ Р 6.30-2003 УСД16. Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, 
     4. Организационно-правовые документы ГБУЗ ТО "Областная больница № 24" с.Ярково: Устав, Положения, Инструкции, штатное, ПВТР.
     5. Материалы текущего делопроизводства. Приказы, Заявления, Журналы и т.д.
     При написании выпускной квалификационной работы были применены следующие методы исследования:
     - системный анализ (выявление цели, функций отдела, анализ организационной структуры управления, технологии управления);
     -  описательный метод, который необходим для описания всех циклов работы, структуры работы, последовательного отображения поставленных задач, которые необходимо было решить в данной работе.
     -  выборочное наблюдение – сопоставление отдельных кадровых операций требованиям законодательства;
     - метод диагностики позволил выделить отклонения от качественного состояния организационной системы;
     -  метод проектирования (при разработке положения);
     - метод наблюдения – этот метод является одним из основных. Он заключается в непосредственном присутствии на рабочем месте и визуальном фиксировании происходящих процессов и помогает не только собрать необходимый материал, но и поверить и уточнить данные, полученные другими методами.
     Выпускная квалификационная работа состоит из введения, 3 глав, заключения, списка источников и литературы, приложений.
     В первой главе дипломной работы рассмотрена правовая регламентация кадрового делопроизводства и характеристика ГБУЗ ТО "Областная больница № 24" с.Ярково.
     Во второй главе рассматривается оформление документов по движению кадров в ГБУЗ ТО "Областная больница № 24"с.Ярково.
     Третья глава посвящена разработке положения об отпусках в ГБУЗ ТО "Областная больница № 24" с.Ярково.








ГЛАВА 1.  ПРАВОВАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ХАРАКТЕРИСТИКА ГБУЗ ТО "ОБЛАСТНАЯ БОЛЬНИЦА № 24" С.ЯРКОВО


1.1. Законодательная, нормативно-правовая и нормативно - методическая регламентация ведения кадрового делопроизводства


     Законодательство Российской Федерации - основа регламентации работы с кадровой документацией. 
     Кадровая документация является неотъемлемой частью унифицированной системы документации. Поэтому работа с ней подчиняется общепринятым законам и нормам. В настоящее время все большее количество норм документирования основываются на законодательном регулировании. О повышении статуса документов по личному составу (кадровых документов) в нашей стране свидетельствует закрепление термина «документы по личному составу» в законодательном акте17. 
     Законодательные и нормативные документы, определяющие порядок работы с кадровой документацией, представляют собой четырехуровневую систему18. 
     Кодексы РФ, Федеральные законы, законы, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ относятся к документам первого уровня.
      К документам второго уровня относятся законы и нормативные правовые акты субъекта Федерации. 
     На третьем уровня находятся нормативные акты отдельных министерств и ведомств по вопросам ведения кадровых документов. 
     На четвертом уровне – локальные нормативные акты организаций, разрабатываемые на основе документов первых трех уровней и собственной практики. 
     Подробнее остановимся на каждом из перечисленных уровнях. Нормативно-правовая и нормативно-методическая база кадрового делопроизводства Современное кадровое делопроизводство базируется на федеральных законах и законах субъектов Федерации, описывающих общие нормы работы с документами, федеральных законах, регулирующих трудовые отношения и подзаконных актах.
      В числе законодательных актов, определяющих общие нормы составления и оформления документов, - Закон РФ от 25.10.1991г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»19. Согласно ст. 16 этого Закона официальное делопроизводство в государственных органах РФ, организациях, на предприятиях и в учреждениях ведется на русском языке как государственном языке РФ. Официальное делопроизводство в республиках ведется также на государственных языках данных республик. 	Порядок использования языков в официальном делопроизводстве определяется законодательством Российской Федерации и республик. Этот закон имеет принципиальное значение для работы служб, ведущих кадровую документацию. Поскольку, руководствуясь законодательством, работники отделов кадров имеют право не принять от работника трудовую книжку, справку или иные документы, если они оформлены на языках союзных республик или субъектов РФ. В этом случае помимо подлинника документа работник должен представить заверенный нотариусом перевод данного документа.
     Работники отдела кадров ГБУЗ ТО "ОБ № 24" с.Ярково ежедневно имеют дело с информацией о гражданах – работниках организаций или граждан – соискателей вакансий. В связи с этим, отдел кадров  ГБУЗ ТО "Областная больница № 24" с.Ярково  уделяет большое внимание требованиям законодательства о защите персональных данных. И в первую очередь это сбор согласий об обработке персональных данных с сотрудников и соискателей.
     Поэтому особую актуальность приобретает Федеральный закон от 27 июля  2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»20. 
     Законом «Об информации, информационных технологиях и защите информации»21  следует руководствоваться кадровым работникам при поиске, получении, передаче, производстве и распространении информации; применении информационных технологий; обеспечении защиты информации. В федеральном законе «О персональных данных» рассматриваются принципы и условия обработки документированной информации, составляющей персональные данные. Закон установил критерии законности действий, связанных с обработкой персональных данных, а также пределы ограничения прав физических лиц – субъектов персональных данных в связи с обеспечением общественных интересов, безопасности государства и общества22. Согласно закону персональные данные отнесены к категории конфиденциальной информации. Перечни персональных данных, получаемых и собираемых государственными и негосударственными организациями, устанавливаются на уровне федерального закона. Состав персональных данных, получаемых юридическим лицом, закрепляется в соответствии со ст. 87 Трудового Кодекса РФ внутренним локальным нормативным актом организации – Положением о хранении и защите персональных данных23. В соответствии со ст. 13.11 "Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях нарушениях"  нарушение  установленного законом порядка работы с персональными данными,  влечет за собой предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц – от пяти до десяти минимальных размеров оплаты труда (далее МРОТ); на юридических лиц – от пятидесяти до ста МРОТ24. Таким образом, закон «О персональных данных» имеет принципиальное значение при обеспечении сохранности информации о работниках организации, им регулируются и меры ответственности за разглашение персональных данных работников. 
     Об обязательности документирования говорится в ряде законодательных актов. Так, в ст. 47 Гражданского кодекса РФ (далее – ГК РФ) устанавливается обязательность документирования. Государственной регистрации подлежат следующие актов гражданского состояния: рождения, заключения, расторжения брака, усыновления, удочерения, установления отцовства, перемены имени, смерти гражданина25. В этой же статье указывается, что регистрация актов гражданского состояния производится путем внесения соответствующих записей в книги регистрации актов гражданского состояния (актовые книги) и выдачи гражданам свидетельств на основании этих записей. 
     Руководствуясь данной статьей, работники отдела кадров  ГБУЗ ТО «Областная больница № 24» с.Ярково обязаны все сведения о гражданском состоянии работников получать только из документов, выданных органами записи актов гражданского состояния. Органы записи актов гражданского состояния осуществляют исправления и изменения актов гражданского состояния. Отсюда следует, что кадровый работник не вправе вносить какие-либо исправления и подчистки в документы, касающиеся гражданского состояния работника. 
     Персоналу отдела кадров должны быть известны и положения, определенные Федеральным законом от 29.07. 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне». В статье 5 этого закона приведен перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну26. Среди них названы сведения о численности, составе работников, системе оплаты труда, условиях труда, в т.ч. об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, а также о наличии свободных рабочих мест. Таким образом, указанные выше сведения должны предоставляться органам государственной власти, иным государственным органам и органам местного самоуправления без ограничений27.
      Законом «О коммерческой тайне» регламентируется так же поведение работодателя и работников по охране конфиденциальности информации в рамках трудовых отношений28. Например, работодатель обязан ознакомить Работника под расписку с установленным режимом коммерческой тайны и с мерами ответственности за его нарушение. Обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, полученную в рамках трудовых отношений, является работодатель. Доступ к ней определяется трудовым договором29. Следовательно, Закон «О коммерческой тайне» определяет обязанности работодателя и работника по охране конфиденциальности информации в рамках трудовых отношений, а также определяет порядок регулирования этих отношений. 
     Важнейшее значение для работника отдела кадров имеет Трудовой кодекс Российской Федерации30. Если рассматривать Трудовой  Кодекс с точки зрения закрепления требований к кадровой документации, то следует отметить, что он содержит нормы, которые условно можно разделить на три категории: состав документов, сроки их подготовки, функции кадровой службы. Трудовой кодекс РФ устанавливает обязательность разработки и применении для регулирования трудовых отношений организации со своими работниками ряда локальных правовых актов: коллективного договора, правил внутреннего трудового распорядка, графика отпусков положения об использовании и защите персональных данных и др31. 
     В Трудовом кодексе РФ определены документы, которые необходимы при приеме, переводе, увольнении, оформлении отпуска и взыскания работников. Часть этих документов давно и повсеместно используется (приказ, заявление, трудовая книжка и др.), относительно других введен новый порядок их составления и применения (трудовой договор); создание и условия некоторых регламентированы впервые (уведомления)32. Для юридически грамотного ведения кадровой документации особое значение имеет ст. 14 ТК РФ, которая устанавливает порядок исчисления сроков, связанных с возникновением и прекращением трудовых отношений. Кроме этого, Трудовым Кодексом регулируются и конкретные сроки подготовки таких кадровых документов, как: приказ о приме на работу (ст. 68); приказ о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193); сроки выдачи копий документов, связанных с работой (ст.62); предупреждения работника об увольнении (ст. 79, 80) и др. Таким образом, в работе с кадровой документацией дата составления документа влияет на законность принятия многих управленческих решений. Трудовой кодекс РФ предусматривает и ряд новых обязанностей работодателя, связанных с личными документами работника. Среди них следует отметить: выдачу работнику копий документов, связанных с работой (ст. 62); оформление страхового свидетельства государственного пенсионного страхования (ст. 65); разработку локального нормативного акта, который устанавливает порядок передачи персональных данных работников в пределах организации и ознакомление с ним работников (ст.88); составление, ведение графика отпусков и предупреждение работника о времени начала отпуска не позднее чем за две недели (ст. 123). 
     Введенные Кодексом, эти нормы становятся обязательными для организации всех организационно-правовых форм и форм собственности. Реализовывать их должны кадровые службы, что приводит к расширению состава их функций. 
     Таким образом, ТК РФ изменил многие нормы документирования – во первых, ввел новые нормы, которые направлены на усиление правовой значимости документов, создаваемых в процессах установления трудовых правоотношений, учета личного состава, движения кадров. Во вторых, расширил круг документов, которые должны быть доведены до работника под расписку, ряд документов принимаемых работодателем, требует учета мнения представительного органа работников. 
     Все это говорит о том, что Трудовой кодекс в большей мере защищает права работников и закрепляет эти права в целях недопущения их нарушения. Регулирование отношений, связанных с гражданской службой, осуществляется на основе ряда федеральных законов. 27 мая 2003 г. был принят Федеральный закон № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»33. Согласно этому закону под гражданской службой следует понимать «… профессиональную служебную деятельность граждан Российской Федерации по обеспечению исполнения полномочий Российской Федерации, федеральных органов государственной власти, иных федеральных государственных органов, субъектов Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации». В соответствии с Законом государственная служба включает в себя: государственную гражданскую, военную, правоохранительную службу. Статья 12 Закона регламентирует общий порядок поступления на государственную службу, её прохождения и прекращения. Порядок исчисления стажа (общей продолжительности) государственной службы устанавливается ст. 14 Закона. Персональные данные государственных служащих вносятся в учетные документы. Форма и порядок ведения, учета и хранения документов, подтверждающих профессиональную служебную деятельность государственных служащих, определяются федеральными законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ. 
     Этот закон заложил основы выделения граждан - государственных служащих в отдельную категорию работников. Ведение личного дела государственного служащего регулируется Указом Президента РФ от 30.05. 2005 г. № 640 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела"34, в котором установлено, что личные дела ведутся кадровыми службами соответствующих государственных органов, а также предусмотрены конфиденциальность сведений, включенных в личные дела, состав документов дела, сроки их хранения. В развитие закона «О системе государственной службы Российской Федерации» был принят Федеральный закон от 27.07.2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»35, который установил правовые, организационные и финансово-экономические основы государственной гражданской службы РФ. Предметом регулирования Закона являются отношения, связанные с поступлением на государственную гражданскую службу РФ, ее прохождением и прекращением, а также с определением правового положения (статуса) федерального государственного гражданского служащего и государственного гражданского служащего субъекта РФ. В связи с этим, закон предусмотрел правила оформления документов, с помощью которых документируются поступление на службу, ее прохождение и прекращение. 
     В соответствии с законом основным документом, регламентирующим трудовые отношения государственного служащего с нанимателем, является контракт. Закон определяет содержание служебного контракта, порядок его заключения, изменения и расторжения. Примерная форма служебного контракта устанавливается Президентом РФ. Статья 42 Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации»36 устанавливает правила работы кадровой службы государственного органа по обработке, хранению и передаче персональных данных гражданского служащего и порядок формирования его личного дела. Законом определен и порядок проведения аттестации государственных служащих, состав документов, которые при этом являются обязательными. Были введены многие нормы гражданской службы, например, такие, как взаимосвязь гражданской службы и муниципальной службы (ст. 7), классификацию должностей гражданской службы и подразделение должностей гражданской службы на категории и группы (ст. 9), основные права и обязанности гражданского служащего (ст. 14, 15), ограничения, связанные с гражданской службой (ст. 16), а также квалификационные требования к должностям гражданской службы (ст. 12). 
     Таким образом, Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»37 является основным законодательным актом, устанавливающим отношения, связанные с гражданской службой. Для отдела кадров, именно он определяет работу с кадровыми документами государственных служащих. В ряде федеральных законов, регламентирующих деятельность организаций различных организационно-правовых форм и форм собственности, наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации этих организаций, значительное внимание уделяется порядку документирования их деятельности, правилам ведения тех или иных документов. В законодательной базе установлены такие нормы, как порядок назначения руководителей, их компетенция, состав должностных лиц, являющихся руководством. 
     Отдел кадров ГБУЗ ТО «Областная больница № 24» с.Ярково действует сообразно с соответствующими законами при документировании трудовых отношений с такими должностными руководящими лицами, как главный врач, главный бухгалтер, в частности при оформлении их приема, перевода, увольнения. 	
     Поэтому, перечисленные законодательные акты должны быть детально изучены работниками отдела кадров, которые ведут учет личного состава организаций, где работают эти категории служащих. Российское законодательство в сфере трудовых отношений устанавливает единые правила работы с одним важнейшим кадровым документом - трудовой книжкой. Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника38. 
     В настоящее время действуют два нормативных документа, определяющие порядок работы с трудовыми книжками. Постановлением Правительства РФ в 2003 г. введена новая форма трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, а также утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек. 
     Правила содержат общие нормы оформления трудовых книжек, внесения в нее записей о работе, порядок исправления ошибочных записей, выдачи дубликата и вкладыша трудовой книжки. Кроме того, Правилами установлен порядок учета бланков трудовой книжки в организациях и трудовых книжек работников. 
     Вторым нормативным документом, разработанным Минтрудом России в 2003 г., является Инструкция по заполнению трудовых книжек, с введением которой утратила силу инструкция, действовавшая с 1974 года. Новая Инструкция описывает порядок работы с трудовыми книжками в соответствие с нормами трудового права РФ. Инструкция регулирует особенности внесения записей о работе, увольнении, награждении, связанные с различными правовыми основаниями, а также особенности оформления дубликата трудовой книжки. В неё включены формы учетных книг (журналов), предназначенных для регистрации выдаваемых и принятых на хранение трудовых книжек. Так как сотрудники отдела кадров несут ответственность за правильное ведение трудовых книжек и за их сохранность, им необходимо досконально изучить эти нормативные документы39. 
     При документировании трудовых отношений иностранных граждан, отделы кадров руководствуются федеральным законодательством и нормативными актами РФ, которые, определяя порядок трудовых отношений с иностранными гражданами, устанавливают и состав документов, которыми оформляется работа таких граждан. Основным законодательным актом, определяющим правовой статус иностранцев в России, является Федеральный закон от 25.07.2002 г. № 115-ФЗ (в ред. от 02.11.2004 г.) «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации». Работодатель иностранного гражданина (физическое или юридическое лицо) должен получить разрешение на привлечение и использование труда иностранцев40. 
     Постановлением Правительства РФ и Положением о привлечении и использовании иностранной рабочей силы в Российской Федерации установлены порядок и условия выдачи разрешения работодателю и разрешения иностранному гражданину на работу. На основе этих документов заключается трудовой договор с каждым иностранным гражданином, сведения о котором передаются в Федеральную миграционную службу МВД России. Данный закон имеет важное значение для кадровых работников поскольку именно им необходимо руководствоваться в первую очередь при оформлении трудовых отношений с иностранным работником. 
     Кроме того, в ряде законодательных актах закреплены нормы оформления трудовых отношений с различными категориями работников, например, гражданских служащих, иностранных граждан, определен также порядок проведения контроля за исполнением этих норм. Так, ФЗ от 08.08. 2001 г. № 134-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)"41 дает представление о правах и обязанностях работодателя при проведении в организации различных инспекционных проверок. Например, в законе говорится о документах, которые работодатель вправе потребовать от проверяющего при его появлении в организации, о праве представителя компании лично присутствовать во время проверки, о том, каким образом организация может обжаловать неудовлетворительные результаты инспекции. Большое внимание законодательством уделяется сфера регламентации хранения документов, в т.ч. сохранности документов по личному составу, так как они имеют длительный срок хранения в силу своей значимости для каждого человека. Так, Федеральный закон от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»42 регулирует организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов организаций, независимо от их форм собственности. Важно отметить, что в Закон включены определения понятий, с которыми связано хранение документов в делопроизводстве и архиве. К ним относятся такие термины как «архивный документ», «временное и постоянное хранение документов», «архив организации», «муниципальный и государственный архивы», «депозитарное хранение» и др. Кроме того, в этом Законе впервые дано определение документов по личному составу. Закон определил так же полномочия РФ и субъектов Федерации в области архивного дела, состав Архивного фонда РФ, порядок отнесения архивных документов к государственной, муниципальной и частной собственности. В закон включено положение, согласно которому государственные и частные организации обязаны соблюдать действующие правила хранения документов, т.е. их отбор, подготовку к архивному хранению, упорядочивание архивных документов. Особо следует подчеркнуть то, что в законе четко прописаны необходимость соблюдения действующих правил хранения документов по личному составу. 
     Тем самым было ликвидировано положение, которое существовало в 1990-е гг., когда кадровые службы многих негосударственных организаций игнорировали действующие правила формирования, хранения, экспертизы документов, ссылаясь при этом на свое право собственности и, следовательно, полную свободу в выборе формы и порядка хранения документов. Отсутствие законодательной базы, обусловленной целым комплексом причин, явилось серьезным препятствием получения гражданами необходимой информации по документам по личному составу, например для установления трудового стажа43. 
     Закон «Об архивном деле в РФ» предусматривает и создание архивов организаций, а также порядок передачи документов этих архивов на дальнейшее хранение в случаях ликвидации (банкротства), реорганизации, присоединения организаций – собственников архивных документов. Это необходимо для обеспечения сохранности документов по личному составу. Следует отметить, что целым рядом ранее вышедших законодательных актов РФ установлены обязательность и порядок хранения документов. Так, ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (в ред. от 27.07.2006 г. № 146-ФЗ)44, ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 г. № 14 – ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в ред. от 29.12.2004 г.)45, ст. 28 Федерального закона от 14.11.2002 г. № 161 – ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» (в ред. от 08.12.2003 г.)46 определяют обязанности обществ и предприятий по хранению документов, их состав. 
     Законами установлены перечни документов, которые обязаны сохранить в этих организациях, в их число включена и документация по личному составу. Были прописаны как обязательность хранения документов обществ и предприятий по месту нахождения их исполнительного органа, так и обязательность передачи документов на государственное хранение. При этом за упорядочивание документов отвечает организация-собственник, которая обязана проводить работу по сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов РФ. 
     Отдельным нормативным правовым актом установлены правила хранения документов акционерных обществ. Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ установило обязательные нормы хранения документов акционерных обществ до их сдачи в архив, порядок оформления перед сдачей в архив и порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения. 
     Подверглись строгой законодательной регламентации и вопросы хранения документов на уровне субъектов Федерации. Регламентирование осуществляется или в форме закона субъекта Федерации, или нормативными правовыми актами, нормативно-методическими документами, которые устанавливают общие правила хранения документов организаций различных организационно-правовых форм или только правила хранения документов по личному составу. 
     Действующие законы и нормативные правовые акты субъектов Федерации разработаны на базе федерального законодательства и являются основой проведения работ по хранению кадровой документации в соответствующем регионе. Кроме того, предусмотрена и ответственность за нарушение работ по хранению кадровой документации: нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов. 
     Адм.......................