Исследование и совершенствование ведения кадрового делопроизводства в отделе подбора и кадрового администрирования

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА 1. ПРАВОВАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ВЕДЕНИЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА ПОДБОРА И КАДРОВОГО АДМИНИСТРИРОВАНИЯ ООО «ТЮМЕНЬ ВОДОКАНАЛ»

Законодательное, нормативно-правовое и нормативно-методическое регулирование ведения кадрового делопроизводства 

Организационно-правовые документы отдела

Общая характеристика деятельности, структура и функции отдела

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ И ОРГАНИЗАЦИЯ ТЕХНОЛОГИИ РАБОТЫ С НЕЙ В ОТДЕЛЕ ПОДБОРА И КАДРОВОГО АДМИНИСТРИРОВАНИЯ ООО «ТЮМЕНЬ ВОДОКАНАЛ»

2.1. Системы документации, образующиеся в деятельности отдела подбора и кадрового администрирования

2.2. Анализ организации документооборота в отделе подбора и кадрового администрирования

2.3. Организация текущего хранения документации в ООО «Тюмень Водоканал» и подготовка передачи документов в архив

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ВЕДЕНИЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ОТДЕЛЕ ПОДБОРА И КАДРОВОГО АДМИНИСТРИРОВАНИЯ ООО «ТЮМЕНЬ ВОДОКАНАЛ»

3.1. Этапы разработки инструкции по кадровому делопроизводству

3.2. Структура и расчет эффективности внедрения инструкции по кадровому делопроизводству

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ











ВВЕДЕНИЕ

В современных условиях функционирования предприятий и организаций разного уровня и форм собственности является актуальным и важным вопрос построения квалифицированной системы кадрового делопроизводства. Осуществление документирования и организация работы с документами по личному составу в соответствии с трудовым законодательством и установленными правилами делопроизводства – результат правильной кадровой деятельности и функционирования организации в целом. Погрешности, которые допустили при создании документов по личному составу могут привести к ошибкам, например, при начислении пенсий, предоставление льгот, при выплате заработной платы и т.д. Правильно и грамотно вести кадровое делопроизводство невозможно без знания соответствующей нормативно-правовой базы, действующих законодательных и нормативно-методических актов, а также без теоретических знаний о кадровом делопроизводстве. 

Кадровые документы фиксируют решения по административным и организационным вопросам, вопросы взаимодействия, управления, регулирования и обеспечения деятельности организаций, их структурных подразделений и должностных лиц.

Актуальность выбранного исследования обусловлена тем, что многие организации не уделяют должного внимания постановке и ведению кадрового делопроизводства, а это является обязательным направлением в деятельности организации. Исследование ведения делопроизводства в отделе подбора и кадрового администрирования ООО «Тюмень Водоканал» позволит выявить технологии ведения делопроизводства в отделе подбора и кадрового администрирования. Определить недостатки для дальнейшего совершенствования ведения делопроизводства в отделе.

Сложность документирования кадровой деятельности организации устанавливается тем, что никто не занимался разработкой единого нормативного или нормативно-методического документа общего действия, который бы прописывал требования к составу и оформлению документации по личному составу. Система кадровой документации формировалась годами и является трудом многих ведомств. Вследствие чего, появляются разные требования к видам документов, а также к их оформлению. Также многие кадровики очень часто не владеют информацией о выходе или отмене того или иного государственного стандарта.

На сегодняшний день законодательная и нормативно-правовая база кадрового делопроизводства включает в себя множество документов федерального и ведомственного уровня –федеральные законы РФ, постановления Правительства РФ, указы Президента РФ, разработки Росархива, Минтруда, Госстандарта. Некоторые документы полностью раскрывают отдельные вопросы кадрового делопроизводства, другие описывают процессы создания и оформления документов по личному составу. Сотрудники службы кадров должны знать нормативную базу и использовать в ходе своей работы. 

Объектом исследования выпускной квалификационной работы является деятельность отдела подбора и кадрового администрирования ООО «Тюмень Водоканал».

Предметом исследования является кадровое делопроизводство в отделе подбора и кадрового администрирования.

По вопросам организации и ведения кадрового делопроизводства достаточно написано научных статей и монографий, а также опубликовано большое количество материалов в изданиях теоретического и практического характера. Эта тема подробно изучена в работах таких авторов как: Т.В. Кузнецова, И.Н. Кузнецов, А.С. Красавин, О.И. Захаркина, М.Н. Микушина, Л.В. Санкина, А. Худяков и другие.

Изучением теории делопроизводства занималась Т.В. Кузнецова. Она проанализировала нормативно-правовую и нормативно-методическую базу делопроизводства и технологические процессы документооборота, а также документы, которые необходимы для специалистов документационного обеспечения управления в их работе.

А. Худяков в статье описывает процесс правильного составления и оформления кадровых документов.

Нормативную базу кадрового делопроизводства подробно рассмотрела М.Н. Микушина. Сборник нормативных документов стал очень необходимым и одновременно важным источником при написании выпускной квалификационной работы, потому что в сборник включены были и Трудовой кодекс РФ, и нормативные акты, регулирующие кадровое делопроизводство.

Вопросы работы архивов изучены в статьях следующих специалистов: Н.М. Березина, Е.А. Кошелева и другие. Большое внимание освещается вопросам организации работы архивов и условиям хранения документов, а также составлению и ведению номенклатуры дел.

Цель выпускной квалификационной работы –провести исследование и совершенствование ведения кадрового делопроизводства в отделе подбора и кадрового администрирования ООО «Тюмень Водоканал».

Исходя из цели, можно поставить задачи выпускной квалификационной работы: 

Исследовать законодательную регламентацию ведения кадрового делопроизводства;

Дать характеристику деятельности отдела подбора и кадрового администрирования;

Проанализировать документирование деятельности отдела подбора и кадрового администрирования;

Проанализировать составление и оформление кадровой документации в отделе и выявить организацию работы с документами;

Разработать инструкцию по кадровому делопроизводству;

Рассчитать эффективность внедрения инструкции по кадровому делопроизводству.

При написании выпускной квалификационной работы были использованы группы источников, включающие в себя:

- законодательные акты Российской Федерации;

- постановления Правительства Российской Федерации;

- указы Президента Российской Федерации;

- нормативно-методические документы по делопроизводству;

- организационно-правовые документы ООО «Тюмень Водоканал»;

- материалы текущего делопроизводства ООО «Тюмень Водоканал».

Первая группа источников включает в себя законодательные акты. Работа общества с ограниченной ответственностью подробно и четко прописана в Федеральном законе «Об обществах с ограниченной ответственностью», в котором установлено правовое положение ООО, а также полномочия и обязанности его участников, прописан регламент создания и ликвидации компаний такого типа.

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», который прописывает отношения, при поиске, передаче, составлении и распространении документированной информации, а еще, когда нужно использовать необходимые информационные технологии в работе, и обеспечить защиту информации от несанкционированного доступа. Закон утвердил обязанность документирования информации, появились новые понятия (информация, информатизация, информационные ресурсы, конфиденциальная информация и др.), закрепил отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, обязал предоставлять информацию государственным органам, а также появилось понятие в области документационного обеспечения – «документирование информации является обязательным условием включения информации и информационные ресурсы».

Введенный в действие с 1 февраля 2002 года Трудовой кодекс Российской Федерации указывает обязанность применения правовых актов в организациях: коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка.

Трудовой кодекс указывает нормы права и требования,  к документам в сфере трудовых правоотношений, устанавливает виды и их состав, сроки их издания (приказ, трудовой договор, трудовая книжка и др.). В Трудовом кодексе указаны документы, документирующие прием, перевод, увольнение, командирование, отпуска, поощрение и взыскание работников.

Вторая группа источников –постановления Правительства Российской Федерации и указы Президента Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне. Например, Постановление Министерства труда и социального развития Российской Федерации «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек». В инструкции установлены правила ведения и заполнения трудовых книжек.

Третья группа источников –нормативно-методические документы и национальные стандарты по делопроизводству. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов». Стандарт распространяется на организационно-правовые документы.

ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения» включает в себя основную терминологическую базу в сфере кадрового делопроизводства. Стандарт является одним из главных этапов создания нормативно-методической базы по делопроизводству и архивному делу в соответствии федеральному законодательству. Термины, указанные в настоящем стандарте, должны использоваться во всех видах документации.

Четвертая группа источников – организационно-правовые документы ООО «Тюмень Водоканал», регламентирующие работу с документами и контролируют весь документооборот в организации: устав, должностные инструкции работников отдела подбора и кадрового администрирования, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание.

Последняя группа источников – материалы текущего делопроизводства ООО «Тюмень Водоканал» - приказы, записки, справки и другие.

Для написания выпускной квалификационной работы были использованы общенаучные и специальные методы исследования.

К общенаучным методам можно отнести метод сравнения, при котором была рассмотрена система кадровой документации. Метод анализа помог рассмотреть деятельность отдела подбора и кадрового администрирования, как происходит процесс работы с документами.Системно – структурный метод применялся при систематизации собранной информации из различных источников, как федерального значения, так и документации создаваемой в учреждении, при построении структуры работы. 

Специальные методы представлены следующей группой. Метод наблюдения является одним из основных. Он включал в себя присутствие на конкретных рабочих местах и фиксировании происходящих процессов. Одним из наиболее важных методов, являлся метод проектирования, с помощью которого была разработана инструкция по кадровому делопроизводству.

Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка источников и литературы, приложений.

В первой главе представлена подробная характеристика и правовая регламентация кадровой деятельности. Также рассмотрена общая характеристика деятельности, структура и основные функции отдела подбора и кадрового администрирования.

Вторая глава рассматривает анализ систем документации, которые образуются в деятельности отдела. Также прописан анализ организации документооборота в отделе подбора и кадрового администрирования, была исследована организация текущего хранения документации и подготовка передачи документов в архив.

Третья глава предлагает совершенствование ведения кадрового делопроизводства в отделе, в частности разработка проекта инструкции по кадровому делопроизводству.

В заключении прописаны выводы по дипломному исследованию.

Приложение к выпускной квалификационной работе включает в себя проект Инструкции по кадровому делопроизводству.

































Глава 1.ПРАВОВАЯ РЕГЛАМЕНТАЦИЯ ВЕДЕНИЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА ПОДБОРА И КАДРОВОГО АДМИНИСТРИРОВАНИЯ ООО «ТЮМЕНЬ ВОДОКАНАЛ»

Законодательное, нормативно-правовое и нормативно-методическое регулирование ведения кадрового делопроизводства

Законодательные акты Российской Федерации устанавливают нормы, которые необходимо знать при создании документов и работе с ними. Необходимо изучать и знать нормы законодательства, когда происходит составление локальных нормативных актов, к примеру, для создания инструкции по делопроизводству в организации. 

Структура нормативно-правовой основы отдела включает в себя:

Законодательные акты Российской Федерации;

Нормативно-правовые документы;

Нормативно-методические документы.

К законодательным актам РФ, которые регламентируют трудовые отношения, а также создание и ведение кадровых документов и работу с этими документами можно отнести:

Трудовой кодекс РФ от 31.12.2001 №197-ФЗ (с изменениями и дополнениями) – прописывает нормы права и требования  к документам в сфере трудовых правоотношений, устанавливает виды и их состав, сроки их издания (приказ, трудовой договор, трудовая книжка и др.). В Трудовом кодексе прописаны документы, документирующие процедуры приема, перевода, увольнения, командирования, отпуска, поощрения и взыскания. В самом кодексе перечислены все законодательные, нормативные и правовые акты, которые регулируют трудовые отношения, а также документ, который устанавливает трудовые правоотношения – трудовой договор. Также в нем рассматривается коллективный договор, ученический договор, а также соглашение и его разновидности. В кодексе есть статья, которая посвящена трудовой книжке. 

Трудовой кодекс предусматривает статью (ст.14), которая устанавливает порядок исчисления сроков. Помимо порядка исчисления сроков, также Трудовым кодексом устанавливаются сроки подготовки приказа о приеме на работу (ст.68), приказа о применении дисциплинарного взыскания (ст.193), предупреждение работника об увольнении (ст.79,80).

В ст. 56 имеется понятие трудового договора, который устанавливает правоотношения между работником и его работодателем. Статья 66 посвящена очень важному документу – это трудовая книжка. Статья прописывает сведения, которые вносятся в данный документ: сведения о работнике, о его поступлении на работу,о переводах на другую должность или на другую постоянную работу и об его увольнении, а также основания для прекращения трудового договора, в также в ней указываются сведения о наградах, полученных во время работы. Сведения о взысканиях, как правило не вносятся, за исключением, когда увольнение является дисциплинарным взысканием. Также могут быть внесены сведения о работе по совместительству вносятся они по основному месту работы, на основании документа, который подтверждает, что работник действительно работает еще по совместительству. Статья 68 ТК РФ обязывает издавать приказ о приеме на работу на основании трудового договора, который заключен между работником и работодателем, и который дается работнику в трехдневный срок с того момента, когда работник начал исполнять свои трудовые обязанности.

Таким образом, Трудовой кодекс РФ затронул нормы документирования, которые сосредоточены на усиление правовой значимости документов, создаваемых в процессе установления трудовых правоотношений, учета личного состава, движения кадров.

Уголовный кодекс РФ от 13.06.1996 №63-ФЗ (с изменениями и дополнениями от 02.06.2016 года) – в нем говорится, что работник несет уголовную ответственность за неправомерные действия в отношении документов и информации, содержащейся в них.

Гражданский кодекс Российской Федерации (часть четвертая) от 18.12.2006 № 230-ФЗ (ред. от 28.11.2015, с изм. от 30.12.2015) (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2016) – устанавливает разновидности документов, которые создаются в процессе правоотношений, а также проходят регулирование гражданских правоотношений. В кодексе имеется 2 главы, в которых говорится про такой вид документа, как договор и его разновидности, какие нужно соблюдать требования для правильного оформления, также указаны его формы и порядок вступления в силу. Для работников отдела кадров необходимо это знать, так как заключаются не только трудовые договоры между работодателем и работником, но и могут заключатся гражданско-правовые договоры, которые при этом регулируются нормами Гражданского кодекса и имеют большое разграничение по различным основаниям. 

Согласно статье 3 Федерального закона «О государственном языке РФ» все делопроизводство, в том числе, и кадровое делопроизводство должно вестись на русском языке. 

Для работы с информацией отдел использует Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», который прописывает отношения, при поиске, передаче, составлении и распространении документированной информации, а еще, когда нужно использовать необходимые информационные технологии в работе, и обеспечить защиту информации от несанкционированного доступа. Закон утвердил обязанность документирования информации, появились новые понятия (информация, информатизация, информационные ресурсы, конфиденциальная информация и др.), закрепил отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, обязал предоставлять информацию государственным органам.

Также большое значение имеет и Федеральный закон от 06 апреля 2011 года №63-ФЗ  «Об электронной подписи», в котором говорится об основании придания юридической силы электронным документам. В этом законе указывается правовые условия, при которых необходимо использование электронной цифровой подписи в процессах обмена электронными документами, при которых электронная цифровая подпись имеет юридическую силу собственноручной подписи на документе на бумажном носителе.

Федеральный закон от 27 июля 2006 года №152-ФЗ «О персональных данных» указывает, что персональные данные – это информация, относящаяся к определенному физическому лицу, включающая в себя его фамилию, имя, отчество, год, месяц, число и место рождения, домашний адрес, семейное и социальное положение, образование, профессия и другая информация.

Обработка персональных данных должна проводиться с письменного согласия работника и включает в себя: 

фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер документа, удостоверяющего личность, сведения о дате выдаче и органе, выдавшем документ;

фамилию, имя, отчество, адрес представителя субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия этого представителя (при получении согласия от представителя субъекта персональных данных);

наименование или фамилию, имя, отчество и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;

цель обработки персональных данных;

перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;

наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, если обработка будет поручена такому лицу;

перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

срок, в течение которого действует согласие субъекта персональных данных, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;

подпись субъекта персональных данных.

Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», регулирующий отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. При этом закон устанавливает, что архив — это учреждение или структурное подразделение организации. Владельцем архивных документов может быть государственный орган, орган местного самоуправления, либо юридическое или физическое лицо, осуществляющее владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором. 

Главным документом, подтверждающим трудовую деятельность и трудовой стаж работника является его трудовая книжка, согласно статье 66 Трудового кодекса РФ. Формы трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках».Вместе с Постановлением Правительства РФ были утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

Заполнение трудовых книжек осуществляется, согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек.

В Правилах по ведению и хранению трудовых книжек и Инструкции по заполнению трудовых книжек подробно расписано про оформление трудовых книжек лицам, впервые устроившимся на работу; указывают какие сведения о работнике вносятся в трудовую книжку; устанавливаются требования к внесению записей в трудовую книжку.

С целью учета трудовых книжек и бланков трудовых книжек в организации должны обязательно вестись:

приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы приходно-расходной книги по учету бланков и книги учета движения трудовых книжек утверждены Постановлением Министерства труда и социального развития РФ «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.Требования к оформлению документов» носит рекомендательный характер. Ссылка на него в Типовой инструкции делает обязательным его соблюдение для организаций, на которые распространяется действие Типовой инструкции. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов устанавливает состав реквизитов организационно-распорядительных документов и требования к их оформлению, а также прописывают требования к бланкам документов.

ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения» включает в себя основную терминологическую базу в сфере кадрового делопроизводства. Термины, указанные в настоящем стандарте, должны использоваться во всех видах документации.

Еще одна важная группа нормативных документов включает в себя общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. Классификатор – это нормативный документ, который включает в себя систематизированный свод наименований и кодов классификационных группировок и (или) объектов классификации. В работе с документами по личному составу необходимы классификаторы, выполняющие роль идентификаторов для обозначения различных понятий – объектов народного хозяйства, профессии, документации, сведений об образовании и др. В деятельности кадровой службе необходимо использовать Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Классификатор используется для принятия решений, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, с учетом состава и распределения кадров, согласно категориям персонала, квалификации, степени механизации и условиям труда, решение вопросов обеспечения занятости, организация заработной платы рабочих и служащих, начисления пенсий, определения необходимости дополнительной потребности  в кадрах и др. Также классификатор необходим, когда происходит заполнение учетных форм (например, личная карточка Т-2).

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является основой для кодирования документов в информационно-поисковых системах. ОКУД применяют для регистрации унифицированных форм документов, учету, сокращению применяемых форм документов. Объекты классификации в ОКУД – это унифицированные формы 9 действующих унифицированных систем документации.

Организационно-правовые документы отдела подбора и кадрового администрирования

Порядок построения и функционирования системы управления кадрами в ООО «Тюмень Водоканал» устанавливается организационно-правовыми документами. Они включают в себя: устав; положение об организации; коллективный договор; правила внутреннего трудового распорядка; штатное расписание; положение о структурном подразделении; должностные инструкции сотрудников; штатное расписание и другие документы, которые должен разрабатывать каждый работодатель.

Устав ООО «Тюмень Водоканал» определяет правовое положение организации, регулирует порядок осуществления и прекращения деятельности Общества с ограниченной ответственностью. В разделе общие положения дано полное и сокращенное наименование организации на русском и английском языке и местонахождение организации.

В уставе определены цель и виды деятельности, юридический статус общества, права и обязанности участников, расписаны вопросы уставного капитала и имущества, управления в обществе, последний раздел посвящен вопросам реорганизации и ликвидации общества.

Коллективный договор - это правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей. Коллективный договор позволяет с учетом специфики организации труда у работодателя урегулировать особенности имеющихся социально-трудовых отношений. В содержании коллективного договора раскрыты вопросы трудовых отношений, рабочего времени и времени отдыха, оплаты труда, социальных льгот, гарантий и компенсаций, охраны труда, работы с молодежью, урегулирования конфликтов.

Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Тюмень Водоканал». Законодательство не предъявляет каких-либо требований к содержанию правил. Поэтому каждое предприятие или организация разрабатывает их самостоятельно с учетом специфики и особенностей работы. В правилах даны определения таким определениям, как работник, трудовые отношения, трудовой договор, дисциплина труда, рабочее время, время отдыха, персональные данные работника.

Правила раскрывают права и обязанности работника и работодателя, порядок приема, перевода и увольнения работников, рабочее время и время отдыха, ответственность за нарушение дисциплины, поощрения. Особенными являются главы раскрывающие порядок разрешения споров. Споры подлежат  урегулированию путем переговоров или с привлечением комиссии по рассмотрению  трудовых споров, если стороны не смогут прийти к  обоюдному согласию, то он разрешается в порядке, предусмотренном действующим законодательством. 

Раздел «Пропускной режим» перечисляет документы, которые дают право прохода на территорию: Индивидуальные пластиковые карты, материальные пропуска, товарные, товарно-транспортные накладные. Виды пропусков бывают разовыми и постоянными. 

Инструкция по делопроизводству ООО «Тюмень Водоканал». Инструкция по делопроизводству отражает весь процесс документирования, все технологические операции с документами в логической последовательности их выполнения. В связи с этим составителями инструкции определяется структура текста и состав ее разделов. Количество и названия разделов основной части инструкции зависит от организации-разработчика. Инструкция состоит из разделов управленческая документация, работа с внешней документацией, требования к подготовке, составлению и оформлению отдельных видов документов и организация документов в делопроизводстве.

Положение об отделе подбора и кадрового администрирования Дирекции по персоналу ООО «Тюмень Водоканал». Положение об структурном подразделении – это локальный нормативный акт, который включает в себя: порядок создания; правовое положение в структуре организации; структура и организация работы; задачи; функции; права работников структурного подразделения; ответственность. Ответственным за разработку положения об структурном подразделении, как правило, назначается кадровая служба. Положение об отделе подбора и кадрового администрирования ООО «Тюмень Водоканал» состоит из 6 разделов: 1) общие положения; 2) задачи; 3) функции; 4) структура и организация работы; 5) права работников; 6) ответственность работников. 

Общая характеристика деятельности, структура и функции отдела

Отдел подбора и кадрового администрирования Дирекции по персоналу является структурным подразделением ООО «Тюмень Водоканал». Отдел подчиняется директору по персоналу. Отдел возглавляет начальник отдела, который назначается и освобождается от занимаемой должности приказом генерального директора по представлению директора по персоналу. Также генеральный директор утверждает структуру и штат отдела.

Для выполнения целей, которые отдел должен выполнять ставятся следующие задачи: 1) подбор, расстановка и воспитание кадров; 2) изучение деловых и моральных качеств работников по их практической деятельности; 3) учет кадров; 4) обеспечение прав, льгот и гарантий работников организации.

Отдел подбора и кадрового администрирования выполняет следующие функции: 1) подбор, расстановка и воспитание кадров; 2) разработка прогнозов, определение текущей потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда; 3) комплектование организации кадрами рабочих, служащих и специалистов требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем организации, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности; 4) обеспечение приема и расстановки молодых специалистов в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью; 5) формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров; 6) создание системы подбора и социализации сотрудников; 7) разработка и совершенствование правил, норм и требований, регламентирующих процессы возникновения, подбора и закрытия вакансий; 8) осуществление подбора персонала в соответствии со штатным расписанием и производственными задачами; 9) подбор и отбор работников совместно с руководителями заинтересованных подразделений и внесение соответствующих предложений об их назначении на указанные должности, оформление приказов о приеме на работу и других необходимых документов; 10) информирование работников внутри организации об имеющихся вакансиях,использование средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников; 11) установление прямых связей с учебными заведениями и службами занятости; 12) оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя организации; 13) учет личного состава; 14) выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников; 15) прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек; 16) ведение установленной документации по кадрам; 17) подготовка документов для представления персонала к поощрениям; 18) подготовка документов по привлечению работников к дисциплинарной ответственности; 19) расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств; 20) контроль за правильностью расстановки работников и использования их труда в структурных подразделениях; 21) изучение профессиональных, деловых и моральных качеств работников в процессе их трудовой деятельности; 22) подготовка необходимых материалов для рассмотрения на комиссии по рассмотрению социальных вопросов; 23) подготовка соответствующих документов по пенсионному страхованию и представление их в органы социального обеспечения; 24) выдача справок о работе в организации, занимаемой должности и т.д; 25) обеспечение социальных гарантий трудящихся в области занятости, соблюдения порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций; 26) составление графиков отпусков, учет использования работниками отпусков, оформление очередных отпусков в соответствии с утвержденными графиками и дополнительных отпусков; 27) оформление и учет командировок; 28) табельный учет; 29) контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка; 30) анализ текучести кадров; 31) разработка мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контроль за их выполнением; 32) рассмотрение жалоб и заявлений работников по вопросам приема, перемещения и увольнения, нарушения трудового законодательства; 33) принятие мер к выявлению и устранению причин, порождающих жалобы работников; 34) своевременное выявление и разрешение трудовых конфликтов; 35) методическое руководство деятельностью других структурных подразделений по кадровым вопросам; 36) ведение кадрового делопроизводства, формирование и отправление/получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи по вопросам деятельности отдела; 37) организация ведения нормативно-справочной информации, относящейся к функциям отдела; 38) ведение работы по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности отдела.

В отдел подбора и кадрового администрирования входят: директор по персоналу, начальник отдела, специалист первой категории, специалист отдела подбора и кадрового администрирования. В подчинении у начальника находятся специалист первой категории и ведущий специалист отдела подбора и кадрового администрирования. 

Начальник отдела подбора и кадрового администрирования определяет совместно с руководителями структурных подразделений потребность в кадрах, принимает участие в разработке кадровой политики организации, организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, помимо этого начальник отдела обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов, организует их стажировку и адаптацию в организации.

Кроме этого начальник отдела участвует в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации, контролирует ведение кадрового делопроизводства в организации, осуществляет методическое руководство и координацию деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений по вопросам кадровой политики и работы с персоналом и обеспечивает составление установленной отчетности по учету персонала и работе с кадрами.

Функции специалиста первой категории подразделяются .......................