Нормативно-методическая база делопроизводства АО «ПОХВИСТНЕВОЭНЕРГО»

Глава I. Нормативно-методическая база делопроизводства АО «ПОХВИСТНЕВОЭНЕРГО».
1.1.Технико-экономическая характеристика предприятия.
     Исторически складывалось так, что города возникали и развивались одновременно с началом или возникновением промышленного производства. Не исключение и Похвистнево, что расположился в 165 километрах от Самары. Сначала возникла станция  -1888год, в связи с постройкой железной дороги Самара-Уфа. Постепенно образовалось сельское поселение. И уже 19 августа 1947 года вышел Указ Президиума верховного совета РСФСР  преобразовать рабочий поселок Похвистнево Похвистневского района, Куйбышевской области в город районного подчинения.1 
     Надежное и бесперебойное снабжение тепла и электричества Похвистневцев, вот уже более полувека осуществляют работники Управления энергосетей, ныне - АО "Похвистневоэнерго". 
     Люди, редко обращают внимание на хорошую работу, она обычно незаметна. И только в редких случаях,  когда вдруг на короткое время многоэтажный дом останется без тепла и электричества, мы все начнем понимать, какое значение в нашей жизни имеет эта служба. И проникаемся уважением к людям, которые в любое время суток, в любых условиях – и в дождь, и в холод – делают все, что бы в наших домах всегда было тепло и светло, практически с самого образования города.  
Предприятие одно из старейших и самых необходимых городу.  Чтобы проследить путь его становления и развития, достаточно хотя бы бегло ознакомиться с историческими фактами.
     1948 год. Рождение горэлектросети.
     Об организации «Горэлектросети» при Горкомхозе рассматривалось 30 января 1948 года. В решении исполкома говорится: так как Гормкомхоз имеет электрохозяйство, состоящее из 600 метров высоковольтной трёхфазной линии, трансформаторной подстанции с мощностью 20 киловатт, и в целях упорядочивания электрохозяйства и дальнейшего развития электрификации города – организовать самостоятельную расчётную контору «Горэлектросеть». В штат внести должности директора, кассира, счетовода, контролёра, дежурного электромонтера. Всего 8 человек.2
1952 год. Городские электрические сети становятся самостоятельным предприятием, где уже насчитывается тринадцать монтеров, а из транспорта одна лошадь.
1974 год. Численность сотрудников увеличилась до пятидесяти человек, насчитывалось шесть единиц техники.
С 1984 года стала интенсивно проводиться реконструкция электрических сетей южной части города, которая была завершена менее чем через десять лет.
1999 год. В хозяйственное ведение предприятия передаются котельные и теплосети, ранее принадлежавшие нефтяникам, и оно получает новое имя "Похвистневоэнерго".
В ноябре 2000 года предприятие переехало на новую базу более просторную и благоустроенную, а в декабре того же года в "Похвистневоэнерго" передается банно-прачечный комбинат со всеми помещениями, оборудованием и персоналом.
В 2002 году построена новая котельная, где установлено импортное оборудование. Она работает полностью в автоматическом режиме, то есть без обслуживающего персонала. Все это уже история.
     И 5 сентября 2012 года МУП "Похвистневоэнерго" реорганизовано в Открытое акционерное общество "Похвистневоэнерго".
     Правовое положение общества определяется Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», прочими законами и иными правовыми актами Российской Федерации, принятыми в пределах их полномочий, а также настоящим уставом.3
     Полное официальное наименование общества – акционерное общество «Похвистневоэнерго». Сокращенное наименование общества – АО «Похвистневоэнерго». Во исполнение п. 7 ст. 3 Федерального закнона от 05.05.2014 года № 99-ФЗ "О внесении изменений в главу 4 части первой Гражданского кодекса Российской Федерации и о признании утратившим силу отдельных положений законодательных актов "Российской Федерации" полное и сокращенное наименование АО "Похвистневоэнерго" приведены в соответствие с нормами главы 4 части первой Гражданского кодекса Российской Федерации (в редакции Федерального закона от 05.05.2014 года № 99-ФЗ).
     Юридический и фактический адрес и местонахождение Общества: 446453, Российская Федерация, Самарская область, город Похвистнево, улица Октябрьская, 75.  Общество учреждено на неограниченный срок деятельности. 
     Общество является юридическим лицом по действующему законодательству Российской Федерации. Распоряжается имуществом на праве хозяйственного ведения, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные не имущественные права и обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Имеет самостоятельный баланс, круглую печать, содержащую его полное фирменное название на русском языке и указание на место его нахождения, расчетные, валютные и другие банковские счета, а также штампы, бланки со своим наименованием, собственную эмблему, зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства визуальной идентификации.  
	Общество создано с целью удовлетворения общественных потребностей в результатах его деятельности и получения финансовой прибыли.  
          Предметом и видами деятельности Общества являются:
1. Производство пара и горячей воды (тепловой энергии) котельными.
2. Распределение пара и горячей воды (тепловой энергии).
3. Передача электроэнергии.
4. Предоставление прочих персональных услуг. 
         Другие виды деятельности в соответствии с действующим законодательством РФ и разрешительными документами, полученными в установленном порядке. 
     Все виды деятельности, кроме производства и передачи тепла, имеют постоянный характер и оказываются круглогодично. Производство и передача тепла имеют сезонный характер и оказываются в отопительный сезон, который длится 7 месяцев в году. 
      Основными видами деятельности предприятия является производство тепловой энергии и передача электрической энергии.
     Предприятие является единственным производителем тепловой энергии и единственным по передаче электрической энергии. Конкурентов у него в городе нет. Предприятие оказывает услуги по государственным регулируемым ценам, т.е. предприятие само не может менять цены на свои услуги. 
     Для выполнения вышеуказанных работ предприятие АО «Похвистневоэнерго» располагает высококвалифицированными кадрами, производственными площадями, технологическим оборудованием, автотранспортом, в том числе и спецтранспортом.
     Имущество предприятия принадлежит ему на праве хозяйственного ведения. 
     Уставной капитал Общества составляет 108 781 000 ( Сто восемь миллионов семьсот восемьдесят одна тысяча) рублей.
     Номинальная стоимость одной акции составляет -  100 рублей. Все акции общества являются именными, бездокументарными. Общество вправе разместить дополнительно к размещенным акциям 503 624 обыкновенных именных акций в бездокументальной форме номинальной стоимостью 100 рублей каждая на общую сумму 50 362 400 рублей.
     Имущество предприятия составляют основные фонды и оборотные средства, а также иное имущество, стоимость которого отражается в самостоятельном балансе предприятия.
     Предприятие отвечает по своим обязательствам всем своим имуществом. 
     Основными потребителями услуг предприятия является население городского округа Похвистнево, ООО «ТольяттиЭнергоСбыт».                               
     Основными поставщиками являются: ООО «Самарарегионгаз», ООО «СВГК», ООО «Энергонефть Самара», МУП «ВКХ», ООО «ТольяттиЭнергоСбыт».
     Предприятие оказывает услуги по государственным регулируемым ценам, т.е. предприятие само не может менять цены на свои услуги. 
     Тарифы на тепловую энергию и передачу электрической энергии являются регулируемыми.
     Держателем реестра акционеров общества является само общество. Информация о деятельности общества публикуется в периодической печати.
     Согласно моим наблюдениям на предприятии АО «Похвистневоэнерго» сложилась   линейно-функциональная структура управления и имеет следующий вид: генеральный директор, юридический отдел, планово-экономический отдел, секретарь, отдел кадров, главный инженер. (Приложение 1)
     Линейно-функциональная структура представляет собой комбинацию линейной структуры с системой выделения определённых функций. При линейных руководителях создаются специальные подразделения, которые помогают линейному менеджеру в выполнении отдельных функций управления. 
     Из этой схемы видно, что управление предприятием осуществляет генеральный директор, который действует на основании устава.
     Основной задачей юридического отдела заключается в предоставлении и правовой защите интересов предприятия в судебных и гражданских инстанциях, а также в организации юридических моментов в процессе производственной деятельности АО «Похвистневоэнерго». 
     Особенность планово-экономического отдела заключается в том, что именно в нем аккумулируется вся экономическая информация по предприятию, разрабатываются текущие и перспективные планы производственно-хозяйственной деятельности, осуществляются финансовые возможности предприятия, расходные и доходные статьи.
     Секретарь осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. 
     Главной задачей отдела кадров являются подбор, расстановка, подготовка и учет кадров, создание резерва кадров на выдвижение. В соответствии с главной задачей отдела кадров возложены следующие функции:
     1.Подбор специалистов совместно с начальниками отделов на руководящие и инженерно-технические должности в соответствии с утвержденным штатным расписанием.
     2.Контроль над расстановкой и рациональным использованием кадров в соответствии с их специальностью и квалификацией, выполнением должностных инструкций работниками АО «Похвистневоэнерго», выявление нарушений в работе с кадрами.
     3. Разработка перспективных и годовых планов комплектования АО «Похвистневоэнерго» кадрами с учетом перспектив его развития.
     4. Участие в работе прогнозов по определению потребности в кадрах на основе планов экономического и социального развития АО «Похвистневоэнерго».
     5. Обеспечение приема, размещения, расстановки молодых специалистов и рабочих в соответствии с полученной профессией и специальностью.
     6. Планирование и организация повышения квалификации специалистов, зачисленных в резерв, и подготовка их к работе на руководящих должностях.
     7. Организация своевременного оформления приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством и приказами генерального директора, учет личного состава, выдача справок о трудовой деятельности работников, заполнение и хранение трудовых книжек и ведение установленной документации по кадрам, а также подготовка материалов для представления рабочих к поощрениям и награждениям. 
     8. Обеспечение подготовки документов необходимых для назначения пенсий работникам и их семьям, а также представления их в органы социального обеспечения.
     9.Пдготовка материалов и участие в работе комиссии по проведению периодической аттестации руководящих и инженерно-технических работников.
     10. Своевременное рассмотрение заявлений и жалоб по вопросам работы с кадрами, подготовка ответов на них.
     Отдел кадров отвечает за:
     - состояние работы с кадрами, их правильный подбор, расстановку и использование.
     - состояние учета, отчетности и правильность оформления личных дел, трудовых книжек и другой документации.
     -систематическое повышение квалификации работников отдела кадров.
     -своевременное и достоверное представление отчетности в вышестоящие органы.
      Главный инженер подчиняется непосредственно генеральному директору предприятия. Под его руководством находятся такие подразделения как: 
     - ПТО;
     - автоматизированная система управления производством;
     - автотранспортный участок;
     - служба теплоснабжения;
     - оперативно-диспетчерская группа;
     - служба электроснабжения;
     - отдел по охране труда и технике безопасности;
     - отдел материально-технического снабжения.
     В его обязанности входит:
1. Осуществлять контроль за соблюдением проектной, конструкторской и технологической дисциплины, правил и норм по охране труда, технике безопасности, производственной санитарии и пожарной безопасности, требований природоохранных, санитарных органов, а также органов, осуществляющих технический надзор.
2. Принимать меры по совершенствованию организации производства, труда и управления на основе внедрения новейших технических и телекоммуникационных средств выполнения инженерных и управленческих работ.
3. Организовывать обучение и повышение квалификации рабочих и инженерно-технических работников и обеспечивает постоянное совершенствование подготовки персонала.
4. Руководить деятельностью технических служб предприятия, контролирует результаты их работы, состояние трудовой и производственной дисциплины в подчиненных подразделениях.
     АО «Похвистневоэнерго» является единственным предприятием в городе по предоставлению свей продукции и  услуг. Конкурентов на данный момент у предприятия нет.
     1.2. Анализ локальных нормативных документов.
     Основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления является документ, и от того, насколько эффективно организовано документационное обеспечение, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, общий результат деятельности учреждения. В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методическая база – документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб делопроизводства, должностные инструкции работников, инструкция по делопроизводству, инструкция о работе с документами ограниченного доступа и другие. Рассмотрим некоторые из этих документов более подробно.
     Необходимо отметить, что для удачной работы и благоприятных перспектив развития службы делопроизводства необходима нормативная регламентация самой службы. Ее структура, функции и  задачи закрепляются в ряде внутренних документов: положение, инструкции, правила, табель форм документов, альбом форм документов.
     В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации - 
     
            1  УКАЗ ПРЕЗИДИУМА ВЕРХОВНОГО СОВЕТА РСФСР: «О преобразовании рабочего поселка Похвистнево Похвистневского района Куйбышевской области в город районного подчинения. 
            2 Тридцать пятилеток города. Люди. Даты. События. 1947-2012 г.г. Стр.:25 
            3 Устав Акционерного Общества «Похвистневоэнерго», 2012.
      ---------------
      
      ------------------------------------------------------------
      
      ---------------
      
      ------------------------------------------------------------
      
      1
      
      
.......................