Унификация документов

ВВЕДЕНИЕ



Совершенствование системы управления общественным производством – всегда в центре внимания нашего государства. Достаточно напомнить, что современное производство характеризуется высокими темпами научно-технического прогресса. Увеличиваются его масштабы, усложняются хозяйственные связи. Все это требует постоянного улучшения деятельности аппарата управления, совершенствования его структуры, повышения технической оснащенности управленческого труда.

Эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования – процесса создания, исполнения и оформления документов.

С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления: от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи – руководствуются этими документами и на их основе принимают решения.

Понятие «документ» определено Государственным стандартом РФ на терминологию делопроизводства и архивного дела. Оно обязательно для применения в документации всех видов: в учебниках, технической и справочной литературе. 

Документ – средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Таким образом, понятие «документ» производно от понимания информации как сведений. Сведения содержат информацию о  событиях, которые они отражают.

В повседневной работе предприятий создаются документы по различным вопросам производственной, хозяйственной, финансовой и общественной деятельности. Это приказы, решения, письма, акты, договоры, протоколы, заявления, телеграммы, справки и др. Документы, которые составляются на предприятиях, принято называть корреспонденцией.

Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.

От правильной организации делопроизводства во многом зависит успех работы предприятия. Делопроизводство на предприятиях и в учреждениях ведется на основе Единой государственной системы делопроизводства, основные положения которой утверждены Постановлением Государственного комитета Совета Министров РФ.

Единая государственная система делопроизводства помогает избежать излишеств и дублирования в работе, так как в ней сформулированы единые требования и рекомендации по вопросам подготовки документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за использованием документов и группировки их в дела.

Научная организация делопроизводства и культура его ведения положительно влияют на всю хозяйственную деятельность предприятия. Делопроизводство должно быть простым и оперативным. В нем не может быть места волоките и бюрократизму.

В современных условиях основная задача – обеспечить дальнейшее развитие и повышение эффективности автоматизированных систем управления и вычислительных центров, последовательно объединяя их в общегосударственную систему сбора и обработки информации; расширить производство и применение средств оргтехники для рационализации делопроизводства и улучшения организации управленческого труда.

Решение этой задачи должно обязательно сочетаться с упорядочением информационной базы, совершенствованием документационных процессов. Наибольшая эффективность от использования электронно-вычислительной техники может быть достигнута при упорядочении всей исходной информации, массовым носителем которой является документация.

Повышение эффективности управления производством неотделимо от совершенствования документационных процессов на всех уровнях управления, рационализации документооборота и научной организации делопроизводства.

Актуальность данной темы обусловлена тем, что на современном этапе в свете реформирования законодательства о стандартизации больший интерес представляет обоснование проблемы унификации и стандартизации управленческих документов, как одного из факторов повышения производительности управленческого труда. Этим обусловлен выбор темы  моего исследования.

Объект – управленческая документация в ОКУ «Государственный архив Липецкой области»

Предмет – особенности унификации и стандартизации управленческих документов.

Цель – охарактеризовать особенности унификации и стандартизации управленческих документов.

Задачи в моей дипломной работе:

1. Дать понятие стандартизации в целом, охарактеризовать объекты стандартизации;

2. Изучить международный и отечественный опыт в области стандартизации;

3. Изучить систему унификации и стандартизации документов.





 1. УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ 

1.1 Унификация документов



	Документирование – это процесс сохранения какой-либо информации на различные носители по установленной форме и правилам при помощи записи. Документируются, к примеру, хозяйственные операции, управленческая деятельность,  организация. При документировании хозяйственных операций определяется тип первичных документов, их содержание, срок и форма собираемых документов, исполнители. Допустим, при документировании управленческой деятельности, отмечается и точным образом собирается информация, которая потребуется для проведения управления. Используются рукописные и печатные документы, или диски, карты и другие варианты. Потребность в фиксации информацию появилась у людей очень давно. К настоящему времени сохранились так называемые «документы» различных эпох, написанные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах. Варианты написания информации также были разными: рисунок, графика, письмо. Сегодня в управленческой практике применяют главным образом документы, написанные каким-либо видом письма — рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с применением графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале. Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина — документоведение.

Документирование управленческой деятельности представляет систему операций, направленных на решение следующих задач:

1) создание документов, определение их формы и содержания;

2) обслуживание работников управления предприятия документированной информацией.

Делопроизводство - это особый вид управленческой деятельности, направленный на организацию и осуществление документационного обеспечения управления.

Для наведения порядка в работе с документами большое значение придается их систематизации и унификации.

Система документации - это совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности. Формирование систем и их официальное закрепление составляет основу систематизации.

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением и унифицированных систем документации. 

Государственная система документации  – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель разработки – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления,

Предусмотрено, что в дальнейшем в развитие Государственной системы могут разрабатываться нормативные и методические документы по совершенствованию делопроизводства:

межотраслевые – Росархивом и Госстандартом;

отраслевые – министерствами и ведомствами;

территориальные – правительствами и администрациями субъектов РФ.

Таким образом, в настоящее время основы документационного обеспечения управления  регламентированы локальными нормативно-методическими разработками, созданными на ее основе – Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, утвержденной руководителем Государственной архивной службы по распоряжению правительства и зарегистрированной в Министерстве юстиции (1993 г.).

Поскольку в государственном аппарате продолжает сохраняться сформировавшийся еще в XIX в. командно-административный стиль управления, основанный на личной ответственности руководителей, то и система работы с документами в основе своей восходит к исполнительному делопроизводству. Естественно, что порядок работы с документами был по возможности упрощен технологически и адаптирован под новые реалии системы управления.

В целом понизились уровень и глубина регламентации делопроизводственных правил. Нормативный статус Государственной системы документационного обеспечения управления значительно ниже, чем нормативных актов XVIII и XIX вв., соответственно сама государственная система документации  является по содержанию не законом, а скорее методическими рекомендациями. Только разделы, связанные с оформлением и хранением документов, имеют нормативный характер, но именно они продублированы в стандартах и правилах работы Государственной архивной службы.

Хотя учреждения в своей основе остались с той же административной структурой, изменив только наименования этих структур – департаментов на управления, а столов на отделы, значительно изменились функции руководителей и делопроизводственных служб в работе с документацией.

В ХХ в. канцеляриям полностью были оставлены только функции обработки всей поступающей и рассылаемой корреспонденции. Регистрация, контроль исполнения и хранение документов уже не являются прерогативой только этого подразделения, тем более сама канцелярия не исполняет никаких, даже самых срочных и секретных документов. Вместо этого за канцелярией в ГС ДОУ впервые попытались закрепить роль не только методического центра, но и информационного менеджера, ответственного за общее состояние работы с документами во всех подразделениях организации, в филиалах и подведомственных управленческих структурах.

Унификация документов - установление единого комплекса их видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.

Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Управленческая деятельность любой организации характеризуется набором функций, которые она выполняет. Есть ряд типовых функций, которые характерны для любой организации, - организационно-распорядительная деятельность, планирование, учет и отчетность и др. Есть специфические функции, которые могут отсутствовать в организации: например, образовательная деятельность присуща не всякой организации.

Каждая управленческая функция реализуется через комплекс документов, характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации.

Системы документации могут быть функциональными и отраслевыми. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Например, в систему документов по образованию будут включены документы, характеризующие особенности образовательной деятельности в зависимости от вида образовательной организации. Соотношение функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.

Но всегда в любой организации присутствует организационная, исполнительная и распорядительная деятельность, которая реализуется через систему организационно-распорядительной документации.

Организационно-распорядительная документация, в которой фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц, тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами.

Система организационно-распорядительной документации представляет для других систем правовую основу, поэтому так важно и необходимо было провести унификацию этой системы документации.

Унификация документов предполагает:

-установление номенклатуры действующих в рамках системы унифицированных форм документов;

-разработку единой модели построения документов системы с использованием, как правило, формуляра-образца;

-разработку структур документов;

-создание общих синтаксических правил построения документов.

При проведении унификации документов учитывались все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения, а также психофизиологические возможности человека и параметры технических средств.

Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы - стандарта, требование которого имеют обязательный характер в пределах сферы его действия.

Документная информация, циркулирующая на предприятии, группируется по отдельным признакам однородности.

1. По порядку оформления документы подразделяются на:

-общие документы - оформляются по усмотрению работников с учетом установленных правил и требований (заявления, служебные письма, протоколы, приказы и т.д.);

-стандартные (трафаретные) - оформляются в определенной последовательности по строго обязательным правилам (доверенность, командировочное удостоверение и т.д.);

-типовые - строго оформляются не только по форме, но и по содержанию.

2. По содержанию документы могут быть:

-простые - содержат информацию по одному вопросу, факту, событию, явлению;

сложные - отражают несколько вопросов, затрагивают несколько исполнителей, подразделений (положение, устав и т.д.).

3. По направленности движения документы подразделяют:

входящие - поступают в данное предприятие от других организаций, учреждений, предприятий, от лиц, не являющихся работниками данного предприятия;

исходящие - направляются из предприятия;

внутренние - оформляются и используются на самом предприятии.

4. По происхождению различают:

служебные документы (официальные) – затрагивают интересы предприятия, организации;

личные документы (заявления, письма, жалобы и т.д.) – касаются конкретного лица, являются именными.

5. По степени гласности документы бывают:

несекретные;

секретные, конфиденциальные;

для служебного пользования.

Для документов двух последних групп существуют особые правила использования и хранения.

6. По срокам исполнения документы подразделяются на:

срочные - устанавливается срок исполнения или действия (например, приказ, предписывающий лицу выполнить определенные действия к определенной дате). К ним также следует отнести документы с отметкой "срочно", телеграммы, телефонограммы, документы с определенным сроком действия (например, доверенности, командировочные удостоверения и т.д.). Срок исполнения документов может быть предопределен резолюцией руководителя, существующими предписаниями.

несрочные - должны исполняться в порядке общей очередности в минимально короткий срок.

7.  По наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными.

8. По стадии образования документы делят на следующие:

подлинник - это первый или единственный экземпляр официального документа;

копия - это документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или их часть;

дубликат - это повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника;

выписка из официального документа – копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке;

отпуск - полная копия отосланных документов, подшитая в дело предприятия-отправителя, удостоверенная отметкой "Верно" и подписью лица, ответственного за делопроизводство.

9. По средствам фиксации: письменные, графические, фото-кинодокументы и т.д.

1.2 Стандартизация документов

Стандарты разрабатываются на продукцию, работы, услуги. В соответствии с Законом Российской Федерации «О стандартизации», принятым 10 июня 1993г., стандартизация - это деятельность по установлению норм, правил, характеристик в целях обеспечения:

-безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества людей;

-технической и информационной совместимости, а также взаимозаменяемости продукции;

-экономии всех видов ресурсов;

-безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникновения природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуаций.

Стандарт представляет собой нормативно-технический документ, который устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом.

Стандарты могут быть следующих видов:

-международные стандарты;

-государственные стандарты РФ 

-стандарты отраслей 

-стандарты предприятий 

-стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

Кроме стандартов к нормативным документам по стандартизации относятся правила, нормы и рекомендации по стандартизации, а также общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных документах и системах документации. В настоящее время в нашей стране разработано 37 общероссийских классификаторов.

Государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, и они вводятся в действие после их государственной регистрации. Контроль и надзор за соблюдением требований государственных стандартов осуществляют Госстандарт РФ и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции.

Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации и Единую систему классификации и кодирования технико-экономической информации:

ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации. Настоящий стандарт является основополагающим документом в комплексе стандартов и руководящих документов, устанавливающих порядок проведения работ по классификации и кодированию технико-экономической информации СССР.

ГОСТ 6.10.3-83. Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате. Настоящий стандарт распространяется на запись информации унифицированных документов общесоюзного назначения для обмена между автоматизированными система управления  различных сфер и уровней и ВЦ коллективного пользования.

Стандарт устанавливает оформление информации унифицированного документа в виде одной информационной записи, логическую структуру и способ размещения информационной записи.
Стандарт обязателен для предприятий и организаций различных сфер и уровней управления народного хозяйства, эксплуатирующих автоматизированные системы управления и участвующих в обмене информацией унифицированных документов общесоюзного назначения на магнитной ленте. 

ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Настоящий стандарт устанавливает требования к составу и содержанию реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники, а также порядок внесения изменений.

Настоящий стандарт обязателен для всех предприятий, организаций и учреждений (далее - организаций) осуществляющих информационный обмен документами на машинном носителе и машинограммами.
На основе настоящего стандарта могут быть разработаны отраслевые стандарты и стандарты предприятий с учетом особенностей применения документов на машинном носителе и машинограммы как между организациями, так и при использовании непосредственно в организации.

ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. Настоящий стандарт устанавливает основные требования к построению формуляров-образцов, к разработке унифицированных на их основе форм документов с учетом возможности их машинной обработки и изготовлению бланков документов.
Стандарт распространяется на документы, применяемые на всех уровнях управления народным хозяйством при реализации всех функций управления. Стандарт не распространяется на системы документации по капитальному строительству, конструкторскую, технологическую, а также внешнеторговую документацию, используемую при оформлении внешнеторговых операций, и организационно-распорядительную документацию.

ГОСТ 6.10.6-87. Единая система внешнеторговой документации.                   Настоящий стандарт распространяется на все виды документов, используемых при оформлении внешнеторговых операций, и устанавливает форматы бумаги, требования к построению конструкционной сетки, состав и порядок расположения основных реквизитов формуляра-образца и правила их заполнения во внешнеторговых документах.

ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации. Настоящий стандарт распространяется на все виды счетов, используемых при оформлении внешнеторговых операций между странами - членами СЭВ, и устанавливает форму счета, требования к построению бланков, состав и порядок расположения основных реквизитов счета, правила их заполнения.

ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000) и используемые в деятельности:

- федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

- предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

ГОСТ 16487-83. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Настоящий стандарт устанавливает основные термины и определения понятий, применяемые в области делопроизводства и архивного дела.























2. МЕЖДУНАРОДНЫЙ ОПЫТ В ОБЛАСТИ СТАНДАРТИЗАЦИИ И УНИФИКАЦИИ  ДОКУМЕНТОВ.



Международная организация по стандартизации создана в 1946 г. двадцатью пятью национальными организациями по стандартизации. Фактически ее работа началась с 1947г. Дважды представитель Госстандарта избирался председателем организации ИСО ( ISO ) – Internanional Standard Organization.

Сфера деятельности касается стандартизации во всех областях, кроме электротехники и электроники, относящихся к компетенции Международной электротехнической комиссии. Некоторые виды работ выполняются совместными усилиями этих организаций.

Совершенствование системы управления общественным производством - всегда в центре внимания нашего государства. Достаточно напомнить, что современное производство характеризуется высокими темпами научно-технического прогресса. Увеличиваются его масштабы, усложняются хозяйственные связи. Все это требует постоянного улучшения деятельности аппарата управления, совершенствования его структуры, повышения технической оснащенности управленческого труда.

Эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования - процесса создания, исполнения и оформления документов.С документацией связана деятельность всех работников аппарата управления: от технических исполнителей до руководителей всех звеньев. Одни создают документы, другие обеспечивают их оформление и передачу, третьи - руководствуются этими документами и на их основе принимают решения.

Международная организация определяет свои задачи следующим образом: содействие развитию стандартизации и смежных видов деятельности в мире с целью обеспечения международного обмена товарами и услугами. А также развития сотрудничества в интеллектуальной, научно-технической и экономической областях. В последние годы Международная организация по стандартизации уделяет много внимания стандартизации систем качества. Практическим результатом усилий деятельности этой организации являются разработка и издание международных стандартов. При их разработке Международная организация по стандартизации учитывает ожидания всех заинтересованных сторон – производителя продукции (услуг), потребителей, правительственных кругов, научно-технических и общественных организаций.

На сегодняшний день в состав Международной организации по стандартизации входят 120 стран своими национальными организациями по стандартизации. Россию представляет Госстандарт РФ.

Непосредственно работу по созданию международных стандартов ведут технические комитеты, подкомитеты и рабочие группы по конкретным направлениям деятельности.

Официальные языки – английский, французский и русский. На русский язык переведено около 70% всего массива международных стандартов ИСО.

Схема разработки международного стандарта сводится к следующему: заинтересованная сторона в лице комитета-члена, технического комитета направляет заявку на разработку стандарта. Генеральный секретарь по согласованию с комитетами-членами представляет предложение в Техническое руководящее бюро о создании соответствующего ТК. Последний будет создан при большинстве голосов «за» и в случае, если Техническое руководящее бюро убеждено в международной значимости будущего стандарта. Все вопросы в процессе работы обычно решаются на основе консенсуса комитетов-членов, активно участвующих в деятельности ТК.

После достижения консенсуса в отношении проекта стандарта ТК передает его в Центральный секретариат для регистрации и рассылки всем комитетам-членам на голосование. Если проект одобряется 75% голосовавших, он публикуется в качестве международного стандарта. В технической работе ИСО участвуют свыше 30 тыс. экспертов из разных стран мира. Стандарты ИСО – наиболее используемые во всем мире, их более 10 тыс., причем ежегодно пересматривается и принимается вновь 500-600 стандартов. Стандарты ИСО представляют собой тщательно обдуманный вариант технических требований к продукции (услугам), что значительно облегчает обмен товарами, услугами и идеями между всеми странами мира.

Весьма широки деловые контакты Международная организация по стандартизации: с ней поддерживают связь около 500 международных организаций, в том числе все специализированные агентства ООН, работающие в смежных направлениях. Наиболее тесное сотрудничество поддерживается между ИСО и европейским комитетом по стандартизации. Крупнейший партнер – Международная электротехническая комиссия.

В российской системе стандартизации нашли применение около половины международных стандартов. По своему содержанию стандарты отличаются тем, что лишь около 20% из них включают требования к конкретной продукции, основная же масса нормативных документов касается требований безопасности, взаимозаменяемости, технической совместимости, методов испытания продукции, а также других общих и методических вопросов. Использование большинства международных стандартов ИСО предполагает, что конкретные технические требования устанавливаются в договорных отношениях.

Унифицированная система документации - это рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, который отвечает единым правилам и требованиям и содержит информацию, необходимую для оптимального управления некоторым экономическим объектом. По уровням управления, для которых разрабатываются Унифицированная система документации, они делятся на межотраслевые системы документации, используемые на всех предприятиях страны, отраслевые, применяемые только на предприятиях конкретной отрасли, и системы документации локального уровня, т.е. обязательные для использования в рамках предприятий или организаций.

В настоящее время разработаны следующие виды унифицированных систем на межотраслевом уровне:

•стандарты и технические условия;

•проектно-конструкторская и технологическая документация;

•проектная документация по капитальному строительству;

•плановая документация;

•статистическая отчетность;

•первичная учетная документация;

•финансовая первичная и отчетная документация;

•бухгалтерская документация бюджетных организаций и объединений;

•организационно-распорядительная документация;

•документация по материально-техническому снабжению;

•документация по ценообразованию и торговле.

Любой тип унифицированных систем документации должен удовлетворять следующим требованиям:

•документы, входящие в состав унифицированных систем документации , должны разрабатываться с учетом их использования в системе взаимосвязанных ЭИС;

•Унифицированная система документации  должна содержать полную информацию, необходимую для оптимального управления тем объектом, для которого разрабатывается эта система;

•Унифицированная система документации  должна быть ориентирована на использование средств вычислительной техники для сбора, обработки и передачи информации;

•все документы, входящие в состав разрабатываемой унифицированных систем документации , и все реквизиты-признаки в них должны быть закодированы с использованием международных, общесистемных или локальных классификаторов.

Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация.

Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть как стандарты на отдельные документы (например, отчет о научно-исследовательской работе) или на отдельные виды продукции (например, обложка дел длительных сроков хранения), так и на унифицированные системы документации.

Унифицированная система документации - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности (ГОСТ Р 51141-98).

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Унифицированные системы документации делятся на 3 категории:

1) общероссийские ;

2) отраслевые (ведомственные) – налоговой документации;

3) организаций и предприятий – табель и альбом унифицированных форм документов.

Табель унифицированных форм документов – это перечень разрешённых к применению унифицированных форм документов. Он разрабатывается в целях сокращения количества применяемых в организации форм документов и упорядочения технологии их подготовки и применения, а также даёт возможность быстрого поиска необходимых форм документов.

Основным документом общероссийской унифицированной системы документации является ОКУД от 30.12.1993 № 299 – классификатор охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенные к применению в народном хозяйстве. ОКУД включает наименование цифр форм документов и кода документа из 8 цифр (класс форм, н-р, ОРД; подкласс форм – документы о приеме на работу; регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса + контрольное число).

В настоящее время разработаны и действуют следующие унифицированные системы:

	унифицированная система организационно-распорядительной документации; 02

	унифицированная система первичной учетной документации; 03

	унифицированная система банковской документации; 04

	унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; 05

	унифицированная система отчетно-статистической документации; 06

	унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий; 07

	унифицированная система документации по труду; 08

	унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации; 09

	унифицированная система внешнеторговой документации. 10

На каждую унифицированную систему документации разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ - за организационно-распорядительные документы.

Этими же министерствами и ведомствами утверждаются унифицированные формы документов, входящих в УСД.

Унифицированная форма документа - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа, например подпись, печать, текст и т. д.

Набор реквизитов официального письменног.......................