Архивное хранение документов

Архивное хранение документов

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправки.

Документы фиксируют производственные отношения, как внутри одного  предприятия, так и с другими организациями и часто служат письменным доказательством при появлении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

В организации или предприятии существует следующая организационно - распорядительная документация (ОРД), используемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата предприятия и играющая особенную роль  среди всех остальных систем управленческой документации:

– организационные документы;

– распорядительные документы;

– информационно - справочные документы.

Также имеется служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая  принимает к обработке только верно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии существующих приложений) .

Завершающий этап процесса делопроизводства - это подготовка исполненных документов к архивному хранению. Документы организации, составленные в процессе делопроизводства, после остаются на длительное архивное хранение или хранятся краткосрочно, а затем уничтожаются.

В нашей статье по подготовке исполненных документов к архивному хранению, прежде всего хотелось бы выяснить что включает себя этот процесс . 

Итак, подготовка исполненных документов к архивному хранению и пользованию включает в себя: 

 1.  экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов; 

 2. описи и оформление дел;

 3. описание документов постоянного и долговременного хранения и обеспечение их сохранности; 

 4. передачу дел в архив учреждения, то есть в ведомственный архив.

 Ведомственный архив - это архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющейся структурным подразделением организации. Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение. Но сначала экспертная комиссия организации должна произвести экспертизу ценности документов, которая осуществляется при составлении номенклатуры дел.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии.

Номенклатура для организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждаются руководителем организации. Номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации ,либо с ее руководителем  организации, не сдающие документы на государственное хранение.

При составлении номенклатуры дел организации необходимо руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с указанными в них сроками хранения.

На экспертные комиссии возлагается: организация ежегодного отбора документов на хранение  ,рассмотрение годовых разделов дела постоянного, долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению, о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и о не обнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение; вопросов о приеме на ведомственное хранение документов личного происхождения , подготовка и внесение на рассмотрение ЭПК предложений об установлении и изменении сроков хранения документов и т.п.

После работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

постоянного хранения в государственных архивах;

временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

временного хранения (до 10 лет);

подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения (до 10 лет включительно).

Описи дел постоянного, временного срока хранения (свыше 10 лет) и документов по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании экспертной комиссии организации и согласовываются с ведомственным архивом.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат уничтожению только после того, как описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу за соответствующий период будут утверждены и переданы в ведомственный архив организации.

Опись – это учетный документ и основная часть научно – справочного аппарата архива, обеспечивающая оперативный поиск документов.  Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй экземпляр прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий  остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

Отдельные описи составляются на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. 

Не подлежащие сдаче на государственное хранение дела с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения по истечении установленного срока хранения включаются в акт о выделении документов к уничтожению. До полного истечения сроков их хранения уничтожение документов  не допускается. Необходимо соблюдать следующее правило для исключения преждевременного уничтожения документов: дела включаются в акт об уничтожении, если предусмотренный в них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. 

Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть готовы к передаче в ведомственный архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры:

описание дел;

оформление дел.

Оформление дела – это комплекс работ по его переучету, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов, нумерации листов. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив. Оформление дел осуществляется работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного хранения (свыше 10 лет) и по личному составу.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

Полное оформление дела предусматривает:

перегруппировку документов дела в прямой хронологической последовательности с января по декабрь (вместо обратной хронологической последовательности с декабря по январь, получающийся при формировании дела в течение года);

нумерацию листов дела черным графитным карандашом в правом верхнем углу арабскими цифрами;

составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела;

составление заверительной надписи дела;

подшивку дела в твердую темную обложку из картона на 4 протокола без металлических зажимов (с веревочными завязками) или переплет документов дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, даты  заголовка дела и др.

В ведомственный архив предоставляются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителем структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив так же передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения.

Дела временного (до10 лет) хранения , как правило, не передаются  в архив организации.

Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проводит проверку на правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделах описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Сдатчику возвращается один экземпляр годовых разделов описей , остальные же остаются в архиве.

В небольших по структуре и штатной численности организациях, как правило, отсутствует специальное подразделение – ведомственный архив. В таких случаях обязанности архивариуса совмещает секретарь-референт, который отвечает за сохранность документации и своевременную сдачу ее в государственный архив.

Взаимодействие государственных архивов с современными коммерческими структурами осуществляется на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на постоянное или депозитное хранение.

Организация может урезать срок хранения документов в своем ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение в случаях: нестабильности деятельности, отсутствия условий для хранения документов, прекращения деятельности, желания самой организации.

При сдаче дел на государственное хранение организация передает в государственный архив:

отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;

описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;

историческую справку организации, если дела сдаются на государственное хранение впервые;

справку о неполной сохранности документов при утрате каких-либо дел.

Далее следует шифровка дел. Шифровка включает в себя указание на обложке дела номера фонда, номера дела, номера описи.

Сверенные с описью и зашифрованные дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация – сдатчик и государственный архив расписываются на всех экземплярах описей и акта сдачи документов.

Два экземпляра описи и один экземпляр акта остаются в государственном архиве, третий экземпляр описи и второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно в делопроизводственной службе.

Подводя итог, выясняется, что завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Но для начала экспертная комиссия организации должна произвести экспертизу ценности документов. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве производится при составлении номенклатуры дел. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия организации. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: описание и оформление дел.

Оформление дела – это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оформление дел с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив. Опись является учетным документом и основной частью научно – справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй – прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий – остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителем структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив предоставляются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения.

По окончании делопроизводственного года совершается сортировка по делам всей базы данных о документах учреждения, сформировавшейся в течение года в процессе регистрации документов. Данные о документах организации за истекший год используются для составления описи всех документов, сгруппированных по делам. Внутри дела документы располагаются по порядку поступления. Для дел постоянного и долговременного хранения такой список документов дела распечатывается в виде внутренней описи и подшивается в начале дела.

Архивные правила предусматривают составление описей дел постоянного и долговременного сроков хранения.  В случае передачи документов на государственное хранение по требованию архивных органов на основе подокументных описей легко могут быть сформированы обобщенные описи на дела постоянного и долговременного сроков хранения........................