Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами

 Федеральное государственное образовательное бюджетное
учреждение высшего образования
«ФИНАНСОВЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»
(Финансовый университет)

Барнаульский филиал
Кафедра «Учет и информационные технологии в бизнесе»
               Допустить к защите:
              Заведующий кафедрой
   __________ доцент Л.Г. Глубокова
     «____» ______________ 2018  г.

Выпускная квалификационная работа

на тему:
«УЧЕТ И КОНТРОЛЬ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

Направление подготовки 38.03.01 «Экономика»
Профиль «Бухгалтерский учет, анализ и аудит» 


Выполнил: студент группы ЗЭБ – 33
Лапшин Евгений Иванович
Научный руководитель
к.э.н., доцент 
Пислегина Наталья Владимировна


Барнаул – 2018
СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………..3
1 Теоретические основы учета и контроля расчетов с подотчетными лицами…6
1.1 Расчеты с подотчетными лицами: сущность, виды и нормативно-правовое регулирование……………………………………………………………………….6
1.2 Бухгалтерский учет с подотчетными лицами………………………………...11
1.3 Внутренний контроль расчетов с подотчетными лицами…………………...19
2 Организация учёта расчётов подотчётными лицами в АКО ПП КПРФ……..29
2.1 Экономическая характеристика АКО ПП КПРФ…………………………….29
2.2 Документальное оформление расчетов с подотчётными лицами в АКО ПП КПРФ………………………………………………………………………………..40
2.3 Учёт расчётов с подотчётными лицами в АКО ПП КПРФ………………….43
3 Внутренний контроль расчётов с подотчётными лицами в АКО ПП КПРФ..52
3.1 Цель и участники контроля расчетов с подотчетными лицами…………….52
3.2 Процедуры внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами…….54
3.3 Предложения по повышению эффективности контроля……………………60
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………….65
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ…………………………...….68
ПРИЛОЖЕНИЯ…………………………………………………………………….74

ВВЕДЕНИЕ
    
    Актуальность темы заключается в том, что учет расчетов с подотчетными лицами имеет место в любом как в коммерческом, так и некоммерческом предприятии. Как правило, расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д., что обуславливает высокую трудоемкость учета и актуальность проверок расчетов с подотчетными лицами.
    Целью данной работы является рассмотрение бухгалтерского учета и внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами для разработки рекомендаций по совершенствованию бухучета и повышению эффективности внутреннего контроля в исследуемой организации.
    Для достижения поставленной цели в работе необходимо решить следующие задачи:
    - рассмотреть теоретические основы бухгалтерского учета и внутреннего контроля учета расчетов с подотчетными лицами;
    - ознакомиться с организацией бухгалтерского учета и внутреннего контроля учета расчетов с подотчетными лицами в АКО ПП КПРФ;
    - оценить эффективность внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами в АКО ПП КПРФ.
    - разработать рекомендации по совершенствованию бухучета и повышению эффективности внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами.
    Предметом данной работы является порядок бухгалтерского учета и внутреннего контроля учета расчетов с подотчетными лицами.
    Объектом исследования является финансово-хозяйственная деятельность АКО ПП КПРФ.
    Методологической основой исследования являются законодательные и нормативно-правовые акты, монографии отечественных экономистов (Белокуренко Н.С., Жестков А.Ю., Лысова Я.Ю., Сиденко В.А, Сотникова Л.В., и т. д.), статьи специализированных научных журналов.
    Информационной основой исследования являются первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская финансовая отчетность АКО ПП КПРФ.
    Практическая значимость данной работы заключается в определении проблем бухгалтерского учета и внутреннего контроля учета расчетов с подотчетными лицами, разработке направлений совершенствования бухгалтерского учета и внутреннего контроля учета расчетов с подотчетными лицами в организации. 
    Структура выпускной квалификационной работы определяется целями и задачами исследования. Выпускная квалификационная работа состоит из введения, 3 глав, заключения, списка использованных источников и приложений.
    В первой главе рассмотрены теоретические основы учета и контроля расчетов с подотчетными лицами. В данной главе определены основные понятия, касающиеся расчетов с подотчетными лицами, виды расходов на которые выдаются подотчетные суммы и нормативно-правовая база, согласно которой, производятся расчеты с подотчетными лицами. Также здесь описываются стандартная методика и типовые проводки бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами. Кроме этого в главе рассмотрены основы системы внутреннего контроля: определения, ключевые принципы, компоненты, уделено большое внимание инвентаризации учета расчетов с подотчетными лицами.
    Во второй главе описывается структура управления организации АКО ПП КПРФ, структура ревизионной комиссии, указываются полномочия и обязанности должностей входящих в эти структуры. Также основное место в этой главе уделено экономической характеристике АКО ПП КПРФ: основным показателям деятельности организации и их анализу за три года. В главе приводятся основные положения учетной политики касающиеся расчетов с подотчетными лицам в организации. Также рассмотрен детальный порядок выдачи подотчетных сумм с примерами, перечень документов применяемых для данных операций.
    Третья глава выпускной квалификационной работы посвящена внутреннему контролю расчётов с подотчётными лицами в АКО ПП КПРФ. В главе определены цели, участники системы внутреннего контроля и их ответственность в организации. Далее рассматриваются процедуры и методы внутреннего контроля, проводится оценка системы внутреннего контроля в краевом отделении. Заключительной частью главы являются предложения по повышению эффективности контроля расчетов с подотчетными лицами. 
    В заключение выпускной квалификационной работы приводятся выводы о достижении в ходе данной работы поставленных целей и задач, решении проблем возникающих в процессе исследования, эффективности высказанных предложений в улучшении бухгалтерского учета и системы внутреннего контроля АКО ПП КПРФ.
     
    
1 Теоретические основы учета и контроля расчетов с подотчетными лицами
    
    1.1 Расчеты с подотчетными лицами: сущность, виды и нормативно-правовое регулирование
    
    Для любого современного предприятия существует необходимость в осуществлении расчетов с подотчетными лицами. Соответственно, практически каждый отдел бухгалтерии, так или иначе, сталкивается с оформлением и бухгалтерским учетом таких расчетов.
    Подотчетными лицами называют сотрудников организации, которым выдаются денежные суммы, для произведения расчетов и расходов в интересах выдавшей их организации.
    По мнению З.И. Азиева, подотчетные лица – это работники организации, которые получают наличные денежные средства из кассы на командировочные расходы или на хозяйственные нужды. Перечень подотчетных лиц утверждается приказом руководителя организации. В дальнейшем эти сотрудники должны представить отчет о произведенных расходах. То есть, денежные средства выдаются им «под отчет» [9, с. 3].
    Деньги, выданные подотчетным лицам, являются подотчетными суммами.
    Подотчетными суммами могут оплачиваться [10, с. 258]:
    1. Хозяйственные нужды (или хозяйственные расходы):
    - основные средства и материально-производственные запасы;
    - канцелярские расходы;
    - почтовые расходы;
    - проездные документы;
    - и тому подобное.
    2. Представительские расходы.
    3. Командировочные расходы:
    - расходы на проезд до места назначения и обратно,
    - расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
    - расходы на провоз багажа,
    - расходы по найму жилого помещения,
    - расходы по оплате услуг связи,
    - расходы по получению и регистрации служебного заграничного паспорта, виз,
    - расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту,
    - суточные, выплачиваемые в пределах установленных норм,
    - сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы.
    Расчеты с подотчетными лицами могут осуществляться как в наличной, так и в безналичной формах. И у того и у другого способа есть свои особенности, которые необходимо учитывать. 
    Регулирование бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется с помощью стандартов четырех уровней [10, с. 259]:
    - федеральных стандартов;
    - отраслевых стандартов;
    - рекомендаций в области бухгалтерского учета;
    - стандартов экономического субъекта.
    К основным документам, регламентирующим расчеты с подотчетными лицами в некоммерческих организациях относятся:
    1. Гражданский кодекс РФ, чч.1 и 2. ГК РФ 30 ноября 1994 года № 51-ФЗ (ред. от 29.12.2017). Установлено, что любая совершаемая организацией сделка должна быть оформлена договором. Договор может быть заключен как путем составления одного документа, так и путем обмена документами (письмами, телеграммами, документами электронной или иной связи), исходящими от сторон по договору. Договор должен соответствовать требованиям статьи 432 ГК РФ;
    2. Налоговый кодекс РФ, чч.1 и 2. 31 июля 1998 года № 146-ФЗ (ред. от 19.02.2018). Регулирует порядок признания расходов по использованным подотчетным сумма НДС;
    3. Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)" от 05.08.2000 N 117-ФЗ (ред. от 07.03.2018) в соответствии с частью второй ст. 252 «Расходы» В нем сказано, что расходы организации должны быть обоснованы и документально подтверждены. Данное требование относится и к расходам, произведенным для организации подотчетными лицами;
    4. Федеральный закон РФ «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06 декабря 2011 г. (ред. от 31.12.2017). В соответствии с данным законом любая хозяйственная операция должна оформляться оправдательными документами, которые служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет;
    5. Федеральный закон «О некоммерческих организациях» от 12.01.1996 № 7-ФЗ (ред. от 31.12.2017). Данный закон определяет основы гражданско-правового отношения некоммерческих организаций, а  так же возможные формы их поддержки со стороны государства;
    6. Приказ Минфина России от 29.07.1998 N 34н (ред. от 29.03.2017, с изм. от 29.01.2018) "Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации".), который определяет порядок организации и ведения бухгалтерского учета, составления и представления бухгалтерской отчетности юридическими лицами по законодательству РФ;
    7. Приказ Минфина РФ от 31.10.2000 N 94н (ред. от 08.11.2010) "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению", в котором регламентируется предназначение счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и указывает корреспонденцию с другими счетами;
    8. Приказ Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (ред. от 08.11.2010) "Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств", которые содержат порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформление ее результатов;
    9. Приказ Минфина России от 02.07.2010 № 66н (ред. от 06.04.2015 N57н) «О формах бухгалтерской отчетности организаций»;
    10. Постановление Госкомстата РФ от 13 января 1999 г. № 1 «Об утверждении единовременной формы федерального государственного статистического наблюдения за просроченной кредиторской и дебиторской задолженностью»;
    11. Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (ред. от 19.06.2017) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Данный нормативный документ определяет порядок выдачи денежных средств в под отчет при направлении сотрудника в командировку.
    Ниже рассмотрим некоторые Письма Минфина, касающиеся документов, подтверждающих расходы, произведенные подотчетным лицом.
    1. Документы, подтверждающие расходы по оплате проездных документов (билетов) и услуг гостиницы.
    В своем Письме от 10.11.2011г. №03-03-07/51, Минфин указал перечень документов, необходимых для подтверждения расходов по оплате проездных документов командированными сотрудниками, к ним относятся  чек контрольно-кассовой техники, слипы, чеки электронных терминалов при проведении операций с использованием банковской карты, держателем которой является работник, подтверждение кредитного учреждения, в котором открыт работнику банковский счет, предусматривающий совершение операций с использованием банковской карты, проведенной операции по оплате, или другой документ, подтверждающий произведенную оплату, оформленный на утвержденном бланке строгой отчетности.
    2. Порядок подтверждение расходов при оформлении электронных билетов раскрыт в Письме Минфина от 27.02.2012г. №03?03?07/6: «В случае оформления проездных документов электронными пассажирскими билетами необходимо учитывать, что согласно п. 2 Приказа Минтранса России от 08.11.2006 №134 (ред. 15.02.2016 №25) «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники». 
    Таким образом, если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то оправдательными документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета для целей налогообложения, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в  которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по указанному в электронном авиабилете маршруту».
    3. Расходы в виде суточных могут быть подтверждены командировочным удостоверением. Именно такой точке зрения придерживается Минфин в своем Письме от 11.11.2011г. №03-03-06/1/741. Однако с 01.01.2015 при направлении работника в командировку разрешено не оформлять командировочное удостоверение и служебное задание. Форма удостоверения позволяла использовать его для получения достаточно большого объема информации, в частности, о том, куда был командирован работник, с какой целью, на какой период и когда фактически прибыл в место нахождения организации и выбыл оттуда. Так же следует сказать, что отмена одного из обязательных документов никоим образом не сказывается на требованиях, предъявляемых к авансовому отчету как документу налогового учета. Оправдательные документы к нему в любом случае необходимо прикладывать, причем ­ подтверждать такими документами нужно те же факты, что и ранее. Командировочное удостоверение предоставляет достаточно емкий объем информации о целях поездки, фактическом прибытии командированного, результатах командировки. В силу данных фатов, не смотря на то, что данный документ не обязателен к применению, многие организации продолжают его использовать в деловом обороте организации. Однако работодатель в силу ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ вправе предусмотреть в локальном нормативном акте требование об оформлении указанных документов, а также определить их формы и порядок составления. Положения локальных нормативных актов обязательны для применения, в частности, в силу ч. 2 ст. 5, абз. 4 ч. 2 ст. 21, ч. 1 ст. 189 ТК РФ.)
    Таким образом, общее правовое и методологическое руководство бухгалтерским учетом в России осуществляется Правительством РФ и Министерством финансов РФ. Регулирование бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в некоммерческих организациях осуществляется ГК РФ, федеральным законом №402-ФЗ, ПБУ 10/99, Планом счетов, методическими указаниями. 


    1.2 Бухгалтерский учет с подотчетными лицами
    
    Главными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами считаются:
    1. Полное, своевременное, и достоверное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные расходы;
    2. Документальная обоснованность включения в состав затрат и обоснованность использования подотчетных сумм;
    3. Контроль за рациональным и экономным использованием денежных средств на хозяйственные цели организации.
    Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами осуществляется на основании определенных первичных документов.
    Основанием для отправки работника организации в командировку является приказ руководителя, в котором указывается цель и сроки командировки. Командированному лицу выдается аванс на командировочные расходы из кассы, которая определяется исходя из предполагаемой суммы расходов на проезд, предполагаемой суммы расходов на оплату жилья и суточных. 
    По возвращению из командировки в течение трех дней командированное лицо обязано составить авансовый отчет в котором отражаются все произведенные расходы. К авансовому отчету прилагаются все документы подтверждающие произведенные расходы. На оборотной стороне авансового отчета графы 7 – 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету, и бухгалтерские корреспонденции заполняются бухгалтером [12, с. 121]. 
    В авансовом отчете указываются данные по предыдущему авансу (остаток или перерасход), что позволяет контролировать расчеты с подотчетным лицом. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем (п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций).
    Необходимо обратить внимание на то, чтобы расходы были фактически понесены, а в наличии были все необходимые оправдательные документы, правильно оформленные, в которых заполнены все необходимые реквизиты. В противном случае налоговый орган может посчитать, что такие средства признаются доходом подотчетного лица и подлежат обложению НДФЛ.
    Например, к кассовым чекам должны прилагаться товарные чеки, если в первом не указано наименование приобретаемого товара. Такой расход может быть не учтен инспекторами, согласно письму ФНС России от 25 июня 2013 года № ЕД-4-3/11515. Также если в чеке прописано что он не фискальный, такой чек не подтверждает расход. Не подтверждает расход и слип-чек выдаваемый терминалами. Слип-чек подтверждает только то, что было произведено списание с банковской карты, а была ли произведена оплата данной услуги, или товара - нет.[21, с. 59]
     В настоящее время оплачиваются следующие виды командировочных расходов:
    * проезд к месту командировки и обратно. В эту статью расходов включаются стоимость билета на транспортное средство, оплата услуг, связанных с предварительной продажей билетов, стоимость проезда транспортом общего пользования к станции, если она находится за городом, сумма страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте;
    * расходы по найму жилого помещения;
    * суточные, которые выплачиваются командированному лицу за каждый день нахождения в командировки, включая день отъезда и день приезда. Размер суточных устанавливается руководителем организации.
    С 1 января 2008 г. размер суточных свыше 700 руб. за каждый день нахождения в командировки на территории РФ и до 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке облагается НДФЛ. А с 1 января 2017 г. эти суммы облагаются взносами во внебюджетные фонды.
    Учет расчетов с подотчетными лицами отражаются по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
    В бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами по командировочным расходам отражаются следующим образом:
    * выдача аванса из кассы: Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит счета 50 «Касса»;
    * списание командировочных расходов: Дебет счета 26 «Обще- хозяйственные расходы» Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
    Завершение расчетов с подотчетным лицом является возврат неиспользованных сумм или возмещение перерасхода [13, с. 98].
    При расчетах через подотчетное лицо, например за услуги гостиницы, не действует ограничение в оплате наличными на сумму 100 тыс. руб., так как здесь идет речь о расчетах между организацией и физическим лицом, а не двумя организациями.
    Бывают случаи, когда подотчетное лицо расходует либо больше, либо меньше полученного им аванса. В результате оно или возвращает неиспользованную сумму, или организация возмещает ему перерасход. Данные суммы отражаются по соответствующим строкам авансового отчета (остаток или перерасход):
    * на оборотной стороне авансового отчета подотчетным лицом;
    * на лицевой стороне авансового отчета бухгалтером.
    На лицевой стороне авансового отчета бухгалтером указываются сведения о внесении остатка или выдаче перерасхода. Сумма перерасхода выдается подотчетному лицу по РКО, реквизиты которого отражаются в авансовом отчете Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» Кредит счета 50 «Касса». Для выдачи перерасхода не требуется написания заявления на компенсацию от сотрудника, основанием служит завизированный авансовый отчет.
    Неизрасходованная подотчетным лицом сумма возвращается по приходному кассовому ордеру, реквизиты которого также приводятся в авансовом отчете Дебет счета 50 «Касса» Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» [14, с. 115].
    Если подотчетное лицо не возвращает в установленные сроки неизрасходованную подотчетную сумму по тем или иным причинам работодатель удерживает из заработной платы работника не возвращенный своевременно аванс. Удержать из зарплаты работника невозвращенную сумму можно в течение одного месяца со дня окончания срока, предусмотренного для возвращения аванса, при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания: 
    Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» Кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»; 
    Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».
    На практике возникают ситуации, когда прошел месяц после окончания срока возврата подотчетным лицом неизрасходованной суммы, но он ее не вернул, а приказ на удержание этой суммы из заработной платы не издан либо издан.
    В этом случаи, во-первых, за работником числится долг по возврату неизрасходованной суммы аванса, полученной под отчет. То есть эта сумма продолжает являться собственностью учреждения. Задолженность за работником числится, пока не истечет срок исковой давности.
    Во-вторых, такая задолженность может быть отнесена к доходам работника, с которых нужно исчислить страховые взносы и НДФЛ.
    В-третьих, подобная задолженность может быть переквалифицирована в беспроцентный заем.
    Как было сказано выше, сверхнормативные суточные облагаются налогом на доходы физических лиц. При этом составляется бухгалтерская запись: Дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит счета 68 «Расчеты с бюджетом по налогам и сборам».
    Плательщиками НДФЛ являются физические лица, которые получают доходы. Однако чаще всего их обязанности выполняют налоговые агенты. То есть организация, от которой граждане получают доходы. Налоговый агент должен рассчитать НДФЛ, удержать его при выплате дохода и перечислить в бюджет. Иными словами, организация – это посредник между человеком и государством в налоговых отношениях.
    Для внутреннего учета организация должна вести регистры по НДФЛ, который предназначен для персонального учета данных по каждому физическому лицу, с доходов которого организация удерживает налог.
    Основное назначение этого документа – корректно сформировать показатели для годовой справки 2-НДФЛ.
    В регистрах отражаются доходы, выплаченные гражданам за год, суммы предоставленных налоговых вычетов, а также суммы исчисленного, удержанного и уплаченного в бюджет НДФЛ.
    Единого образца налогового регистра для расчета НДФЛ законодательством не предусмотрено. Поэтому организация разрабатывает бланк самостоятельно. Однако в регистрах не отражаются суммы превышающие нормативные суточные расходы с которых удерживается НДФЛ. В связи с этим нам кажется целесообразным удерживать НДФЛ размер суточных свыше 700 руб. за каждый день нахождения в командировки на территории РФ и до 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке бухгалтерской записью:
    Получение денежных средств в подотчет, возможно так же на хозяйственные нужды. В данном случае, для получения денежных средств, подотчетное лицо пишет заявление, в котором указывается сумма подотчета, цели получения средств. Выдача денежных средств осуществляется после подписания заявления руководителем. Но кроме этого согласно письму Банка России от 06 сентября 2017 г. № 29-1-1-ОЭ/20642 выдавать подотчетные суммы можно по приказу или распоряжению руководителя. Реквизитами которыми ЦБ, хотел бы видеть в документе являются: фамилия, имя, отчество подотчетника, сумма наличных, срок на который они выдаются, подпись руководителя, дата, регистрационный номер документа.[22, c. 33]
    На выдаваемые средства выписывается расходный кассовый ордер. Порядок отчетности за полученные средства: в течение трех дней по истечении установленного срока в организации получения аванса, подотчетное лицо должно предоставить в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами. Не возвращенная сумма подотчета включается в доходы сотрудника и облагается НДФЛ.
    Нормативных ограничений срока выдачи денег под отчет нет. Его можно установить в локальном нормативном акте, например в инструкции для подотчетных лиц. Срок, на который деньги выданы под отчет, указывают в приказе руководителя или в заявлении подотчетного лица.
    Порядок документального оформления расчетов с подотчетными лицами представлен на рисунок 1.1 [19, с. 239].
    
Рисунок 1.1 - Порядок документального оформления расчетов с подотчетными лицами
    Типовые бухгалтерские проводки по расчетам с подотчетными лицами представлены в таблице 1.1.
    Итак, при учете расчетов с подотчетными лицами необходимо обратить внимание на следующее:
    * при выдаче денег под отчет необходимо проверять, числится ли за работником задолженность по предыдущим авансам;
    * своевременное предоставление авансового отчета и документальное подтверждение понесенных расходов;
    * необходимый контроль за своевременностью завершения расчетов с подотчетными лицами.
Таблица 1.1 – Типовые бухгалтерские проводки по учету расчетов с подотчетными лицами
     Содержание операции
Корреспондирующие счета
Первичные
документы
     
Дебет
Кредит
     
     1
2
3
     4
Выданы в подотчет денежные средства

71

50
№ КО-2 
«Расходный кассовый ордер»
Произведены подотчетными лицами расходы по приобретению:
- внеоборотных активов,
- материалов и их доставкой.


08
10


71
71
№ АО-1 
«Авансовый отчет»,
№ М-7 «Акт о приемке материалов».
Отражен на основании счетов-фактур поставщиков НДС по приобретенным производственным запасам, предназначенным для производства продукции (работ, услуг), облагаемой налогом на добавочную стоимость, и расходам по их заготовлению и доставке.


19


71
Счет-фактура
Произведены подотчетными лицами расходы, относящиеся к:
- основному производству,
- вспомогательному производству,
- общепроизводственным нуждам,
- общехозяйственным нуждам,
- обслуживающим производствам и хозяйствам,
- расходам по продаже продукции.


20


71
№ АО-1
 «Авансовый отчет»
     
23
71
     
     
25
71
     
     
26
71
     
     
29
71
     
     
44
71
     
Выделен НДС по произведенным подотчетными лицами расходам в пределах установленных норм.

19

71
Счет-фактура
Возвращены подотчетные суммы в кассу организации

50

71
№ КО-1 
«Приходный кассовый ордер»
Израсходованы средства на командировочные расходы по кредитным пластиковым карточкам.

71

55
Выписки специального счета в банке
Удержана задолженность по подотчетным суммам из оплаты труда.


70


94, 73
№ Т-49«Расчетно-платежная ведомость»,
№ Т-51 «Расчетная ведомость»,
Окончание таблицы 1.1
     1
     2
     3
     4
Начислены положительные курсовые разницы по расчетам с подотчетными лицами в иностранной валюте на дату совершения операции и отчетную дату (конец месяца).
     
     71
     
     91
Бухгалтерская справка-расчет
Начислены отрицательные курсовые разницы по расчетам с подотчетными лицами в иностранной валюте на дату совершения операции и отчетную дату (конец месяца).
     
     91
     
     71
Бухгалтерская справка-расчет
    
    Таким образом, денежные средства в подотчет выдаются на основании заявления, в котором указывается цель и сумма подотчета. Под отчет денежные средства выдаются при условии погашения предыдущего подотчета. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами отражается на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Но согласно Указанию Центробанка от 19 июня 2017 года № 4416-У компания вправе выдавать деньги подотчет, даже если он не отчитался за предыдущий аванс. [23, c. 52]
    Аналитический учет ведется по каждому сотруднику.
    В случае если сотрудник не брал денежные средства в подотчет, а купил товар, или оплатил услуги за собственные деньги, он может компенсировать понесенные расходы в бухгалтерии организации, только по заявлению о компенсации расходов, без предоставления авансового отчета, но с учетом того что он заранее согласовывал такие расходы с руководителем, и прилагает все оправдательные документы. В данном случае расходы ведутся по 73 счету а не по 71.
    
    
    1.3 Внутренний контроль расчетов с подотчетными лицами
    
    Внутренний контроль – это непрерывный процесс, осуществляемый всеми сотрудниками и руководством предприятия на всех уровнях управления,  направленный на обеспечение условий для достижения целей предприятия в следующих областях [20, с. 148]:
    - эффективность и результативность финансово-хозяйственной деятельности организации;
    - сохранность активов;
    - соблюдение законодательных требований, нормативных актов, внутренних документов организации и прочих применимых требований регуляторов;
    - достоверность показателей бухгалтерской отчетности.
    Система внутреннего контроля представляет собой систему организационных мер, инструкций, процедур контроля, норм корпоративной культуры и действий, принятых Советом директоров, руководством и сотрудниками предприятия для обеспечения надлежащего ведения предпринимательской деятельности.
    Система внутреннего контроля организации за расчетами с подотчетными лицами основана на оценке риск ориентированного подхода. Это означает тесную интеграцию системы внутреннего контроля с процессами управления рисками, которая обеспечивает своевременное и эффективное применение методов управления рисками с использованием эффективных механизмов внутреннего контроля. В то же время руководство предприятия и его сотрудники концентрируют свои усилия на создании и совершенствовании системы внутреннего контроля, прежде всего в тех сферах деятельности, которые характеризуются самым высоким уровнем рисков.
    Организация и функционирование системы внутреннего контроля (СВК) в части расчетов с подотчетными лицами в организации строится на следующих ключевых принципах:
    - интегрированность  – СВК является неотъемлемой частью корпоративного управления предприятием и встраивается в его процессы и ежедневные операции;
    - непрерывность – СВК действует на постоянной основе, непрерывно и на всех уровнях управления, что позволяет организации своевременно выявлять отклонения в системе внутреннего контроля и предупреждать их возникновение в будущем;
    - методологическое единство – процессы СВК реализуются на основе единых требований и подходов для всех подразделений предприятия;
    - целостность/комплексность – СВК действует на всех уровнях и во всех подразделениях предприятия, охватывает все субъекты внутреннего контроля и направления деятельности и, соответственно, все риски:
    - обязанность по построению и поддержанию надежной и эффективной СВК лежит на руководителях  всех уровней управления организации;
    - ответственность – за функционирование СВК ответственны все работники и руководство на всех уровнях предприятия в рамках своих полномочий;
    - ориентированность на риски – СВК в организации находится в тесном взаимодействии с системой управления рисками, что способствует своевременному и эффективному внедрению мероприятий по воздействию на риски;
    - оптимальность – объем и сложность контрольных процедур, используемых в организации, являются необходимыми и достаточными для эффективного управления рисками и достижения целей предприятия;
    - разделение обязанностей – в организации разграничиваются права  и обязанности субъектов внутреннего контроля в зависимости от их отношения к процессам разработки, утверждения, применения и мониторинга СВК. 
    Основой организации и функционирования системы внутреннего контроля в организации являются следующие компоненты (рисунок 1.2) [20, с. 149]:
    
Рисунок 1.2 – Компоненты системы внутреннего контроля предприятия
    
    - контрольная среда;
    - оценка рисков;
    - средства контроля;
    - информация и коммуникации;
    - мониторинг СВК.
    Любой вид деятельности лучше контролировать посредством разделения обязанностей или при помощи двойного контроля. Эти формы контроля применяются тогда, когда осуществляются расчеты наличными денежными средствами, в том числе и при расчетах с подотчетным лицами. Разделение обязанностей на предприятии осуществляется посредством должностных инструкций и внутренних нормативных актов организации. 
    Двойной контроль является так же элементом системы контроля, при котором вся операция не может совершаться одним работником. При двойном контроле одну и ту же задач выполняют два человека, при чем обязанности между ними распределяются таким образом, чтобы ни один из них не мог выполнять все действия по данной операции. Обе разновидности контроля приследуют одну и ту же цель: не позволять одному человеку иметь неконтролируемый доступ к денежным средствам [30, с. 76].
    Процедуры контроля, осуществляемые на основе системы подтверждающих полномочий, имеют много разновидностей - две из них: специальная система паролей, дающая возможность тем или иным людям пользоваться компьютером и получать доступ к определенным базам данных, и специальные карточки с собственноручной подписью, позволяющие людям в ходим в помещение с банковскими сейфами, обналичивать чеки и совершать другие операции [30, с. 76]. Установление гран.......................