Организация учета расчетов с подотчетными лицами (синтетический и аналитический учет) в ОАО «РЖД

СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
Глава 1. Общая характеристика ОАО "РЖД"
1.1 Организационно-экономическая характеристика, деятельность и инновационное развитие ОАО «РЖД»
1.2 Организационная структура ОАО "РЖД"
1.3 Основные показатели финансовой деятельности и внутренние документы ОАО «РЖД»
Глава 2. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами 
2.1 Общие положения по учету расчетов с подотчетными лицами и его нормативно - правовое регулирование
2.2  Организация учета расчетов с подотчетными лицами (синтетический и аналитический учет) в ОАО «РЖД»
2.3  Отражение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в  учетной политике и его документальное оформление в ОАО «РЖД»
Глава 3. Методика проведения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО «РЖД»
3.1 Раскрытие информации учета расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерской (финансовой) отчетности
3.2 Особенности налогообложения бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
3.3 Направления совершенствования бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

ВВЕДЕНИЕ
   В каждой компании проводится расчет с подотчетными лицами. Эти расчеты учитываются при необходимости приобретения ТМЦ, а также при оплате услуг сторонних организаций подотчетными лицами. Учет расчетов осуществляется и при командировочных и представительских расходах.  
    Данная тема очень актуальна в наше время, так как у всех организации время от времени возникает нужда в закупке товаров за наличные денежные средства или при выдаче денег на командировочные и представительские расходы.  Изучение вопроса расчетов с подотчетными лицами для каждой организации важно, потому что данные об остатках расчетов отражаются в отчетности организации. 
   На основании отчетности формируются экономические показатели и, если остатки подотчетных сумм неверно отражены в учете, то экономические показатели могут быть искажены. 
   Например, при отражении излишних дебетовых остатков по подотчетным суммам будет завышен показатель ликвидности оборотных активов организации. При завышении кредитовых остатков - показатель ликвидности оборотных активов может быть, наоборот, занижен.
   Данная проблема вызывает острую необходимость ведения учета расчетов с подотчетными лицами.
   Главными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:
* Подлинное, в положенное время и полное отражение на счетах бухгалтерского учета фактических затрат на командировочные виды расходов;
* Документальная обоснованность применения подотчетных сумм и правомерность включения в состав затрат;
* Контролирование экономичным и разумным использованием денежных фондов на представительские, командировочные и хозяйственные задачи.
    Попервоначалу, учет операций по расчетам с подотчетными лицами является вполне элементарным, но на данном участке бухгалтерского учета разрешается ощутимое количество ошибок, например:
* Нехватка документов, доказывающих затраты подотчетным лицом (товарные чеки, кассовые чеки, билеты);
* Несоблюдение порядка выдачи наличных средств и др.
    Чаще всего  такого рода ошибки приведут к невыгодным налоговым последствиям. А это уже, некорректное исчисление налогов, вероятно  приведет к штрафным санкциям со стороны налоговых органов.
       Таким образом, правильная организация учета расчетов с подотчетными лицами, с одной стороны, обеспечивает эффективный контроль над использованием в организации денежных средств и, с другой стороны, позволяет организации избежать конфликтных ситуаций во взаимоотношениях с налоговой службой.
   Это и есть основными плюсами качественно организованного учета расчетов с подотчетными лицами, а это, без сомнений, очень важно для организации.
   Целью этой дипломной работы есть изучение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.  Также отметим то, что учет подотчетных сумм это очень объемная часть бухгалтерского учета. Через подотчетные лица пропускаются очень большие суммы наличных денежных средств, именно по этой причине задачами бухгалтерского учета является не только контролирование за не запоздалым и правильным отражением операций на счетах бухгалтерского учета, но и контроль над спецификой применения и сохранностью подотчетных сумм. Также значительное место нужно отдать вопросу налогообложения сумм израсходованных подотчетными лицами. 
   Что бы заполучить указанную выше цель, были поставлены и разрешены перечисленные задачи:
* Изучить устройство организации  и основные показатели финансовой деятельности  в ОАО «РЖД»;
* Изучить документальное оформление учета расчетов с подотчетными лицами;
* Провести  подробный анализ деятельность ОАО «РЖД»  в области учета расчетов с подотчетными лицами;
* Изучить нормативно-правовую регламентацию учета расчетов с подотчетными лицами;
* Вынести предложения и курс совершенствования бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами.
Предметом изучения в этой  работе представляется учет расчетов с подотчетными лицами. 
   Объектом исследования в дипломной работе выступает организация ОАО «РЖД». 
Главными  видами деятельности этой организации являются:
* перевозки грузов и пассажиров в дальнем сообщении;
* Предоставление инфраструктурных услуг и локомотивной тяги;
* Ремонтные работы подвижных составов;
* Постройка инфраструктурных объектов  и создание объектов НИОКР.
   Исходными данными для написания данной курсовой работы послужили первичные учетные документы, регистры аналитического и синтетического учета, отчетность предприятия.

1.  Общая характеристика ОАО «РЖД»
1.1 Организационно-экономическая характеристика, деятельность и инновационное развитие ОАО «РЖД»

   ОАО «РЖД» - одна из самых больших в мире современных железнодорожных компаний с огромными объемами железнодорожных перевозок. ОАО «РЖД» имеет в своем штате квалифицированных специалистов и экспертов из абсолютно всех отраслей железнодорожного транспорта. Также компания обладает значительной научно-технической базой, и имеет высокие финансовые рейтинги, строительные мощности, а также опыт международного сотрудничества.
   Миссия компании – удовлетворение рыночного спроса на железнодорожные перевозки, повышение эффективности деятельности, качества оказываемых услуг и обеспечение глубокого объединения в Евроазиатскую транспортную систему.
   Железнодорожный транспорт играет важнейшую роль в экономике России, поскольку является основным связующим элементом единой экономической системы. Железнодорожный транспорт обеспечивает стабильную деятельность всех промышленных предприятий, выполняя своевременную поставку важнейших грузов даже в самые отдаленные районы страны. Железные дороги являются самым общедоступным транспортом для миллионов граждан страны.  Основные реквизиты ОАО «РЖД» приведены в таблице 1.1 «Реквизиты ОАО «РЖД».
   ОАО «РЖД» состоит в тройке мировых лидеров железнодорожных компаний, что обусловлено следующими факторами: 
* Очень большое количество грузовых и пассажирских перевозок;
* Хорошие финансовые рейтинги;
* Квалифицированные эксперты абсолютно во всех сферах железнодорожного транспорта;
* Огромная научно-техническая база;
* Хороший опыт международного сотрудничества.

Таблица 1.1
Реквизиты ОАО «РЖД»

   ОАО «РЖД» создано постановлением Правительства РФ от 18.07.2003 года №585. Учреждение ОАО «РЖД» стало результатом первого этапа реформ железнодорожной отрасли в соответствии с постановлением Правительства РФ от 18 мая 2001 года №384 «О программе структурной реформы на железнодорожном транспорте» и является итогом первого этапа реформирования железнодорожной отрасли.
   1.08.2003 года –дата, когда начало свою деятельность открытое акционерное общество «Российские железные дороги».
Руководителем, учредителем, и единственным акционером ОАО «РЖД»является только Российская Федерация, а от имени РФправа акционера осуществляет Правительство Российской Федерации.
Собственность компании было создано путем внесения в уставный капитал ОАО «Российские Железные Дороги» по балансовой стоимости активов 987 организаций федерального железнодорожного транспорта,  которые также принадлежат правительству Российской Федерации. 
   ОАО «РЖД» это динамически развивающееся, общенациональная вертикально-интегрированная транспортная компания.
   В соответствии с уставом в ОАО «РЖД» созданы такие органы, предназначенные для  управления компанией:
1. Всеобщее собрание акционеров компании. Так как, единственным кто является акционером данного общества - это Российская Федерация, а уже от ее имени полномочия выполняются Правительством Российской Федерацией, то решения о общих собраниях акционеров принимаются Правительством единолично и обязательно формируются письменно. Общее собрание акционеров это высший орган управления ОАО «РЖД». В соответствии со статьей 47 Федерального закона «Об акционерных обществах» и уставом общества решения общего собрания акционеров принимаются Правительством Российской Федерации единолично и оформляются письменно в форме постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации.
2. Совет директоров общества. Устанавливается Правительством Российской Федерации.
3. Президент общества. Устанавливается Правительством Российской Федерации.
4. Правление общества. Система органов для управления ОАО «РЖД» представлены на рисунке 1.1 «Структура управления ОАО «РЖД на 2014 год».












Рис. 1.1 Структура управления ОАО «РЖД» на 2014 год
   ОАО «РЖД» подобает наилучшей мировой практике и стандартам корпоративного управления и считает корпоративное управление обязательным условием производительности и успешности своей финансово-хозяйственной деятельности, увеличения инвестиционной привлекательности Компании, и ее дочерних организаций, а также гарантирования соответствующего проведения реформы железнодорожного транспорта. С 2005 года ОАО «РЖД» есть членом некоммерческого партнерства «Национальный совет по корпоративному управлению»., созданного по инициативе РФ в 2013 году 
Сегодня, в ОАО «РЖД» почти полностью созданы главные механизмы для корпоративного управления, которые на данный момент характерные для передовых публичных организаций. 
Компания не перестает проводить непрерывную работу по улучшению и совершенствованию системы корпоративного управления, беря за основу российские и международные стандарты и ведущие  практике корпоративных отношений.
  Главные цели деятельности ОАО «РЖД»  - обеспечение потребностей государства, юридических и физических лиц в железнодорожных перевозках, работах и услугах, оказываемых железнодорожным транспортом, а также извлечение прибыли.
Стратегические цели компании:
* Увеличить масштаб транспортного бизнеса;
* Повысить производственно-экономической эффективности;
* Повысить качества работы и безопасности перевозок;
* Глубокая интеграция в Евроазиатскую транспортную систему;
* Повысить финансовой устойчивости и эффективности.

   Инновационное развитие ОАО «РЖД» осуществляется в соответствии с задачами, которые определены Стратегией развития железнодорожного транспорта в Российской Федерации до 2030 года.
   Цель инновационного развития компании - достижение эффективности результатов при постоянном росте качества предоставляемых услуг, высоком уровне инноваций и безопасности перевозок.
   В октябре 2010 года утверждена Стратегия инновационного развития ОАО «РЖД» на период до 2015 года, в рамках которой разработана Концепция программы инновационного развития холдинга «РЖД».
24 июня 2011 года решением Cовета директоров ОАО «РЖД» утверждена Программа инновационного развития ОАО «РЖД» на период до 2015 года.
   В 2013 году во исполнение решения протокола итогового за 2012 год заседания правления ОАО «РЖД» проведена работа по актуализации Программы инновационного развития ОАО «РЖД» на период до 2015 года (актуализированная Программа). В ходе актуализации Программы уточнены показатели эффективности ее реализации, сформирован среднесрочный план по ее реализации, в состав которого вошли мероприятия, в том числе связанные с освоением новой техники и технологий, что предполагает повышение производительности труда, а также создание и модернизацию высокопроизводительных рабочих мест, в первую очередь, у производителей этой техники.
   Решение об утверждении актуализированной Программы принято советом директоров ОАО «РЖД» 24 апреля 2014 года. С паспортом актуализированной Программы можно ознакомиться здесь.
   Для обеспечения системности в стандартизации инновационной деятельности Холдинга ОАО "РЖД" Центром инновационного развития будет подготовлена структура необходимых к разработке стандартов.
Стратегические направления инновационного развития ОАО «РЖД»:
* Совершенствовать систему управления перевозочным процессом и транспортной логистики;
* Обновлять инфраструктуру;
* Обновлять подвижной состав; 
* Совершенствовать системы управления и обеспечения безопасности движения поездов, снизить риски чрезвычайных ситуаций;
* Повысить надежности работы и увеличение эксплуатационного ресурса технических средств;
* Корпоративной системы управления качеством, охраны окружающей среды, системы технического регулирования;
* Развитие высокоскоростного движения;
* Повысить экономической эффективности деятельности компании;
* Повысить энергетическую эффективность деятельности компании;
* Разработать и внедрить новых технологий по охране окружающей среды;
* Совершенствовать системы технического регулирования;	
Внедрение инновационных спутниковых и геоинформационных технологий.
Задачи:
* Реализация Стратегии и Программы инновационного развития ОАО «РЖД» на период до 2015 года;
* Обеспечение технологического лидерства холдинга "РЖД" и сохранение ключевых компетенций;
* Обеспечение качества предоставляемых услуг и эффективности производственной деятельности;
* Разработка Программы инновационного развития на следующий среднесрочный период;
* Достижение целевых показателей инновационного развития;
* Доведение уровня технического развития ОАО «РЖД» до лучших мировых показателей;
* Повышение уровня безопасности производственных процессов.





1.2 Организационная структура ОАО «РЖД»
   Организационная структура холдинга «РЖД» состоит из материнской компании ОАО «РЖД», дочерних и зависимых обществ и по состоянию на 31 декабря 2014 г. включала:
16 филиалов железных дорог: 
* Октябрьская;
* Калининградская;
* Московская;
* Горьковская;
* Северная;
* Северо-Кавказская;
* Юго-Восточная;
* Приволжская;
* Куйбышевская;
* Свердловская;
* Южно-Уральская;
* Западно-Сибирская;
* Красноярская;
* Восточно-Сибирская;
* Забайкальская;
* Дальневосточная.
46 функциональных филиалов:
* Филиалы - железные дороги;
* 1 филиал - перевозочные компании;
* 6 филиалов в области технико-экономического и финансового обеспечения;
* 2 филиала в области капитального строительства;
* 4 филиала в области ремонта подвижного состава;
* 4 филиала в области путевого хозяйства;
* 3 филиала в области информатизации и связи;
* 1 филиал в области социальной сферы;
* 10 филиалов - проектные бюро;
* 15 иных филиалы.

Представительства ОАО «РЖД» функционируют в 12 странах мира:
* Представительство в Северной Корее (г. Пхеньян).
* Представительство в Китае (г. Пекин).
* Представительство в Польше (г. Варшава).
* Представительство в Чехии (г. Прага).
* Представительство в Финляндии (г. Хельсинки).
* Представительство в Германии (г. Берлин).
* Представительство в Венгрии (г. Будапешт).
* Представительство в Эстонии (г. Таллинн).
* Представительство в Украине (г. Киев).
* Представительство в Иране (г. Тегеран).
* Представительство в Словацкой Республике (г. Братислава)
* Представительство в французской Республике (Париж).
* Представительство в республике Беларусь (г. Минск).

   Филиалы и представительства, созданные компанией, не являются юридическими лицами и наделены имуществом, принадлежащим ОАО «РЖД».
Структурные подразделения ОАО «РЖД»:
1. Инспекция по сохранности вагонного парка.

Виды деятельности:
* Обеспечение сохранности вагонного парка, приемка грузовых вагонов
и комплектующих к ним после ремонта и новой постройки
2. Центр организации конкурсных закупок. 
Виды деятельности: 
* Обеспечение работы ОАО «РЖД»;
* Организация конкурсных закупок.
3. Центр по таможенной деятельности. 
Виды деятельности: 
* Организация и функционирование складов временного хранения и железнодорожных пограничных переходов;
* Организация таможенных услуг,
* Контроль за соблюдением таможенных правил.
4. Координационный центр по вопросам совершенствования системы управления ОАО «РЖД» (ЦКС).
5. Корпоративный центр развития профессионального обучения персонала.
6. Центр контроля и внутреннего аудита «Желдорконтроль».
7. Центр по корпоративному управлению пригородным комплексом (ЦОПР).
8. Центр по развитию терминалов.
9. Центр по управлению локомотивным комплексом (ЦТЦУ).
10.Центр расчетов за международные железнодорожные перевозки «Желдоррасчет».
11. Центр технического аудита.
   На рисунке 1.2 «Организационная структура ОАО «РЖД» изображена подробная схема организационной структуры ОАО «РЖД» на 2014 год.






















	






Рис. 1.2 Организационная структура ОАО «РЖД» за 2014 год

1.3 Основные показатели финансовой деятельности и внутренние документы ОАО «РЖД»
 Финансовые показатели деятельности показывают сведения о результатах функционирования ОАО «РЖД». Данная информация имеется в бухгалтерской отчетности ОАО «РЖД» и определена для анализа эффективности работы компании и принятия на основе такого анализа определенных решений, направленных на оптимизацию финансового положения предприятия за счет регулировки его деятельности для увеличения прибыли.
   В таблице 1.2 «Показатели финансово-экономической деятельности»  отражены основные показатели финансовой деятельности в ОАО «РЖД» за 2009 – 2013 год, которые были получены с официального сайта ОАО «РЖД» (http://rzd.ru) [24].
Таблица 1.2
Показатели финансово-экономической деятельности (млрд. руб)
Год
2008
2009
2010
2011
2012
2013
Объемные показатели
Грузооборот, млрд. км
2423,8
2271,3
2501,8
2704,8
2782,6
2813,1
Пассажирооборот, млрд пасс.-км
175,9
151,5
138,9
139,8
144,6
138,5
Финансовые показатели
Доходы всего, в т.ч.
1101,7
1050,1
1195,1
1288,3
1366,0
1376,6
Доходы от перевозок, услуг инфраструктуры и локомотивной тяги, в т.ч.
1014,5
956,8
1079,3
1109,1
1206,5
1209,5
Грузовые перевозки
847,0
783,0
936,2
1003,1
1089,3
1088,2


«Продолжение таблицы 1.2»
Предоставление услуг локомотивной тяги
10,6
11,0
11,8
11,4
12,4
11,0
Предоставление услуг инфраструктуры
6,5
11,8
88,4
87,2
96,7
101,7
Чистая прибыль
13,4
14,4
74,8
16,8
14,1
0,7
Пассажирские перевозки
150,4
151,0
42,9
7,4
8,1
8,6
Доходы от прочих видов деятельности
87,2
93,3
115,8
179,2
159,5
167,1
Расходы всего, в т.ч.
1035,3
999,9
1084,2
1215,5
1298,6
1317,8
Расходы по перевозкам, услугам инфраструктуры и локомотивной тяги, в т.ч.
952,1
913,8
986,4
1050,8
1151,5
1165,9
Грузовые перевозки
722,7
691,1
796,1
933,2
1017,4
1027,6
Предоставление услуг локомотивной тяги
7,8
8,3
8,8
8,4
9,1
8,2
Предоставление услуг инфраструктуры
4,7
11,1
86,2
102,2
118,8
122,3
Пассажирские перевозки
216,9
203,3
95,3
7,0
6,2
7,8
Расходы по прочим видам деятельности
83,2
86,1
97,8
164,7
146,9
151,9
Прибыль (убыток) всего, в т.ч.
66,4
50,2
110,9
72,8
67,4
58,8


«Продолжение таблицы 1.2»
Прибыль (убыток) от перевозок, услуг инфраструктуры и предоставления  локомотивной тяги 
62,4
43,0
92,9
58,3
54,9
43,6
Прибыль (убыток) от прочих видов деятельности
4,0
7,2
18,0
14,5
12,5
15,1
Прибыль (убыток) до налогообложения
54,8
60,3
125,9
76,6
66,2
19,4
Чистая прибыль
13,4
14,4
74,8
16,8
14,1
0,7

Внутренние документы ОАО «РЖД» включают в себя:
1. Устав железнодорожного транспорта Российской Федерации
   Открытое акционерное ОАО «РЖД» создано в соответствии с ГК РФ, федеральными законами «Об акционерных обществах», «О приватизации государственного и муниципального имущества»  и «Об особенностях управления и распоряжения имуществом железнодорожного транспорта» и является коммерческой организацией. Главными целями деятельности общества являются обеспечение потребностей государства, юридических и физических лиц в железнодорожных перевозках, работах и услугах, осуществляемых (оказываемых) обществом, а также получение прибыли.
2. Положение о совете директоров ОАО «РЖД»
   Определяет правовой статус, порядок формирования и работы совета директоров полномочия и ответственность членов открытого акционерного общества «Российские железные дороги».
3. Положение о правлении ОАО «РЖД»
   Определяет правовой статус, порядок формирования и работы правления , полномочия и ответственность членов открытого акционерного общества «Российские железные дороги».
4. Положение о ревизионной комиссии ОАО «РЖД»
   Определяет правовой статус, порядок формирования и работы ревизионной комиссии, а также полномочия членов открытого акционерного общества "Российские железные дороги".
5. Положение Об информационной политике ОАО «РЖД»
   Разработано в соответствии с законодательством Российской Федерации, уставом открытого акционерного общества «Российские железные дороги», внутренними документами ОАО «РЖД», российской и международной практикой корпоративного управления. 
   Целью информационной политики ОАО «РЖД» является предоставление информации всем заинтересованным в ее получении лицам, в объеме, определяемом в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, нормативными документами ОАО «РЖД» и настоящим Положением.
6. Кодекс деловой этики ОАО «РЖД»
   Устанавливает корпоративные нормы и правила служебного поведения должностных лиц и других работников ОАО «РЖД», а также определяет принципы взаимоотношений ОАО «РЖД» с акционером, органами власти, юридическими и физическими лицами.
7. Стратегия развития железнодорожного транспорта в РФ до 2030 г.
   Целью Стратегии является:
* Формирование условий для устойчивого социально-экономического развития России, 
* Возрастания мобильности населения и оптимизации товародвижения, укрепления экономического суверенитета, 
* Национальной безопасности и обороноспособности страны, 
* Снижения совокупных транспортных издержек экономики, 
* Повышения конкурентоспособности национальной экономики и обеспечения лидирующих позиций России, на основе опережающего и инновационного развития железнодорожного транспорта, гармонично увязанного с развитием других отраслей экономики, видов транспорта и регионов страны.
8. Программа структурной реформы
   Целями структурной реформы на железнодорожном транспорте являются: 
* Повышение безопасности и качества предоставляемых железнодорожным транспортом услуг, для обеспечения единого экономического пространства страны и общенационального экономического развития, устойчивости работы железнодорожного транспорта, его доступности; 
* Снижение совокупных народно-хозяйственных затрат на перевозки грузов железнодорожным транспортом, формирование единой гармоничной транспортной системы страны;
* Удовлетворение растущего спроса на услуги, предоставляемые железнодорожным транспортом.
9. Учетная политика ОАО «РЖД»
   Учетная политика призвана продекларировать основные допущения, требования и подходы к ведению учетного процесса (включая составление отчетности):
* Обеспечить единство методики при организации и ведении учетного процесса;
* Обеспечить достоверность подготавливаемой бухгалтерской (финансовой) отчетности,
* Обеспечить формирование полной и достоверной информации о таких объектах учета, как доходы, расходы, имущество, имущественные права, обязательства и хозяйственные операции ОАО «РЖД».


2. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
2.1 Общие положения по учету расчетов с подотчетными лицами и его нормативно-правовое регулирование
   На протяжении финансовой деятельности у организации часто возникает необходимость приобретения товарно-материальных ценностей не только по безналичным расчетам, но и за наличные денежные средства.
Выдача наличных денежных средств (рисунок 2.1) может производиться:
1. Под отчет на представительские расходы;
2. Под отчет на командировочные расходы;
3. На приобретение подотчетным лицом товарно-материальных ценностей.  












Рис.2.1  Схема расчетов с подотчетными лицами на приобретение товарно-материальных ценностей, управленческие и командировочные расходы
Рассмотрим более подробно варианты выдачи наличных денежных средств.
1. Представительские расходы - это расходы на буфетное обслуживание, на оплату услуг переводчика, на проведение официальных приемов иностранных представителей и посещение ими культурно-зрелищных мероприятий, и т.д. 
Расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний к представительским расходам не относятся. Выдача на представительские расходы наличных денег под отчет осуществляется с помощью первичных документов:
* Авансовый отчет (форма АО-1);
* Приходный кассовый ордер (форма-К1);
* Расходный кассовый ордер (форма-К2);
* Журнал регистрации авансовых отчетов;
* Список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
* Приказы об утверждении смет представительских расходов;
* Сметы представительских расходов;
* Главная книга.
  Выдача денег на представительские расходы под отчет в ОАО «РЖД» в 2015 году оформляется внутренними документами:
1. Приказ руководителя об осуществлении расходов на указанные цели;
2. Программа мероприятий, составом делегации приглашенной стороны с указанием должностей;
3. Список представителей организации, которые принимают участие в переговорах или в заседаниях руководящего органа;
4. Перечень должностных лиц организации, имеющих право получать под отчет денежные средства на проведение представительских мероприятий;
5. Порядок выдачи под отчет средств на представительские мероприятия;
6. Смета представительских расходов, в которой следует указать предполагаемую величину расходов, разбивая их  по конкретным статьям расходов, а также определить ответственное лицо, которое будет отвечать за прием делегации и за все произведенные расходы;
7. Акт (отчет) об осуществлении представительских расходов, подписанный руководителем организации, в котором должны быть указаны суммы фактически произведенных представительских расходов;
8. Авансовый отчет с приложением соответствующих первичных документов (чеков ККМ и товарных чеков с подробной расшифровкой вида и количества ТМЦ, счетов из ресторана, накладных, счетов-фактур, торгово-закупочных актов и т.д.).
   Перечисленные выше документы составляются под конкретное мероприятие. Все они не имеют унифицированных форм (исключение составляет авансовый отчет).  Поэтому эти документы нужно разработать самостоятельно.
   Нужно самостоятельно определить порядок расходования средств по данной статье, их документального оформления и контроля, так как действующие нормативно-правовые акты не содержат конкретного перечня документов, которые необходимо оформить для включения представительских расходов в общие затраты. В этих документах необходимо отразить следующую информацию:
* Место проведения этого мероприятия;
* Программу мероприятий;
* Дату деловой встречи или приема;
* Сумму предполагаемых расходов;
* Состав участников со стороны организации и представителей другой организации;
* Цель проведения мероприятия.
Представительские расходы, понесенные в командировке, оплачивает командированный работник. Он должен составить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие размер и назначение затрат.

2. Командировочные расходы - это затраты по возмещению расходов работников при выполнении ими служебного задания вне места постоянной работы.
   Командировка – поездка работника по распоряжению начальства вне места его работы. Поездка осуществляется на определенный срок. Елью такой поездки является выполнение служебного поручения. Командировкой не является поездка такого работника, чья работа имеет разъездной характер (к примеру, проводник).
   Общее определение суммы командировочных расходов отражается на   рисунке 2.2 «Расчет командировочных расходов».
	




Рис.2.2 Расчет командировочных расходов
   Период командировки оплачивается  по среднему заработку (ст. 167 ТК РФ) [4]. Вне зависимости  от режима работы, средний заработок рассчитывается исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, когда началась командировка.
   Рассмотрим расчет заработной платы на время командировки на конкретном примере.
Пример:
   Работник ОАО «РЖД» находился в командировке с 24 по 28 июня 2014 года (пять рабочих дней). Все выплаты, полученные работником за период с июня 2013 по май 2014 года включительно (12 месяцев) отражены в таблице 2.1 «Выплаты работнику за период с июня 2012 по май 2013 года».
Таблица 2.1
Выплаты работнику за период с июня 2012 по май 2013 года

Месяц расчетного периода


Вид выплаты

Сумма (руб.)
Июнь 2013
оклад
30 000
Июль 2013
оклад
30 000
Август 2013
оклад
30 000
Сентябрь 2013
оклад
30 000
Октябрь 2013
оклад
30 000
Ноябрь 2013
оклад
30 000
Декабрь 2013
оклад
5 714

больничный
19 000
Январь 2014
оклад
40 000
Февраль 2014
оклад
40 000
Март 2014
оклад
40 000
Апрель 2014
оклад
40 000
Май 2014
оклад
40 000
Итого:

404 714

   Для того, чтобы вычислить средний заработок работника, необходимо понять, что из 12 месяцев, предшествующих командировке, работник полностью отработал только 11 месяцев, а с 3 по 25 декабря 2013 года (17 рабочих дней) находился на больничном. Время болезни необходимо исключить из расчетного периода, а пособие по временной нетрудоспособности не будет участвовать в расчете. 
В итоге общий годовой заработок составил:
 404 714 — 19 000 = 385 714 (руб.)
Затем необходимо вычислить количество рабочих дней в расчетном периоде. Оно составило 247 дней. Количество рабочих дней, учитываемое при расчете среднего заработка, равно:
 247 — 17 = 230 (дн.)
Среднедневной заработок составляет: 
385 714 руб. / 230 дн. = 1 677,02 (руб). 
Таким образом, заработная плата за время командировки:
1 677,02 руб. х 5 дн. = 8 385,1 (руб).
 Особенности направления работников в командировки устанавливаются  в порядке, закрепленном в Положение «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13 октября 2008 г. N 749 (в ред. Постановлений Правительства РФ от 14.05.2013 N 411) [18]. 
Командировки могут быть:
A. В зависимости от времени пребывания:
* Однодневные;
* Многодневные.
   Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения (п. 4 «Положения об особенностях направления работников в служебные командировки» утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749(в ред. от 29.12.14 N 1595)) [18].    
   Таким образом, исходя из этого, продолжительность командировки устанавливается исключительно работодателем  и максимальным пределом не ограничивается как на территории РФ, так и на территории иностранных государств.    
  Но следует обратить внимание, что командировка не может быть бессрочной. 
   В соответствии со ст. 166 ТК РФ [4] служебной командировкой является поездка по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения на определенный срок, а не постоянная работа в месте командировки, в противном случае такую командировку можно рассматривать как перевод на другую работу в другую местность.
   Что касается минимального срока командировки, то он, также в соответствии с ТК РФ не установлен, поэтому при необходимости работника  можно направить и в однодневную командировку.
B. В зависимости от направления;
* По России;
* Зарубежные.
   При оформлении командировочных  расходов учитывают нормы Трудового  Кодекса Российской Федерации, который оговаривает  перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку.  
Не имеют право отправлять в командировку: 
* Беременных женщин (ст. 259 ТК РФ) [4]; 
* Работников в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК РФ) [4]. 
Однако имеются исключения: 
* Творческие работники СМИ, теле съемочных коллективов, театров,  профессиональных спортсменов (ст. 268 ТК РФ)[4]; 
* Работники в период действия ученического договора, если командировка не связана с учебой (ст. 203 ТК РФ) [4].
   Кроме того, есть категории работников, которых можно направить в командировку только с их письменного согласия (п. 2-3 ст. 259 ТК РФ) [4]: 
* Женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;
* Матери и отцы, воспитывающие  без супруга (супруги) детей в  возрасте до пяти лет; 
* Работники, имеющие детей – инвалидов; 
* Работники, осуществляющие уход за больными членами их семей  в соответствии с медицинским  заключением.   
   Дату отправления работника из населенного пункта, где расположено место постоянной работы работника, принято считать первым днем его командировки, а дату его прибытия в населенный пункт, где расположено место постоянной работы - последним днем командировки этого работника. 
   При отправлении транспортного средства до 00:00 часов включительно днем отъезда или днем приезда считаются текущие сутки, а с 00:00 часов и позднее - последующие сутки. Если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до (или от) станции, пристани или аэропорта.    
    Если работник работал во время командировки в свой выходной день, и это отражается в табеле учета его рабочего времени (форма Т-12и Т-13), то такую работу необходимо оплатить в двойном размере.  
   Работодатель обязан не только выплатить работнику зарплату за время командировки, но и возместить командировочные расходы.  
К таким расходам относятся: 
1. Суточные 
   Размер суточных каждая организация устанавливает по своему усмотрению и закрепляет выбранную величину в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ).
Согласно ст. 168 ТК РФ [4]  максимальный размер суточных не ограничен, поэтому организация вправе сама устанавливать нормы суточных в трудовом или коллективном договоре. Руководителем организации составляется приказ об установлении нормы суточных для загранкомандировок.
 Минимальный размер суточных не регламентирован в настоящем законодательстве. Для ведения бухгалтерского учета суточные в целом принимаются в соответствии с положениями, которые закреплены в трудовом (коллективном) договорах. 
  Для ведения налогового учета установлены ограничения норм суточных. Это необходимо для уменьшения налогооблагаемой базы по налогу на прибыль за счет ограничения нормы суточных.
В п. 3 ст. 217 НК РФ [4] установлены нормативы суточных, которые применяются в целях исчисления НДФЛ:
* Для командировок по России — 700 руб. в сутки, 
* Для зарубежных командировок — 2500 руб. в сутки.
   Следовательно, если в организации суточные выплачиваются в большем размере, то сумма превышения должна облагаться НДФЛ. 
Суточные возмещаются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения.......................