Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

ВВЕДЕНИЕ



Актуальность темы. Автоматизация интернет-магазина на сегодняшний день приносит большую прибыль и увеличение реализации товаров.

По данным национальных исследований аудитории число пользователей сети Internet в России достигло более 15 миллионов, причем наиболее активными пользователями являются жители крупных городов, работники с высоким доходом и молодежь. Основываясь на материалах этого исследования, было бы большой ошибкой оставить без внимания потребительские запросы такой большой аудитории, и не попытаться удовлетворить хотя бы часть ее запросов прямо в Internet.

Осуществить эту идею на практике могут интернет-магазины, примерный денежный оборот которых, по мнению экмпертов, только в отечественном секторе всемирной сети Internet в этом году сможет превысить 1 млрд. дол. 

Известно, что интернет-магазин – это высокоэффективный и мало затратный инструмент для успешного ведения бизнеса. Он открыт, в отличие от обычного традиционного магазина, 7 дней в неделю, 24 часа в сутки (так называемый режим «24/7»), доступен в любое время любому пользователю в любом месте планеты и не требует финансовых затрат на аренду помещений, и намного снижает издержки на персонал [1, с.13-25]. 

Среди торговых организаций в настоящее время в России интернет-магазины стали пользоваться все возрастающей популярностью. Эксперты в области интернет-технологий утварждают, что электронная коммерция и электронный бизнес в последние в России несколько лет достигли качественно нового уровня. 

Объектом исследования настоящей работы является интернет-магазин ООО «Ручеёк».

Предмет исследования работы – это автоматизация учета и анализа ассортимента интернет-магазина ООО «Ручеёк». 

Методы исследования:

	анализ литературы по методам проектирования информационных систем в программе «1С: Предприятие 8.2»;

	сравнение существующих современных информационных систем по учету и анализа ассортимента интернет-магазинов;

	изучение деятельности интернет-магазина ООО «Ручеёк».

Цель данной работы – создать информационную систему по учету и анализу ассортимента интернет-магазина ООО «Ручеёк».

Для достижения указанной цели поставлены следующие задачи:

	проведение анализа предметной области интернет-магазина ООО «Ручеёк»; 

	исследование входной и выходной информации по учету и анализу ассортимента интернет-магазина ООО «Ручеёк»;

	разработка информационной базы по учету и анализу ассортимента интернет-магазина ООО «Ручеёк»;

	построение модели бизнес-процессов по автоматизации учета и анализа ассортимента интернет-магазина ООО «Ручеёк»;

	проектирование средств автоматизации ведения справочной информации по предметной области;

	создание средств автоматизации получения статистической отчетности по проектируемой базе данных.

Предполагаемым эффектом от внедрения созданной информационной системы будет значительное уменьшение затрат времени на проведение учета и анализа ассортимента интернет-магазина ООО «Ручеёк». 

Автоматизация учета и анализа ассортимента интернет-магазина ООО «Ручеёк» позволит существенно повысить контроль за поставками и продажами товаров в интернет-магазине, упростить управление товарным ассортиментом. 

В главе 1 настоящей работы дано описание организационно-правовых вопросов деятельности интернет-магазина ООО «Ручеёк», рассмотрены вопросы применения автоматизированных информационных технологий в работе исследуемой организации, проанализировано текущее состояние автоматизации выполняемых бизнес-процессов. Также в главе 1 дается краткое описание существующих аналогов разрабатываемой информационной системы по учету и анализу ассортимента. 

В главе 2 описан процесс разработки автоматизированной информационной системы. 

В главе 3 обосновывается выбор методики и дается расчет экономической эффективности проекта. 

При создании автоматизированной информационной системы использовалась литература по технологиям работы в сфере автоматизации учета и анализа ассортимента интернет-магазина ООО «Ручеёк», справочная литература по современным языкам программирования, CASE-системам и базам данных.




I АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ



Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия. Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»



Характеристика предприятия и его деятельности



ООО «Ручеёк» является российской компанией, которая специализируется на продаже всех видов одежды и обуви зарубежного и отечественного производства. 

Своей задачей компания представляет продажу одежды и обуви с максимальным удобством и минимальными затратами для покупателей, а также предоставление потенциальным клиентам необходимой для успешного выбора определенного вида продукции информации. 

Ощущая жесткую конкуренцию на современном рынке одежды и обуви, ООО «Ручеёк» предлагает своим покупателям широкий выбор продукции с наилучшим соотношением критерия «цена/качество». 

По своей форме, организация ООО «Ручеёк» является частным предприятием.

На основании учредительных документов, предприятие может осуществлять следующие виды деятельности:

	оптовая торговля;

	розничная торговля;

	посреднические услуги в процессе купли-продажи одежды и обуви [2, с.1-50]. 




Раздел 1.1.1. Таблица 1 – Основные технико-экономические показатели интернет-магазина ООО «Ручеёк»

№ п\п

Наименование характеристики 
(показателя)

Значение показателя на 2017 г.

1

Количество сотрудников предприятия

35

2

Количество заявок

25 000

3

Среднемесячные расходы на закупку оборудования

45 000

6

Среднемесячная выручка от продаж

1 358 000

7

Общий срок существования предприятия на рынке

5 лет



1.1.2. Организационная структура управления предприятием



На рисунке 1 в разделе 1.1.2. представлена организационно-штатная структура управления интернет-магазином ООО «Ручеёк».



Раздел 1.1.2. Рисунок 1 – Организационная структура интернет-магазина ООО «Ручеёк»

Генеральный директор стоит во главе компании. Он руководит интернет-магазином ООО «Ручеёк», отдает распоряжения руководителям отделов, контролирует и координирует всю работу интернет-магазина.

Маркетинговой деятельностью интернет-магазина занимается отдел маркетинга, организует исследования рынка, проводит мероприятия по привлечению клиентов.

Работу компьютерной и вычислительной техники контролирует отдел программистов, проводит регулярное обслуживание техники, актуализирует программное обеспечение.

За доставку приобретенных товаров клиентам интернет-магазина отвечает служба доставки.

Финансовыми и бухгалтерскими вопросами интернет-магазина занимается отдел бухгалтерии.

Отдел кадров занимается кадровым обеспечением интернет-магазина.

Юридическими вопросами интернет-магазина занимается юридический отдел, отслеживает изменения в законодательстве, приводит документацию в соответствии с требованиями.

Отдел продаж предлагает товарные позиции клиентам, оформляет заявки на товар и осуществляет его продажу [2, с.1-50].  



1.1.3. Программная и техническая архитектура информационной системы предприятия

 

Техническая архитектура интернет-магазина представляет собой совокупность состав технических средств: один сервер, восемь персональных компьютеров, один канал связи, пять многофункциональных устройств (принтер-сканер-копир), периферийные устройства (три принтера, один беспроводной модем, один факс) [3, с.25]. 

Наглядно техническая архитектура представлена на рисунке 2 в разделе 1.1.3.

Раздел 1.1.3. Рисунок 2 – Техническая архитектура интернет-магазина

Вычислительные системы имеет высокую пропускную способность, порядка 100 Мбит/сек, собранную на кабеле категории UTP-5E, а также имеет высокопроизводительные сервера и Switch-hub для коммутации и организации работы предприятия.  

Технические характеристики рабочих станций в сети:

	процессор AMD Athlon 64 X2 EE 4400+ Socket-AM2 OEM;

	материнская плата GigaByte GA-MA69VM-S2 S AM2, видео int.;

	DIMM 1024Mb PC2-6400(800Mhz) Kingston (KVR800D2N6/1G);

	250,0 Gb HDD Seagate (ST3250410AS) Barracuda7200 16Mb SATA-300;

	DVD±RW NEC AD-7203S, SATA;

	корпус MidiTower Inwin J523 350W Black;

	17” LG L1734S SN TFT;

	клавиатура, мышь от Genius;

	модем dial-up D-Link DFM-562IS, для отправки факсов.

Технические характеристики кабельной сети:

	кабель, вложенный в коробе по стене витая пара UTP Nicolan 6 категории. 

	розетки RJ-45 legrand;

	патч корды Fast Ethernet;

	HUB D-Link DES-1008D/E 8 port 10/100Mbps;

	коннекторы RJ-45.

Указанного состава технических и сетевых средств, а также их характеристик и параметров достаточно для обеспечения нормального функционирования автоматизированной информационной системы интернет-магазина 

Программная архитектура интернет-магазина наглядно представлена на рисунке 3 в разделе 1.1.3.

Раздел 1.1.3. Рисунок 3 – Программная архитектура

На всех имеющихся компьютерах предприятия установлен стандартный состав системного и прикладного программного обеспечения:

	Операционная система Windows 8;

	Пакет офисных программ MS Office 2010;

	Браузер Opera;

	Антивирус Symantec AntiVirus;

	Adobe Acrobat 8.0 Professional.

	

Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации



Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов



Ежедневно в интернет-магазин ООО «Ручеёк» в рабочее время обращаются клиенты для получения консультации по товарным позициям, предоставляемым на сайте интернет-магазина.

Получив определенную консультацию, клиент либо делает заявку на товар и его ориентируют по дате поступления товара, либо, получив необходимую информацию по товару, уходит для принятия дальнейшего решения.

	При этом ведется финансовая и экономическая деятельность предприятия, в которой используется компьютерная техника для выполнения расчетных и финансовых операций. 

Хозяйственный учет на предприятии представляет собой совокупность бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Учет – это одна из наиболее трудоемких управленческих функций. Отличительной чертой хозяйственного учета является однородность и в то же время большая массовость исходных и итоговых показателей. Большинство итоговых показателей формируются при проведении многократной группировки по необходимым признакам исходных первичных данных без использования сложных алгоритмов расчетов. 

Бухгалтерский учет товаров одежды и обуви в интернет-магазине осуществляется по мере поступления в магазин и продажи данных товарных единиц и предоставления покупателям расчетных документов.

Отпуск любого товара покупателям в магазине осуществляется на основании расходной накладной [4, с.58-78]. 

В настоящей работе решаются следующие задачи:

		автоматизированное формирование приходных накладных;

		автоматизированное формирование расходных накладных;

		учет и анализ ассортимента интернет-магазина ООО «Ручеёк».

Доставка товаров от поставщиков в интернет-магазин ООО «Ручеёк» оформляется сопроводительными документами, которые предусмотрены условиями поставки и правилами грузовых перевозок, к которым относятся счет-фактуры и накладные.

На рассматриваемом предприятии приходит большой объем различной сопроводительной документации, в том числе и накладных, в которых бывает более 30 наименований товаров.

Накладная ОКУД 0315003 выступает основанием для оприходования поступивших материальных ценностей. Расходным документом является накладная ОКУД 0330212, которая при оформлении отпуска готовой продукции со склада оформляется материально-ответственным лицом. 

В расходной и приходной накладных указывается номер и дата выписки документа; наименования поставщика и наименование получателя; наименования и краткие характеристики продукции, ее количество (в натуральных единицах измерения), цена и общая стоимость (с учетом налога на добавленную стоимость) отпущенной продукции. 

Каждая накладная выписывается в двух экземплярах, подписывается материально-ответственными лицами, которые сдают и принимают продукцию, и заверяется круглыми печатями организаций поставщика и получателя. Один экземпляр накладной остается в бухгалтерии поставщика продукции, второй отдается получателю продукции. 

На предприятии также формируется много счетов-фактур. Содержание каждого счета-фактуры аналогично содержанию соответствующей накладной. Счет-фактура выписывается в двух экземплярах, один из которых остается у поставщика, второй экземпляр передается получателю продукции [4, с.58-78].

Функционально-структурная модель «Как есть» (AS-IS) отражает существующие на момент обследования бизнес-процессы в интернет-магазине ООО «Ручеёк» и позволяет определить, каким образом функционирует интернет-магазин ООО «Ручеёк», выяснить недостатки и определить мероприятия по улучшению ситуации. Наиболее удобным языком моделирования бизнес-процессов является методология IDEF0 [11, с.50-150]. 

Проведем описание бизнес-процесса «Деятельность интернет-магазина ООО «Ручеёк» с помощью иерархии диаграмм IDEF0. Построение всей модели начинается с представления рассматриваемой системы в виде простейшего компонента – единственного блока (процесса) и дуг (объектов).  Такая диаграмма называется контекстной. После многочисленных последовательных диаграмм декомпозиций можно проанализировать процесс [11, с.50-150]. 

Диаграмма в нотации IDEF0 процесса «Деятельность интернет-магазина ООО «Ручеёк» КАК ЕСТЬ представлена в соответствии с рисунком 4 в разделе 1.2.1.

Диаграмма декомпозиции контекстной диаграммы представлена на рисунке 5 в разделе 1.2.1.



Раздел 1.2.1. Рисунок 4 – Контекстная диаграмма «Деятельность интернет-магазина ООО «Ручеёк»



Раздел 1.2.1. Рисунок 5 – Декомпозиция контекстной диаграмма «Деятельность интернет-магазина ООО «Ручеёк»

В модели диаграммы потоков данных (DFD – Data Flow Diagrams), описывают взаимодействие источников и потребителей информации через процессы, которые выполняются в системе [10, с.120-130]. Представим диаграммы DFD по учету и анализу ассортимента интернет-магазина ООО «Ручеёк» на рисунках 6 и 7 в разделе 1.2.1.



 Раздел 1.2.1. Рисунок 6 – Диаграмма продажи ассортимента



Раздел 1.2.1. Рисунок 7 – Диаграмма получения и хранения

Целью автоматизации задач деятельности менеджера по учету и анализу ассортимента Интернет-магазина ООО «Ручеёк» является расчет количества поступившего и проданного ассортимента товара в Интернет-магазин для определения спроса клиентов на товары интернет-магазина, времени на предоставление актуальной информации о наличии товара, их количестве, стоимости.



Определение места проектируемой задачи в комплексе задач и ее описание



Изучение и анализ описанных бизнес-процессов предприятия позволяет указать проблемы, с которыми сталкивается его управленческий состав:

	неусовершенствованная схема регистрации, обработки и передачи заявок покупателей, а также схемы согласования результатов исполнения заявок, что существенно увеличивает срок обработки заявки и количество возможных «человеческих ошибок»;

	увеличение количества ошибок при обработках документов;

	снижение оперативности обработки документов;

	трудности объективном оценивании эффективности работы менеджеров по работе с клиентами и партнерами;

	некоторые сложности при определении ответственных лиц.

Все представленные трудности оказывают плохое влияние на общую работу интернет-магазина. Проблемы предприятия выявляются во время проведения внутренних аудитов и анализа бизнес-процессов, берут свое начало при регистрации, обработке и движении документов, поступающих от клиентов и партнеров.

		Входная информация информационной системы – это информация, которая вводится в приложение пользователем с помощью устройств ввода, таких как клавиатура, манипуляторы или сканеры [5, с.150-180]. 

		В данном случае входной информацией является информация, вводимая менеджером по продажам о клиентах с примерными данными, представленная в соответствии с рисунками 8, 9 в разделе 1.2.2.

	Перечень документов:

	входящая документация по клиентам;

	входящая документация по ассортименту товара.



Раздел 1.2.2. Рисунок 8 – Данные о клиентах



Раздел 1.2.2. Рисунок 9 – Входной документ «Приходная накладная»

		Выходная информация – это информация, которая выводится пользователю в виде результатов поиска, фильтрации, отчетов, представленная в соответствии с рисунком 10 в разделе 1.2.2. [5, с.150-180].



Раздел 1.2.2. Рисунок 10 – Выходной документ «Расходная накладная»

В результате внедрения разрабатываемой автоматизированной информационной системы по регистрации документации сотрудник будет тратить на обработку информации, с учетом в среднем 25 операций за рабочий день, 100 минут, что составляет 1,5 часа по сравнению с вариантом без применения автоматизированной информационной системы.

Вместе с этим, другими преимуществами автоматизации рассматриваемого бизнес-процесса будут:

	структуризация хранимых данных;

	централизованное хранение используемых данных;

	исключение возможных потерь данных;

	более оперативная обработка данных;

	простое изменение данных;

	выдача результатов в удобной форме на экран или принтер;

	снижение затрат времени на оформление документов.

После изучения работы компании, была поставлена цель разработать систему автоматизации учета и анализа ассортимента интернет-магазина ООО «Ручеёк».



Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи



Существующий способ учета и анализа ассортимента интернет-магазина ООО «Ручеёк» имеет большую трудоемкость, разрозненность хранящихся сведений, что с большой вероятностью может привести к их утере. 

Более того, в конце каждого отчетного периода существует необходимость составления аналитических отчетов, которые включают в себя анализ работы за определенный период, что достаточно затруднительно в существующей системе работы [4, с.35-45].

Состав операций, представленный в таблице, определен из обязанностей менеджера по продажам [24]. 

Количество выполняемых операций за день определено из расчета среднестатистических обращений клиентов в интернет-магазин ООО «Ручеёк».

В таблице 2 в разделе 1.2.3 приведены временные характеристики описанных выше процессов.






Раздел 1.2.3. Таблица 2 - Характеристики описанных процессов

Перечень операций

Среднее количество за рабочий день

Время, необходимое для выполнения одной операции, минут

Общее время, минут

1. Консультирование клиента

25

10

250

2. Поиск требуемой информации по ассортименту товара

10

30

300

3. Анализ информации по ассортименту товара за период 

3

60

180

ИТОГО, минут:

730

По данным таблицы видно, что ежедневно, в среднем, 730 минут или 12 часов, менеджеры предприятия заняты консультированием обратившихся клиентов, а также, при необходимости поиском нужных сведений и их анализом. Принимая во внимание, что продолжительность рабочего дня составляет 8 часов, можно сделать вывод, что на исполнение других обязанностей не остается рабочего времени, что является крайне неэффективным.

Разработка и внедрение автоматизированной информационной системы предполагает, что менеджер будет постоянно иметь точные сведения о количестве оформленных заказов за период, размере и срокам поставки ассортимента товара и его продажи, а также о наличии остатков товаров, что позволит сократить время на подготовку аналитических отчетов, также за счет электронной формы, сократятся затраты на передачу документов.

Общая схема документооборота предприятия представлена на рисунке 11 в разделе 1.2.3.



Раздел 1.2.3. Рисунок 11 – Схема документооборота 

Для автоматизации учета и анализа предлагаемого ассортимента необходимо использовать такие технические средства, как персональные компьютеры, принтеры, кроме того потребуется специальное программное обеспечение и, вероятно, локальная вычислительная сеть предприятия.

Выполним расчет ожидаемого эффекта от внедрения средств автоматизации.

При использовании вычислительной техники и специального программного обеспечения процесс регистрации заявок клиентов, приходных и расходных накладных, а также поиск требуемой информации будет производиться при задании необходимых параметров. В таблице 3 произведен расчет ожидаемого эффекта внедрения.

Раздел 1.2.3. Таблица 3 – Базовое внедрение

Действие (операции) 

Среднее количество за рабочий день

Время, необходимое для выполнения одного действия, минут

Общее время, минут

1. Консультирование клиента

25

4

100

2. Поиск требуемой информации по ассортименту товара

10

5

50

3. Анализ информации по ассортименту товара за период 

3

45

135

ИТОГО, минут:

285

Из проведенных расчетов в таблице видно, что ожидаемая экономия рабочего времени при выполнении операций составляет около 6 часов ежедневно, что позволит повысить эффективность работы менеджеров предприятия. 



Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации



	В информационных системах коммерческая тайна и персональные данные составляют информацию ограниченного доступа. Защите подлежит не только критичная информация, которая хранится в базе данных и передается по каналам связи, но и информационные ресурсы в виде резервных (архивных) копий единой базы данных [9, с.140-160].

	Основными составляющими комплекса по защите информации являются:

	1. Защита от вторжений из вне.

	Сюда относятся аппаратно-программные и программные межсетевые экраны, представляющие собой программно-аппаратные устройства или, соответственно, программные средства, которые предназначены для контроля и разграничения межсетевого взаимодействия.

	2. Защита инфорамции от вредоносных программ.

	К этой составляющей принадлежат программные средства обнаружения, уничтожения или изоляции различных видов и носителей вредоносного кода. Здесь обычно выполняют фильтрацию почтовых сообщений и WEB-контента. Фильтрация производится с помощью программных продуктов, которые могут контролировать исходящие и входящие (по каналам электронной почты и WEB) информационные потоки.

	3 Резервное копирование данных.

	Данная составляющая подразумевает программно-аппаратные средства, которые позволяют перенести наиболее ценную из циркулирующей в информационной системе информацию на альтернативные носители с целью длительного хранения и с возможностью восстановления этой информации в случае разрушения основного массива данных.

	4. Контроль активности.

	Здесь присутствуют программно-аппаратные системы, которые позволяют осуществлять контроль и мониторинг перемещений и деятельности субъектов, находящихся в рамках контролируемого периметра.

	5. Средства усиленной аутентификации.

	Данные средства можно применять для повышения стойкости стандартной процедуры аутентификации за счет использования дополнительных аппаратных устройств. Средства усиленной аутентификации позволяют повышать уровень доверия и дают дополнительные удобства по сравнению с системами, использующими стандартный набор средств.

	Примером средств усиленной аутентификации могут быть:

	дополнительное кодовое слово;

	биометрические данные (отпечатки пальцев, сетчатки глаза, голос и т.д.) [9, с.140-160]. 

	

1.3. Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»

1.3.1. Анализ существующих разработок для автоматизации задачи

Среди имеющихся на российском рынке систем автоматизации, предназначенных для учета ассортимента магазина, можно выделить три интересные разработки:

1. «Большая птица. Система онлайн-учета для бизнеса» [16].

Указанная онлайн-система в первую очередь предназначена для компаний, которые работают в сфере торговли. Основная задача таких компаний – это купить некоторый товар по выгодной цене и продать этот товар с хорошей прибылью. Естественно, чтобы решить такую задачу, в первую очередь следует наладить эффективный процесс продажи товара. Для этого предприятию пригодятся следующие возможности сервиса, которые предлагаются в системе «Большая птица»:

		создание прайс-листов товаров и их публикация в Internet;

		резервирование требуемых товаров под определенного покупателя, выставление ему счетов на оплату;

		оформление заказа покупателя, мониторинг состояния заказа;

		гибкая система управления ценами товаров, работа со скидками для клиентов;

		выполнение учета продаж в оптовой торговле и учета возврата товаров;

		осуществление оперативного контроля и учета взаиморасчетов с партнерами по бизнесу и клиентами;

		анализ результатов деятельности предприятия, состоящий из учета себестоимости, расчета выручки, прибыли и рентабельности продаж, в том числе с детализацией по сотрудникам;

		применение сканера штрих-кодов для регистрации продаж [16].

Главное меню программной системы представлено на рисунке 12 в разделе 1.3.1. 



Раздел 1.3.1. Рисунок 12 – Большая птица

Указанная программная система позволяет выполнять и складской учет товаров в торговле. Если на предприятии осуществляется перемещение товара (он покупается и продается), то товар должен где-то числиться и храниться. Это может быть реальное помещение со стеллажами и кладовщиком, а может быть «виртуальный» склад, который создан только для того, чтобы проводить операции по купле-продаже. Важно то, что вести учет товаров в системе можно в разрезе мест их хранения. Перечислим основные возможности «Большой Птицы» в области складского учета:

		учет поступления и расхода товаров со склада в результате проводимых торговых операций;

		учет товаров по нескольким складам предприятия;

		возможность проведения инвентаризации склада полностью, либо отдельных позиций и товарных групп;

		оприходование товаров при обнаружении на складе их излишков, которые не учтены в программе;

		возможность списания товаров при установлении факта недостачи реальных остатков номенклатуры на складе;

		регистрация перемещения товаров между разными складами предприятия.

Недостатки программы: Требуется постоянное подключение к сети Internet [16]. 

2. Офисофф.

Данное программное решение идеально подходит для небольших интернет-магазинов, производителей продукции, транспортных компаний и компаний сектора B2B и B2C. Сервис позволяет быстро автоматизировать многие бизнес-процессы предприятия.

Имеется возможность ежемесячно в автоматизированном режиме выставлять счета, можно отправлять документы, даже не выходя из программы и многое другое [17]. Главное меню программной системы показано на рисунке 13 в разделе 1.3.1. 





Раздел 1.3.1. Рисунок 13 – Офисофф

	Документы.

Служит для создания счетов, актов, товарных накладных, счетов-фактур, универсальных передаточных документов, приходно-кассовых ордеров.

	Отчетность.

Здесь возможно формирование таких итоговых документов, как декларации, книги покупок и продаж, акты сверки и других документов всего за несколько нажатий кнопки мыши.

	Клиенты.

Режим позволяет осуществлять ведение клиентов предприятия в одной базе. Практически без затрат возможен просмотр всех заказов интересующего клиента, генерация напоминаний о запланированных встречах и звонках.

	Склад

Здесь осуществляется загрузка информации о складе в одно нажатие мыши, проведение учета, контроля наличия и резерва товаров.

	Налоговый календарь

Полезный режим для напоминаний о сдаче отчетов и уплате налогов.

	Отправка на электронную почту

Данный режим позволяет отправлять счета, акты, письма клиентам не выходя из самой программы.

Недостатки программы: Требуется постоянное подключение к сети Internet [17]. 

3. Розничная торговля от БИТ.BI.Sales.

Данное типовое отраслевое решение служит для отделов маркетинга и продаж торговых или производственных предприятий и интегрировано с такими типовыми учетными системами, как «1С:Управление торговлей» и «1С:Управление производственным предприятием» [18]. 

Программная система решает следующие задачи:

	оптимизация товарного ассортимента – определение наиболее рентабельных групп, отказ от невостребованных и убыточных товаров;

	повышение эффективности работы отделов – проведение план-фактного анализа; выявление мало эффективных регионов, подразделений и менеджеров предприятия; высвобождение времени, которое затрачивалось до внедрения системы на составление отчетности и аналитики;

	проведение оптимизации использования торговых площадей предприятия – определение проблемных зон, загруженности складов, динамики остатков; проведение ABC-XYZ анализа;

	стабильный рост продаж и прибыли предприятия;

	осуществление контроля за денежными средствами – учет движения денежных средств, прихода-расхода по счетам и кассам предприятия; прихода-расхода по статьям, динамика остатков денежных средств в кассах;

	управление запасами продукции – определение загрузки складов товарной продукцией; слежение за динамикой остатков по брендам, номенклатуре и складам;

	моделирование и прогнозирование – составление прогнозов «что если», осуществление линейного прогнозирования, прогнозирование rolling forecast [18].

Главное меню программной системы показано на рисунке 14 в разделе 1.3.1. 



Раздел 1.3.1. Рисунок 14 – Розничная торговля от БИТ.BI.Sales

Недостатки программной системы: Высокая стоимость программного продукта – 1000 у.е.

Сравнение перечисленных систем представлено в таблице 4 в разделе 1.3.1.

Раздел 1.3.1. Таблица 4 – Сравнение систем

Название системы

Достоинства

Недостатки

Большая птица

Программная онлайн-система предназначена в первую очередь для предприятий, которые работают в сфере торговли и считают основной задачей купить некоторый товар по выгодной для себя цене и продать его с хорошей прибылью. Система позволяет наладить эффективный процесс продажи товара.

Необходим постоянный доступ в сеть Internet

Офиссофф

Программная система идеально подходит для небольших интернет-магазинов, производителей, транспортных компаний, компаний, присутствующих в секторе B2B или B2C.

Благодаря Офиссофф можно быстро автоматизировать многие бизнес-процессы предприятия.

Имеется возможность ежемесячно в автоматическом режиме выставлять счета клиентам, подготавливать и отправлять различные документы, не выходя из программы.

Необходим постоянный доступ в сеть Internet

Розничная торговля от БИТ.BI.Sales

Представляет собой типовое отраслевое решение, которое предназначено для отделов маркетинга и продаж, может использоваться в торговых или производственных предприятиях. Система интегрирована с типовыми учетными системами «1С:Управление торговлей» и «1С:Управление производственным предприятием»

Громоздкость системы и, как следствие этого, сложность и длительность внедрения, и большое средств, затрачиваемых внедрение

Рассмотренные выше системы предназначены для работы в крупных и средних фирмах, где есть возможность полностью реализовать их потенциал. 

Для предприятия использование таких систем не является целесообразным из-за их избыточности и высокой стоимости. 

Рассмотренные программные продукты подходят для реализации поставленных задач. Но, в то же время, проведенный анализ рынка готовых программных решений по рассматриваемой предметной области показал, что они обладают общими недостатками, которые делают невозможным их использование на данном предприятии, а именно:

	Высокая стоимость приобретения программ.

	Сложность настройки готовых решений.

	Необходимость обучения персонала.

	Необходимость и дороговизна привлечения специалистов для установки, подготовки к работе и дальнейшего технического обслуживания программы.

	Наличие избыточных функций.

	Необходим источник сети Интернет.

Исходя из функциональных возможностей и требований вышеперечисленных систем, а также из потребностей ООО «Ручеёк», оптимальным считается предложение собственной разработки новой программной системы. 



1.3.2. Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи



Существует несколько видов стратегий автоматизации и руководству интернет-магазина ООО «Ручеёк» были поставлены для выбора несколько таких стратегий автоматизации учета и анализа ассортимента. 

Приведем перечень основных видов стратегии автоматизации:

		хаотичная;

		по участкам;

		по направлениям;

		полная [6, с.85-94].

Рассмотрим перечисленные виды стратегий более подробно.

Хаотичная автоматизация представляет собой одно из наименее эффективных видов инвестирования средств в развитие предприятия. При таком подходе процесс разработки и внедрения информационных технологий определяется локальными краткосрочными задачами, а не реальными потребностями бизнеса предприятия.

Второй вид, автоматизация по участкам предполагает процесс автоматизации отдельных управленческих или производственных подразделений предприятия, объединенных по некоторому функциональному признаку.

Следующий вид, автоматизация по направлениям включает автоматизацию отдельных направлений деятельности предприятия, таких, как сбыт, управление финансами, производство.

И, наконец, под полной автоматизацией понимается автоматизация всех выполняемых функций предприятия.

Произведём анализ указанных стратегий автоматизации и выберем подходящую стратегию, учитывая указанные выше моменты и характеристики.

В связи с тем, что следует автоматизировать отдельный бизнес-процесс предприятия, лучше выбрать стратегию автоматизации «по направлениям» [6, с.85-94]. Учитывая то, что учет и анализ товарного ассортимента предприятия представляет собой целостную технологическую цепочку, целесообразна полная автоматизация бизнес-процесса.



1.3.3. Выбор и обоснование способа приобретения инфорамционной системы для автоматизации задачи



Учитывая то, что существуют различные стратегии автоматизации, перед руководством интернет-магазина ООО «Ручеёк» была поставлена задача определения стратегии развития автоматизированной системы в области «Организация учета и анализа ассортимента». 

Рассмотрим три основные стратегии автоматизации:

		покупка готовой информационной ситемы;

		покупка и доработка информационной ситемы;

		разработка собственной информационной ситемы [7, с.130-150].

Опишем эти стратегии более подробно.

Покупка готовой информационной ситемы. До того, как приобретать готовое программное решение, необходимо провести оценку не только самого программного продукта, но и получить больше информации о фирме поставщике, чтобы предприятие было уверено, что на должном уровне будет осуществляться требуемая поддержка программного обеспечения.

Преимущества данной стратегии:

		Отсутствуют затраты и не требуется времени на разработку ИС.

		Система тиражирована, у разработчика есть опыт внедрения.

		Обычно имеется выбор из нескольких готовых однотипных систем.

		Помимо информационной ситемы можно приобрести и бизнес-процессы.

Недостатки данной стратегии:

		Следует провести адаптацию под организационную структуру и функциональные требования п.......................