Технико-экономическая характеристика и организационная структура МБОУ

УРАЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ,  УПРАВЛЕНИЯ И ПРАВА
Факультет экономический
Кафедра «Прикладной информатики»

Допустить к защите
Зав. кафедрой ______________________ 
д.ф.-м.н. В.Н.Сыромятников

АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ 
АДМИНИСТРАТИВНО-УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ПЕРСОНАЛА
МБОУ«СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА № 60
ИМЕНИ ГЕРОЯ СОВЕТСКОГО СОЮЗА Г.П.КУНАВИНА»

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА
38.03.05 – «БИЗНЕС-ИНФОРМАТИКА»
 
 

Руководитель _____________________________________ О.А.Обвинцев
Нормоконтролер ___________________________________ О.А.Обвинцев
Студент гр. БИ-12-01_______________________________ А.А.Алексеева
Заочная форма обучения





Нижний Тагил
2017

    СОДЕРЖАНИЕ
ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ	3
ВВЕДЕНИЕ	4
1 АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ ВЫПУСКНОЙ КВАЛИФИКАЦИОННОЙ РАБОТЫ	5
1.1 Технико-экономическая характеристика  и организационная структура МБОУ «Средняя общеобразовательная школа № 60 имени Героя Советского Союза Г.П.Кунавина»	5
1.1.1 Организационная структура	7
1.1.2 Учет использования рабочего времени	8
1.2 Негативные факты, влияющие на учет рабочего времени	11
1.2.1 Обоснование необходимости создания программы  для учета рабочего времени	13
1.2.2 Общие сведения о задачах, которые необходимо выполнить, чтобы избежать влияния негативных факторов на учет	14
1.3 Обоснование проектных решений по автоматизированному решению информационных задач	14
1.3.1 Обоснование выбора задач входящих в комплекс	14
1.3.2 Обоснование проектных решений по технологии сбора, обработки и выдачи информации	15
1.3.3 Обоснование проектных решений по аппаратно-программному обеспечению комплекса задач	16
2 ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ ВЫПУСКНОЙ КВАЛИФИКАЦИОННОЙ РАБОТЫ	18
2.1 Информационное обеспечение задачи	18
2.1.1 Информационная модель и ее описание	18
2.1.2 Характеристика нормативно-справочной информации	20
2.1.3	Характеристика входной информации	21
2.1.4 Характеристика результатной информации	22
2.2	Требования к программному средству	22
2.3	Технологическое обеспечение	23
2.4	Описание программного решения автоматизации учета рабочего времени	24
2.4.1 Объекты базы данных	38
2.4.3 Маски ввода	43
2.5 Обоснование методики расчета экономической эффективности	48
ЗАКЛЮЧЕНИЕ	55
СПИСОК ИСТОЧНИКОВ ИНФОРМАЦИИ	56

    ОБОЗНАЧЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ
МБОУ – муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение
ТК РФ – Трудовой кодекс Российской Федерации
РФ – Российская Федерация
ИНН – идентификационный номер налогоплательщика
СНИЛС – страховой номер индивидуального лицевого счета
ФИО – фамилия, имя, отчество сотрудника
ИКТ – информационно-компьютерные технологии
БЛ – больничный лист
АЭИС – автоматизированная экономическая информационная система
ФОТ – фонд оплаты труда
ER – модель данных (сущность – связь).

    ВВЕДЕНИЕ
     Объектом выпускной квалификационной работы является муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа № 60 имени Героя Советского Союза Г.П.Кунавина».
     Предметом исследования является учет рабочего времени сотрудников учреждения.
     Целью данной работы является разработка программы учета рабочего времени административно-управленческого персонала для муниципального учреждения «Средняя школа № 60».
     Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: 
1. Провести анализ предметной области. 
2. Составить ER-модель учета рабочего времени.
3. Создать автоматизированную систему для учета рабочего времени.
     Дипломная работа состоит из двух глав, введения и заключения.
     Во введении определены цели, задачи и предмет исследования. 
     В первой главе описана и раскрыта характеристика деятельности учреждения, организационная структура предприятия, а также проведен анализ учета рабочего времени в учреждении, выявлены негативные факты влияющие на учет рабочего времени и приведены общие сведения о задачах.
     Во второй главе описан процесс создания  базы данных и показана экономическая эффективность проекта. 
     В заключении сформулированы основные выводы и результаты  проделанной работы.
     
    1 АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ ВЫПУСКНОЙ КВАЛИФИКАЦИОННОЙ РАБОТЫ
    1.1 Технико-экономическая характеристика 
и организационная структура МБОУ «Средняя общеобразовательная школа № 60 имени Героя Советского Союза Г.П.Кунавина»
     Школа № 60 основана в 1936 году.
     Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа № 60» (далее по тексту «Учреждение») создано как государственное образовательное учреждение приказом заместителя начальника Свердловской железной дороги от 04.12.1997 № 142 и зарегистрировано постановлением главы города Каменска-Уральского от 15.12.1997 № 1662 [1].
     Приказом заместителя начальника Свердловской железной дороги МПС РФ от 10.02.2003 № 33/НЗ утверждена новая редакция устава государственного общеобразовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа № 60 федерального государственного унитарного предприятия «Свердловская железная дорога Министерства путей сообщения Российской Федерации» [1].
     Постановлением главы города Каменска-Уральского от 12.02.2004 №273 государственное общеобразовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа № 60 федерального государственного унитарного предприятия «Свердловская железная дорога Министерства путей сообщения Российской Федерации» принято в ведение муниципального образования «Город Каменск-Уральский» и Совместным решением органа местного самоуправления «Комитет по управлению имуществом г. Каменска-Уральского» и муниципального органа управления образованием «Управление образования администрации г. Каменска-Уральского» от 26.02.2004  № 138/53 переименовано в муниципальное общеобразовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа № 60» [1].
     Постановлением органа местного самоуправления «Управление образования города. Каменска-Уральского» от 20.12.2007 № 327 наименование муниципального общеобразовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа № 60» изменено на муниципальное общеобразовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа № 60 имени Героя Советского Союза Г.П.Кунавина» [1].
     Приказом начальника органа местного самоуправления «Управление образования города Каменска-Уральского» от 07.10.2011 № 247 муниципальное общеобразовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа № 60 имени Героя Советского Союза Г.П.Кунавина» переименовано в муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа № 60 имени Героя Советского Союза Г.П.Кунавина» [1].
     Учреждение является бюджетным. Предмет деятельности Учреждения: реализация образовательных программ начального общего, основного общего и среднего общего образования.
     Учредитель: орган местного самоуправления «Управление образования города Каменска – Уральского» [1].
     Школы работает по пятидневной рабочей неделе, выходными днями являются суббота и воскресенье [3].
     В настоящее время в штате учреждения 54 высококвалифицированных специалистов, из них 37 человек составляют педагогический персонал, остальные 17 человек, составляют административно-управленческий персонал. 
     Персонал регулярно проходит переаттестацию, медицинские осмотры, техник имеет допуск по электробезопасности.
     Учреждению устанавливаются в соответствии с «ОК 029-2001 (КДЕС Ред. 1). Общероссийский классификатор видов экономической деятельности», действующим до 01.01.2017 г., и «ОК 029-2014 (КДЕС Ред. 2). Общероссийский классификатор видов экономической деятельности», действующим с 01.01.2017, следующие основные виды деятельности:
- начальное общее образование (образование начальное общее); 
- основное общее образование (образование основное общее); 
- среднее (полное) общее образование (образование среднее общее);
- дополнительное образование детей (образование дополнительное детей и взрослых);
- деятельность столовых при предприятиях и учреждениях (деятельность социальных столовых, буфетов или кафетериев (в офисах, больницах, школах, институтах и пр.) на основе льготных цен на питание);
- деятельность детских лагерей на время каникул (предоставление прочих социальных услуг без обеспечения проживания, не включенных в другие группировки) [1].
Реализуемые уровни образования:
- начальное общее образование (нормативный срок освоения 4 года);
- основное общее образование  (нормативный срок освоения 5 лет);
- среднее общее образование   (нормативный срок освоения 2 года);
- дополнительное образование детей и взрослых.
Форма обучения – очная. Нормативный срок обучения – 11 лет [1].
	1.1.1 Организационная структура
     Согласно штатному расписанию в учреждении существует 3 состава работников [2].
1. Руководители. К руководителям относятся такие должности, как:
- директор;
- заместитель директора по учебно-воспитательной работе;
- заместитель директора по правовому воспитанию;
- заместитель директора по воспитательной работе;
- заместитель директора по административно-хозяйственной части.
2. Педагогический состав. В данный состав входят должности:
- учитель;
- педагог дополнительного образования;
- педагог – психолог;
- учитель – логопед.
3. Административно-управленческий персонал. К этой категории относятся следующие должности:
- секретарь;
- специалист по кадрам;
- специалист по охране труда;
- инженер по ИКТ;
- библиотекарь;
- уборщик служебных помещений;
- техник;
- вахтер;
- сторож;
- рабочий по комплексному обслуживанию и ремонту здания [2].
     Руководителем административно-управленческого персонала непосредственно является заместитель директора по административно-хозяйственной части. 
    1.1.2 Учет использования рабочего времени
     Нормы рабочего времени устанавливаются законодательно. Для работников МБОУ «Средняя общеобразовательная школа № 60 имени Героя Советского Союза Г.П.Кунавина» пятидневная рабочая неделя. В соответствии с коллективным договором норма рабочего времени не более 40 часов в неделю. Сокращенная продолжительность рабочего времени для отдельных категорий работников: в возрасте до 16 лет – не более 24 часов в неделю; в возрасте от 16 до 18 лет – не более 35 часов в неделю; занятых на работах с вредными условиями труда – не более 36 часов в неделю; педагогических работников – не более 36 часов в неделю. (ст. 333 ТК РФ). [4]
     Учет использования рабочего времени ведется в табелях учета использования рабочего времени типовой формы. Они необходимы не только для учета использования рабочего времени всех категорий работающих, но и для контроля за соблюдением установленного режима рабочего времени, расчетов по заработной плате и получением данных по отработанному времени. 
     Табель составляется секретарем в двух экземплярах 15 числа каждого месяца. Табель представляет собой именной список всех работников с отметками об использовании рабочего времени напротив каждой фамилии. В табеле отмечается каждый день месяца, том числе все праздничные и выходные дни. Учет рабочего времени ведется в часах.
     В табеле отмечаются также дни, приходящиеся на отпуск, отпуск по учебе, время болезни, прогулы, выходные, праздничные и  прочие неявки. Информацию о количестве дней, приходящихся на отпуск или прогулы, секретарь берет из приказов по кадрам (приказы о предоставлении отпуска работнику, приказы о дисциплинарном нарушении (прогул)). Чтобы заполнить в табеле дни неявок по причине болезни работника, секретарь просматривает журнал регистрации больничных листов, в котором указан период нетрудоспособности. Если работник работал в выходные и праздничные дни, то указывается количество часов, отработанных им в особых условиях. Эти данные берутся из утвержденного графика работ в выходные и праздничные дни. 
     График работ составляется и утверждается директором. В графике указаны следующие данные:
- фамилия, имя, отчество работника;
- должность и табельный номер работника;
- числа, которые приходятся на выходной или праздничный дни;
- часы работы [4].
     Выходные и праздничные дни являются рабочими днями только для сторожей. Все остальные сотрудники в эти дни не работают [3].
     После подготовки секретарем табели передаются на проверку специалисту по кадрам. Проверка табеля заключается в том, что специалист по кадрам проверяет, все ли неявки указал секретарь в табеле. Может быть такая ситуация, что у специалиста по кадрам могут лежать заявления на предоставление отпуска каким-либо работникам, на основании которых еще не были созданы приказы директора о предоставлении отпуска. Или, например, работник только что сдал больничный лист специалисту по кадрам, и эта информация была не известна секретарю, или была допущена ошибка в фамилии работника, или спутан табельный номер. В этих случаях табель возвращается секретарю на доработку. 
     Если кто-либо из сотрудников увольняется по собственному желанию или его увольняет директор, то секретарю придется составлять дополнительный табель на этого работника.
     Специалист по кадрам в период с 15 по 20 число каждого месяца передает табели учета рабочего времени на подпись директору учреждения. Директор может не утвердить табель, если табель был распечатан с искажением текста. В остальных случаях табель всегда утверждается директором, так как перед тем как распечатать табель, окончательный вариант прежде всего согласовывается с ней.
     После утверждения табеля директор передает один экземпляр табеля в центр бухгалтерского и экономического обслуживания учреждений, бухгалтеру, который закреплен за данным учреждением. Бухгалтер в соответствии с табелем начисляет заработную плату за месяц рабочим. Второй экземпляр табеля учета рабочего времени остается в Учреждении и хранится у директора в специально отведенной папке с присвоенным ей индексом дела 05-02 в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
    1.2 Негативные факты, влияющие на учет рабочего времени
     Существует несколько негативных фактов, которые могут повлиять на учет рабочего времени и повлекут за собой временные затраты. 
1) Лист табеля может быть повреждён (разорван, запачкан). В результате этого невозможно будет определить, как у него был зачтен некий рабочий день. 
2) В случае увольнения на сотрудника составляется отдельный табель. Это занимает, опять же, много рабочего времени, так как приходится находить и изучать бумажные архивы, заново проставлять все рабочие часы, дни неявок, поднимать приказы по кадрам, чтобы выяснить по какое именно число сотрудник работает.
3) Очень часто требуется оперативно сделать выборку из табелей, например, сколько ночных смен вышло у сторожа за последние полгода, или выяснить, сколько дней в году уборщик служебных помещений провел на больничном. Вручную это делать практически невозможно, чревато ошибками и к тому же опять отнимет много времени у специалиста по кадрам.
4) Так как табель составляется в один день, то отмечается большая трудоемкость обработки информации потому что для того, чтобы в табеле точно указать дни неявок работника, секретарю приходится  просматривать вручную  все приказы по кадрам, а так же журнал регистрации больничных листов (проверять кто находится на больничном). Поэтому секретарь фактически не в состоянии заниматься другими делами, и их выполнение приостанавливается.
5) Наблюдается невысокая достоверность результатов из-за дублирования информации из приказов в табель. Табель состоит из множества клеточек, поэтому велика вероятность допустить ошибку и поставить неявку на другой день или вообще другому работнику.
6) Заполнение и распечатка табеля производится с помощью программы Microsoft Office Word 2007. 15-го числа каждого месяца секретарь начинает заполнять табель учета рабочего времени. В программе может произойти сбой, заполненная форма табеля может не сохранится или ошибочно  удалится. Технология создания архивных копий и их синхронизации в учреждении не применяется, поэтому при порче данных их восстановление возможно только вручную. Заново вносить все сведения в табель, на это потребуются большие затраты времени . Такие ситуации уже происходили в учреждении 2 раза.
7) Данные для составления табеля учета рабочего времени разбросаны по разным местам. Секретарю, прежде чем начать заполнять табель, сначала необходимо у директора забрать заявления работников на предоставление отпуска, затем взять приказы по кадрам и журнал регистрации больничных листов у специалиста по кадрам. Это все затрудняет работу секретаря, отнимает много времени и ставит его работу в зависимость от других сотрудников.
8) Ошибки в табеле являются серьезным недостатком. В соответствии с неверно заполненным табелем будет неверно начислена заработная плата работнику, а это повлечет за собой административную ответственность и штрафы, как бухгалтеру, так и специалисту по кадрам и директору учреждения. Даже если ошибки будут вовремя замечены, то их придется исправлять, а это опять же требует затрат времени и сил.
     Все вышеперечисленные факты в первую очередь сказываются на работе секретаря и специалиста по кадрам. Им приходится тратить очень много рабочего времени, чтобы  правильно и в срок оформить отчет по учету рабочего времени сотрудников (табель учета рабочего времени), особенно если происходят сбои в работе или появляются ошибки. В связи с этим не выполняется остальная важная, неотложная работа. А за невыполнение своих трудовых обязанностей, они могут быть лишены премии.
     Также влияние негативных фактов может затронуть всех работников учреждения. Все ошибки, связанные с учетом рабочего времени, влекут за собой задержку заработной платы сотрудникам.
     Пострадает и бюджет учреждения. Дополнительно из бюджета будет потрачена большая сумма денег на компенсационные выплаты работникам в связи с задержкой заработной платы, хотя эта сумма могла бы пойти на выплату премии сотрудникам учреждения.
    1.2.1 Обоснование необходимости создания программы  для учета рабочего времени
     Создание программы «Автоматизации  учета рабочего времени административно-управленческого персонала МБОУ «Средней общеобразовательной школы № 60 имени Героя Советского Союза Г.П.Кунавина» необходимо, так как учет использования рабочего времени ведется в табелях учета использования рабочего времени типовой формы. 
     В учреждении отмечается большая трудоемкость обработки информации, невысокая достоверность результатов из-за дублирования информации, несовершенство организации сбора, обработки и выдачи информации о неявках работников. Созданная программа поможет решить эти проблемы.
     Данная программа устанавливается на персональном компьютере секретаря. Доступ к компьютеру секретаря имеют специалист по кадрам, директор и инженер по ИКТ. Пользователь вводит свои данные в базовый запрос, в справочники, что является входной информацией, а компьютер выводит на экран монитора все данные, которые интересуют пользователя и составляет отчет по введенным данным, что является выходной информацией.
     Пользоваться данной программой может любой человек обладающий знаниями работы с персональным компьютером и нуждающемся в ускорении и облегчении составления отчетов предприятия, об использовании рабочего времени и движении численности персонала. 
    1.2.2 Общие сведения о задачах, которые необходимо выполнить, чтобы избежать влияния негативных факторов на учет
     Чтобы избежать влияния негативных факторов необходимо создание автоматизированной системы учета рабочего времени. В созданной системе будет храниться вся информация, необходимая для учета рабочего времени. В любой момент можно будет сделать выборку по любому набору критериев, относящихся к учету рабочего времени. Вся информация о неявках и об отработанном количестве времени также будет храниться в системе, ею в любой момент можно будет воспользоваться. Следовательно, не будет ошибок в отчетах. Табель учета рабочего времени будет сдан вовремя, а значит заработная плата будет выплачиваться работникам без задержки.
    1.3 Обоснование проектных решений по автоматизированному решению информационных задач 
     Одна из поставленных задач – это анализ предметной области. Поэтому  проанализируем, каким образом организована деятельность по учету рабочего времени в учреждении.
 	1.3.1 Обоснование выбора задач входящих в комплекс
     На основе проведенного выше анализа для автоматизации были выбраны следующие задачи:
1) ведение справочной информации по сотрудникам;
2) обработка информации о неявках работника;
3) учет рабочего времени.
     Вышеописанные задачи представляют собой единый комплекс задач, автоматизирующих работу учета рабочего времени сотрудников, связанных между собой единой информационной базой.
     Реализация данного комплекса задач позволит:
- создать единую базу, содержащую информацию о неявках и об отработанном  времени сотрудника;
- сократить время поиска соответствующей информации;
- снизить временные затраты на обработку информации;
- получать актуальную информацию о количестве отработанного времени сотрудником;
- формировать отчет (составить табель по учету рабочего времени) без ошибок.
    1.3.2 Обоснование проектных решений по технологии сбора, обработки и выдачи информации
     Вся информация в базу вводится вручную, так как этот способ наиболее прост для реализации.  Данные для ввода информации в базу данных берутся из печатных источников информации – личные карточки работников  по форме Т-2, больничный лист, приказы по кадрам, штатное расписание.
     Ввод данных в базу осуществляется сотрудниками через экранные формы. Критерии выбора метода сбора информации, представлены в таблице 1.
Таблица 1 – Критерии выбора способа сбора информации
Критерии
Ручной
(по шкале 1-5)
1-наименее подходящий
5-наиболее подходящий
Автоматический
(по шкале 1-5)
1-наименее подходящий
5-наиболее подходящий
Полуавтоматический
(по шкале 1-5)
1-наименее подходящий
5-наиболее подходящий
Возможность реализации
5
1
2
Достоверность и надежность
4
4
4
Итого
9
5
6
     Обработка и выдача информации выполняется с помощью запросов.
     Выдача информации осуществляется в электронной форме – экранные формы, и печатной – отчеты. Данные могут отражаться на экране в виде таблиц, отчетов или печатных форм.
    1.3.3 Обоснование проектных решений по аппаратно-программному обеспечению комплекса задач
Таблица 3 – Критерии выбора операционной системы
Критерии
Windows
(по шкале 1-5)
1-наименее подходящая
5-наиболее подходящая
Linux
(по шкале 1-5)
1-наименее подходящая
5-наиболее подходящая
Удобство в обращении
5
3
Наличие в учреждении
5
1
Итого
10
4
     Windows является единственной операционной системой в учреждении. С этой системой знакомы все сотрудники школы и на ее приобретение не придется затрачивать дополнительных денежных средств. 
     А также в учреждении уже установлен лицензионный пакет Microsoft Office 2007 и успешно работает, поэтому не потребуются лишние расходы на выбор и покупку другого программного обеспечения.
     Для разработки базы даны и интерфейса был выбран продукт корпорации Microsoft  «Microsoft Office Access 2007». Программа способна выполнять все требуемые функции учета – от ведения справочников и ввода первичных документов, до получения различных ведомостей и аналитических отчетов и документов. 
     Отбор проходил по следующим критериям. Критерии представлены в таблице 4.
Таблица 4 – Критерии отбора среды программирования
Критерии
1С: Предприятие
(по шкале 1-5)
1-наименее подходящий
5-наиболее подходящий
Access
(по шкале 1-5)
1-наименее подходящий
5-наиболее подходящий
Функциональность (база данных, интерфейс и  возможность работы с документами в одной программе)
5
3
Продолжение таблицы 4
Удобство использования
5
5
Наличие в учреждении
1
5
Итого
11
13
     Таким образом, наиболее подходящей программой для разработки прикладного программного решения является Microsoft Office Access.

    2 ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ ВЫПУСКНОЙ КВАЛИФИКАЦИОННОЙ РАБОТЫ
     Одним из ключевых моментов автоматизации информационных процессов организации является всестороннее изучение объектов автоматизации, их свойств, взаимоотношений между этими объектами и представление полученной информации в виде информационной модели данных.
    2.1 Информационное обеспечение задачи
     Автоматизированная система учета рабочего времени административно-управленческого персонала дает возможность пользователю системы вносить, удалять и редактировать информацию о сотрудниках необходимую для учета рабочего времени, оперативно запрашивать всю необходимую информацию о неявках рабочих, составлять табель учета рабочего времени.
    2.1.1 Информационная модель и ее описание
     Информационная модель данных отражает, какая информация и какие документы поступают в систему и выходят из нее. 
     Типичной формой документирования информационной модели предметной области являются диаграммы «сущность-связь» (ER-диаграммы). ER-диаграмма позволяет графически представить все элементы информационной модели согласно простым, но строго определенным правилам – нотациям. Нотация IDEF1X используется для моделирования реляционных баз данных и позволяет разрабатывать концептуальную модель предметной области системы баз данных в форме одной или нескольких ER-диаграмм, эквивалентных отношениям в третьей нормальной форме.
     Для описания модели данных использовалась нотация IDEF1X с использованием CASE-средства моделирования ERwin Data Modeler 7.
     Модель данных представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 – Модель данных
     Описание сущностей процесса учета рабочего времени представлены в таблице 5.
Таблица 5 – Основные сущности процесса
Сущность
Описание сущности
Сотрудник
Содержит информацию о сотруднике, а именно, его должность, домашний адрес, дата рождения, стаж работы.
Должность
Содержит наименование должности
Вид приказа по кадрам
Содержит код и название приказа
Приказы по кадрам
Содержит информацию о приказе. Дата составления приказа, код и номер приказа, ФИО  и табельный номер сотрудника на которого составлен приказ.
Учет неявок
Хранит информацию по всем неявкам каждого сотрудника
Неявки
Содержит вид неявки

Продолжение таблицы 5
Журнал учета больничных листов
Содержит информацию по больничным листам сотрудников: ФИО сотрудника, номер больничного, период нетрудоспособности.
Табель
Содержит учет рабочего времени по каждому сотруднику, количество явок и неявок.

    2.1.2 Характеристика нормативно-справочной информации
     Нормативно-справочная информация в автоматизированных информационных системах – это часть всей вводной информации, необходимой для организации работы процессов. В состав нормативно-справочной информации входят словари, справочники и классификаторы, перечисления, данные которые используются при формировании текущих документов.
     Учет рабочего времени сотрудников в учреждении, регламентируется следующими нормативными документами:
- документы Федерального уровня: Трудовой кодекс РФ;
- локальные акты внутри организации: Устав учреждения, коллективный договор, должностные инструкции.
     В программе используется следующая нормативно-справочная информация:
- информация о сотрудниках (табельный номер, ФИО, должность, дата рождения, домашний адрес, код должности, общий стаж работы, номер ИНН и СНИЛС);
- информация о больничных листах (Табельный номер и ФИО сотрудника который находился на больничном, номер больничного листа, дата выдачи больничного листа, период нетрудоспособности);
- информация по кадровым приказам (Номер приказа, дата составления  приказа, табельный номер сотрудника, на которого составлен приказ, код приказа и дата, с какого по какое число предоставлялся к примеру, административный отпуск);
- информация по неявкам (указывается код, вид неявок, дата неявки, ФИО и должность сотрудника, у которого были неявки).
     Вся данная нормативно-справочная информация хранится в соответствующих таблицах базы данных. Эта информация необходима для составления табеля учета рабочего времени, для оперативного запроса всех неявок по определенному сотруднику или если необходимо узнать сколько раз в год был сотрудник на больничном. В созданной базе данных хранятся следующие таблицы (справочников):
- вид приказа по кадрам;
- приказы по кадрам;
- должность;
- сотрудник;
- неявки;
- учет неявок;
- журнал учета больничных листов;
- табель.
2.1.3 Характеристика входной информации
     Входной информацией для системы является график работ сторожей и вахтеров, приказы по кадрам и журнал учета больничных листов, предназначены для составления табеля учета рабочего времени.
     Для составления приказа по кадрам необходима информация от сотрудника, на какие дни ему необходимо предоставить административный, ученический или очередной ежегодный отпуск. Наиболее удобной формой получения данной информации является документ «Заявление», заполняемый сотрудником в бумажном виде.
     Для заполнения журнала учета больничных листов, необходима информация о нетрудоспособности рабочего. Формой получения данной информации является больничный лист, выданный работнику на руки.
    2.1.4 Характеристика результатной информации
     Результатом работы автоматизированной системы является учет рабочего времени административно-управленческого персонала. 
     Выходными документами в результате обработки в автоматизированной системе являются: 
- отчет по всем неявкам всех сотрудников учреждения;
- табель учета рабочего времени.
2.2 Требования к программному средству
     Автоматизированная система учета рабочего времени разрабатывается для работы на персональном компьютере с операционной системой Windows 7 Professional.
     К структуре и функционированию системы предъявляются следующие  требования:
- система должна включать базу данных для хранения данных необходимых для учета;
- программа должна обеспечить возможность доступа пользователю ко всем данным, которые хранятся в базе, в любой момент времени;
- база данных должна иметь пароль, чтобы защитить доступ к информации, которая будет хранится в базе данных;
- автоматизированная система должна позволять оператору самому вносить необходимую новую информацию, для последующей обработки и создания запросов или отчетов, а также править исходную информацию, которая хранится в базе данных;
- при входе в базу данных, пользователь должен попадать на главную форму с которой начинается вся работа;
- на главную форму должны быть выведены кнопки,  на которые при нажатии можно открыть информацию о сотруднике (его ФИО, контактные данные, табельный номер и т.п.), узнать когда был в отпуске тот или иной сотрудник, узнать номер ИНН и СНИЛС сотрудника, вывести итог по всем неявкам того или иного сотрудника и т.д.
     К персоналу предъявляются требования:
- численность персонала, принимающего прямое участие в процессе обработке информации, определяется количеством сотрудников, обеспечивающих учет рабочего времени административно-управленческого персонала;
- работать с системой может персонал, который обладает уровнем использования компьютера не ниже уровня «Пользователь»;
-  для сопровождения и обслуживания базы данных будет необходим администратор (инженер по ИКТ).
     Для обеспечения надежного функционирования системы должны выполняться следующие требования:
- система должна быть стабильна в работе;
- необходимо, чтобы на персональный компьютер, на который будет установлена система, было установлено антивирусное программное обеспечение;
- персональный компьютер, на который будет установлена система, должен иметь бесперебойное питание;
- система должна уведомлять пользователя об ошибках, возникающих в процессе работы с системой.
     К работе с автоматизированной системой может быть допущен только сотрудник учреждения, обладающий знаниями и навыками для работы с системой.
2.3 Технологическое обеспечение
     Для того, чтобы в автоматизированной системе создать справочники, в которых хранится  информация для дальнейшей обработки, создания запросов и отчетов, необходимо собрать всю первичную информацию. Информация собирается из различных источников. К первичной информации относятся следующие документы:
- личная карточка сотрудника по форме Т-2;
- больничный лист;
- заявления сотрудников, написанные на имя директора, с просьбой предоставления им административного или очередного отпуска;
- объяснительные сотрудников, в связи с прогулом;
- справка-вызов из образовательной организации, она является основанием для предоставления сотруднику ученического отпуска;
- приказы по кадрам;
- штатное расписание.
     Вся первичная информация хранится у специалиста по кадрам. Но бывают случаи, когда информация может находиться у директора или секретаря, например, если специалист по кадрам отсутствовал на рабочем месте, и заявление или больничный лист сотрудник передал секретарю или директору. 
     Все данные, которые занесены в справочник «Сотрудник» были взяты из личной карточки сотрудников по форме Т-2. 
    2.4  Описание программного решения автоматизации учета рабочего времени
     Рассмотрим созданную базу данных для учета рабочего времени административно-управленческого персонала МБОУ «Средняя общеобразовательная школа № 60 имени Героя Советского Союза Г.П.Кунавина».
     Данная база данных установлена на персональный компьютер специалиста по кадрам. Пользователями базы данных, помимо специалиста по кадрам, являются директор и секретарь. 
     Вся работа в базе данных начинается с открытия программы и ввода пароля. Пароль установлен, чтобы защитить информацию, которая хранится в базе данных. Окно для входа в базу данных представлено на рисунке 3.

     Рисунок 3 – Окно входа в базу данных
     После успешного ввода пароля, пользователь попадает на главную форму базы данных, с которой будет непосредственно работать. Изображение формы (рабочее окно) представлено на рисунке 4.

Рисунок 4 – Главная форма (рабочее окно) базы данных
     Для того чтобы пользователь каждый раз когда заходит в базу данных,  автоматически попадал на главную форму, был создан макрос, который называется AutoExec. 
     Главная форма содержит название автоматизированной системы, текущую дату и время. Для удобства пользователя дополнительно был добавлен календарь, он необходим в первую очередь при заполнении табеля, чтобы верно проставить выходные дни и количество дней в месяце. Так же в любой момент, если это потребуется, можно перейти на любой месяц и год в календаре. 
     Главное рабочее окно содержит  пять разделов.
1) Журнал регистрации больничных листов. Если пользователь нажмет на кнопку Открыть журнал регистрации больничных листов, то перед ним появится окно с формой для просмотра заполненного журнал учета всех больничных листов. Форма журнала учета больничных листов представлена на рисунке 5. На форму дополнительно добавила время и дату и кнопку для закрытия формы.

Рисунок 5 – Журнал учета больничных листов
     Так же в этом разделе есть кнопка Заполнить журнал. При нажатии на нее пользователь попадает в справочник «Журнал учета больничных листов», рисунок 6, где сможет зарегистрировать больничный лист, который только что ему сдал сотрудник.

Рисунок 6 – С.......................