Сущностная характеристика службы делопроизводства

     СОДЕРЖАНИЕ
     
ВВЕДЕНИЕ
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ НА ПРЕДПРИЯТИИ
1.1 Сущностная характеристика службы делопроизводства
1.2 Особенности организации делопроизводственной службы на предприятиях
2  ПРОЕКТИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ НА ПРЕДПРИЯТИИ
2.1 Разработать функциональную структуру взаимосвязи службы делопроизводства на предприятии
2.2 Спроектировать эффективную организацию делопроизводственной службы предприятия
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ


     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     

     
     
     ВВЕДЕНИЕ
     
     По своей сущности «делопроизводство» представляет деятельность по организации работы с документами, которая включает также вопросы документирования, что в большей степени является деятельностью аппарата управления. В Российской Федерации данный вид деятельности регламентируется ГОСТом Р 7.0.8-2013. 
     Работник по делопроизводственной службе должен разбираться помимо своей сферы так же и в архивном деле, так как документ необходимо не только зарегистрировать, но и правильно хранить и утилизировать. Нарушение таких процедур может обеспечить серьезные проблемы.
     Так как документы являются важной частью организации, именно они обеспечивают реализацию функций управления, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели. В связи с этим, от того как налажена работа с документами, во многом зависят качество и оперативность принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.
     Значение службы делопроизводства как одной из сфер деятельности управления прежде всего определяет - его универсальность. 
     Актуальность исследования темы курсового проекта заключается в том, что традиционные печатные, машинописные, рукописные документы составляют основу информационной сферы любого предприятия, организации, фирмы. Информация, которую они содержат, может быть использована (зафиксирована, обработана, классифицирована, передана) только в результате осуществления ряда делопроизводственных операций. Следовательно, все делопроизводственные операции занимают значительную долю в общем объеме управленческого труда. На работу с документами работники тратят 20-60% рабочего времени, а в некоторых учреждениях - до 80%.
     Организация делопроизводства влияет на экономичность, оперативность, а также надежность функционирования аппарата управления, организацию и культуру труда работников управления. 
     При рационально организованном процессе службы делопроизводства  специалисты и руководители освобождаются от несвойственных для них операций. Вследствие этого повышается эффективность труда, сокращаются расходы, связанные с функционированием аппарата управления.
     Кроме того, служба делопроизводства, обеспечивая контроль за исполнением документов и принятых решений, способствует укреплению государственной и исполнительной дисциплины. От правильной организации службы делопроизводства зависит полнота комплектования Национального архивного фонда. Состояние архивного дела в стране также в значительной мере зависит от методики и практики делопроизводства. 
     Основной целью делопроизводственной службы является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. 
     Цель курсового проекта состоит в проектировании рациональной организации службы делопроизводства на предприятии.
     На основе данной цели, можно выделить ряд задач курсового проекта:
     - теоретически рассмотреть основы организации делопроизводственной службы на предприятии, в том числе сущность службы делопроизводства, а также особенности организации делопроизводственной службы на предприятии;
     - спроектировать рациональную организацию службы делопроизводства на предприятии.
     Объектом курсового проекта является служба делопроизводства на предприятии. 
     Предметом курсового проекта является – рациональная организация делопроизводственной службы на предприятии.
     В структуру курсового проекта входят: введение, два раздела, заключение, список литературы.
     В первом разделе раскрываются теоретические основы организации делопроизводственной службы на предприятии, а также сущность службы делопроизводства.
     Во втором разделе проводится разработка функциональной структуры взаимосвязи службы делопроизводства на предприятии, проектирование эффективной организации делопроизводственной службы предприятия. 
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ НА ПРЕДПРИЯТИИ
     
1.1 Сущностная характеристика службы делопроизводства 

     Содержание вида деятельности, которое обычно мы называем делопроизводством, может быть представлено тремя составляющими: 
     - документирование сведений (данных, сообщений) о событиях, фактах, явлениях частной и социальной жизни людей; 
     - технология и организация работы с документами в учреждении, на предприятии, фирме, именуемые термином «документооборот»; 
     - хранение документов после завершения работы с ними как особая сфера деятельности, обозначающаяся термином «архивное дело». 
     Такое понимание о делопроизводстве сложилось не сразу, оно формировалось довольно-таки долгое время, без преувеличения, на протяжении столетий. Становление делопроизводства в России от стихийного зарождения деловой переписки до происхождения той или другой системы работы с документами историки, ученые-документоведы тесно связывают с преобразованиями в направлении государственного устройства, реформирования аппарата управления страной, отраслями деятельности людей, нуждающихся в документационных результатов своей деятельности.
     Термин «делопроизводство» появился несколько веков назад (приблизительно в XVII веке) и изначально  обозначал процесс решения (производства) дела. Любое дело заканчивается таким решением, которое необходимо закрепить в виде документа. 
     Надлежащее  оформление, правильная организация  работы с документами в учреждениях, организациях, на предприятиях, фирмах, обеспечение хранения архивных документов – обязательные условия, которые обеспечивают правопорядок и законность в обществе, защиту и стабильность интересов общества, прав и свобод граждан, наконец, нормальную деятельность государства. 
     От организации службы делопроизводства зависят надежность оперативность, экономичность управленческого труда, культура работы, возможность использования в будущем информации, зарегистрированной в документах. Вот почему государство регулирует данную отрасль деятельности, издавая соответствующие нормативно-правовые акты и методические документы (указания, рекомендации).
     Делопроизводственная служба как отрасль деятельности обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами.
     Делопроизводственная служба  включает:
     - обеспечение своевременного и корректного создания документов (документирование);
     - организацию работы с документами, которая направлена на создание в рамках отдельной организации системы норм, обеспечивающая движение документов в аппарате управления, их применение в справочных целях;
     - выполнение определенного цикла операций с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль);
     - хранение, систематизацию, подготовку документов длительных сроков хранения для сдачи в архив, уничтожение документов с истекшими сроками хранения. Современное делопроизводство представляет собой не набор технических операций, производимых с документами, а систему информационного обеспечения управленческого аппарата.
     Сущность делопроизводства можно выявить в определении  этого термина, установленного государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утверждено постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28). 
          Согласно указанному государственному стандарту:
     - делопроизводство (документационное обеспечение управления) – это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами;
     - документ – зафиксированная информация на материальном носителе с реквизитами, позволяющие ее идентифицировать;
     - официальный документ – документ, созданный физическим или юридическим лицом, удостоверенный и оформленный в установленном порядке.
     Понятие «делопроизводство» базируется на понятии документирование, которое представляет собой сам  процесс создания документа или  запись информации на различных носителях по установленным правилам.
          В составе документирования выделяют две составляющие:
          - документирование по общим вопросам (основной и оперативной деятельности);
          - документирование специальных сторон управленческой деятельности.
     Документирование может осуществляться на естественном языке (текстовые документы, содержащие речевую информацию, закрепленную любым типом письма либо звукозаписи) и искусственных языках (документы на машинных носителях, обеспечивающие обработку информации различными типами ЭВМ).
     Средствами  документирования являются орудия и  приспособления, используемые человеком  для создания документов (ручки, пишущие  машинки, магнитофоны, фото-, кино-, видео- и компьютерная техника).
     В зависимости  от вида используемых средств документирования классифицируются и способы документирования.
     Система документирования представляет собой совокупность процессов  по созданию и обработке всех документов, создаваемых на предприятии.
     Процесс управления включает следующие основные типовые  документируемые операции:
          - сбор и обработку документной информации;
          - подготовку решения;
          - принятие и документирование решения;
          - доведение решения до исполнителей;
          - исполнение решения;
          - контроль исполнения;
          - сбор информации об исполнении;
          - передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям;
     - хранение и поиск информации.
     Документирование  предполагает соблюдение установленных  правил и норм фиксирования информации для каждого конкретного типа документа. Это обеспечивает придание данному документу юридической силы.
     Юридическая сила документа представляет собой свойство официального документа, придаваемое  ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа и  установленным порядком оформления. Она обеспечивается установленным  для каждой разновидности документов обязательным комплексом реквизитов.
     Если документ не имеет юридической силы, то, следовательно, такой же характер имеет и коммерческая операция, оформленная посредством  этого документа. Дополнительную юридическую силу документам придают с помощью: утверждения; согласования (в соответствии с требованиями нормативных актов и правил оформления); заверения гербовой (фирменной) печатью в установленном порядке.
     Работа с документами управленческого характера начинается с выбора вида документа, который соответствует данной ситуации и компетенции предприятия. Вид документа устанавливает требования к изъяснению и форме документа.
     Главными требованиями являются:
     - употребление официально-делового стиля;
     - соблюдение требований ГОСТ, УСД, нормативных документов;
     - актуальность излагаемой информации. Она складывается из следующих понятий: адресность, тематическая ограниченность, достоверность, объективность, аргументированность, точность, исключение повторов, лаконичность и обстоятельность одновременно;
     - требования по соблюдению грамматических правил используемого языка и стилистических особенностей деловой речи (терминология, использование сокращений, языковых формул; падежи существительных и прилагательных; формы глаголов; виды и построение предложений, формы обращения, использование числительных, синтаксические особенности).
     Результатом документирования является документ. Согласно ГОСТ документ определен как объект материальный с информацией, которая закреплена созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Документ может быть создан с помощью письма, рисунка, фотографии, кино, звукозаписи и др. Закрепив информацию, документ гарантирует ее хранение, накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
     Организационно-правовые документы определяют статус предприятий, порядок их работы. Они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой. Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности организаций, предприятий, фирм это функция формирования системы и процессов управления, которая включает: 
     - создание организации, в том числе выбор ее организационно-правовой формы; 
     - установление ее структуры; 
     - определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей — руководителей, специалистов, технических исполнителей; 
     - регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;
     - формирование совещательных органов управления; • регламентацию деятельности аппарата управления; 
     - лицензирование деятельности (в необходимых случаях); 
     - установление режима работы и системы охраны; 
     - организацию труда работников и оценку их труда; 
     - реорганизацию; 
     - ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.
     Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении соответствующего комплекса организационных документов. Цель разработки организационно-правовых документов — рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками. 
     К организационным документам относятся: 
     - устав организации или положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах;
     - регламент работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации; 
     - должностные инструкции работникам. 
     Организационно-правовые документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организаций, предприятий, фирм. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на то органом — вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (собранием акционеров, советом директоров). 
     Организационно-правовые документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).
     Нормативно-методическую базу делопроизводства составляет совокупность законов, нормативных правовых актов  и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в  текущей деятельности учреждения, а также работу службы делопроизводства, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение.
     Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:
     - законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
     - указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;
     - правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
     - правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
     - правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
     - государственные стандарты на документацию;
     - унифицированные системы документации;
     - общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
     - Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ), содержащую основные требования к документам и службам документационного обеспечения; 
     - нормативные документы по организации и охране управленческого труда; 
     - нормативные документы по организации текущего и архивного хранения документов.
     Ответственность за правильную организацию делопроизводства в стране возложена на Росархив.
     1.2 Особенности организации делопроизводственной службы на предприятиях
     Одной из основных функций делопроизводственной службы является контроль своевременности и качества исполнения документов. 
     Контроль осуществляют также руководители и ответственные исполнители. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) контролирует исполнение организационно-распорядительной документации (ОРД). 
     Документы других систем контролируются в соответствующих структурных подразделениях. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с момента подписания (утверждения) документа. Срок исполнения документа может быть типовым или индивидуальным. 
     Типовые сроки исполнения документов устанавливаются нормативными актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.
     Индивидуальные сроки исполнения документов устанавливаются руководителем организации. Конечная дата исполнения указывается или в тексте, или в резолюции руководителя. 
     Контроль исполнения включает: 
     - постановку документа на контроль; 
     - проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
     - проверку и регулирование хода исполнения; 
     - учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. 
     Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям или должностным лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Вся работа по контролю исполнения должна быть поставлена так, чтобы руководители и сотрудники организации в значительной степени освобождались от операций по документационному обслуживанию.
     Для документационного  обеспечения  работы  любой организации,  предприятия,  фирмы  в рамках  организационной  структуры  управления  предусматривается  делопроизводственная служба. 
     В  нормативных  документах  службу  делопроизводства  в  настоящее  время  принято называть службой документационного обеспечения управления (ДОУ).
     Основой построения делопроизводственной службы является принятая в организации форма работы с документами - централизованная, децентрализованная или смешанная форма:
     - централизованная форма применяется на предприятиях с большим документооборотом. Она предполагает выполнение всех операций с документами в одном структурном подразделении, например канцелярии (в общем отделе). Централизованная форма типична и для предприятий с очень малым документооборотом, в которых все работы с документами выполняют секретари. Эта форма документального «обслуживания» наиболее перспективна, хотя и требует комплексной автоматизации всех операций;
     - децентрализованная форма предполагает  рассредоточение  делопроизводственных  операций  между  структурными подразделениями организации;
     - при  смешанной  форме  часть  операций  выполняют централизованно  (прием,  регистрацию,  контроль,  размножение  документов),  а  часть - децентрализованно  (справочно-информационное  обслуживание,  хранение  документов, формирование дел). В большинстве  учреждений используют смешанную форму.
     Выбранная форма делопроизводства закрепляется в положении о службе делопроизводства и в инструкции по делопроизводству. В зависимости от объема работ служба ДОУ может включать несколько подразделений: 
     - секретариат (или несколько, если свои секретариаты имеют заместители руководителей  организации); 
     - экспедицию (здесь, выделяют группы по первичной обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и др.);  
     - бюро учетно-справочной работы (в нем выделяют группы регистрации, информационного обслуживания); 
     - отдел бюро контроля; 
     - отдел бюро писем и приема граждан; 
     - группа печати и размножения документов; 
     - группа диктофонисток; 
     - архив и др.
     Делопроизводство состоит  из двух неразрывно связанных компонентов:
     - документирования;
     - организации работы с документами.
     В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает прежде всего создание документов или документирование, то есть запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах.
     Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. 
     При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую  силу документа.
     В современном делопроизводстве сочетается работа с бумажными документами и с документами, представленными в электронной форме. Электронные документы после вывода на печать становятся бумажными. Любой документ на бумажном носителе с помощью сканера перевоплощается в электронный, сохраняя все свои реквизиты. Документ, набранный на компьютере, с помощью факс-модема может быть принят на любом факсе в бумажном виде.
     В обществе документы  являются основными носителями информации, при этом любой документ, создаваемый  в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
     Организация работы с  документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.
     Эффективная организация  работы с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.
     На предприятии должен быть установлен единый порядок составления  документов и работы с ними. Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопроизводства, которая представляет собой совокупность общеизвестных принципов обработки документов и приемов в работе с документами конкретного предприятия.
     Система делопроизводства предприятий формируется под влиянием следующих факторов:
     - используемой нормативно-методической базы делопроизводства;
     - сложившихся национальных традиций работы с документами;
     - установленных руководством предприятия (отрасли) правил работы с документами;
     - квалификации делопроизводственной службы предприятия.
     Организация работы с  документами и правила документирования должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству. Руководитель предприятия  несет персональную ответственность  за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами на предприятии. В структурных подразделениях назначаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства.
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     2 ПРОЕКТИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ НА ПРЕДПРИЯТИИ
     
     2.1 Разработать функциональную структуру взаимосвязи службы делопроизводства на предприятии
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     2.2 Спроектировать эффективную организацию делопроизводственной службы предприятия
     
     Важным вопросом при постановке делопроизводства в организации является определение структуры службы документационного обеспечения управления (ДОУ), ее должностного и численного состава. 
     Структура службы документационного обеспечения управления зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующим образом
      
     Руководитель организации  обеспечивает стабильность и надежность. Он ежедневно планирует графики работы для сотрудников . Обеспечивает условия труда . Руководитель является лидером для работников  за которых он отвечает. Занимается записью фактических результатов и сверкой графиков, проверкой хода работы .
     Основная задача канцелярии – обеспечение четкой организации работы с документами. Для осуществления указанной задачи на канцелярию возлагаются следующие функции: 
     - обеспечивает своевременное рассмотрение входящей, исходящей и внутренней документации;
     - организует работу заседаний при руководстве организации а также контроль за выполнением принятых ими решений; 
     - осуществляет систематический контроль за своевременным исполнением документов; 
     - оформляет и рассылает распорядительные документы, ведёт контроль за правильным и своевременным составлением и оформлением документов, формированием их в дела, рациональной организацией переписки; 
     - осуществляет прием, регистрацию, хранение, учет, доставку по подразделениям и рассылку поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, а также подготавливает дела к сдаче на государственное хранение;
     - занимается организацией приема руководителем посетителей по личным вопросам.
     Секретариат – подразделение канцелярии, предназначенное для обслуживания руководства организации. Секретариат (секретарь-референт, секретарь руководителя организации, секретари заместителей руководителя организации) выполняет следующие основные функции: 
     - рассматривает и подготавливает к докладу руководству организации поступающую корреспонденцию; 
     - подготавливает по указанию руководителя организации проекты отдельных приказов, писем, справок и других документов и согласовывает их со структурными подразделениями; 
     - осуществляет анализ справок и докладов структурных подразделений и дает заключения и предложения по ним; 
     - следит за правильностью составления и оформления документов, проверяет качество подготовки документов, представляемых на подпись руководству организации; 
     - обеспечивает подготовку соответствующих материалов к совещаниям, созываемым руководством организации; производит оформление протоколов заседаний, рассылку протоколов и выписок из них, контролирует исполнение принятых решений; 
     - составляет сводную номенклатуру дел организации и представляет ее руководству на утверждение; 
     - осуществляет бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т. д.).
     Экспедиция – подразделение, осуществляющее прием и отправку поступающей по почте и курьерской связи корреспонденции. Экспедиция выполняет: 
     - прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям организации; 
     - доставку документов в структурные подразделения; 
     - обработку и отсылку отправляемых документов; количественный учет документооборота; 
     - осуществляет учет и регистрацию документов, ведет контроль за оформлением исходящих и внутренних документов (в отношении визирования, согласования, соответствия действующим требованиям); 
     - осуществляет формирование и ведение справочно-информационного массива; 
     - осуществляет учет документов «для служебного пользования» и с грифом «конфиденциально», находящихся в структурных; 
     - производит оформление и рассылку распорядительных документов по указанию начальника канцелярии; 
     - составляет номенклатуру дел канцелярии, формирует дела в соответствии с номенклатурой, подготавливает дела к сдаче их в архив организации.
     Подразделение по контролю исполнения :
     - осуществляет контроль за своевременным исполнением документов;
     - информирует руководство организации о ходе исполнения документов;
     - осуществляет контроль за сроками исполнения структурными подразделениями поручений руководства организации;
     - анализирует контроль исполнения документов и подготавливает соответствующие справки для руководства.
     Группа (исполнитель) по учету писем, жалоб и предложений граждан:
     - осуществляет прием и регистрацию заявлений, предложений и жалоб граждан; 
     - готовит на рассмотрение руководству организации полученную корреспонденцию по наиболее важным вопросам; 
     - направляет корреспонденцию в структурные подразделения на исполнение; 
     - осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения писем, извещает граждан о результатах их рассмотрения руководством; 
     - обобщает материалы по рассмотрению писем граждан, разрабатывает и представляет руководству предложения по устранению имеющихся недостатков; 
     - организует прием граждан руководством организации.
     
     Подразделение (группа) по регистрации и учету документов:
     - регистрирует поступающие, отправляемые и внутренние документы;
     - осуществляет введение информационно-справочной работы по документам организации;
     - осуществляет подготовку документов для представления на рассмотрение руководства;
     - ведет контроль за правильностью оформления документов;
     - формирует дела;
     - осуществляет подготовку дел к передаче  на хранение в архив организации.  
     Подразделение по изготовлению документов: 
     - осуществляет работу по перепечатке служебных документов для всех структурных подразделений; 
     - производит стенографирование выступлений участников заседаний и совещаний с последующей расшифровкой и распечаткой текста.
     Отдел совершенствования делопроизводства:
     - осуществляет разработку инструктивных и методических документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству , должностные инструкции  работников и др.);
     - разрабатывает и корректирует номенклатуру дел организации;
     - консультирует работников организации по вопросам работы с документами;
     - осуществляет методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в подразделениях  и подведомственных организациях;
     - проводит работы по унификации документов , разрабатывает табеля и альбомы форм документов, применяемых в деятельности организации;
     - осуществляет организацию повышения квалификации работников , проводит семинары по службе делопроизводства;
     - разрабатывает предложения по применению средств организационной и компьютерной техники в службе делопроизводства ;
     - осуществляет постановку задач автоматизации делопроизводственной службы.
     Копировально-множительное бюро:
     - выполняет копирование и тиражирование документов; 
     - подготавливает, брошюрует рекламную продукцию.
     Протокольная группа:
     - разрабатывает планы работ коллегиальных органов;
     - оформляет и рассылает документы для рассмотрения на заседании коллегиального органа;
     - подготавливает и проводит коллегиальные мероприятия ( заседания, совещания);
     - осуществляет ведение и оформление  стенограмм, протоколов заседаний коллегиальных органов в форме распорядительных  документов;
     - осуществляет рассылку копий протоколов заинтересованным учреждениям и лицам;
     - оформляет решения коллегиальных органов в форме распорядительных документов;
     - осуществляет контроль за исполнением решений коллегиальных органов;
     - оформляет выписки из протоколов и др.
     Редакционная группа:
     - редактирует документы издаваемые в организации;
     - осуществляет корректорскую правку;
     - подготавливает проекты документов для рассмотрения руководством , для издания и опубликования.
     Приёмная (может быть структурной частью подразделения по работе с обращениями граждан)
     - осуществляет организацию приема посетителей руководством организации;
     - осуществляет составление плана работы приемной;
     - ведет учетную документацию по личному приему граждан;
     - занимается организацией исполнения документов , полученных при личном приёме;
     - осуществляет обобщение результатов приема посетителей;
     - подготавливает предложения по совершенствованию работы приемной.
     Архив (организации): 
     - производит прием, учет, хранение и использование дел; 
     - осуществляет ведение списков организаций и (или) структурных подразделений организации источников комплектования архива;
     -  создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
     - осуществляет проведение экспертизы ценности и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение; 
     - оказывает методическую помощь в оформлении дел, подлежащих сдаче в архив; 
     - участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
     - участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления; 
     - осуществляет контроль за правильностью составления номенклатуры дел в структурных подразделениях организации; 
     - осуществляет контроль за правильным формированием, хранением и использованием дел в структурных подразделениях; 
     - подготавливает дела к передаче на хранение в государственный архив. 
     
     
     
.......................