Исследование деятельности службы делопроизводства

РОССИЙСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  СОЦИАЛЬНЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ
Факультет управления
Кафедра управления персоналом и кадровой политики




ВЫПУСКНАЯ  КВАЛИФИКАЦИОННАЯ  РАБОТА



«ИССЛЕДОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА (на примере ООО  ПМК "Базис")»


Студента 4 курса 
заочного отделения
Вьюшкиной А.А.



Направление подготовки 
46.03.02  «Документоведение и 
архивоведение» 





Научный руководитель
к.фил.н., доцент
Е.В. Лосинская
____________________
Допустить к защите на ГАК
Зав. кафедрой
____________ А.В. Мельничук
_____ _________ 2016 г.


Москва 2016

Содержание
Введение.................................................................................................................3
Глава 1. Теоретико-методологические основы делопроизводства в деятельности организации.................................................................................10
1.1. Понятие, сущность,  значение и виды  делопроизводства.........................10
1.2. Место службы делопроизводства в структуре организации, 
нормативно-правовая база ее деятельности........................................................18
Глава 2. Анализ организации работы с документами в ООО ПМК «Базис»...................................................................................................................25
2.1. История, задачи, миссия и структура организации.....................................25
2.2. Составление и оформление организационных, распорядительных и информационно-справочных документов...........................................................26 
2.3. Организация документооборота и текущего хранения документов ........50
Глава 3. Предложения по совершенствованию делопроизводства в ООО ПМК «Базис»........................................................................................................69
3.1. Разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления организации...............................................................69
3.2. Автоматизация процессов делопроизводства как один из наиболее эффективных методов работы с документами...................................................73
Заключение...........................................................................................................89
Список использованной литературы..............................................................93
Приложение.........................................................................................................99






ВВЕДЕНИЕ
          
          
     Актуальность темы исследования связана с тем, что правильное и полное документационное оформление дел имеет большое практическое значение. Важно уделять пристальное внимание документам на всех этапах жизни фирмы - от государственной регистрации до заключения договоров с партнерами. В связи с этим внутренняя регламентация делопроизводства на предприятии является важным фактором, обусловливающим эффективность его деятельности.
     Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
     Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
     Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. 
     Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
     Во время рыночных отношений немаловажное значение придается автоматизации делопроизводства, которая  увеличивает производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.
Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.
     Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств автоматизации, в третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами. К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации.
     Объектом исследования является исследование деятельности службы делопроизводства и документационного обеспечения в ООО ПМК «Базис». 
     Предметом исследования – деятельность службы делопроизводства ООО ПМК «Базис»
     Цель исследования - исследование особенностей делопроизводства ООО ПМК «Базис» и определение путей  его совершенствования.
     Для достижения поставленной цели в работе были поставлены следующие задачи:
* Определить понятие, сущность и задачи делопроизводства;
* Исследовать место службы делопроизводства в структуре организации;
* Охарактеризовать специфику деятельности и структуру ООО ПМК «Базис» 
* Провести анализ документирования и организации работы с документами в  ООО ПМК «Базис» 
* Оценить эффективность делопроизводства  в ООО ПМК «Базис» 
и предложить пути совершенствования;
Методы исследования 
     Прежде чем разрабатывать рекомендации по совершенствованию и автоматизации делопроизводства ООО ПМК «Базис» , необходимо было получить наиболее полное представление о его состоянии на сегодняшний день. 
     Для этого проводилось предпроектное обследование, в котором использовались следующие методы: 
* наблюдение - непосредственное присутствие на рабочих местах руководителей, исполнителей, работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях; 
* опрос - позволил уточнить данные и подтвердить результаты наблюдения, узнать мнение работников о существующей системе 
делопроизводства;
* интервью, которое было проведено с начальником отдела автоматизированных систем управления, в ходе которого выяснились недостатки существующей АС ДОУ, проблемы по разработке и внедрению модуля «Управление документацией». 
* метод изучения документов позволил получить общее представление о структуре, задачах и уровне службы ДОУ.
     Степень разработанности проблемы 
     При написании выпускной квалификационной работы были использованы труды известных авторов в области документоведения. 
     В книге под редакцией Т. В. Кузнецовой рассматриваются организация делопроизводственного обслуживания, порядок составления документов и требования к их оформлению, организация работы с документами на всех стадиях их жизненного цикла, организация текущего хранения документов, а также в общем виде нормативно-методическая база делопроизводства. Кроме того, косвенно затрагивается проблематика автоматизации делопроизводства. Отметим, что книги авторства    Т.В. Кузнецовой постоянно переиздаются, актуализируются в соответствие с изменениями в законодательстве и практике работы с документами.
     Учебно-практическое пособие М. Ю. Рогожина затрагивает вопросы эффективной организации документационного обеспечения управления деятельностью организации, учреждения. Главное место в пособии занимает рассмотрение вопросов управления документацией (документационного менеджмента) и документирования деятельности, в том числе службы ДОУ, службы персонала и бухгалтерии предприятия.
     В учебнике И. Н. Кузнецова - обобщены и систематизированы вопросы теории и практики современного документоведения и делопроизводства, рассмотрены современная нормативно-методическая база, основные понятия и терминология, общие правила работы с документами. Дана характеристика особенностей подготовки, оформления и ведения внутренних и внешних документов, раскрыты способы и методы документационного обеспечения управления и делопроизводства, представлена информация, необходимая для подготовки служебных документов и ведения переписки, работы с персональным компьютером, решения других вопросов, возникающих в повседневной работе. Особое внимание уделено правилам оформления служебных документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
     В учебном пособии В. И. Андреевой дается системное представление о составе управленческой документации, приводятся требования к административному (общему) делопроизводству, а также к некоторым специальным системам делопроизводства: по обращениям граждан и кадровому делопроизводству. Подготовлено с учетом порядка осуществления    в    российских    организациях    государственного    и муниципального контроля.
     Также при написании дипломной работы были использованы специализированные периодические издания, на страницах которых публикуются статьи специалистов в области делопроизводства и компьютерной безопасности, юристов, правоведов, посвященные различным аспектам работы с документами, а также рассматриваются практические вопросы построения оптимальной системы документационного обмена в организации. При написании работы были проработаны такие журналы, как: «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Управление персоналом».
     Важным аспектом изучаемой темы является нормативно-правовое регулирование делопроизводства. Законодательно-нормативное и локальное регулирование делопроизводства и документооборота, изменения в нем рассматриваются во многих публикациях, среди которых можно выделить статьи М. А. Храмцовской [1], В. Ф. Янковой [2], В. И. Андреевой [3], М. В. Ларина, В. Ф. Янковой, В. А. Танонина .
     Вопросам организации юридически значимого электронного документооборота, применения электронной цифровой подписи посвящены статьи С. С. Малофеева, В. Ф. Янковой, Е. Н. Филенко, А. А. Шарова. В них рассматриваются понятие ЭЦП, основы и принципы ее использования, пути реализации этой технологии, а также влияние ЭЦП на порядок работы с документами. Отмечается, что использование электронной подписи позволяет уменьшить количество операций и процедур по работе с документами, снизить их трудоемкость, децентрализовать работу с документами.
     Помимо традиционных источников информации, в последнее время наиболее актуальными и оперативными являются электронные издания, к которым относятся поисковые службы, порталы, сайты библиотек, организаций. Из ресурсов 
     Интернет- содержащие материалы по теме исследования 
     При написании выпускной квалификационной работы были использованы и проанализированы статьи, размещенные на страницах следующих сайтов:
* http://www. consultant.ru - Справочно-правовая система «Консультант-Плюс» оперативно пополняется новыми нормативно-правовыми актами, как федеральными, так и региональными;
* http://www.termika.ru - Сайт, относящийся к делопроизводству и электронному документообороту, содержит правовую и нормативно-методическую библиотеку.
* http://www.edou.ru     -     Центр     компетенции     по     вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела. Для  более  полного раскрытия  темы дипломной работы,  более глубокого  анализа  документационного  обеспечения  управления,   были использованы в работе и неопубликованные источники рассматриваемой организации:
* организационно-правовые     документы,     определяющие     статус организации, штатную численность и должностной состав;
* распорядительные      документы,      позволяющие      осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность:
* информационно-справочные    документы-документы,     содержащие сведения о фактическом состоянии дел на предприятии.
     Научное значение исследования заключается в том, что впервые были подвергнуты анализу особенности составления и оформления документов и организация работы с документами в ООО ПМК «Базис».
     Практическая значимость исследования заключается в том, что полученные результаты анализа исследуемой проблемы, сформулированные выводы, практические рекомендации позволят откорректировать и усовершенствовать работу по делопроизводству ООО ПМК «Базис».
     Кроме того, представленные в данном исследовании материалы и выводы, можно использовать при анализе деятельности аналогичных учреждений с целью определения направлений совершенствования делопроизводства.
     Структура выпускной квалификационной работы логически связана с поставленными целями и задачами. 
     Выпускная квалификационная  работа состоит из введения, трёх глав разделенных на параграфы, заключения,  списка использованной литературы и приложения.
     
     
     
     
     
Глава 1 Теоретико-методологические основы делопроизводства в деятельности организации

1.1. Понятие, сущность,  значение и виды  делопроизводства
   Возникновение термина «делопроизводство» в русском языке относят ко второй половине ХVIII века. При своем возникновении он означал систему «производства дела», при этом имелось в виду широкое понимание слова «дело».
   В настоящее время в широком смысле под делопроизводством понимается отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
   Синонимом этого термина можно считать понятие «документационное обеспечение управления». Оно предполагает внедрение в документационную сферу современных информационных технологий и средств организационной и вычислительной техники, что позволяет поднять на качественно новый уровень современную организацию делопроизводства.
   В более узком смысле «делопроизводство» можно трактовать как систему документационного обеспечения деятельности любого предприятия.
   Понятие «делопроизводство» базируется на понятии документирование, которое представляет собой сам процесс создания документа или запись информации на различных носителях по установленным правилам.
   В составе документирования выделяют две составляющие:
* документирование по общим вопросам (основной и оперативной деятельности);
* документирование специальных сторон управленческой деятельности.
   Документирование может осуществляться на естественном языке (текстовые документы, содержащие речевую информацию, закрепленную любым типом письма или звукозаписи) и искусственных языках (документы на машинных носителях, обеспечивающие обработку информации различными типами ЭВМ).
   Средствами документирования являются орудия и приспособления, используемые человеком для создания документов (ручки, пишущие машинки, магнитофоны, фото-, кино-, видео- и компьютерная техника и т.п.).
   В зависимости от вида используемых средств документирования классифицируются и способы документирования.
   Система документирования представляет собой совокупность процессов по созданию и обработке всех документов, создаваемых на предприятии.
   Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции:
* сбор и обработку документной информации;
* подготовку решения;
* принятие и документирование решения;
* доведение решения до исполнителей;
* исполнение решения;
* контроль исполнения;
* сбор информации об исполнении;
* передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям;
* хранение и поиск информации.
   Документирование предполагает соблюдение установленных правил и норм фиксирования информации для каждого конкретного типа документа. 
   Это обеспечивает придание данному документу юридической силы.
   Юридическая сила документа представляет собой свойство официального документа, придаваемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего органа и установленным порядком оформления. Она обеспечивается установленным для каждой разновидности документов обязательным комплексом реквизитов.
   Если документ не имеет юридической силы, то, следовательно, такой же характер имеет и коммерческая операция, оформленная посредством этого документа.
   Дополнительную юридическую силу документам придают с помощью: утверждения; согласования (в соответствии с требованиями нормативных актов и правил оформления); заверения гербовой (фирменной) печатью в установленном порядке.
   Документирование управленческого действия начинается с выбора вида документа, соответствующего данной ситуации и компетенции предприятия. 
   Вид документа определяет требования к изложению и форме документа.
   Главными требованиями являются:
* использование официально-делового стиля;
* соблюдение требований ГОСТ, УСД, нормативных документов;
* актуальность излагаемой информации. 
   Она складывается из следующих понятий: 
* адресность, 
* тематическая ограниченность, 
* достоверность, объективность, 
* аргументированность, точность, 
* исключение повторов, 
* лаконичность и обстоятельность одновременно;
* требования по соблюдению грамматических правил используемого языка и стилистических особенностей деловой речи (терминология, использование сокращений, языковых формул; 
* падежи существительных и прилагательных; 
* формы глаголов; виды и построение предложений, формы обращения, использование числительных, синтаксические особенности и др.).
   Результатом документирования является документ.
   Согласно ГОСТ документ определен как материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.
   Документ может быть создан посредством письма, рисунка, фотографии, кино-, звукозаписи и др. Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее хранение, накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
   Всякий документ может рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации, выполняемых документом функций и т.д.
   Функции документа представляют собой целевое назначение данного документа.
   Документ выполняет две группы функций: общих и специальных.
   Общие функции:
* информационная;
* социальная;
* коммуникативная;
* культурная.
   Специальные функции:
* управленческая;
* правовая;
* функция исторического источника (12–14% всех создаваемых в обществе документов).
   Не существует документов, выполняющих лишь одну строго ограниченную функцию. Любой документ многофункционален, т.е. в одном и том же документе существует переплетение различных функций. Поэтому разграничить документы можно только условно, для удобства их классификации и анализа.
   Значение той или иной функции со временем изменяется, так как изменяется и роль самого документа в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т.д. Существуют функции, время действия которых ограничено, и функции, постоянно действующие.
   В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его исполнения, источником для анализа и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы.
   Таким образом, в управленческой деятельности документ выступает как предмет труда и результат труда.
   Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения документов на официальные и документы личного характера.
   Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным.
   Под должностным лицом понимают лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или занимает должность, связанную с выполнением организационно-распорядительных или административных обязанностей.
   По стадии создания и оформления деловые документы можно разделить на: 
* подлинник (оригинал), 
* проект, 
* выписку, 
* копию, 
* дубликат.
   Подлинник официального документа – первый, или единственный, экземпляр официального документа.
   Проект – деловой документ до момента его подписания соответствующим должностным лицом.
   Понятие «копия» связано с размножением, повторением документа любого вида. Копия документа – документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его внешние признаки или часть их. Развитие средств оргтехники привело к широкой дифференциации понятия «копия» (автоматические, факсимильные и т.д.). Также копии различаются в зависимости от того, каким образом они удостоверены (нотариальные, официально заверенные, простые заверенные, незаверенные, дипломатические).
   Особый вид копий – дубликат – копия, имеющая силу подлинника, оформляется на документы, которые выпускаются в единственном экземпляре (аттестат, диплом, свидетельство о рождении и др.).
   Выписка – копия части документа, оформленная и заверенная в установленном порядке.
   Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на:
* управленческие;
* научные;
* технические (конструкторские);
* технологические;
* производственные и т.д.
   Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства.
   Документы личного характера включают в свой состав:
* документы, создаваемые человеком в связи с его профессиональной деятельностью и относящиеся к ее осуществлению (автобиография, резюме, анкета, личное заявление, характеристика, рекомендация, доверенность личного характера, расписка и др.);
* документы, создаваемые человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (самая немногочисленная система документов; включает личную переписку, дневники, мемуары, воспоминания и т.д.).
   Отдельный документ – это единичный акт документирования. Деятельность любого предприятия отражается совокупностью документов, определенным образом взаимосвязанных и взаимодействующих, составляющих системы документации.
   Система документации определяется ГОСТ как совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности.
   Существуют единая и целостная – общегосударственная система документации, которая включает все виды систем документации, возникающие и обращающиеся в стране.
   Деление на отдельные системы документов внутри общегосударственной неоднозначно трактуется документированием, однако выделяют ряд классификационных признаков систем:
* территориальный;
* функциональный;
* отраслевой;
* признак уровня управления и др.
   Территориальный признак, например, выделяет территориальную систему документации, которая понимается как совокупность документов, обращающихся на определенной территории и т.д.
   Функциональные и отраслевые системы документации, в свою очередь, подразделяются на подсистемы по направлениям деятельности (бухгалтерские, сбыта, МТО и др.).
   Между подсистемами и системами не существует четких границ, так как они тесно взаимосвязаны между собой и любой документ одновременно находится минимум в двух системах или подсистемах.
   Документы, созданные в разных системах и используемые в управлении на различных уровнях, должны иметь единые формы.
   Проблема единообразия документов была решена методом унификации, т.е. установлением состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Таким образом, появились унифицированные формы документов (УФД), объединяемые в унифицированные системы документации (УСД).
   Унифицированные формы документов (УФД) – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.
   Унифицированные системы документации (УСД) – совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, нормативных и методических материалов по их разработке и применению.
   Унифицированные формы документов проектируются на основе ГОСТ, где приведены базовые формуляры-образцы документов.
   В самом базовом формуляре-образце устанавливаются форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки, расположение реквизитов. Формуляр-образец строится для множества документов, объединенных функциональным назначением и уровнем использования.
   В настоящее время действует 8 УСД (их определение, назначение и состав устанавливается страндартами, которые издаются на каждую систему):
* организационно-распорядительной документации;
* банковской документации;
* финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
* отчетно-статистической документации;
* учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия;
* документации по труду;
* документации Пенсионного фонда РФ;
* внешнеторговой документации.
   Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является Государственная система документационного обеспечения управления – ГСДОУ. В данном документе приведена совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.
   Нормативно-методическая база делопроизводства представляет собой совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих создание, обработку, хранение и использование документов в деятельности предприятия; а также функционирование службы документационного обеспечения предприятия.
   
1.2.  Место службы делопроизводства в структуре организации, нормативно-правовая база ее деятельности

     Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. 
     Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач:
* совершенствование форм и методов работы с документами; 
* обеспечение единого порядка документирования;
* обеспечение единого порядка работы с документами;
* контроль за исполнением документов;
* хранение документов;
* унификация форм документов;
* сокращение по возможности документооборота;
* методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;
* внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.
   В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, контрольные и методические.
   К технологическим функциям относятся:
* осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки поступающих документов;
* регистрация поступающих, отправляемых и внутренних документов;
* ведение информационно-справочной работы по документам организации;
* машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере);
* копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;
* разработка и проектирование бланков документов;
* подготовка документов к отправке.
   Среди организационных функций службы ДОУ выделяются:
* подготовка к докладу руководству поступающих документов;
* организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;
* регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;
* организация хранения документов в структурных подразделениях;
* организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива;
* повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архивов;
* организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, условий труда сотрудников делопроизводственной службы;
* организация делопроизводства по обращениям граждан;
* разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами.
   К контрольным функциям относят:
* контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. отправляемых и внутренних документов);
* контроль за сроками исполнения документов;
* осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;
* организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;
* обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;
* обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
   Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:
* разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;
* проведение экспертизы научной и практической ценности документов;
* проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы.
Нормативно-правовая база деятельности  службы делопроизводства
включает в себя:
     В качестве источников были привлечены правовые акты и нормативно-методические документы межотраслевого действия, в том числе, регулирующие вопросы делопроизводства и документационного обеспечения управления.
     Основным правовым актом, определяющим современную государственную политику и права граждан России в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации [21], в которой записано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом...» .
     Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс РФ [22] , который устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Поэтому квалифицированный секретарь, так же как и документовед, должен знать, что ст. 51 и последующие статьи главы 4 ГК РФ устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица. При этом дальнейшее развитие этих положений Гражданского кодекса РФ было фундаментально изложено в соответствующих Федеральных законах, в частности в ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» [1].
     Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» [2] содержит основные понятия, связанные с информацией и их определения - информационных систем, технологий и средствах их обеспечения.
     Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. ИбЗ-ФЗ «Об электронной подписи», определяет правовые условия использования электронной подписи, виды электронной подписи, использование средств ЭП и т.п.[12]
     Если организация осуществляет свою деятельность на территории субъекта федерации, где делопроизводство ведется не только на русском, но и на национальном языке, необходимо также руководствоваться Законом Российской Федерации «О языках народов Российской Федерации» [3]. Не знать данный документ нельзя, поскольку очень часто организация, имеющая обширные международные связи и взаимоотношения забывает о требованиях законодательства в части использования языка документирования.
     Работу с документами ограниченного доступа регламентируют: -   Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485 «О государственной тайне»[13];
     Указ Президента Российской федерации от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений отнесенных к государственной тайне» (с изменениями от 21 сентября 2011г.) [14];
     Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» [15] ;
     Постановление Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 г. № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»[16];
Постановление Правительства Российской Федерации от 4 сентября 1995 г. № 870 «Об утверждении правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности» [17].
     Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ «О техническом регулировании» [18] устанавливает правовые основы стандартизации в РФ, обязательные для всех органов управления, и определяет меры государственной защиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации в области документационного обеспечения управления.
     Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» [19] регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
     15 июня 2009 года Постановлением Правительства РФ № 477 был утвержден новый нормативный документ - Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. [20] Согласно этому постановлению в федеральных органах исполнительной власти вопросы делопроизводства должны регулироваться упомянутыми Правилами и инструкцией по делопроизводству, которую каждый орган исполнительной власти должен разработать для себя на основе Правил. На основе указ.......................