Создание условий для постоянного совершенствования и качественного улучшения учебного процесса, обеспечения выполнения студентами учебных планов и программ

1.1 Анализ предметной области
     На данный момент в большинство сфер человеческой деятельности уже проникли информационные технологии. Глобально происходит компьютеризация образования и процессов, происходящих в образовательных учреждениях. Главную роль в этом играют информационные системы, под которыми понимаются системы, предназначенные для хранения, поиска и обработки информации, а также организационные ресурсы, обеспечивающие и распространяющие информацию. Автоматизация учебного процесса и его управления помогает вывести эффективность на высший уровень. 
     Основную часть процесса назначения повышенных стипендий в НИУ «МИЭТ» выполняет центр сопровождения учебного процесса (ЦСУП), где проходят все этапы отбора кандидатов на повышенную стипендию. 
     Основной целью ЦСУП является создание условий для постоянного совершенствования и качественного улучшения учебного процесса, обеспечения выполнения студентами учебных планов и программ.
     Основными задачами являются:
– предоставление учебных и информационных сервисов для сотрудников, студентов, родителей и их законных представителей (по направлениям деятельности Центра); 
– учет движения студенческого контингента; 
– участие в управлении учебным процессом Университета в соответствии с законодательными, нормативными и другими обязательными требованиями; 
– предоставление необходимой справочной, отчетной и статистической информации (документации) внутренним и внешним заинтересованным сторонам. 
Основными направлениями работы ЦСУП являются:
– взаимодействие со студентами по вопросам учебной деятельности; 
– взаимодействие с подразделениями учебно-методического комплекса по формам и методам мониторинга деятельности обучающихся; 
– взаимодействие с внешними организациями по вопросам управления учебным процессом и мониторингу текущей и итоговой успеваемости студентов. 
     В настоящее время процесс происходит посредством многочисленных собраний, и постоянных уточнений, что значительно влияет на временные ресурсы сотрудников ЦСУП. Начальник ЦСУП объявляет о начале отбора кандидатов на повышенную стипендию, далее Тьюторы отбирают студентов имеющих учебные, научные или иные достижения. Исходя из выделенной квоты из них отбираются кандидаты на повышенную стипендию. Информация о них передается заместителю начальника ЦСУП, которой должен проверить и согласовать кандидатов, а после согласования передать эти данные начальнику ЦСУП. Начальник ЦСУП согласовывает и утверждает итоговый список. 

1.2 Формирование требований
     После уточнения информации о бизнес-процессе назначения повышенной стипендии посредствам интервьюирования сотрудников ЦСУП и проведения анализа, были сформулированные следующие требования.
     Система должна:
     1) вести учет обучающихся;
     2) вести учет различных повышенных стипендий для студентов;
     3) отбирать кандидатов для назначения повышенной стипендии.
Для проверки того, что требования не дублируются и не противоречат друг другу была составлена матрица зависимостей (таблица 1).
Таблица 1 - Матрица зависимостей
Требования
1
2
3
1



2
+


3
+
+


     
1.3 Анализ готовых систем и решений
1.3.1 Выбранное решение
     Для разработки системы НПВ было принято решение использовать систему ELMA BPM. BPM-система ELMA автоматизирует бизнес-процессы предприятия, обеспечивая удобный мониторинг и контроль их исполнения сотрудниками компании.
     Функции системы можно разделить на 4 основные группы:
     1) Моделирование бизнес-процессов выполняется в графическом редакторе «Дизайнер бизнес-процессов» ELMA, который входит в поставку системы. Проектирование ведется в соответствии с последней версией нотации BPMN 2.0 – стандарта использования условных графических обозначений для описания бизнес-процессов.
     2) Автоматизация исполнения процессов осуществляется в соответствии с его графической моделью. От стартового события, следуя по цепочке переходов к конечному результату. Участники процесса автоматически получают задачи, используя веб-интерфейс системы, когда выполнение процесса доходит до соответствующего шага.
     3) Мониторинг и контроль исполнения процессов автоматизированы. В случае просрочки задачи подчиненным, руководитель получает уведомление. Руководитель может в любой момент отследить, на какой стадии находится выполнение процесса, и просмотреть сводные отчеты, автоматически формируемые в системе.
     4) Оптимизация процессов осуществляется «на лету». Достаточно внести изменения в графическую модель, и уже со следующего запуска процесса сотрудники будут получать задачи согласно новой схеме.
     В системе ELMA бизнес-процессом или просто процессом, называется цепочка задач, которые ставятся конкретным исполнителям в заранее определенном порядке. Состав, порядок и исполнители задач заранее определяются разработчиком системы. Порядок работы бизнес-процесса определяется схемой процесса. 
     Для построения графических схем моделей бизнес-процессов в системе есть специальный инструмент «Дизайнер бизнес-процессов». Вид главного окна приложения «Дизайнер бизнес-процессов» представлен на рисунке 1. 
     
Рисунок 1 - Вид главного окна приложения «Дизайнер бизнес-процессов»
     «Дизайнер бизнес-процессов» ELMA – приложение, которое позволяет формировать и отображать модели бизнес-процессов в визуальном изображении.
     Функционал «Дизайнера бизнес-процессов» разнесен по вкладкам:
     1) Меню – на данной вкладке расположено главное меню «Дизайнера бизнес-процессов».
     2) Оргструктура – на данной вкладке осуществляется работа с оргструктурой и ее версиями, а также с группами пользователей системы.
     3) Процессы – на данной вкладке осуществляется работа с бизнес-процессами – их создание, редактирование, копирование, удаление и т.д.
     4) Объекты – на данной вкладке осуществляется работа со всеми объектами системы ELMA.
     5) Документооборот – на данной вкладке осуществляется работа с типами документов и типами регистрационно-контрольных карточек документов. Данная вкладка доступна только при наличии активированного приложения ECM+.
     6) Проекты – на данной вкладке осуществляется работа с типами проектов. Данная вкладка доступна только при наличии активированного приложения Проекты+. 
     7) Показатели – на данной вкладке осуществляется работа с моделью показателей системы. Данная вкладка доступна только при наличии активированного приложения KPI.
     8) Отчеты – на данной вкладке осуществляется работа с системными и пользовательскими отчетами.
     9) Интерфейс – на данной вкладке осуществляется работа с пользовательскими портлетами и страницами. Вкладка доступна с версии системы 3.8.0.
     10)  BPM Apps – на данной вкладке осуществляется работа с BPM Apps. Вкладка доступна с версии системы 3.8.0.
     11)  Сценарии – на данной вкладке осуществляется работа со сценариями процессов и пользовательскими расширениями.
     12)  Публикация – на данной вкладке размещены инструменты для управления публикацией элементов системы, а также информация о текущем статусе публикации.
     Пример отображения схемы процесса «Работа службы поддержки» в «Дизайнере бизнес-процессов» ELMA схемы процесса представлен на рисунке 2.
     
Рисунок 2 - Пример отображения схемы процесса «Работа службы поддержки
     После построения графической схемы процесс необходимо опубликовать, чтобы стать доступным для запуска.
     
     В процессе поиска подходящей платформы для реализации подсистемы были выявлены и другие автоматизированные решения: ТАНДЕМ.Университет и конфигурация 1С «БИТ.Расчет стипендий 8», а также проведен их детальный анализ.
 
1.3.2 Анализ готовых решений систем работы со стипендиями в университетах
     ТАНДЕМ.Университет, модуль «Стипендия и прочие выплаты студентам»
     ТАНДЕМ.Университет – комплексное решение для автоматизации основных процессов поддержки управления основной деятельностью государственных, автономных и коммерческих образовательных организаций высшего и среднего профессионального образования.
     Модуль «Стипендия и прочие выплаты студентам» системы ТАНДЕМ.Университет предназначен для автоматизации работы сотрудников образовательной организации в рамках процесса распределения и назначения стипендии студентам, назначения различных выплат. В рамках анализа аналогов готовых решений систем работы со стипендиями в университетах были выявлены его преимущества и недостатки, представленные в таблице 2. 
Таблица 2 - Преимущества и недостатки ТАНДЕМ.Университет, модуль «Стипендия и прочие выплаты студентам»
Преимущества
Недостатки
Проведение распределения стипендии в соответствии с заданными критериями
Требуются предварительная покупка и внедрение ТАНДЕМ.Университет
Формирование и печать протокола стипендиальной комиссии
В установленной системе ТАНДЕМ.Университет должен быть приобретен и подключён модуль «Сессия»
Работа с результатами распределения
Высокая стоимость
Формирование и печать приказов о назначении стипендии

Проведение назначения прочих выплат (именные стипендии, материальная помощь, поощрения и др.)

     
     Исходя из анализа данной системы, следует сказать, что является хорошим решением для университетов. Но «МИЭТ» не планирует полностью переходить на новую систему управления, так как в нем уже используется собственная разработка ОРОКС и отечественная разработка 1С.Университет.  
     
     Конфигурация 1С «БИТ.Расчет стипендий 8» 
     Конфигурация «БИТ.Расчет стипендий 8» предназначена для автоматизации расчета стипендий как в коммерческих, так и в бюджетных учреждениях. Решение позволяет рассчитывать стипендию как по одному источнику финансирования, так и по нескольким, проводить анализ плановых и фактических начислений. В рамках анализа аналогов готовых решений систем работы со стипендиями в университетах были выявлены её преимущества и недостатки, представленные в таблице 3.
Таблица 3- Преимущества и недостатки конфигурации 1С «БИТ.Расчет стипендий 8»	
Преимущества
Недостатки
Регистрация сведений о размере и бухучете стипендии, регистрация произвольного количества надбавок и доплат, регистрация постоянных и разовых удержаний, автоматический расчет НДФЛ
Отсутствие автоматизированного отбора кандидатов на повышенную стипендию
Расчет стипендии
Не реализовано хранение видов и размеров стипендий 
Для одного студента или группы можно назначить, изменить или прекратить плановые начисления и удержания.
Глобальность внедрения (затрагивает почти все виды автоматизации учебного процесса)
Получение всей необходимой отчетности по расчету стипендии


«МИЭТ» находится в сотрудничестве с компанией-разработчиком данной конфигурации «1С: Первый БИТ». 



1.3.3 Анализ и сравнение готовых решений систем управления бизнес-процессами 
     На сегодняшний день существует большое количество аналогов системы ELMA BPM. На официальном сайте ELMA предоставлена информация о четырех компаниях, которых они считают своими главными конкурентами:
– IBM BPM;
– Pega BPM;
– Alfresco (Activiti + One);
– BizAgi BPMS.
     IBM Business Process Manager - это платформа комплексного управления бизнес-процессами, предоставляющая эффективный набор инструментов для создания, тестирования и развертывания бизнес-процессов, а также общую картину для управления бизнес-процессами.
     Компоненты IBM Business Process Manager предоставляют унифицированное хранилище BPM для управления бизнес-процессами, связанные артефакты и инструменты для авторов, администраторов и пользователей, а также платформу для среды выполнения.
     Pega BPM. Это единая платформа для построения решений по интеллектуальному управлению бизнес-процессами. Её функциональность включает динамическое управление кейсами (case management) и бизнес-правилами, разработку мобильных приложений, отчетность, безопасность, интеграцию, прогностическую и адаптивную аналитику.
     Alfresco (Activiti + One). Одна из самых распространенных на западе систем электронного документооборота и управления проектами. Это интегрированная система управления контентом для организаций. Используется для управления документами, записями, веб-публикацией, групповой работой и бизнес-процессами в организации. Существует в двух редакциях. Alfresco Community является свободной, распространяется на условиях LGPL. Редакция Alfresco Enterprise является платной коммерческой версией продукта, распространяется под своей проприетарной лицензией, имеет открытый исходный код и соответствует открытым стандартам.
     BizAgi BPMS. Это BPM-система, разработанная одноименной компанией, и направленная на моделирование, исполнение, автоматизацию и анализ бизнес-процессов. Bizagi включает 3 модуля для полноценной настройки процессов:
– Modeler - инструмент для графического описания процессов в нотации BPMN 2.0.  Поддерживает совместную работу, имитационное моделирование, экспорт модели в текстовые редакторы и другие форматы;
– Studio - платформа для создания программного приложения для автоматизации управления процессами – от моделирования процессов и данных до веб-портала, мониторинга и анализа бизнес-процессов.;
– Engine - процессный движок исполняет процессы, разработанные в студии, и делает их доступными для пользователей через специальную точку входа – пользовательский портал, доступный через любой браузер как на десктопах, так и на мобильных устройствах.
     Сравнение данных систем представлено в виде таблицы (таблица 4). В качестве критериев сравнения выбраны наиболее значимые параметры.
     
     
Таблица 4 - Сравнение готовых решений систем управления бизнес-процессами

ELMA
IBM
Pega
Alfresco 
(Activiti + One)
Bizagi
Графическое моделирование и регламентация процессов
+
+
частично, нет графического редактора
+
+
Управление ответственностью по должностям (нотация BPMN 2.0)
+
частично, нет оргструктуры, только группы пользователей
-
частично, нет оргструктуры, только группы пользователей
+
Возможность импорта моделей процессов, описанных в других нотациях
-
+
-
-
-
Комплексная работа с данными процесса (произвольное формирование контекста процессов)
+
+
+
нет, только данные простых типов (строка, целое число и т.п.)
+

ELMA
IBM
Pega
Alfresco
 (Activiti + One)
Bizagi
Реализация политики ограничении? доступа к данным по участникам процесса
+
-
-
-
-
Поддержка настраиваемых механизмов эскалации процессов
+
+
+
+
+
Поддержка каскадных процессов
+
+
-
+
+
Использование произвольных метрик и показателей процесса
+
+
-
-
-
Механизм управления представлениями задач
+
+
+
+
+

ELMA
IBM
Pega
Alfresco 
(Activiti + One)
Bizagi
Использование произвольных сценариев внутри процесса
+
+
-
+
+
Инструмент отладки процессов
+
+
-
-
-
Симуляция поведения процесса при различных условиях
-
-
+
-
+
Перевод процессов в исполняемый вид
+
+
+
+
+
Создание единой коммуникационной среды для всех сотрудников компании
+
частично, только для участников процесса
частично, только для участников процесса
частично, только для участников процесса
частично, только для участников процесса
Использование встроенного планировщика событии?
+
-
-
-
-

ELMA
IBM
Pega
Alfresco 
(Activiti + One)
Bizagi
Комплексный мониторинг бизнес-процессов
+
+
частично, только просмотр списка задач сотрудников
нет, только отчеты
+

1.4 Заключение по аналитическому разделу
     После проведения анализа предметной области было описано, как устроена работа по назначению повышенных стипендий. Также был проведён анализ готовых решений и сравнительный анализ систем управления бизнес-процессами, при помощи которых можно создать модуль для назначения повышенных стипендий.
     После проведенного анализа описанного процесса и выявленных требований были проведены работы по проектированию подсистемы и её разработке, приведенные в конструкторском разделе работы.
1

.......................