Совершенствование системы документооборота

Костанайский государственного университета имени А. Байтурсынова
       
       
     
     ДОПУЩЕН К ЗАЩИТЕ
     Заведующий кафедрой, профессор
     ___________________ 
     «_____»___________ 2017 г.
     От __________ № ___________
     
     
     ДИПЛОМНАЯ РАБОТА на тему:
     «Совершенствование системы документооборота
     РГП «Казахстанский институт стандартизации и сертификации»»
     
     Проект выполнила студентка  _______ «____» _______2017 г.
     Руководитель проекта ст. преподаватель __ «_____»___________2017 г.
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     Костанай, 2017
     
СОДЕРЖАНИЕ
     
Введение
1 Теоретические основы построения системы документооборота на предприятии
1.1 Обзор литературных источников
1.2 Документооборот как узловое звено системы делопроизводства
1.3 Порядок движения документов на предприятии
1.4 Основные правила составления и оформления документов
1.5 Автоматизация документооборота на предприятии
1.6 Методы совершенствования документооборота на предприятии
2. Документация РГП «Казахстанский институт стандартизации и сертификации»
2.1 Общая характеристика РГП «Казахстанский институт стандартизации и сертификации»»
2.2 Правовые документы технического регулирования, используемые РГП "Казахстанский институт стандартизации и сертификации"
Заключение
Список использованных источников
     
     









     
     ВВЕДЕНИЕ
     
     Актуальность. Проблема документационного обеспечения управления (ДОУ), несмотря на предпринимаемые всемирной армией специалистов организационные, технические, материальные, исследовательские и иные усилия, не утрачивает своей актуальности. 
     Объясняется это, на взгляд автора, двумя важными причинами.
     Во-первых, налицо явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой ( в том числе в форме различных документов) в частности. Бумажный вал в буквальном смысле захлестывает органы управления предприятий, учреждений, компаний и фирм, и с этим валом невозможно уже справляться даже при помощи новейшей электронно-вычислительной техники.
     Во-вторых, способы и методы обработки документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных организаций, ежедневно «пропускающих » через себя тысячи и тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далеким и от совершенства. Это касается прежде всего соблюдения технологи и работы с документами .
     Существует, впрочем, и огромное множество иных документационных проблем — не то чтобы менее значимых, но чуть менее заметных на фоне вышеупомянутых. 
     Например, проблема осуществления эффективного контроля за исполнением документов.
Или, скажем, обеспечение точного соответствия исполненного документа
установленным требованиям.
     Собственно, именно об этом — о документационном обеспечении управления вообще, и возникающих при осуществлении данного вида управленческой деятельности «узких местах», а также наиболее эффективных способах их преодоления и была написана эта работа.
     В большинстве организаций работа по документационному обеспечению управления возложена на соответствующие службы, которые, как правило, так и называются — службы ДОУ. 
     Деятельность службы ДОУ организации достаточно жестко регламентирована.
     Таким образом, изучение требований к документам делового общения есть изначальное условие грамотного практического осуществления мероприятий документационного обеспечения управления. Требований, подчеркну, не только основополагающих, но и , так сказать , «внутреннего предназначения», которые регламентируют порядок и правила работы с документами в стенах организации и потому наиболее полно учитывающие специфик у этой работы.
     Акцентирование внимания на данной проблеме влечет за собой выбор актуального на современном этапе направления научного исследования, имеющего теоретическое и практическое значение с точки зрения использования современных информационных технологий в управлении документацией.
     Объектом исследования выступает РГП «Казахстанский институт стандартизации и сертификации». Предметом исследования является система документооборота РГП «Казахстанский институт стандартизации и сертификации»: организация документооборота РГП «Казахстанский институт стандартизации и сертификации» в реальных условиях, порядок движения, составления и оформления документов.
     Целью исследования является анализ системы документооборота РГП «Казахстанский институт стандартизации и сертификации» и разработка рациональных предложений по ее совершенствованию.
     Для реализации вышеуказанной цели необходимо решить следующие задачи:
     - изучить теоретические основы построения системы документооборота на предприятии;
     - охарактеризовать объект исследования, привести организационную структуру РГП «Казахстанский институт стандартизации и сертификации»;
     - разработать на основе анализа существующей системы документооборота РГП «Казахстанский институт стандартизации и сертификации» конкретные мероприятия по ее совершенствованию;
     Цель и задачи дипломного проекта обусловили выбор его структуры. 
     Источниковая база. При написании настоящей дипломной работы был использован широкий круг источников: изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения, использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Секретарское дело», «Делопроизводство». Издания и статьи, применяемые  для написания работы, написаны на базе действующих законодательных и нормативно-методических актов, новейшей литературы, изучения опыта работы и представляют огромный интерес для работников делопроизводства. Дипломная работа выполнялась по материалам, избранным в период преддипломной практики.
     Научная новизна и теоретическая значимость работы. Данная работа характеризуется достаточно глубоким исследованием теоретических этапов построения документооборота на предприятии, научно обоснованным проектированием мероприятий по совершенствованию действующей системы документооборота с учетом изученного материала.

1. Теоретические основы построения системы документооборота на предприятии
     
1.1 Обзор литературных источников
     
     При написании настоящей дипломной работы был применен обширный круг источников. Применяя  обзор этих изданий, следует  разделить их на три большие категории. 
     К первой категории следует отнести законодательные акты Республики Казахстан, приказы РГП «Казахстанский институт стандартизации и сертификации», регламентирующие деятельность института. [1, 2, 3, 4, 5, 6, 7].
     Во вторую следует отнести издания, содержащие общегосударственную нормативную базу по вопросам управления документацией, архивного дела, делопроизводства и стандартизации.
     Госстандарт СТ РК 1037-2001 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения"
     Настоящий стандарт разработан с целью установления терминов и определения понятий, применяемых в области делопроизводства и архивном деле. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. [8]
     Залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности - своевременность получения и достаточность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных форм собственности, созданных с различными целями, и которые становятся объектами и  субъектами передачи информации. 
     Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика и постоянно возрастает.
     Информация – важнейший товар. В условиях жесткой конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления.
     Документационное обеспечение управления - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и 
работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций организации 
Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.
     Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.
     Ко второй категории изданий относится научная литература. Отечественным документоведением к настоящему времени накоплен значительный объем знаний, отраженный сборниках статей, учебных и методических пособиях, материалах конференций. К сожалению, до сих пор нет крупных монографических исследований. Опубликованные работы имеют преимущественно характер учебников и учебных пособий (работы Андреевой В.И., Кузнецовой Т.В., Кудряева В.А., Санкиной Л.В., Лихачева М.Т. и др.).
     Пристальное внимание при написании дипломной работы уделяется рассмотрению и исследованию учебных пособий Кузнецовой Т.В.
     В пособии  Т.В. Кузнецовой «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)» рассматриваются этапы документирования, а также нормативно-методическая база делопроизводства; выражены основы делопроизводства, подробно описывается организация работы с документами и бездокументационное обслуживание. Это пособие захватывает широкий комплекс вопросов по секретарскому делу. [22]
     В учебном пособии «Секретарское дело» автор уделяет большое внимание совершенствованию  работы с документами, научной организации секретарского труда. Это издание содержит многочисленные образцы и формы документов. В конце приведен обширный список законодательных актов, нормативно-методических материалов и литературы. В каждом разделе, кроме организационных моментов, излагаются требования к составлению и обработке специальных документов (трудовой договор, письмо, протокол, приказ). Приведено также большое число учетно-регистрационных форм, в которых базируются  специальные информационно-поисковые системы. Даются детальные характеристики федеральных нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение специальных функций управления. [25]
     В дипломной работе применялись  материалы диссертационной работы доктора исторических наук Ларина М.В. «Управление документацией в организациях (проблемы истории и методологии)». Автор в собственной работе решает научную проблему управления документацией в целях новых информационных технологий в организациях различного типа, формирование концепции и методологии управления документационными ресурсами для принятия решений на основе  информационного менеджмента в историческом развитии. [27]
     При написании дипломной работы систематически использовалось справочное издание Стенюкова М.В. «Справочник по делопроизводству». В нем собраны самые важные правила и нормы по составлению документов по согласованию  с действующими стандартами. Даны также образцы более применяемых видов документов, предложения по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения. Справочное пособие содержит  в себе управление по составлению и правильному оформлению разных документов с учетом требований действующих стандартов. [29]
     Сейчас во многих современных публикациях рассматривается тенденция к постепенному усилению теоретических исследований в области документационного обеспечения управления. 
     
1.2 Документооборот как узловое звено системы делопроизводства

     Одной из важных задач, стоящих перед любым руководителем, считается рациональная организация работы подчиненных. Для этого управленцам различного уровня следует извлекать данные и ее в последующем обрабатывать (осуществлять исследование, подготавливать и осуществлять в существующей базе  информации управленческие решения; достигать их исполнения; формировать подсчет и контроль исполнения установленных решений). На сегодняшний день насыщенность данных действий настолько огромна, а потери, сопряженные с несвоевременными и некачественными решениями, настолько важны, что значимость успешной организации управленческой деятельности становится первостепенным. При этом степень знаний и умения руководителя в сфере организации документационного обеспечения управления становится характеризующим для всей организации и достигаемых ею результатов. Общество в ходе собственного формирования выработало методы решения проблем, образующихся в ходе управления, в частности с поддержкой  специальных объектов, включающих информацию, – документов. Закономерности актуального  цикла документов и принципа работы с ними исследует специальная учебная дисциплина, называемая делопроизводством.
     Делопроизводство – данный тип деятельности, содержащий как  вопросы документирования принимаемых управленческих решений, так и организацию работы с документами при исполнении процесса управления, т.е. вся процедура работы с этапа образования документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив. 
     В обществе регулярно формируется и действует число различных документов. С помощью служебной (управленческой) документации реализуется  планирование, финансирование, распорядительная деятельность аппарата управления, проводится  бухгалтерский учет и отчетность и т.п.
      В период выполнения ревизий контролируют непосредственно документы, т.к. они предназначаются главным подтверждением  тех или иных фактов, итогом отражения событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
      Документ образуется с помощью письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и, как правило, производится на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.)
     Одновременно с термином «делопроизводство» в последнее время  применяется уже упомянутый термин «документационное обеспечение управления» и «информационно-документационное обеспечение управления». Возникновение  данных определений    сопряжено с введением  в управление компьютерных систем и с тем, что кроме традиционной работы с документами исполняется  и информационно-аналитическая работа, работа с основами данных, информационными ресурсами и т.д.
     Понятие «документооборот» и сам термин появился в делопроиз-водстве в 20-е годы. В работах крупных специалистов в области управ-ленческого труда и делопроизводства, таких как Д. Р. Покровский, П. М. Керженцев и др., были сформулированы основные положения организации документооборота, предоставлены теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов – распределение документов по исполнителям, снижение инстанций их прохождения, направление документов конкретному исполнителю, регламентация подписания. В литературе того периода была аргументирована методика обследования маршрутов, движения документов, изобретена технология их доставки.
Госстандарт СТ РК 1037-2001 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" определил определение значения «документооборот» – движение документов в организации с этапа их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
     Документооборот считается значительным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он устанавливает не только инстанции движения документов, однако и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот исследуется как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, ее документирования, хранения и применения ранее созданных документов. Организация документооборота – это данные принципы, по согласованию с которыми должно осуществляться движение документов. Организация документооборота связывает всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. 
     Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:
своевременность  прохождения документов;
исключение не обусловленных потребностью инстанций прохождения и операций с документами;
соблюдение наибольшего  единообразия режим прохождения и обработки главных  категорий документов.
     Процедура  прохождения документов и организация всех действий при работе с ними должны быть регламентированы инструкцией согласно делопроизводству в организации (учреждении) и табелем (альбомом) унифицированных форм документов. Прохождение и обработка главных категорий документов в организации должны осуществляться строго в согласовании  со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ) и утверждаемой руководством организации. Выполнение  данных правил даёт возможность  осуществить  главный  организационный принцип службы делопроизводства – возможность централизованного выполнения однородных технологических действий.

     Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. Централизованный документооборот содержится  вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые лишь  в структурных подразделениях, оформляет документооборот уровня структурного подразделения. 
     Равно как принцип, централизованный документооборот показан организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения – специальной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в котором могут содержаться  организационно-распорядительные документы).
Организация и усовершенствование делопроизводства (документационного обеспечения управления) в организации, контроль за соблюдением определенных требований  работы с документами, методическое управление работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и использование нынешних  информационных технологий в работе с документами возлагаются на службу ДОУ. Наименование службы ДОУ (управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и т.п.), ее состав, задачи, функции формируются по согласованию с положением о ней в зависимости от объема документооборота, исполняемых функций, наличия средств вычислительной и организационной техники и т.п.
     Служба ДОУ может складываться из нескольких подразделений. Задачи, функции, процедура работы подразделений службы ДОУ регламентируются положениями о них. При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В данном случае осуществление ее функций возлагается на  определенного  работника (группу работников).
     Ответственность за организацию делопроизводства, выполнение определенных правил и режима работы с документами в организации, их сохранность возлагаются на руководителя организации. При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел. Ответственность за организацию делопроизводства, выполнение определенных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях организации, их сохранность возлагаются на руководителей данных подразделений. 
     Приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который реализовывает в структурном подразделении учет и контроль прохождения документов в определенные сроки, сообщает  руководителю  структурного подразделения о состоянии их выполнения и др. Работники организации должны быть ознакомлены с определенным режимом работы с документами в организации. Работники организации осуществляют персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов незамедлительно информируется  руководителю подразделения и в службу ДОУ.
     При переводе, перемещении либо уходе работника с работы имеющиеся у него документы и дела переходят согласно решению руководителя организации  либо  соответствующего структурного подразделения другому работнику согласно акту приема-передачи документов и дел.
     Акцентируют три главных вида документов, образующих центра-лизованный  документооборот. Входящий документ – документ, поступивший в учреждение. Большая часть входящих документов должны создавать  надлежащие  исходящие в определенные  сроки. Сроки могут быть определены  нормативными актами, указывающими  то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, либо показаны непосредственно во входящем документе.
     Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения. Большая часть исходящих документов считаются ответом организации на входящие документы. Определенная  доля исходящих до-кументов подготавливается на базе внутренних документов организации. Незначительное количество исходящих документов способно предъявлять требования к поступлению входящих документов ( к примеру, запросы в другие организации). Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. 
     Данные документы применяются  для организации работы учреждения (организации), таким образом  они гарантируют  целенаправленное решение управленческих задач в пределах этой организации.  Внутренним документам принадлежат организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Независимые группы внутреннего документооборота оформляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительные записки) личного состава и т.д.
     Через отдел канцелярии проходят не все внутренние документы, а только переписка  более крупных структурных подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через  отдел канцелярии также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.
     Методика  обработки входящих документов. Документы, поступившие в организацию, начинают собственный  путь к исполнению с экспедиции.
     Далее они подвергаются экспедиционной обработке, которая состоит  в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, контролю  единства  вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой «лично» переходят  согласно предназначению. 
     В организации (учреждении) в обязательном порядке  составляется список нерегистрируемых документов, который каждый год пере-сматривается.
     Регистрируемые документы разделяются на два потока: 
1) документы на имя руководителя и без указания определенного адреса; 
2) документы в адрес структурных подразделений. Документы первого потока отправляются в канцелярию, второго потока – в структурные подразделения. При централизованной регистрации все вышеназванные  документы переходят  в канцелярию. Помощники руководителя либо работник канцелярии создают предварительное рассмотрение поступивших документов. 
     Целью предварительного рассмотрения поступивших документов считается распределение документов, для необязательного рассмотрения руководством, формирование  подразделения либо  сотрудникам, которым направляется данный   документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении формируется  два документопотока: в адрес руководителя организации (учреждения) и в структурные подразделения организации.

     
     Рис. 1. Организация движения входящих документов
     Руководству организации (учреждения) переходят документы вышестоящих органов управления и документы,  содержат в себе  информацию по важным  проблемам деятельности организации (учреждения). Другие  документы переходят  руководителям структурных подразделений организации (учреждения) либо непосредственно исполнителям. При наличии в учреждении подразделения по рассмотрению писем граждан заявления и жалобы отправляются в него из экспедиции. Документы передаются руководству  либо  исполнителям в день поступления в организацию (учреждение). Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям организации (учреждения) и структурных подразделений. Документы, которые выполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (в соответствии с  резолюцией, изложенной в документе) либо размножаются и отправляются одновременно в копиях. Технология обработки исходящих документов. 
     Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления  проверяют секретарь либо сотрудники службы делопроизводства. Исходящие документы составляются  в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, оформляемых  в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации.
     В случае если документ осуществляет  согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование составляется реквизитом «гриф согласования документа». Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения), оформляется реквизитом «визы согласования документа». Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю совместно с материалами, на основе которых он готовился. К проекту документа исполнитель прилагает перечень организаций, которым должен быть разослан заверенный  документ. Рационально  в организации (учреждении) определить режим, при котором право подписания документов имеют не только руководитель организации (учреждения), но и другие руководящие работники в пределах их компетенции. При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными.
     
     
     
     рис. 2. Порядок создания исходящего документа
     Руководитель организации (предприятия) имеет право вносить изменения и дополнения в подписываемый документ либо  возвратить его на доработку. После подписания руководителем исходящего документа он переходит на регистрацию. Отправленные  документы фиксируются в журнале регистрации исходящих документов. После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера следует зафиксировать его рукописным либо машинописным способом на двух экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяются правильность оформления исходящих документов и сортировка их  согласно корреспондентам. Рационально иметь массив постоянных адресов. После оформления адресата на конвертах проставляются разновидности почтовых отправлений, формируется цена отправки и оформляются описи на почтовые отправления. Отправка исходящих документов совершается в тот же день. 
     Второй экземпляр отправляемых документов либо единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело. Методика обрабатывания внутренних документов. Внутренние документы готовятся, оформляются в пределах одной организации (учреждения). Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуется таким же образом, как подготовка и оформление исходящих документов, а на периоде  выполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов. Характерной чертой перемещения внутренних документов считается то, что маршруты их разнообразны  для отдельных типов  документов.
     
     1.3 Порядок движения документов на предприятии
     
     Оптимальные условия создания (получения) документа, его уничтожения или передачи на архивное хранение обеспечивают нормальное функционирование организации. Правила работы с документами в организации составляют систему делопроизводства, которая устанавливается и закрепляется во внутренних организационно-распорядительных документах. В крупных организациях, как правило, создается специальное структурное подразделение, отвечающее за централизованное документационное обеспечение управления (например, управление делами, или отдел документационного обеспечения, или общий отдел, или канцелярия и т. п.).
     В документационном обеспечении выделяют 3 основных потока документов:
     1) входящий (поступающие в организацию документы), разделяется на документопотоки, направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям;
     2) исходящий (отправляемые из организации документы);
     3) внутренний (создаются в организации и не выходят за ее пределы).Основными характеристиками документопоток
     Основными характеристиками документопотоков, учитываемых при организации документооборота, являются:
     1) видовой состав документации;
     2) авторство документов;
     3) объем документопотоков;
     4) цикличность документопотоков;
     5) методы и этапы обработки документации.
     Процесс движения документов от момента создания до отправки в адресаты или передачи на хранение, а также от момента получения корреспонденции до исполнения документов и передачи их на хранение называется документооборотом.
     Рациональная организация документооборота определяет их быстрое прохождение и четкое исполнение. Объем документооборота, определяемый характером и объемом производственной деятельности организации, в настоящее время имеет тенденции к постоянному росту, поэтому существует острая необходимость регламентации состава и объема документов.
     Следовательно, рекомендуется периодически оценивать состояние документооборота и проводить мероприятия по его оптимизации: 
* исключать возвратное движение документов; 
* обеспечивать однократность пребывания документа в одном структурном подразделении; 
* сокращать количество инстанций прохождения документа;
* сокращать время движения и исполнения документов; 
* внедрять системы электронного документооборота.
     Рациональная организация документооборота призвана обеспечить более оперативное прохождение документов в аппарате управления, а также равномерную загрузку подразделений и должностных лиц и оказать положительное влияние на управленческий процесс в целом.
     Для оптимизации маршрутов движения различных категорий документов в организации разрабатываются маршрутные схемы, графики (рис. 2)


Рис. 2. Оперограмма прохождения документа (на примере письма) 

     Все документы, поступающие в организацию (по всем каналам связи: почта, электронная почта, спецсвязь и т. д.), проходят следующие этапы  (рис. 3):
     1) первичную обработку;
     2) предварительное рассмотрение, разметку;
     3) регистрацию;
          4) рассмотрение документов руководителем;
         5) направление на исполнение;
        6) контроль исполнения;
       7) исполнение документов;
8) подшивку документов в дела


     При первичной обработке входящих документов проверяется:
* правильность адресования; 
* количество листов поступившего документа; 
* наличие приложений.
     При отсутствии приложений или листов документа отправитель извещается об этом, и ставится отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». 
     Если полученный факс полностью или частично не читаем, то об этом также ставится в известность отправитель. При обработке поступающей корреспонденции документы с грифом «Лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению; корреспонденция с пометкой «Конфиденциально» обрабатывается сотрудником, имеющим допуск.
На этапе предварительного рассмотрения поступившие в организацию документы сортируют в зависимости от адресата:  
* на требующие обязательного рассмотрения руководства  -  важные и срочные документы, прошедшие процедуру регистрации;
* непосредственно направляемые в структурные подразделения ответственным исполнителям.
  При передаче документов в структурные подразделения непосредственно заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии и инициалы.
  В случае адресования документа непосредственно структурному подразделению или должностному лицу документ передается по назначению без предварительного рассмотрения. 
  В подразделения по работе с письмами граждан передаются предложения, заявления и жалобы, поступившие в организацию
   Основной целью предварительного рассмотрения входящих документов является их распределение: 
* на регистрируемые документы — проставляется реквизит «отметка о поступлении документа в организацию», содержащий входящий номер документа и дату поступления (при необходимости — часы и минуты); 
* нерегистрируемые документы.
Предварительному рассмотрению в службе документационного обеспечения подлежат документы: 
* адресованные руководству организации; 
* не имеющие указания на конкретное должностное лицо либо структурное подразделение. 
  Документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства, передаются на его рассмотрение. Документы после предварительного рассмотрения службой ДОУ направляются исполнителям в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время.
  В случае, когда решения по документам исполняются несколькими структурными подразделениями, документы им передаются поочередно или в копиях одновременно. Подлинник получает ответственный исполнитель, которым является первый названный в резолюции.
  В случае необходимости срочного решения по поступившему документу допускается ознакомление с его содержанием исполнителя до рассмотрения документа руководством организации.
Документы, отправляемые организацией по различным каналам связи (почте, факсу, по электронной почте, фельдсвязью, спецсвязью), подлежат обязательной регистрации службой ДОУ. Алгоритм работы с исходящими документами представлен
Подготовленный составителем проект исходящего документа проверяется на правильность оформления работником службы ДОУ или секретарем-референтом.
     Исходящие документы, за исключением факсов и телефонограмм, составляются в 2 экземплярах. При необходимости проект документа может пройти процедуру согласования с другими специалистами организации, результат которой оформляется визой, проставляемой на экземпляре, остающемся в организации. Далее проверенный и согласованный проект документа предоставляется на подпись руководителю организации, который также имеет право внести изменения и дополнения в документ или вернуть его на доработку исполнителю. 
     Подписанные руководителем оба экземпляра передаются для регистрации в «Журнале регистрации исходящих документов» в службу ДОУ или секретарю-референту.
     Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные: 
* номер документа, включающий номер дела; 
* дата документа; 
* адресат (корреспондент);.......................