Разработка мобильной версии системы электронного документооборота для компании ООО «МКМ-логистика»

Автономная некоммерческая организация высшего образования
«Российский новый университет»

Факультет Информационных систем и компьютерных технологий
(наименование)

Кафедра Информационных систем в экономике и управлении
(наименование кафедры)
       
       
     	Бакалаврская работа
         (БАКАЛАВРСКАЯ РАБОТА/ДИПЛОМНАЯ РАБОТА/МАГИСТЕРСКАЯ ДИССЕРТАЦИЯ)
       

на тему: Разработка мобильной версии системы электронного документооборота для компании ООО «МКМ-логистика».                                                .  
(наименование темы  с заглавной буквы без кавычек прописными буквами)
     
       
                                      студента(ки)               5                      курса
                                                     заочной               формы обучения
                              направления подготовки  / специальности
                                      прикладная информатика в экономике      .       
                                                     направленности (профиля)/специализации
                                                       Терехова Александра                  .        
                                                            Евгеньевича                            .
                                           (фамилия, имя, отчество)
                                           
                              Руководитель:
                                        доцент Степанова Евгения Николаевна   .
                                           (должность, звание, фамилия, имя, отчество)
                                           
                              Консультант:
                              ____________________________________
                                           (должность, звание, фамилия, имя, отчество)
                                           
                              Допустить к защите: 
                              заведующий кафедрой
                              ______________Золотарев О.В._______
                                           (фамилия, инициалы, подпись)
                              «____» ____________________ 20___ г.
                              
                                           
     Москва
     2018 г.

     АНО ВО «Российский новый университет»
                                   
                                   УТВЕРЖДАЮ 
                                   
                                   Заведующий кафедрой
                                   ______Золотарев О.В._______
                                                  (фамилия, имя, отчество, подпись)
                                   
                                   «___» ______________ 20___ г.


ЗАДАНИЕ
на выпускную квалификационную работу 
(бакалаврскую работу/дипломную работу/магистерскую диссертацию) 
студента(ки)______Терехова Александра Евгеньевича________________________
 (фамилия, имя, отчество)

Факультет/институт/филиал Информационных систем и компьютерных технологий
Кафедра                                   Информационных систем в экономике и управлении 
Направление подготовки/специальность _____09.03.03______________________ 
            Прикладная информатика в экономике    (код)
                                                                                                      (наименование)
Направленность (профиль)/специализация __________________________________
Тема Разработка мобильной версии системы электронного документооборота для компании ООО «МКМ-логистика».
 утверждена приказом проректора АНО ВО «Российский новый университет» 
от «___» _____________20___ г. № ____.
     
     Основные вопросы, подлежащие исследованию:
1)    ознакомиться со структурой компании и ее бизнес-процессами
2)    изучить используемые в компании информационные системы и потребности пользователей
3)    проанализировать существующие мобильные платформы и выбрать среду разработки и язык программирования
4)    разработать дизайн интерфейса и модулей приложения
Срок сдачи законченной выпускной квалификационной работы на кафедру 
«15» июня 2018 г.
Дата выдачи задания «____» ___________ 20___ г.
     
     Руководитель ВКР______________________________
       (ученая степень,звание, Ф.И.О., подпись)
     Консультант ВКР_______________________________
       (Ф.И.О., подпись)
     Задание получил _______________________________
       (дата, подпись студента)

АНО ВО «Российский новый университет»
Факультет/институт/филиал Информационных систем и компьютерных технологий
  Кафедра                                  Информационных систем в экономике и управлении
УТВЕРЖДАЮ 
Руководитель выпускной квалификационной работы
_____________________________
(фамилия, инициалы, подпись)
«___» ________________ 20___ г.

КАЛЕНДАРНЫЙ ПЛАН-ГРАФИК
подготовки выпускной квалификационной работы
(бакалаврской работы/дипломной работы/магистерской диссертации) 
на тему Разработка мобильной версии системы электронного документооборота для компании ООО «МКМ-логистика».
студента (ки) ____5__ курса           заочной        формы обучения
направления подготовки/специальности Прикладная информатика в экономике
                                        Терехова Александра Евгеньевича
(фамилия, имя, отчество)
№
Выполняемые работы и мероприятия
Сроки выполнения
Отметка о выполнении
1
Выбор темы, составление календарного плана-графика работы и согласование его с руководителем
01.12.2017

2
Подбор и предварительное знакомство с литературой по избранной теме
01.02.2018

3
Подбор материала, его анализ и обобщение
01.03.2018

4
Написание текста ВКР, представление чернового варианта ВКР руководителю
15.05.2018

5
Доработка ВКР в соответствии с замечаниями руководителя 
04.06.2018

6
Предоставление ВКР для проверки в системе «Антиплагиат.Вуз» и предзащита ее на заседании выпускающей кафедры
05.06.2018

7
Доработка ВКР в соответствии с замечаниями, высказанными на предзащите, окончательное оформление работы
10.06.2018

8
Получение отзыва руководителя на работу студента в период подготовки ВКР 
13.06.2018

9
Передача завершенной работы с отзывом руководителя и протоколом проверки в системе «Антиплагиат.Вуз» на выпускающую кафедру, размещение текста ВКР в ЭБС
15.06.2018

10
Подготовка к защите (подготовка доклада и раздаточного материала), ознакомление с рецензией (при наличии)
20.06.2018

11
Защита выпускной квалификационной работы
04.07.2018

Студент(ка)____________________________    Дата «_____» _________________ 20 ___ г.
                                   (подпись)
_____________________________________________________________________________ 
  
    Содержание:
    Введение………………………………………………………………………5
    1. ООО «МКМ-логистика», как объект автоматизации……………………7
    1.1. Структура ООО «МКМ-логистика»…………………………………….6
    1.2. Основные бизнес-процессы ООО «МКМ-логистика»………………..12
    1.3. Система документооборота ООО «МКМ-логистика»………………..19
    1.4. Требования к мобильному приложению системы электронного документооборота…………………………………………………………………26
    2. Проектирование мобильной версии системы электронного документооборота   и ее опытная эксплуатация…………………………….......34
    2.1. Выбор целевой платформы для разработки системы и языка программирования………………………………………………………………...34
    2.2. Разработка дизайна интерфейса приложения и основных модулей....39
    2.3. Опытная эксплуатация мобильного приложения……………………..47
    2.4. Анализ результатов опытной эксплуатации мобильной версии системы электронного документооборота…………………………………………………51
    Заключение…………………………………………………………………...57
    Список сокращений……………………………………………………….....58
    Список используемых источников……………………………………….....59
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    Введение
    Мобильные телефоны очень прочно вошли в жизнь современного общества. Сегодня распространение и относительная дешевизна мобильной связи привели к тому, что личный мобильный телефон имеет почти каждый житель земли. При этом, если изначально от этих устройств требовалось выполнение только одной функции, совершение телефонных звонков, и из-за их высокой стоимости обладать таким устройством мог позволить себе далеко не каждый, то со временем мобильные устройства приобретали все больший функционал, их цена становилась все ниже и их популярность росла. По мере своего развития телефоны приобретали функции часов, будильника, обмена короткими сообщениями, календаря, потом к ним добавился функционал музыкального проигрывателя, фотоаппарата, игровой консоли.  В современности мобильный телефон уже превратился в умное устройство, в котором ранее основная их задача превратилась в одну из многих, а для множества людей в дополнительную, не ту, для которой в первую очередь приобретается аппарат. Сейчас смартфон многими людьми используется для работы с сетью интернет через браузер, общения через социальные сети и мессенджеры, фото- и видеосъемки, в качестве медиаплеера, для чтения книг, журналов, газет, для развлечения при помощи игр. Ничего удивительного, что в сложившейся ситуации смартфон используется и в рабочих целях. Ведь он всегда под рукой, а все, что нужно для такого его использования – это либо специальное приложение, либо приспособленный к работе на смартфонах веб-сайт.
    С развитием технологий, постоянно развиваются вычислительные возможности мобильных устройств. То, что раньше можно было выполнить только на ноутбуке или стационарном компьютере, теперь легко может выполнить даже недорогой смартфон. Мобильные флагманы уже предлагают вариант использования, когда, при помощи док-станции, телефон превращается в ядро рабочей станции, выводя изображения на большой экран и изменяя интерфейс, на приближенный к настольным операционным системам, а при отсоединении от станции, обратно превращается в обычный телефон. С течением времени, смартфоны приобретают все большие размеры экрана. Во времена коммуникаторов на Windows mobile наиболее популярная диагональ экрана была равна 2,8 дюйма, первый iPhone и появившиеся за ним смартфоны имели диагональ уже 3,5 дюйма. Сейчас же, через десять лет, наиболее популярная диагональ экрана смартфона равняется 5,5 дюйма и продолжает расти. Очевидна тенденция активного использования облаков для нивелирования неудобств при работе с различных устройств. Производители предлагают все больше решений для возможности продолжения работы при смене устройств, например, перенос вкладок браузера между настольными компьютерами и смартфонами, продолжение работы с одним файлом при переключении от компьютера к телефону и даже сквозная история работы со всеми офисными файлами и браузера с возможностью мгновенного переключения к указанному редактированию в истории, независимо от того, на каком устройстве вы сейчас работаете.
    Совокупность указанных факторов приводит к тому, что все больше людей для мобильной работы выбирают смартфоны и планшеты вместо существенно больших ноутбуков. 
    Целью данной работы является разработка мобильной версии для системы электронного документооборота «Первая Форма», применяющейся в компании ООО «МКМ-логистика». Для достижения цели потребуется:
1) ознакомиться со структурой компании и ее бизнес-процессами
2) изучить используемые в компании информационные системы и потребности пользователей
3) проанализировать существующие мобильные платформы и выбрать среду разработки и язык программирования 
4) разработать дизайн интерфейса и модулей приложения
5) обеспечить опытную эксплуатацию решения
6) проанализировать результаты опытной эксплуатации
7) подготовить план дальнейшего развития
    1. МКМ-Логистика как объект автоматизации
    1.1 Структура ООО МКМ-логистика
    Общество с ограниченной ответственностью «МКМ-логистика» является коммерческой организацией, осуществляющей деятельность по сбору, вывозу и утилизации отходов в городе Москва. Компания «МКМ-логистика» начинает свою историю в 2009 году. На данный момент компания имеет заключенные долгосрочные государственные контракты и множество коммерческих контрактов с различными предприятиями Москвы.
    Компания, начиная с 2013 года, внедряет на территории Юго-Западного административного округа (ЮЗАО) Москвы раздельный сбор отходов, а начиная с 2014 года аналогичный раздельный сбор внедряется и в Западном административном округе (ЗАО) города Москвы.
    Сейчас в компании работает более полутора сотни человек. Имеется личный автопарк специализированной техники.
    Большая часть сотрудников работает за организованным рабочим местом, оснащенным персональным компьютером. График работы у различных сотрудников разный. В компании представлены должности, которые как работают по пятидневной рабочей неделе, так и посменные работники. В то же время сотрудников можно разделить на тех, кто работает преимущественно из офиса, так и на тех, кто имеет преимущественно разъездной график работы. Данные обстоятельства предъявляют повышенные требования к организации работоспособности информационной структуры предприятия и к возможностям организации работы с информационными системами.
    Территориально расположение компании распределено между четырьмя офисами: центральным, двумя районными и одним участком сортировки, находящимся за пределами города. Все офисы объединены в единую корпоративную сеть, что позволяет с одинаковым удобством работать с информационными системами компании всем пользователям, независимо от офиса их пребывания в текущий момент. На рисунке 1 представлена схема подчинения компании ООО «МКМ-логистика».

Рис. 1. Схема подчинения ООО «МКМ-логистика»

* Генеральный директор руководит компанией, в его непосредственном подчинении находятся директор по производству, Менеджер по развитию, директор по экономике и финансам, Коммерческие директора по ЮЗАО и ЗАО, Директор по персоналу и административным вопросам, а также руководители отделов: маркетинга и логистики, юридического, коммерческого, закупок.
* Директор по экономике и финансам осуществляет контроль и управление бухгалтерией и финансово-экономическим отделом. 
* Директор по производству руководит крупным производственным блоком, который включает в себя производственный отдел, две автобазы, зоны, подконтрольные главному инженеру, диспетчерскую службу, группу учета, ведущего инженера по охране труда (ОТ) и пожарной безопасности (ПБ) и инженера по безопасности дорожного движения (БДД).
* Коммерческий директор по ЮЗАО – руководит работой коммерческой службой по ЮЗАО, обеспечивает координацию действий менеджеров.
* Коммерческий директор по ЗАО – руководит работой коммерческой службой по ЗАО, обеспечивает координацию действий менеджеров.
* Директор по персоналу и административным вопросам – руководит подконтрольными отделами, определяет направления развития кадровой и информационной политики компании.
* Отдел логистики – выполняет планирование, расчет и организация маршрутов следования техники, контроль загруженности маршрутов, перестроение их при необходимости.
* Юридический отдел – контролирует соблюдение законодательства Российской Федерации (РФ) во всей корпоративной документации, руководит делами, ведущимися через судебные и правоохранительные органы РФ. Обеспечивает юридический анализ договорной деятельности предприятия.
* Коммерческий отдел – выполняет планирование расходования средств, распределение имеющихся средств между статьями затрат предприятия.
* Отдел закупок – обеспечивает снабжение отделов компании техникой и оборудованием, требуемыми для осуществления основной коммерческой деятельности.
* Отдел информационных технологий (ИТ) – обеспечивает работоспособность корпоративной информационной сети. Проводит закупку, внедрение и ремонт вычислительной и оргтехники, внедрение программного обеспечения.
* Отдел по работе с персоналом – обеспечение предприятия нужным количеством квалифицированных кадров. Контроль соответствия условий труда законодательству РФ. Организация и проведение командообразующих мероприятий.
* Административно-хозяйственный отдел (АХО) – отвечает за снабжение офисов необходимыми канцелярскими и иными товарами, нужными для их функционирования. Включает в себя начальника отдела, двух секретарей и двух курьеров.
* Бухгалтерия -  осуществляет контроль над денежными и материальными средствами предприятия. Выполняет кассовые и банковские операциями. Выполняет финансовую отчетность в соответствии с законодательством РФ.
* Группа учета – выполняет формирование и контроль отчетных документов по проделанным работам.
* Диспетчерская служба – выполняет контроль своевременности выполнения заданий водителями автотранспорта, координирует их действия, проводит мониторинг движения и обеспечивает оперативную связь водителей автотранспорта и представителей заказчиков.
* Склад – обеспечивает прием, выдачу, хранение и учет материальных ценностей организации.
* Ремонтная зона 1 – выполняет ремонт автотехники, прикрепленной за районным офисом в ЮЗАО, контролирует состояние транспортных средств и производит своевременное техническое обслуживание.
* Ремонтная зона 2 – выполняет ремонт автотехники, прикрепленной за районным офисом в ЗАО, контролирует состояние транспортных средств и производит своевременное техническое обслуживание.
* Автобаза 1 – включает в себя водителей, управляющих рабочей техникой и саму технику, обслуживающую ЮЗАО. Выполняют полученные задания вывоза по маршрутам.
* Автобаза 2 – включает в себя водителей, управляющих рабочей техникой и саму технику, обслуживающую ЗАО. Выполняют полученные задания вывоза по маршрутам.
* Производственный отдел – включает в себя контейнерную службу, участок сортировки твердых коммунальных отходов (ТКО), а также специалистов, обеспечивающих спутниковый мониторинг транспорта компании.
* Контейнерная служба – контролирует обеспечение в должном количестве и качестве контейнеров и бачков. Выполняет чистку, ремонт и замену контейнеров.
* Участок сортировки ТКО – обеспечивает работоспособность участка сортировки твердых коммунальных отходов, состоит из одного руководителя участка и рабочего персонала.
* Инженер по БДД – отвечает за контроль знаний безопасности дорожного движения водителями автотехники. Организовывает проведения мероприятий по повышению квалификации водителей, обеспечивает помощь при возникновении дорожно-транспортных происшествий (ДТП) с участием автотранспорта предприятия.
    
    
    
    
    
    
    
    











    1.2  Основные бизнес процессы ООО МКМ-логистика
    В существующих бизнес-процессах в компании «МКМ-логистика» используются несколько корпоративных информационных систем:
    - СЭД «Первая Форма»,
    - система 1С: Бухгатерия,
    - система 1С: Управление автотранспортом,
    - веб-система мониторинга Wialon,
    - система фотофиксации «Фотоотчет».
    Ключевую роль в большинстве процессов играет именно система электронного документооборота «Первая Форма».  В процессе практики были рассмотрены следующие бизнес-процессы, в которых преимущественно используется СЭД «Первая Форма»:
    - Работа с заявками на оплату.
    - Обработка исходящей корреспонденции.
    - Работа с заявками на закупку.
    - Исполнение поручений.
    - Согласования договоров.
    - Работа с заявками на ремонт контейнеров.
    Данные бизнес-процессы были проанализированы и к ним составлены схемы:
    1) Работа с заявками на оплату. 
    Инициатором заявки, коим может быть любой сотрудник, имеющий доступ к системе «Первая Форма», в этой системе создает новую заявку на оплату, заполняя необходимую информацию по ней и прикладывая отсканированный счет для оплаты. После создания, задача переводится на следующий этап, для выполнения которого средствами синхронизации корпоративных систем «Первая Форма» и 1С: Бухгалтерия автоматически создается задача для бухгалтера в системе 1С: Бухгалтерия. 
    Бухгалтер ознакамливается с поступившей задачей и либо возвращает ее на предыдущий этап на доработку, либо подготавливает платежное поручение и добавляет его в планируемый график платежей. В соответствии с регламентом отдела, график платежей поступает на анализ директору по экономике и финансам. Он может либо вернуть график на предыдущий этап для доработки, либо принять график в текущем виде, либо принять график, внеся свои корректировки. В последних двух случаях график платежей переходит к сотруднику бухгалтерии и, согласно нему, производятся оплаты, после чего информация об оплате заносится в систему и задача переходит на следующий этап, на котором путем синхронизации попадает опять в корпоративную систему «Первая Форма».
    Инициатор задачи проверяет ее исполнение и закрывает задачу.

Рис. 2. Схема процесса работы с заявками на оплату

    2)  Обработка исходящей корреспонденции.
    Инициатор процесса, которым может выступать любой сотрудник компании с доступом в корпоративную информационную систему «Первая Форма», создает новую задачу на отправку исходящей корреспонденции. На следующем этапе инициатором подготавливается корреспонденция, электронная копия прикрепляется к заявке в системе. В зависимости от необходимости получения подписи генерального директора, корреспонденция передается либо на подпись линейному руководителю, либо на подпись генеральному директору. На этом этапе руководители могут подписать, отклонить, либо вернуть на доработку. Если подпись получена, то корреспонденция передается для отправки секретарю.

Рис. 3. Схема процесса обработки исходящей корреспонденции.

    3) Работа с заявками на закупку.
    Инициатор процесса создает в корпоративной системе «Первая Форма» заявку на проведение закупки. В карточке заявки описываются требования к закупке и обоснование. Сформированная заявка передается на проверку специалисту отдела закупок, который оценивает полноту заполнения и возможность выполнения закупки по заявке. На данном этапе специалист отдела закупок может вернуть заявку на закупку для доработки, отказать в выполнении закупки, либо взять заявку в работу. После проведения закупки задача передается для проверки исполнения инициатору, после чего закрывается.

Рис. 4. Схема процесса работы с заявками на закупку.

    4) Исполнение поручений.
    Для контроля исполнения важных поручений, с возможностью построения подробных отчетов о выполнении в будущем, был создан короткий бизнес-процесс.
    Инициатор, которым зачастую выступает секретарь, согласно итогам совещаний, создает новую задачу для исполнителя утвержденного поручения, в которой указывает текст задания и ожидаемые сроки исполнения. Исполнитель выполняет задание, отчитываясь в карточке задачи, и передает отчет для проверки исполнения инициатору, либо аргументированно отклоняет задачу, если исполнение невозможно. Инициатор проверяет исполнение поставленных заданий, проставляет даты получения отчета и проверки, закрывает задачу в корпоративной системе.

Рис. 5. Схема процесса исполнения поручений.

    5) Согласования договоров
    Для подписания нового договора, равно как и для внесения изменений в уже действующий договор, в компании ООО «МКМ-логистика» используется бизнес-процесс согласования договоров.
    В этом процессе, инициатор, которому нужно подписать договор, вначале создает заявку на согласование договора, указав в ней только базовую информацию – наименование контрагента, тип договора, время действия договора. Дальше заявка переходит на следующий этап, где инициатор процесса подготавливает необходимый комплект документов и заполняет шаблон договора, затем прикрепляет все собранные документы к карточке задачи в корпоративной системе «Первая Форма» и переходит к согласованию договора с контрагентом. На этом этапе происходит обсуждение применимости шаблона договора и список необходимых правок, если они нужны. Процесс может вернуться на стадию назад, для возможности изменения шаблона договора и добавления используемых документов, либо перейти к фазе согласования внутри организации. Для согласования договора, его должны одобрить четыре сотрудника: линейный руководитель (непосредственный руководитель инициатора согласования договора), директор по экономике и финансам, руководитель юридического отдела и генеральный директор. В случае хотя бы одного неодобрения, в согласовании договора отказывается. После получения одобрения у всех четверых сотрудников, задача передается секретарю для подготовки бумажных экземпляров договора, затем он передает его на подпись генеральному директору. Подписанный договор передается инициатору процесса для проверки и подписания документа у контрагента. После подписания с обеих сторон, договор вступает в силу и задача закрывается.

Рис. 6. Схема процесса согласования договоров

    6) Работа с заявками на ремонт контейнеров
    Для выполнения ремонта контейнера, инициатор, которым зачастую является специалист диспетчерской службы или менеджер коммерческой службы, создает новую заявку на ремонт контейнера в системе «Первая Форма». Далее задача переходит на этап сбора инициатором необходимых документов, подтверждающий необходимость ремонта или замены. Когда все документы собраны, задача переходит к специалисту контейнерной службы, который ознакамливается с предоставленной информацией и либо принимает заявку в работу, либо отправляет задачу на доработку на предыдущий этап, либо отклоняет, аргументируя данный шаг. При проведении ремонтных работ с контейнером, информация об этом фиксируется в системе 1С: управление автотранспортом. После выполнении заявки на ремонт, задача возвращается для проверки инициатору и закрывается.

Рис. 7. Схема процесса работы с заявками на ремонт контейнеров.
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
    1.3  Система документооборота ООО МКМ-логистика
    Система электронного документооборота (СЭД) - электронная система, обеспечивающая регламентированное в строгом виде и контролируемое формально движение документов внутри или вне организации, базируясь на коммуникационных и информационных технологиях.
    Основной целью работы СЭД является регистрация событий и действий, а также гарантирование выполнения процессов обработки документов.
    В качестве системы документооборота в компании ООО «МКМ-логистика» используется система, произведенная компанией КСК групп  «Первая Форма».
    Сами разработчики  «Первой Формы» позиционируют эту систему как систему управления для автоматизации бизнес-процессов, инструмента, обеспечивающего эффективные коммуникации, организовывающего единое информационное пространство в компании, для реализации безопасного хранения и использования корпоративных данных. Они причисляют ее к системам класса workflow. При разработке системы основной идеологией системы была установлена автоматизированная система для управления задачами и возможности контроля их исполнения, которая позволяет объединить все процессы и отделы компании. Именно эта идеология, со слов разработчиков, отличает данный продукт от конкурентов, таких как ELMA BPM, Docsvision, OPTIMA-WorkFlow.
    С технической точки СЭД «Первая Форма» представляет из себя приложение, выполняющееся на веб-сервере Microsoft IIS и хранящее свои данные на сервере баз данных Microsoft SQL Server. Веб-сервер и сервер баз данных могут работать на разных физических серверах. Взаимодействие пользователя с системой происходит при помощи любого современного браузера. 
    Внешний вид интерфейса пользователя изображен на рис.8.

Рис. 8. Интерфейс пользователя СЭД «Первая Форма».

    Вся система «Первая Форма» состоит из нескольких функциональных блоков:
1. Электронный документооборот. Блок отвечает за:
* создание, редактирование и движение документов различных типов по выбранному маршруту, основываясь на его параметрах
* значимый с юридической точки зрения, защищенный документооборот с покупателями и поставщиками 
* реализацию визирования и проведение согласования с формированием полного списка резолюций 
* работу с входящей и исходящей корреспонденцией
* обработку обращений
* организацию проектного делопроизводства
* использование версионности документов, с реализацией коллективной работы над документом и закреплением авторства правок
* лимитирование просмотра полей в зависимости от определенных прав доступа групп пользователей
* формирование печатных типовых форм с использованием QR-кодов и штрих-кодов
* централизованное хранение данных 
2. CRM. Управление продажами. Отвечает за:
* управление процессом продаж на всех стадиях от поиска и привлечения клиентов и заключения сделки до сбора рекомендаций и отзывов, включая KPI сотрудников и др.
* запись подробной истории контактов с клиентом (встречи, звонки, письма, договоры, продажи, проекты);
* организация работы над проектами и задачами совместно с клиентами
* планирование, подготовка и оценка результатов маркетинговых мероприятий и рекламных акций
* аналитика и отчетность: воронка продаж, фильтрация и сегментация клиентов, в том числе полностью автоматическая, оценка потенциальных возможностей продаж по клиентам, регионам и сегментам
3. Проектное управление. Блок обеспечивает:
* управление на всех стадиях планирования, составления графика проектных работ и реализации проекта
* планирование и учет трудозатрат участников проектной команды
* управление рисками
* контроль за проектным документооборотом с большим ассортиментом отчетов и визуализаций, включая диаграмму Ганта
* координацию в пределах проектной команды, а также с заказчиками и подрядчиками, 
* анализ отклонения фактического состояния проекта от утвержденного плана и оперативный разбор инцидентов
* контроль платежей
4. Управление персоналом. Обеспечивает:
* ведение кадрового документооборота
* поиск и подбор персонала, ведение базы соискателеи?
* автоматизацию процессов приема, перевода, увольнения, аттестации, обучения сотрудников
* анализ эффективности сотрудников и подразделений.
5. Организационная структура. Блок обеспечивает:
* ведение организационной, функциональной и юридической структуры
* визуальное отображение организационной структуры любой сложности
* прикрепление сотрудников к группам, ролям и подразделениям
6. Почтовый клиент. Обеспечивает:
* постановку задач на основе получаемых писем, в том числе автоматически –для обработки обращений клиентов. 
* присоединение электронных писем к задачам в виде приложении?
* отправка документов из системы в одно нажатие
7. Личный кабинет. Обеспечивает:
* общее информационное пространство для клиентов, партнеров, поставщиков, филиалов 
* оперативный прием и рассмотрение обращений, автоматическую постановку задач в нужные разделы, назначение исполнителей и отслеживание сроков. 
* регистрацию полной истории взаимодействия с клиентом для решения спорных моментов 
* своевременный обмен бухгалтерскими документами 
* продуктивное взаимодействие с использованием инструментов командной работы
8. Управление ресурсами. Блок обеспечивает:
* анализ необходимости компании или подразделений в различных видах ресурсов
* выделение свободных исполнителей и имеющихся ресурсов
* обнаружение недостачи или избытка определенного ресурса и принятие мер для устранения возможной проблемы еще до ее проявления
* достоверная оценка фактического расхода ресурсов для решения конкретных задач, расчет разницы между себестоимостью и ценой
* определение причин рассогласование плановых и фактических затрат, повышение точности планирования дальнейших задач и проектов
9. Корпоративныи? портал. Обеспечивает:
* единую точку доступа к информации и часто выполняемым действиям
* существенное сокращение времени на поиск требуемых задач и документов
* удобные инструменты оповещения сотрудников о внутренних распоряжениях, правилах и новостях компании
10. Фаи?ловое хранилище. Обеспечивает: 
* гибкую, надежную система хранения папок и документов
* быстрый поиск нужных фаи?лов
* разделение прав доступа к документам
* удобно организованная библиотека типовых (шаблонных) и текущих документов
11. Контроль поручений и задач. Обеспечивает:
* постановку задач подразделениям и отдельным сотрудникам
* автоматический мониторинг выполнения задач
* эскалация и делегирование
12. Управление бизнес-процессами. Обеспечивает:
* интегрированный инструмент визуального моделирования бизнес-процессов
* контроль временных требований
* возможность управления по показателям
* индивидуальный органайзер
* постановка и контроль индивидуальных задач задач
* система напоминаний в веб-приложении и на мобильном устройстве
* личный календарь
13. Внутренние коммуникации. Обеспечивает:
* возможность комментирования внутри каждой задачи 
* интегрированный корпоративный мессенджер
* обмен аудио- и видео-сообщениями, групповые чаты и видеоконференции 
* доступ к индивидуальным календарям других сотрудников для составления плана коллективных мероприятий
* корпоративную адресную книгу
* личные профили пользователей
14. Мобильное приложение. Блок обеспечивает:
* сплошность бизнес-процессов, возможность работы удаленно и участия в решении текущих задач
* работа в режиме онлайн, релевантные данные, мгновенная синхронизация
* контроль и осведомленность благодаря технологии всплывающих уведомлений
* быструю связь с коллегами в чатах или по телефону, полный перечень пользователей и их контактных данных
* выбор и настройка виджетов под требования определенной организации
* поддержка мобильных устройств на платформах iOS и Android
15. Интеграция с корпоративными информационными системами. Обеспечивает:
* синхронизация с календарями и почтовыми ящиками Outlook
* объединение с приложениями 1С
* импорт и синхронизация пользователей и групп с Active Directory
* координация с внешними системами и сервисами на уровне API
    С момента внедрения системы, в 2015 году, из возможного функционала системы компанией использовалось следующее: 
* функционал системы электронного документооборота,
* работа с задачами, их контролирование
* интеграция с 1С
* интеграция с Active Directory. 
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    1.4. Требования к мобильному приложению от системы электронного документооборота.
    Еще до начала внедрения, наличие у системы мобильного приложения рассматривалось как одно из преимуществ «Первой Формы», но не являлось на тот момент обязательным условием и не входило в приоритетный план использования.
    Условия, на которых проводилось внедрение системы, предполагали закупку лицензий, обеспечивающих право на использование программного продукта, его внедрение и использование права на бесплатную техническую поддержку в течение первого года использования. Платную техническую поддержку не планировалось использовать ежегодно, а только при необходимости произвести обновления системы, в случае накопления критической массы требуемых изменений.
    Уже после начала использования системы электронного документооборота «Первая Форма» в компании ООО «МКМ-логистика» в .......................