Совершенствование кадрового документооборота

     Тема «Совершенствование кадрового документооборота на примере оформления иностранных граждан в Московском аэропорту Домодедово»
     
     СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ И ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
     1.1 Сущность, цели и принципы управления персоналом
     1.2 Основные функции управления персоналом и их документирование
     1.3 Особенности организации кадрового документооборота
     Выводы
2 АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В МОСКОВСКОМ АЭРОПОРТУ ДОМОДЕДОВО 
2.1 Общая характеристика деятельности Московского аэропорта Домодедово и системы управления персоналом
2.2 Анализ организации кадрового документооборота в Московском аэропорту Домодедово
Выводы
3 РАЗРАБОТКА НАПРАВЛЕНИЙ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В МОСКОВСКОМ АЭРОПОРТУ ДОМОДЕДОВО
3.1 Разработка бизнес-модели оформления иностранных работников на основании алгоритма
3.2 Разработка вариантов автоматизации отдельных функций алгоритма и прототипа требований заказчика
3.3 Оценка эффективности внедрения автоматизированного учета
Выводы
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЯ

     ВВЕДЕНИЕ
     
     Любой работодатель в процессе осуществления хозяйственной деятельности сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями между работниками и работодателем и регламентирования этих процессов. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей, придание большей прозрачности трудовым отношениям отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений. Результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.
     В современной организации кадровый документооборот занимает важное место в системе вспомогательных процессов и является мощным инструментом управления человеческими ресурсами. Организация кадрового документооборота является важным и ответственным моментом работы компании.
     Кадровый документооборот играет ключевую роль в упорядочении и систематизации трудовых отношений нанимаемых сотрудников и нанимателей. С помощью кадрового документооборота происходит учет самых различных операций с персоналом: прием, увольнение, ротация, фиксирование особенностей трудовой деятельности каждого сотрудника. Также кадровый документооборот является связующим звеном между трудовыми и социальными отношениями работников. Именно посредство кадровой службы и соответствующей учетной документации подаются сведения, необходимые для расчета и начисления пенсий, всевозможных пособий и льгот. 
     Трудность ведения кадрового документооборота связана с кропотливостью и рутинностью операций по оформлению соответствующей документации, а также с необходимостью отслеживания различных изменений в законодательстве и стандартов ведения делопроизводства. Кадровый документооборот тесно сопряжен с расчетами заработной платы, отпусков, больничных листов, отгулов, премий и т.п. Таким образом, становится ясно, что кадровый документооборот тесно взаимосвязан со всеми сферами деятельности организации. И при оптимизации организации кадрового документооборота данное обстоятельство должно учитываться. 
     Кадровый документооборот целесообразно рассматривать в структуре всей организации и с учетом специфики сферы деятельности предприятия. Трудность ведения кадрового делопроизводства сопряжена с тем, что, как правило, такую трудоемкую работу как ведение кадровой документации специалистам кадровой службы приходится сочетать с кадровым планированием, и совершенствованием мотивационной системы.
     Проблемы формирования эффективной системы регулирования трудовых отношений с работниками в последнее время все чаще затрагивают российские компании, и в частности те, которые нанимают иностранных работников. Кадровое администрирование иностранных работников имеет свою специфику, которую необходимо знать и учитывать при ведении кадрового документооборота. При осуществлении учетных работ необходимо соблюдение всех требований документирования трудовых отношений, правильность и своевременность формирования учетных документов.
     Все изложенное выше определяет актуальность темы работы.
     Большой вклад в развитие вопросов организации кадрового документооборота внесли исследователи: Ловчева М.В., Галкина Е.Н., Пустозерова В.М., Кузнецов И.Н., Мусатов Р.И., Рогожин М.Ю., Янкевич Ш.А., Гладкова Ю.А., Красавин С.А. и другие. 
     Целью работы является разработкабизнес-алгоритма оформления иностранных граждан на предприятие с учетом изменений в законодательстве РФ.
     Для достижения поставленной цели в работе необходимо решение ряда задач:
     - изучитьсущность, цели и принципы управления персоналом;
     - исследовать основные функции управления персоналом и их документирование;
     - раскрыть особенности организации кадрового документооборота;
     - дать общую характеристику деятельности Московского аэропорта Домодедово и системы управления персоналом;
     - провести анализ организации кадрового документооборота в Московском аэропорту Домодедово;
     - разработать бизнес-модель оформления иностранных работников на основании алгоритма;
     - разработать варианты автоматизации отдельных функций алгоритма и прототипа требований заказчика;
     - дать оценку эффективности внедрения автоматизированного учета.
     Объектом исследования является кадровый документооборот на предприятии. 
     Предмет исследования – существующая система кадрового делопроизводства в Московском аэропорту Домодедово и направления ее совершенствования. 
     Теоретической и информационной основой исследования послужили законодательные акты Российской Федерации, труды отечественных и зарубежных ученых, посвященные вопросам организации кадрового документооборота, периодические издания, Интернет-ресурсы, фактические данные и отчетность Московского аэропорта Домодедово.
     При подготовке данной работы были использованы следующие методы: анализ проводился при помощи описательного метода, системного подхода, сравнительного анализа, использования аналитических таблиц, графического метода.
     Структура работы. Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав основной части, заключения, списка использованной литературы и приложений. Во введении представлено обоснованиеактуальности работы, определена цель и задачи работы, предмет и объект исследования, дано описание информационной базы и методов исследования. В первой главе работы рассмотрены теоретические аспекты управления персоналом и организации кадрового документооборота. Во второй главе проведен анализ системы организации кадрового документооборота в Московском аэропорту Домодедово. В третьей главе предлагаются мероприятия по совершенствованию кадрового документооборота в Московском аэропорту Домодедовои проводится оценка их эффективности. В заключении подведены итоги проведенного исследования. 


     1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ И ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
     
     1.1 Сущность, цели и принципы управления персоналом
     
     Подперсоналом организациипонимают совокупность всех человеческих ресурсов, которыми обладает организация. Это сотрудники организации, ее партнеры, привлекаемые к реализации проектов, эксперты, привлекаемые для проведения исследований, разработки стратегии, реализации мероприятий.
     Кадры– это совокупность работников различных профессионально-квалификационных групп, занятых на предприятии и входящих в его списочный состав. В списочный состав включаются все работники, принятые на работу, связанную как с основной, так и с неосновной его деятельностью.
     Трудовые ресурсы предприятия– главный его ресурс, от качества и эффективности использования которого зависят результаты деятельности предприятия и его конкурентоспособность. Трудовые ресурсы приводят в движение материально-вещественные элементы производства, создают продукт, стоимость и прибавочный продукт в форме прибыли.
     Управление персоналом представляет собой целенаправленную деятельность руководства организации, а также руководителей и специалистов подразделений системы управления персоналом, включающая разработку концепции и стратегии кадровой политики и методов управления персоналом.
     Аппарат управления организации представляет собой группу его работников, осуществляющих управленческую деятельность. Основная его обязанность – принятие управленческих решений, а также обеспечение процесса их подготовки и реализации.
     Управление персоналом является одним из важнейших направлений в деятельности организации и считается основным критерием ее экономического успеха. И если раньше главное внимание уделялось развитию и совершенствованию технологического процесса, внедрению прогрессивных технологий, модификации организационных структур, то в настоящее время сделан поворот в сторону человеческого фактора.
     К числу основных целей функционирования современной системы управления персоналом относятся:
     ? повышение конкурентоспособности предприятия в рыночных условиях;
     ? повышение эффективности производства и труда, в частности достижения максимальной прибыли;
     ? обеспечение высокой социальной эффективности функционирования коллектива.
     Достижение этих целей возможно путем решения следующих задач:
     ? обеспечение потребности предприятия в рабочей силе в необходимых объемах и требуемой квалификации;
     ? достижение обоснованного соотношения между организационно-технической структурой производственного потенциала и структурой трудового потенциала;
     ? полное и эффективное использование потенциала работника и производственного коллектива в целом;
     ? обеспечение условий для высокопроизводительного труда, высокой организованности и мотивации, самодисциплины, выработка у работников привычки к взаимодействию и сотрудничеству;
     ? формирование стабильного коллектива как условие окупаемости средств, затрачиваемых на рабочую силу (привлечение, развитие);
     ? обеспечение реализации желаний, потребностей и интересов работников в отношении содержания труда, условий труда, возможности профессионального, квалификационного и должностного продвижения;
     ? согласование производственной и социальных задач;
     ? повышение эффективности управления персоналом, достижение целей управления при сокращении издержек на рабочую силу;
     - организация эффективности производства, исходя из реализуемой стратегии на рынке; 
     - повышение эффективности социальной защиты персонала, исходя из возможностей организационной структуры; 
     - оптимизация отношений внутри коллективов на различных уровнях; 
     - закрепление работников на рабочих местах, исходя из их профессиональных и моральных качеств; 
     - согласование производственных и социальных задач в процессе реализации стратегии; 
     - совершенствование эффективности управления персоналом с учетом применения новых технологий; 
     - создание необходимых условий для повышения квалификационной подготовки и переподготовки кадров; 
     - реализация заложенных в стратегии долгосрочных перспектив отбора и найма персонала; 
     - выявление критических областей возникновения противоречий или конфликтов между работниками.
     Сущность управления персоналом заключается в организации эффективной деятельности персонала.Условиями успешного управления человеческими ресурсами являются:
     1) четкость и достижимость поставленных целей; 
     2) глубина, объективность, комплексность анализа воздействия на систему управления человеческими ресурсами и организацию в целом; 
     3) ясность и взаимосвязанность планов работы организации, a также обеспеченность их всеми видами ресурсов; 
     4) соответствие уровня квалификации персонала выполняемой работе; 
     5) совместное участие как можно большего числа сотрудников в разработке и реализации стратегических планов; 
     6) высокое качество контроля реализации стратегического плана и требований оценки его социально-экономической эффективности; 
     7) внедрение и использование современных средствтруда и технологий; 
     8) делегирование полномочий, создание гибких условий труда.
     Принципы построения системы управления персоналом - это правила, основные положения и нормы, которым должны следовать руководители и специалисты подразделений управления персоналом при формировании системы управления персоналом организации.
     Они представляют собой результат обобщения людьми объективно действующих экономических законов, присущих им общих черт, начал их действия.
     Принципы объективны так же, как объективны экономические законы, они постоянны и обязательны и не тождественны методам управления персоналом.
     Совокупность методов управления персоналом может меняться в зависимости от изменения условий при сохранении принципов.
     Различают две группы принципов построения системы управления персоналом:
     1) принципы, характеризующие требования к формированию системы управления персоналом организации;
     2) принципы, определяющие направления развития системы управления персоналом организации.
     Выделяют принципы:
     – первичности функций управления персоналом (характеризует наличие подсистем управления);
     – оптимизации (распределение функций между созданием системы управлением персоналом и организационными основами формирования предприятия);
     – оптимального процесса имитаций служебной деятельности;
     – экономичности;
     – прогрессивности и перспективности;
     – иерархического подчинения;
     – научности;
     – автономности;
     – согласованности;
     – оперативности;
     – комфортности;
     – концентрации;
     – специализации (разделения труда);
     – прямоточности (непрерывное поступление и обмен оперативной информацией между сотрудниками системы управления персоналом);
     – адаптивности;
     – преемственности (передача знаний от более опытного к менее опытному).
     В системе управления персоналом выделяют 4 группы факторов:
     1. Технические (изменение структуры и форм занятости; непрерывное повышение квалификации и переподготовка персонала).
     2. Личностные (индивидуальные формы работы; ориентация системы стимулирования на предпринимательство, новаторство; изменение стиля руководства и повышение роли «корпоративной культуры» в системе управления).
     3. Экономические и социально-политические (использование международного опыта управления кадрами; создание новых форм сотрудничества работников, профсоюзов и администрации компании).
     4. Развитие теории управления (понимание роли личности в обеспечении эффективной работы организации; повышение обоснованности решений по использованию трудовых ресурсов).
     Управление персоналом включает в себя следующие этапы:
     1. Планирование ресурсов: разработка плана удовлетворения будущих потребностей в людских ресурсах.
     2. Набор персонала: создание резерва потенциальных кандидатов по всем должностям.
     3. Отбор: оценка кандидатов на рабочие места и отбор лучших из резерва, созданного в ходе набора.
     4. Определение заработной платы и льгот: разработка структуры заработной платы и льгот в целях привлечения, найма и сохранения служащих.
     5. Профориентация и адаптация: введение нанятых работников в организацию и ее подразделения, развитие у работников понимания того, что ожидает от него организация и какой труд в ней получает заслуженную оценку.
     6. Обучение: разработка программ для обучения трудовым навыкам, требующимся для эффективного выполнения работы.
     7. Оценка трудовой деятельности: разработка методик оценки трудовой деятельности и доведения ее до работника.
     8. Повышение, понижение, перевод, увольнение: разработка методов перемещения работников на должности с большей или с меньшей ответственностью, развития их профессионального опыта путем перемещения на другие должности или участки работы, а также процедур прекращения договора найма.
     9. Подготовка руководящих кадров, управление продвижением по службе: разработка программ, направленных на развитие способностей и повышение эффективности труда руководящих кадров.
     Управление персоналом взаимодействует со сферами: экономическими (рынок труда, теория планирования, экономические методы, экономическая информация, оптимизация, затраты на персонал); психологическими (общая психология, теория поведения, конформизм, психология труда); социальными (групповое поведение, психология общения, психология труда, теория организации, трудовое и социальное право); политологии; конфликтологии; личности и организации; демографии; менеджмента.
     Технология управления персоналом организации предусматривает информационное, техническое, нормативно-методическое, правовое и делопроизводственное обеспечение.
     
     1.2 Основные функции управления персоналом и их документирование
     
     Под функциями управления персоналом следует понимать совокупность видов управленческой деятельности, сформировавшихся под влиянием процессов разделения и специализации управленческого труда и направленных на персонал как на объект воздействия. При этом в настоящее время осуществляется постепенная трансформация объекта управленческого воздействия в системе управления персоналом. Традиционно в качестве названного объекта рассматриваются наемные работники, объединенные в рамках категорий «персонал», «кадры» или «человеческие ресурсы». Но постепенно на первый план в качестве объекта управления в системе управления персоналом выходит профессиональная деятельность работника. Это означает переход к ориентации на деятельность с существующего сегодня ограничения роли человека в производстве его трудовой функцией, количественно измеряемой издержками на оплату труда.
     Функции кадровых служб можно определить следующим образом:
     - осуществление прогнозирования, перспективного и текущего планирования потребности в кадрах, их движения, подбора и расстановки;
     -осуществление систематического анализа состава кадров по профессиональному, образовательному, возрастному и другим признакам;
     -организация рациональной системы учета кадров и их движения внутри организации;
     -осуществление процедуры подбора и расстановки кадров;
     -формирование и проведение кадровой политики при найме, продвижении, перемещении, вознаграждении и пр.;
     -индивидуальное изучение характеристик работников номенклатуры того руководителя, которому подчинен отдел кадров;
     -постоянный анализ структуры и состояния кадров, невыходов на работу, аварий, текучести, жалоб и претензий;
     -организация планомерной оценки (аттестации и пр.) кадров представительными комиссиями;
     -разработка мероприятий по повышению квалификации кадров и их переподготовке. Подбор кандидатур для направления на учебу (внутри или вне компании);
     -формирование кадрового резерва и работа с ним;
     -контроль и координация кадровой работы по всей организации. Проведение консультаций по работе с кадрами;
     -систематический анализ структуры аппарата управления, выработка рекомендаций по улучшению организационных структур;
     -составление учебно-информационных пособий по программам подготовки специалистов, справочников по организационно-должностным структурам и пр.;
     -организация медицинского обслуживания, пожарной и прочей охраны служебных зданий, организация работы приемных и пр.;
     -организация социального обеспечения персонала (страховых договоров и пенсий);
     -осуществление расчета и выдачи заработной платы сотрудникам и контроль за этой функцией;
     -проведение конкурсов на вакантные места;
     -организация процесса адаптации новых работников;
     -тарификация рабочих мест;
     -оценка уровня безопасности, комфортабельности и условий труда;
     -выработка правил оценки результатов труда;
     -определение условий социального обеспечения;
     -установление компенсаций и льгот;
     -контроль затрат на персонал;
     -содействие улучшению психологического климата в коллективах;
     -управление трудовыми отношениями;
     -документирование работы с кадрами. Обработка, выдача и хранение соответствующих документов. Подготовка отчетов.
     Вышеперечисленные функции могут быть разделены на традиционные (подбор и расстановка, повышение и награждение; оценка, контроль, документирование) и относительно новые (определение потребностей в кадрах на известный период, составление программ подготовки, автоматизированный учет состояния кадров и пр.); а также на основные (прогнозирование потребности, подбор, подготовка и контроль кадров) и вспомогательные (консультирование, анализ организационных структур, обеспечение медицинского обслуживания и пр.).
     Исходя из приведенного перечня функций, организация должна избрать концепцию кадровой работы. Существует несколько подходов к формированию названных концепций, которые детерминированы спецификой бизнеса и приоритетами стратегического развития организаций. Среди них можно выделить следующие разновидности подходов:
     1. Главные задачи кадровой службы: набор и увольнение персонала, вопросы зарплаты, дисциплина труда, отношения с профсоюзами - имеют административный характер и рассчитаны на короткое время. Начальник кадровой службы обычно не входит в состав высшего руководства организации.
     2. Основные заботы кадровой службы концентрируются на вопросах планового руководства в целях гармонизации различных аспектов социальных и человеческих проблем в организации (прием на работу, профессионально-техническая подготовка, продвижение кадров, условия труда, заработная плата, отношения с профсоюзами). Руководитель службы обычно входит в состав высшего управленческого звена.
     3. Подразделение кадрового документооборота рассматривается как составной элемент целенаправленного руководства организацией, рассчитанного на перспективу. Она должна содействовать достижению таких целей, как стабильность коллектива, повышение экономических показателей и обстановка «социального мира». Руководитель кадровой службы входит в состав совета директоров, а его сотрудники считаются функциональными служащими.
     В соответствии с избранной концепцией кадровой работы корректируется и перечень функций службы управления персоналом для конкретной организации.
     В число основных делопроизводственных функцийсистемы управления персоналом входит:
     - документирование по кадровым вопросам;
     - обработка поступающей и передаваемой документации;
     - доведение документации до исполнителей - работников системы управления персоналом;
     - регистрация, учет и хранение документов по личному составу;
     - формирование дел в соответствии с их номенклатурой, утвержденной для данной организации;
     - копирование и размножение документов по кадровым вопросам;
     - контроль исполнения документов по личному составу;
     - передача документов по вертикальным и горизонтальным связям.
     В зависимости от объемов документооборота организации ее делопроизводство может осуществляться централизованно (в одном подразделении - канцелярии, общем отделе, секретариате) или децентрализовано (рассредоточено по разным звеньям). В практике чаще используется смешанная форма: наиболее важные для всей организации работы по документационному обеспечению управления персоналом выполняются в одном подразделении, остальные – во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровом подразделении.
     В управлении персоналом как в подсистеме управления организацией используются следующие унифицированные системы документации:
     1) организационно-распорядительная система документации управления персоналом, включающая в качестве подсистем:
     - организационную документацию (устав, положение, правила, инструкции);
     - распорядительную документацию (постановление, приказ, распоряжение, решение);
     - справочно-информационную документацию (письмо, докладная записка, объяснительная записка, справка, заявление, представление, протокол и др.);
     - документацию по личному составу (приказы по личному составу, трудовой договор (контракт), личный листок, личная карточка, трудовая книжка, анкета, автобиография, рекомендация, пенсионное дело и др.);
     - документацию по обращениям граждан;
     2) плановая документация (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда, планы подготовки и повышения квалификации персонала и др.);
     3) отчетно-статистическая документация (статистические отчеты по численности, балансу рабочего времени, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и т.д.);
     4) документация по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию) и пр.
     
     1.3 Особенности организации кадрового документооборота
     
     Любые отношения, в которые вступают люди в процессе трудовой деятельности, регламентируются. То, что в трудовых отношениях существенно для общества в целом, закреплено в законодательных актах. Многие детали отношений отражают специфику субъектов взаимоотношений и поэтому регламентируются в нормативных документах отраслевого, регионального уровня, уровня предприятия, подразделения предприятия, отдельного работника. 
     Кадровая документация - это совокупность документов организационного, организационно - методического, организационно - распорядительного, нормативно - технического, технико-экономического характера, а также нормативно - справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы, используемые при решении конкретных задач, связанных с персоналом организации. Кадровая документация также представляет собой документы, обращающиеся в системе управления персоналом, основой которого является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работникам кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.
     Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Документы же, составляющие систему кадровой документации, характеризуются единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование деятельности персонала, подразделений, их функций и задач, а также различные виды документов, связанные с обеспечением повышения качества работы и ее анализа.
     Далее более детально рассмотреноназначениеи содержание основных кадровых документов.
     1.Трудовой договор (контракт) – предназначен для регулирования социально - трудовых отношений в организации и заключение между сторонами социального партнерства. Трудовым договором определяются права, обязанности и ответственность сторон, обязательные и дополнительные условия, определение трудовых обязанностей, размер заработной платы, режим рабочего времени, установление испытательного срока, продолжительность отпусков, порядок расторжения договора и т.д.
     2.Должностная инструкция предусматривает определение функциональных связей сотрудника и его взаимоотношения с управленческим персоналом, конкретизация прав и обязанностей, объема знаний и умений работника, повысить своевременность и надежность выполнения заданий, исключение дублирование обязанностей. В ней обозначены наименование должности, порядок назначения на должность, перечисляются виды работ, определяются права, обязанности, функции, ответственность, поощрения, связи и критерии оценки результатов труда работника.
     3.Положение о кадровой служберегламентирует деятельность кадровой службы, четкое распределение обязанностей ее сотрудников и взаимодействие кадровой службы с другими подразделениями.Разработка положения обязательна в тех случаях, когда кадровая служба создана как структурное подразделение. Оно содержит общие вопросы организации кадровой деятельности, основные цели и задачи, функции, права и обязанности службы и ее сотрудников; порядок взаимоотношений с другими структурными подразделениями.
     4.Положение о персонале определяет порядок профессионально - трудовых отношений, закрепленных в учреждении. В нем отражаются вопросы организации деятельности учреждения, оплаты труда, порядок предоставления отпусков, командирования сотрудников, права и обязанности сотрудников и администрации.
     5.Положение о подразделениях регламентирует назначениеподразделения и его место в структуре организации, его собственную структуру, основные функции и задачи управления, ответственность и формы поощрения сотрудников подразделения. В данном положении рассматривается рациональное распределение функций, установление конструктивных связей между структурными подразделениями, конкретизация прав подразделений, меры по повышению ответственности сотрудников подразделений.
     6.Правила внутреннего трудового распорядка регламентируют порядок приема и увольнения сотрудников, основных прав, обязанностей и ответственности сторон трудового договора, режима рабочего времени, время отдыха, применения к работникам мер поощрения и взысканий. В них обозначены права, обязанности работника и работодателя, описан режим рабочего времени и время отдыха, предоставление отпуска.
     7.Штатное расписание закрепляет должностной и численный состав с указанием фонда заработной платы. Оно содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
     8.Положение о премировании вводится в целях усиления материальной заинтересованности, достижения лучших конечных результатов деятельности, улучшения качества работы, создания условий для проявления творческой активности каждого работника. Данное положение состоит из общего положения и порядка премирования, в котором рассматривается источник выплат, показатели премирования, сроки и периодичность выплат, а также причины лишения премий.
     9.Положение о поощрении принимается с целью выражения благодарности за успехи в работе, материальной поддержки сотрудников и определяет состав вознаграждения, причины поощрений и порядок их оформления. Оно обязательно, если соответствующие положения не установлены коллективным договором или соглашением (ст. 135 ТК РФ). 
     10.Положение об аттестации сотрудников устанавливает соответствие сотрудника занимаемой должности и его тарификации. В нем обозначены критерии аттестации и оценки, мероприятия по организации аттестации и порядок их проведений (сроки, графики), определяется состав аттестационной комиссии и регламент его работы. Данное положение обязательно для организаций, в которых специалистам в соответствии с нормативно-правовыми актами необходимо периодически проходить аттестацию.
     11.Положение об оплате труда направлено на обеспечение пропорций в оплате труда отдельных категорий работников, закрепление кадров на предприятии, соблюдение интересов работников и работодателя в части роста трудовой отдачи и роста ее оплаты, равнонапряженность трудовых норм или дифференциация заработной платы в зависимости от напряженности труда работника. В нем указываются цели, которые ставятся в сфере организации оплаты труда на период действия положения и достижению которых должна способствовать организация заработной платой. Определяются нормативные документы, охарактеризованы системы, на базе которых определяется размер заработной платы.
     Все рассмотренные документы входят в систему кадровой документации, т.е. все эти документы находятся во взаимной зависимости и образуют единое целое. Так, например, в трудовом договоре определяются обязанности работника на занимаемой должности и режим рабочего времени, которые, в свою очередь, конкретизируются в должностной инструкции и в правилах внутреннего трудового распорядка соответственно. 
     Еще одним свойством системы кадровой документации является наличие системно-формирующих факторов у элементов системы, предполагающих возможность ее создания. Для формирования системы необходимо создать упорядоченные связи. Такими связями в рассматриваемой системе являются общий принцип их создания и направленность на решение конкретной задачи. В качестве примера можно привести общий принцип создания таких документов, как Положение о премировании и Положение о поощрении, которые решают одну и ту же проблему, но также находятся в тесной взаимосвязи с другими документами системы.
     Другой признак системы кадровой документации заключается в наличии у нее интегративных качеств, т.е. особенностей, присущих системе в целом, но не свойственных ни одному из ее элементов в отдельности. Такой особенностью является обеспечение стабильной деятельности организации в целом, но если рассматривать каждый документ в отдельности, то он не выполняет такую функцию, он способствует успешному выполнению системой этой функции.
     Документационная деятельность любого предприятия включает одни и те же делопроизводственные операции и процессы. Документы поступают извне или создаются внутри организации, они регистрируются и направляются для рассмотрения и принятия решений, а принятые решения - для исполнения. В тоже время специалисту, занятому в процессе документационного обеспечения персонала, нужно решить рад задач: обеспечить информационно-справочное обслуживание; учет и анализ кадрового обеспечения; учет, анализ и подбор сотрудников организации на имеющиеся вакантные места; подбор резерва на выдвижение; расчет дополнительной потребности организации в специалистах соответствующей квалификации; аттестация кадров; формирование плана централизованного повышения квалификации сотрудников; анализ состава и движения руководящих кадров; прогнозирование и расчет перспективного плана потребности в специалистах соответствующей квалификации; анализ профессиональной структуры кадров; анализ текучести кадров.
     Все это без современного технического обеспечения превращается для него в рутинную, трудоемкую работу, при которой возникаю различные проблемы:
     - невозможно найти нужный документ или даже узнать, был ли он вообще;
     -·документы движутся крайне медленно, приходится тратить значительные усилия на изготовление копий и контроль прохождения наиболее важных документов;
     -·документооборот, как правило, включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер;
     -·отсутствует точная информация о прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами, а также об истории подготовки и рассмотрения конкретных документов.
     То есть следствием неэффективной организации работы с документами является фактическая неуправляемость организации, которая выражается в том, что руководители не в состоянии ответить на многие ключевые вопросы, связанные с деятельностью организации:
     - какие решения принимались организацией;
     - какие документы и по каким проблемам находятся в работе;
     - какова пре.......................