Совершенствование системы документооборота как один из способов повышения эффективности управления организацией

Бюджетное профессиональное образовательное учреждение
Омской области 
«Омский колледж библиотечно – информационных технологий»




Выпускная квалификационная работа: 
на тему: 
Совершенствование системы документооборота как один из способов повышения эффективности управления организацией на примере бюджетного учреждения Омской области «Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг Знаменского района Омской области»

Специальность  46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение


Студент
Богданова Ольга Владимировна

__________
(подпись) 

Научный руководитель
Слуцкая Наталья Владимировна

__________
(подпись)

Допустить к защите: 
Зам. директора по УВР
Андросова Наталья Михайловна



 __________
  (подпись)


Омск – 2018 г
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………………
3
ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ………………………………………………….


6
1.1 Нормативно–методическая база делопроизводства……………….
6
        1.2 Сущность и содержание документационного обеспечения управления……………………………………………………………………………


14

1.3 Применение информационных технологий в делопроизводстве….
22
1.4 Особенности внедрения системы электронного документооборота..
33
ГЛАВА 2 ОПТИМИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ БУ «МФЦ ЗНАМЕНСКОГО РАЙОНА ОМСКОЙ ОБЛАСТИ»………………………………………………………………..



44
        2.1 Организационно-экономическая характеристика БУ «МФЦ Знаменского района Омской области»………………………………………………


44
        2.2 Анализ документационного обеспечения управления на предприятии в БУ «МФЦ Знаменского района Омской области»…………………


47
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………….....
54
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ…………………………………………………………..
56
ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………………………
Приложение 1………………………………………………………………………...
Приложение 2…………………………………………………………………………
Приложение 3………………………………………………………………………….
Приложение 4………………………………………………………………………….
Приложение 5………………………………………………………………………….
59

59

60

62
63

64






     
      Министерство культуры Омской области
      бюджетное профессиональное образовательное учреждение Омской области
      «Омский колледж библиотечно-информационных технологий»
      
      
      Специальность 46.02.01 Документационное обеспечение управления и
      архивоведение
      
      Зам. директора по УВР
      Н.М. Андросова
      «___» ___________ 2018 г.
      
      ЗАДАНИЕ
      к выполнению выпускной квалификационной работы
      
      Ф. И. О. студента: Богданова Ольга Владимировна
      1. Тема выпускной квалификационной работы: «Совершенствование системы документооборота как один из способов повышения эффективности управления организацией»
      2.Утверждена приказом по колледжу ____________
      3.Срок сдачи законченной работы:     ____________
      4.Основное направление исследования, методика выполнения и
      предполагаемый результат, цель выпускной квалификационной работы:
      изучение и составление анализа совершенствования системы документооборота как один из способов повышения эффективности управления организацией.
      Основными задачами работы являются:
      1) Проанализировать нормативно-правовые и локальные нормативные документы, регламентирующие процесс документационного обеспечения управления; 
      2) Охарактеризовать сущность и содержание документационного обеспечения управления;
      3) Исследовать применение информационных технологий в организации работы с документами;
      4) Рассмотреть методы внедрения систем электронного документооборота.
      5) Охарактеризовать систему электронного документооборота на предприятии.
      5. Предполагаемое содержание выпускной квалификационной работы
      (перечень вопросов, подлежащих к разработке):
      Глава 1. Теоретические основы документационного обеспечения управления.
      Глава 2. Оптимизация процесса документационного обеспечения управления БУ «МФЦ Знаменского района Омской области».
      6. Перечень рекомендуемой к использованию литературы:
      нормативно-правовые документы РФ, литературные
      источники (учебники, статьи из периодических изданий), интернет-
      источники.
      7. Консультанты по работе (при необходимости)
      8. Дата выдачи задания
      Руководитель ________________________
      (подпись)
      Задание принял к исполнению _______________________
      (подпись)
      «___» ____________ 2018 г
      

     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     ВВЕДЕНИЕ
     
     
      Документационное обеспечение управления является важнейшей функцией в деятельности любой организации, учреждения, предприятия.
      Любая работа в организации, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием решения, не обходится без процесса создания, оформления, исполнения документов и их хранения.
      В ежедневной деятельности руководителям организаций, структурных подразделений, работникам служб делопроизводства приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с разработкой и изданием документов, регламентирующих управленческую и хозяйственную деятельность организации, регистрацией входящих, исходящих и внутренних документов, формированием дел, определением сроков хранения, передачей в архив или оформлением для уничтожения.
      С документированием связана деятельность всех сотрудников организации - от исполнителей до руководителей всех уровней и звеньев. Любые важные решения требуют документального оформления.
      В организации любой организационно-правовой формы без правильной постановки документационного обеспечения управления и знания его нормативно-методической базы, невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.
      Если на предприятии отсутствует отлаженная система документационного обеспечения управления, то вследствие этого, появляются документы низкого качества в оформлении, в полноте и ценности содержащейся в ней информации, увеличивается срок их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления, увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений. Следовательно, возникает необходимость оптимизировать процесс документационного обеспечения управления.
      Оптимизация документационного обеспечения управления в большинстве случаев осуществляется с помощью средств информационных технологий.
      Актуальность данной темы определяется тем, что оптимизация процесса документационного обеспечения управления средствами информационных технологий является одной из важнейших задач современных организаций.
      Проблема исследования заключается в выявлении средств информационных технологий позволяющих оптимизировать процесс документационного обеспечения управления.
      Цель работы – выявить направления оптимизации процесса документационного обеспечения управления.
      Достичь поставленной цели поможет решение следующих задач:
      1. Проанализировать нормативно-правовые и локальные нормативные документы, регламентирующие процесс документационного обеспечения управления.
      2. Охарактеризовать сущность и содержание документационного обеспечения управления.
      3. Исследовать применение информационных технологий в организации работы с документами.
      4. Рассмотреть методы внедрения систем электронного документооборота.
      5. Охарактеризовать систему электронного документооборота на предприятии.
      Объектом исследования является процесс документационного обеспечения управления.
      Предмет исследования – оптимизация процесса документационного обеспечения управления средствами информационных технологий.
      Практическая значимость данного исследования заключается в выявлении направлений оптимизации процесса документационного обеспечения управления, влияющих на качество принятия управленческих решений в БУ «МФЦ Знаменского района Омской области» (далее МФЦ).
      При выполнении работы использовались следующие методы исследования: метод анализа литературы, метод изучения нормативно-правовой документации по теме работы, метод опроса работников организации.
      Для написания работы были изучены нормативно-правовые документы, регламентирующие документационное обеспечение управления, учебно–методические пособия по делопроизводству, интернет источники, учебные пособия следующих авторов: Басаков М.И., Быкова Т.А., Гладий Е.В., Корнеев И. К., Кузнецов С.Л., Панасенко Ю.А. и другие.
      Дипломная работаимеет традиционную структуру и состоит из введения, двух глав, заключения, список используемой литературы и приложений.
      Введение содержит актуальность и проблему выбранной темы, цель и задачи, объект и предмет исследования, методы исследования и практическую значимость работы. 
      В первой главе дается характеристика документационного обеспечения управления, и выявляются основные направления оптимизации данного процесса.
      Вторая глава посвящена анализу делопроизводства в БУ «МФЦ Знаменского района Омской области»и изучению системы электронного документооборота на предприятии.
      В заключении сделаны выводы по исследуемому вопросу.
      

      ГЛАВА 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ
      
      
      1.1 Нормативно–методическая база делопроизводства
      
      
      Разработка нормативных документов, регламентирующих документационное обеспечение организации, основывается на законодательных, иных нормативных правовых актах Российской Федерации в сфере информации и документации.
      Основу нормативной базы документационного обеспечения управления составляют федеральные законы, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации в области информационного и документационного обеспечения, национальные стандарты и ряд других нормативных и методических документов в сфере документационного обеспечения управления.
      Законодательные акты Российской Федерации устанавливают общие принципы создания, получения, обработки, хранения и использования информации и документации. Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, как правило, разрабатываются в развитие положений, закрепленных в законодательных актах Российской Федерации в области информации и документации [1].
      Базовые положения, связанные с документированием информации определяет Федеральный закон от 27 июля 2006 г. (с изменениями на 06.04.2011 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», регулирующий отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, применении информационных технологий и обеспечении защиты информации.
      Особое значение имеет 11 статья закона: «Документирование информации», содержащая положения, определяющие требования к документированию информации, где, в частности, установлено:
      - требования к документированию информации определяются законодательством Российской Федерации или соглашением сторон;
      - в федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации (при этом закон подчеркивает, что правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти);
      - в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами.
      Порядок использования электронной подписи в документах установлен Федеральным законом от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи», который регулирует отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций и при совершении иных юридически значимых действий.
      Закон вводит важные с точки зрения документирования понятия:
      электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;
      ключ электронной подписи - уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи и другие.
      Наиболее общим документом, устанавливающим правила оформления документов является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ устанавливает состав реквизитов, применяемых при оформлении организационно-распорядительных документов, порядок их оформления, виды бланков документов и требования к бланкам документов. 
      С момента утверждения и введения в действие данного ГОСТа прошло более 10 лет. За это время практика документирования ушла далеко вперед: для подготовки и организации работы с документами более активно применяются информационные системы, появляются новые реквизиты, происходят иные изменения в системе документирования. Все это приводит к необходимости пересмотра существующего и подготовки нового стандарта, которым устанавливаются требования к оформлению документов.
      На сайте ВНИИДАД выложен проект нового национального стандарта на оформление документов: ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Издание проекта стандарта обусловлено изменениями в практике оформления документов в условиях применения систем электронного документооборота.
      Проект стандарта определяет состав реквизитов документов и служебных отметок на документе; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов и служебных отметок на документе; образцы бланков; правила изготовления документов. Положения проекта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.
      Термины и определения основных понятий, используемых в области делопроизводства и архивного дела устанавливает ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
      На терминологической основе стандарта разрабатываются все нормативно–методические документы по делопроизводству в организации.
      Всего ГОСТ содержит 105 основных терминов в области делопроизводства, например:
      документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
      документационное обеспечение (управления), ДОУ - деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами;
      документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки и другие.
      Общие требования к документам и системам управления документами устанавливает национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов о информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», который регулирует процессы управления документами государственных, коммерческих и общественных организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования.Стандарт:
      - распространяется на управление документами (всех форматов и на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной, коммерческой или общественной организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы;
      - содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций;
      - содержит руководящие указания по управлению документами в рамках процессов управления качеством и управления окружающей средой в соответствии с международными стандартами ИСО 9001 и ИСО 14001;
      - содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению систем управления документами.
      Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.
      Особое значение имеет раздел «Организация работы с документами», в котором содержатся положения, касающиеся следующих аспектов работы с документами:
      - организация документооборота: порядок обработки поступающих документов, порядок обработки отправляемых документов, передача документов внутри организации, учет количества документов;
      - информационно-поисковая система по документам организации: правила регистрации и индексирования документов, справочные картотеки, информационно-поисковые массивы на машинных носителях;
      - контроль исполнения документов: сроки исполнения документов, организация контроля исполнения в условиях традиционной обработки документов.
      Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденны от 23 декабря 2009 г. оптимизируют процедуры и порядок разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания.
      Рекомендации содержат в себе полную информацию по созданию инструкции по делопроизводству в организациях для реализации единого и эффективного ведения делопроизводства.
      Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти от 15 июня 2009 г. (с изменениями и дополнениями от 26 апреля 2016 г.) устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
      В новую редакцию правил были внесены изменения в документировании, составе реквизитов, регистрации документов и работе с электронными документами. Также был дополнен Перечень обязательных сведений, используемых в целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота.
      Наиболее значимым является 6 раздел «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти», устанавливающий базовые принципы работы с электронными документами:
      - электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти;
      - для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи;
      - в целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах, приведенные в приложении к правилам. 
      - прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства федерального органа исполнительной власти;
      - исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти [7].
      В организации на основании законодательства Российской Федерации в сфере информации и документации разрабатываются локальные нормативные акты, регламентирующие работу с документами.
      К таким документам относятся Положение о службе делопроизводства, Инструкция по делопроизводству, должностные инструкции работников, Табель и Альбом форм документов.
      Положение о службе делопроизводстваопределяет порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а так же правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе делопроизводства. Положение устанавливает основные задачи и функции службы ДОУ, например:
      - обеспечение единого порядка документирование и работы с документами в организации, и ее системе в соответствии с действующими нормативами;
      - совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов;
      - методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях.
      - осуществление контроля за соблюдением правил эксплуатации системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота; и другие.
      Инструкция по делопроизводству устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности организации документов, совершенствованию делопроизводства и повышению его эффективности.
      Инструкция служит инструментом совершенствования работы с документами в организации, содержит свод правил, соблюдение которых обеспечивает качество подготовки документов, повышает оперативность их рассмотрения. Инструкция является частью мер по совершенствованию делопроизводства в организации.
      Должностные инструкции работников регламентируют правовое положение работника организации, устанавливают функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.
      Табель форм представляет собой перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач деятельности организации, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы.
      Альбом форм документов организации включает в себя унифицированные формы документов, применяемых для документирования деятельности организации.
      Таким образом, нормативно-методическая база делопроизводства представлена огромной совокупностью законов, локальных актов и методических документов, которой необходимо уметь пользоваться и применять в профессиональной деятельности. Знание нормативно-методической базы делопроизводства и умение ею пользоваться, позволяет правильно составлять документы, обрабатывать и передавать их, хранить и уничтожать, а также упрощает работу с документами.
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      
      

     
     
     
      1.2 Сущность и содержание документационного обеспечения управления
      
      
      Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации, большая часть которой отражается в документах. Они обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая важная информация.
      Само понятие «документ» определяется как зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [4].
      От того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом. Поэтому, важным аспектом работы любого предприятия является отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами, которая носит название документационное обеспечение управления или делопроизводство.
      Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – это вид обеспечения управления организацией, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии организации и управляющих воздействий по изменению ее состояния. [4].Термин «документационное обеспечение управления» подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства[28].
      Основными задачами документационного обеспечения управления являются:
      - сокращение информационных потоков до оптимального минимума;
      - обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации.
      Документационное обеспечение управления можно структурировать следующим образом:
      
      
      
      Из данной схемы видно, что основу документационного обеспечения управления составляют документирование и организация работы с документами.
      Рассматривая одну из составляющих делопроизводства – документирование, необходимо отметить, что так называется процесс создания и оформления документов, который представляет собой запись информации на различных носителях по установленным правилам [10]. Соблюдение таких правил предает документу юридическую силу, которая определяется как свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления [30].
      Документирование может осуществляться на естественном языке или на искусственных языках. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы – документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях – документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной.
      Документирование, то есть процесс создания и оформления документа, может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ. Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения. В то время, как официальным документом называется документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке [4]. Официальный документ обладает юридической силой, что означает, что документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации.
      Второй, немаловажной составляющей делопроизводства является организация работы с документами, которая охватывает все процессы, относящиеся к документообороту, хранению документов и их дальнейшему использованию в текущей деятельности [19].
      Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, влияющих на оперативность и качество управления, она обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
      Как было сказано ранее, организация работы с документами охватывает все процессы, относящиеся к документообороту, который определяется как движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки [4]. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения, поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения необходимо уделять большое внимание.
      Различают три основных потока документации: документы, поступающие из других организаций (входящие), документы, отправляемые в другие организации (исходящие), документы, создаваемые в организации (внутренние), используемые работниками организации в управленческом процессе [9]. 
      Движение входящих документов включает: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение, исполнение, контроль за исполнением, списание исполненного документа в дело. 
      К обработке принимаются только правильно оформленные документы, полученные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата. 
      До настоящего времени во многих организациях документы поступают в виде традиционных почтовых отправлений (в конвертах). Конверты с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций не принято вскрывать, их передают по назначению без обработки. В остальных случаях конверты вскрываются, и, как правило, их целесообразно сохранять в исключительных случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документа [10].
      Предварительное рассмотрение документа проводится с целью распределения поступивших документов на два потока: направляемые на рассмотрение руководителю организации; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
      Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители, и значительно ускорить движение входящих документов, а значит, ускорить их исполнение [26].
      На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации, и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации, необходимую для принятия ответственных решений.
      Все подлежащие исполнению документы регистрируются и затем передаются в соответствии с предварительным распределением либо руководителю, либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).
      Рассмотренные руководителем документы возвращаются секретарю, который переносит резолюцию руководителя в регистрационную форму. После заполнения регистрационной формы документы передаются на исполнение в структурные подразделения. 
      Документы обрабатываются и передаются исполнителям в день их поступления в организацию. Исполненные документы подшиваются в дела вместе с копиями ответов. 
      Работа с исходящими документами начинается с подготовки проекта текста документа, который затем согласовывается с заинтересованными должностными лицами и дорабатывается по их замечаниям. Окончательный вариант документа распечатывается, подписывается руководителем, регистрируется и отправляется адресату. Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело. 
      Документы отправляются в другие организации различными способами: по почте, по факсу, по электронной почте. Перед отправкой документы тщательно проверяются. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации. 
      Внутренние документы организации создаются по той же схеме, что и исходящие. После регистрации документ размножается в нужном количестве экземпляров (по числу исполнителей), копии документа заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения, оригинал документа подшивается в дело.
      Документы внутри организации передаются исполнителям под расписку для подтверждения факта получения документа исполнителем и исключения возможности потери документа при его движении в организации. 
      Наряду с организацией документооборота в понятие «организация работы с документами» входит оперативное хранение документов и их использование в текущей деятельности организации. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности [18].
      При этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида:
      - хранение документов в процессе их исполнения;
      - хранение исполненных документов.
      Другими словами, под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение [23].
      Документы во время их исполнения обычно хранятся у исполнителя, для чего заводятся специальные папки с надписями типа: "На исполнении", "Срочно", "Для коллегии", "На отправку", "На согласование", "На подпись" и т.п. На каждой папке указывают фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф или стол. После окончания работы с документом он передается для помещения в дело [17].
      Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования.
      Говоря о хранении документов, необходимо отметить, что организация их хранения должна обеспечивать сохранность документов и дел и удобство их использования.
      Также затрагивая вопросы оперативного хранения, можно обратить внимание на следующую тенденцию: в последнее время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет упростить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника [22].
      В современных организациях большое внимание уделяется вопросу оптимизации документационного обеспечения управления. Основной целью оптимизации документационного обеспечения управления является установление единых принципов работы с документами на всех уровнях управления, организация документооборота предприятия, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки, движения, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления [29].
      Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную. Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений.
      Документационное обеспечение управления в организациях выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, отдел документационного обеспечения управления (отдел ДОУ), общий отдел, канцелярия или секретариат [23]. 
      В современных условиях, к.......................