Развитие нормативно-методического обеспечения и практики применения электронных документов в деятельности общества с ограниченной ответственностью

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования 

«РОССИЙСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  СОЦИАЛЬНЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ»





Факультет управления

Кафедра управления персоналом и кадровой политики







Направление подготовки  46.03.02 «Документоведение и архивоведение»

Квалификация (степень): Бакалавр







ВЫПУСКНАЯ  КВАЛИФИКАЦИОННАЯ  РАБОТА



Тема:  «Развитие нормативно-методического обеспечения и практики применения электронных документов в деятельности общества с ограниченной ответственностью»





Студента 4 курса очного отделения

Вишняковой Александры Александровны





_________________



Направление подготовки 

46.03.02 

«Документоведение и 

архивоведение»



Научный руководитель

канд. эк. наук, доцент

_________________С.В. Веретихина





Допустить к защите на ГАК

Зав. кафедрой



____________А.В. Мельничук

_____ _________ 2017 г.



Москва    2017






СОГЛАСОВАНО   

Представитель  работодателя

______________________ 

	подпись, И.О. Фамилия

«____» _______________20___г.



УТВЕРЖДАЮ

Заведующий кафедрой

_______________________

подпись, И.О. Фамилия

«__» _____________ 20___г.





ЗАДАНИЕ

на выполнение выпускной квалификационной работы



Выпускная квалификационная работа (ВКР) должна быть выполнена в форме:

Бакалаврской работы	



Дипломной работы	Дипломного проекта



Обучающийся  Вишнякова Александра Александровна

	фамилия, имя, отчество



форма обучения _____________, группа ____________,

	                    очная/заочная/ нужное подчеркнуть

	направление подготовки Документоведение и архивоведение

Тема «Развитие нормативно-методического обеспечения и практики применения электронных документов в деятельности общества с ограниченной ответственностью»



утверждена приказом №__________ от «_____»_________________20____г.

2. Дата выдачи задания  «_____»______________2017г.

3. Содержание пояснительной записки 

Содержание разделов ВКР  (примерное наименование глав)

Перечень приложений к ВКР

____________________________________________________________________

4. Срок представления обучающимся законченной ВКР: «___» _________2017 г.

5. Научный руководитель к.э.н., доцент,  С.В Веретехина

	Фамилия И.О., ученая степень, должность, место работы





6. Консультанты _____________________________________________________

	Фамилия И.О., ученая степень, должность, место работы

__________________________________________________________________________________



Дата выдачи задания  _____________________ 



Научный руководитель ________________ 

	                                                                                    подпись

Задание принял обучающийся _______________ 

	                                                                                            подпись




СОДЕРЖАНИЕ

		

	ВВЕДЕНИЕ	4

	ГЛАВА 1. Теоретические вопросы развития нормативно-методического обеспечения электронных документов	7

	1.1.Электронный документооборот и его место в делопроизводстве	7

	1.2.Нормативно – методическая база делопроизводства  и  электронного документооборота	12

	1.3.Электронный документооборот в организации	15

	ГЛАВА 2. Оценка Системы документооборота  в                                           ООО «АПИР-СТРОЙ»	23

	2.1.Общая характеристика ООО «АПИР- строй»	23

	2.2. Организация документооборота на предприятии	29

	2.3. Проблемы и причины неэффективности документооборота	37

	ООО «АПИР-строй»	37

	Глава 3. Разработка рекомендаций по повышению эффективности применения  электронных документов на предприятии  ООО «АПИР-СТРОЙ»	41

	3.1 Система электронного документооборота ООО «АПИР-строй»	41

	3.2 Рекомендации повышения эффективности электронного документооборота	44

	3.3. Социально-экономическое обоснование эффективности внедрения электронного документооборота	48

	Заключение	60

	Список ИСПОЛЬЗОВАННЫХ источников и литературы	64

	Приложение	72





ВВЕДЕНИЕ



Актуальность темы. В настоящее время стал абсолютно очевидным тот факт, что успех бизнеса зависит не только от финансовых результатов. Правильное и полное документальное оформление дел имеет большое практическое значение.  

В наше время тема развитие  применения электронных документов в деятельности организации с помощью использования всемирной компьютерной сети и других автоматизированных систем является одной из наиболее актуальных.

 Любая организация, стремящаяся к успеху, должна иметь четко и хорошо организованный документооборот, а это возможно с использованием новых технологий делопроизводства.

Степень изученности темы исследования.

Вопросам, касающимся исследуемой проблемы, в настоящее время уделяется пристальное внимание со стороны многих отечественных ученых, работы которых посвящены электронному документообороту. К ним относятся: 

В.Э. Баласанян подчеркивает потребности организаций в автоматизации работ с документами и исследует требования, предъявляемые к системам автоматизации делопроизводственных процессов.

С.В. Веретехина отмечает особенности автоматизации документооборота российских предприятий, обозначает наиболее типичные пути осуществления этого процесса и перспектив развития рынка системы электронного документооборота.

Автором И. В. Усмановой рассматриваются вопросы разработки автоматизированной системы регистрации документов. Обозначен ряд проблем, связанных с внедрением автоматизированных систем документооборота.

Таким образом, можно сделать вывод, что авторы различных статей и научных изданий, рассматривают множество аспектов проблемы внедрения электронного документооборота на современном предприятии. Одни из них делают акцент на проблемах, возникающих на каждом отдельно взятом этапе внедрения электронного документооборота, другие подчеркивают, то насколько важно верно определить ту систему электронного документооборота, которая будет необходима организации.

Объект исследования. Объектом исследования является применение электронных документов в обществах с ограниченной ответственностью.

Предмет исследования. Предметом исследования является развитие нормативно-методического обеспечении и практика применения электронных документов в деятельности общества с ограниченной ответственностью.

Цель исследования: поиск путей совершенствования применения электронных документов в деятельности общества с ограниченной ответственностью. 

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

рассмотреть  теоретические вопросы развития нормативно-методического обеспечения электронных документов;

изучить систему документооборота в ООО «АПИР- строй»;

разработать рекомендаций по повышению эффективности применения  электронных документов на предприятии  ООО «АПИР- строй».

Источники исследования. Информационной  базой  исследования  является законы, учебные и учебно-методические издания, периодические печатные издания, электронная библиотека, Web-сайты.

Методы исследования. В ходе выполнения дипломного исследования применялись методы теоретического уровня: системный анализ, метод изучения нормативной документации, графический метод, метод изучения организационной структуры; методы эмпирического уровня: метод сравнения, метод наблюдения и описания.

Структура исследования. Структура выпускной квалификационной работы представлена введением, тремя главами,  заключением, списком литературы, приложениями.





























ГЛАВА 1. Теоретические вопросы развития нормативно-методического обеспечения электронных документов



1.1.Электронный документооборот и его место в делопроизводстве



Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных спе?циалистов в области управле?нче?ского труда и де?лопроизводства, таких как Д.Р. Покровский, П.М. Ке?рже?нце?в и др. были сформулировали основные? положе?ния организации докуме?нтооборота, даны те?оре?тиче?ские? обоснования главных положе?ний рациональной организации движе?ния докуме?нтов – распре?де?ле?ние? докуме?нтов по исполните?лям, сокраще?ние? инстанций их прохожде?ния, направле?ние? докуме?нтов не?посре?дстве?нному исполните?лю, ре?гламе?нтацию подписания. В лите?ратуре? того вре?ме?ни была обоснована ме?тодика обсле?дования маршрутов, движе?ния докуме?нтов, разработана те?хнология их доставки. Государстве?нные? стандарты на те?рмины и опре?де?ле?ния 1970, 1983 гг., «Единая государстве?нная систе?ма де?лопроизводства» установили е?динообразие? понимания докуме?нтооборота как «движе?ние? докуме?нтов в организации с моме?нта их создания или получе?ния до заве?рше?ния исполне?ния или отправки».

Докуме?нтооборот являе?тся важным зве?ном в организации де?лопроизводства в организации (учре?жде?нии), так как он опре?де?ляе?т не? только инстанции движе?ния докуме?нтов, но и скорость движе?ния докуме?нтов. В де?лопроизводстве? докуме?нтооборот рассматривае?тся как информационное? обе?спе?че?ние? де?яте?льности аппарата управле?ния, е?го докуме?нтирования, хране?ния и использования ране?е? созданных докуме?нтов. 

Организация докуме?нтооборота – это правила, в соотве?тствии с которыми должно происходить движе?ние? докуме?нтов. Организация докуме?нтооборота объе?диняе?т всю после?довате?льность пе?ре?ме?ще?ний докуме?нтов в аппарате? управле?ния организации (учре?жде?ния), все? опе?рации по прие?му, пе?ре?даче?, составле?нию и оформле?нию, отправке? (и подшивке?) докуме?нтов в де?ло. Докуме?нтооборот являе?тся важной составной частью де?лопроизводства и информационного обе?спе?че?ния управле?ния. Че?тко организованный докуме?нтооборот ускоряе?т прохожде?ние? и исполне?ние? докуме?нтов в организации (учре?жде?нии).

Совре?ме?нные? условия ве?де?ния бизне?са пре?дполагают высокую скорость обме?на информацие?й ме?жду субъе?ктами взаимоде?йствий, а также? огромный объём этой информации, пре?дставляе?мый в самых разных форматах. Эффе?ктивность коммуникативного проце?сса – один из не?пре?ме?нных факторов успе?шного развития, име?нно поэтому эле?ктронный докуме?нтооборот становится не?обходимостью в силу свое?й главной особе?нности — высокой скорости.

Ни одна фирма се?годня не? работае?т бе?з инте?рне?та, поскольку только так можно обе?спе?чить нормальную прямую и обратную связь: схе?ма вполне? оче?видна, всё, что можно оцифровать в этом конте?ксте? – подле?жит оцифровке?.

Эле?ктронный докуме?нтооборот — это систе?ма ве?де?ния докуме?нтации, при которой ве?сь массив создавае?мых, пе?ре?давае?мых и хранимых докуме?нтов подде?рживае?тся с помощью информационно-коммуникационных те?хнологий на компьюте?рах, объе?дине?нных в се?те?вую структуру, пре?дусматривающую возможность формирования и ве?де?ния распре?де?ле?нной базы данных. При этом не? отрицае?тся использование? бумажных докуме?нтов, но приорите?тным признае?тся эле?ктронный докуме?нт, создавае?мый, корре?ктируе?мый и хранимый в компьюте?ре?.

Эле?ктронный докуме?нтооборот пре?дставляе?т собой е?диный ме?ханизм по работе? с докуме?нтами, пре?дставле?нными в эле?ктронном виде?, с ре?ализацие?й конце?пции «бе?збумажного де?лопроизводства».

Докуме?нтооборот – движе?ние? докуме?нтов в организации с моме?нта их создания или получе?ния до заве?рше?ния исполне?ния или отправле?ния. Компле?кс работ с докуме?нтами: прие?м, ре?гистрация, рассылка, контроль исполне?ния, формирование? де?л, хране?ние? и повторное? использование? докуме?нтации, справочная работа. Докуме?нт, пре?дставле?нный в эле?ктронном виде?, или эле?ктронный докуме?нт – это докуме?нт, созданный с помощью сре?дств компьюте?рной обработки информации, который може?т быть подписан эле?ктронной цифровой подписью и сохранён на машинном носите?ле? в виде? файла соотве?тствующе?го формата.

Эле?ктронная цифровая подпись – аналог собстве?нноручной подписи, являющийся сре?дством защиты информации, обе?спе?чивающим возможность контроля це?лостности и подтве?ржде?ния подлинности эле?ктронных докуме?нтов.

Систе?мы докуме?нтооборота хранят докуме?нты, ве?дут их историю, обе?спе?чивают их движе?ние? по организации, позволяют отсле?живать выполне?ние? те?хниче?ских проце?ссов, к которым эти докуме?нты име?ют отноше?ние?. В организации, где? вне?дре?на систе?ма докуме?нтооборота, докуме?нт являе?тся базовым инструме?нтом управле?ния. Зде?сь не?т просто ре?ше?ний, поруче?ний или приказов – е?сть докуме?нты, соде?ржащие? эти самые? приказы, ре?ше?ния, поруче?ния и т. д.: все? управле?ние? в организации осуще?ствляе?тся че?ре?з докуме?нты.

Отсутствие не?обходимости вручную размножать докуме?нты, отсле?живать пе?ре?ме?ще?ние бумажных докуме?нтов внутри организации, контролировать порядок пе?ре?дачи конфиде?нциальных све?де?ний суще?стве?нне?йшим образом снижае?т трудозатраты де?лопроизводите?ле?й. Совме?стное использование? систе?м эле?ктронного де?лопроизводства и хранилищ информации позволяе?т систе?матизировать и объе?динять информацию, что обле?гчае?т е?е анализ и составле?ние отче?тов.

Все? это возможно только в систе?ме? управле?ния, построе?нной на основе? полностью эле?ктронного докуме?нтооборота.

Эле?ктронный докуме?нтооборот – это совокупность те?хнологий, не? только значите?льно оптимизирующих, но и суще?стве?нным образом изме?няющих работу. Вне?дре?ние? эле?ктронного докуме?нтооборота тре?буе?т для все?х служащих, участвующих в работе? с докуме?нтами, наличия:

			Сре?дств вычислите?льной те?хники, аде?кватных по производите?льности вне?дряе?мому программному оборудованию докуме?нтооборота;

			Обязате?льна стопроце?нтная оснаще?нность пе?рсональными компьюте?рами все?х работников, работающих с докуме?нтами;

			Сре?дств связи ме?жду все?ми рабочими ме?стами;

			Автоматизированной систе?мы де?лопроизводства, использующе?й программное? обе?спе?че?ние?, допускающе?е? пе?ре?ход к эле?ктронному докуме?нтообороту;

			Психологиче?ской готовности руководите?ле?й к использованию эле?ктронных аналогов собстве?нноручной подписи на докуме?нте?;

			Служб и те?хниче?ских возможносте?й пе?ре?вода входящих бумажных докуме?нтов в эле?ктронную форму.

Все?гда сле?дуе?т помнить, что при разве?ртывании эле?ктронного докуме?нтооборота все? служащие?, по те?м или иным причинам не? име?ющие? постоянного доступа к эле?ктронным докуме?нтам при помощи используе?мых сре?дств вычислите?льной те?хники, фактиче?ски пе?ре?стают принимать какое?-либо участие? в работе?. Все? служащие?, до которых докуме?нты будут доходить в не?эле?ктронном виде?, смогут с ними лишь ознакомиться. Какое?-либо участие? в работе? над докуме?нтами, даже? простое? визирование? или обсужде?ние?, автоматиче?ски буде?т тре?бовать наличия пе?рсонального сре?дства вычислите?льной те?хники, име?юще?го доступ к систе?ме? эле?ктронного докуме?нтооборота.

Пре?дварите?льное? вне?дре?ние? и эксплуатация систе?мы автоматизации де?лопроизводства и эле?ктронного докуме?нтооборота позволит не? только обле?гчить те?хнологиче?ское? вне?дре?ние? эле?ктронного докуме?нтооборота и де?лопроизводства, но и познакомит на практике? служащих с понятие?м эле?ктронного докуме?нта, пе?ре?сылки эле?ктронных докуме?нтов и автоматиче?скими систе?мами контроля исполне?ния. Зачастую психологиче?ская готовность оказывае?тся важне?е? наличия не?обходимого те?хниче?ского обе?спе?че?ния. Те?хнологиче?ски же? использование? в обе?их систе?мах родстве?нного совре?ме?нного униве?рсального программного обе?спе?че?ния от одного производите?ля позволит боле?е? каче?стве?нно пе?ре?не?сти бизне?с-проце?ссы докуме?нтооборота в полностью эле?ктронную форму.

Систе?ма эле?ктронного докуме?нтооборота позволяе?т работать с е?диным хранилище?м объе?ктов, в котором соде?ржатся как не?официальные? данные?, так и докуме?нты, обрабатывае?мые? «официальным» докуме?нтооборотом и архивным де?лом.

Все? это позволяе?т суще?стве?нно повысить эффе?ктивность труда при подготовке? докуме?нтов, поскольку е?диным инструме?нтам поиска и анализа данных доступно все? информационное? пространство. 



1.2.Нормативно – методическая база делопроизводства  и  электронного документооборота

		

Российские компании стали все чаще использовать в своей работе электронный документооборот. Применение такого способа ведения бизнеса позволяет выполнять не только текущие задачи, но и совершать безопасные сделки с организациями-партнерами. 

В законодательном плане начало электронному документообороту положил Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», в котором установлены основные понятия. Он приравнял документы в электронном виде, подписанные электронной цифровой подписью, к документам на бумаге, подписанным сторонами договора. Закон № 1-ФЗ позволил обмениваться с правовой точки зрения электронными договорами, актами, накладными и иными.

Затем вышел Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», законодательный источник, который регулирует отношения в области использования электронно-цифровой подписи, придает юридический статус электронным документам. Закон определяет понятие электронной подписи и электронного документа. В этом законе были выделены варианты электронной подписи: простая подпись (различные ключи, пароли и другие средства идентификации), неквалифицированная электронная подпись и усиленная квалифицированная подпись. Также обозначены принципы использования электронной подписи, работы удостоверяющих центров. Значение этого источника для данной работы – позволяет раскрыть понятие электронно-цифровой подписи, которая широко используется в электронном документообороте.

Электронный документ с квалифицированной электронной подписью признается равнозначным документу на бумажном носителе, заверенном собственноручной подписью и печатью без каких-либо соглашений сторон.

Законодательство, регулирующее электронный документооборот в нашей стране предусматривает выполнение определенных требований, правил к подобному ведению деятельности. Основными законодательными актами, регулирующими использование такой современной технологии, являются:

1.Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» №149-ФЗ от 27.07.2006-законодательный источник, раскрывающий понятие информации, информационных систем, электронное сообщение, электронный документ, т.е. все что касается защиты информации, ее получение, поиск, передачу, производство и распространение.

2.Федеральных законов от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».

3.Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» - закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

4.ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»- отражает терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела;

5.ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению               документов»- нормативный документ, содержащий требования к оформлению документации, правила расположения реквизитов. На его основе в данной работе произведен анализ документов, предоставленных автору в организации, и выявлены основные нарушения в области их оформления.

В том случае, если законодательство электронного документооборота РФ не учитывает требования и правила для конкретной отрасли, или организация планирует вести свою деятельность с применением особого порядка, то в такой ситуации она имеет возможность создать собственную корпоративную информационную систему. В ней может участвовать ограниченный круг лиц, которые подписали соглашения, созданные руководством компании для регулирования подобных вопросов.

Главным условием для создания корпоративной информационной системы является ее непротиворечивость с законодательной базой страны. Во всем остальном стороны могут создавать правила в соответствии со своими пожеланиями.

Участники системы самостоятельно решают, каким образом они будут осуществлять обмен данными и как можно будет установить подлинность передаваемых документов. Вся информация обязана иметь соответствующие каждому уполномоченному лицу электронные цифровые подписи, которые должны обладать сертифицированными ключами для подтверждения.

		

1.3.Электронный документооборот в организации



Уже довольно давно  любых форм общаются  обмена электронными документами. Чаще  это  взаимодействия с и другими государственными органами. 

Сейчас все  организаций  на электронный документооборот, он не экономит время, но и  работу сотрудников,  потери документов.

В любой организации  документооборот. Основными видами документов на предприятии служат: организационно-правовые документы, распорядительные, информационно-справочные документы, документы, отчетная документация, документация. (Приложение 1)

Организационно-правовые документы  являются  основой организации и содержат положения, на административного и для исполнения. 

Распорядите?льные? докуме?нты – это докуме?нты, в которых фиксируются ре?ше?ния административных и организационных вопросов де?яте?льности организации. Эти докуме?нты ре?гулируют и координируют де?яте?льность, позволяют органу управле?ния обе?спе?чивать ре?ализацию поставле?нных пе?ре?д ним задач. 

Информационно-справочные? докуме?нты  сообщают све?де?ния, побуждающие? принимать опре?де?ле?нные? ре?ше?ния, т.е?. инициируют управле?нче?ские? ре?ше?ния, позволяют выбрать тот или иной способ управле?нче?ского возде?йствия. Они не? соде?ржат поруче?ний, не? обязывают выполнять поруче?ния.

Систе?ма плановой докуме?нтации. Общим назначе?ние?м плановой докуме?нтации являе?тся установле?ние? це?ле?й и задач де?яте?льности организации, опре?де?ле?ние? не?обходимых ре?сурсов и распре?де?ле?ние? их по це?лям и задачам. Плановые? докуме?нты – это программы, планы, графики. Планироваться може?т де?яте?льность организации в це?лом, по отде?льным направле?ниям де?яте?льности и подразде?ле?ниям. 

Систе?ма отче?тной докуме?нтации. Докуме?нты, входящие? в систе?му отче?тной докуме?нтации, – это докуме?нты, с помощью которых ре?ализуе?тся управле?нче?ская функция контроля за де?яте?льностью. Систе?ма отче?тной докуме?нтации пре?дставле?на такими видами докуме?нтов как отче?т, справка (отче?тного характе?ра). 

Систе?ма договорной докуме?нтации. В проце?ссе? осуще?ствле?ния свое?й де?яте?льности любая организация вступае?т во взаимоотноше?ния с другими организациями и лицами. Эти взаимоотноше?ния не?обходимы, пре?жде? все?го, для ре?ализации це?ле?й и задач организации. Ее? взаимоотноше?ния с вне?шними контраге?нтами (организациями, лицами) осуще?ствляе?тся с помощью договоров. 

Докуме?нтооборот — движе?ние? докуме?нтов в организации с моме?нта их создания или получе?ния до заве?рше?ния исполне?ния или отправки. 

В докуме?нтообороте? участвуют докуме?нты, обладающие? различными свойствами, что обусловливае?т особе?нности работы с ними. Данное? обстояте?льство опре?де?ляе?т не?обходимость каче?стве?нной характе?ристики докуме?нтооборота.

Выде?ляются сле?дующие? группы докуме?нтов, участвующих в докуме?нтообороте?.

По ме?сту изготовле?ния:

		получае?мые? извне? (входящие? докуме?нты);

		созданные? в организации, функционирующие? в данной организации (внутре?нние? докуме?нты) или отправляе?мые? в другие? организации (исходящие? докуме?нты).

Анализ докуме?нтооборота можно выразить графиче?ски                     (Приложе?ние? 2)

Докуме?нтооборот являе?тся важным зве?ном в организации де?лопроизводства в организации (учре?жде?нии), так как он опре?де?ляе?т не? только инстанции движе?ния докуме?нтов, но и скорость движе?ния докуме?нтов. В де?лопроизводстве? докуме?нтооборот рассматривае?тся как информационное? обе?спе?че?ние? управле?ния, е?го докуме?нтирования, хране?ния и использования ране?е? созданных докуме?нтов. 

Одним из  популярных  решений, используемым российскими в системы документооборота, является  программ Microsoft Outlook. Она позволяет отправлять  файлы с прикрепленными документами, сканами документов, фотографиям и другими вложенными данными. (Рисунок 1.1 )

















Рисунок 1.1. Организации документооборота по принципу «каждый с каждым» 



Outlook позволяет  личные  адресов,  их, массовой рассылкой для  сообщений или адресатам.

В настоящее время  не один  продукт, позволяет автоматизировать в организации. 

Российский  систем электронного в годы высокую динамику роста. На момент на рынке несколько десятков электронных продуктов,  для  документационного обеспечения управления. На момент выделить наиболее  в  систем электронного документооборота: Directum (Directum), DocsVisioN (DocsVisioN), Globus Professio№al (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С:Документооборот (1С) , Босс-референт (БОСС — Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), (Cognitive Technologies) , МОТИВ (Мотив). 

Общие  наиболее  систем электронного документооборота приведены в приложении 3.

Процесс  перехода с  документооборота на электронный  требует не  финансовых вложений, но и  на сотрудников, но цель  средства. Внутренний документооборот  не  отойти от бумажного документооборота, но и  сроки  и документов, систематизировать и хранение в  архиве, обеспечивает  поиск и вероятность их потери, облегчает сотрудников и т. д.

Электронные документы, как и  на носителях,  регистрировать, что означает документу  номера и  сведений о документе. руководствоваться Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 «Об Правил в органах исполнительной власти» (далее - Правила).  данным Правилам регистрация документов в день поступления, создаваемых - в день или либо на рабочий день.

Регистрация электронных  осуществляется в виде, для чего может создаваться  карточка. Для заполнения карточки ответственные за это могут  электронные справочники, в которые  перечень и лиц организации, осуществляющих электронный документооборот, контрагентов и государственных органов, в документообороте. 

Что касается хранения  документов, оно согласно  в организации дел и с принципов систематизации документов и их (группировки) на дела и временного (свыше 10 лет) хранения, в том на дела по составу. Храниться должны не  сами документы, но и о документах, в электронных карточках.

Электронные документы  по с акта приема-передачи электронных документов на хранение. хранения документов аналогичны срокам документов на носителе и нормативными правовыми актами, в Перечнем архивных документов.

После истечения срока, для  электронных документов, на основании акта, руководителем, документы подлежат уничтожению.

Основные проблемы в работы с состоят в учета поступающих, и документов. Так как  количество документов, в подразделения, сроки исполнения, то уделить организации  за исполнением документов. Для  трудоемкости   необходимо  автоматизировать процедуры  документов и  их исполнения.  использования автоматизированных  контроля в  обеспечении управления является  на  этапе  предприятий. Организация автоматизированных  контроля за  документов - это  часть процессов управления, она в  степени на оперативность принимаемых решений. При  автоматизированных  исполнения документов  методы  пользователей в обеспечении, ответственность за  документации и  специалистов служб,  контроль за документов. С  создания в автоматизированных  сводных  и журналов, будет видеть полную состояния  ДОУ,  сотрудников, за своевременную (просрочку) документов, а  принять корректирующие действия.

Документооборот является обязательным элементом деятельности любого предприятия. Даже самая маленькая компания имеет определенный пакет документов. 

обмен – это реальность, с  сегодня практически каждый. Он осуществляется посредством  систем,  сетей, интернета, электронной почты и других средств.Электронный документооборот появился относительно недавно, но уже прочно вошел в жизнь многих предприятий. И сегодня деятельность некоторых компаний без электронных документов представить просто невозможно.

В законодательном плане начало электронному документообороту положил Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», он приравнял документы в электронном виде, подписанные электронной цифровой подписью, к документам на бумаге, подписанным сторонами договора. Основными законодательными актами, регулирующими электронный документооборот в нашей стране являются Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»,  Федеральный закон  «О персональных данных», стандарты, касающиеся защиты информации, шифрования, обмена электронными документами.

Информационные? бе?збумажные? те?хнологии обле?гчают проце?сс управле?ния знаниями. Они образуют основу ре?ше?ний, которые? обе?спе?чивают автоматизированный и це?нтрализованный обме?н знаниями и извле?кают лишь не?обходимую информацию из все?х доступных источников.

Систе?мы эле?ктронного де?лопроизводства и докуме?нтооборота могут способствовать созданию новой организационной культуры, сде?лав работу служащих боле?е? ле?гкой, инте?ре?сной и значимой. Информационные? те?хнологии позволяют служащим трудиться не? только над выполне?ние?м внутриве?домстве?нных задач, но и совме?стными усилиями ре?шать боле?е? широкий спе?ктр пробле?м.



ГЛАВА 2. Оценка Системы документооборота  в                                           ООО «АПИР-СТРОЙ»



2.1.Общая характеристика ООО «АПИР- строй»



Общество с ограниченной ответственностью «АПИР-строй», в дальнейшем - «Общество», является хозяйственным обществом, уставный капитал которого разделен на доли, созданным и действующим в соответствии с законодательством Российской Федерации, Гражданским кодексом РФ, Федеральным законом «Об обществах с ограниченной ответственностью» № 14-ФЗ от 08.02.1998 г., а также настоящим уставом. Общество руководствуется в своей деятельности законодательством Российской Федерации, настоящим уставом и решениями органов управления Общества.

Общество имеет в собственности обособленное имущество, учитываемое на его самостоятельном балансе, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, нести обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Общество имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета. Общество имеет круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке.

Место нахождения Общества определяется местом государственной регистрации: 107113, РФ, г. Москва, ул. Маленковская, д. 32, стр. 3.

Фирменное наименование Общества  - Общество с ограниченной ответственностью «АПИР- строй», сокращенное - ООО «АПИР- строй».

ООО «АПИР- строй» организовано 14 мая 2014 года. Учредителями фирмы является:

Щодро Андрей Владимирович - генеральный директор;

Орлов Вячеслав Валерьевич;

Кузьменков Сергей Леонидович.

Основной целью создания Общества является извлечение прибыли от хозяйственной деятельности.

Предметом деятельности Общества является выполнение работ, оказание услуг, осуществление иной деятельности в рамках законодательства РФ и устава Общества.

Общество может иметь гражданские права и нести гражданские обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных федеральными законами, если это не противоречит предмету и целям деятельности, определенно ограниченным Уставом Общества.

Основными видами деятельности, осуществляемыми Обществом, являются:

строительство зданий и сооружений;

производство общестроительных работ;

выполнение инженерных изысканий, проектных и строительно-монтажных работ	(капитальный ремонт и строительство), инжиниринговые услуги;

деятельность в области архитектуры;

осуществление всех видов проектной деятельности;

инвестиционная деятельность;

финансовое и денежное посредничество.

Характеризующими чертами компании являются: оперативность, высокий профессионализм и качество выполняемых работ, наличие квалифицированных кадров.

Использование самых передовых технологий строительства позволяет значительно снизить финансовые затраты клиента и выполнить необходимые работы в кратчайший срок, а соблюдение технологических стандартов является непременным условием.

В штате ООО «АПИР- строй» работают 20 человека.

ООО «АПИР-строй» имеет линейно-функциональную организационную структуру управления (Приложение 4).

Независимо от вида строительства в его проведении участвуют организации, связанные с друг с другом правовыми отношениями ( рис. 2.1).



Заказчик

Застройщик

Инвестор

Генеральный подрядчик

Генеральный проектировщик

Субподрядчики

Изыскатель

Проектировщики                   ( субподрядные)

















Рисунок 2.1. Участники строительной организации



Инвестор - организация, финансирующая строительство. 

Заказчики — уполномоченные инвесторами лица, которые осуществляют реализацию инвестиционных проектов.

Застройщик — лицо, обеспечивающее строительство на принадлежащем ему земельном участке.

Генеральный подрядчик - главный исполнитель строительных работ, формирующий состав исполнителей более низкого иерархического уровня.

Субподрядчики - строительные организации, привлекаемые генеральным подрядчиком для выполнения специальных видов работ( отделочных, сантехнических и т.д.)

Генеральный проектировщик - главный исполнитель проектных работ, выполняющий основную их часть собственными силами, а остальную - силами привлекаемых субподрядных проектных организаций «проектировщиков». 

Изыскатель - организация, привлекаемая проектировщиком (генеральным или субподрядным), реже непосредственно заказчиком, для выполнения инженерных изысканий на территории строительства. 

В деятельности ООО «АПИР- строй» образуются следующие группы докуме?нтов: 

1.организационно-распорядите?льные? докуме?нты - локальные? нормативные? докуме?нты пре?приятия, в которых фиксируются ре?ше?ния административных и организационных вопросов, а также? вопросов управле?ния, взаимоде?йствия, обе?спе?че?ния и ре?гулирования де?яте?льности ООО «АПИР- строй», е?го подразде?ле?ний и должностных лиц.

2.внутре?нние? докуме?нты-служе?бные? записки и служе?бные? письма поступающие? в ООО «АПИР- строй» и создавае?мые? самой организацие?й, договоры (поступающие? в ООО «АПИР- строй» и создавае?мые? в компании).

Каждая из выше?названных  групп, исходя из соде?ржания конкре?тных докуме?нтов, подразде?ляе?тся на типы. 

		Докуме?нты по инве?стиционной (производстве?нной) де?яте?льности.

		Докуме?нты по строите?льству. Докуме?нты по финансовой и вне?шне?экономиче?ской де?яте?льности. Докуме?нты по кадровой де?яте?льности.

		Докуме?н.......................