Развитие и формирование внебюджетных государственных

Аннотация

     Выпускная квалификационная работа на тему: «Разработка информационной системы для автоматизации деятельности отдела регистрации и контроля документов вуза».
     Год защиты: 2017.
     Направление: 09.04.03 «Прикладная информатика».
     Студент группы: 21-ПИ-М А.С. Чуйко
     Руководитель: доцент С.В. Новиков
     Зав. кафедрой «Информационные системы» кандидат технических наук, доцент В.Н. Волков
     Пояснительная записка 157 с, 87 рисунков, 1 таблица, 59 источника, 1 приложения.
     В аналитической части выпускной квалификационной работы, проанализированы литературные источники по внедрению и использованию систем электронного документооборота в учебных заведениях; проведен обзор и сравнительный анализ систем электронного документооборота используемых учебными заведениями; исследована предметная область; выделены основные задачи и требования к разрабатываемой информационной системе.
     В разделе проектирования реализована модель процессов предметной области, спроектирована база данных.
     В разделе реализации приводится описание разработки интерфейса пользователя, описание основных алгоритмов функционирования системы, описание примера работы приложения.
     Введение разрабатываемой информационной системы в эксплуатацию позволит уменьшить нагрузку на сотрудников путем уменьшения объема создания и регистрации документов, отслеживать весь жизненный цикл документов, и тем самым повысится эффективность и производительность труда при работе с документами. 
Содержание

Введение	6
1 Анализ методов и систем автоматизации документооборота вуза	9
1.1 Основные понятия и принципы организации делопроизводства и документооборота учебных заведений	9
1.2 Обзор и анализ литературных источников по внедрению и использованию электронного документооборота в учебных заведениях	13
1.3 Проблемы и особенности систем автоматизации документооборота вуза и их решения	25
1.4 Обзор и сравнительный анализ систем документооборота внедряемых в вузах	31
1.5 Постановка задачи и основные требования к разрабатываемой системе	37
1.5.1 Функциональные требования	37
1.5.2 Нефункциональные требования	38
2 Проектирование информационной системы для автоматизации деятельности отдела регистрации и контроля документов вуза	40
2.1 Выбор и обоснование методологии проектирования	40
2.1.1 Диаграмма вариантов использования (use case diagram)	41
2.1.2 Диаграмма классов (class diagram)	44
2.1.3 Диаграмма кооперации (collaboration diagram)	47
2.1.4 Диаграмма последовательности (sequence diagram)	49
2.1.5 Диаграмма состояний (statechart diagram)	51
2.1.6 Диаграмма деятельности (activity diagram)	59
2.1.7 Диаграмма компонентов (component diagram)	65
2.1.8 Диаграмма развертывания (deployment diagram)	66
2.2 Проектирование базы данных	67
2.2.1 Логическая модель базы данных	68
2.2.2 Физическая модель базы данных	72
2.3 Построения запросов к базе данных	75
2.4 Безопасность и целостность данных	82
2.4.1 Целостность данных	82
2.4.2 Безопасность данных	87
3 Реализация информационной системы для автоматизации деятельности отдела регистрации и контроля документов вуза	89
3.1 Обоснование выбора комплекса программных средств	89
3.1.1 Выбор языка и средств реализации системы	89
3.1.2 Выбор СУБД	93
3.2 Разработка программного обеспечения системы	94
3.2.1 Разработка интерфейса пользователя	94
3.2.2 Описание основных алгоритмов функционирования системы	105
3.2.3 Описание контрольного примера	114
Заключение	138
Список использованных источников	141
Приложение А Структура базы данных	148
Удостоверяющий лист	3
Информационно-поисковая характеристика документа на электронном носителе	3












     Введение
     
     В настоящее время в вузе циркулирует большой объем различных видов документов. Вручную управлять таким количеством документов становится сложнее и сложнее. Поэтому встает вопрос о внедрении в вуз системы электронного документооборота (СЭД). Купить готовый продукт системы или разработать систему самим, должно решить руководство вуза. Системы электронного документооборота имеют ряд преимуществ, связанных с возможностью иметь базу электронных документов, регистрировать документы и вести электронные журналы регистрации, контролировать исполнение поручений, оперативно находить документы в единой базе электронных документов, иметь всегда актуальную информацию о статусе и состоянии документа, то есть отслеживать весь жизненный цикл документа. 
     Рынок программного обеспечения предлагает большой спектр систем электронного документооборота, отличающихся функциональностью, ценой, качеством обслуживания, сферой применения и так далее. Но предлагаемые коммерческие СЭД направлены на специфику всего документооборота в организации, что может вызвать проблему, касающуюся интеграции с другими информационными системами, имеющимися в вузе. Также покупка коммерческих СЭД может повлечь за собой дополнительные расходы на клиентские лицензии, техническую поддержку, покупку нового программного обеспечения (платформы), обучение. Немаловажным здесь является человеческий фактор, так как много сотрудники боятся чего-то нового, так как привыкли работать по слаженной многими годами системой, поэтому не хотят учиться, разбираться в работе новой системы. 
     Поэтому, чтобы избежать вышеизложенных проблем, необходимо разработать узко-профильную систему электронного документооборота, направленную на специфику данного вуза. Разрабатывать такую систему необходимо поэтапно. Так как руководство и контроль за ведением делопроизводства в вузе осуществляет Общий отдел, то необходимо начать разработку системы именно с этого отдела. Данный отдел занимается регистрацией и контролем исполнения документов. В каждом вузе есть Стандарт организации или Инструкция по делопроизводству, по которому ведется документооборот в вузе. Поэтому система должна быть четко разработана по данному стандарту или инструкции. Также к разработке системы необходимо привлекать сотрудников Общего отдела, проводить анкетирование, опросы, обсуждения работы системы с ними, позволять им тестировать пробные версии системы, учитывать их пожелания и предпочтения. 
     Таким образом, реализовывая для каждого подразделения свою систему управления документами, будет наращиваться система электронного документооборота всего вуза в целом. Но следует отметить, что и хотя на такую поэтапную разработку и постепенное внедрение уйдет большое количество времени, зато это избавит от ряда проблем, таких как: настройка коммерческой системы под специфику вуза (то есть доработка системы); необходимости подстраивать систему документооборота вуза под коммерческую систему; проблем интеграции с имеющимися система вуза; обучение сотрудников; различных финансовых затрат и вложений в лицензии, техническую поддержку и так далее. 
     Целью выпускной квалификационной работы является разработка информационной системы для автоматизации деятельности отдела регистрации и контроля документов вуза.
     Для выполнения поставленной цели необходимо выполнить следующие задачи: рассмотреть принципы, проблемы и особенности организации документооборота в вузах, провести анализ внедряемых и используемых систем электронного документооборота в вузах, описать исследуемую предметную область, определить и описать основные требования к системе. Необходимо выбрать методологию проектирования и реализовать модель процессов предметной области. Затем спроектировать базу данных и продемонстрировать ее работоспособность с помощью запросов, а также необходимо обеспечить безопасность и целостность данных; разработать и описать основные алгоритмы функционирования системы. После этого необходимо реализовать систему, провести тестирование системы, исправить ошибки, полученные при тестировании  и описать контрольный пример работы системы. 
     






















     
     1 Анализ методов и систем автоматизации документооборота вуза

     1.1 Основные понятия и принципы организации делопроизводства и документооборота учебных заведений

     В настоящее время в вузе ежедневно циркулирует большой поток бумажной документации. Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Основной вид документа в вузе – это организационно-распорядительные документы (в дальнейшем именуемые ОРД). Важно отметить, что ОРД имеет юридическую силу только при наличии соответствующих реквизитов, причем для каждого документа устанавливается свой, характерный только для него формуляр. Движение документов с момента их создания или получения до момента завершения исполнения или отправления называется документооборотом организации. Общий отдел осуществляет руководство и контроль за ведением документооборота в вузе. Ответственность за организацию, своевременную и качественную подготовку и исполнение документов, их сохранность, достоверность содержащихся в них сведений несут руководители структурных подразделений вуза. В свою очередь руководители структурных подразделений назначают сотрудников ответственных за ведение делопроизводства, которые должны руководствоваться требованиями нормативных и методических документов по делопроизводству. Они должны обеспечивать учет и прохождение ОРД в установленные сроки, информировать руководство о состоянии их исполнения, и осуществлять ознакомление с ними сотрудников структурного подразделения [1]. 
     Документы вуза, как и любой организации, делятся на 3 вида: входящие, исходящие, внутренние документы.  
     Входящий документ – это документ, поступивший в вуз извне (из других организаций, учреждений). К таким документа относят законы, указы, постановления, указания, распоряжения, письма, сообщения, переданные по электронной почте и другие. Входящие документы принимаются, сортируются и регистрируются сотрудниками Общего отдела. 
     На регистрируемых входящих документах в правом нижнем углу документа, ставится штамп с указанием порядкового регистрационного номера и даты поступления документа. После этого сотрудник Общего отдела оформляет регистрационно-контрольную карту (РКК), куда переносит эти реквизиты, а также основные реквизиты документа: наименование адресанта, дату и индекс документа, его краткое содержание [1]. 
     Зарегистрированный документ, отправляется для рассмотрения и принятия решения ректору (первому проректору, проректору по направлению деятельности). Рассмотрев документ ректор (первый проректор, проректор по направлению деятельности), секретарь-референт или помощник проректора возвращает документ сотруднику Общего отдела, который переносит резолюцию руководителя в РКК и отправляет документ исполнителям – поочередно, в соответствии с резолюцией, либо одновременно в копиях. Все исполнители ставят отметку о получении документа (или его копии) в РКК. Ответственный исполнитель организует исполнение документа с учетом установленного контрольного срока.  Исполненный документ помещается в дело. О результатах исполнения документа делается соответствующая запись в РКК [1].
     Исходящий документ – это официальный документ, отправляемый из учреждения. Подготовка такого документа включает в себя: составление проекта документа, его оформление, согласование, подписание (утверждение), тиражирование, регистрацию и отправку. Исполнитель несет ответственность за содержание проекта документа, правильность его оформления, наличие необходимых виз и приложений. Исходящие документы, подписанные высшим руководством университета, регистрируются в Общем отделе и отправляются адресатам в день их подписания  или на следующий день. При регистрации исходящего документа специалист Общего отдела производит запись о нем в журнале регистрации исходящих документов [1].
     Внутренний документ – документ, разработанный подразделениями университета и применяемый для внутреннего использования. К таким документам относятся служебные записки, адресованные высшему руководству университета (директору филиала, директору института, имеющему соответствующие полномочия на право действий от имени высшего руководства университета), с их обязательной регистрацией. Служебные записки, адресованные ректору, после их рассмотрения передаются в Общий отдел. Сотрудник Общего отдела регистрирует служебную записку и оформляет на нее РКК [1].
     Документы, полученные по каналам электронной почты, также регистрируются сотрудником Общего отдела. 
      После этапа регистрации документов осуществляется контроль исполнения документов. Контролю подлежат зарегистрированные документы, требующие исполнения, направленные высшему руководству вуза, а также приказы по основной деятельности. Контроль исполнения включает в себя следующие этапы: 
     *  постановка на контроль; 
     *  проверку сроков и регулирование хода исполнения поручений, зафиксированных в документах;
     *  анализ результатов исполнения поручений, 
     *  снятие с контроля исполненного документа и направление его в дело;
     *  информирование руководителя – автора резолюции о невыполненных поручениях.
     Контроль исполнения документов по существу вопросов осуществляет ответственный исполнитель, который указывается в специальном пункте или чья фамилия стоит первой в резолюции. Ответственный исполнитель и сотрудник Общего отдела, отвечающий за контроль исполнения документов, согласовывают свои действия, фиксирую в РКК этапы исполнения. Сроки исполнения документов исчисляются с даты их регистрации в университете и определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в РКК [1]. 
     Документы с конкретной датой исполнения должны быть исполнены в указанный срок. Если конкретная дата исполнения не указана, но имеется пометка «срочно», то такой документ должен быть исполнен в трехдневный срок. Остальные документы исполняются в срок не более месяца. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. 
     Если возникает необходимость в изменении срока исполнения документа, то ответственный исполнитель должен предоставить на имя руководителя, давшего поручение, служебную записку с просьбой о его продлении не позднее трех дней до истечения этого срока. Если поручение является срочным, то сроки исполнения таких документов не продлеваются. Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует Общий отдел для внесения изменений в РКК. 
     Проверка хода исполнения документа осуществляется каждые десять дней и за пять дней до истечения срока. Промежуточная информация о сроках и ходе исполнения документа фиксируется в РКК, где ответственным исполнителем делается соответствующая запись, указывается дата записи и его личная подпись [1]. 
     Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу и документированного подтверждения исполнения. Сотрудник Общего отдела на документе и в РКК делает запись, в которой указывает краткие сведения об исполнении или ссылку на документ (дата, номер, заголовок), свидетельствующий об исполнении; дату и подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
     На основании анализа исполненных и неисполненных документов, а также хода их исполнения Общий отдел не реже одного раза в месяц готовит «Справку о неисполненных документах», которая подписывается начальником Общего отдела и представляется на рассмотрение ректору [1].
     Документы, после исполнения или неисполнения, в зависимости от сроков хранения, передаются на длительное хранение в архив вуза или структурного подразделения, и по окончанию срока хранения выделяются к уничтожению. 
     1.2 Обзор и анализ литературных источников по внедрению и использованию электронного документооборота в учебных заведениях
     
     Во многих вузах России внедряются или уже внедрены различные информационные системы управления и документооборота. При подготовке диссертационного исследования были рассмотрены периодические издания, предметом публикаций которых является применение современных информационных технологий в области документооборота. Так, в статье «Информационный сервис электронного документооборота ВУЗА», авторами которой являются Соколов Е. А., Середа С. Н. выделены четыре подхода к автоматизации документооборота вуза: 
     1. покупка корпоративной информационной системы (КИС);
     2. приобретение автономной СЭД;
     3. собственная разработка СЭД;
     4. аренда информационных сервисов (хранилищ документов, программных средств работы с документами) в сети Интернет на основе аутсорсинга и облачных технологий. 
     У каждого из данных подходов есть свои достоинства и недостатки. Купить КИС самый простой способ, но следует принять во внимание то, что могут возникнуть проблемы с внедрением, так как система может быть заточена под определенную модель деятельности организации. Поэтому может возникнуть необходимость в изменении или доработке купленной системы под те требования и ту структуру, которая функционирует в организации. Также после приобретения КИС может возникнуть необходимость в дополнительных затратах на модернизацию вычислительной техники организации, покупку программного обеспечения (платформы), лицензии, техническую поддержку и сопровождение. Поэтому покупка и внедрение уже готовой СЭД может оказаться сложной и затратной, чем собственная разработка СЭД. 
     В данной статье автор проводит системный анализ проблем автоматизации документооборота в Муромском институте (филиале) Владимирского государственного университета и рассказывает о разработке и внедрении собственной системе электронного документооборота. В данном вузе эта система реализована как информационный сервис на интернет-портале вуза, в которой используется единая база данных пользователей, которая доступна в других корпоративных сервисах. Управление доступом пользователей к сервисам системы проводится на уровне администратора на основе авторизации при подключении. Другие пользователи-абоненты системы имеют доступ к сервису в своих электронных кабинетах в разделе «Документы», где накапливаются электронные документы из рассылки, адресованной конкретному пользователю, что обеспечивает разграничение прав доступа к документам. При открытии документа пользователем автоматически формируется подтверждение о его прочтении [2]. Также в системе предусмотрен контроль исполнения поручений, формирование отчетов, поиск документов. 
     Реализацию данной системы авторы выполняли на платформе LAMP. База данных реквизитов и электронных документов хранится на центральном сервере, а доступ пользователей к системе реализован по принципу «тонкий клиент».
     Также подход собственной разработки системы  изложен в статье «Электронный документооборот инновационного ВУЗА» П.В. Сенченко. Автор описывает процесс разработки системы электронного документооборота в Томском государственном университете систем управления и радиоэлектроники. Разработка системы основывается на разделении системы на несколько слоев, которые представлены на рисунке 1. 

Рисунок 1 – Уровни системы и их взаимодействие
     На данном рисунке автор выделяет следующие уровни системы: уровень представления, уровень бизнес-логики, уровень доступа к данным. Что касается первого уровня, то при таком построении системы электронного документооборота он может быть заменен с web-интерфейса на настольное приложение без изменения остальных уровней. Уровень бизнес-логики инкапсулирует в себе разнородные объекты предметной области, их взаимодействие и основные бизнес-процессы [3]. Использование технологии объектно-реляционного отображения, позволяет связывать объекты предметной области с сущностями БД, то есть, связывать уровень бизнес-логики и уровень доступа к данным. В итоге, при необходимости существует возможности переноса базы данных под управление другой СУБД без внесения изменений в программную реализацию клиентской части системы. Автор данной статьи считает, что данная технология позволит разработать и внедрить систему документооборота вуза. Она обеспечит независимость СЭД от программно-операционной архитектуры, а также интеграцию с другими информационными системами вуза на уровне бизнес-процессов. 
     В Воронежском государственном техническом университете использовался иной подход к разработке и внедрению СЭД. Зубарев И.В. и Макаров Д.В. в своей статье «Обоснование выбора ECM-системы ALFRESCO в качестве базы для построения СЭДО ВГТУ» описывают, что на основе  ECM-платформа Alfresco, с открытым кодом, построена СЭД функционирующая на данный момент в вузе. Автор обосновывает выбор именно этой системы, так как в Alfresco очень гибкая модель данных, и имеет много возможностей для ее расширения. Alfresco является кроссплатформенным программным обеспечением, построена на современных Java-технологиях, для хранения содержимого используется виртуальная файловая система. Разработанная система в ВГТУ автоматизирует процессы управления контентом и охватывает полный жизненный цикл входящих и исходящих документов, поручений и задач, приказов и распоряжений и других типов документов [4]. Система позволяет расширять свою функциональность с помощью модулей расширений, и в настоящее время успешно функционирует. 
     В статье «Подготовка вуза к внедрению системы электронного документооборота», авторами которой являются Кириллов А.Г. и Коуров А.В. описана поэтапная технология перехода вуза на электронную систему документооборота. Первый этап – подготовительный, заключается в анализе структуры вуза, особенностей работы подразделений, видов документов циркулирующих в вузе. Для каждого документа необходимо прописать маршрут его движения и места хранения оригинала. Также на этом этапе необходимо принять решение об использовании электронно-цифровой подписи, то есть наделении документа юридической силой, и решить все проблемы связанные с этим вопросом. Авторы предлагают использовать электронный документооборот не в чистом виде, а в смешанном, то есть не искоренять полностью бумажные документы, а распечатывать только конечные полностью подготовленные бумажные документы и только в одной копии, что приведет к снижению объема бумажных документов. 
     Важным аспектом подготовительного этапа является четкое распределение обязанностей по внедрению СЭД в вузе. Необходимо подготовить информацию о аппаратно-программном состоянии вуза, провести ознакомительные и обучающие работы сотрудников по работе с СЭД.
     Второй этап – «пилотное внедрение», заключается в приобретении СЭД. «Пилот» - это прототип системы, задачами которой является: выявление эффекта от внедрения системы и принятие стратегического решения о внедрении, выработка базиса для составления проекта реальной системы, составление полного плана работ по разработке и внедрению, плана внедрения. Отличие «пилотной» СЭД от ее полной версии в том, что она выполняет только основные функции и задачи документационного обеспечения [9]. 
     После полноценного внедрения СЭД необходимо апробировать и наработать опыт применения СЭД, обучиться устранять технические и организационные проблемы, и сформировать конечное четкое представление о всех процессах в СЭД. Для этого необходимо выбрать экспериментальную площадку (например, какой-то отдел вуза, подразделение), настроить программное обеспечение, рабочие места и оборудование. Также необходимо провести подготовительные и обучающие работы с сотрудниками [9].
     Третий этап – непосредственная работа в СЭД. Авторы статьи выделяют на этом этапе следующие задачи: 
     * определить целесообразность применения СЭД; 
     * выявить узкие и слабые места системы и варианты их устранения;
     * накапливание проблемных ситуаций и выработка их оптимальных решений;
     * обучение персонала;
     * обработка маршрутов документов [9]. 
     В итоге вуз получает накопленный опыт применения СЭД, с помощью которого он готов к внедрению СЭД во всех структурных подразделениях вуза. 
     Авторы Фионова Л.Р., Кирюхин Ю.Г., Катышева М.А. в статье «Планирование комплекса работ при внедрении СЭД в вузе», предлагают свой алгоритм внедрения СЭД в вуз. Этот алгоритм схож на вышеизложенную технологию внедрения, только здесь предлагается на начальном этапе разрабатывать еще комплект нормативно-методических документов, сопровождающих и облегчающих внедрение и эксплуатацию системы. Процедура создания комплекта таких документов, заключается в создании рабочей группы. Она занимается анализом СЭД, определяет требования вуза к СЭД и функциональные возможности готовых СЭД, и обосновывает свой выбор, путем составления отчета об обосновании выбора конкретной СЭД. Затем также следует «пилотный» проект, который должен сопровождаться Регламентом работы с электронными документами, который определит общие правила использования СЭД в университете, обязанности участников электронного документооборота, правила работы с электронными документами. Также авторами предлагается разработка Инструкций по работе с конкретными видами документов с пошаговым описанием использования типовых маршрутов. Только после этого необходимо, как считают авторы, проводить обучение основам работы в системе всех категорий пользователей. После «пилотного» проекта, следует заключительный этапа, на котором проводится анализ на наличие противоречий между бумажным и электронным документооборотом. Для исправления этих противоречий разрабатывается Инструкция по делопроизводству, которая устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с ОРД на единой правовой и методической основе в вузе. Авторы данной статьи считают, что использование такого алгоритма действий облегчит внедрение и поможет исключить ряд проблем, повысить эффективность при эксплуатации системы [10]. 
     Самарский национальный исследовательский университет имени академика С.П. Королева выбрал и приобрел программное решение «1С: Документооборот 8», поддерживающее многопользовательскую работу в локальной сети и через Интернет с использованием веб-браузеров или тонкого клиента [11]. Внедрение СЭД проводилось поэтапно, и через 2 года уже данной системой пользовались все структуры вуза. Следует сказать, что данная система в вузе обеспечивает смешанный тип документооборота, автоматизирована система регистрации и контроля документов, создана единая база хранения документов. Также данная система обеспечивает интеграцию с существующими информационными системами университета, и с корпоративным Интернет-порталом университета [11]. 
     Волгоградский государственный университет также приобрел и внедрил СЭД «1С: Документооборот 8». Эта система в вузе выполняет основные функции по работе с документами. Для доступа к базе электронных документов, вуз разработал web-приложение «Электронная библиотека документов», позволяющая находить и просматривать документы. Тем самым дорабатывая приобретенную систему, внедряя в нее дополнительные модули, вуз стоит свою единую систему управления документооборотом в соответствии со своей инструкцией и положением об электронном документообороте в вузе. Следует отметить, что и приобретенная вузом система «1С: Университет ПРОФ» также дорабатывается. 
     Баринов Н.А. в своей статье «Концепция построения системы электронного документооборота ВУЗА» предлагает метод организации системы электронного документооборота ВУЗа, основанной на интеграции информационных ресурсов ВУЗа в распределенную базу данных, средствах анализа и принятия решений [12]. Автор считает что, все подсистемы вуза должны представлять собой единую систему, в которой все подсистемы связаны между собой информационными потоками. По мнению автора, СЭД должна выполнять определенные функции, связанные с совершенствованием процессов принятия решений в области анализа, регулирования и прогнозирования образовательной деятельности в ВУЗе. Такая система может быть построена только при переходе от локальных систем со своим информационным наполнением к интегрированной информационно-аналитической среде, которая позволит охватить все стороны деловых процессов в ВУЗе, автоматизировать административно-хозяйственную деятельность, обеспечить информационную поддержку принятия решений [12]. Таким образом, автор статьи приходи к выводу о, необходимости разработки автоматизированной системы сбора, хранения, обработки данных, с помощью которой можно будет анализировать деятельность вуза, и принимать решения, направленные на повышение качества управления вузом. 
     Баринов Н.А. предлагает архитектуру СЭД, ядром которой является БД, реализованная средствами СУБД PostgreSQL. Сервера ,поддерживающие БД, должны быть включены в единую сетевую инфраструктуру вуза. Доступ к системе пользователи получают путем формирования запросов к серверам или через Web-интерфейс браузера.  Вся система строится послойно, то есть, в отдельные слои выделяются программное обеспечение, система управления документами, вспомогательные программные обеспечения для обмена информации с внешним миром, программные обеспечения для доступа к функционалу системы через средства коммуникации. Преимущество такого послойного принципа состоит в том, что можно вносить изменения в отдельные программные компоненты, расположенные в одном слое, без внесения этих изменений в другие связанные с ним слои. 
     В Кемеровском государственном университете разработана и внедрена в эксплуатацию система электронного документооборота, предназначенная для автоматизации управления электронными документами и бизнес-процессами [13]. Но в процессе эксплуатации СЭД вуз столкнулся со следующими проблемами: 
     * снижение скорости работы с документами с возрастанием их числа в базе данных;
     * отсутствие отображения многоуровневой классификации документов;
     * отсутствие расширенного поиска документов по совокупности метаданных и содержимому вложенных в документ текстовых файлов [13].
     В статье Капошко Д.Ю. и Завозкина С.Ю. «Реинжиниринг системы электронного документооборота КЕМГУ» описана архитектура СЭД и решение вышеуказанных проблем университета. Архитектура СЭД КЕМГУ представляет собой трехзвенную архитектуру, которая состоит из СУБД ORACLE, сервера приложения Apache Tomcat, и тонкого клиента (стандартный веб-браузер). Для реализации СЭД университетом разрабатывался процедурный язык PL/SQL и фреймворк KemSUWEB. Проведя анализ проблем, было найдено наилучшее решение проблемы. Оно заключается в изменение структуры данных так, чтобы получение прав доступа к документам осуществлялся максимально быстро. Для этого в базу данных были добавлены дополнительные сущности, одна из которых будет хранить ссылки на доступные пользователю документы, а вторая будет хранить разрешенные действия для доступных пользователю документов. Также необходимо внести изменения в структуре данных, а именно в модуль работы с документами: создание / удаление документа; назначение / выполнение задания, связанного с документом; назначение / выполнение поручения, связанного с документом; добавление пользователя в группу; назначение роли. 
     Таким образом, реинжиниринг системы позволил устранить все вышеопределенные проблемы: появилась классификация документов, реализованы различные виды поиска документов, тем самым увеличилась скорость работы с документами. 
     В Томском государственном педагогическом университете разработана и внедрена СЭД «A-Delo» для решения задач автоматизации документооборота на примере общего отдела вуза, которая описана в статье «Подходы к автоматизации документооборота в ВУЗЕ», авторами которой являются А.П.Клишина, Н.Р. Волкова, Н.Л. Еремина, А.А. Мытник, Е.Н. Клыжко. Данная система представляет собой электронный ресурс, реализованный с использованием технологии .NET на основе клиент-серверной архитектуры. Система «A-Delo» имеет модульную структуру, где вызов основных модулей осуществляется из главного меню, списки которых представлены на рисунке 2. Разработка и проектирование основных модулей проводилась с учетом анализа основных бизнес-процессов документооборота общего отдела [14].

Рисунок 2 – Основные модули системы «A-Delo»
     На рисунке 3 представлена общая архитектура системы «A-Delo», которая состоит из уровня интерфейса, уровня представления, прикладного уровня.
     Таким образом, в результате внедрения и эксплуатации такой системы в вузе, удалось формализовать основные потоки документов в вузе, сократить время необходимое для поиска документа, ввести контроль за прохождением и исполнением документов, упорядочит регистрацию документов и прочее. В качестве перспективных направлений развития систем автоматизации делопроизводства в вузе авторы статьи указали применение технологии класса Enterprise 2.0 (блоги, ресурсы, wiki), использование портальных технологий, внедрение мобильных клиентов, использование облачных технологий и интеллектуальных систем обработки данных. [14]. 
     

Рисунок 3 - Общая архитектура системы «A-Delo»
     В Московском государственном техническом университете радиотехники, электроники и автоматики (МГТУ МИРЭА) разработана и внедрена собственными силами университета система электронного документооборота и контроля исполнения поручений (СЭДКП). В данной системе имеется 3 группы пользователей: руководители подразделений, делопроизводители, исполнители. Стоит отметить, что система разрабатывалась и внедрялась поэтапно. Модель контроля исполнительской дисциплины, представленная на рисунке 4, состоит из бизнес-процессов: 
     * просмотр поручений, находящихся на контроле у руководства; 
     * просмотр просроченных поручений; 
     * просмотр текущих поручений [19]. 

Рисунок 4 – Модель контроля исполнения поручений
     Данная модель контроля исполнения поручений позволяет снизить временные ресурсы руководителей для контроля исполнения документов. Все документы в системе группируются по степени их исполнения. 
     Таким образом, вузы используют информационные системы и подсистемы оперативной обработки данных, реализованные на самой различной аппаратной и программной основе. Внедрение таких систем электронного документооборота в вузах актуально в современных условиях развития информационных технологий [20]. 
     1.3 Проблемы и особенности систем автоматизации документооборота вуза и их решения
     
     В последнее время системы электронного документооборота пользуются популярностью, так как данные системы имеют больше преимуществ (см. рисунок 5) по сравнению с бумажным документооборотом. К таким преимуществам относятся:
     * многокритериальный поиск документов;
     * контроль исполнения документов;
     * регистрация документов;
     * формирование резолюций;
     * разграничение прав доступа к документам и функциям системы;
     * структурирование документов в системе;
     * формирование отчетов;
     * ведение дел документов;
     * контроль маршрута движения документов.


Рисунок 5 – Преимущества электронного документооборота
  .......................