Разработка рекомендаций по организации выставочной деятельности на предприятиях туризма (на примере ООО «Лидер Казань»)

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

«РОССИЙСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ТРАНСПОРТА (МИИТ)» 

Институт/факультет
«Гуманитарный институт»


Кафедра
«Сервис и туризм»


                                                                                                                                  Допустить к защите:
                                                                                    Зав.кафедрой: _______________ Ю.М.Коробов
                                                                                           «__» _____________________________2018 г.

БАКАЛАВРСКАЯ РАБОТА


(направление подготовки)
38.03.02 «Менеджмент»


(профиль)
«Менеджмент туризма»



на тему:
Разработка рекомендаций по организации выставочной деятельности на предприятиях туризма ( на примере ООО «Лидер Казань»)











Обучающийся                                                                                                      (Хисамиева А.И.,
                                                                                                                    студентка гр.ГМН - 415)

Руководитель бакалаврской работы                                                                 (Чунихина И.А.
                                                                                                                                                    ст.пр.)




Москва 2018 г.
МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ

«РОССИЙСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ТРАНСПОРТА (МИИТ)» 


Институт /факультет
_____________________________________Кафедра________________________________________________
Направление подготовки___________________________________________________________________________________						
									УТВЕРЖДАЮ
									
Зав.  кафедрой    
									
 «          » ________________2017  г.         
Задание     

по бакалаврской работе студента         

_____________________________________________________________________________________________ 
(фамилия,  имя,   отчество)        
1. Тема работы Разработка рекомендаций по организации выставочной 
деятельности на предприятиях туризма 
( на примере ООО «Лидер Казань»).
Утверждена приказом по университету от «     » __________ 20____ г.  № ________________________
2.  Срок сдачи студентом законченной работы _____________________________________________________
3.  Исходные данные к работе    статистические данные, библиографические источники, содержание официальных сайтов 
4.  Содержание пояснительной записки (перечень подлежащих разработке вопросов)   
1.Выставочная деятельность на предприятиях туризма
- Роль выставочных мероприятий в системе маркетинговых коммуникаций и особенности продвижения туристских предприятий на выставках
- Процесс организации участия туристского предприятия в работе выставки
- Оценка эффективности участия тур предприятий в выставочных мероприятиях
2.Анализ деятельности ООО «Лидер Казань» и рынка выставочных услуг
- Анализ рынка выставочных услуг в России и городе Москве
- Анализ деятельности ООО «Лидер Казань»
- Результаты анализа
3.Разработка рекомендаций по организации выставочной деятельности ООО «Лидер Казань»
- Разработка методических рекомендаций по организации выставочной деятельности ООО "Лидер Казань"
- Разработка практических рекомендаций по выставочной деятельности ООО «Лидер Казань»
- Оценка экономической эффективности предложенных мероприятий	
5.Перечень иллюстративного материала ________________________________________
6. Консультации (по решению выпускающей кафедры )
Раздел
Консультант
Подпись,  дата


задание выдал
задание принял




7. Дата выдачи задания ____________________________________________________
Руководитель бакалаврской работы ____________________________________________________________
         (подпись)
         
Задание принял к исполнению _________________________________________________________________
              (подпись)

КАЛЕНДАРНЫЙ     ПЛАН

№
п/п
Наименование этапов
бакалаврской работы
Срок выполнения
этапов работы
Примечание
1
Сбор и обработка материала
13.01.2017

2
Введение
- актуальность
- цель
- предмет исследования
- объект исследования
- задачи
- практическая значимость
17.01.2017

3
Первая глава
27.01.2018

4
1.1
28.01.2018

5
1.2
05.02.2018

6
1.3
15.02.2018

7
Вторая глава
26.02.2018

8
2.1
27.02.2018

9
2.2
05.03.2018

10
2.3
16.03.2018

11
Третья глава
24.03.2018

12
3.1
25.03.2018

13
3.2
03.04.2018

14
3.3
14.04.2018

15
Заключение
26.04.2018

16
Текст для защиты бак. работы
02.05.2018

17
Презентация
12.05.2018





























Обучающийся ______________________________________________________________
Руководитель бакалаврской работы _________________________________________________




Содержание
     Введение
1. Выставочная деятельность на предприятиях туризма
1.1.  Роль выставочных мероприятий в системе маркетинговых коммуникаций и особенности продвижения туристских предприятий на выставках
1.2.   Процесс организации участия туристского предприятия в работе выставки
1.3.   Оценка эффективности участия тур предприятий в выставочных мероприятиях
2. Анализ деятельности ООО «Лидер Казань» и рынка выставочных услуг
2.1.   Анализ рынка выставочных услуг в России и городе Москве
2.2.   Анализ деятельности ООО «Лидер Казань»
2.3.   Результаты анализа
3. Разработка рекомендаций по организации выставочной деятельности ООО «Лидер Казань»
3.1.   Разработка методических рекомендаций по организации выставочной деятельности ООО "Лидер Казань"
3.2.   Разработка практических рекомендаций по выставочной деятельности ООО «Лидер Казань»
3.3.   Оценка экономической эффективности предложенных мероприятий
Заключение
Библиографический список
Приложение



Введение.
     Для ознакомления потенциальных клиентов с рынком своих продуктов, туристические предприятия использует разнообразные методы познакомить их с ним. На первом этапе применяется реклама и Public Relations, а действия, проведенные на следующих этапах жизненного цикла, усиливается для привлечения большего числа клиентов. Выставки, ярмарки, презентации и так далее, с их помощью осуществляют программу продвижения, сбыта, нужного для турфирмы.
     Организация выставок - это один из методов продвижения турпродукта, с помощью которого продавцы и покупатели встречаются на общей территории, для того чтобы подписать соглашения. Выставочные мероприятия занимают особое место в туристском маркетинге. С их помощью туристское предприятие имеет возможность получать и распространять информацию необходимую для турфирмы. Выставочные мероприятия позволяют оценить формирование отрасли, точно ориентироваться в ценовом вопросе, позаимствовать опыт коллег и, обрести экономический эффект от участия, увеличивая клиентские базы и подписывая выгодные договора. Так же достоинством является, то, что турфирма обладает возможностью устроить для клиента праздник, с помощью лотерей, викторин и шоу программы.
     Из выше изложенного следует, что выбранная тема, связанная с особенностями организации выставочной деятельности и оценкой ее эффективности, является актуальной.
     Целью данной работы является разработка рекомендаций по организации выставочной деятельности в ООО «Лидер Казань». 
     Для достижения поставленной цели в работе необходимо решить следующие задачи:
     1. выявить роль выставочных мероприятий в системе маркетинговых коммуникаций;
     2. описать особенности продвижения туристских предприятий на выставках;
     3. изучить процесс организации участия туристского предприятия в работе выставки;
     4. проанализировать рынок выставочных услуг;
     5. исследовать деятельность компании ООО «Лидер Казань», в том числе ее рекламную и выставочную деятельность.
     6. разработать методические и практические рекомендации по организации выставочной деятельности.
     7. рассчитать экономическую эффективность предложенных мероприятий по организации выставочной деятельности.
     Объектом исследования является выставочная деятельность ООО «Лидер Казань».
     Предмет исследования – организационно-управленческие отношения, складывающиеся в процессе организации выставочной деятельности в турфирме ООО «Лидер Казань».
     Данная работа состоит из трех частей. В первой, теоретической части, изучается, что такое выставочная деятельность и выставочные мероприятия, рассматриваются ее основные функции, роль и значение в индустрии туризма, описывается технология организации и участия в выставочном мероприятии.
     Во второй, аналитической части, приведен анализ рынка выставочных услуг, проведен анализ туристической компании ООО «Лидер Казань» и ее рекламной и выставочной деятельности.
     В третьей, методической части, проводиться разработка методических рекомендаций по организации выставочной деятельности ООО «Лидер Казань» и разработка практических рекомендаций по организации выставочной деятельности, а также расчет экономической эффективности предложенных мероприятий.
     
Глава 1. Выставочная деятельность на предприятиях туризма
1.1. Роль выставочных мероприятий в системе маркетинговых коммуникаций и особенности продвижения туристских предприятий на выставках.
     Маркетинговые коммуникации - представляют собой процесс передачи целевой аудитории информации о продукте.1
     Выставка - показ, главная цель которого заключается в просвещении путем показа средств, имеющихся в распоряжении человечества, для удовлетворения нужд в одной или нескольких областях его деятельности или будущих его перспектив.2
     Выставочное мероприятие предоставляет возможность туристскому предприятию одновременно получать и распространять информацию необходимую для деятельности турфирмы.
     Участвуя в выставке, туристское предприятие образовывает маркетинговую коммуникацию, в которую входят такие элементы маркетинговых коммуникаций, как:
a) реклама (печатная, щиты, выставки и т.д.);
b) стимулирование сбыта (раздача сувениров, предоставление скидок и т.п.).
     В данный момент термины «ярмарка» и «выставка» принято считать синонимами. Не смотря на это в туристском рынке эти понятия имеют разные значение, нежели в других сферах услуг.
     Во всем мире проводится довольно много выставочных мероприятий, так или иначе связанных с туризмом. Все выставки можно поделить на три вида:
     1. Отраслевые – разделяют по направлению деятельности. Это ярмарки, биржа и специализированные туристские выставки (ИНТУРМАРКЕТ (ITM) 2018, MITT/ Путешествия и туризм-2018).
     2. Косвенные предполагают раздел по туристской деятельности, но отрасль не относиться к туризму (Выставка воздушного транспорта России).
     3. Общие – в этом случае на выставке присутствует несколько отраслей сразу (выставки на ВВЦ).
     Заинтересованность в туристском продукте очень высокая на специализированных выставках. Это могут быть как выставки, обращенные на продвижение конкретного регионального турпродукта, так же и выставки для въездных туроператоров.3
     Так же выделяются международные туристские ярмарки и биржа. Проводя их, фирма делает акцент на заключении контрактов и установлении контактов с новыми производителями услуг и их продавцами. Наиболее крупными международными туристскими биржами принято считать ITB (Берлин, выставочная площадь – 85 тыс. кв. м), WTM (Лондон – около 5 тыс. экспонентов) и другие.
     В таблице 1 представлена информация о международных выставочных туристских мероприятиях за 2017 год.4
     Таблица 1 
Наиболее популярные международные туристские выставки, биржи и ярмарки, за 2017 г.
Название выставки
Число посетителей
(в среднем) тыс. чел.
Краткое описание

профессионалы
посетители

1
      2
3
4
Международный салон по туризму в Париже
     14

150
Были выставлены экспонаты с мест войны и фотографии с мест, связанных с первой мировой войной и с высадкой войск союзников в Нормандии.
Международная туристская выставка ФИТУР в Мадриде
10


250
В прошлом году в форуме участвовали делегации из 170 стран, более 12 тыс. туристических фирм. На площади более 86 тыс. кв. м. было расположено 843 выставочных павильона.
Международная биржа по туризму в Берлине
20

80
Участие принимают множество представителей области туризма. Представленные на этой крупнейшей в мире туристической выставке туроператоры, страны, регионы, авиакомпании и отели представляют вниманию посетителей информацию о дальних странах.
Всемирная туристская ярмарка в Лондоне
28

12
В Лондоне проходит ярмарка ежегодно с 1980 г. в ноябре-декабре в течение 5 дней с участием туристских компаний, представителей туриндустрии и СМИ. Наряду с заключением контрактов важной задачей Лондонской ярмарки является знакомство с инновациями в мире туризма.
1
       2
3
4
Международная туристская биржа в Милане
       5
       
40
Международная туристская биржа в Милане знакома далеко за границами Италии. По количеству экспонентов она конкурирует с мадридской и лондонской биржами, а по стендовой площади уступает лишь берлинской ярмарке. 

      Любая выставка дает турфирме определенные сведения о рынке продаж, помогает не только обрести конкретный срез познаний, но и принимать участие в выходе на эти рынки. Каждая выставка – значительная и, что бесценно, емкая в плане материальных расходов в маркетинговом плане любой компании, которая участвует в роли экспонента, посетителя или организатора.
      В таблице 2 представлена классификация выставочных мероприятий по ряду признаков.5
     Таблица 2
Классификация выставочных мероприятий
Признак классификации
Виды выставочных мероприятий
Цели проведения
Торговые
Информационно-ознакомительные
Частота проведения
Периодические
Ежегодные
Сезонные
Характер предложения экспонатов
Универсальные
Многоотраслевые
Отраслевые
Специализированные
Состав участников
Региональные
Межрегиональные
Национальные
Международные

     Ценность исследований на выставках состоит в том, что они:
- помогают получить высокий объем данных быстро и дешево, в отличие от обычных условий;
- дают потенциал к достижению понимания рыночной ситуации, не применяя обыкновенный сбор данных, являющийся затратным и долгим;
- позволяют отслеживать динамику всевозможных показателей;
- дают возможность найти новые тенденции рынка, выделить те сегменты и ниши, которые являются перспективными на рынке.
     Следовательно, участвуя в выставке, ее участники являются сообществом и получают огромный объем информации, которая поможет для продвижения турпредприятия на рынке.
      Особенности продвижения туристских предприятий на выставке.
     Участвуя в работе выставок и ярмарок, туристское предприятие приобретает действенные и мощные средства в формировании маркетинговых коммуникаций. Это обусловлено тем, что участие в выставках представляет собой совокупность таких важнейших элементов комплекса маркетинговых коммуникаций, как связи с общественностью, стимулирование сбыта, личные продажи, реклама.
     Таким образом, выставочно-ярмарочные мероприятия, способны:
a) показать потенциальным клиентам новейшие услуги и возможности, предложения, направления путешествий;
b) привлечь интерес к предлагаемым туристским продуктам;
c) расширить представление гостей выставки, в том числе иностранных партнеров и клиентов, о стране, регионе, проинформировать о туристской политике и мерах, обращенных на обеспечение неизменного развития туризма в стране, регионе;
d) установить контакты с представителями туристской администрацией и предприятий, в заключении договоров о сотрудничестве и продажах;
e) установить контакты с представителями средств массовой информации, для того чтобы, с их помощью расширить представление возможных партнеров и клиентов о туристском потенциале страны, региона;
f) освоить передовой опыт организации туризма и его рекламы;
g) подвергнуть анализу предложения конкурирующих туристских направлений, предлагающие туристские продукты с аналогичными продуктами, что и заинтересованная страна, регион;
h) проанализировать предложения и политику фирм-конкурентов;
i) проанализировать имеющийся спрос на туристические продукты, сделать прогноз развития спроса, направления, услуги;
j) получить информацию о состоянии конъюнктуры туристского рынка.
     Значение выставочных мероприятий для туристского предприятия можно определить как: «Его одного мало, и без него сделать не возможно».
     Так же туристское предприятие не обладает возможностью разрешить имеющиеся проблемы, при помощи выставок, но они являются существенным средством маркетинговых коммуникаций, которое фирма не может игнорировать.
     Выставка - это процесс публичного показа экспонатов в виде товаров, вещей, работ, произведений искусства и т.д.6
     Сторона, показывающая экспонат, в лице фирмы, физического лица получило название экспонент.
     Выставочные площади, на которых распространяются выставочные стенды с экспонатами, называются экспозиционными площадями; в свою очередь, совокупность экспонатов назначают выставочной экспозицией. Как правило, основная направленность каждой выставки - реклама и продвижение новшеств в виде товаров и услуг, подписание контрактов на продажу образцов, поставку партий представленного товара, а также фьючерсных сделок.
     Биржа представляет собой коммерческое выставочное предприятие и реализацию продаж туристских продуктов на рынке. На бирже приобретаются деловые контакты, подписываются договоры между производителями туристских услуг и их продавцами. Туристские биржи, как правило, открывают или оканчивает этап активной рекламы туров, обнародованных на будущий год.
     Турмагазин или турмаркет, представляет собой специализированный магазин для продажи тупродуктов на рынке. Турмагазины реализовывают оптово-розничную продажу личного продукта и продукта других туроператоров на основе агентских контрактов, а также представляют справочную информацию клиентам о продуктах. Турмагазины могут действовать или постоянно, или периодически.
     Конференция представляет собой демонстрацию передового опыта в сфере туристской деятельности. Конференции могут проводиться в рамках других туристских, выставочных мероприятий.
     Разновидностью конференций являются туристские конгрессы, на которых выявляются основные проблемы функционирования отрасли и намечаются пути их решения.7
     В рамках выставок, турфирмы независимо проводят тематические семинары, а также практические формы семинаров, встречи между турагентствами и туроператорами/
     Еще одной формой мероприятия деловой программы выставки – является «круглый стол», обсуждения по проблеме, событию или актуальной теме. Основной позицией проведения «круглого стола» является равенство участников.
     Можно допустить такие категории, как крупные отраслевые выставки, принимая участия в них, фирма привлечет клиентов компании, и имидж фирмы. 
     В мире проводится значительное число выставочных мероприятий, связанных с туризмом, изменяется тематическая направленность и непрерывно увеличивается география и круг участников. В обществе туризма так же проводятся специализированные выставки спортивного, делового туризма, гостиничного и ресторанного хозяйства, экологического, лечебного, познавательного, ярмарки туристского и спортивного инвентаря. 
     Региональные туристические выставки чаще всего предлагают туристический продукт, ограниченный географическими рамками того или иного региона.
     Наиболее благоприятное время для выставок, как полагают российские специалисты туристского бизнеса, является период с конца марта до середины мая, и с конца сентября по ноябрь, то есть перед началом летнего и зимнего сезонов. В это время клиенты принимают решение о проведении отпуска, в то время как фирма подводит результаты предшествующего сезона и разрабатывают планы на ожидающий сезон. Самое время находить прямые контакты с предприятиями средств размещения и перевозчиками.
     Для того чтобы подготовится к участию в выставке туристская фирма должна с особой скрупулезностью планировать свое участие и работу на мероприятии.
     Участие туристского предприятия в выставке можно условно поделить на несколько взаимообусловленных и взаимодействующих ступеней: 
1. Определение целей участия в выставке. Выбор конкретной выставки;
     2. Подготовительно-организационный период;
     3. Работа в ходе функционирования выставки;
     4. Анализ итогов участия фирмы в выставке.
     С позитивного ответа на вопрос, участвовать или не участвовать в выставке, и начинается участие фирмы в выставочном процессе. Ошибочное решение зачастую обусловливает неудачу, несмотря на профессиональную работу сотрудников фирмы. Во избежание этого следует: 
A. во-первых, прекрасно иметь сведения, о том, что вы сможете приобрести от экспозиции; 
B. во-вторых, подробно подвергнуть рассмотрению как наружную, так и внутреннюю конъюнктуру.
     Деятельность компании на выставке должна быть отчетливо обусловлена необходимостью достижения самых важных маркетинговых целей, в качестве которых могут быть:
1. Представление фирмы и ее продуктов;
2. Возможность овладеть целевой аудиторией;
3. Увеличение уровня информированности имеющихся и возможных клиентов;
4. Выявление и стимулирование потребностей клиентов;
5. Увеличение числа клиентов;
6. Исследование рынков сбыта и поиск новых рынков;
7. Внедрение нового продукта на рынок и установление вероятного спроса на новый продукт;
8. Поиск новых деловых партнеров;
9. Исследование предложения конкурентов;
10.  Позиционирование своих продуктов относительно конкурентов;
11.  Создание благоприятного имиджа компании;
12.  Непосредственная реализация продуктов и подписание контрактов.
     Чтобы добиться желаемого результата, для каждой из целей, нужно установить масштабы, то есть нужный уровень реализации цели, а также длительность действия цели - период, в течение которого цель должна быть реализована.
     Уточнение цели помогает конкретизировать средства ее достижения и облегчает контроль за результатами участия в выставке.
     Позитивный ответ на вопрос, участвовать или не участвовать, обусловливают два фактора: экспоненциальность (тенденция участия в выставках и ярмарках) предприятий области, в которой работает фирма и выставочная активность соперников.
     Для избрания конкретного выставочного мероприятия, участие в котором наиболее эффективно для достижения поставленных ранее маркетинговых целей, нужно провести скрупулезный анализ с точки зрения заинтересованностей и возможностей фирмы вытекающих ситуаций:
- Время и место проведения выставки;
- Авторитет выставки;
- Численный и качественный состав участников и гостей выставки;
- Уровень деловой инициативности на предыдущей выставке;
- Возможность предоставления выставочных площадей и услуг;
- Условия участия в выставке;
- Соответствие располагаемых затрат на участие в выставке возможностям компании.
     Опыт показывает, что не у всех бизнесменов сформировалась верная иерархия этих мер оценки экспоненциальных потенциалов выставки. Многих из них значительнее всего беспокоят проблемы цены участия или авторитета, тогда как они являются вторыми по важности.
     План участия должен быть разработан отделом рекламы, самое малое на год. И подготовка к немаловажным мероприятиям, не участвовать в которых кажется не возможным, должна вестись планомерно.
     Методы подготовки компании, затраты бюджета, а зачастую и конечный итог участия в выставке зависят от способа, или формы участия: туристская компания может быть в качестве самостоятельного экспонента или в рамках группового участника.
     Опыт показывает, что на зарубежных выставках и ярмарках эффективно участие группами, то есть работа на коллективных национальных стендах, которые больше всего притягивают внимание потенциальных партнеров и клиентов.
     Работа на коллективном стенде избавляет фирмы-экспоненты от доли подготовительных работ, так как организатор единой экспозиции – фирма - консолидатор - берет на себя переговоры с организаторами выставки, приобретение информационных материалов, предварительных каталогов, а также риск и расходы на организацию предоплаты выставочной площади.
     Несмотря на высокие преимущества коллективного участия в выставках, для определенной туристской фирмы оно несет и ряд отрицательных аспектов:
- Недостаточное проявление индивидуальности экспонента;
- Ослабление ощущения личной ответственности за итоги выставки для фирмы;
- Недостаток опыта в организации участия в выставках и ослабление личной инициативы.
     Следовательно, перед тем, как принять решение об участие в выставке, нужно скрупулезно обдумать и взвесить все достоинства и недостатки для предприятия решения.
     Однако не подлежит сомнению важнейший вклад в продвижении национального туристского продукта и в поднятии авторитета страны или региона, при соглашении профессиональной фирмы работы этих стендов.
     
1.2 . Процесс организации участия туристского предприятия в работе выставки.
     После того, как фирма выберет конкретную выставку, она приступает к организационно-подготовительной деятельности, которая, кроме подачи заявки на участие в выставке, включает в себя решение следующих организационных вопросов:
        1. Разработка концепции и объема участия фирмы в работе выставки.
        2. Составление перечня выставляемых продуктов.
        3. Отбор и подготовка коммерческого, обслуживающего персонала, стендистов, переводчиков и т.д.
        4. Разработка планов коммерческой работы, рекламы и протокольных мероприятий.
        5. Определение размеров необходимых выставочных площадей и объема различных материальных и финансовых ресурсов.
        6. Подбор и изготовление рекламных и информационных материалов.
        7. Разработка тематического плана экспозиции - т.е. выставочного стенда.
8. Заключение договора с организационным комитетом выставки и передача ему плана выставочного стенда и заказа на необходимое оборудование и услуги.  
     Затем принимается решение о вышеперечисленных вопросах, становится возможной разработка окончательной сметы участия фирмы в выставке. 
     В среднем, затраты крупных компаний на участие в выставочных мероприятиях составляют примерно 15 - 30 % всех средств, которые выделяются на рекламу и маркетинговые коммуникации.
     На подготовительном этапе немалый смысл придается рекламе, которая предусматривает такие мероприятия, как:
- Введение фирмы в официальный каталог выставки ярмарки - для этого оформляется особая заявка;
- Печать в периодических изданиях, ориентированных на целевые группы посетителей выставки;
- Рассылка электронных писем и факсов с приглашением посетить стенд фирмам, в которых туристская фирма заинтересована;
- Рассылка персональных приглашений и именных пригласительных компаньонам и клиентам. Чтобы пройти на выставку, следует предъявить входные билеты, предоставляемые экспонентам администрацией выставки, делают особо благоприятное впечатление как проявление особой внимательности к гостям;
- Не менее значимым является, заблаговременно запланировать проведение личных презентаций, «круглых столов», пресс-конференций, включив их в программу параллельных мероприятий выставки.
     Подготовка к выставке занимает большое количество времени, а именно от 22 до 50 недель, очень важно составить график деятельности с установлением сроков проведения всех мероприятий. Такие графики незаменимы для снабжения координации некоторых действий, проверки за их реализацией и вовремя внести изменении, что станет невозможным, если аннулировать всю подготовку к выставке на последнем этапе.
     После официального открытия выставки подходит самая ответственная стадия - непосредственно работа в ходе функционирования выставки. 
     Главная роль в обеспечении успеха в выставочной деятельности относится к стендистам - сотрудникам, работающим у стенда фирмы, в публичной зоне экспозиции.
     Выставка придает комфортную атмосферу, которая бы содействовала переговорам между коммерческими представителями фирмы и потенциальными покупателями. Постройка выставочных стендов стала одним из важнейших факторов в планах по реализации для многих производителей.
     Выставочный стенд - это лицо фирмы, презентационная должность экспонента, наиболее глубоко отображающее его рекламную и имиджевую политику на ближайший период времени. Привлекающий внимание и удобный выставочный стенд выступает важным элементом в результативной работе фирмы на выставке. 8
     По тому, как организована выставочная площадь, можно определить навыки самой фирмы, динамику ее развития, будущие перспективы, качество поставляемых услуг и так далее. Кроме того, стенд является оригинальным «стоппером» заинтересованности, увеличивающим ее популярность и представительность. В случае грамотного и правильного оформления он будет увлекателен каждому самому прихотливому посетителю выставки, проинформирует о ее профессионализме и быть нос к носу со временем.
     Вся экспозиция выставочного стенда условно разделяется на несколько зон:
     Публичная – самая внушительная по площади зона, где располагаются экспонаты, работают стендисты, находят контакты с гостями.
     Рабочая - место, где проводятся переговоры с потенциальными партнерами и клиентами.
     Служебная - служебные помещения для сохранения экспонатов, рекламных материалов, вещей, для отдыха сотрудников и приготовления напитков.
     Величина площади стенда должен назначаться выставочным бюджетом и амбициями фирмы. Однако небольшой стенд может удачно рекомендовать большую фирму: важнейшую роль играет не численность выставочных метров, а качество представления и вид стенда.
     Так же лучше будет, если у стенда больше открытых сторон. Стенды островного типа, где для гостей открыты все стороны, имеются весьма редко, к тому же, призывают к большей площади и расходам, но безукоризненны для прямых продаж и общения с клиентами. Самыми известными являются стенды полуостровного типа (имеют три стороны) и  угловые стенды с двумя открытыми сторонами.
     Имеются некоторые правила, связанные с направлением непосредственного движения гостей к центру против часовой стрелки. Поэтому наиболее подходящим являются места находящиеся справа от входа и в центре зала, а также недалеко от выхода и у центрального прохода.
     При выборе местоположения нужно учитывать места расположения соперников и фирм, устраивающих многолюдные презентации. Соседство с фирмами питания обладает своими недостатки: очереди около буфетов, возможно, могут загородить выставочный стенд. При всем том, как свидетельствует практика, порой близость к кафе и барам позволяет достичь удивительных итогов, позволяя привлечь к своей экспозиции значительное число посетителей.
     Профессионалы выставочной деятельности делят застройку стенда на две категории: стационарная застройка и мобильная.
     К стационарным формам относятся:
a) Настенные информационные стенды;
b) Монтируемые выставочные стенды и павильоны;
c) Столы reception - для работы стендиста
d) Световые, текстовые, электронные панно.
     Порой на базе стационарной застройки основывают поразительные и уникальные по красоте и дизайну стенды, но все они имеют несколько недостатков:
A. Во-первых, они все заточены под одну площадь и высоту, а гарантий, что на иной выставке будут такие же по высоте потолки и по величинам площадь, не существует.
B. Во-вторых, похожие стенды весьма сложны для транспортировки и хранения, если, например, фирма приняла решение участвовать в региональных выставках. Также этот стенд не разбирается на части, и для презентации или конференции предстоит заказать новое оснащение.
     В общем, аналогичные стенды требуют значительных бюджетных расходов. Тем не менее, такого типа застройкой, как давным-давно известным способом оформления выставочной площади, до сих пор используют большинство организаций.
     Второй же вид застройки, мобильный, представляет собой достаточно новое и динамично развивающееся явление на рынке, к тому же он обладает некоторыми преимуществами в употреблении - это менее громоздкие устройства, не сложные в монтировании и транспортировке. Кроме того, мобильные стенды позволяют фирме:
- сохранять бюджет организации за счет неоднократного употребления: если постоянно приобретать на выставке незастроенную площадь и использовать мобильный стенд, то уже на третьей выставке окупаются все расходы;
- экономить бюджет на перевозке за счет малого веса и довольно компактной упаковки, куда можно положить не только конструкции, но и буклеты, сувениры и пр.;
- сохранять время: средней площади стенд собирается двумя монтажниками в течение 40 минут;
- достичь полной автономности;
- быть готовым к выставке в любое время: готовый стенд существенно сокращает срок, чтобы подготовиться к выставке и позволяет принять «горячее предложение», не волнуясь о сроках;
- привлечь внимание за счет необычного внешнего вида стенда. Красочная объемная картинка всегда сосредоточивает взгляды и вынуждает людей останавливаться;
- использовать сам стенд не только на выставке, но и как оформление холла фирмы или в демонстрационном зале компании;
- приобретать различную площадь на всевозможных выставках. Имея в распоряжении один комплект, можно оформить и 100 м2, и 10 м2.
     Виды мобильных выставочных стендов:
a) Рор-Up - наиболее распространенный;
b) Fold-Up, или "планшетные" мобильные стенды;
c) Fold-Up складывается или разбирается до 1 планшета;
d) TRUSS-UP может быть воплощена в цвете, формах, скрупулезно подобранных;
e) Малые мобильные стенды - наиболее экономичный вид мобильных стендов.
     Все малые стенды делятся на 2 типа стендов - Roll-Up и эконом-стенды.
     Стол-reception - это не только удобное место для работы, но и значимая имиджевая часть выставки или прочего мероприятия.
     Итак, в выставочном стенде все обязано быть безукоризненно: внешний вид должен подчеркнуть статус компании и фирменный стиль, а функциональность выставочного стенда должна организовать условия для общения с возможными клиентами и партнерами.
     Для размещения каталогов, листовок, брошюр и другой информации о фирме на стенде устанавливаются буклетницы, держатели образцов и прайс-листов, информационные стойки.
     Помимо общедоступных материалов на стенде чаще всего присутствуют рекламные или информационные листы для постоянных клиентов, и для представителей других фирм. Такие материалы неплохо хранить в рабочей зоне вместе с документами, нужными для ведения переговоров.
     Ответственный сотрудник подбирает персонал, собирает инструкции для каждого из его членов, подбирает внештатных сотрудников и проверяет их работу, находит решение для всех текущих вопросов с организаторами выставки и так далее. Его обязанности широки и многообразны - начиная на этапе планирования, и заканчивая подписью на аналитическом отчете, посвященном результатам участия в экспозиции.
      
     Рис. 1. Основные этапы организации участия туристского предприятия в р.......................