Понятие и сущность подотчетных лиц в экономическом субъекте

23



ВВЕДЕНИЕ



В процессе своей финансово-хозяйственной деятельности предприятия и организации часто производят расчеты наличными деньгами, не связанные с выплатой заработной платы, как с юридическими, так и с физическими лицами. Наличные денежные средства для этих целей, как правило, выдаются под отчет.

Денежные средства под отчет могут выдаваться на служебные командировки, на административно-хозяйственные и операционные расходы. К последним также относятся подотчетные суммы, выданные на закупку сельскохозяйственной продукции, для организаций, осуществляющих розничную и оптовую торговлю продуктами питания, и предприятий общепита.

Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что операции по учету расчетов с подотчетными лицами встречаются повсеместно у экономических субъектов любых форм собственности.  Как правило, в практической деятельности любого предприятия расчеты с подотчетными лицами носят массовый характер и связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. 

Основной целью данной работы является изучение организации учета и контроля операций с подотчетными лицами. Задачи, поставленные в работе следующие:

1. Рассмотреть понятие и сущность подотчетных лиц в экономических субъектах;

2. Изучить нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами;

3. Рассмотреть порядок организации контроля расчетов с подотчетными лицами на предприятии;

4. Ознакомиться с документальным оформлением и учетом расчетов с подотчетными лицами в исследуемой организации;

6. Выполнить внутреннюю проверку операций с подотчетными лицами;

7. Разработать пути совершенствования учета и контроля в исследуемой организации.

Объектом исследования выступает предприятие НГДУ «Лянторнефть», а предметом исследования являются операции с подотчетными лицами компании.

Предметом исследования выступают методические подходы к организации бухгалтерского учёта и контроля расчётов с подотчётными лицами.

	В качестве источников информации для написания данной ВКР были использованы формы бухгалтерской отчетности, прочие первичные документы и учетные регистры по учету операций с подотчетными лицами на данном предприятии, нормативно-правовые источники, регламентирующие порядок учета операций с подотчетными лицами, а также учебно-методическая литература по бухгалтерскому учету и контролю, таких авторов, как Астраханцева Е.А., Бобошко В.И., Керимов В.Э., Семенихин В.В., Тепляков А.Б. и др.

	При написании работы используются следующие методы: литературный обзор, сравнение, анализ, обобщение и др.

	Структура работы соответствует поставленным целям и включает в себя: введение, две главы, заключение и список использованных источников. В первой главе рассматриваются теоретические аспекты учета операций с подотчетными лицами. Во второй главе рассматривается практика учета и контроля расчетов с подотчетными лицами в исследуемой организации и даются рекомендации по устранению выявленных нарушений.

	Практическая значимость работы заключается в использовании результатов исследования в деятельности предприятия с целью совершенствования учета. Основные идеи исследования, его выводы и рекомендации формулируются с учетом возможности их практической реализации. 

	


1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

1.1.Понятие и сущность подотчетных лиц в экономическом субъекте



В процессе финансово-хозяйственной деятельности предприятия осуществляют различные виды расчетных операций, одним из которых являются расчеты с подотчетными лицами [1].

Подотчетными лицами являются физические лица, которым выдаются наличные денежные средства или безналичные денежные средства путем перевода на банковскую карточку для осуществления определенных действий в пользу организации.

Подотчетными лицами могут быть работники организаций, в том числе и ее руководитель, а также физические лица, с которыми у организации заключен гражданско-правовой договор [1].

Денежные средства выдаются подотчетным лицам на следующие цели:

- хозяйственные нужды и административно-хозяйственные расходы;

- командировочные расходы;

- оплату представительских расходов.

К хозяйственным нуждам относят расходы на приобретение товарно-материальных ценностей, как правило, в розничной торговой сети, расходы на оплату мелкого ремонта, заправка автомобилей на АЗС и т.п.

Административно-хозяйственные расходы направлены на содержание аппарата управления, например, затраты на канцелярские товары, ремонт и техническое обслуживание офисной техники, затраты по почтово-телеграфные отправления и т.п.

Командировочные расходы возникают в случае направления сотрудников организации в командировку и призваны возместить расходы, связанные со служебными командировками.

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы [1]. 

Трудовым кодексом РФ установлены ограничения на отправку в командировку некоторых категорий работников (таблица 1).

Таблица 1 

Ограничения для направления в служебные командировки

отдельных категорий работников  

Вообще нельзя направлять в командировки (даже с согласия работников)

Можно направлять в командировку:

- при наличии письменного согласия работника;

- при условии, что это не запрещено медицинскими рекомендациями

Работников, с которыми заключен ученический договор, в период его действия. Данное положение действует в отношении служебных командировок, не связанных с ученичеством (ч. 3 ст. 203 ТК РФ)

Работников, с которыми заключен ученический договор, в период его действия. Данное положение действует в отношении служебных командировок, связанных с ученичеством (ч. 3 ст. 203 ТК РФ)

Беременных женщин в любые служебные командировки (ст. 259 ТК РФ)

Женщины, имеющих детей в возрасте до трех лет, при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением (ч 2, 3 ст. 259 ТК РФ)

Сотрудников в возрасте до 18 лет, за исключением творческих работников (ст. 268 ТК РФ)

Одиноких родителей (матерей и отцов), воспитывающих детей до пяти лет без супруга (супруги) (ч. 2, 3 ст. 259 ТК)

Инвалида, если это противоречит индивидуальной программе реабилитации инвалида (ч. 1 ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации")

Работников, имеющих детей-инвалидов (ч. 2, 3 ст. 259 ТК РФ)



Работников, осуществляющих уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ч. 2, 3 ст. 259 ТК РФ)



Опекунов (попечителей) несовершеннолетних, а также отцов, воспитывающих детей без матери (ст. 264 ТК РФ)



Зарегистрированного кандидата во время проведения выборов (п. 2 ст. 41 Федерального закона от 12.06.2002 N 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации")

Перед получением согласия на командировку у данных категорий сотрудников, работодатель обязан направить им письменное уведомление об их праве отказаться от командировки.

Сроком начала командировки считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее - последующие сутки.

В случае если станция, пристань или аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани или аэропорта.

На время командировки за сотрудником сохраняется место работы и средний заработок. Расходы, связанные с командировкой, подлежат возмещению работодателем. В состав возмещаемых командировочных расходов включаются:

- расходы по проезду;

- расходы по найму жилого помещения;

-дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов по командировкам, определяются либо в коллективном договоре организации, либо в локально-нормативных актах организации.

Размер суточных превышающих 700 рублей за каждый день командировки по России и 2 500 рублей за каждый день загранкомандировки облагаются НДФЛ и страховыми взносами.

Сотрудник направляется в командировку на основании письменного распоряжения (приказа) руководителя организации, в котором указывается цель и срок командировки.

До 08.01.2015 г. основным документом, подтверждающим срок нахождения командированного лица в командировке, являлось командировочное удостоверение. В настоящее время в Положение о командировках [9] внесены изменения, в результате которых отменены командировочное удостоверение и служебное задание.

На сегодняшний день фактический срок пребывания сотрудника в командировке определяется по проездным документам либо на основании служебной записки с приложением подтверждающих документов (чеки, путевые листы, квитанции, подтверждение принимающей стороны о сроке командировки и т.п.). Также возможно и применение командировочного удостоверения, в данном случае, организации требуется в своих внутренних локальных актах закрепить форму данного документа и включить его в график документооборота.

Денежные средства в подотчет могут выдаваться на представительские расходы. Представительские расходы – это затраты организации, которые связаны с проведением переговоров с контрагентами, либо с заседаниями совета директоров.

Перечень затрат на представительские расходы следующий:

- организация официального приема (завтрака, обеда, ужина или иного аналогичного мероприятия) или заседания;

- доставка участников до места проведения встречи и обратно;

- буфетное обслуживание во время переговоров;

- услуги переводчиков, не состоящих в штате компании.

Данный перечень является исчерпывающим, поэтому остальные затраты, например, на размещение, организацию отдыха, получение виз и т.п. к представительским расходам не относятся. 

Правила выдачи наличных подотчетных средств регламентированы Порядком ведения кассовых операций [1]. Наличные денежные средства выдаются на основании приказа руководителя, либо на основании заявления подотчетного лица, в которых должны быть указаны (пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У) [1]:

- фамилия, имя, отчество сотрудника;

- размер подотчетной суммы;

- срок, на который выдаются денежные средства;

- дата, подпись.

Если денежные средства в подотчет выдаются на основании приказа руководителя, то помимо указанных реквизитов, приказ должен содержать свой регистрационный номер. 

С 18.08.2017 г. утратило силу положение о том, что выдача наличных денежных средств подотчет производится лишь при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме [4]. Таким образом, в настоящее время возможна денежные средства можно выдавать и в тех случаях, когда за подотчетным лицом имеется задолженность по предыдущим подотчетным суммам.

Для выдачи наличных денежных средств подотчетному лицу в кассе организации на основании приказа о выдаче подотчетных средств или завизированного руководителем организации заявления сотрудника о выдаче денежных средств в подотчет, оформляется расходный кассовый ордер по унифицированной форме № КО-2.

Если организация перечисляет подотчетные денежные средства на корпоративную банковскую карту или на банковскую карту сотрудника, то порядок расчетов с подотчетными лицами с использованием банковских карт следует предусмотреть в локальном нормативном акте организации, например, в учетной политике организации [6, 7].

При перечислении подотчетных средств на банковскую карту сотрудника у него следует запросить письменное заявление, в котором будут указаны реквизиты личной банковской карты [7], затребовать с сотрудника оригиналы документов, связанных с использованием банковской карточки, например, квитанции банкоматов, слипов (квитанции электронных терминалов) и т.п., в которых указана фамилия держателя карты [8], в платежном поручении на перечислении денежных средств сделать указание на то, что перечисляемые средства являются подотчетными [9].

Денежные средства в подотчет выдаются на срок, указанный в заявлении на выдачу или в приказе руководителя. 

При выдаче денежных средств в подотчет следует предупреждать работников о недопустимости передачи подотчетных сумм другим подотчетным лицам. Хотя в настоящее время нет прямого запрета на передачу денежных средств от одного подотчетного лица другому, но следует учитывать тот факт, что все операции должны быть задокументированы, соответственно, подтверждающие расходы документы у передающего лица будут отсутствовать, что приведет к образованию дебиторской задолженности перед организацией у подотчетного лица, передавшего деньги.

По израсходованным суммам работник обязан представить авансовый отчет в течение трех рабочих дней после окончания срока, на который выданы наличные денежные средства под отчет, или со дня выхода на работу. К авансовому отчету должны быть приложены оправдательные первичные документы. Ими могут быть товарные чеки, билеты, квитанции, бланки строгой отчетности и иные оправдательные документы, подтверждающие правомерность произведенных расходов.

Следует учитывать, что первичные учетные документы, на основании ст. 9 ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» [2] должны содержать следующие реквизиты:

- наименование и дату составления документа;

- наименование организации, составившей документ;

- содержание факта хозяйственной жизни с указанием величины натурального и (или) денежного измерения с указанием единиц измерения;

- наименование должности лиц, ответственных за совершение или оформление свершившейся операции, а также их подписи с указанием информации, необходимой для идентификации этих лиц.

Если к авансовому отчету по заграничной командировке приложены документы в иностранной валюте, то расходы пересчитываются в рубли по следующим курсам:

- при наличии документа, подтверждающего курс конвертации рублей в иностранную валюту (например, справку о покупке) – по курсу, указанному в этом документе;

- при отсутствии документа, подтверждающего курс конвертации рублей в иностранную валюту, в части приходящейся на выданный аванс для командировки – на дату выдачи аванса, а в части не покрытой авансом – на дату утверждения авансового отчета.

Порядок  к учету авансового  рассмотрен на рисунке 1.



Выдача денежных средств в подотчет сотруднику

Основание: заявление сотрудника на выдачу подотчетных сумм, с резолюцией руководителя, либо приказ руководителя на выдачу подотчетных сумм

Составление авансового отчета с приложением комплекта подтверждающих документов:

Не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки

…потрачено меньше, чем получено

Остаток неизрасходованных сумм возвращается сотрудником в кассу по приходному кассовому ордеру

…потрачено больше, чем получено

Перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру

Проверка целевого расходование средств, выданных работнику

Проверяется наличие всех оправдательных документов, подтверждающих расходы

На лицевой и оборотной сторонах авансового отчета указываются суммы произведенных расходов

Руководитель или уполномоченное лицо утверждает авансовый отчет

Авансовый отчет принимается к учету

Выдача денежных средств в подотчет сотруднику

Основание: заявление сотрудника на выдачу подотчетных сумм, с резолюцией руководителя, либо приказ руководителя на выдачу подотчетных сумм

Составление авансового отчета с приложением комплекта подтверждающих документов:

Не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки

…потрачено меньше, чем получено

Остаток неизрасходованных сумм возвращается сотрудником в кассу по приходному кассовому ордеру

…потрачено больше, чем получено

Перерасход по авансовому отчету выдается сотруднику по расходному кассовому ордеру

Проверка целевого расходование средств, выданных работнику

Проверяется наличие всех оправдательных документов, подтверждающих расходы

На лицевой и оборотной сторонах авансового отчета указываются суммы произведенных расходов

Руководитель или уполномоченное лицо утверждает авансовый отчет

Авансовый отчет принимается к учету







































Рисунок 1 - Порядок  к учету авансового 

В тех случаях, когда денежные средства, выданные в подотчет использованы не полностью, остаток денежных средств вносится в кассу организации, а в случае перерасхода компенсируются сотруднику на дату утверждения авансового отчета.

Согласно нормам Федерального закона № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле», [4] допускается выдача аванса на командировочные расходы и внесение неиспользованных подотчетных сумм в кассу организации в иностранной валюте. Поэтому подотчетное лицо по возращению из загранкомандировки может вернуть неиспользованные суммы в кассу организации в иностранной валюте.

Неиспользованный остаток денежных средств невнесенный в установленный срок в кассу или на расчетный счет организации, компания имеет право удержать из заработной платы сотрудника [1]. Для этого:

1) в течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных денег, издать приказ руководителя организации об удержании. При пропуске месячного срока не допускается удерживать денежные средства из заработной платы сотрудника, и если он не вернет их добровольно, то взыскать заложенность можно только по суду.

2) с данным приказом ознакомить сотрудника под роспись. Если сотрудник не возражает с основанием удержания и суммой задолженности, то это следует указать в приказе. В случае возражений взыскание денежных средств можно проводить только по судебному решению.

Сумма удержаний из заработной платы не может превышать 20% от суммы заработной платы, подлежащей выплате сотруднику на руки (ст. 138 ТК РФ). Если удержать нужно больше, удержания надо будет делать из нескольких выплат.

Таким образом, подотчетными лицами организации являются только сотрудники организации, а также лица, работающие на основании гражданско-правовых договоров. Подотчетные средства могут выдаваться для оплаты хозяйственных нужд, командировочных расходов, а также на оплату представительских расходов. При этом законодательно органичен круг лиц, подлежащих командировкам. В трехдневный срок по окончанию срока, на который выданы денежные средства в подотчёт, или со дня выхода на работу подотчетному лицу следует отчитаться за потраченные средства, предоставив авансовый отчет с подтверждающими документами. Сумму неизрасходованных средств подотчетное лицо обязано вернуть в кассу организации или на расчетный счет, в противном случае, данные суммы могут быть удержаны из заработной платы сотрудника.



1.2 Нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами



Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус на различных уровнях правовой системы. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер (рисунок 2).



Рисунок 2 – Уровни нормативного регулирования учета операций по расчетам с подотчетными лицами в Российской Федерации

В зависимости от назначения и статуса нормативные-правовые документы можно представить в следующей иерархии:

Первый уровень (основополагающий или базисный) – на данном уровне определяется сущность бухгалтерского учета, ставятся его задачи, трактуются основные понятия, применяемые в учете, устанавливается порядок регулирования, а также организации и ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Второй уровень (регламентирующий) – включает в себя различные положения по ведению бухгалтерского учета, в которых устанавливаются единые правила учета, с целью формирования достоверной и полной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета и представления информации в бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Третий уровень (поясняющий) – нормативные документы данного уровня носят рекомендательный характер, в которых излагаются методические указания и разъяснения по вопросам постановки бухгалтерского учета.

Четвертый уровень (детализирующий) – данная ступень иерархии регулируется локальными нормативными актами хозяйствующего субъекта, в частности в своей учетной политике организации закрепляют способы ведения учета, для которых вышестоящими нормативными актами предусмотрена вариативность учета, утверждает свой рабочий план счетов на основе плана счетов, утвержденного Минфином РФ, утверждается график документооборота и другие решения, необходимые для правильного ведения учета и формирования достоверной отчетности.

В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик.

Основным законом, по регулированию бухгалтерского учета, в том числе и по вопросам регулирования расчетов с подотчетными лицами является Федеральный закон «О бухгалтерском учете» [2]. 

В нем установлены единые требования к бухгалтерскому учету и бухгалтерской отчетности, а также сформирован правовой механизм регулирования бухучета. В отношении расчетов с подотчетными лицами установлены следующие положения:

- операции по расчетам с подотчетными лицами должны быть подтверждены оправдательными первичным документами.  В регистрах бухгалтерского учета не должны отражаться операции без документального обоснования (п. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ);

- первичные документы, оформляемые при расчетах с подотчетными лицами, должны содержать все обязательные реквизиты, содержащиеся в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ;

- первичные документы по учету расчетов с подотчетными лицами должны быть оформлены непосредственно при совершении этих операций или же сразу по их завершении. Ответственные лица, оформляющие первичную документацию, обязаны своевременно ее передавать сотрудникам, осуществляющим учет хозяйственных операций на предприятии, с целью своевременной регистрации фактов хозяйственной деятельности в регистрах бухгалтерского учета (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ);

- экономические субъекты обязаны организовать внутренний контроль совершаемых ими фактов хозяйственной деятельности (п. 1 ст. 19 закона № 402-ФЗ).

Порядок выдачи наличных денежных средств подотчетным лицам и правила оформления их выдачи установлены в «Порядке ведения кассовых операций» [3].

При оформлении кассовых операций организация обязана использовать формы первичных документов: расходный кассовый ордер (форма № КО-2 ОКУД 0310002) и приходный кассовый ордер (форма № КО-1 ОКУД 0310001) без внесения изменений. 

При осуществлении расчетов подотчетными лицами с контрагентами – юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями следует учитывать тот факт, что если подотчетное лицо действует на основании доверенности компании, выданной на его имя, то наличные денежные расчеты не должны превышать лимита в 100 тыс. руб. в рамках одного договора, на основании Указания ЦБ РФ «Об осуществлении наличных расчетов» [5].

Расчеты по подотчетным суммам с подотчетными лицами влияют на налогообложение организации, поэтому регламентируются главами второй части Налогового кодекса РФ [2]. Глава 21 НК РФ регламентирует порядок принятия к вычету НДС по произведенным расходам. Глава 25 НК РФ регулирует вопросы по отнесению расходов произведенных за счет подотчетных сумм на уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль. Глава 23 НК РФ и глава 34 «Страховые взносы» определяет порядок обложения НДФЛ и страховыми взносами подотчетных сумм свыше определенного законодательством лимита.

ПБУ № 10/99 «Расходы организации» [4] регулирует порядок отнесения на затраты организации использованных подотчетных средств. 

В постановлении Правительства РФ "Об особенностях направления работников в служебные командировки" [8] определяют порядок направления сотрудников в командировки.

В Трудовом кодексе РФ [1] очерчен круг лиц, которые не могут быть направлены в командировку, а также:

- распространяет на руководителя организации общий порядок оформления подотчетных сумм вследствие наличия у него трудовых отношений с компанией, выдающей деньги под отчет (ст. 16–19 ТК РФ);

- определяет обязанность возмещения работником неизрасходованных отчетных сумм в сроки, в течение которых к нему можно предъявить претензии (ст. 137 ТК РФ);

- устанавливает ограничение сумм удержаний из зарплаты работника (ст. 138 ТК РФ);

- обязывает работодателя осуществлять компенсации работнику при использовании его личного имущества, в т. ч. денег (ст. 188 ТК РФ), компенсировать расходы при направлении в служебные командировки (ст. 165, 168, 168.1 ТК РФ).

План счетов бухгалтерского учета [5] содержит информацию о бухгалтерских счетах, на которых отражается учет расходов с подотчетными лицами. Для учета расчетов с подотчетными лицами используются счет 71 «Учет расчетов с подотчетными лицами».

Основным документом в экономических субъектах, регулирующим порядок расчетов с подотчетными лицами является учетная политика организации, утверждаемая руководителем организации, создаваемая на основании ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций» [4]. Учетная политика содержит рабочий план счетов компании, а также формы первичных учетных документов, применяемых при расчетах с подотчетными лицами.

Таким образом, порядок выдачи, возврата и учета подотчетных средств осуществляется на всех уровнях нормативно-правового регулирования, где немаловажная роль относится к внутренним локальным актам организации, регулирующие расчеты с подотчетными лицами на уровне компании. 



1.3. Порядок организации контроля расчетов с подотчетными лицами на предприятии



Согласно п. 1 ст. 19 Закона «О бухгалтерском учете» [3] экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни, к числу которых и относятся расчеты с подотчетными лицами. 

Внутренний контроль - это процесс, направленный на получение достаточной уверенности в том, что экономический субъект обеспечивает:

- эффективность и результативность своей деятельности;

- достоверность и своевременность бухгалтерской (финансовой) и иной отчетности;

- соблюдение применимого законодательства, в том числе при совершении фактов хозяйственной деятельности [10].

С помощью внутреннего контроля руководство и собственники экономического субъекта получают необходимую информацию о действительном состоянии дел объекта управления. Организация внутреннего контроля на предприятии позволяет обеспечить полную уверенность в достижении поставленных целей с точки зрения надежности бухгалтерской отчетности, результативности и эффективности хозяйственных операций, и соответствия деятельности предприятия требованиям действующих нормативно-правовых актов.

Главная функция внутреннего контроля содержится в разработке и предоставлении не только предложений по ликвидации допущенных нарушений, но и рекомендаций по выявлению резервов развития, повышению эффективности управления, а также в консультативной поддержке руководства организации. Внутренний контроль помогает выявить результативность системы управления организации.

При организации контроля расчетов с подотчетными лицами следует придерживаться следующих принципов:

-  бесперебойное функционирование, предполагает постоянное и надлежащее функционирование системы внутреннего контроля, которое позволяет своевременно выявлять любые отклонения от нормы и предупреждать их возникновение в будущем, например, если цель аванса – покупка канцелярских товаров, то и средства должны быть направлены на покупку канцелярских товаров, а не других товаров или услуг.

подотчётность всех участников системы внутреннего контроля - качество выполнения контрольных функций каждым лицом должно проверяться другим участником системы внутреннего контроля, например, должностной инструкцией на бухгалтера-кассира установлено, что именно он ведет учет расчетов с подотчетными лицами, отражает их записями на счетах бухгалтерского учета, контролирует документальное оформление понесенных расходов и т.п. В тоже время это не отменяет контроль со стороны вышестоящего руководства, которое обязано организовать контроль расчетов с подотчетными лицами. Контроль может быть организован в рамках тематической проверки или общей ревизии расчетов с подотчетными лицами;

разделение обязанностей – не допускается дублирования контрольных функций, эти функции должны распределяться между субъектами внутреннего контроля таким образом, чтобы одно и то же лицо не объединяло функции, связанные с учётом операций с подотчетными лицами и проведением их инвентаризации, например, лицо, на которое должностной инструкцией возложено ведение учетов с подотчетными лицами в рамках контрольных мероприятий не должно вести проверку работы на своем же участке работы, эта функция должна быть предоставлена другому лицу, участвующему в проверке;

своевременность передачи сообщений об отклонениях – в организации должны быть установлены максимально короткие сроки передачи соответствующей информации лицам, уполномоченным принимать решения об устранении отклонений, например, отчет о нецелевом использовании подотчетных средств должен быть доведен до руководителя структурного подразделения, которому подчиняется подотчетное лицо, в сроки, установленные во внутренних локальных актах организации, например, в положении о работе с подотчетными лицами.

В зависимости от масштабов и специфики деятельности организации контроль расчетов с подотчетными лицами может быть возложен на бухгалтерскую службу организации, или иное структурное подразделение, например, на службу внутреннего контроля.

В тех случаях, когда принято решение о создании службы внутреннего контроля в качестве отдельного структурного подразделения организации, то следует очертить перечень функций и задач данной службы во внутреннем положении, например, в положении о внутреннем контроле организации. 

Также обязанности по осуществлению функций внутреннего контролера должны быть указаны в трудовых договорах и должностных инструкциях работников подразделения.

Организация контроля расчетов с подотчетными лицами в зависимости от времени проведения проводится в следующих формах:

- предварительный контроль;

- текущий контроль;

- последующий контроль.

Предварительный контроль осуществляется перед выполнением хозяйственной операции с целью предотвращения незаконных действий, неэффективного использования средств и принятия необоснованных решений. 

Текущий (оперативный) контроль имеет оперативный характер и осуществляется в процессе выполнения хозяйственных операций. Главная особенность текущего контроля заключается в оперативном выявлении отклонений от норм законодательства, принятых решений, утвержденных плановых показателей и нормативов путем оперативного сопоставления с фактическими данными в момент совершения финансово-хозяйственных операций. 

Последующий контроль осуществляется по итогам завершения финансово-хозяйственных операций, отличается более глубоким изучением деятельности субъекта хозяйствования. Как правило, по результатам последующего контроля составляют документы (например, акты), положения которых обязательны для их исполнения.

Предварительный, текущий и последующий контроль осуществляется в форме проверок и ревизий. Разделение контроля на проверки и ревизии весьма условно, поскольку ревизия является одной из разновидностей проверки.

Алгоритм проведения текущего, предварительного и последующего контроля расчетов с подотчетными лицами можно представить в виде схемы (рисунок 3).



Рисунок 3 - Алгоритм проведения внутреннего контроля в организации



При внедрении системы внутреннего контроля на предприятии на начальной стадии обязанности проведения внутреннего контроля по расчетам с подотчетными лицами, следует возложить на опытных специалистов (например, на главного бухгалтера или на руководителя службы внутреннего контроля). Непосредственно методику внутреннего контроля с подотчетными лицами определяет лицо, назначенное руководителем структурного подразделения, осуществляющего контроль.

Методика должна включать в себя следующие разделы: 

1. Цель и задачи проверки учета расчетов с подотчетными лицами. 

2. Перечень основных нормативных документов, которыми следует руководствоваться при проведении контроля расчетов с подотчетными лицами; 

3. Источники информации для проверки, которые включают в себя различные документы и регистры. 

4. Основные направления проверки учета расчетов с подотчетными лицами. 

5. Проверка заполнения и представления авансовых отчетов и др. документации. 

6. Классификация выявленных ошибок и нарушений. 

Для организации эффективного внутреннего контроля крайне важно обеспечить его проведение методологически. Все инструменты, сроки, документация, особенности выборки должны быть отражены во внутреннем регламентирующем документе. 

Результаты контроля служат предпосылкой для проведения других мероприятий внутреннего контроля: обучения сотрудников, консультационной поддержке и т.п. 

Рассмотрим данную методику подробней.

Цель контроля расчетов с подотчетными лицами — проверка соблюдения действующего законодательства и правильности организации бухгалтерского учета в области расчетов с подотчетными лицами.

Выделим задачи внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами:

соблюдение требований законодательства; 

точность и полнота документирования операций по расчетам с подотчетными лицами; 

своевременность предоставления авансовых отчетов о произведенных затратах;

экономическая обоснованность понесенных затрат;

своевременное выявление фактов нецелевого использования подотчетных средств и предупреждение подобных событий в будущем;

своевременный расчет по неиспользованным подотчетным суммам или перерасходу подотчетных сумм;

предотвращение ошибок и искажений при проведении расчетов с подотчетными лицами;

своевременность подготовки достоверной бухгалтерской финансовой отчетности.

Внутренний бухгалтерский контроль расчетов с подотчетными лицами осуществляется на основании следующих документов:

-	авансовые отчеты;

-	расходные кассовые ордера;

-	заявления работников по выдаче наличных денежных средств в подотчет;

-	первичные документы, подтверждающие целевое использование подотчетных средств

-	приказы на направление работников в командировку;

-	учетная политика в части сроков и периодичности проведения инвентаризации;

.......................