Основные принципы автоматизации документационного обеспечения управления

     Содержание
     
Введение
1. Теоретическая часть
1.1 Основные принципы автоматизации документационного обеспечения управления
1.2 Распознавание образов как неотъемлемый этап работы в системе электронного документооборота (СЭД)
1.3 Согласование документов в СЭД
1.4 Работа с шаблоном документа
1.5 Организация создания АС ДОУ
1.6 Международные требования к системам автоматизации делопроизводства
1.7 Обзор СЭД на российском рынке
1.7.1 Краткие характеристики системы «CompanyMedia»
1.7.2 Краткие характеристики системы «LanDocs»
1.7.3 Краткие характеристики системы «Optima-Workflow»
1.7.4 Краткие характеристики системы «БОСС-Референт»
1.7.5 Краткие характеристики системы «Дело»
1.7.6 Краткие характеристики системы «Евфрат-Документооборот»
1.7.7 Краткие характеристики системы «PayDox»
1.8 Значимость СЭД для автоматизации бизнес-процессов предприятия
2. Практическая часть
2.1 Постановка цели
2.2 Моделирование организации
2.3 Внедрение СЭД PayDox
2.3.1 Архитектура системы
2.3.2 Структура электронного документа
2.3.3 Настройка установки системы
2.3.4 Настройка связи с MS Word
2.4 Анализ результатов
2.4.1 Проблемы внедрения СЭД
2.4.2 Эффективность автоматизации документооборота
Заключение
Список использованной литературы
Приложения

     
Введение
     
     Документированная  составляет основу  его эффективность в  степени базируется  производстве и потреблении информации. В  обществе информация  полноценным ресурсом  важным элементом  и политической жизни общества. Качество  определяет качество управления. В  условиях для  качества управления  уделять достаточное  совершенствованию работы с  так как  решение всегда  на информации,  которой является  на различных основах.
     В  время все  предприятий сталкиваются с  улучшения управляемости  улучшение контроля и  бизнес-процессов, улучшение  их отслеживания,  рабочего времени,  трудозатрат, повышение  труда и так далее. Единственным  реализации подобных  является внедрение  системы. Однако в  время попытка  задачи внедрения  системы наталкивается  существенные сложности.
     В  организации руководитель  с необходимостью решать  задач в условиях  рабочего времени. Среди  источников проблем в  современного менеджера  выделить следующие:
     Большое  процессов, в которых  руководитель, исполняющий  этом разные  инициатора, ответственного  контролера.
     Огромное  документов, которые  согласования, уточнения,  отслеживания, исполнения.
     Необходимость  своевременное исполнение  и отслеживание взятых  себя обязательств.
     Постоянно  объемы дополнительной  необходимой для  управленческих решений.
     С  днем все  значение приобретает  в принятии решений,  исполнения решений,  использование накопленной  и предыдущего опыта.
     Тема  процессов документооборота  в последнее время  более и более актуальной. Все  компаний достигает  уровня зрелости, и  к необходимости формализации  и внедрения средств  их автоматизации. С  стороны к настоящему  компании прошли  путь по  своих информационных  что обеспечивает  возможности для  задач подобного  сложности. Однако  информационных систем  с большими проблемами  методики и выборе  обеспечения, которое  обеспечить адекватные  для реализации  данного класса.
     На  сложилась некоторая  поставщики программного  пытаясь решать  с которыми они  на практике,  программное обеспечение. Это  к дополнительным сложностям  его внедрении  соответственно, увеличивает  проекта. А покупатели  как правило,  готовые к такому  сложности, стремятся  более легкое  за меньшую цену. Однако  практических внедрений  что подобное  внедрение не  ожиданий, что  к определенному охлаждению  компании к этой теме.
     Рынок  автоматизации документооборота в  время находится в  становления. Несмотря  весьма впечатляющий  производителей систем, в  или иной  решающие задачи  класса, на  отсутствуют однозначные лидеры. Более  на сегодня  не сформировался  четко, у потенциальных  не всегда  четкое представление о  что они  получить в результате. Подобная  несколько упрощает  на рынке  игроков и поиск  способов позиционирования.
     Целью  дипломной работы  определение эффективности  системы электронного  (СЭД) на  фирме. Реализация  цели обусловила  решения следующих 
     - исследование понятия  технологий, видов,  и способов их  с целью совершенствования 
     - рассмотрение структуры  программных продуктов в  электронного управления 
     - классификация, сравнение и  данных продуктов;
     -  основных критериев  эффективной автоматизированной  управления документацией;
     -  корпоративной системы  управления документацией  электронного документооборота) в  смоделированного предприятия;
     -  полученных результатов.
     
     
1. Теоретическая 
     
     1.1 Основные  автоматизации документационного  управления
     
     Времена  и на смену  «бумажному» делопроизводству  электронный документооборот,  ведется с использованием  класса информационных  – систем электронного документооборота.
     Огромное  объемов информации и  изменения спроса  стали предъявлять  требования к организации  обслуживания в организации. Стали  требования к службам,  информационно-документационным обеспечением. За  их стали  службой управления  менеджмента) информационно-документационными  в нашей стране –  документационного обеспечения  (ДОУ).
     Сегодня  информационных технологий в  можно охарактеризовать:
     наличием  объема баз  содержащих информацию о  организации;
     созданием  обеспечивающих интерактивный  пользователя к информационным 
     расширением функциональных  информационных систем и  обеспечивающих обработку  созданием локальных  проблемно-ориентированных информационных  различного назначения;
     включением в  системы элементов  интерфейса пользователя,  систем и других  средств.
     Как  документы различаются  типам носителей  (рис. 1). И  резервы повышения  работы с документами  именно в типах носителей. 
     
     
     Рисунок 1 -  документов и их 
     
     Электронные носители  также могут  подразделены на  подтипов (жесткие  оптические диски,  диски и т. д.). Кроме  для электронных  важен формат, в  они сохранены  электронном носителе информации.
     Использование  для оформления,  и передачи документов  к появлению электронного  (ЭД). Электронные  зависят от  формата и стандарта  создания.
     Для  ЭД требуются  технические средства  монитора, принтер),  средства, чтобы  увидел документ в  для него виде. ЭД  привязаны жестко к  носителю информации,  это было  с бумагой. ЭД  рядом преимуществ  сравнению с бумажным  простотой внесения  использованием заранее  форм документов,  при передаче  по электронной  возможностью архивации и  их от  доступа.
     Структура  состоит из  частей: общей  документа и информация  адресате) и особенной  цифровая подпись). Электронная  подпись (ЭЦП) –  электронного документа,  от подделки,  в результате криптографического  информации с использованием  ключа электронной подписи. Ключ  подписи позволяет  отсутствие утраты,  или подделки  в электронном документе, а  подделки подписи  электронной цифровой подписи. В  с законом ЭД  машиночитаемом носителе  к документу на  носителе и имеет  с ним юридическую силу. [16]
     История  информационных систем в  и цели их  на разных  представлена в табл. 1. Процессы,  работу информационных  условно можно  в виде схемы (рис. 2).
     Классификация  технологий является  основой выбора и  технологии при  задач документационного  управления.
     Возможна  классификация информационных 
     по функциям  управленческой деятельности  подготовки текстовых  на основе  процессоров; технология  презентаций на  графических процессоров;  подготовки табличных  на основе  табличных процессоров и т. д.);
     
     
     
     
     Таблица 1 -  развития ИС в 
Период времени
Концепция  информации
Вид  систем
Цель 
1960-1970
Подготовка 
Управленческие информационные  для производственной 
Ускорение процесса  отчетности
1970-1980
Управленческий 
Системы поддержки  решения. Системы  высшего звена управления.
Выработка  рационального решения
1980-2010
Стратегическая 
Стратегические информационные системы. Автоматизированные 
Выживание и процветание 
     
     по типу  интерфейса (командный,  интерфейс пользователя,  поисковых систем);
     по обслуживанию предметной области (страховая деятельность, банковская деятельность и т. д.).
     
     
     Рисунок 2 - Процессы в информационной системе
     
     Преобладающими информационными технологиями, начиная с середины 80-х гг. являются компьютерные, поэтому можно говорить о реализации офисной деятельности в рамках автоматизированного (электронного) офиса, которая имеет техническую, программную и организационно-методическую основу. Автоматизация офиса (рис. 3) призвана не заменить существующую традиционную систем коммуникации персонала, а лишь дополнить ее. 
     Техническую основу современных информационных технологий или электронного офиса составляют средства компьютерной техники, средства коммуникационной техники и средства организационной техники. Это персональные компьютеры, электронные пишущие машинки, копировальные машины; коммуникационные средства, телефонная техника; средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации.
     
     Рисунок 3 - Основные компоненты автоматизированного офиса
     
     Программные средства современных информационных технологий подразделяются на системные и прикладные. Системные программные средства предназначены для обеспечения деятельности компьютерных систем: тестовые и диагностические программы, операционные системы, антивирусные программы, командно-файловые процессоры (оболочки). Прикладные программные средства классифицируются по системам подготовки текстовых, табличных и других документов; подготовки презентаций, обработки информации, личных информационных систем, систем управления проектами и прочими системами.
     Организационно-методическое обеспечение информационных технологий включает нормативно-методические материалы по подготовке и оформлению управленческих и иных документов в рамках конкретной функции обеспечения управления; инструктивные и нормативно-методические материалы по организации работы управленческого персонала в рамках конкретной информационной технологии обеспечения управленческой деятельности.
     В настоящее время большинство компьютеров в офисе используются неизолированно друг от друга. Они постоянно или время от времени подключаются к локальным или глобальным компьютерным сетям для получения той или иной информации, посылки или получения сообщения и т. п. Сети могут объединять информационные ресурсы как небольших предприятий, так и крупных организаций, занимающих удаленные друг от друга помещения. Это и определяет способ соединения компьютеров между собой и, соответственно, вид сетей.
     По характеру использования в сети компьютеры разделяются на серверные и рабочие станции. Сервер – специально выделенный компьютер, который предназначен для разделения файлов, удаленного запуска приложений, обработки запросов на получение информации из базы данных и обеспечение связи с общими внешними устройствами.
     Рабочая станция (или клиент) – персональный компьютер, пользующийся услугами, предоставляемыми серверами. Существует два подхода к взаимодействию компьютеров в сети (рис.4): с централизованной обработкой информации и с распределенной обработкой.
     При централизованной обработке информации основная часть вычислений и обработки информации производится на сервере, клиент отвечает только за небольшую часть работы. При распределенной (децентрализованной) обработке информации основная часть обработки информации производится на рабочих станциях, а сервер выступает в роли хранилища информации.
     
     
     Рисунок 4 - Варианты построения сетей
     
     Виды территориальных компьютерных сетей указаны на рис. 5. Локальная сеть – соединенные между собой компьютеры, расположенные на небольших расстояниях друг от друга в пределах одного здания, в офисе и на расстоянии (до 100 м). В этом случае работники имеют доступ к одним и тем же внутренним источникам информации для подготовки отчетов, составления
     расписания и планирования общей деятельности и т. д. В состав локальной сети могут входить принтеры и другие внешние устройства общего пользования.
     
     
     Рисунок 5 - Виды сетей
     
     На дисках серверов располагают совместно используемые программы, базы данных и т. п. Остальные компьютеры сети называют рабочими станциями, на некоторых из них могут даже не устанавливать жесткие диски. Аппаратное обеспечение серверов значительно превосходит аппаратное обеспечение рабочих станций, т. е. они являются весьма мощными компьютерами с большим количеством оперативной и дисковой памяти, обладают исключительной надежностью, высокой производительностью, дублированием устройств и хранимых данных, средствами контроля над состоянием сервера, средствами обеспечения бесперебойной работы при отказе некоторых устройств.
     Если компьютеры расположены на удаленном расстоянии друг от друга, то для передачи данных используются каналы связи: телефонные линии, спутниковая связь, оптоволоконные линии.
     Глобальная сеть объединяет компьютеры в разных странах и континентах, например, широко известная сеть Internet. Объединение глобальных, региональных и локальных вычислительных сетей позволяет создать многосетевые иерархии, позволяющие не только обрабатывать информационные массивы, но и обеспечивать доступ к ним (рис. 6).
     Для обеспечения связи в глобальных сетях выработаны единые правила, которые называются технологиями Internet. 
     В настоящее время появилась возможность создания корпоративных сетей, которые представляют собой объединение локальных сетей в пределах одной корпорации (например, филиалов, территориально удаленных друг от друга) для решения общих задач. Ведь, действительно, любая организация – это совокупность взаимодействующих элементов (подразделений), которые связаны между собой как функционально (выполняют отдельные виды работ в рамках единого бизнес-процесса), так и информационно (обмениваются документами, устными распоряжениями и т. д.). Кроме того, эти элементы взаимодействуют с внешними системами, причем их взаимодействие также может быть как информационным, так и функциональным. И такие виды взаимодействия характерны практически для любой организации, каким бы видом деятельности она ни занималась. Поэтому создание единого информационного пространства на основе корпоративной информационной системы является необходимым условием для повышения эффективности деятельности организации и реализации процессов управления.
     
     
     Рисунок 6 - Иерархия компьютерных сетей
     
     Для корпоративных сетей характерно сочетание централизованной обработки информации с использованием удаленного соединения компьютеров. Информация может изменяться работниками, имеющими доступ к ней. Для связи компьютеров в корпоративных сетях разработана технология Intranet. Intranet использует опыт работы в распределенной среде и построена на технологии «клиент-сервер» с централизованной обработкой информации, она использует протоколы и технологию Internet.
     Одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы является система электронного управления  (ЭУД). Организация  с документами – это  часть процессов  и принятия решений,  влияющая на  и качество управления. Документы  в организацию, создаются  передаются для  или исполнения  подразделения в подразделение,  к руководству для  решения или  и отправляются из организации. 
     Число  где внедрена  электронного документооборота,  растет количество  рабочих мест. Если  сферой применения  электронного документооборота  в основном крупный и  бизнес, то  дело дошло и  небольших предприятий. 
     Системы  управления документами  обеспечивают процесс  управления доступом и  больших объемов  в компьютерных сетях, а  обеспечивают контроль  потоками документов в организации. Часто  документы хранятся в  хранилищах или в  файловой системы. Типы  которые, как  поддерживают системы  включают текстовые  электронные таблицы,  видеоданные, графические  и документы Web. Системы  включают:
     1)  электронного документирования 
     2) системы  документооборота;
     3)  системы электронного  документами.
     Очень  поставщики и аналитические  предлагают собственные  классификации. Если  в основу классификации  документа в системе,  можно выделить  класса систем. К  из них  так называемые  (или универсальные)  управления документами  Document Management  – EDMS), к другому –  системы управления  ориентированные в основном  автоматизацию делопроизводственных процедур.
     С  любого содержания  выполнять некоторые  принимать и отправлять,  передавать по  контролировать ход  накладывать резолюции. Специализированные  (а практически  отечественные разработки в  сегменте относятся к  классу) как  и предназначены для  таких задач,  для автоматизации  деятельности предприятия.
     Корпоративные  управления документами –  по сути,  для создания  решений, ориентированных  обработку документов. Специализированные  в свою очередь,  на решение  задач, таких  автоматизация традиционного  делопроизводства, и внедряются  на ограниченном  рабочих мест. При  специализированные системы  предназначены для  задач, связанных с  частью документа. [16]
     
     1.2  образов как  этап работы в  электронного документооборота 
     
     Сегодня перспективные  построения систем  информацией в электронном  связаны с распознаванием образов. В  90-х гг. появились  разработки, связанные с  и поиском документов, в  используются результаты,  в области искусственного  и нейронных сетей. [16]
     С  возможностей распознавания  сможет «прочесть»  текст. А затем  первоначальный вид  со всеми  графическими элементами в  виде. Использование  текста после  печатного издания  не только  доступ к нему  круга лиц,  и сохранить редкий  документа. Современные  позволяют решить  разрушения бумаги  частом использовании. Это  что теперь  хранящиеся в архивах,  библиотеках и редких  могут быть  использованы за  электронных дубликатов.
     В  виде такая  может быть  для:
     сохранения  имеющейся на  носителе информации в  виде;
     быстрого  необходимой информации;
     удобства  информацией, представленной в  виде для  количества одновременно  пользователей.
     Распознавание  позволяет увеличить  работы с информацией  счет преобразования  на отсканированном  в удобные форматы  редакторов (doc,  и т.п.). Таким  появляется возможность  полученный текст,  его в своих документах. Печатать, а  осуществлять контекстный поиск.
     Работы  распознаванию отсканированного  можно подразделить  несколько этапов:
     Распознавание  документа. С помощью  программного обеспечения  распознавание структуры документа. Стоит  что современное  имеет режим  определения типа,  и структуры фрагментов  (текст, таблица,  но опыт  что необходимо  проверять правильность  фрагментов и проводить  корректировку.
     Распознавание текста. На  этапе особенно  правильно установить  программы, чтобы  ошибки распознавания. Количество  распознавания зависит  таких параметров,  полиграфическое качество  размер и контрастность  сложность взаимного  элементов документа.
     Проверка  распознавания. С помощью  средств производится  проверка соответствия  распознанных символов.
     Проверка  ошибок. С помощью 2  как правило,  удается от  ошибок, поэтому  также проводить  орфографии, например,  средствами Microsoft Word.
     Форматирование и  результирующего документа. На  этапе формируется  документ (как  в Microsoft Word). Устанавливаются  значения параметром  и абзацев. Производится  и формирование таблиц. Осуществляется  дополнительный ввод  формул, таблиц,  распознавание которых  удалось произвести. Фактически,  добиться практически  схожести результата с  включая параметры  и верстку документа.
     Общее  программ для  текста – Optical  Recognition (OCR). Сейчас  рынке представлено  десятков подобных  программных продуктов и  них российские  занимают одни  ведущих позиций.
     Программы  «низкого уровня»  текст на  в набор символов и  предлагают самостоятельно  с тем, что получилось. Для  текстовых документов  вполне приемлемый уровень. Но  документ, который  на сканере,  сложную структуру  графическими вставками  таблицами и пр.),  такая программа  столько ошибок,  неизвестно, что  – набирать текст  или редактировать  что выдал сканер. [6]
     Профессиональная  OC, с помощью  сканер сможет  не только  но и структуру  «понимает», где  графика, где  текст, где таблица. И,  делит документы  фрагменты, а каждый  согласно его  вставляет в конечный файл. Разумеется,  или чертеж  не трогает  – «понимает», что  нечего распознавать. Она  восстановить таблицы  той структуры,  они были в  документе (с  же распределением  по столбцам и строкам).
     Основное  OCR-систем состоит в  отсканированного знака и  фрагменту изображения  символа. Большинство  оптического распознавания  работают с изображением,  получено через  сканер или  внешнее устройство,  фотоаппарат. Сначала  должен разбить  на блоки  основываясь на  правого и левого  и наличия нескольких колонок. Затем  блок разбивается  строки, которые  на непрерывные  изображения, соответствующего  буквам.
     Алгоритм  делает предположения  совпадения этих  с символами, а затем  выбор каждого  в результате чего  восстанавливается в символах  причем, как  в соответствующем формате. OCR-системы  достигать наилучшей  распознавания свыше  для чистых  составленных из  шрифтов. На  взгляд такая  распознавания кажется  но уровень  все же  потому если  приблизительно 1500  на странице,  даже при  успешного распознавания  получается одна  две ошибки  страницу. В таких  на помощь  метод проверки  словарю. То  если какого-то  нет в словаре  то она  специальным правилам  найти похожее. Но  все равно  позволяет исправлять  ошибок, что  человеческого контроля результатов.
     Ускорить  результата и сделать  более надежной  поможет встроенная  проверки орфографии.
     После  процесса распознавания  сохраняют формат  документов, присваивают в  месте атрибуты  сохраняют таблицы,  и т.д. Современные  распознавания поддерживают  известные текстовые и  форматы и форматы  таблиц, а некоторые  такие форматы,  HTML и PDF. 
     Современную  отличают:
     отличное  распознавания и точное  оформления;
     документ  и обрабатывается целиком,  позволяет понять  элементы его  структуры, как  и нижние колонтитулы,  подписи к картинкам и  стили, шрифты и 
     распознавание многоязычных  (система может  с документами на  языках);
     распознавание  фотографий документов  для распознавания  оснащать компьютер сканером). Система  позволяет распознавать  документов, сделанные цифровой камерой. Рекомендуется использовать цифровой фотоаппарат с разрешением матрицы 4 Мпикс и выше;
     распознавание гиперссылок (OCR-система находит в тексте ссылки на веб-сайты, адреса электронной почты, файлы и воспроизводит их в выходных документах;
     сохранение результатов (программа легко и быстро экспортирует результаты распознавания в популярные офисные приложения. Среди них Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Lotus Word Pro, Corel WordPerfect, OpenOffice);
     большой выбор форматов сохранения (распознанный текст можно сохранить в различных форматах: PDF, PDF/A, DOCX, XLSX, RTF, DOC. XLS, CSV, TXT, HTML, DBF и др.);
     Исследования, проведенные среди пользователей, показали, что при работе с OCR-системой важными являются следующие параметры:
     точность распознавания - 95%;
     точность сохранения оформления в документах для текстовых процессоров (в форматах MS Word, MS Excel, Word Pro, Word Perfect) - 89%;
     точность сохранения оформления для последующей электронной публикации (в форматах PDF, HTML) - 87%;
     работа с таблицами и многоколоночными текстами - 87%;
     простота использования - 85%;
     надёжность работы - 82%;
     удобный поиск ошибок и сверка с оригиналом - 80%;
     работа с цветом (сохранение цветных картинок и цвета шрифта, фона) - 63%;
     прямой экспорт в другие приложения - 61%;
     скорость - 55%;
     многоязычное распознавание - 25%.
     Работа с современными OCR-системами, как правило, не вызывает особых затруднений. Большинство таких систем имеют простейший автоматический режим «Сканируй и распознавай» (Scan&Read). Весь процесс переноса текста с бумаги на компьютер (от сканирования до сохранения результата) займет меньше одной минуты (время зависит от документа, возможностей используемого компьютера и сканера). И «электронный» документ будет выглядеть точно так же, как бумажный оригинал. [6]
     Но перевод документов в электронный вид в графическом формате – это только часть процесса. Данные из электронной копии еще нужно ввести в информационную систему, а саму копию документа пока довольно трудно найти, пусть даже и в электронном архиве. 
     
     1.4 Согласование документов в СЭД
     
     Одним из этапов жизненного цикла документа является его согласование, когда документ уходит от автора, и до вступления его в законную силу с ним знакомятся, высказывают свое мнение и спорят заинтересованные стороны.
     Если рассмотреть жизненный цикл документа с учетом количества людей, работающих с ним на каждой стадии, получится следующий график. (рис. 7)
     Наибольшее количество людей работают с документами на стадии согласования. Процесс согласования – одна из самых трудоемких стадий при подготовке документа.
     
     
     Рисунок 7 - График жизненного цикла документа
     
     Как правило, в ней участвует несколько служб, и работа с документом каждой из них занимает определенное время. А общее время на согласование документа может стать весьма продолжительным, учитывая, что циклов согласования иногда приходится выполнять несколько.
     Задержки при передаче документа от одной службы к другой еще более затягивают процесс. А если о документе невзначай забывают в какой-нибудь службе, процесс просто встает, и требуется приложить усилия, чтобы понять, где же документ находится.
     Для решения этих проблем системы электронного документооборота предлагают возможность совместной подготовки и согласования документов. Стоит отметить, что эти процессы похожи, но реализуются по-разному.
     При согласовании документа, содержание его не изменяется. Участники согласования высказывают свои замечания («Согласен», «Не согласен», «Особое мнение») вне текста документа. Итогом является исходный текст документа, а также набор мнений и замечаний согласовывающих сторон. Инициатор согласования сам вносит все изменения в текст документа и, при необходимости, может оправить документ на повторное согласование.
     Сложность согласования заключается в разнообразии маршрутов прохождения документов и ситуаций поведения участников этого процесса. Например, согласование может идти как независимо от порядка участников, так и в строгом с ним соответствии. Процесс согласования может как доводиться до конца вне зависимости от мнений его участников, так и приостанавливаться в случае, если кто-то выскажет свое несогласие.
     При разработке маршрутов согласования документов в системе электронного документооборота Company Media, используется специальный конструктор.
     Так, с помощью конструктора пользователь системы может выбирать параметры согласования: параллельное, последовательное, комбинированное.
     Как «работает» параллельное согласование? При работе в СЭД, реального движения документа не происходит. Он «лежит» в базе данных на сервере, поэтому эксперты, включенные в лист согласования, одновременно получают доступ к документу и могут независимо друг от друга работать с ним. Сигналом к началу работы является получение участником согласования уведомления, которое поступает по электронной почте. Оно содержит стандартный текст, информирующий получателя о том, что он назначен участником процесса согласований. Открыв уведомление, пользователь по ссылке может «перейти» на сам документ.
     При последовательном согласовании, доступ к документу по очереди получают эксперты, включенные в список согласующих Последовательное согласование при необходимости можно настроить сложным образом: указать длительность каждого этапа согласования (и сделать их разными), «прописать», что именно делать в случае, когда срок согласования прошел, а виза не получена. 
     «Конструктор» предлагает такие варианты действий:
     ничего не делать;
     продолжить процесс;
     однократно уведомить инициатора о просроченном согласовании и продолжить процесс;
     приостановить согласование и наладить процесс периодического уведомления визирующего и инициатора.
     Если один из согласующих не согласен, «конструктор» предлагает такие варианты реакции:
     уведомить инициатора и продолжить процесс;
     продолжить процесс без уведомлений;
     уведомить инициатора и остановить процесс.
     Когда лист согласования готов, инициатор нажимает кнопку
     Экономия времени при согласовании документа в системе достигается за счет увеличения скорости его перемещения от одного участника к другому. От инициатора согласования требуется гораздо меньше  и времени, чтобы  данный процесс. Кроме  эксплуатация системы  соблюсти жесткие  подготовки документов. [14]
     
     1.5  с шаблоном документа
     
     Для  времени в СЭД  такой сервис,  создание документа  шаблону. Шаблон -  заготовка определенного  документа, в которую  включить все  элементы.
     Шаблоны  быть двух 
     • «заготовка» в виде  подготовленного в одном  офисных приложений. Шаблон  в «родном» приложении и  работа происходит в 
     • текст, который  просмотреть прямо в  карточке документа.
     Первый  шаблонов удобнее  когда организация  смешанный тип  документооборота: часть  по обработке  выполняется в СЭД,  - «вживую» с использованием  экземпляров документов.
     Второй  удобнее, когда  с документами переходит  в ведение СЭД. Например,  приказа по  составу удобнее  в виде файла  так как  нужно будет  для длительного  (согласно законодательству -  лет). Второй  шаблонов вполне  использовать и для  распоряжений и указаний.
     В  помимо бланка и  расположения реквизитов  быть включена  текста приказа. Если  должен содержать  данные, их  включить в документ  текст, выделенный цветом.
     Шаблоны  могут быть  и корпоративные.
     Каждый  имеющий рабочее  в СЭД, может  заготовки документов, с  он часто работает. Такая  СЭД позволяет  личную работу в  с одним из  тайм-менеджмента (искусства  временем). Так,  по тайм-менеджменту  делать заготовку  типа анкеты,  перечислены все  на которые  дать ответ  документ.
     Экономить  всех сотрудников,  проекты организационно-распорядительных  позволяют корпоративные шаблоны. Корпоративный  документа - это  заготовка документа,  выполненная в соответствии с  принятыми в организации. Например,  документов могут  утверждены Инструкцией  делопроизводству (документационному  управления). Функционал  позволяет организовать  так, что  и внесением изменений в  занимается один  назначенный человек, а  остальные пользователи  шаблоны для  проектов документов,  имея возможности  изменения в исходный шаблон. Это  оперативно вносить  изменения в шаблоны,  тут же  доступны всем  сотрудникам. 
     
     1.6  создания АС 
     
     Выбор технологий  с электронными документами  спецификой деятельности  конкретной организации. Естественно,  разработчик систем  документационного обеспечения  сделать свой  отличимым от  конкурентов, предложить  потребителю особенный товар. Тем  менее организация  с документами, независимо  их носителя,  базироваться на  подходе - в любом  от бумажного  нам никуда  деться. Сверхсовременные  технологии создания,  редактирования, организации,  и хранения документов,  сути, не  от традиционной,  сложившейся отечественной  работы с документами. Традиционная  документа, обусловленная  объективных причин,  остается неизменной. А  традиция организации  с документами неразрывно  с иерархической системой  государством и является  рода отражением  системы.
     Использование  в ДОУ поставило  документоведением ряд проблем. Среди  можно выделить  определения документоведческого  ЭД, классификации  установления специфики  исследования вопросов  ЭД и придания  юридической силы,  опыта работы с  в различных организациях, а  выработки и нормативного  требований и методических  по работе с  основанных на  лучшего отечественного,  и международного опыта.
     Проектирование  ДОУ включает  теоретических и прикладных  использования ЭД в управлении.
     Основным  создания АС  должно стать  к созданию единого  не делимого  традиционный и электронный,  есть принцип  взаимопроникающего и взаимно  сосуществования традиционной и  систем ДОУ. Электронный  как объект  деятельности должен  в качестве равноправного с  документом участника  процесса.
     Организация  АС ДОУ 
     1. Принятие  об автоматизации  ДОУ в организации.
     Оформляется  руководителя организации, в  указывается структурное  (должностное лицо),  за автоматизацию  ДОУ, сроки  работ, определяются  промежуточного контроля и пр.
     2. Проведение  конкурса среди  АС ДОУ  проведение исследования  разработчиков АС  с целью определения  - разработчика системы.
     3. Разработка  задания на  АС ДОУ  организацией-разработчиком при  организации - заказчика  ДОУ). При  открытого конкурса  технических заданий  организациями-конкурсантами при  на участие в конкурсе.
     4. Согласование  задания на  АС ДОУ. При  - согласование технического  с органами государственного  и другими заинтересованными организациями. Срок  технического задания в  организации не  превышать 15 дней. 
     5. Заключение  между заказчиком и  на проектирование  ДОУ.
     6. Проектирование  ДОУ.
     7. Экспериментальное  АС ДОУ в организации.
     8. Усовершенствование  ДОУ при  замечаний и пожеланий  стороны заказчика  разработчиком).
     9. Прием  ДОУ в эксплуатацию.
     10. Ввод  ДОУ в действие.
     11. Проведение  по обучению  организации работе с  АС ДОУ. Списки  которым необходимо  обучение, представляются  структурных подразделений  соответствии с должностными  и утверждаются руководителем организации.
     Документация  АС - комплекс  документов, полностью  технические требования к  проектные и организационные  по созданию и  АС.
     Рабочая  на АС -  проектных документов  АС, разрабатываемый  стадии "Рабочая  содержащий взаимоувязанные  по системе в  ее функциям,  видам обеспечения  достаточные для  монтажа, наладки и  АС, ее  и обеспечения работоспособности.
     Технорабочий  АС - комплекс  документов АС,  в установленном порядке и  решения в объеме  проекта и рабочей  на АС.
     Эксплуатационная  на АС -  рабочей документации  АС, предназначенная  использования при  системы, определяющая  действия персонала и  системы при  функционировании, проверке и  ее рабо.......................