Анализ документационного обеспечения управленческой деятельности

Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего образования
ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ И РАДИОЭЛЕКТРОНИКИ (ТУСУР)

Кафедра автоматизации обработки информации (АОИ)
	
                                                                   К ЗАЩИТЕ ДОПУСТИТЬ
                                                                   Заведующий кафедрой АОИ
                                                      д-р техн. наук, проф.
                                                                   ____________ Ю.П. Ехлаков 
                                                                   «____»____________ 2016 г.



АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
ОБЛАСТНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО КАЗЕННОГО    УЧРЕЖДЕНИЯ «ОБЛСТРОЙЗАКАЗЧИК»


Дипломная работа 
по специальности 080504 
«Государственное и муниципальное управление»




Руководитель 
начальник отдела (специалист по подготовке и проведению конкурсных процедур)

________________  С.Л. Домашева          «____»___________________ 2016 г.

Студент гр. з-470-б
_______________А.А. Каткова
«____»________________2016 г.
Руководитель от ТУСУРа
ассистент каф. АОИ
___________________ Д.В.Сапрон «____»___________________ 2016 г.





Томск 2016

Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего образования
ТОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ И РАДИОЭЛЕКТРОНИКИ (ТУСУР)

Кафедра автоматизации обработки информации (АОИ)

                                                  УТВЕРЖДАЮ
                                                                                  Заведующий кафедрой АОИ
                                                                                                д-р техн. наук, проф.
                                                                                                ____________ Ю.П. Ехлаков 
                                                                                                «____»____________ 2016 г.

ЗАДАНИЕ 
на дипломную работу

студенту Катковой Альбине Андреевне гр. З-470б Факультета дистанционного образования

1. Тема работы: «Анализ документационного обеспечения управленческой деятельности 
                        Областного государственного казенного учреждения «Облстройзаказчик»
утверждена приказом по вузу от          ________	    №  ________              
2. Срок сдачи работы на кафедру:   ___________________
3. Содержание работы (перечень подлежащих разработке вопросов):
1) документационное обеспечение управленческой деятельности, его развитие, нормативно – методическая база;
2) анализ документационного обеспечения управленческой деятельности в Областном государственном казенном учреждении «Облстройзаказчик»;
3) проблемы документационного обеспечения управленческой деятельности Областного государственного казенного учреждения «Облстройзаказчик»;
4) пути решения проблем документационного обеспечения управленческой деятельности Областного государственного казенного учреждения «Облстройзаказчик».
4. Дата выдачи задания:  ___________________
Руководитель: Начальник отдела (специалист по подготовке и проведению конкурсных процедур)
                            Домашева Светлана Леонидовна
                                                              __________________ «____» _________________ 2016 г.
                                                                           (подпись руководителя)	

Задание принял (а) к исполнению:  Каткова А.А.

                                                                     ________________ «____» _______________ 2016 г.
(подпись студента)


Реферат

     Дипломная работа, 69 страниц, 7 рисунков, 6 таблиц, 18 источников, 2 приложения.
     ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, ДОКУМЕНТ, ДОКУМЕНТООБОРОТ, ДОКУМЕНТОПОТОК.
     	
     Объект исследования: Областное государственное казенное учреждение
                                          «Облстройзаказчик»
     Предмет исследования: документационное обеспечение управленческой 
                                            деятельности Областного государственного 
                                            казенного учреждения «Облстройзаказчик»
          Цель работы: анализ и выявление проблем, связанных с 
                                  документационным обеспечением управленческой 
                                  деятельности Областного государственного казенного
                                  учреждения «Облстройзказчик», а также разработка путей
                                  их решения
          Методы исследования: теоретический метод, ретроспективный анализ, наблюдение.
     Результаты работы: разработаны пути решения проблем документационного обеспечения управленческой деятельности Областного государственного казенного учреждения «Облстройзкакзчик»
Дипломная работа выполнена в текстовом редакторе Microsoft Word и представлена в твердой копии и на CD-диске (в конверте на обороте обложки).


Оглавление
Введение …………………………………………………….............................................
5
1 Документационное обеспечение управленческой деятельности, его развитие 
   и нормативно-методическая база

   1.1 Становление делопроизводства в России………………………………………... 
      7
   1.2 Нормативно-методическая база документационного обеспечения 
         управленческой деятельности …………………………………………………….

16
   1.3 Особенности документооборота в государственных учреждениях…………….
   1.4 Зарубежный опыт организации документооборота……………………………...
    27
    33
2 Анализ документационного обеспечения управленческой деятельности 
   ОГКУ «Облстройзаказчик»

   2.1 Анализ документооборота ОГКУ «Облстройзаказчик»…………………………
    47
   2.2 Проблемы и направления совершенствования документационного обеспечения ОГКУ «Облстройзаказчик»………………………………..………………………..
   2.3 Анализ систем электронного документооборота предлагаемых на рынке…….
Заключение………………………………………………………………………………..
Список использованных источников……………………………………………………
Приложение А Организационная структура ОГКУ «Облстройзаказчик»……………
Приложение Б Номенклатура дел документационного обеспечения управленческой
                            деятельности ОГКУ «Облстройзаказчик»………………………………

55
60
69
70
73

74




ВВЕДЕНИЕ

     Документационное обеспечение (делопроизводство) – это важная составная часть работы государственных учреждений. В процессе делопроизводства принимают участие (в большей или меньшей мере) все работники аппарата управления: одни создают документы, другие обеспечивают их передачу, третьи руководствуются этими документами в своей практической деятельности. Все, что решается аппаратом управления и внедряется потом в практические дела, оформляется документами. При этом информация, зафиксированная в документе, является основанием для принятия обоснованного управленческого решения, доказательством исполнения, справочно-поисковым материалом.
     Правильная организация документационного обеспечения в государственных учреждениях – один из важных элементов обеспечения эффективности их деятельности. Во – первых, успешное управление, повышение уровня организации государственных и  муниципальных услуг и решение вопросов местного значения во многом зависит от того, насколько рационально поставлено делопроизводство. Во-вторых, выполнение делегированных государственных функций, предоставление по ним отчетности, эффективное взаимодействие с государственными органами требуют качественного исполнения, составления и оформления документов. В-третьих, при выполнении своих функций, государственные учреждения руководствуются определенными правилами, установленными законодательством Российской Федерации и нормативными правовыми актами самого местного самоуправления. Разработка, принятие и исполнение местных нормативных правовых актов также тесно взаимосвязано с правильной организацией документационного обеспечения.
     Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управленческой деятельности в государственных учреждениях. От того, насколько профессионально и правильно организовано документационное обеспечение зависят оперативность, надежность управления, организация труда, культура работы государственных учреждений, использование информации в будущем и успех управленческой деятельности в целом.
     Объект исследования – Областное государственное казенное учреждение «Облстройзаказчик».
     Предмет исследования – документационное обеспечение управленческой деятельности Областного государственного казенного учреждения «Облстройзаказчик».
     Целью данной дипломной работы является анализ и выявление проблем, связанных с документационным обеспечением управленческой деятельности Областного государственного казенного учреждения «Облстройзаказчик», а также разработка путей решения проблем. 
     Для выполнения поставленной цели необходимо решить ряд задач:
      * изучить основные понятия, историю развития и нормативно-методическую базу документационного обеспечения управленческой деятельности;
      * дать характеристику Областному государственному казенному учреждению «Облстройзаказчик»;
      * рассмотреть организацию документационного обеспечения управленческой деятельности и нормативно-методические документы, регламентирующие ее деятельность;
      * рассмотреть порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
      * изучить контроль исполнения документов, процесс формирования и оформления дел;
      * провести анализ документооборота за 2013-2015 годы;
      * выявить проблемы документационного обеспечения;
      * разработать пути решения проблем документационного обеспечения Областного государственного казенного учреждения «Облстройзаказчик».


1 ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ 
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ, ЕГО РАЗВИТИЕ
И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА

1.1 Становление делопроизводства в России
     
     
     Делопроизводство возникло еще в Древнерусском государстве. В это время государственных учреждений еще не существовало. Их роль выполняли отдельные должностные лица. Но культура написания документов существовала даже в этот период, например, сохранившиеся до нашего времени данные о договорах с Византией 945 года [2].
     Основные документы этого периода – разнообразные грамоты: уставные, вкладные, купчие, отпускные и т.п.
     По виду грамота – отдельный лист пергамента шириной около 15-17 см. Размеры могли быть различными за счет подклейки следующих листов.
     Хранились документы в центральных храмах, а в крупных городах существовали даже специальные хранилища документов.
     По мере увеличения числа создаваемых документов формировался круг профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. В основном это были псаломщики и дьяки.
     Приказное делопроизводство. Название приказного делопроизводства произошло от названия первых государственных учреждений – приказов. Точное число приказов неизвестно, называют от 40 до 70 приказов. Вот некоторые из них: посольский, тайных дел, холопий, большой казны, поместный, разрядный. Деятельность приказов объединялась высшим правительственным учреждением – Боярской Думой [2].
     Во главе приказа стоял приказной судья, у него в подчинении состояли дьяки, в подчинении у дьяков находились подьячие. Приказному судье принадлежала распорядительная деятельность, дьяки и подьячие занимались организацией и ведением делопроизводства.
     В делопроизводстве приказов использовалась специфическая форма документа – столбец или свиток из подклеенных друг к другу узких листов бумаги. Важные государственные акты могли иметь очень большие размеры.
     Составные части столбца назывались «поставами». Такое же название получили и сами места склейки листов. Столбец являлся фактически не одним документом, а включал всю совокупность документов дела, начиная с инициативного документа (например, челобитной) и заканчивался документом, содержавшим решение. Текст в столбцах писался только с одной стороны, оборотная использовалась лишь для проставления резолюции, адреса.
     Документы хранились свернутыми в свиток. Для важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще всего они хранились просто в сундуках. В некоторых приказах были шкафы для хранения документов, а затем придумали меры по охране документов (например, снабжение сундуков замками).
     Видовой состав документов приказного делопроизводства был следующим:
* грамоты (царские указы, посылаемые из приказов на места);
* приговоры;
* наказы;
* доклады;
* памяти;
* отписки (документы, поступавшие в приказы с мест);
* челобитные (обращения граждан к центральной власти).
     Внутри каждого вида существовало множество разновидностей.
     В документах приказного делопроизводства большинство реквизитов не выделялось из текста, т.е. обращение, адресат, дата и содержание документа составляли один сплошной текст.
     Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала четыре основных этапа:
1) поступление документа на рассмотрение;
2) подготовка дела «к докладу»;
3) рассмотрение и решение дела;
4) оформление документа, содержащего решение. 
     Коллежское делопроизводство. В результате петровских реформ сложилась следующая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии. Вместо упраздненных приказов создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат.  Доминирующее значение здесь получил коллегиальный способ принятия решений. В 1720г. Петром 1 был утвержден Генеральный регламент. С этого момента и начинается система делопроизводства, получившая название «коллежской» по названию учреждений – коллегий [2].
     Делопроизводственная деятельность коллегии закрепилась за самостоятельным подразделением – канцелярией. Центральной фигурой канцелярии стал секретарь. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, «докладывание» дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии. Кроме секретаря в состав канцелярии входили: нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны).
     Делопроизводство коллегии велось под наблюдением секретаря. Важные бумаги составлял он сам, остальные готовились под его надзором. Канцелярская работа распределялась между служащими, и обязанность каждого была строго определена регламентом. Например, нотариус вел протоколы («повседневные записки») по всем делам, решавшимся в коллегии. Актуариус вел общий журнал всех входящих бумаг, хранил у себя бумаги, отвечал за их сохранность и заведовал заготовлением канцелярских принадлежностей. Регистратор вел регистрационные книги:
     * журнал, в который за весь год кратко записывалось содержание всех дел, решенных в коллегии;
     * регистрационные книги для входящих и исходящих документов.
     При каждой коллегии состоял прокурор, наблюдавший за порядком и законностью решения дел.
     В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия. Например: указные грамоты, наказы заменены указами, инструкциями; челобитные – прошениями; памяти и отписки – рапортами, доношениями, известиями.
     В 1700 г. Петр 1 издал указ об отмене столбцовой формы документов и всеобщем переходе к тетрадной форме. Для многих документов разработаны образцы, по которым следовало составлять документы.
     Выделяется из текста и становится самостоятельным реквизитом дата документа: во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа: «Мая 25 дня 1724 года».
     Наименование документа тоже стало самостоятельным реквизитом. Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования: подписи, отметки о согласовании, отметки о контроле и т.п.
     Министерское делопроизводство. В начале 19 века зародилась новая система управления – министерская. Она основывалась на принципе единоначалия (во главе министерства стоял единолично управляющий министр, ответственный перед самим императором). Были созданы следующие министерства: военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции и на правах министерства – Государственное казначейство [2].
     С этого нововведения начинается отсчет нового периода делопроизводства – министерского.
     В 1811г. Был издан законодательный акт «Общее учреждение министерств». В этом акте давался как «образ» порядок производства дел, включающий:
* порядок вступления дел;
* движение (производство) дел;
* отправку дел;
* ревизию дел;
* отчетность в делах.
     Поступающие в министерство дела делились на три категории:
1) текущие дела (донесения, ведомости, переписки);
2) чрезвычайные дела;
3) дела, не терпящие отлагательства.
     Чрезвычайные и срочные дела рассматривались в первую очередь. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланков включались:
* наименование учреждения;
* наименование структурных подразделений;
* дата документа;
* регистрационный номер документа.
     Особенность делопроизводства этого периода – появление делопроизводственной литературы. Большое значение имели письмовники – сборники образцов документов.
     Несмотря на существенные изменения, которые произошли в системе министерского делопроизводства, к концу 19 века жизнь требовала ускорения процесса делопроизводства.
     Далее развитие делопроизводства в России начинает соотноситься с техническим прогрессом. В конце 19 века начали использоваться пишущие машинки. Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки – телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к появлению телефонограмм, письменной записи переданного по телефону сообщения.
     Революция 1917 года привела к полному слому государственного аппарата и созданию нового, что отразилось на развитии делопроизводства.
     Делопроизводство 1917-1941 гг. Октябрьский переворот 1917 года изменил государственный аппарат. Для управления страной образовано первое советское правительство – Совет Народных Комиссаров (Совнарком). Для руководства отдельными отраслями государственного управления были созданы 13 народных комиссариатов (наркоматов) [2]. 
     Для работы в советских учреждениях были привлечены рабочие и солдаты, не имеющие специального образования. В связи с этим уровень делопроизводства существенно понизился, хотя дореволюционный опыт использовался.
     В этот период начали проводиться исследования в области научной организации труда (НОТ) и делопроизводства, были изданы важные нормативно-методические документы в сфере делопроизводства.
     В 1926 г. был создан Государственный институт техники управления (ИТУ). Он занимался следующими вопросами:
     * документооборот учреждений и методы его оптимизации;
     * способы регистрации документов, выбор рациональных методов учета документации;
     * контроль исполнения документов;
     * хранение документов.
     В 30-е годы формируется и укрепляется жесткая, централизованная административно-командная система управления, исключающая возможность рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства. С другой стороны, рушатся структуры, занимавшиеся исследованиями вопросов НОТ, и разнобой в деятельности организаций и ведомств в вопросах делопроизводства нарастает. В 1941 г. собирается Первое межотраслевое совещание по оргтехнике.
     Но Великая отечественная война прервала все эти начинания. 
     Делопроизводство 1945-1993 гг. В начале 60-х годов тема делопроизводства стала вновь актуальной для государственного управления [2]. 
     Первым юридически важным этапом стало принятие в 1963 году постановления Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР». Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов была поручена разработка ЕГСД (Единая Государственная Система Делопроизводства). Авторы ЕГСД обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования.
     В 1988 году вышла новая редакция Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). 
     Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы. Внедрение ГОСТов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации.
     Затем встал вопрос о создании автоматизированных систем управления (АСУ) и УСД.
     Концепция информатизации до настоящего времени окончательно сформулирована.
     В 1993 г. издан Общероссийский классификатор управленческой документации, в который включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям и Основные положения по ведению системы классификаторов и УСД.
     Современное делопроизводство. Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления. Структура законодательной и нормативной базы делопроизводства представлена на рисунке 1.1.
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     
     Рисунок 1.1 – Структура законодательной и нормативной базы делопроизводства
      В законодательстве о делопроизводстве исторически сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались «рассеянными» по целому ряду законодательных и нормативных актов, и потому пользование документами затруднено. Однако знание этих документов необходимо не только специалистам в области делопроизводства и архивного дела, но и руководителям всех уровней и всем тем, кто по роду своей деятельности связан с подготовкой управленческой документации. 
     Первоначальным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. Федеральный закон содержит ряд основных положений по документационному обеспечению управления. В законе прописан порядок обязательного документирования информации. Также закон обязывает все организации и предприятия предоставлять требуемую информацию органам государственной власти. 
     В гражданском кодекс РФ (ГК РФ) прописаны требования к содержанию учредительных договоров и уставу организаций, на основе которых работают юридические лица. 
     Гражданским кодексом РФ предусматриваются административные санкции за нарушение комплектования, учета и использования архивных документов и правил хранения. Уголовный кодекс РФ (УК РФ) установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией. 
     Ряд законодательных актов Российской Федерации (Законы «О Государственном гербе Российской Федерации», «О языках народов Российской Федерации», «Об участии в международном информационном обмене», «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», «Об обязательном экземпляре документов», «Об электронной цифровой подписи», «О коммерческой тайне», «Об архивном деле в Российской Федерации», и др.) содержат нормы, которые должны учитываться при составлении, оформлении и хранении деловых документов. Действующим законодательством регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, в том числе электронной почты, Интернета; требования к защите информации, приданию документам юридической силы (официальности) и т. д. 
     Назовем также ряд Указов Президента РФ: «Об утверждении Положения об Архивном фонде РФ», «Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне»; постановлений Правительства РФ: «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи», «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности», «О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации». Значение данных правовых актов для функционирования делопроизводственной системы страны видно из самих названий этих документов [21].
     В  настоящие время в России при работе с документами используются различные системы электронного документооборота, которых сегодня на рынке приставлено большое множество, как отечественных производителей, так и зарубежных. Также эти системы получают развитие в научных исследованиях. Документоведение, как научная дисциплина, развивается в связи с изменившимися культурными, социально-политическими, экономическими и техническими потребностями. Процесс развития документооборота не стоит на месте, каждый раз усовершенствоваться защита информации, хранение документов, экспертиза ценности документов, контроль исполнения документов.
     	
1.2 Нормативно-методическая база документационного
обеспечения управленческой деятельности
     
      
     В настоящее время документационное обеспечение управленческой деятельности на предприятиях, в организациях и учреждениях регулируется действующим законодательством, распорядительными документами вышестоящих органов, правилами и указаниями архивного управления.
     Нормативно-методическая база ДОУД — это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения. Эта база также включает регламентацию деятельности службы ДОУД и других служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты) [3].
     Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют:
     * законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
     * указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ;
     * нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие правовые вопросы документационного обеспечения управленческой деятельности;
     * государственные стандарты на документы;
     * общероссийские классификаторы технико–экономической и социальной информации;
     * унифицированные системы документации;
     * нормативно – правовые акты, а также методические документы по делопроизводству, издаваемые руководством организаций и предприятий.
     Эти документы имеют высший приоритет и общефедеральную значимость. Рассмотрим примеры таких документов.
     * Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
     * Федеральный закон от 1 июня 2005 года № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации».
     * Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
     * Федеральный закон от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне».
     * Федеральный закон от 10 января 2002 года №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
     * Постановление Правительства Российской Федерации от 17 июня 2004 года №290 «О Федеральном архивном агентстве».
     * Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 года №1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации».
     * Письмо Росархива от 18 октября 2010 г. № 2/1911-А «Об Информационно-справочной системе архивной отрасли».
     * Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». 
        Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная на основе единых правил, требований, стандартов, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. 
     Например:
     1. унифицированная система организационно-распорядительной документации;
      2. унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия;
     3. унифицированная система документации по труду и т.д.
     Унифицированный документ – документ, созданный в рамках унифицированной системы документации по принятым для этой системы правилам, стандартам, оформленный и зарегистрированный в установленном порядке. Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Унификация документов обеспечивает снижение трудоемкости обработки документов, достижение их информационной совместимости, более эффективное использование вычислительной техники.
     Разработку УСД в порядке, установленном Правительством РФ, осуществляют федеральные структуры управления в соответствии со своим отраслевым назначением. УСД одного назначения (например, унифицированные системы управленческой документации) сводятся в нормативный документ, называемый Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Иные унифицированные системы документации объединяются в свои отраслевые классификаторы. Все классификаторы унифицированных систем документации входят в состав и являются частями Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации, охватывающей унифицированные системы документации и соответствующие формы документов, разрешенные к применению в народном хозяйстве РФ [21].
     Управленческая документация, согласно Общероссийскому классификатору ОК 011-93 в настоящее время в стране действуют следующие УСД:
* унифицированная система организационно-распорядительной документации (код 0200000);
* унифицированная система первичной учетной документации (код 0300000);
* унифицированная система банковской документации (код 0400000);
* унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (код 0500000);
* унифицированная система отчетно-статистической документации (код 0600000);
* унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации (код 0700000);
* унифицированная система документации по труду (код 0800000);
* унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации (код 0900000);
* унифицированная система внешнеторговой документации (код 1000000).
     Разработанные новые унифицированные формы документов подлежат регистрации и последующему включению в ОКУД. К сожалению, разделы ОКУД ведутся с недостаточной оперативностью – за рамками классификатора в настоящее время остались некоторые документы, введенные в действие Гражданским кодексом РФ. В то же время в нем сохраняются некоторые формы, не используемые на практике [21].
     Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления.
     Основные стандарты в области делопроизводства:
     * ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
     * ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
     * ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи.
     * ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
     * ГОСТ Р 50922-96. Защита информации. Основные термины и определения.
     В нормативно-методическую базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации, а также организациями и предприятиями, действующими на их территории.
     Отраслевые стандарты (ОСТ) разрабатываются применительно к продукции определенной отрасли. Их требования не должны противоречить обязательным требованиям государственных стандартов, а также правилам и нормам безопасности, установленным для отрасли. Принимают такие стандарты государственные органы управления (например, министерства), которые несут ответственность за соответствие отраслевых стандартов обязательным требованиям ГОСТ Р [8].
     Диапазоном применяемости отраслевых стандартов ограничивается предприятиями, подведомственными государственному органу управления, принявшему данный стандарт. Контроль над выполнением обязательных требований организует ведомство, принявшее данный стандарт.
     Стандарты предприятий (СТП) разрабатываются и принимаются самими предприятиями. Объектами стандартизации в этом случае являются составляющие организация и управление производством, продукция, составные части продукции, технологическая оснастка, общие технологические нормы процесса производства. Эта категория стандартов обязательна для предприятия принявшего этот стандарт. 
     Единая система конструкторской документации (ЕСКД). Эта система устанавливает для всех организаций страны порядок организации проектирования, единые правила выполнения и оформления чертежей и ведения чертежного хозяйства, что упрощает проектно-конструкторские работы, способствует повышению качества и уровня взаимозаменяемости изделий и облегчает чтение и понимание чертежей в разных организациях. ЕСКД включает в себя более 200 стандартов.
     Единая система технологической документации (ЕСТД) представляет собой комплекс государственных стандартов, устанавливающих:
* формы документации общего назначения (маршрутная карта технологического процесса, сводная спецификация, карта эскизов, схем и наладок и др.);
* правила оформления технологических процессов и формы документации для процессов литья, раскроя и нарезания заготовок, меха.......................