Организация и порядок бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
СТЕРЛИТАМАКСКИЙ ФИЛИАЛ
ФЕДЕРАЛЬНОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО БЮДЖЕТНОГО
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ
«БАШКИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ
КАФЕДРА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И АУДИТА



ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА
ПО ПРОГРАММЕ БАКАЛАВРИАТА

САЛИХОВА ГУЗЕЛЬ ХАЛИЛОВНА


УЧЕТ И АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
(НА ПРИМЕРЕ ФКП «АВАНГАРД»)






Выполнил:


Студент 4 курса 
очной формы обучения





Направление подготовки


38.03.01 Экономика





Направленность


Бухгалтерский учет, анализ и аудит



Допущено к защите в ГЭК и проверено на объем заимствования:





Заведующий кафедрой

Руководитель
кандидат экономических наук, доцент

кандидат экономических наук, доцент




/
Р.А. Асфандиярова


/
Н.Н. Никитина







«______» _____________ 20 ___ г.





СТЕРЛИТАМАК – 2017
СОДЕРЖАНИЕ


ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………...
3
ГЛАВА 1.
ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И МЕТОДИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УЧЕТА И АУДИТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ ………

5
      1.1.
Нормативно-правовое регулирование учета и аудита расчетов с подотчетными лицами …………………………………….……….

5
      1.2.
Организация и порядок бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии .....…………..…………..

10
      1.3.
Методика аудиторской проверки учета расчетов с подотчетными лицами……………………………………………..

16
ГЛАВА 2.
УЧЕТ И АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ФКП «АВАНГАРД»……………………………….....…………

21
      2.1.
Краткая экономическая характеристика ФКП «Авангард»…..….
21
      2.2.
Система учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии………………………………………………………...

27
      2.3.
Аудиторская проверка учета расчетов с подотчетными лицами в ФКП «Авангард»…………………………………………………

33
ГЛАВА 3.
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ФКП «АВАНГАРД»…………

41
      3.1.
Основные направления оптимизации процесса учета расчетов с подотчетными лицами в организациях……………………………

41
      3.2.
Разработка рекомендаций по совершенствованию системы учета расчетов с подотчетными лицами в ФКП «Авангард»……

48

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………..………………………
59

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ………………
62

ПРИЛОЖЕНИЯ……………………….……………………………
65
     
     
     
     
ВВЕДЕНИЕ

     Проблема правильного отражения в учете расчетов с подотчетными лицами остается наиболее важной в организации бухгалтерского учета на предприятии, так как в процессе данных расчетов используется денежная наличность, которая является одним из важнейшим компонентом  производственной деятельности современного предприятия. Правильное ведение и оформление учета расчетов с подотчетными лицами поможет избежать не только появления негативных моментов и ошибок при ведении своей хозяйственной деятельности, но и конфликтных ситуаций, способных возникнуть между руководителем предприятия и его работниками.
     Актуальность выбранной темы обусловлена тем, что расчеты с подотчетными лицами всегда сопровождаются риском злоупотреблений со стороны работников хозяйствующего субъекта, так как связаны с оборотом наличных денежных средств. Именно поэтому в каждой организации функционирование системы учета расчетов с подотчетными лицами  всегда должен на контролировать  руководство . Поскольку в ходе учета расчетов с подотчетными лицами формируются расходы для целей налогообложения прибыли, суммы возмещения НДС из бюджета и доход, облагаемый НДФЛ, то нарушения в данном разделе бухгалтерского учета могут повлечь за собой существенные налоговые последствия для экономического субъекта в случае налоговой проверки. Практика аудиторских проверок показывает, что из всех проверяемых объектов наибольшее количество ошибок и нарушений допускается при расчетах с подотчетными лицами вследствие небрежного ведения бухгалтерского учета и отсутствия контроля за расчетами с работниками.
     Целью выпускной квалификационной работы является изучение методики  учета и аудита расчетов с подотчетными лицами и разработка рекомендаций по совершенствованию учета на данном участке на примере ФКП «Авангард». 
     Для достижения  цели выпускной квалификационной работы, необходимо решить следующие задачи:
     -проанализировать систему учета и аудита  расчетов с подотчетными лицами ; 
     - провести аудиторскую проверку учета расчетов с подотчетными лицами 
     -разработать рекомендации по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами ;
      Объектом исследования выпускной квалификационной работы является ФКП «Авангард» ,основным видом деятельности которого является производство  патронов и боеприпасов к оружию и их составных частей.
     Предмет исследования выпускной квалификационной работы – система учета расчетов с подотчетными лицами.
     Основными источниками, раскрывающиме теоретические основы и особенности практического применения явились работы Василенко М.Е., Кондракова Н.П., Феоктистова И.А., Земскова В.В., Гущиной И.Э., Шороховой Н.А., Загарова Н.А, Васильева И.П. В данных источниках подробно рассмотрен порядок учета расчетов с подотчетными лицами, учет представительских расходов, правила их документального оформления и бухгалтерского учета.
     Выпускная квалификационная работа состоит из трех глав . 
     В первой главе рассматриваются теоретические и методические основы учета и аудита расчетов с подотчетными лицами.
     Во второй главе  производится учет и аудит расчетов с подотчетными лицами в ФКП «Авангард».
     В третьей главе предложены  рекомендации по совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами в ФКП «Авангард».
     В заключении представлены краткие выводы и результаты исследования.


ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И МЕТОДИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ УЧЕТА И АУДИТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
1.1. Нормативно-правовое регулирование учета и аудита расчетов с подотчетными лицами

     Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании.
     Ведение бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению, другие носят рекомендательный характер.
     К основным нормативным  документам по учету и аудиту расчетов  с подотчетными и командированными лицами относятся:
     -Налоговый кодекс Российской Федерации( часть первая) от 31.07.1998 г. №146-ФЗ (ред. от 28.12.2016) и (часть вторая) от 05.08.2000  №117-ФЗ (ред. от 03.04.2017)(с изм. и доп., вступ. в силу с 07.04.2017)1
     -Федеральный закон от 06.12.2011 №402-ФЗ(ред. От 23.05.2016) «О бухгалтерском учете»
     Основные положения данного закона :
Каждый факт хозяйственной деятельности предприятия должен быть подтвержден первичным документом. К бухучету не принимается документация, оформленная на непроизведенные хозяйственной операции (п. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ).
     - Федеральный закон от 30.12.2008 N 307-ФЗ (ред. от 03.07.2016) "Об аудиторской деятельности" (с изм. и доп., вступ. в силу с 02.10.2016):
     Настоящий Федеральный закон определяет правовые основы регулирования аудиторской деятельности в Российской Федерации.2
      -Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (ред. от 29.07.2015) "Об особенностях направления работников в служебные командировки" :
     Настоящее Положение определяет особенности порядка направления работников в служебные командировки как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств.3
      -Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 03.02.2015) "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства" :
     Для выдачи наличных денег работнику под отчет (далее - подотчетное лицо) на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
     Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
     Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.(пункт 6.3 Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У (ред. от 03.02.2015) "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства"4 
     - Письмо Минфина России от 05.10.2012 N 14-03-03/728 «О безналичных расчетах с подотчетными лицами с применением банковских карт»5
     -Приказ Минфина России от 13.06.95 г. №49 (ред. От 08.11.2010)«Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств»6
     В связи с тем, что расчеты с подответными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ, в соответствие с которым предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100 000 руб.7 
     Кроме того, расчеты с подотчетными лицами отражаются  в Положении по бухгалтерскому учету 10/99 «Расходы организации».8
     При оформлении командировочных расходов учитывают нормы Трудового Кодекса РФ, который оговаривает перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку.9
     Размер суточных устанавливается Постановление Правительства РФ от 01.02.2011 N 43(ред.от 29.12.2016) «О возмещении суточных расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, военнослужащим и сотрудникам некоторых федеральных органов исполнительной власти за счет средств федерального бюджета».10
     Основными документами по расчетам с подотчетными лицами являются:
     1. Утвержденные руководителем формы первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами:
     - приходный кассовый ордер (форма КО-1) - выписывается в случае, когда работник возвращает в кассу неизрасходованную подотчетную сумму;
     - расходный кассовый ордер (форма КО-2) - выписывается при выдаче денежных средств под отчет;
     - командировочное удостоверение (форма №Т-10) - определяет фактическое время нахождения работника в командировке;
     -   авансовый отчет с приложением подтверждающих документов (счетов, квитанций, проездных билетов, накладных и т.д.).
     2. Утвержденный руководителем План счетов бухгалтерского учета - содержит перечень применяемых организацией синтетических счетов и субсчетов11
     В соответствии с порядком ведения кассовых операций в РФ выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий. При отсутствии у организации своей кассы им разрешается выдавать кассирам организаций или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы учреждения банка.
     Список подотчетных лиц, а также порядок выдачи в организации наличных денег под отчет устанавливает руководитель.12
     Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет установленной Госкомстатом РФ формы. Авансовый отчет должен быть подписан подотчетным лицом, бухгалтером (главным бухгалтером) и утвержден руководителем организации. К авансовому отчету должны быть приложены первичные документы, подтверждающие факт израсходования полученных денежных сумм (кассовые и товарные чеки, квитанции к приходным ордерам, проездные билеты, оплаченные счета гостиниц, оплаченные багажные квитанции и прочие оплаченные документы строгой отчетности). Первичные документы должны быть установленной формы, иметь все обязательные реквизиты. Квитанции, счета на оплату должны быть выписаны на подотчетное лицо . С работниками, которые включены в список постоянных получателей денег на хозяйственно-операционные расходы, должен быть заключен договор о материальной ответственности.
     Чаще всего под отчет наличные деньги выдаются:
     -в качестве аванса на командировочные расходы;
     -на оплату представительских расходов;
     -на хозяйственные нужды.
     Выдавая деньги под отчет, должны соблюдаться требования, установленные Порядком ведения кассовых операций:
     -выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам;
     -передавать подотчетные суммы от одного работника другому.
     К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЭС, оплате мелкого ремонта и т.п. Подотчетные лица могут приобретать товарно-материальные ценности на рынках, у населения, а также у других юридических лиц. При осуществлении расчетов с юридическими лицами установлен предельный размер расчета наличными деньгами . Предельный размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким денежным документам по одному договору, не могут превышать предельный размер расчетов наличными деньгами.13
     С 21 ноября 2001 г. предельный размер расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке установлен в размере 100 тыс, рублей. Если работник нарушит установленный лимит расчетов, то организация может быть оштрафована. Сумма штрафа - от 40000 до 50 000 рублей. За это же нарушение на руководителя вашей организации может быть наложен штраф от 4 000 до 5 000 рублей (ст.15.1 КоАП РФ).14
     Подотчетное лицо, приобретающее товарно-материальные ценности, действует от имени предприятия, и, соответственно, подсчет производится также в пределах установленных размеров.
     При приобретении товарно-материальных ценностей подотчетным лицом к авансовому отчету кроме документов, подтверждающих приобретение и потраченные на них суммы, должны быть приложены документы, подтверждающие их оприходование на склад (приходный ордер, приходная накладная). Если материалы были сразу израсходованы, отнесены на общехозяйственные расходы (например, канцтовары в небольшом количестве), то к авансовому отчету должны прилагаться требования с распиской получателей либо другие документы, подтверждающие расход.
     Так же выдача подотчетных сумм может производиться и путем безналичного  перечисления на карты сотрудников.
     Среди операций, осуществляемых юридическими лицами с использованием расчетных (дебетовых) и кредитных карт, поименована оплата командировочных расходов на территории РФ (п. 2.5 Положения № 266-П), а именно:
      — операции получения наличных денежных средств в рублях для осуществления на территории Российской Федерации в соответствии с порядком, установленным Банком России, расчетов, связанных с деятельностью юридического лица, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов;
     — оплата расходов в рублях, связанных с деятельностью юридического лица, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов, на территории Российской Федерации;
      — получение наличных денежных средств в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации для оплаты командировочных и представительских расходов; 
     — оплата командировочных и представительских расходов в иностранной валюте за пределами территории Российской Федерации15
     Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются. В бухгалтерском учете командировочные расходы включаются в издержки производства и обращения в фактически произведенном размере.
     В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.16
     В соответствии с действующим законодательством командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс, на командировочные расходы выдача наличных денег в под отчет производится в пределах сумм, устанавливаемых организацией самостоятельно .
     Работнику, командированному за пределы России, кроме возмещаемых компенсаций по командировкам в пределах Российской Федерации, оплачиваются дополнительные расходы, связанные с необходимостью пересечения границы и использования иностранной валюты. Помимо расходов по проезду, найму жилого помещения, оплате суточных возмещаются следующие документально подтвержденные расходы:
     -по получению виз и загранпаспорта;
     -по прописке загранпаспорта при необходимости;
     -по покупке иностранной валюты страны пребывания или обмену чека на валюту;
     -оплата за провоз багажа.
     Работники, получившие денежные суммы под отчет на хозяйственные расходы, обязаны отчитаться об их израсходовании в течение трех дней по окончании срока, на который они были выданы. Работники, получившие деньги под отчет для целей командирования обязаны отчитаться об их израсходовании в течение трех дней по возвращении из командировки и внести в кассу неизрасходованный остаток .
     Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.17
     Полный перечень представительских расходов приведен в статье 264 НК РФ. Согласно данной статье, к представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации. Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.18
     Таким образом, в данном пункте были рассмотрены основные нормативно-правовые акты ,которые необходимы для правильного отражения учета и аудита расчетов с подотчетными лицами.
     
1.2. Организация и порядок бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами на предприятии

     Для того чтобы порядок выдачи денежных средств под отчет в организации был соблюден, необходимо выполнение следующих условий:
     – наличие приказа руководителя организации, устанавливающего порядок выдачи работникам подотчетных сумм, который должен в том числе предусматривать:
     1) круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет;
     2) размеры подотчетных средств;
     3) сроки их возврата или предоставления отчета об израсходовании;
     – соблюдение правил выдачи средств под отчет только сотрудникам, указанным в приказе о порядке выдачи подотчетных средств;
     – соблюдение правил выдачи денежных средств под отчет только лицам, отчитавшимся по ранее выданным авансам, и запрещение передачи полученных средств под отчет одним работником другому.
     Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет средства на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам .
     Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
     Выдачу денежных авансов подотчетным лицам в учете отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 «Касса», Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и другие в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса».
     Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 - комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Следовательно, каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале ордере одна строка и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы учета, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На оборотной стороне этого журнала-ордера проводятся сгруппированные сведения о суммах затрат предприятия на служебные командировки за отчетный месяц с начала года, что необходимо для составления отчетности и контроля за целевым использованием средств.
     Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы, новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах, полученных и израсходованных.
     Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в кассу в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем, эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», если они могут быть удержаны из оплаты труда работника, или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника . Пока не сданная в срок сумма числится за работником, она расценивается как предоставленный ему заем. В этом случае вы будете обязаны исчислить материальную выгоду, полученную работником от использования заемных средств.19
     Если долг будет списан за счет средств организации, эту сумму придется включить в совокупный доход работника (ст.209 НК РФ).20
     Если же сумма списанного долга уменьшит налогооблагаемую прибыль организации (например, если долг будет признан нереальным для взыскания), то на эту сумму придется еще начислить и единый социальный налог.
     Если срок возврата денег, выданных на хозяйственные нужды, установлен не был, оснований для включения подотчетных сумм в совокупный доход работника не имеется.
     При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны командирования исходя из установленных законодательством норм суточных. Полученную в банке валюту оприходуют по счету 50 «Касса» с кредита счета 52 «Валютный счет». Выданную под отчет валюту списывают со счета 50 в дебет счета 71 и отражают в учете в валюте платежа и ее рубленом эквиваленте по курсу Центрального банка РФ на момент выдачи. По возвращении из командировки и сдачи авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывают с кредита счета 71 в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курсов валют курсовую разницу списывают на счет 91 «Прочие доходы и расходы»:
     положительную - дебет счета 71, кредит счета 91-1,
     отрицательную - дебет счета 91-2, кредит счета 71 
     Таким образом, для учета расчетов с подотчетными лицами используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», по дебету которого отражаются остаток задолженности за подотчетным лицом и выдача денежных средств под отчет работникам организации, по кредиту - остаток невозмещенных организацией расходов, произведенных подотчетными лицами, а также списание задолженности подотчетных лиц в связи с использованием подотчетных сумм на приобретение материальных ценностей, оплату хозяйственных, командировочных и других производственных расходов.
     
1.3. Методика аудиторской проверки учета расчетов с подотчетными лицами

     Целью аудита является проверка соблюдения действующего законодательства, правильности документального оформления и отражения в учете всех видов расчетов с подотчетными лицами.
     Для достижения цели аудита расчетов с подотчетными лицами необходимо решить следующие задачи:
- проверка документального подтверждения расчетных операций;
- контроль документов с использованием методов инспектирования, пересчета, экономического анализа;
- проверка организации аналитического учета по каждой сумме, выданной подотчет;
- проверка синтетического учета в соответствии с рабочим планом счетов;
- сверка оборотов и сальдо по счетам в регистрах синтетического учета, главной книге и бухгалтерском балансе.
     К основным источникам аудита расчетов с подотчетными лицами  относятся:
     - положение об учетной политике предприятия;
     - авансовый отчет; 
     - журнал регистрации авансовых отчетов; 
     - приказ о направлении сотрудников в командировку:
         - баланс предприятия; 
         - отчет о движении денежных средств;
         - главная книга;
         - журнал-ордер №7
         - командировочное удостоверение (форма Т – 10) 
     Для последующей аудиторской проверке  будем использовать методику предложенную Василенко М.Е., что кажется наиболее рациональным для оценки уровня организации учета расчетов с подотчетными лицами. Рассмотрим поэтапно процесс  аудиторской проверки.
      Аудит расчетов с подотчетными лицами осуществляется сплошным методом, поэтому для его проведения целесообразно привлекать ассистентов.
     Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:
     -авансовые отчеты;
     -приказы о направлении сотрудников в командировки;
     -командировочные удостоверения;
     -копии загранпаспортов с отметками о пересечении границы;
     -список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
     -сметы представительских расходов;
     -приказы об утверждении смет представительских расходов;
     -оправдательные первичные документы.
     Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:
-баланс предприятия (ф.№1);
-отчет о движении денежных средств (ф.№ 4);
-главная книга;
-журнал-ордер объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально - ордерной формы счетоводства);
-иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.
     При проведении аудиторской проверки учета расчетов с  осуществляются следующие процедуры:
     - оценивается система внутреннего контроля и бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами;
     - подтверждается достоверность выдачи и возврата подотчетных сумм;
     - устанавливается законность и полнота возврата подотчетных сумм;
     -проверяется организация аналитического учета расчетов с подотчетными лицами и взаимосвязь аналитического и синтетического учета;
     - проверяется соблюдение организацией налогового законодательства по операциям, связанным с расчетами с подотчетными лицами.
     Результаты оценки систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля расчетов с подотчетными лицами основываются на содержании вопросов и документах, которые подвергаются исследованию.
     Аудиторская проверка  расчетов с подотчетными лицами включает следующие этапы:
     1) проверка наличия распорядительных документов, отражающих информацию о расчетах с подотчетными лицами в организации.
     Аудитору следует запросить приказ об учетной политике организации, приказы (распоряжения) руководителя организации о назначении лиц, уполномоченных получать наличные деньги под отчет, о сроках отчетности, о командировочных расходах.
     2) проверка документального оформления авансовых отчетов. В ходе работы аудитор проверяет:
     - оформление авансовых отчетов;
     - оформление командировочных расходов (в том числе за рубеж);
     - порядок передачи подотчетных сумм другому лицу;
     - своевременность возврата подотчетных сумм и сдачи авансовых отчетов в бухгалтерию;
     - существо отраженных в учете операций с подотчетными лицами.
     Документальная проверка авансовых отчетов предусматривает проверку по форме и по существу отраженных операций.
     При проверке авансовых отчетов по форме следует протестировать следующее:
     - соответствие типовой унифицированной форме «Авансовый отчет»;
     - наличие номера и даты составления;
     - указание подотчетного лица;
     - указание суммы полученного аванса, израсходованной суммы, суммы остатка и перерасхода;
     - указание назначения аванса;
     - наличие подписей;
     - заполнение обратной стороны авансового отчета.
     Методика документальной проверки авансовых отчетов заключается в проверке законности отраженных в учете операций с подотчетными лицами. При этом необходимо проконтролировать соблюдение сроков предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию и их оформление. Сроки отчетности подотчетных лиц аудитор проверяет путем сверки дат в расходных кассовых ордерах на выдачу денег под отчет и в авансовых отчетах. При этом необходимо руководствоваться Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Срок отчетности не может превышать трех рабочих дней по истечении срока, на который выданы деньги, или со дня возвращения из командировки. При этом аудитор должен убедиться в наличии приказа руководителя организации об установлении подотчетных лиц, которым могут выдаваться деньги под отчет, и о сроках отчетности. Параллельно проверяется наличие значительной дебиторской задолженности подотчетных лиц и сроки ее отражения в бухгалтерском учете, а также причины непогашения дебиторской задолженности. Если у подотчетного лица на руках осталась сумма неиспользованных средств, выдача другой подотчетной суммы не допускается. Подотчетное лицо обязано вернуть в кассу организации сумму неиспользованного аванса. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. Вместе с тем осуществляется сверка документов, прилагаемых к авансовому отчету, с данными, отраженными в авансовом отчете.
     3) детальная проверка отдельных расчетных операций с подотчетными лицами. Аудитор должен обратить внимание на учет поступления материально - производственных запасов через подотчетных лиц, командировочных расходов, расходов на приобретение горюче-смазочных материалов, представительских расходов.
     При поступлении материально-производственных запасов через подотчетных лиц к авансовому отчету должны быть приложены платежный и расчетный документы (товарный чек, накладная, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру). В товарных чеках и накладных должны быть приведены наименования приобретенных материально-производственных запасов. Аудитор отмечает производственный характер произведенных расходов.21
     В процессе документальной проверки авансовых отчетов детальному аудиту подлежат командировочные расходы. При проверке командировочных расходов необходимо проконтролировать наличие документов, подтверждающих командировочные расходы: приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку по форме № Т-9 и командировочного удостоверения по форме № Т-10. Данные документы должны составляться по установленным Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»22
       Аудитор должен обратить внимание на наличие подписей и печатей в командировочном удостоверении. Важным внутренним первичным документом является служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме №Т 10а. Этот документ применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также для отчета о его выполнении. Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом, а затем передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме Т-9. Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма Т- 10) и авансовым отчетом.
     Особую важность имеет форма № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении» с точки зрения определения источника финансирования расходов на командировку и признания данных расходов как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения. Проверяется наличие оправдательных документов, подтверждающих командировочные расходы (счет, счет-фактура гостиницы, кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру об оплате услуг гостиницы; железнодорожные, автобусные или авиабилеты, талоны об оплате постельных принадлежностей, талоны об оплате стоянки автомобилей, талоны об оплате права въезда на территорию города и др.). Отдельной проверке подвергаются операции по приобретению горюче - смазочных материалов через подотчетных лиц. По данным кассовых чеков об оплате бензина, дизельного топлива и смазочных масел устанавливается производственный характер расходов на обслуживание автотранспорта, принадлежащего организации. Прямое о.......................