Организация документооборота

Содержание
Введение…………………………………………………………………………...	3
1. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ…………5
1.1 Сущность документооборота на предприятии ……………………………..5                                                                                        
1.2 Организация документооборота  ...………………………………………….8                                                                                                                 
1.3 Современные проблемы документооборота в организациях……………..15                                                          
2. РАЗРАБОТКА ЭЛЕМЕНТОВ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА В МБОУ СОШ№166 ГОРОДА ЖЕЛЕЗНОГОРСКА……………………………20                                                                                                                                                  2.1 Характеристика действующей системы документооборота……………..20                                                                
2.2 Совершенствование процесса документооборот…………...………….....27                                                                                  
2.3 Оценка эффективности от предложенных мероприятий………………...31
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………35                                                                                                                                                             
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ  ЛИТЕРАТУРЫ…………………………........37
     
     
ВВЕДЕНИЕ
     В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации. 
     Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
     Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75 % рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность [6]
     Актуальность данной работы заключается в том, что организация работы с документами - это одна из составных частей процессов управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на оперативность и качество управления. Каждый этап процесса принятия управленческого решения в образовательном учреждении самым тесным образом связан с документационным обеспечением управления. В современном обществе образовательным учреждениям требуется системный подход к организации управления, следовательно, возникает необходимость документационного обеспечения управленческой деятельности.
     Документационное обеспечение управления в образовательных учреждениях требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения. Основные задачи делопроизводства в образовательном учреждении - это сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.
     Таким образом, качество управления образовательным учреждением напрямую зависит от уровня организации делопроизводства. К числу наиболее актуальных проблем можно отнести такие направления, как информационно-документационный менеджмент, электронный документооборот, защиту информации, создание электронных архивов и т.д.
     
     
     
     
     
     
     1. ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ
     1.1 Сущность документооборота на предприятии
     В современных организациях в практике способом документирования является или печать. На работу с документами служба обеспечения или служба [4].
     Термин ‹‹документационное управление управления›› (ДОУ) в последние десятилетия – термина ‹‹делопроизводство››, их для обозначения и той же деятельности. (документационное обеспечение управления) – деятельности, документирование и работы с документами. – это движение документов в с их или до завершения исполнения, адресату или их на [1].
     Соответственно масштабам документов быть в самостоятельного объекта документооборот гражданина, семьи, должностного лица, подразделения, в целом, синдиката, отрасли управления, государства. Ведь, в итоге, любой документ и его где-то и истечения срока хранения и уничтожается. состоит в пройденного пути, обработки и их хранения.
     Действующие нормативные акты и пособия, в том и «Государственная система документационного управления. положения. требования к и документационного обеспечения» (ГСДОУ), из прагматических соображений, в объекта регулирования только организации в и потоки входящих, внутренних и документов.
     Документооборот, или порядок документов в организации, разделить на этапы:
     1. Экспедиционная обработка документов, в организацию.
     2. Предварительное рассмотрение службой обеспечения.
     3. Рациональное движение внутри организации.
     4. Обработка исполненных и документов.
     Документооборот как технологический делится на частей – потоков, обеспечивающих прямую и связь в управлении.
     Документопоток (поток документальной информации) – это или в информационной системы данных  перед в направлении, при  каждому условии, что  города у этих данных источник  процессов и приемник.
     Документопотоки различают:
     1. По  прич направлению:
     1) горизонтальные  контур потоки, организации уровня;
     2) вертикальные,  нной связывающие различных уровней:
     ? восходящие  оптимальны потоки – это  проц документы, вышестоящей от подчиненных  связи организаций;
     ? нисходящие  нтрализованный потоки – это  льно документы, вышестоящими власти и управления  хорошо подчиненным [14, с. 79].
     2. По к  равном управленческому процессу:
     1) входящий  зногорска документопоток из 4-х документов:
     ? документов  достаточно вышестоящих организаций, указания, и акты. По составу  нных к этим относятся: указы,  процессами законы, постановления,  глам распоряжения, указания,  ржках поручения, приказы,  ктронного письма, инструкции,  государств решения, методические и  альности рекомендации;
     ? от подведомственных  структурных организаций, сведения о распорядительных  возможном действий, сведения о деятельности. По документов  гистрация этот поток из (о  штатная финансовой, хозяйственной,  группа социальной, управленческой  докум деятельности), докладных записок,  информации актов;
     ? от несоподчиненных  происхождение организаций, с согласования совместных  хран действий или к  вовс ним. виды этого типа:  худш письма (информационные,  имущ рекламные, гарантийные),  организационны договоры;
     ? граждан – предложения,  льности заявления, жалобы.
     Входящие  соотношение документы образуют 3 движения:
     ? руководству  жных организации;
     ? руководству  ствующ структурных подразделений;
     ? непосредственно  любая специалисту.
     Соотношение этих  процессов потоков неравномерно. часть попадает  нную руководству, которое,  некачественное с стороны, информационные перегрузки,  совани а с – получает количество информации,  которы не их компетенции,  информации областям и обязанностям. [11,  докум с. 72]
     2) исходящий  докум документопоток из документов, в организации  города и отправляемых за ее пределы.
     Исходящие  находится документы могут  исходить быть или ответными.
     Инициативные  участия документы всегда превышают ответных  готовят документов. документопоток, как  хнологий правило, всю структуру. движения этих  ский документов от инстанций согласования,  живани визирования, подписания  которым документов. [9]
     3) Внутренний  оказыва документопоток документы, и в самом  исполн аппарате управления,  некачественное не за его  этот пределы. К относятся  самом организационные, распорядительные,  докум информационно-справочные, а плановые  прош и отчетные документы, по материальных  докум и средств, оборудования  типовы и состава. движения документов являются нерегламентированными,  кламных что наиболее потери времени  государств на документов.
     
     1.2 Организация  докум документооборота
     Документооборот - движение  ускор документов в организации  обходимо с момента их создания  такж или получения  пров до завершения исполнения  выполнение или правки.
     Организация  которыми документооборота - это  даст правила, в соответствии  выходим с которыми происходит  проц движение документов  виды в учреждении.
     Организация документооборота  различными предусматривает рациональное  взаимод движение документов,  лопроизводства включающее как  анализ операции с документами,  докум так и все  должны их перемещения в аппарате  момента управления, т. е. их получение,  ляют рассмотрение, передачу  ржках на исполнение, организацию  глам исполнения, удостоверения,  длож оформления и отправки.
     Документооборот  выделяют является важной  всех составляющей делопроизводства,  города так как  нтами определяет не только  хран инстанции движения  хнологии документов, но и скорость  дакций этого движения. В  производит делопроизводстве документооборот  является рассматривается как  сокращение функция коммуникации,  исполн реализация которой  особ должна соотноситься,  мной субординироваться с общими  нтов целями делопроизводства,  докум информационным обеспечением  сниж деятельности управления  имущ предприятия, его  совани документирования, хранения  принцип и использования ранее  которым созданной информации.
     С  ссов нечетким маршрутом  нствования движения документов  свобод в настоящее время  ствл связывают многие  организации недостатки в организации  актуальность документационного обеспечения  инициативных управления.
     Например, процесс  принципы документационного обеспечения  города принимаемого управленческого  сотрудника решения включает  поиск три составляющих:
     1) информационную  растут поддержку решения (обеспечение  хнич принимаемого решения  эксп достоверной и достаточной  сравнит информацией);
     2) документирование  одного решения (создание  созда распорядительного документа);
     3) контроль  сист за его выполнением (организация  нност работы, выполнение  этот задания, соблюдение  прим определенных условий  льно и т. д.).
     Этот процесс  актуальность состоит из сбора  прош информации, подготовки  ктор проекта документа,  количественных его редактирования,  характеристики согласования, изготовления,  должностны удостоверения. Каждая  процесс операция сопровождается  доточ перемещением документа  принима в организации из одного  соблюд структурного подразделения  возника в другое, передачей  выходим от технических исполнителей  гистрации к специалистам, а затем - к  наприм руководителям. Следовательно,  нтов скорость перемещения  входящий документов, качество  обходимо выполнения каждой  стоимость операции оказывают  ляющи влияние на процесс  дования управления в целом.
     Документооборот - сложный  ктронного технологический процесс,  смотря характеризующийся различными  области параметрами, связанными  льности с процессами документирования  нисходящие и со всей деятельностью  имуще организации. Организация  ктов документооборота включает  льности все операции  приводит по приему, передаче,  дачи составлению, согласованию,  выходим оформлению, удостоверению  устны и отправке документов.
     Основными  гистрации характеристиками документооборота  льности являются:
     - маршрут  оста движения, который  лями включает все  повторного инстанции на пути  этого движения документа  обработки от создания черновика (или  нтооборота от получения) до подшивки  прохожд в дело;
     - время,  значит затрачиваемое на прохождение  основой документов по этому  докум маршруту.
     Отсюда главное  приняти правило организации  вышестоящей документооборота - оперативное  лопроизводства прохождение документа  другой по наиболее короткому  состояни и прямому маршруту  лями с наименьшими затратами  поскольку времени.
     Кроме того,  помочь при организации  расписания движения документов  проц необходимо выполнение  которо следующих правил:
     • максимальное  причинам сокращение инстанций  этом прохождения документов (за  руководству счет исключения  явля технологических операций  составу по обработке документов  зногорска и управленческих звеньев,  рисунк не обусловленных деловой  разработка необходимостью);
     • исключение  докум или максимальное  дактировани ограничение возвратных  управл движений документов (при  нным их обработке - регистрация  нтооборота и доставка, при  косве их подготовке - визирование  которая и согласование и т. д.);
     • максимальное  пронизыва единообразие в порядке  входящи прохождения и процессах  гистрации обработки основных  мому категорий документов,  управления исходя из того,  возможность что каждое  ствующая перемещение документа  оздани должно быть  однако оправданным.
     Соблюдение этих  организации правил позволяет  глам реализовать основной  организованный организационный принцип  государств службы делопроизводства - специализацию,  руководит возможность централизованного  ство выполнения однородных  повыша технологических операций,  выполнять эффективного использования  ктивности средств оргтехники  обходимо и персонала.
     Объективные данные  зногорска о состоянии документооборота  правильностью можно получить  даны из качественных и количественных  нных характеристик его  подписании параметров.
     К качественным  объективные характеристикам документооборота  создани относятся:
     • характеристики  максимально документопотоков (состав  нтны документов, их содержание);
     • маршруты  принятой движения документов (направление  дприятия движения, этапы  колл и инстанции маршрута  зногорска движения документов);
     • периодичность (стадии  ский документооборота);
     • направленность  ктронного движения.
     Документооборот как  возможность технологический процесс  руково делится на несколько  докум частей - потоков,  автоматизации обеспечивающих прямую  школы и обратную связь  проц в управлении. Под  писани документопотоком понимается  данной сложившееся или  отсутствия организованное в пределах  соотв информационной системы  выполнение движение данных  согласования в определенном направлении,  ктронный при условии,  зногорска что у этих  получа данных общий  проф источник и общий  соотв приемник.
     Документопотоки различают  хран по направлению и по отношению  государств к управленческому объекту.
     По  решение направлению выделяют  хнологий горизонтальные потоки,  рывности вертикальные, восходящие  характеристики и нисходящие.
     Горизонтальные потоки  государств связывают организации  льных одного уровня  стим управления, вертикальные (восходящие  состав и нисходящие) связывают  взаимод организации различных  сразу уровней, например,  входящих руководящий орган  паралл власти и подчиненные  взрыв ему учреждения  состав и организации, центральный  экономич офис фирмы  часть и дочерние фирмы  виде и филиалы.
     Восходящие потоки - это  чивать входные документы,  исполн получаемые вышестоящей  которые организацией от подчиненных  кламных организаций (исходящие  уровн документы подчиненных  рялся организаций, направляемые  нтооборота в вышестоящие инстанции).
     Нисходящие  возможном потоки - это  одной документы, направляемые  остальных вышестоящими органами  ктронного власти и управления  подразделения подчиненным организациям.
     По  даст отношению к управленческому  момента объекту выделяют  лопроизводства входящий, исходящий  социальной и внутренний документопотоки. Они  состава тесно взаимосвязаны,  руководит так как  нисходящие информация поступивших  только документов используется  школ для подготовки  хран внутренних и исходящих  обработки ответных и т. д.
     Входящий  повысило документопоток любого  организации предприятия складывается:
     • Из  города документов вышестоящих  рянным организаций (органов  помочь власти и управления,  ствующ центральных аппаратов  хнологий министерств и др.). В  условиях состав этих  птами документов входят  внутр директивные указания,  гистрации нормативные и методические  другой акты, которые  лопроизводства являются основанием  зногорска для руководителей  сотрудников в организации производственной,  виды управленческой, технической,  ствующих экономической, социальной  докум и иной деятельности. По  докум видовому составу  дования к этим документам  ксный относятся: указы,  возможном законы, постановления,  обеспечением распоряжения, указания,  такую поручения, приказы,  каждый письма, инструкции,  изкая решения, методические  новых указания и рекомендации.
     • Документов  такж от подведомственных организаций,  льного содержащих сведения  цифика о выполнении распорядительных  порядок действий, запросы  докум о путях выполнения  взаимод заданий и отчетные? све?де?ния  ляют о свое?й де?яте?льности. По  бумаги видам докуме?нтов  соотношение этот поток  хнич состоит из отче?тов (о  возможность финансовой, хозяйстве?нной,  договор социальной, управле?нче?ской  экономии де?яте?льности), инициативных  докум докладных записок,  производит писе?м, актов.
     • Докуме?нтов  сложны от не?соподчине?нных организаций,  соотв направляе?мых с це?лью  онтроль согласования совме?стных  хотя де?йствий или  тствующ побужде?ния к ним,  зногорска с це?лью консультирования,  управленческом получе?ния информации. Основные? виды  организаций докуме?нтов: письма (информационные?,  гистрировать ре?кламные?, гарантийные?,  частичной а также? запросы,  использования офе?рты и др.) и  бесконтрольное договоры, а также? докуме?нты,  лани сопровождающие? выполне?ние? договоров (акты  принятой взаимозаче?тов, сче?та,  затратным заявки, се?ртификаты,  нтов отгрузочные? докуме?нты  новых и др.).
     • Обраще?ний  ствуют граждан: пре?дложе?ний,  происхождение заявле?ний, жалоб.
     Исходящий  максимально докуме?нтопоток состоит  относятся из докуме?нтов, создавае?мых  виды в данной организации  льности и отправляе?мых за е?е? пре?де?лы. Исходящие? докуме?нты  годня создаются в отве?т  лится на поступившие? письме?нные? или  класса устные? запросы  любой или как  ствующих инициативные? докуме?нты,  соблюд тре?бующие? или  глам не? тре?бующие? отве?та.
     Инициативные? докуме?нты  время все?гда значите?льно  порядок пре?вышают группу  чтобы отве?тных докуме?нтов. Мотивы  сохранности создания исходящих  рации докуме?нтов диктуются  докум направле?ниями де?яте?льности  гистрации организации и е?е? информационными  прим запросами. В исходяще?м  города докуме?нтопотоке? выде?ляе?тся  ктронного группа распорядите?льных  формализации докуме?нтов (при  нтооборотом условии, что  докум организация име?е?т подве?домстве?нные? организации) и  выполн информационных (коммуникативных) - письма,  постро докладные?, обзоры,  скорость справки, отче?ты,  нную договоры, докуме?нты  обработке по их выполне?нию.
     Внутре?нний докуме?нтопоток  докум составляют докуме?нты,  проц создавае?мые? и используе?мые? в  нтиру самом аппарате? управле?ния,  этому не? выходящие? за е?го  льно пре?де?лы. Происхожде?ние? этих  дприятии докуме?нтов совпадае?т  время со сфе?рой их приме?не?ния. Внутре?нний  ство поток обе?спе?чивае?т  хнологич це?ле?направле?нное? ре?ше?ние? управле?нче?ских  нтом задач в пре?де?лах  чива одного учре?жде?ния,  нтировани организации. К внутре?нним  систе относятся организационные? докуме?нты,  льных опре?де?ляющие? задачи,  образования функции организации  каждая в це?лом, а также?  глам е?е? структурных  хозяйств подразде?ле?ний, компе?те?нцию,  пути права и обязанности  поступивши должностных лиц,  содержащих правила выполне?ния  политика отде?льных видов  города де?яте?льности - положе?ния,  соотнош уставы, учре?дите?льные? договоры,  обусловл должностные? инструкции,  явля ре?гламе?нты, правила,  ктронного штатные? расписания  входящих и др. Функцию  информацио опе?ративного ре?гулирования  изготовл де?яте?льности учре?жде?ний  созданной выполняют распорядите?льные? докуме?нты,  согласовани издавае?мые? руководством, - приказы,  дряя указания, распоряже?ния,  проц ре?ше?ния. Самостояте?льные? группы  ктронного внутре?нне?го докуме?нтопотока  управл составляют протоколы  обновл и акты, плановые? и  организовать отче?тные? докуме?нты,  важны докуме?нты по уче?ту  видная мате?риальных и де?не?жных  докум сре?дств, оборудования,  когда личного состава  принятой и т. д. В отде?ле? управле?ния не? ре?коме?ндуе?тся  отсутстви ве?сти внутре?ннюю  буде пе?ре?писку ме?жду  бующи должностными лицами  проц и различными отде?лами,  организация вме?сто не?е? должны  рянным использоваться бе?здокуме?нтные? способы  хнологич обме?на информацие?й (те?ле?фон,  соблюд пе?ре?говоры). Однако  сист на практике? внутре?нняя  докум пе?ре?писка широко  либо распростране?на. Она  ктронного оформляе?тся докладными (служе?бными) и  нтировани поясните?льными записками,  смотря рапортами.
     Каждый докуме?нтопоток  составу име?е?т достаточно стабильный  экономия маршрут движе?ния,  свойств который зависит  этих от состава и соде?ржания  социальной докуме?нтов, сте?пе?ни  докум ре?гламе?нтации функций  рватизм руководите?ле?й и структурных  вовс подразде?ле?ний, распре?де?ле?ния  принцип обязанносте?й ме?жду  нтов руководите?лями и от принятой  докум в организации те?хнологии  нтооборота работы с докуме?нтами.
     Сте?ре?отипные? маршруты  исходящий движе?ния свойстве?нны  нным входящим докуме?нтам,  рабочих что опре?де?ляе?тся  диктуются их адре?сование?м. Входящие? докуме?нты  условиям образуют три  лани направле?ния движе?ния:
     - руководству  диного организации;
     - руководству  льность структурных подразде?ле?ний;
     - не?посре?дстве?нно  группа спе?циалистам.
     Соотноше?ние? этих  руково потоков не?равноме?рно - наибольшая  докум часть докуме?нтов  созданных попадае?т руководству,  управленческом которое?, с одной  горизонтальные стороны, испытывае?т  собой информационные? пе?ре?грузки,  гистрировать а с другой, - получае?т  штатная значите?льное? количе?ство  стороны информации, не? соотве?тствующе?й  наибол их компе?те?нции, области  докум де?яте?льности и функциональным  является обязанностям. Ожидание? рассмотре?ния  соотношение докуме?нтов руководством  которы являе?тся поте?рянным  тить вре?ме?не?м, удлиняе?т  льской путь докуме?нта  либо к исполните?лю.
     Маршрут движе?ния  состояние входящих докуме?нтов  только зависит и от принятой  каждая в организации те?хнологии  нтооборота работы с докуме?нтами. Наприме?р,  докум проце?сс ре?гистрации  указаниями распадае?тся на два  годня этапа: вне?се?ние? в ре?гистрационные? формы  обходимо данных о получе?нном  льности докуме?нте? до рассмотре?ния  скую руководством и дополне?ние? этих  ству данных ре?золюцие?й,  исполн сроками исполне?ния,  обсужд указаниями по исполне?нию  приходится и другими ре?квизитами  внутр после? рассмотре?ния  соотв руководите?ле?м. Таким  принцип образом, те?хнология  сотрудников ре?гистрации докуме?нтов  докум уве?личивае?т вре?мя  хран движе?ния докуме?нта  зногорска от получе?ния до исполните?ля. Если  состав в организации принято  можно ре?гистрировать докуме?нты  хран повторно, т. е?. на  докум уровне? структурных  тств подразде?ле?ний, то поте?ри  использовании вре?ме?ни из-за  составу не?рациональных остановок  потоков в движе?нии докуме?нта е?ще? боле?е? ощутимы.
     Исходящий  гистрационны докуме?нтопоток, как  виде правило, пронизывае?т  объективные всю управле?нче?скую  циалистов структуру. Как  нтооборота инициативные?, так  йствия и информационные? докуме?нты  вовс готовят спе?циалисты  согласовани в структурных подразде?ле?ниях. Маршрут  информации движе?ния этих  соотв докуме?нтов зависит  конс от количе?ства инстанций  учная согласования, визирования  йствиях и подписания докуме?нтов,  относятся а также? от принятой  дующих те?хнологии пе?ре?пе?чатки  ративно те?кста, ре?гистрации  лабая и отправки докуме?нтов.
     Наиболе?е? не?ре?гламе?нтированными  докум являются маршруты  связи движе?ния внутре?нних  нной докуме?нтов. Приче?м  хнологий в этом потоке? движе?ние? распорядите?льных  ктронной докуме?нтов, как  доточ правило, упорядоче?но,  обязательно а подготовка все?х остальных  проц докуме?нтов не? име?е?т ре?гламе?нтированных  оста маршрутов и вле?че?т наиболе?е? ощутимые? поте?ри  упорядоч вре?ме?ни.
     
     1.3 Современные  выгоды проблемы документооборота  организация в организациях  глам 
     Объем документации,  сравнит создаваемой в учреждениях  соглаш как всего  частичной мира, так  чивало и нашей страны,  бизн имеет тенденцию  управл к постоянному и все  зногорска более ускоряющемуся  нтами росту. В связи  каждый с научно-техническим прогрессом  докум увеличение объемов  наибол управленческой документации  хран происходит пропорционально  вных изменению роста  важны объемов производства  бумаги продукции и производительности  прозрачностью труда. Это  нтрализованный первая закономерность  исключение документообразования. 
     Рост объемов  докум производства приводит  льным к стремительному росту  любой объемов информации. В  докум то же время производительность  объективные труда в производственной  ских сфере растет  прохожд гораздо быстрее  мбоу производительности труда  номенклатуры в управлении. Этот  такую разрыв - одна  информационных из основных причин  нная роста аппарата  ощутимы управления во всех  потр развитых странах  дпосылки мира. 
     Причины роста  приводит объема документооборота  заданий подразделяют на объективные  помимо и субъективные. 
     Главными объективными  ляющи причинами увеличения  каждый объемов документов  документов являются влияние  косве научно-технического прогресса,  комп развитие экономики,  руководит расширение и усложнение  разбухание номенклатуры выпускаемой  хнич продукции, освоение  нтооборот новых районов,  нного строительство новых  связанный объектов, усложнение  изготовл процессов управления. При  дующи этом объемы  проблема создаваемых документов  одна увеличиваются с ростом  отипны количества документируемых  стим действий и количества  нтов адресатов, которым  докум эти действия  докум направлены. Таким  проблема образом, возрастание  сопровождающи или сокращение  ских объемов документов  дань значительным образом  разработка связано с процессами  дства документирования. 
     К субъективным  уровн причинам относят: 
     - бюрократизацию  различным аппарата управления,  паралл с которой связано  льны увеличение количества  информационных проверяющих инстанций,  инстанций разбухание контролирующих  сотрудников органов, ущемление  соблюд и игнорирование законных  нтом прав граждан. Все  конц это приводит  поскольку к созданию документов,  виде не обусловленных деловой  хнологий необходимостью, для  дусматрива подстраховки, на всякий  номенклатуры случай; 
     - незнание  груж или несоблюдение  такж работниками управленческих  имеет структур законодательства,  дств нормативных актов,  зногорска устанавливающих юридические  пути требования к оформлению  сравнит документов. В результате  ктронного возникает недоверие  соблюдение к документам и их перепроверка,  контроль т.е. создание  лится новых документов; 
     - неквалифицированное  воли документирование распорядительной  пробл деятельности. Например,  расписания приказ, содержащий  процесс неясные задания,  исполн нереальные сроки  ндации исполнения, противоречащий  докум изданным ранее  поэтому приказам, обязательно  получ вызовет поток  нтов писем или  сообразную докладных записок  може управляемых организаций (структурных  сроками подразделений) разъяснительного  движ характера; 
     - несвоевременное,  особ некачественное выполнение  входящий заданий, поручений,  которы договорных обязательств,  рсиями срыв сроков  докум их исполнения порождает  нтами потоки документов  сотрудника с просьбами переноса  организации сроков, рекламациями,  плановы объяснениями, претензиями  прототипа и т.д.; 
     - отсутствие  этих прав у подведомственных  либо или подчиненных  доточ организаций в решении  нтах стоящих перед  нтооборота ними задач  принцип вынуждает постоянно  риальных обращаться в вышестоящие  творческой учреждения за разъяснениями  пояснит или разрешениями  сотрудников спорных вопросов; 
     - некомпетентность  льным управленческого персонала  рассмотр в решении производственных,  больше экономических, управленческих  либо задач приводит  особ к выбору нецелесообразных  проц вариантов их решений,  нтов что отражается  граммы на документировании самих  льности этих действий,  птами а затем исправлении  удостоверению принятого решения  взрыв и т.д.; 
     - отсутствие  скорость в управленческом аппарате  хран регламентации документообразования  птами приводит к использованию  докум значительного количества  руково разнообразных видов  сроками и форм документов,  нтов предназначенных для  поиск документирования идентичных  сист функций и содержащих  частичной аналогичную информацию,  наприм но отличающихся по форме  затем представления информации  время или по составу  движ показателей; 
     - широкое  гистрации распространение копировальной  различных техники и ее бесконтрольное  докум использование в учреждениях  нных приводит к созданию  рассмотр огромного количества  направлению копий документов,  хнич которые используются  достаточно в незначительной мере; 
     - использование  взрыв в процессах создания  нтами и подготовки документов  использования компьютеров, с одной  которых стороны, значительно  расходов повысило скорость  входящи подготовки документов,  создаваемой сократило трудоемкость  важной этих операций,  организацию но, с другой  порождает стороны, привело  сравнит к значительному увеличению  жать количества документов  особ за счет создания  характеристики одного и того  потр же документа в бумажной  ускор и электронной форме. 
     Таким  горизонтальные образом, в числе  сист субъективных причин,  ству влияющих на увеличение  таким документооборота, мы видим  руково как связанные  обра с отдельной личностью (деятельность  изготовл руководителя, специалиста),  реализация так и с нарушениями  нного требований законодательства,  докум с организацией документирования. 
     К  докум субъективным причинам  лятся надо отнести  принятой и новые технологии  города подготовки документов,  учная которые, сократив  повыша время на создание  отправка текста, его  нняя распечатку и копирование,  таким увеличили их потоки  докум и видовое разнообразие,  числ но не решили проблему  хран управления этими  принципом потоками. Этот  вариантов вывод сделан  проц и отечественными документоведами,  горизонтальным и зарубежными специалистами  докум в области управления  трудового документацией. 
     Подводя итог  ткого вышесказанному, можно  нтов сделать вывод,  кругу что документооборот,  нтооборота или движение,  характеристики происхождение документа  бюрократизацию между его  различных составителями и потребителями - неотъемлемая  бюрократизацию часть документационного  явля обеспечение любой  помимо системы управления  управл от отрасли до отдельного  проц учреждения. 
     Документооборот можно  находится рассматривать как  дства функционирование", "деятельность" форм  организации документов, перенос  которые и доставку информации  пробл в нужный пункт  худш в установленное время. Движение  бования документов во всех  людьми случаях отражает,  нтооборот организационную структуру  такой аппарата управления  происхожд и распределение обязанностей  разных между его  систе составными частями. Поэтому  должностными совершенствование документооборота  обязательно в значительной степени  принцип связано с совершенствованием  ктор самой структуры  образоват управления и не может  частичной рассматриваться изолированно. 
     Существуют  которы объективные факторы,  обязат непосредственно влияющие  который на рост количества  изготовл документов, - создание  нность новых учреждений,  одного расширение производственных  росту и торговых связей,  рассмотр увеличение выпуска  дприятии продукции. Проблема  управл роста количества  контрол документов, создаваемых  выполня в различных сферах  информационны человеческой деятельности,  указаниями в том числе  школ и в сфере управления,  входящи необычайно актуальна  важны в настоящее время. Взрыв "документационной  гистрация активности" общества  нтопоток приходится на 1960-1970 гг.;  чива именно в эти  этого годы отмечается  сопровождающи также рост  буде информационных изданий,  докум научных публикаций  лопроизводству и других видов  рассмотр печатной продукции. 
     Рост  давно документации связан  лопроизводства с целым комплексом  нтооборота причин: рост  ктронной научных кадров,  нной рост народонаселения,  этих повышение его  гистрационны политической и творческой  аппарата активности, развитие  тств народного хозяйства  получ и другие объективные  зногорска факторы, приводящие  выделяют к увеличению документопотоков. 
     Другая  указаниями доминирующая причина  структурных возрастания количества  нного циркулирующей в аппарате  этому управления документации - внедрение  подписании технологических средств  следующая в управленческий труд:  периодичность в 60-х гг. - множительный,  этого а с 70-х гг. - электронно-вычислительной  льного техники. Соблазнительная  прод возможность лёгкого  ктронных тиражирования, а затем  пробл и создания документов  всех дала свои  автоматизации плоды - объём  нствования документации (и соответственно  документов расходование бумаги) резко  выходим увеличился. 
     Следующая объективная  хнологий причина - свойство  ктивности документационной информации  города при активном  заданий её использовании возрастать,  наибол а не сокращаться в отличие  содержащий от материально-технических ресурсов. Чем  тупик больше общество  совр развивается и нуждается  приходится в информации, тем  втоматизации больше оно  хники её производит и использует,  является а э.......................