Организация документооборота предприятия сельскохозяйственной сферы

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО
ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»
(ДГТУ)
Факультет Социально–гуманитарный 
					
Кафедра Документоведение и языковая коммуникация
					

Зав. кафедрой
«Д и ЯК»
____________
В.В. Богуславская 
(подпись)

«___»
_____________   2015г.

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к выпускной квалификационной работе бакалавра 
 на тему:
«Организация документооборота предприятия сельскохозяйственной сферы»
    
Автор выпускной квалификационной работы_____________________ Е.С. Мельникова
          			
Обозначение ВКР	03470045. 0000.000 ВКР	Группа ГД-41
     
Направление 034700 Документоведение и архивоведение 
     
Руководитель ВКР		_________________________Е.П. Чубова
           (подпись, дата)				
Консультанты по разделам:

     _______________________________	_______________     _____________________
                                                                  (наименование раздела)         		                                          (подпись, дата)		                      (должность, И.О.Ф.)
     _______________________________	_______________     _____________________
                                                          (наименование раздела)           	                  (подпись, дата)		                      (должность, И.О.Ф.)
     Нормоконтроль	_______________    _____________________
                      (подпись, дата) 		                      (должность, И.О.Ф.)
        
        
        

Ростов-на-Дону
2015

ВВЕДНИЕ
     Современное управление государственным предприятием или коммерческой организацией - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Практически все процессы управления предприятием вплотную связаны с теми или иными документами. Документация, будучи тесно связана со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации, возложенных на него функций.
     Таким образом, документированная информация составляет основу управления и выполняет важнейшую роль, обеспечивая наполнение информационных ресурсов организаций.
     Актуальность исследования заключается в том, что в процессе осуществления своей деятельности организация почти всегда сталкивается с рядом проблем, связанных с вопросом качества оформления документов, четкой организации их поиска, хранения и использования. Решение указанных проблем находится в сфере документационного обеспечения. В связи с этим внимание в работе предполагается уделить современным особенностям деятельности коммерческой организации в части эффективного документационного обеспечения, анализу работы организации по обработке документов, оценке работы с документами, а также внесению предложений по совершенствованию текущей деятельности организации.
     Объектом исследования выступает делопроизводство предприятий сельскохозяйственной сферы. 
     Предметом исследования является система документооборота ООО агрофирма «Дубрава».
     Целью исследования является разработка инструкции по делопроизводству на основе проведенного анализа системы документооборота ООО агрофирма «Дубрава».
     Для реализации вышеуказанной цели необходимо решить следующие задачи:
     - изучить теоретические основы системы документооборота на предприятии;
     - изучить нормативно-методическую базу делопроизводства;
     - проанализировать деятельность и структуру управления;
     - провести анализ системы документооборота и выявить его основные проблемы;
     - провести расчет экономической эффективности от внедрения инструкции по делопроизводству.
     Выпускная кваликафиционная работа состоит из введения, трех разделов, заключения, списка использованных источников и приложений.
      Во введении выявляется актуальность выбранной теме, определяются цели и задачи данной работы.
     В первой разделе рассмотрены теоретические основы документооборота, проанализирована законодательная и нормативна база организации работы с документами, а также рассмотрены виды и типы документов, которые обеспечивают работу организации.
     Второй раздел содержит структуру и основные направления деятельности ООО агрофирмы «Дубрава», а также характеристика документооборота организации.
     В третьем резделе проведен анализ текущего состояния документооборота, выделены основные направления совершенствования документационного обеспечения для ООО агрофирмы «Дубрава», а также даны рекомендации по внедрению инструкции по делопроизводству.
     В заключении сделаны выводы о проделанной работе и об эффективности рекомендаций по введении инструкции по делопроизводсту.
     Списк использованных источников состоит из нормативных документах, федеральных законов, статей, интернет ресурсов.
     
     1.	Теоретические основы документооборота предприятия
     1.1 Понятия документооборота и его характеристика
     Делопроизводство или документационное обеспечение управления (ДОУ) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами - является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.
     Документооборотом называется движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
     Организация документооборота - это правила, в соответствии, с которыми происходит движение документов в учреждении.
     Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.
     Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.
     С нечеткой организацией движения документов в настоящее время связывают многие недостатки в организации документационного обеспечения деятельности аппарата управления. Например, процесс документационного обеспечения принимаемого управленческого решения включает три составляющие: информационную поддержку решения (обеспечение принимаемого решения достоверной и достаточной информацией); документирование решения (создание распорядительного документа); контроль за его выполнением (организация работы, выполнения задания, соблюдение определенных условий, сроков.). Каждая операция сопровождается перемещением документа в управленческом аппарате из одного структурного подразделения в другое, передачей от технических исполнителей к специалистам, а затем - к руководителям. Следовательно, скорость перемещения документов качество выполнения каждой операции оказывают влияние процесс управления в целом.
     Документооборот - сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.
     Основными характеристиками документооборота являются маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа от создания черновика (или от получения) до подшивки в дело, и время, затрачиваемое на прохождение документов по этому маршруту. Отсюда главное правило организации документооборота - оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени. Кроме того, при организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:
     - максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций и обработке документов и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью;
     - исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при их обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование)
     - максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным.
     Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - специализацию, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективного использования средств оргтехники и персонала.
     Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:
     - прямоточности направления документопотоков, исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;
     - ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке, как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.
     Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из качественных и количественных характеристик его параметров.
     К качественным характеристикам документооборота относятся:
     - характеристики документопотоков (состав документов, их содержание);
     - маршруты движения документов (направление движения, этапы и инстанции маршрута движения документов);
     - периодичность (стадии документооборота);
     - направленность движения.
     Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней. Восходящие потоки - это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.
     По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных.
     Входящий документопоток любой организации складывается из:
     -документов вышестоящих организаций. В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;
     - документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;
     - документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.)
     Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных (коммуникативных) - письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.
     Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности - положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством, - приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава. Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и сотрудников, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в технологии работы документами.
     Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно - наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой, - получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.
     Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации состоит из двух этапов: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя.
     Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.
     Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.
     Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков.
     Документооборот как движение следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных в ней за определенный период.  В объеме документооборота необходимо учитывать все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии, изготовленные средствами оперативной полиграфии и оргтехники.
     Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации.
     Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывают количество подлинников, а в знаменателе - количество копий. Однако при этом полученный результат будет некорректным - многие документы составляются на нескольких страницах, что при таком подходе не отразится на общем результате. Основное правило подсчета документов - однократность.
     Учет документооборота позволяет:
     - определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей;
     - определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц;
     - разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций;
     - установить оптимальное количество информации, необходимой и достаточной для функционирования аппарата управления;
     - рассчитать численность службы делопроизводства.
     Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.
     1.2 Нормативно-методическая база современного делопроизводства
     Делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.
     Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует:
     - правила оформления документов;
     - правила работы с документами;
     - обеспечение сохранности документов;
     - порядок передачи документов на архивное хранение;
     - работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);
     - внедрение новых информационных технологий в работе с документами;
     - работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
     - юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.
     Составляющими нормативной базы делопроизводства являются:
     - законодательные и правовые акты Российской Федерации;
     - государственные и отраслевые стандарты;
     - нормативные документы;
     - государственные и отраслевые классификаторы;
     - государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
     - инструкции по делопроизводству.
     К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся:
     - законы Российской Федерации;
     - указы и распоряжения Президента;
     - постановления и распоряжения Правительства;
     - правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и других) – как общественного, так и ведомственного характера;
     - правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
     - правовые акты нормативного и инструктивного характера.
     Эти документы имеют высший приоритет и общефедеральную значимость. Рассмотрим примеры таких документов.
     - Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
     - Федеральный закон от 1 июня 2005 года № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации».
     - Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
     - Федеральный закон от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне».
     - Федеральный закон от 10 января 2002 года №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
     - Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 года №290 «О Федеральном архивном агентстве».
     - Письмо Росархива от 18 октября 2010 г. № 2/1911-А «Об Информационно-справочной системе архивной отрасли».
     Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления.
     В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт. Основные стандарты в области делопроизводства:
     - ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
     - ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
     - ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации.
     - ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
     - ГОСТ Р 50922-96. Защита информации. Основные термины и определения.
     Нормативные документы по труду служат для определения численности работников, исчисления затрат времени на выполнение конкретных заданий и определения объемов выполняемых работ. 
     - Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Разработаны Центральным бюро нормативов труда (ЦБНТ) Минтруда РФ в 1995 году и рекомендованы для определения трудоемкости работ и численности работников в органах власти, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.
     Нормативная часть этого документа содержит:
     1) нормы затрат времени на работы по документационному обеспечению управления (обработку, регистрацию, учет количества и контроль исполнения документов, ведение карточек и т. д.);
     2) нормы затрат времени на работы сотрудников архива (каталогизацию, создание справочного аппарата к архивам, учет документов, контроль за сохранностью и т. д.).
     Классификаторы предназначены для автоматизации работ с документами. Они позволяют при поиске, сортировке и обработке использовать специальные коды, которые присваиваются документам. Классификаторы - это нормативные документы, которые содержат перечень наименований документов и их кодов в систематизированном виде. Все классификаторы, а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ). В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов.
     По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. К сфере делопроизводства можно отнести следующие классификаторы:
     - Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
     - Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
     - Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
     В талице1. представленые основные законодательные акты нормативной базы делопрозводства.
Таблица 1- Нормативная база делопроизводства
№№ пп
Законадательные акты
Содержание
1
2
3
1
Конституция РФ
Важное место отводит человеку, его правам и свободам, которые являются высшей ценностью. Обязанность государства по признанию, соблюдению и защите прав и свобод человека и гражданина.
2
Федеральный закон "Об обществах с ограниченной ответственностью" 

Участниками общества могут быть граждане и юридические лица, участников общества не должно быть более пятидесяти. Участники общества могут обладать дополнительными правами и нести дополнительные обязанности, устанавливаемые уставом общества.
3
Федеральный закон от 10 января 2002 г. N 7-ФЗ "Об охране окружающей среды".
      
Негативное воздействие на окружающую среду является платным. Предусмотрено проведение обязательной и добровольной экологической сертификации. Обязательная экологическая сертификация осуществляется в порядке, определенном Правительством РФ.
4
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-фз "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"
Закрепляется принцип свободы поиска, получения, передачи, производства и распространения информации любым законным способом. Закреплен прямой запрет на требование от гражданина предоставления информации о его частной жизни
5
Постановление
Правительства от 15 июня 2009 г. № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти"
Каждый орган формирует собственный документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов. Номенклатура дел органа согласовывается с экспертно-проверочной комиссией соответствующего федерального государственного архива.
1
2
3
6
Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" 
Цель нового закона заключается в исключении устаревшей и неэффективной нормы, устранить пробелы. Определены обязательные реквизиты регистров бухучета, особенности бухотчетности при реорганизации и ликвидации. В отношении бухотчетности нельзя устанавливать режим коммерческой тайны. таковой.
     Таким образом, нормативно-методическая база делопроизводства регламентирует создание и обращение документов, описывает структуру и функции служб делопроизводства.
     1.3 Правила ведения работы с документами в сельскохозяйственных предприятиях
     Управление сельскохозяйственным предприятием, требует создания многих видов управленческих документов, в отсутствии которых становится невозможным решение задач планирования, финансирования, бухгалтерского учета и отчетности, кадрового обеспечения деятельности предприятия.
     Документы, возникающие в процессе работы предприятия, отражают различные виды деятельности: распорядительная деятельность директора предприятия фиксируется в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу, работа ревизионных комиссий - в актах, производственно-хозяйственная деятельность - в договорах, контрактах, коммерческой переписке.
     Как уже отмечалось выше, именно документы служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия, а также в других ситуациях, возникающих процессе коммерческой деятельности предприятия.
     Классификация документов очень разнообразна, можно выделить множество подходов классифицировать документы: и по содержанию, и по наименованию, и по ряду других признаков.
     Особое место во всем многообразии документов занимают документы по личному составу. Их значение определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение. Кадровая документация ведется в строгом соответствии с кодексом законов о труде Российской Федерации (КЗОТ) и Инструкцией по ведению трудовых книжек.
     Хранение документов на предприятии производится в соответствии с основами законодательства России об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. Для систематизации помещаемых в архив документов образуется такая единица их хранения, как дело, которая представляет собой документ или совокупность документов, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку. Документы на предприятии формируются в дела, согласно номенклатуре дел систематизированному перечню наименований дел, регистрируемых в организации, с указанием сроков их хранения.
     Предприятие представляет сведения о своих фондах и документах органам и учреждениям Федеральной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов.
     Предприятия, действующие на территории РФ, по первому требованию предъявляет всю необходимую документацию при проверках со стороны Государственной налоговой инспекции (ГНИ), при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.
     Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применение Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).
     Кроме того, на предприятиях, в ходе заседаний, советов, собраний, совещаний, ведутся записи, на основе которых затем составляются в протоколы.
     Все управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям об организации и другим нормативным документам, содержащим правила документирования. В соответствии действующим законодательством и компетенцией органы управления создают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указы, поручения, инструкции.
     Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий.
     
     
     2. Основные принципы организации документооборота в ООО агрофирма «Дубрава»
     2.1 Характеристика деятельности и структура управления Агрофирмы 
     Общество с ограниченной ответственностью агрофирма «Дубрава», именуемая в дальнейшем «Агрофирма», учережнен решением единственного учередителя от 14 октября 2009 г. и действует на основании Устава, Гражданского кодекса Российской Федерации, Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» (с учетом измений, внесенных ФЗ № 312-ФЗ от 30.12.2008 г.).
     Агрофирма считается созданным как юридическое лицо с момента его государственной регистрации.
     Агрофирма является хозяйственным обществом, уставной капитал которого разделен на доли. Полное фирменное наименование на русском языке: Общество с ограниченной ответственностью аграфирма «Дубрава». Сокращенное фирменное название на русском языке: ООО аграфирма «Дубрава».
     Место нахождения: 346376, Ростовская область, Красносулинский район, ст. Владимировская, ул. Ленина,33.
     Агрофирма учереждена на неограниченный срок.
     Агрофирма обладает полной хозяйственной самостоятельностью, обособленным имуществом, имеет самостоятельный баланс, расчетные и иные, в том числе валютные, счета в банках на территории России и за рубежом, от своего имени самостоятельно выступает участником гражданского оборота, приобретает и осуществляет имущественные и личные неимущественные права, несет обязанности, может выступать в качестве истца и ответчика в суде, в арбитражном или третейском суде.
     В порядке, установленном законодательством, вправе созвать организации с правами юридического лица или учавствовать в их создании.
     Агрофирма может иметь представительства и филиалы на территории России и за рубежом, а также учавствовать в капитале других уридических лиц.
     В случае создания филиалов и представительств в Устав вносятся изменения, отражающие сведения о соответствующих филиалах и представительствах.
     Для обеспечения своей деятельности Агрофирма имеет круглую печать со своим наименованием, бланки, может иметь товарный знак, знак обслуживания, зарегистрированные в установленном порядке, другие реквизиты с фирменной символикой.
     Агрофирма является коммерческой организацией, преследующей в качестве основной цели своей предпринимательской деятельностью извлечение прибыли.
     Обладает общей гражданской правоспособностью. Вправе иметь гражданские права и нести гражданские обязанности для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных законом.
     Предметом деятельности Агрофирмы является:
     - растениводство;
     - переработка и консервирование картофеля, фруктов и овощей;
     - оптовая торговля сельскохозяйственным сырьем и живыми животными;
     - прочая оптовая торговля;
     - розничная торговля в неспециализированных магазинах;
     - розничная торговля пищевыми продуктами, включая напитки и табачными изделиями в специализированных магазинах;
     - организация и коммерческая эксплуатация ресторонов, кафе, баров и иных бьектов общественного питания;
     - осуществление снабженческо-сбытовой, оптовой, розничной и комиссионной торговли товарами народного потребеления, сельскохозайственной продукцией, изделиями народного промысла, товарами промышленного и научно-технического назначения;
     - организация торгово-закупочной деятельности с использованием различных форм торговли, в том числе, с организацией собственных торговых точек, специализированных фирменных магазинов;
     - организация гостиничного и бытового обслуживания, культурного досуга, пунктов общественного питания, спортивно-оздоровительных и других видов услуг;
     - производство товаров народного потребления и продукции производственно технического назначения;
     - заготовка, переработка и производство сельскохозяйственной продукции;
     -строительство обьектов производственного, социального и культурно-бытового назначения;
     - животноводство;
     -организация оптовой, розничной торговли, в том числе комиссионной, подакцизными товарами, в частности, путем создания собственной сети и аренды торговых площедей, магазинов, складов, осуществление экспортно-импортных операций;
     - организация превозок, предоставление транспортных услуг, аренда транспортных средст;
     - разработка, производство(доработка), раелизация изделий промышленного назначения, а также товаров народного потребления и сувениров;
     - переработка сельскохозяйственного сырья, отходов производства и бытовых отходов;
     - ремонт, сервис, предоставление в прокат, торговля автомобильными и иными транспортными средствами, запчастями к ним;
     - производство и реализация товаров народного потребления;
     - производство и реализация продуктов питания;
     - производство и реализация строительных и иных материалов, деталей и конструкций, комплектующих и иных изделей;
     - .......................