Организация делопроизводства и оценка эффективности работы отдела кадров (на примере управляющей компании «rusgrain»)

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«БАШКИРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ 
УНИВЕРСИТЕТ ИМ. М.АКМУЛЛЫ»


                                     Институт исторического и  
                                     правового образования
Кафедра всеобщей истории и культурного наследия специальность «Документоведение и документационное обеспечение управления», курс 5 ОЗО

ЗИЯЗОВА ЭЛЬВИНА МИРСАЕТОВНА
ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ РАБОТЫ ОТДЕЛА КАДРОВ (НА ПРИМЕРЕ УПРАВЛЯЮЩЕЙ КОМПАНИИ «RUSGRAIN»)

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА
                                         
Научный руководитель: 
к.и.н., ст. преп. Шаисламов А.Р.
  

Работа допущена к защите _____________
Заведующий кафедрой       _____________
Дата представления            _____________
Дата защиты                        _____________
Оценка                                 _____________
                          УФА 2015
                      СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ

ГЛАВА I
Делопроизводство кадровой службы

1.1. Теоретические основы деятельности кадровой службы

1.2. Документирование и регламентация деятельности кадровой службы

1.3. Хранение документов в кадровой службы

ГЛАВА II.
Анализ организации делопроизводства отдела кадров ОАО «RusGrain»

2.1. Общая характеристика ОАО «RusGrain»

2.2. Порядок оформления кадровых документов в ОАО «RusGrain»

2.3. Предложения по совершенствованию делопроизводства отдела кадров ОАО «RusGrain»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЕ




                            
                       








           ВВЕДЕНИЕ
     В условиях современной экономики необходимо просчитывать все шаги для достижения успеха организаций, и первым и самым важным шагом является организация работы кадровой службы. Грамотно оформить работника при приеме на работу, внести изменения в трудовой договор, соблюсти все требования, предъявляемые Трудовым кодексом Российской Федерации и другими нормативными актами, в состоянии только «профессиональный» кадровик. Не зря говорят: кадровая служба – лицо компании. Именно с кадровой службы  начинается знакомство потенциального работника с организацией. Именно от кадровой службы зависит полнота обеспечения персоналом  задач и функций, поставленных в соответствии с целями организации.
     Актуальность темывыпускной квалификационной работы обусловлена тем, что деятельность отдела кадров  как никакой другой вид деятельности нуждается в правильно построенной системе документационного обеспечения.Кадровая работа и вся система задач отдела кадров на предприятии связана с людьми и является самым важным фактором производственных отношений, и поэтому ошибки в кадровой работе недопустимы.
     В периодразвития информационных технологий происходит автоматизация кадрового делопроизводства, что позволит выявить в ходе исследования различные программные продукты, подходящие для компании ОАО«RusGrain».
     Целью написания выпускной квалификационной работы является анализ организации делопроизводства кадровой службы и совершенствование кадровой деятельности в работе отдела кадров ОАО«RusGrain».
     Для достижения указанной цели в ходе исследования необходимо решить следующие задачи:
- Раскрыть основные понятия и термины, относящиеся к делопроизводству кадровой службы;
- Рассмотреть основные кадровые документы;
- Изучить порядок оформления кадровых документов;
- Найти предложения по усовершенствованию кадрового делопроизводства.
     Объект исследования Открытое Акционерное Общество «RusGrain», далее ОАО«RusGrain».
     Предмет исследованиясовершенствование кадрового делопроизводства.
     Источниковая базаисследования.Литература по данной теме представлена, довольна обширно. Представлена литература не только теоретическая, но и имеется практический материал для изучения проблемы. При написании выпускной квалификационной работы были использованы:
- ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
- ГОСТ Р ИСО 15489-1:2007 «Управление документами. Общие требования».
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».
- Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
- Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне».
- Федеральный закон от 06 апреля 2011 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи».

     Степень изученности проблемы.
     В учебном пособии Бабосова Е.М. «Управление персоналом» (2012) обобщена практика управления персоналом на современных предприятиях. Охарактеризованы сущность, особенности, структура, функции управления персоналом. Рассмотрены административно-организационные информационные и коммуникационные аспекты управленческой деятельности. 
     В книге Рогожина М.Ю. «Делопроизводство: курс лекций» (2014) раскрыты вопросы управления документацией и документирования деятельности, а также особенности ведения делопроизводства в кадровой службе. Лекционный материал излагается комплексно, на основе законодательства и нормативных правовых актов по вопросам делопроизводства.
     Учебник Янкович Ш.А. «Делопроизводство в кадровой службе» (2012) посвещёнсистеме управления персоналом, включает  организационную структуру, кадровое обеспечение и организацию кадрового делопроизводства, а также процедуры проведения и оформления результатов оценки персонала. Освещен вопрос  организации документооборота и подготовки  дел службы кадров к архивному хранению.Подробно излагаются общие вопросы документирования управленческой деятельности –регулирование создания и правила оформления управленческих документов. Рассмотрены виды и требования к содержанию и стилю изложения документов, особое внимание уделено составу и видам кадровых документов. Приводится порядок подготовки приказов по личному составу, ведения личных карточек, трудовых книжек и личных дел.
     Книга Погодиной Г.В. «Кадры в растущей организации» (2008)посвящена вопросам построения эффективной кадровой службы в растущей организации и разработки локальных нормативных актов – положений, инструкций, стандартов, которые регулируют «правила игры» внутри компании.В предлагаемом издании даны подробные рекомендации по разработке и внедрению регламентов работы кадровой службы и локальных нормативных актов, описание типичных ошибок и советы, как их избежать.Предложены образцы документов, которые специалисты кадровых служб могут взять за основу и доработать с учетом специфики своей компании.
Это поможет построить эффективную кадровую службу, упростить реализацию управленческих решений, оптимизировать внутрифирменные процессы и взаимоотношения и снизить кадровые риски. Данная работа написана не теоретиком, а практиком кадрового дела, – все советы, рекомендации, содержащиеся в работе, «выстраданы» в процессе работы и проверены автором на собственном опыте.
     В труде Язова М.М. «Совершенствование документирования управленческой деятельности» (2010) рассматривается совершенствование документирования управленческой деятельности организаций как совокупность действий, направленных на повышение эффективности рационализацию создания и грамотного оформления документов, возникающих в процессе работы службы кадров.
     В пособии Михайлова Ю.М. «Личные дела сотрудников: как правильно оформлять, вести и хранить» (2014)  подробно рассматривается организация работы с личными делами персонала негосударственных компаний. Книга адаптирует требования действующих нормативно-правовых, нормативно-методических и распорядительных актов по вопросам обращения с личными делами к условиям функционирования акционернойорганизациии индивидуального предпринимателя, содержит конкретные рекомендации по построению полноценной системы обращения с личными делами.Книга адресована руководителям и специалистам кадровых служб предприятий, организаций и учреждений, лицам, обучающимся в учебных заведениях профессионального образования по специальностям «Документационное обеспечение управления» и «Управление персоналом».
     В учебном пособии Раздорожного А.А. «Документирование управленческой деятельности» (2008) на основе действующих нормативно-правовых документов рассмотрены практические вопросы организации делопроизводства и документооборота в учреждениях, организациях и на предприятиях. Представлены правила документооборота и оформления организационно-распорядительных документов в соответствии с новым ГОСТ Р 6.30-2003, кадровой и коммерческой документации, документации по письменным и устным обращениям граждан с приведением соответствующих конкретных образцов документов.  Особое внимание уделено наиболее сложным вопросам современного делопроизводства – постепенному переходу от традиционного документооборота к электронному. 
     В учебнике Филиной Ф.Н. «Кадровое делопроизводство.Как избежать ошибок» (2010) представлен сборник всех типичных ошибок и спорных моментов в кадровом деле. 
     Кроме того, в ходе работы были изучены труды Р.И. Мусатова, А.Б. Барихина, посвещённые практическим вопросам современного кадрового делопроизводства, статьи П.Плотникова «Электронный архив для кадровых служб», Г.Ксандопуло «Выбор программного продукта», а также публикациииз журнала «Современные технологии делопроизводства и документооборота».
     Новизна данного исследования.Основным способом совершенствования процесса работы с кадровыми документами – автоматизация делопроизводства, которая увеличивает производительность труда сотрудников занятых в управлении. 
     Рационализация данного процесса очень важна для любого предприятия, так как недостатки организации данного вида работ приводят к серьезным проблемам в работе руководителя и предприятия в целом. При увеличении качества и скорости документооборота достигается увеличение скорости движения и исполнения внутренних и внешних документов правильный отбор на хранение, самосохранение, и их использование.
     Значимость исследования.Результаты, полученные в ходеисследования организации кадрового делопроизводства, могут быть использованы при выборе систем для последующего усовершенствования делопроизводства в кадровой службе ОАО«RusGrain».
     В данном исследовании использованы следующие методы:
классификации, сравнительный, комплексный, аналитический. Метод классификации был использован для разделения кадровой документации делопроизводства.
     Структураданной работы состоит из введения, двух глав по три параграфа, заключения, списка источниковиспользованной литературы и включает 54 наименований. Общий объем работы70 страниц и приложения.
     
     
     
     


     

        

ГЛАВА I.  Делопроизводство кадровой службы
1.1. Теоретические основы деятельности кадровой службы

     Кадровая служба или служба управления персоналом – это специализированное подразделение, которое осуществляет функции управления персоналом в организации.1
     Управление персоналом включает в себя такие понятия как субъект и объект управления. 
     Субъект управления–это лицо, группа лиц или специально созданный орган, который является носителем управленческого воздействия на социальный объект и обеспечение его нормального функционирования и успешного достижения   заданной цели. Следовательно, под объектом управления понимается социальная система, на которую направлены все виды управленческого воздействия с целью ее совершенствования, а также повышения качества функций и задач, для успешного достижения поставленных целей.
     Сущность управления персоналом  – это эффективное решение проблем связанных с управлением людьми. Выделяют три фактора воздействия на людей в организации:
     Иерархическая структура организации – отношение власти и подчинения, влияние на человека сверху с помощью убеждения,  примера, поощрения, принуждения,контроля над распределением материальных благ.
     Культура – это установленные обществом, организацией или группой людей совместные ценности, нормы, правила поведения,которые регламентируют действия личности вести себя так, без какого-либо принуждения.
     Рынок – это сеть равноправных отношений, основанных на купле-продаже продукции и услуг.
     Вышеуказанные факторы воздействия являются понятиями достаточно сложными и на практике реализуются в основном в отдельности.
     Рассмотрим наиболее важные управленческие задачи в области работы с персоналом. Наиболее существенные из них заключаются в следующем:2
     - планирование ресурсов;
     - набор персонала;
     - отбор кадров;
     - управление трудовой мотивацией;
     - профориентация и адаптация работников;
     - оценка работников;
- оценка трудовой деятельности.
     Управление персоналом заключаетсяв формировании системы целеноправленного влияния на работников, проведении маркетинга персонала, определении кадрового потенциала, выявлении потребности в персонале, планировании кадровой работы. Стоит отметить, что на начальной стадии развития организации или компании нуждаются в услугах кадровика. Основная задача  которого – ведение кадрового делопроизводства.
     Дадим определение кадровому делопроизводству.
     Кадровое делопроизводство– это ведение документации по кадрам и управлению персоналом организации или предприятия3. Следует отметить, что  кадровое делопроизводство определяется как деятельность, которая охватывает вопросы документирования и организации работы с документами относительно:
     - оформления;
     - отправки документов;
     - учета и контроля.
     Организация кадрового делопроизводства требуется предприятиям любой сферы деятельности и формы собственности, так как позволяет   
грамотно документировать важнейшие процессы в сфере работы с персоналом.
1.2Документирование и регламентация деятельности кадровой службы

     Вся управленческая деятельность любой организации обязательно документируется. Особое внимание уделяется документированию трудовых правоотношений. При документировании необходимо помнить, что запись информации на бумаге или ином носителе строго регламентирована, и тем самым обеспечивает юридическую силу документа4.
     Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.
     Требования к оформлению документов базируется на нормативно-правовой базе делопроизводства, которая представляет собой совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов. В целом нормативно-методическую базу, регулирующую документирование трудовой деятельности работников можно разделить на четыре группы.
1. Федеральные нормативные акты, касающиеся трудового права работников:
- Конститутция РФ;
- Трудовой кодекс РФ;
- Кодекс  РФ об административных правонарушениях;
- Гражданский кодекс;
- Уголовный кодекс.
     Конституция Российской Федерации5 посвящена праву на труд и отдых, где каждому «работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, а также оплачиваемый ежегодный отпуск».
     Основным законодательным актом, которым постоянно руководствуется в своей работе кадровая служба, является Трудовой кодекс РФ.Целью Трудового кодекса РФ является защита прав и интересов работников и работодателей. 
     Кодекс  РФ об административных правонарушениях6 устанавливает административную ответственность в случае совершения административных правонарушениях должностными лицами и предприятиями, в том числе в работе с документами и информацией. 
     Уголовный кодекс РФ7 устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.
2. Нормативно-методические документы:
- по труду;
- делопроизводства по кадрам;
- общероссийские классификаторы;
- государственные стандарты;
- инструкции;
- правила.
     Государственные стандарты в сфере работы с документами определяют правила создания, оформления и работу с документами, которые образуются в деятельности любой организации, призванные обеспечить защиту интересов субъектов трудовых отношений и повысить эффективность управленческого труда. 
     Как правило, существуют некоторые положения стандартов, которые имеют рекомендательный характер. 
     Одним из основных государственных стандартов является ГОСТ Р 6.30- 2003.8Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации:постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие, включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации».
     3. Локальные нормативные акты работодателя:
- штатное расписание;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение о персонале;
- графики сменности и отпусков.
      Основные цели системы локальных нормативных актов в рамках обеспечения системы упрвления персоналом:
- эффективное руководство и управление персоналом;
- заинтересованность сотрудников в продолжительной и продуктивной работе в организации;
- эффективное распределение финансовых ресурсов;
- владение ситуацией.
4. Нормативные документы по кадрам самих организаций:
- положения о службе кадров;
- должностные инструкции работников.
     Регламенты труда занимают ключевое место в системе регламентов управления в целом и разрабатываются в рамках всех элементов системы управления организацией: функций управления, оргструктуры, технологии управления, кадрового, методического, технического обеспечения.
     Основной процесс документационного обеспечения кадрами условно можно подразделить на две связанные между собой части: документорование управления кадрами и организация работы с кадровыми документами.
     Документирование управления кадрами–этосоздание кадровых документов, обеспечивающих решение кадровых задач.
     В зависимости от функционального назначения вся кадровая документация подразделяется на:
- Организационные-правовые документы: устав, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, должностная инструкция.
- Распорядительные документы: приказы, распоряжения, указания,решения.
- Персональные документы: трудовые книжки,резюме,автобиографии.
- Учетные документы: личные карточки Т-2,личный листок по учету.
- Информационно-справочные документы:  докладная записка, служебная записка, представление9.
     Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Рассмотрим основные организационно-правовые документы, регулирующие общие вопросы работы с персоналом организации.
     Одним из главных организационно-правовых документов является устав организации. 
     Устав– этоправой акт, определяющий структуру, функции и права организации, предприятия или учреждения.Структура текста устава негосударственной организации отличается от структуры текста устава государственного учреждения тем, что содержит дополнительные разделы, в которых отражается специфика его организации в деятельности.
     Правила внутреннего трудового распорядка – это организационно-распорядительный документ, регламентирующий порядок приема, перевода и увольнения рабочих и служащих и их основные обязанности. Стоит отметить, что по законодательству правила внутренного трудового распорядка организации утверждаются работадателем с учетом мнения представительного органа работников организации.Не позднее пяти рабочих дней с момента получения проекта  внутренного трудового распорядка представительный орган работников должен оформить и представить на рассмотрение работодателя мотивированное заключение по проекту в письменной форме. 
     Для составления текста правил внутренного трудового распорядка необходимо использовать следующие статьи Трудового кодекса РФ:10
- порядок приема и увольнения работников согласно ст. 189;
- основные права, обязанности и ответственность работников и работодателя  всоответствии ст. 189, 21 и 22;
- режим работы в соответствии со ст. 189 и ст.100 (раздел 4);
- время отдыха, перерыва для отдыха и питания, отпуска предусмотрены ст. 189 и ст.108-111, а также статья 119,глава 5;
- перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем ст. 101;
- применяемые к работникам меры поощрения и взыскания,предусмотренные статьями 191 и 192 ТК РФ;
- дни выдачи заработной платы ст.136 ТК РФ.
     В правила внутреннего трудового распорядка не могут быть включены условия,которые ухудшают положение работников по сравнению с Конститутцией РФ, Трудовым кодексом РФ, международными актами, федеральными и региональными законами, иными нормативными актами, соглашениямми, коллективным договором.Нестоит забывать, что соблюдение правил внутреннего трудового распорядка  входит в обязанности каждого работника согласно статье  21 ТК РФ. Трудовой кодекс РФ прямо говорит о необходимости ознакомить будущего работника с локальными нормативными актами работодателя еще до подписания трудового договора.
Следующий организационно-правовой документ штатное расписание.
     Штатное расписание – это документ содержащий перечень всех должностей в  организации с указанием их количества и размеров должностных окладов. Данный документ применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом. Все организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, должны использовать при оформлении штатного расписания утвержденную унифицированную форму. В соответствии с Трудовым кодексом РФ штатное расписание разрабатывается организацией самостоятельно.
     На данный момент существуют следующие справочники, которыми можно пользоваться при установлении  должности в штатном расписании:    
- ЕТКС -Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих.    
- Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих.11    
- ОКПДТР -Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.12
     Отметим, что штатное расписание утверждается приказом руководителя организации или его заместителем, а также составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно.Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом руководителя или его заместителем.
     Должностная инструкция – это документ, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. С помощью должностной инструкции в организации реализуется функция управления персоналом. Отметим, что на основании должностной инструкции разрабатывается и заключается трудовой контракт с работником.13
     Должностная инструкция разрабатывается инспектором отдела кадров или специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юрисконсультом и утверждается руководителем организации. Все изменения и дополенения вносятся приказом руководителя.
     Должностные инструкции бывают типовыми и конкретными.
     Порядок составления инструкции нормативно-правовыми актами не урегулирован, следовательно, работодатель сам решает, как ее оформлять и какие изменения вносить в данный документ.
     Организационно-правовые документы имеют сложную структуру и проходят процесс согласования со всеми заинтересованными должностными лицами и подразделениями. Они  действует до их отмены или до замены новыми.
     Особенностью этой группы документов является возможность внесения в текст изменений и дополнений в том случае, если  нет необходимости перерабатывать весь документ.
     Качественно разработанные должностные инструкции помогают решить следующие вопросы: 
- устранить дублирование функциональных обязанностей несколькими сотрудниками при выполнении тех или иных работ; 
- установить подчиненность сотрудников, обеспечить их взаимодействие в процессе труда;
- объективно оценить деятельность работника в тех случаях, когда это необходимо. Например, при повышении квалификационных разрядов.
     Распорядительные документы– это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. 
     Независимо от организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления.14
     Распорядительная деятельность организации документируется в основном посредствам издания приказов руководителем организации.
     Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.
     Приказы можно разделить на два вида:
- по основной деятельности;
- по личному составу.
     Приказы по основной деятельности являются нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, а также совершенствования структуры и организации работы предприятия. 
     Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников. В настоящее время приказы по личному составу имеют две формы: унифицированную и неунифицированную.
     В 2004 году Госстандарт утвердил унифицированные формы большинства приказов по личному составу. Выбор формы зависит от содержания. Приказы о приеме на работу, предоставлении отпуска прекращении действия трудового договора, командировании работника, поощрении оформляются строго с использованием унифицированных форм.15
     Приказ имеет две части констатирующую и распорядительную.16В констатирующей части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер. Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, излагаются факты или события, послужившие причиной издания приказа. 
     Констатирующая часть отделяется от распорядительной словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки от поля прописными буквами или строчными в разрядку. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.
     Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. При этом распорядительная часть делится на пункты, если исполнение приказа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме.Например: «Создать рабочую группу в составе...». В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Сведения об управленческом действии передают глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия. Например:
1. Начальнику Управления производства и внедрения информационных систем Воробьеву К.В. подготовить проект «Технического задания…».
2. Начальнику Управления сбыта информационных систем Ярославцевой Е.Н. подготовить проект коммерческого предложения …
     Указание срока исполнения печатается отдельной строкой и оформляется как дата завершения исполнения. Например: Срок представления 15.04.2009. 
     В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа.
Например: «Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Ярославцеву Т.П.», если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ или пункт документа с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...»
     В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. 
     До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части на обороте последнего листа документа.Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки), в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: «Приложение 1», «Приложение 2». На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение». В случае  если приложений несколько, они нумеруются, и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение.Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений.
     Приказы подписывают руководитель организации или его заместитель, официально исполняющий обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь). Из-за различий в сроках хранения приказы по личному составу приходиться делить на две части: со сроком хранения 5 лет и 75 лет. Срок хранения 5 лет имеют приказы: о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках. Остальные приказы по личному составу хранятся 75 лет.  
      Следующий вид распорядительной документации распоряжение.
     Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный 
срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.17
     Порядок составления и оформления распоряжений в целом аналогичен порядку оформления приказов по основной деятельности организации. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей части словом «ПРЕДЛАГАЮ»  или «ОБЯЗЫВАЮ», которое так же, как в приказах печатается отдельной строкой от поля прописными буквами, или без какого-либо слова, т.е. непосредственно следует за констатирующей частью после двоеточия.Распоряжения оформляются на бланке распоряжения.18
     Указание– правовой акт, издаваемый органом государственного управления, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам связанным с организацией исполнения приказов и инструкций. В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» – в зависимости от содержания указания.Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита «Адресат».
     Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на основе единоначалия. 
Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Эти части разделяются словом «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО», «РЕШИЛИ»), которое печатается прописными буквами с новой строки от поля. Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: «Совет директоров РЕШИЛ:»
     При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и другие нормативные акты.Распорядительная часть излагается пунктами.Проект решения должен быть согласован со всеми заинтересованными структурными подразделениями и организациями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов решений. Решение оформляется на бланке решения.
     Рассмотрим следующий вид документов  персональные документы работника.  Одним из первых документов, относящихся к данной категории это трудовая книжка работника.
     Согласно ст. 60 Трудового кодекса РФ трудовая книжка19–это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для работника основной. Отметим, что со 2 октября 2006 года трудовые книжки обязаны вести также и работодатели- индивидуальные предприниматели  согласно ч. 3 ст. 66 Трудового Кодекса РФ. Для поступающего на работу впервые книжка оформляется не позднее 7 дней со дня приема.
     Заполнение трудовой книжки впервые производится кадровой службой организации в присутствии работника. При этом работник обязан предъявить справку о последнем месте занятости, а уволенные из Вооруженных сил – военный билет.
     В процессе ведения в трудовую книжку вносится запись о награждениях за успехи в работе. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении вносятся на основании соответствующего приказа не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа.Испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей списываются по акту.
     Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанав.......................