Автоматизация ведения и учета документации в организации

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ	9
1АНАЛИТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ	12
1.1	ТЕХНИКО-ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ И ПРЕДПРИЯТИЯ.  АНАЛИЗ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ «КАК ЕСТЬ»	12
1.1.1	Характеристика предприятия и его деятельности	12
1.1.2	Организационная структура управления предприятием	13
1.1.3	Программная и техническая архитектура ИС предприятия	16
1.2	ХАРАКТЕРИСТИКА КОМПЛЕКСА ЗАДАЧ, ЗАДАЧИ И ОБОСНОВАНИЕ НЕОБХОДИМОСТИ АВТОМАТИЗАЦИИ	18
1.2.1	Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов	19
1.2.2	Определение места проектируемой задачи в комплексе задач	21
1.2.3	Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи	28
1.2.4	Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации	31
1.3	АНАЛИЗ СУЩЕСТВУЮЩИХ РАЗРАБОТОК И ВЫБОР СТРАТЕГИИ АВТОМАТИЗАЦИИ «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»	34
1.3.1	Анализ существующих разработок для автоматизации задачи	34
1.3.2	Выбор и обоснование стратегии автоматизации задачи	52
1.3.3	Выбор и обоснование способа приобретения ИС для автоматизации комплекса задач	53
1.4	ОБОСНОВАНИЕ ПРОЕКТНЫХ РЕШЕНИЙ	55
1.4.1	Обоснование проектных решений по информационному обеспечению	55
1.4.2	Обоснование проектных решений по программному обеспечению	56
1.4.3	Обоснование проектных решений по техническому обеспечению	59
2ПРОЕКТНАЯ ЧАСТЬ	61
2.1	РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА АВТОМАТИЗАЦИИ	61
2.1.1	Этапы жизненного цикла проекта автоматизации	61
2.1.2	Ожидаемые риски на этапах жизненного цикла и их описание	64
2.1.3	Организационно-правовые и программно-аппаратные средства обеспечения информационной безопасности и защиты информации	65
2.2	ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАДАЧИ	69
2.2.1	Информационная модель и её описание	69
2.2.2	Характеристика нормативно-справочной, входной и оперативной информации	71
2.2.3	Характеристика результатной информации	73
2.3	ПРОГРАММНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАДАЧИ	73
2.3.1	Общие положения (дерево функций и сценарий диалога)	73
2.3.2	Характеристика базы данных	77
2.3.3	Структурная схема пакета (дерево вызова программных модулей)	78
2.3.4	Описание программных модулей	79
2.4	КОНТРОЛЬНЫЙ ПРИМЕР РЕАЛИЗАЦИИ ПРОЕКТА И ЕГО ОПИСАНИЕ	82
3ОБОСНОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА	82
3.1	ВЫБОР И ОБОСНОВАНИЕ МЕТОДИКИ РАСЧЕТА ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ	87
3.2	РАСЧЕТ ПОКАЗАТЕЛЕЙ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТА	90
ЗАКЛЮЧЕНИЕ	95
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ	95
ПРИЛОЖЕНИЕ. ЛИСТИНГ ПРОГРАММНЫХ МОДУЛЕЙ	101


     
Введение

      Актуальность работы состоит в том, что в век информационных технологий все организации осуществляют переход с бумажного документооборота на электронный, и разработка информационной системы, удовлетворяющей потребностям организации, становится необходимостью.
      Информационные технологии являются сегодня неотъемлемой частью управления. Почти все работники управленческой сферы в организациях, учреждениях, на фирмах и предприятиях пользуются в своей работе компьютерами, но далеко не все имеют полное представление о том, какие возможности имеют современные компьютерные технологии, соответственно, не умеют максимально их использовать. 
      Использование компьютеров в делопроизводстве создаёт новые качественные возможности для документационного обеспечения управления, позволяет поставить делопроизводственную деятельность на современный уровень научно-технического прогресса, кардинально повысить производительность и качество управленческого труда. Вопрос о необходимости автоматизировать управление документооборотом давно перешел в практическую плоскость, и все больше российских организаций внедрили у себя системы электронного документооборота (СЭД), и уже на собственном опыте оценили все преимущества новой технологии работы с документами. 
     В данной работе будет рассматриваться процесс автоматизации документооборотаЭКЦ «Независимость». 
     Целью данного проекта является автоматизация ведения и учета документации в организации.
     В соответствии с этой целью автором поставлены следующие задачи:
* дать характеристику предприятия, его деятельности и организационной структуры управления предприятием;
* проанализировать программную и техническую архитектуру ИС предприятия;
* дать характеристику комплекса задач, задачи и обосновать необходимость автоматизации;
* проанализировать систему обеспечения информационной безопасности и защиты информации;
* провести анализ существующих систем документооборота;
* выбрать и обосновать стратегию автоматизации задачи и способ приобретения ИС;
* выбрать и обосновать проектные решения по информационному, программному и техническому обеспечению;
* разработать проект автоматизации;
* разработать информационное обеспечение задачи: построить информационную модель, дать характеристику входной, нормативно-справочной, результатной информации;
* разработать программное обеспечение задачи: дерево функций и сценарий диалога, структурную схему пакета, базу данных, контрольный пример;
* рассчитать экономическую эффективность проекта.
     Нормативной базой исследования являются федеральные законы и подзаконные нормативные правовые акты по вопросам создания и использования информационных систем.
     Методологическая основа исследования. Входе исследования применялись такие методы познавательной деятельности, как анализ, синтез, дедукция. Для сопоставления различных подходов к рассматриваемым проблемам использовался сравнительный метод. 
     В первой главе были рассмотрены общие вопросы, связанные с разработкой системы автоматизации учета, проанализированы особенности предметной области, сформулированы цели и задачи. Кроме того, было дано обоснование необходимости использования информационных технологий в деятельности предприятия и обоснование проектных решений по различным видам обеспечения процесса разработки. 
     Во второй главе описывается непосредственно процесс проектирования информационной системы. В рамках обозначенного процесса дана характеристика входной и результирующей информации,  приведены экранные формы программного модуля.
     В третьей главе дано обоснование экономической эффективности проекта. В рамках обоснования рассмотрены методики оценки эффективности применения информационных технологий. Также был проведен расчет основных показателей экономической эффективности. 

     1 
Аналитическая часть
     1.1 Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия.  Анализ деятельности «КАК ЕСТЬ»
     1.1.1 Характеристика предприятия и его деятельности
     
     Услуги экспертно-консультационного центра «Независимость» достаточно разнообразны, чтобы помочь в широком спектре наиболее частых и важных ситуаций, и во многих специальных случаях. Основной базой экспертной деятельности в России пока что является государственная судебная экспертиза. Специалисты центра «Независимость» сертифицированы государственными экспертными учреждениями. В области судебной экспертизы компания успешно действует вот уже более 7 лет. 
     ЭКЦ «Независимость» — это независимая от государственных органов или частных структур экспертная организация. На этом в частности основываются конкурентные преимущества: точность и эффективность услуг, конкурентоспособные цены, гибкость и индивидуальный подход к клиентам.
     ЭКЦ «Независимость» оказывает услуги по следующим направлениям:
* автотехническая экспертиза;
* пожарно-техническая экспертиза;
* инженерно-техническая экспертиза;
* строительно-техническая экспертиза;
* землеустроительная экспертиза;
* почерковедческая экспертиза;
* технико-криминалистическая экспертиза документов;
* речеведческая экспертиза;
* видеотехническая экспертиза;
* портретная экспертиза;
* оценочные экспертизы;
* рецензирование экспертиз.
     Основные технико-экономические показатели приведены в таблице 1.1.
     
     Таблица 1.1
     Основные технико-экономические показатели
Наименование показателя
Значение показателя на 2018 год
Количество сотрудников, чел.
34
Выручка, тыс.руб.
15065
Себестоимость продаж, тыс.руб.
10231
Валовая прибыль, тыс.руб.
4834
Прибыль от продаж, тыс.руб.
4834
Чистая прибыль, тыс.руб.
4466
     
     
     1.1.2 Организационная структура управления предприятием
     
     Рассмотрим организационную структуру ЭКЦ «Независимость». Она представлена на рисунке 1.1.

     Рисунок 1.1 – Организационная структура компании
     
     Опишем функции сотрудников.
     Руководство компании представлено генеральным директором, осуществляющим управление компанией. Функции генерального директора носят организационно-распорядительный характер, в задачи его входит управлять текущей деятельностью организации, а также строить планы дальнейшего развития.
     Генеральный директор также ведет особо важные переговоры, ведет наиболее сложные дела в своей области.
     Отдел по работе с клиентами принимает заявки от клиентов на проведение экспертизы, передает им результаты. Также он занимается поиском клиентов, ведет с ними переговоры и т.д.
     Основную деятельность осуществляет отдел экспертизы, который включает следующие подразделения:
* отдел по автотехнической экспертизе;
* отдел по пожарно-технической экспертизе;
* отдел по инженерно-технической экспертизе;
* отдел по строительно-технической экспертизе;
* отдел по землеустроительной экспертизе;
* отдел по почерковедческой экспертизе;
* отдел по технико-криминалистической экспертизе документов;
* отдел по речеведческой экспертизе;
* отдел по видеотехнической экспертизе;
* отдел по портретной экспертизе;
* отдел по оценочной экспертизе;
* отдел по рецензированию экспертиз.
     Бухгалтерия состоит на сегодняшний момент из главного бухгалтера и его помощника. Главный бухгалтер ведет финансово-хозяйственную деятельность компании: 
* осуществляет сбор и учет первичных документов,
* проводит расчеты с клиентами компании;
* формирует и сдает бухгалтерскую отчетность;
* осуществляет перечисления в государственные органы (Фонд социального страхования, Пенсионный Фонд и т.д.).
     Бухгалтер также выступает в роли сотрудника кадровой службы:
* рассчитывает заработную плату,
* ведет личные карточки сотрудников,
* оформляет командировочные, отпускные документы,
* выдает необходимые справки сотрудникам и т. д.
В должностные обязанности сотрудников отдела документооборота входят:
* работа по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
* прием поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
* прием документов и личных заявления на подпись руководителя.
* ответы на телефонные звонки, фиксация и передача служебной информации руководителю, организация проведения телефонных переговоров руководителя.
* составление писем, запросов, других документов.
* работа по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний.
* контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
* обеспечение рабочих мест сотрудников необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
* организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
* формирование дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
* организация командировок сотрудников: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
     Основная задача ИТ-специалиста заключается в поддержке работоспособности офисного оборудования компании (компьютеров, принтера, факса, сканера и т. п.).
     1.1.3 Программная и техническая архитектура ИС предприятия
     
     Программная и техническая архитектура компании отличается какой бы то ни было сложностью в силу небольших размеров организации. Схематично техническая архитектура представлена на рисунке 1.2.


Рисунок 1.2 -  Техническая архитектура ИС

     АРМ сотрудников имеют следующие характеристики:
* Процессор IntelCore i5 3 Ггц 
* HDD 500 Гб
* Сеть 100 Мбит/с
* Оптический накопитель DVD±RW
* Корпус ATX Miditower 500 Вт
* Монитор Acer 15''.
     ИТ-специалист оснащен также ноутбуками Lenovo IdeaPad Y560A1, который имеет следующие характеристики:
* Операционнаясистема	Microsoft® Windows 7 Home Basic 
* Процессор	Intel Core™ i5 Mobile Processor 460M, 2.53GHz (3Mb Cache) 
* Оперативная память	4096Mb, DDR3 1066MHz (Максимум 8Gb) 
* Экран	15,6" WXGA  
* Разрешение экрана	1366x768 
* Жесткий диск	500Gb (5400rpm) SATA 
* Видеокарта	ATI™ Mobility Radeon HD5730 1024Mb 
* Оптическийпривод	DVD-Super Multi Double Layer 
* Связь	Сеть 10/100/1000 Мбит/с (RJ45) 
* Беспроводная связь	WiFi, WiMax, Bluetooth
     Также в отделах установлены  МФУ Canon  I-Sensys MF4340D, технические характеристики которых приведены в таблице 1.2.
Таблица 1.2 
Характеристика МФУ
Характеристика
Значение
Тип МФУ
лазерный
Цветность печати
черно-белая
Технология печати
лазерная
Количество страниц в месяц
макс. 10 000 страниц в месяц
Страниц в месяц
от 9001 до 15000
Макс. формат принтера
A4
Макс. разрешение для ч/б печати
до 1200 x 600 точек 
Разрешение сканера
до 600 x 1200 точек 
Разрешение сканера (улучшенное)
до 9600 x 9600 точек
Автоподача оригиналов
односторонняя
Емкость устройства автоподачи
на 1 лист
     
     В качестве сетевого оборудования узлов в магазинах и филиалах используются маршрутизатор NetGear WG103, характеристики которого приведены в таблице 1.3.
Таблица 1.3 
Технические характеристики маршрутизатора NetGear WG103
Наименование характеристики
Значение
Количество портов коммутатора
4 x Ethernet 10/100/1000 Мбит/сек
Поддержка VPN pass through
есть
Размеры (ШxВxГ)
141 x 27 x 100 мм
WAN протоколы
PPPoE, PPTP, IP Routing, RIP1/2, PAT, PAP, CHAP, MS CHAP, UDP, TCP, IPCP, SNTP.
Поддержка NAT
Да.
Дополнительная информация
WAN порт - 10/100/1000Base
     
     Рассмотрим теперь программную архитектуру, схема которой представлена на рисунке 1.3.
     

Рисунок 1.3 -  Программная архитектура ИС
     
     На рабочих станциях стоит следующее программное обеспечение:
     1. Операционная система рабочих станций и ноутбуков MS Windows 10 
     2. Пакет прикладных программ MSOffice 2013
     3. Антивирусное программное обеспечение Kaspersky Enterprise Space Security.
     1. На серверах установлена операционная система MSWindowsServer 2016. 
     Кроме этого на файловом сервере установлена правовая система «Консультант», которая обеспечивает доступ сотрудников компании ко всей правовой информации (законам, актам, распоряжениям, постановлениям и т. д.). На сервере базы данных установлена серверная часть системы «1С: Предприятие 8.3», то есть там располагаются сами данные. Для доступа к данным на рабочем компьютере бухгалтера установлено клиентское приложение.
     
     1.2 Характеристика комплекса задач, задачи и обоснование необходимости автоматизации
     
     1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес процессов

     Бизнес-процессы по ведению документооборота представлены на рисунке 1.4.

Рисунок 1.4 – Бизнес-процессы документооборота
     
     Целью дипломного проекта является разработка системы автоматизации документооборота для ЭКЦ «Независимость». В настоящее время этот процесс осуществляется на предприятии следующим образом.
     Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка осуществляется специалистом 2 категории службы делопроизводства. 
     На полученном документе в правом нижнем углу лицевой стороны проставляется регистрационный штамп, содержащий учетный номер и дату поступления. Документы с грифом «лично» специалистом не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя директора, передается его секретарю. 
     Заканчивается первичная обработка документов распределением их на регистрируемые и нерегистрируемые. В организации должен быть список нерегистрируемой документации. 
     Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие рассмотрения руководством и остальных, которые направляются исполнителям.
     Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в общий отдел или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.
     Корреспонденция, поступившая на имя директора, рассматривается его секретарём. Он регистрирует её и передает на рассмотрение руководителю. Обычно секретарь наделяется дополнительным правом самостоятельно распределять документацию по ряду вопросов. Для этого составляется классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу. Это делается для того, чтобы одна операция не повторялась дважды, а также для освобождения руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов.
     После рассмотрения документов директор наносит резолюцию – распределяет поручения между заместителями. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь ставит его на контроль и вносит данные в «Учетно-контрольный реестр документов, требующих исполнения и ответа».
     Регистрация документов является важнейшим этапом работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения».
     Задачи регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как в регистрационные формы вносятся главные сведения о документах, создается база данных всех зарегистрированных документов. Для работы с массивом документов создается информационно-поисковая система по всем документам предприятия, которая используется для контроля за исполнением документов и справочно-аналитических задач.
     В настоящее время деятельность специалиста службы документооборота связана с большим объемом обрабатываемой информации. На практике ежедневно приходится формировать несколько десятков документов. Это приводит к высокой загрузке работника и требует больших временных затрат на ручную обработку информации. Следовательно, в службе делопроизводства существует реальная потребность автоматизации деятельности сотрудника по обработке документации.
     Таким образом, необходимость создания автоматизированной системы делопроизводства, объясняется:
* сокращением временных затрат на формирование первичных документов;
* сокращением временных затрат на обработку информации и подготовку выходных документов;
* облегчением труда специалистов службы делопроизводства;
* сокращением текущих материальных затрат, связанных с приобретением канцтоваров и других расходных материалов;
* снижением ошибок ввода, т.е. повышением качества и оперативности оформления документов.
     
     
     1.2.2 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач
     
     Функциональная диаграмма процесса учета и регистрации документов, требующих исполнения и ответа,представлена на рисунках 1.5-1.6. 

Рисунок 1.5. Контекстный уровень диаграммы IDEF0


     Рис. 1.6. Функциональная диаграмма обработки  документов

     Обработка документов характеризуется  процессами приема и первичной обработки документов, обработкой входящих и исходящих документов, предварительное рассмотрение документов, занесение данных в реестр документов, исполнение документов и их обработке, обработкой внутренних документов
     Используются следующие активные объекты (механизмы)
* ответственный за делопроизводство (получатель);
* руководитель;
* исполнители.

Рис. 1.7. Декомпозиция функции «Прием и первичная обработка поступивших документов»

     Прием и первичная обработка документов состоит из первоначального исследования документов, формировании вывода о необходимости его регистрации или отсутствии такого вывода, а также регистрации документа, которая заключается в занесении сведений документа в книгу учета и проставлении штампа на самом документе.

     Рис. 1.8. Декомпозиция функции «Предварительное рассмотрение
     документов»
     
     Предварительное рассмотрение документов заключается в распределении поступивших документов, передаче их руководителю, который , рассматривая документы, оставляет свою резолюцию, при этом назначая ответственного за их исполнение. При этом резолюции доводятся до исполнителей. 
     Обработка входящей документации состоит в занесении данных о документе в журнал входящей корреспонденции и последующей передаче получателю, если его имя указано на документе. В противном случае документы передаются руководителю. 
     Обработка исходящей корреспонденции состоит также в занесении данных о документе в журнал исходящей корреспонденции последующей ее отправке.
     Процесс занесения документов в реестр состоит  в регистрации документа в реестре, исполнения документов в рассматриваемом контексте  -  отметке о получении документа для его выполнения и дальнейшем его выполнении, а обработка исполненных документов заключается в их учете (Рис. 1.9).

Рис. 1.9. Декомпозиция функции «Обработка входящей корреспонденции»


Рис. 1.10. Декомпозиция функции «Обработка исходящей корреспонденции»

Рис. 1.11. Занесение документа в реестр

     Процесс исполнения документов состоит в выполнении требований резолюции и докладе (отчете) об исполнении документа.

     Рис. 1.12. Исполнение документов
     
     Процесс обработки исполненных документов состоит в проверке правильности отчета об исполнении документа и его снятии с контроля путем внесения отметки.

     Рис. 1.13. Обработка исполненных документов

     К внутренним документам относятся приказы и распоряжения. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) — входящих документов.
     На основе проведенного выше анализа предметной области и информационных потребностей пользователя, можно  выделить следующие  автоматизируемые функции:
* ведение «Реестра документов, требующих исполнения и ответа»;
* ведение журналов входящей и исходящей корреспонденции;
* создание контрольно-регистрационных карточек, с указанием необходимых атрибутов и краткого содержания документа;
* формирование отчета «Просроченные документы»;
* поиск документа по его реквизитам;
* вывод на печать «Учетно-контрольного реестра документов, требующих исполнения и ответа» и отчетов;
* вывод на печать журналов входящей и исходящей корреспонденции.


     1.2.3 Обоснование необходимости использования вычислительной техники для решения задачи

     Схема документооборота вышеперечисленных документов приведена на рисунке 1.14.
     В настоящее время учет документов и все связанные с ним действия производятся специалистом без использования каких-либо средств автоматизации, то есть журналы, реестры и отчеты  заполняются вручную, что влечет за собой частое возникновение ошибок. 
     Самыми затратными по временным и трудовым ресурсам среди описанных выше составляющих процесса учета движения являются подготовка отчетов и поиск информации по конкретному документу для определения его местоположения.Это вызвано большим количеством поступающих и формирующихся документов, что в итоге значительно затрудняет поиск информации в них.Сравнение основных операций при учете документов без применения средств автоматизации и в предлагаемом варианте по трудовым и стоимостным затратам приведено в таблице 1.5 и таблице 1.6(с учетом средней заработной платы сотрудника 25000 в месяц).
Таблица 1.5
     Временные и стоимостные затрат при существующем варианте
Наименование операции
Количество, в рабочий день
Затрачиваемое время на одну, мин
Итого в рабочий день, минут
Стоимостная оценка, рублей
Внесение записи в журнал
8
40
320
793,6
Поиск данных по конкретному документу
4
30
120
297,6
Подготовка отчета по движению документа
4
10
40
99,2
Формирование реестра документов, требующих исполнения
4
15
60
148,8
Итого:


540
1339,2

     Рисунок 1.14. Схема документооборота
     Таблица 1.6
     Временные и стоимостные затрат при планируемом варианте
Наименование операции
Количество, в рабочий день
Затрачиваемое время на одну, мин
Итого в рабочий день, минут
Стоимостная оценка, рублей
Внесение записи в журнал
4
1
4
9,92
Поиск данных по конкретному документу
4
1
4
9,92
Подготовка отчета по движению документа
4
10
40
99,2
Формирование реестра документов, требующих исполнения
4
10
40
99,2
Итого:


88
218,24
     
     Как ожидается, в случае автоматизации затрачиваемое специалистом время на внесение записей и подготовкуи поиск информации значительно снизится, снизится также и количество неверных записей.
     Как видно из приведенных выше таблиц, после внедрения автоматизированной системы документооборота меняется само содержание работы специалиста службы делопроизводства, в том числе и выполняемые операции. 
     При этом временные затраты должны сократиться на 540-88=452 минуты=7, 5 часов и 1339-218=1121 рубль в сутки. Следовательно, внедрение такой системы является однозначно выгодным с точки зрения оптимизации расхода трудовых и стоимостных ресурсов.
     Разрабатываемая система должна удовлетворять следующим требованиям:
     * Иметь систему регистрации пользователей;
     * Предоставлять пользователю полную информацию о документах;
     * Иметь удобную и быструю систему учета движения документов;	
     * Возможность добавления, удаления и редактирования информации о документах.
     
     1.2.4 Анализ системы обеспечения информационной безопасности и защиты информации

     Для обеспечения информационной безопасности вЭКЦ «Независимость» сформирован специальный документ (Перечень мер), которые направлены на предотвращение неправомерного использования служебной информации при осуществлении профессиональной деятельности, определяет комплекс мероприятий, осуществляемых обществом в целях предотвращения несанкционированного доступа к служебной информации и ее неправомерного использования [27, с.68].
     Целью применения Перечня мер является реализация следующих задач:
* исключение возможности неправомерного использования Служебной информации Сотрудниками и третьими лицами в собственных интересах в ущерб интересам Клиента/Контрагента и самого предприятия;
* повышение уровня доверия к предприятию со стороны Клиента/Контрагента;
* предотвращение утечки, хищения, утраты, искажения, подделки служебной информации;
* предотвращение несанкционированных действий по уничтожению, модификации, искажению, копированию, блокированию служебной информации.
     В целях реализации требования разграничения доступа к служебной информации сотрудников структурных подразделений, предприятие предпринимает следующие меры организационно-технического характера:
* обеспечивает разграничение доступа сотрудников к информационным системам и базам данных;
* ограничивает доступ сотрудников в технологические помещения, содержащие компьютерное и телекоммуникационное оборудование, персональным компьютерам, кабинетам, помещениям в которых хранится служебная информация;
* определяет систему разграничения доступа сотрудников к сетевым ресурсам локальной сети;
* устанавливает разрешительную систему работы с накопителями на гибких магнитных или компакт-дисках, электронной почтой и системой Internet;
* обеспечивает систему защиты информации, отправляемой во внешние сети;
* размещает помещения структурных подразделений и оборудование способом, исключающим возможность бесконтрольного проникновения в эти помещения и/или доступа к этому оборудованию Клиентов и иных посторонних лиц, включая сотрудников других структурных подразделений;
* контролирует соблюдение при размещении рабочих мест сотрудников принципа размещения по функциональному признаку (в том числе, по различным видам деятельности или выполняемым обязанностям;
* использует технологические средства, специальное оборудование и/или услуги специальных организаций для предотвращения доступа посторонних лиц в соответствующие помещения (равно как и в здание/помещения, занимаемые в целом) как в рабочее, так и во внерабочее время, в связи с чем:
     а)	устанавливается пропускной режим входа в помещения (подразделения) ЭКЦ «Независимость»;
     б)	доступ посторонних лиц в помещения ЭКЦ «Независимость» после окончания рабочего дня, а также по выходным и в нерабочие праздничные дни не допускается, а для сотрудников -ограничивается.
     В целях предотвращения несанкционированного использования и распространения служебной информации сотрудниками, Предприятиеосуществляет меры по управлению персоналом, которые включают:
* ознакомление сотрудников Предприятия  при приеме на работу с Правилами внутреннего трудового распорядка, утвержденными на предприятии, предусматривающими различные меры ответственности за нарушение трудовой дисциплины и распорядка;
* наличие письменного обязательства сотрудников Предприятия  о не разглашении служебной информации внутри Предприятия  и за ее пределами;
* контроль за деятельностью сотрудников Предприятия, предоставляющих информацию третьим лицам (контрагенты, Клиенты и др.);
* применение мер дисциплинарной ответственности;
* четкое определение состава служебной информации, к которой имеет доступ конкретный сотрудник Предприятия, на уровне внутренних документов Предприятия, которые доводятся до сведения сотрудника;
* обеспечение доступа сотрудников Предприятия только к сведениям, необходимым им для выполнения своих прямых трудовых обязанностей.
     Меры, направленные на организацию документооборота, препятствующие несанкционированному доступу к служебной информации и ее неправомерному использованию включают:
     Служебная информация между структурными подразделениями Предприятия передается при наличии необходимости и в порядке, установленном внутренними документами Предприятия. Передача оформляется в виде служебной записки с визами курирующих подразделения Вице-президентов.
     Переговоры с Клиентами Предприятия проводятся в специально оборудованном для этих целей помещении, обособленном от иных помещений, где располагаются сотрудники и/или посетители Предприятия .
     Документы, содержащие служебную информацию, хранятся в запираемых шкафах или сейфах.
     Документы передаются Клиенту в следующем порядке:
* документы, предназначенные для передачи конкретному Клиенту, должны передаваться непосредственно такому Клиенту либо направляться курьером Предприятия, заказной почтой, или иным образом, согласованным с Клиентом в соответствующем договоре, по адресу, указанному Клиентом;
* информация на бумажном носителе доставляется/передается Клиенту в запечатанных конвертах, исключающих возможность просмотра содержащихся в них документов;
* при передаче Клиенту информации в электронном виде используются защищенные каналы связи;
* Предприятиеиспользует иные возможные средства для минимизации рисков, связанных с возможным несанкционированным доступом к документам, направляемым Клиенту.
     Документы, не подлежащие хранению, своевременно уничтожаются: в случае, если документ, содержащий служебную информацию, утратил силу, устарел и не может представлять никакой важности/ценности в будущем, то такой документ уничтожается на специальном оборудовании по распоряжению руководителя Предприятия или по решению руководителя соответствующего структурного подразделения.
     Предприятиеосуществляет контроль за обменом служебной информацией между структурными подразделениями и передачей данной информации третьим лицам.
     Предприятиепроводит проверки соблюдения сотрудниками законодательства Российской Федерации и внутренних правил в части соблюдения процедур ограничения доступа сотрудников к служебнойинформации, делопроизводства и движения документов между структурными подразделениями. В случаях подозрения на несанкционированное использование информации проводятся оперативные проверки.
     
     1.3 Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации «КАК ДОЛЖНО БЫТЬ»
     
     1.3.1 Анализ существующих разработок для автоматизации задачи
     
     Немногие российские компании имеют хорошо организованный бумажный документооборот, не говоря уже об автоматизированном или об их эффективном сопряжении. Однако возрастающие потоки информации, ускоряющиеся бизнес-процессы и обостряющаяся конкуренция делают задачу построения автоматизированного документооборота насущной необходимостью.
     Следует сказать, что в настоящее время существует немало подходов к решению проблем управления электронным документооборотом. Кроме так называемых универсальных систем электронного документооборота (EDMS), решить задачу управления документами можно при помощи следующих основных видов программных средств: систем групповой работы (Lotus, Novell GroupWise и MS Exchange); систем управления особыми видами документов (в частности, PDM-систем); специальных модулей управления документооборотом в составе корпоративных информационных систем для предприятий (SAP R/3, Baan и др.).
     Основная масса внедренных продуктов на территории России написана нашими соотечественниками на основе иностранных платформ. Что, собственно, и неудивительно, т.к. подходы к ведению документооборота в России отличаются от западных стандартов, хотя и не противоречат им. 
     Таблицы 1.7–1.8 демонстрируют общую ситуацию на рынке систем электронного документооборота (СЭД) в России.
     В настоящее время существует большое количество систем электронного управления документами (ЭУД), представляющих различную функциональность. 
Таблица 1.7
Процентное соотношение внедренных СЭД в РФ
Наименование СЭД
Доля на рынке, %
Евфрат
6
Босс-референт
6
DIS
3
Optima
9
Landocs
2
Дело
50
Company& Office Media
2
Directum
3
Documentum
4
Эффект-офис
2
NauDoc
2
Ган-док
3
Кодекс: Документооборот
4
Остальные
4
     

Рисунок 1.15. Процентное соотношение внедренных СЭД в РФ

Таблица 1.8
Структура спроса на СЭД в РФ
Сектор экономики
Доля СЭД, 
приходящаяся на сектор, %
Государственный сектор
43
Машиностроение
2
Нефтегазовая и хим. Промышленность
7
Пищевая промышленность
2
Телекоммуникации
4
Торговля
3
Услуги
6
Металлургия
2
НИИ, образование
5
Строительство
2
Топливно-энергетический комплекс
5
Транспортные компании
2
Финансы, банки, страхование
14
Другое
3
     

Рисунок 1.16 – Структура спроса на СЭД в РФ[39]
     
     Ниже перечислены основные категории технологий или подходов ЭУД с примерами наиболее известных поставщиков и продуктов в каждом классе:
* СистемыЭУД, ориентированныенабизнес-процессы (Business-Process Electronic Document Management (EDM)): Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird (PC DOCS);
* КорпоративныеЭУД (Enterprise EDM): Lotus (Domino.Doc), дополненияк Novell GroupWise, OpentText (Livelink), K.......................