Анализ и пути совершенствования организации работы с документами

РОССИЙСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  СОЦИАЛЬНЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ
Факультет управления
Кафедра управления персоналом и кадровой политики




ВЫПУСКНАЯ  КВАЛИФИКАЦИОННАЯ  РАБОТА

«АНАЛИЗ И ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В КОММЕРЧЕСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ (НА ПРИМЕРЕ ООО "ТЕЯ")




Студента 6 курса 
заочной формы обучения
     	       Билаловой Е. Н.
      						     
     Направление подготовки 
032001.65  « Документоведение и       документационное обеспечение управления»
     
      Научный руководитель
 к.фил.н., доцент Лосинская Е.В.




Допустить к защите на ГЭК
Зав. кафедрой
____________ А.В. Мельничук
_____ _________ 2016 г.






Москва 2016


СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………..............3
Глава 1. ТЕОРЕТИКО – МЕТОДОЛГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ...............13 
1.1. Понятие, сущность и система управления документами...........................13
1.2. Роль и значение современной законодательной и нормативно- 
правовой базы для обеспечения процессов документационного 
обеспечения управления.......................................................................................26
Выводы по первой главе....................................................................................30
ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ 
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ООО «ТЕЯ»…...................................................................32
2.1.  История создания, направления деятельности и структура  ООО «ТЕЯ»……….........................................................................................................32
2.2.   Организационно - распорядительные документы……........................…37
2.3.  Информационно – справочные документы…………...…….........…........47
Выводы по второй главе...................................................................................52
ГЛАВА 3. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С 
ДОКУМЕНТАМИ В ООО «ТЕЯ»….............................................................. 53
3.1. Организация документооборота…………………................………..........53
3.2. Работа с входящими, исходящими и внутренними документами…........55
3.3. Текущее хранение документов. Обработка дел для последующего хранения……………………………………………………………………........62
3.4. Предложения по совершенствованию документационного 
обеспечения управления ООО «Тея»………………………………….............68
Выводы по третьей главе.................................................................................78
ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………......80
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ...83
ПРИЛОЖЕНИЕ...........................................................................................94
ВВЕДЕНИЕ

     В процессе осуществления деловой деятельности в организациях любых сфер деятельности и форм собственности создается, поступает и используется большое количество документов. Для обеспечения непрерывности деловой деятельности, соблюдения соответствия нормативной среде и обеспечения необходимой отчетности организации должны создавать и сохранять аутентичные, надежные и пригодные для использования документы, а также защищать целостность этих документов в течение требуемого времени. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Для реализации таких задач необходимо принятие на высшем уровне управления организацией  организации комплексной программы по ДОУ  и распространены во всех подразделениях и четко распределены ответственность за соблюдение. Системный подход к управлению документами позволяет организациям защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий. 
     Актуальность выбранной темы объясняется тем, что для современных динамично развивающихся организаций важны исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией, способствующих оптимизации и совершенствованию данной сферы.
      Необходим анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и практическое внедрение более совершенных технологий работы с документами на базе новых научных результатов.
     В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства.
     Если в организации отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества, как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений.
     С ростом масштабов организации и численности его сотрудников вопрос об эффективности ДОУ становится все более актуальным.
     Объектом данной работы является документационное обеспечение управления в коммерческой организации ООО «Тея».
     Предметом исследования выступает документационное обеспечение управления и его совершенствование в ООО «Тея».   
     Целью исследования является  анализ документационного обеспечения управления ООО «Тея» и предложение путей его совершенствования.
     Для реализации данной цели необходимо решить  следующие задачи:
     - охарактеризовать деятельность и организационную структуру ООО «Тея»;
- рассмотреть нормативно - методическую регламентацию службы ДОУ в ООО «Тея»;
- проанализировать документирование управленческой деятельности Общества;
     - проанализировать организацию и технологию ДОУ в Обществе и выявить существующие недостатки;
     - определить пути совершенствования документационного обеспечения управления в ООО «Тея».
     Нормативно-правовая база исследования
     При написании данной дипломной работы был использован широкий круг источников и литературы. 
     Самым значимым документом среди источников является Конституция Российской Федерации[1]. В ней видна соподчиненность основных видов документов: законов, указов Президента и постановлений Правительства РФ.
     Некоторые вопросы документирования нашли отражение в различных кодифицированных законах (кодексах) Российской Федерации.
     В частности, много статей, посвященных документам, можно найти в Гражданском  кодексе РФ[2],  регулирующем  гражданские  правоотношения и устанавливающем виды и разновидности документов, создаваемых в процессе этих правоотношений.
     Не меньше указаний на порядок документирования и особенностей оформления   видов документов содержит Трудовой   кодекс РФ[3] . Здесь перечислены законодательные и нормативные правовые акты, в которых регулируются трудовые отношения. Большой раздел Трудового кодекса посвящен важнейшему документу, устанавливающему трудовые правоотношения, - трудовому договору, требования к которому расписаны очень подробно. В статье 66 есть указания еще на один важнейший вид документа - трудовую книжку. Статья перечисляет основные сведения, вносимые в этот документ.
     Также Трудовой кодекс РФ перечисляет виды документов, представляемые при заключении трудового договора и виды документов, создаваемые службой кадров при оформлении трудовых взаимоотношений.
     Далее следует отметить, что федеральные законы Российской Федерации являются актами высшей правовой значимости, и закрепленные в них нормы обязательны к применению в той области деятельности, на которую эти законы распространяются.
     Федеральный Закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» принят на основании прямого указания п. 3 ст. 87 ГК РФ и является специальным актом гражданского законодательства, регулирующим правовое положение общества с ограниченной ответственностью, права и обязанности его участников, а также  порядок создания, реорганизации и ликвидации общества. 
     Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»[5] является основополагающим в работе с документами, обеспечивает принципы работы с документами, устанавливает права владельца информации как продукта и товар, определяет порядок доступа и использования, защиты информации и права субъектов и информационных процессах.
     Федеральный закон «Об электронной подписи»[6]. Документ регламентирует использование электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, при совершении иных юридически значимых действий. Закон определяет виды электронных подписей, принципы использования электронной подписи, условия признания электронных документов, подписанных электронной подписью, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, полномочия федеральных органов исполнительной власти в сфере использования электронной подписи, обязанности участников электронного взаимодействия, а также права и обязанности удостоверяющего центра и владельца квалифицированного сертификата.
     ФЗ РФ «О   государственном   языке   Российской Федерации»[13] устанавливает, что русский язык как государственный язык Российской Федерации подлежит обязательному использованию в документировании деятельности органов власти, в сфере рекламы, а также в ряде других случаев.
     Чрезвычайно важным является Федеральный закон «Об архивном деле в РФ»[14], который регулирует отношения в сфере хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности. 
     Федеральный закон «О персональных данных»[7] регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных с использованием средств автоматизации или без использования таких средств.
     Перечень федеральных нормативно – методических материалов  по документационному обеспечению возглавляет Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)[13], представляющая собой документ, отражающий совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и организациях. Учитывая, что данный документ вступил в силу более 20 лет назад, в настоящее время его положения применяются в части, не противоречащей положениям российского законодательства и более поздних нормативно-правовых актов по вопросам делопроизводства (ДОУ). 
     Достаточно новым нормативно-методическим документом в области ДОУ являются Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти[14]. Правила отражают все вопросы организации делопроизводства, и хотя они предназначена в первую очередь для министерств и ведомств, ими могут воспользоваться службы ДОУ организаций любых форм собственности. Также в Правилах делопроизводства прописаны основные термины и понятия по ДОУ, даны  требования к созданию документов, к документообороту,  особенности работы с электронными документами.
     К Правилам делопроизводства Росархив разработал и утвердил Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти[17]. Методические рекомендации рассчитаны на применение подразделениями федеральных органов исполнительной власти, ответственными за организацию и ведение делопроизводства при разработке ими инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти. Но ими могут пользоваться службы ДОУ организаций любых форм собственности. 
     Кроме перечисленного совсем недавно появился новый нормативно-методический документ – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указаниями сроков хранения[16], утвержденный Министерством культуры в августе 2010 года. Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.
     Немаловажным нормативно-методическим документом в области хранения документов являются «Основные правила работы архивов организаций»[15]. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами. 
     «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих»[24] является нормативным документом и рекомендуется для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм для наименования должностей и предъявляемых к ним квалификационных требований. На основе квалификационных характеристик разрабатываются должностные инструкции для конкретных работников, а также производятся записи в трудовые книжки о наименовании должности работника.
     Ряд национальных государственных стандартов устанавливает правила оформления документов. Так, в настоящее время действует утвержденный Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65 ГОСТ Р 6.30-2003[22], устанавливающий правила оформления реквизитов документов, в том числе реквизитов бланков, требования к текстам организационно-распорядительных документов, а также раскрывающий порядок адресования, согласования, подписания, утверждения документов. Впервые стандарт носит рекомендательный характер, что обусловлено современным законодательством.
     Кроме унифицированных форм и унифицированных систем документации Госстандарт в разное время утвердил еще ряд государственных стандартов, применяемых в делопроизводстве.
     ГОСТ 17914-72[28] разработан с целью установления требований к оформлению обложки дел постоянного и длительных сроков хранения, его положения используются при подготовке документов к сдаче в архив.
     Стандартизация терминологии является общегосударственной формой регулирования языка в научной и технической деятельности. Термин представляет собой форму существования понятия, а терминология – систему терминов, соответствующих системе понятий. ГОСТ Р 51141-98[29] нормативно закрепляет термины, используемые в делопроизводстве и архивном деле и их определения. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007[30], используя принятую международную терминологию, более полно, чем это было принято ранее, описывает требования к организации ДОУ и работы с документами в организации. 
     
     
     Степень разработанности темы исследования
     При написании дипломной работы были так же использованы труды известных специалистов в области документоведения.
     В книге  под редакцией  Т. В. Кузнецовой рассматриваются организация делопроизводственного обслуживания, порядок составления документов и требования к их оформлению, организация работы с документами на всех стадиях их жизненного цикла, организация текущего хранения документов, а также в общем виде нормативно-методическая база делопроизводства[16 c.35-37]. Кроме того, косвенно затрагивается проблематика автоматизации делопроизводства. Отметим, что книги авторства  Т.В. Кузнецовой постоянно переиздаются, актуализируются в соответствие с изменениями в законодательстве и практике работы с документами[16 c.35-37].
     В учебнике И. Н. Кузнецова -  обобщены и систематизированы вопросы теории и практики современного документоведения и делопроизводства, рассмотрены современная нормативно-методическая база, основные понятия и терминология, общие правила работы с документами[16 c.35-37]. Дана характеристика особенностей подготовки, оформления и ведения внутренних и внешних документов, раскрыты способы и методы документационного обеспечения управления и делопроизводства, представлена информация, необходимая для подготовки служебных документов и ведения переписки, работы с персональным компьютером, решения других вопросов, возникающих в повседневной работе. Особое внимание уделено правилам оформления служебных документов в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
     В учебном пособии В. И. Андреевой дается системное представление о составе управленческой документации, приводятся требования к административному (общему) делопроизводству, а также к некоторым специальным системам делопроизводства: по обращениям граждан и кадровому делопроизводству[1 c.215]. Подготовлено с учетом порядка осуществления в российских организациях государственного и муниципального контроля.
     Также при написании дипломной работы были использованы специализированные периодические издания, на страницах которых публикуются статьи специалистов в области делопроизводства и компьютерной безопасности, юристов, правоведов, посвященные различным аспектам работы с документами, а также рассматриваются практические вопросы построения оптимальной системы документационного обмена в организации. При написании работы были проработаны такие журналы, как: «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Делопроизводство и документооборот на предприятии», «Управление персоналом». 
     В некоторых статьях приводятся правила и образцы оформления некоторых видов документов, например, статья Е. М. Каменевой [18 c. 25] или статья Л. В. Санкиной[19 c. 23], Н. Бекеш[7 c.49], напечатанные в журнале «Делопроизводство и документооборот на предприятии».
     Важным аспектом изучаемой темы является нормативно-правовое регулирование делопроизводства. Законодательно-нормативное и локальное регулирование делопроизводства и документооборота, изменения в нем рассматриваются во многих публикациях, среди которых можно выделить статьи М. А. Храмцовской [28 c.19-20], В. Ф. Янковой[29], В. И. Андреевой[1], М. В. Ларина, В. Ф. Янковой, В. А. Танонина[18 c. 25-28].
     Для более полного раскрытия темы дипломной работы, более  глубокого анализа документационного обеспечения управления,  были использованы неопубликованные источники рассматриваемой организации: организационные, распорядительные и информационно – справочные документы ООО «Тея».
     Структура дипломной работы логически связана с поставленными целями и задачами. Дипломная работа состоит из Введения, трёх глав, Заключения и Списка использованной литературы.
     Научное значение данной работы заключается в том, что впервые были подвергнуты анализу особенности составления и оформления документов и организация работы с документами  в ООО «Тея».
     Практическая значимость исследования заключается в том, что полученные результаты анализа исследуемой проблемы, сформулированные выводы, практические рекомендации позволят  откорректировать  и усовершенствовать работу по ДОУ в ООО «Тея».
     Кроме того, представленные в данном исследовании материалы и выводы можно использовать при анализе деятельности аналогичных учреждений с целью определении направлений их совершенствования.



















ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИКО – МЕТОДОЛГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ 
     
     1.1. Понятие, сущность и система управления документами
     
     Государственный стандарт «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98», утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 февраля 1998 года №28 (далее - ГОСТ Р 51141-98) устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.[11]
     В соответствии с названным стандартом делопроизводство - это «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами» (пункт 2.1.1. ГОСТ Р 51141-98). [11]
     Соответственно, кадровое делопроизводство - это более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.
     Кадровая документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала.
     В соответствии с государственным стандартом понятие «документ» определяется как «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (подпункт 3 пункта 2.1. ГОСТ Р 51141-98).[11]
Документированная информация составляет основу управления.
     Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. 
     Документы и документированная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.
     Можно сделать вывод о том, что понятия «управление», «делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.
     Итак, кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.[4 c.520]
     Движение персонала - одна из базисных категорий управления персоналом, под которой, как правило, понимают: 
     * прием на работу; 
     * перевод на другую работу; 
     * предоставление отпуска; 
     * увольнение.
     Документальное оформление кадровых процедур - неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.
     К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное внимание и значимость «бумажному управлению». Часто об учете кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. [3 c. 71]
     В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения работодателя, соответствующих должностных лиц или организации к ответственности.
     Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствии с действующим трудовым законодательством.
     Кадровое делопроизводство - для работодателей всегда актуальный вопрос, который требует хороших знаний трудового законодательства, правил ведения и оформления документов, - недооценивать его нельзя.
     О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ имеет юридическую и даже коммерческую ценность. С помощью некоторых кадровых документов, используемых в качестве важных письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде.[3 c.56]
     Например, организация для подтверждения налоговых льгот по налогу на прибыль и налогу на имущество может представить следующие кадровые документы: штатное расписание, расчетные ведомости по зарплате, приказы по кадрам, копии трудовых книжек, Табель учета рабочего времени.
     Важность кадровой документации подтверждается, прежде всего, тем, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Документируя трудовые отношения, подавляющее большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.
     Особое внимание следует уделять ведению трудовых книжек, которые в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) [1]являются основным документом для расчета трудового и страхового стажа работника. В случае потери трудовой книжки другие кадровые документы (приказ о приеме и увольнении, трудовой договор, личная карточка, книга учета движения трудовых книжек, расчетные и платежные ведомости и др.) могут помочь работнику подтвердить трудовой стаж документально.
     В целом от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение социальных, пенсионных и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам.
     Так, исходя из Определения Верховного Суда Российской Федерации от 16 января 2004 года №48-Г03-13 [34]видно, что суд при разрешении спора по поводу права на получение социальной поддержки, предусмотренной Указом Президента Российской Федерации от 23 августа 2000 года №1563 «О неотложных мерах социальной поддержки специалистов ядерного оружейного комплекса Российской Федерации», руководствовался, прежде всего, положениями должностных инструкций, в том числе характеристик работ, описывающих непосредственные виды деятельности, осуществляемые работниками, а не устными доводами истцов. 
     Поэтому работодателю при разработке и ведении кадровых документов необходимо руководствоваться нормативным правовым актом, предоставляющим льготы и гарантии работникам, соблюдая все требования к оформлению кадровой документации и учитывать возможные негативные последствия для своих работников в случае нарушения этих правил.
     Итак, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:
     * документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;
     * построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам управления.
     * выстроить и закрепить документально единые принципы корпоративных отношений;
     * регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. [7 c.370]
     Ведение кадровых документов позволяет добиться «баланса интересов» работодателя и работников путем четкой регламентации: 
     * чем конкретно должен заниматься каждый работник (например, в должностных инструкциях) и каковы функции работодателя;
     * создать организационно-правовые основы трудовых отношений, как для работников, так и для работодателя. [7 c.770]
     С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой - направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. 
     Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.
     Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам. 
     Однако, основной смысл кадровой документации - в придании большей прозрачности трудовому процессу. Вся система кадровой документации устанавливает определенные «правила игры», при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. 
     Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.
     В процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация». 
     Следует отметить, что для большинства специалистов кадровой службы и руководителей является загадочным следующий вопрос: 
     * Что составляет систему кадровых документов ? 
     * И какие из кадровых документов являются обязательными для каждого работодателя ?
     В специальной литературе комплекс кадровых документов систематизируется по различным признакам.[2 c.546]
     Например, по целевой принадлежности выделяют две большие группы кадровых документов:
     1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».[13]
     2. Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о структурном подразделении, должностные инструкции, Структура и штатная численность, Штатное расписание). В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года № 299,[35] эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».
     Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по типичным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:
     1. Документация по приему на работу:
     * Заявление о приеме на работу;
     * Контракт о назначении на должность;
     * Приказ о приеме на работу;
     * Протокол общего собрания трудового коллектива о
     приеме на работу.
     2. Документация по переводу на другую работу:
     * Заявление о переводе на другую работу;
     * Представление о переводе на другую работу;
     * Приказ о переводе на другую работу.
     3. Документация по увольнению с работы:
     * Заявление об увольнении;
     * Приказ об увольнении;
     * Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.
     4. Документация по оформлению отпусков:
     * График отпусков;
     * Заявление о предоставлении отпуска;
     * Приказ о предоставлении отпуска.
     5. Документация по оформлению поощрений:
     * Представление о поощрении;
     * Приказ о поощрении;
     * Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.
     6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:
     * Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
     * Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
     * Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
     * Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.
     В реальности состав кадровых документов может быть значительно шире или может быть приспособлен к специфике труда у конкретного работодателя.
     Типовые формы некоторых документов и в целом порядок ведения кадрового делопроизводства определяется работодателем самостоятельно в рамках локального нормотворчества с учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации труда.
     Для регламентации документооборота в целом работодателю можно рекомендовать принять локальный нормативный акт - например, Положение о документообороте или Инструкцию по делопроизводству, регулирующую перечень основных документов с распределением ответственности за их ведение, учет, хранение, а также порядок и сроки движения документов (как внутренних, так и внешних).
     Документирование трудовых отношений занимает важное место в трудовом законодательстве.
     Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает необходимость документирования трудовых правоотношений:
     * трудовой договор должен быть заключен в письменной форме (статья 67 ТК РФ)[1];
     * прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, с которым работник знакомится под роспись (статья 68 ТК РФ)[1];
     * на всех работников ведутся трудовые книжки (статья 66 ТК РФ)[1];
     * по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы[1]; 
     * выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое) (статья 62 ТК РФ)[1];
     * обязательное издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания (статья 193 ТК РФ)[1];
     * прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (статья 84.1. ТК РФ)[1].
     Сюда же можно отнести унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, ведение которых согласно пункту 2 Постановления Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»[13] обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности.
     В настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров:
     * №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»;
     * №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»; 
     * №Т-2 «Личная карточка работника»;
     *  №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего»;
     * №Т-3 «Штатное расписание»; 
     * №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника»; 
     * №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»; 
     * №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»; 
     * №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;
     * №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»;
     *  №Т-7 «График отпусков»;
     *  №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»;
     *  №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»;
     *  №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;
     *  №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;
     *  №Т-10 «Командировочное удостоверение»;
     *  №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;
     *  №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,
     * №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».
     Кроме того, Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 утверждены унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда[13]:
     * №Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда», 
     * №Т-13 «Табель учета рабочего времени», 
     * №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», 
     * №Т-51 «Расчетная ведомость», 
     * №Т-53 «Платежная ведомость», 
     * №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», 
     * №Т-54 «Лицевой счет», 
     * №Т-54а «Лицевой счет (свт)», 
     * №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», 
     * №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», 
     * №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудо.......................