Нормативно – правовая основа деятельности в области организации работы с документами в Правительстве Хабаровского края

40



																Федеральное государственное бюджетное образовательное  учреждение высшего образования 

																«РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА

																 И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ 

																при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»

																ДАЛЬНЕВОСТОЧНЫЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ

																

																

																

																Факультет государственного и муниципального управления

																Направление подготовки бакалавров 38.03.04 «Государственное и муниципальное управление»

																Профиль -

																Выпускающая кафедра государственного и муниципального управления и служебного права









ОТЧЁТ

о прохождении преддипломной практики





Бочкаревой Марины Николаевны





4 курса обучения                                                                                 учебная группа 141Б





Место прохождения: Управление по организации работы с документами Губернатора и  Правительства Хабаровского края, Хабаровск, ул. К.Маркса, д. 56





Срок прохождения практики: с 1.05.2017 г. по 28.05.2017 г.









Руководители практики:



От вуза: Надежда Васильевна Медведева, к.э.н., доцент



От базы практики: Елена Юрьевна Добряк, зам. начальника отдела делопроизводства и архива управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края 




СОДЕРЖАНИЕ





Введение…………………………………………………………………………

3

Общая характеристика базы практики управления по организации работы с документами Губернатора и  Правительства Хабаровского края…………………………………………………………….





5

Нормативно – правовая основа деятельности в области организации работы с документами в Правительстве Хабаровского края……………………………………………………………………………….





10

Анализ и специфика организации работы с документами в Правительстве Хабаровского края…………………………………………..



16

Разработка мероприятий по совершенствованию организации работы с документами в Правительстве Хабаровского края…………….



27

		Заключение………………………………………………………………………

39

Библиографический список…………………………………………………..

41










ВВЕДЕНИЕ 





Организация работы с документами является одной из важнейших частей процессов принятия управленческих решений в Управлении по организации работы с документами Губернатора и Правительства Хабаровского края, влияющих на само качество управления, а так же его оперативность.

Совершенствование работы с документами в управленческой деятельности предполагает отсутствие разного рода затруднений при составлении документов, расположение всех реквизитов на нем, путём использования унифицированных форм. Так же быстроту передачи информации на оперативном этапе создания и оформления документов, а далее работа по исполнению управленческого решения, что существенно экономит временные, трудовые и материальные ресурсы.

Если в управлении отсутствует четкая организация работы с документами, то могут появиться документы низкого качества, касаемо оформления, так же полноты и ценности содержащейся в ней информации, вследствие чего увеличение срока их обработки.

Все это может привести к увеличению сроков принятия решений и к неверным решениям, а так же ухудшению качества управления.

Актуальность данной темы выражена в недостаточной проработке проблемы совершенствования документирования в управленческой деятельности, что ведет к снижению эффективности труда.

В одной из работ Т.В Кузнецовой «Делопроизводство» большое внимание уделяется рассмотрению основных требований к оформлению, а так же составлению документов на основе ГОСТа. Оформлению организационно-распорядительных документов, так же «жизненный цикл» документа с момента его получения и до отправки, а так же порядок текущего хранения документов и проведение экспертизы ценности работы с кадровыми документами. 

Теоретико-методологическая основа и эмпирическая база. Теоретическую основу отчета составили принципы и положения теории государственного и муниципального управления, а так же основы документационного обеспечения в управления. Основными методами исследования, является совокупность методов: системного анализа, статистический, нормативный метод, метод опроса экспертов и наблюдения.

В качестве эмпирической базы использовались Конституция РФ, федеральные нормативно-правовые акты, а так же акты Хабаровского края, официальные статистические данные, материалы Правительства Хабаровского края.

Хронологические рамки определяются периодом с 2014 года по 2016 год.


ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА БАЗЫ ПРАКТИКИ УПРАВЛЕНИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ 







Правительство края является коллегиальным и постоянно действующим высшим исполнительным органом государственной власти Хабаровского края.

Обеспечивает реализацию полномочий исполнительной власти Хабаровского края, осуществление задач социально - экономического развития, исполнение на территории Хабаровского края Конституции Российской Федерации, федеральных законов, нормативных правовых актов Президента и Правительства Российской Федерации, Устава Хабаровского края, краевых законов и иных нормативных правовых актов края. 

Аппарат является структурным органом, образованным для обеспечения деятельности Губернатора края как высшего должностного лица края и Правительства края как постоянно действующего высшего органа исполнительной власти края и организации контроля за выполнением принятых ими решений. Взаимодействует с Законодательной Думой края и обеспечивает совместно с органами исполнительной власти и другими государственными органами края реализацию полномочий Губернатора и Правительства края.

Аппарат Губернатора и Правительства Хабаровского края образован для организационного, административно-правового, кадрового обеспечения деятельности Губернатора и Правительства Хабаровского края, реализации государственной национальной политики, взаимодействия с ФОИВ и ОМСУ, другими государственными органами и организациями, организации контроля за выполнением исполнительными органами государственной власти решений, принятых Губернатором и Правительством Хабаровского края. 

Для выполнения возложенных на аппарат функций в его состав включаются следующие структурные подразделения: главные управления, управления, службы, отделы и секторы. 

Управление по организации работы с документами Губернатора и Правительства края является структурным подразделением аппарата, созданным в целях организационно-технического, информационного и документационного обеспечения деятельности Губернатора и Правительства края по вопросам, отнесенным к компетенции Управления.

Управление в соответствии с основными задачами и в пределах предоставленных полномочий осуществляет следующие функции:

Организует делопроизводство и осуществляет контроль за его состоянием в аппарате Губернатора и Правительства края, министерствах края, иных органах исполнительной власти края.

Вносит предложения по совершенствованию автоматизированной системы документационного обеспечения управления в аппарате Губернатора и Правительства края, применению новых технологических приемов, сокращающих объем бумажного документооборота.

Разрабатывает, внедряет и совершенствует единую нормативную правовую базу, регулирующую деятельность Управления, структурных подразделений аппарата, министерств края, иных органов исполнительной власти края по вопросам документационного обеспечения, подготовки и оформления проектов нормативных правовых актов Губернатора края, Правительства края.

Осуществляет подготовку проектов актов Губернатора края, Правительства края для представления на подписание Губернатору, Председателю Правительства края, а также регистрацию и выпуск подписанных документов.

Создает электронную базу постановлений и распоряжений Губернатора края, Правительства края.

Обеспечивает хранение официальных текстов (оригиналов) постановлений и распоряжений Губернатора края, Правительства края.

Осуществляет подготовку методических материалов и предложений по вопросам информационного и документационного обеспечения, работы с документами.

Определяет порядок прохождения и обработки документов и материалов, поступающих в адрес Губернатора края, Правительства края, а также исходящей корреспонденции Губернатора и Правительства края и т.д.

Управление по организации работы с документами Губернатора и Правительства края осуществляет контроль за исполнением: документов с конкретными сроками исполнения, поступивших в адрес первых заместителей Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства, министров, возглавляющих министерства края, находящиеся на документационном обеспечении аппарата Губернатора и Правительства .

Управление возглавляет начальник, который назначается на должность и освобождается от должности Губернатором края.

Начальник Управления непосредственно подчиняется первому заместителю Председателя Правительства края - руководителю аппарата Губернатора и Правительства края, по вопросам организации деятельности Управления и первому заместителю руководителя аппарата Губернатора и Правительства края. Права и обязанности начальника Управления устанавливаются служебным контрактом и должностным регламентом .

Начальник Управления:

- организует мероприятия по повышению квалификации работников Управления;

- ведет работу по подбору на конкурсной основе и согласованию в установленном порядке кадров сотрудников Управления;

- организует работу и осуществляет контроль за соблюдением установленных требований по защите информации ограниченного доступа, обрабатываемой в информационных системах структурных подразделений Управления;

- заверяет простой печатью Управления документы, подписанные руководителями структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края, не требующие постановки гербовой печати и т.д.

В структуру Управления входят: отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края, отдел делопроизводства и архива, отдел электронного оформления документов и копировально-множительных работ, секретариат, сектор ответственных дежурных. Подробную структуру рассмотрим в Таблице 1.1.



Таблица 1.1 - Структура управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства Хабаровского края

Начальник управления 

Заместитель начальника управления 

Отдел подготовки и выпуска документов Губернатора и Правительства края  

Отдел делопроизводства и архива 

Отдел электронного оформления документов 



Сектор подготовки НПА Губернатора и Правительства края 

Сектор ведения реестра НПА Губернатора и Правительства края и предоставления государственной услуги 

Сектор контрольно-аналитической работы и архива 

Сектор ответственных дежурных 

Источник: составлено на основе изучения официального сайта Правительства Хабаровского края [Электронный ресурс]-  Режим доступа: https://www.khabkrai.ru/



Государственные гражданские служащие и специалисты Управления осуществляют свою деятельность в соответствии с должностными регламентами, должностными инструкциями.

Для эффективной деятельности Правительства Хабаровского края и Управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края была утверждена Инструкция по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Регламентом Правительства Хабаровского края, утвержденным постановлением Правительства Хабаровского края от 20 июля 2006 г. N 117-пр, законами Хабаровского края, постановлениями и распоряжениями Губернатора края, Правительства края.

Данная инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края.

Таким образом, рассмотрев деятельность Правительства Хабаровского края и Управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края можно сделать вывод, что управление выполняет значимые функции в документообороте Правительства. 




НОРМАТИВНО – ПРАВОВАЯ ОСНОВА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ОБЛАСТИ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ





В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами.

Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством, которое осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.

Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.

Законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Рассматриваются органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации.

Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.). Они регламентируют вопросы документационного обеспечения ведомственного характера.

Технические регламенты и национальные стандарты в области документационного обеспечения управления. Оформление документов как правило регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы. 

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов. 

Унифицированные системы документации.

Государственная система документационного обеспечения управления и т.д.

Правовую основу деятельности Управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края составляют:



Таблица 2.1 – Нормативно-правовая база деятельности Управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства края

Нормативно-правовой акт

Содержание

Конституция Российской Федерации, федеральные законы, иные нормативные правовые акты Российской Федерации

Основной закон, определяющий права граждан РФ в информационно-документационной сфере, в ч.4, ст. 29 которой значится: «Каждый гражданин имеет право свободно искать, получать, передавать и распространять информацию любым легитимным способом».



Продолжение таблицы 2.1 



Нормативно-правовой акт

Содержание

Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

Закон описывает  способы распространение или предоставление информации, документирование и ограничение доступа к информации.

Федеральный закон от 09.02.2009 N 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» 

Действия распространяются на отношения, связанные с обеспечением доступа пользователей информацией к информации о деятельности государственных органов и ОМСУ.

Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 (ред. от 26.04.2016) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»

Данным постановлением утверждены Правила делопроизводства в ФОИВ.  Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Приказ Росархива от 23.12.2009 N 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»

Рекомендации применяются в целях оптимизации процедуры и порядка разработки ФОИВ инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания. 













Продолжение таблицы 2.1 

Устав Хабаровского края, законы Хабаровского края

Управление по организации работы с документами осуществляет свою деятельность в соответствии с Уставом края.

Регламент Правительства Хабаровского края, утвержденный постановлением Правительства Хабаровского края от 20 июля 2006 г. N 117-пр

Содержится исчерпывающая информация о деятельности правительства края, а так же аппарата, включая детальный функционал Управления по организации работы с документами и других.

Положение об управлении по организации работы с документами Губернатора и Правительства Хабаровского края 

Определяет порядок организации деятельности и компетенцию управления по организации работы с документами Губернатора и Правительства Хабаровского края

Источник: составлено на основе изучения официального сайта Правительства Хабаровского края [Электронный ресурс]-  Режим доступа: https://www.khabkrai.ru/



Специфические нормативно – правовые акты в области организации работы с документами в Правительстве Хабаровского края:

	Положение о системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края  от 22 апреля 2015 г. № 83-пр. Определяет порядок использования системы электронного документооборота Правительства Хабаровского края, а так же правила работы с документами в СЭД.

	Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 17 сентября 2012 г. N 465-р «О работе с электронными документами в аппарате Губернатора и Правительства края, министерствах края, иных органах исполнительной власти края»

Таблица 2.2 – Специфические нормативно – правовые акты в области организации работы с документами в Правительстве Хабаровского края

Нормативно-правовой акт

Содержание

Положение о системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края, утвержденное постановлением Правительства Хабаровского края от 22 апреля 2015 г. N 83-пр

Описывает основные принципы ведения СЭД, а так же порядок подключения и использование электронной подписи, регистрацию документов в СЭД и так далее.

Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края, утвержденная распоряжением Губернатора Хабаровского края от 15 ноября 2013 г. N 610-р 

Данная инструкция устанавливает требования к функционированию служб ДОУ, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края.

Источник: составлено на основе изучения официального сайта Правительства Хабаровского края [Электронный ресурс]-  Режим доступа: https://www.khabkrai.ru/



Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию деятельности государственных организаций, к оформлению тех или иных видов документов, их содержанию и структуре текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.


АНАЛИЗ И СПЕЦИФИКА ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ





В соответствии с данными о документообороте Правительства края в период с 2014-2016 года, обработанного входящих и исходящих документов 310 740 эти документы были зарегистрированы или обработаны в СЭД, данные для наглядности представлены на рисунке 2.1. В основе такого электронного документооборота лежат технологии управления потоками информации и документов. 

Рисунок 3.1 – Количество исходящей и входящей документации в Управлении по организации работы с документами

Источник: составлено на основе отчетов Управления по организации по работе с документами Губернатора и Правительства Хабаровского края 



Можно заметить тенденцию увеличения документооборота, как бумажного, так и электронного, что сказывается на качестве обработки поступающей документации. Основными причинам роста объема документооборота в Правительстве Хабаровского края можно выделить: рост количества обращений граждан на 7% в отношении 2016 года к 2015 году; возможность обращения в ФОИВ по информационно-телекоммуникационным каналам (электронная почта, интернет-сайта органа власти, Портал госуслуг) рост составил 5% на 2016 год; осуществление согласительных процедур по проектам НПА (помимо системы МЭДО) так отмечается тенденция увеличения на 3,4 % на 2016 год.

В Управлении по организации работы с документами, а так же во всех министерствах края, управлениях, комитетах, а так же муниципальных образованиях внедрена информационная система СЭД. Для быстрого и эффективного обмена информацией между участниками.

СЭД является государственной информационной системой края, предназначенной для обеспечения обмена юридически значимыми электронными документами между пользователями, участниками СЭД.

Ключевые функции СЭД:

Регистрация, рассмотрение, исполнение входящей корреспонденции.

Подготовка проекта, согласование, подписание, регистрация, отправка исходящей корреспонденции.

Подготовка проекта, согласование, подписание, утверждение, регистрация, исполнение внутренних документов. 

Рассылка документов на ознакомление. 

Формирование отчетов по движению и исполнению документов.

Контроль исполнения поручений. 

Списание документов «в дело». 

В системе электронного документооборота участвуют, органы исполнительной власти, законодательной, так же органы местного самоуправления, краевые и бюджетные учреждения, а так же другие организации. 12 февраля 2011 г. распоряжением Правительства РФ № 176-р был утвержден «План мероприятий по переходу ФОИВ на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности», согласно которому Минкомсвязи России всего за полтора месяца должно было создать государственные требования к системам электронного документооборота. Ставилась задача привести системы электронного документооборота в соответствие с государственными требованиями.

Рассмотрим, как возросло количество участников СЭД в Хабаровском крае.



Рисунок 3.2 – Количество участников СЭД Хабаровского края

Источник: составлено на основе отчетов Управления по организации по работе с документами Губернатора и Правительства Хабаровского края 



По сравнению с 2015 годом динамика замедлилась, с 2015 года произошел рост участников на 13%, а в 2015 на 32%. В первую очередь на это повлияли общеэкономические факторы. Кроме того, наблюдалось сокращение количества новых внедрений. 

Документы, которые поступают в Правительство края, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, затем регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, потом происходит передача непосредственно исполнителям и после исполнения помещаются в дела. 

Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение губернатору, руководителю подразделений, должностным лицам. Документы с указаниями по их исполнению передаются управлением по организации работы с документами исполнителям.

	Особенностью является то что, участникам СЭД при взаимодействии с другими участниками СЭД запрещается создавать на бумажном носителе документы, для которых определена обязательность их создания в электронном виде, за исключением случаев возникновения обстоятельств непреодолимой силы, ведущих к невозможности использования системы пользователем, участником СЭД.

	Рассмотрим количество документов переданных на архивное хранение.

	

Рисунок 3.3 – Количество переданных на архивное хранение документов в Хабаровском крае

Источник: составлено на основе отчетов Управления по организации по работе с документами Губернатора и Правительства Хабаровского края 



На Рисунке 3.3 можно увидеть тенденцию снижения числа документов переданных на постоянное хранение в архив Хабаровского края. Это обусловлено мерами совершенствование документооборота в Хабаровском крае, которые направленны на снижение количества бумажного документооборота. Что касается документов переданных в электронной форме, таких документов в течении исследуемого периода не отмечалось.

Нельзя не сказать о юридической значимости документа в СЭД, под ней понимается присущее ему свойство, позволяющее выносить заключение о подлинности документа, на основании которого он может применяться в правоотношениях, вызывать правовые последствия, использоваться при совершении юридически значимых действий или являться результатом таких действий.

Юридическая значимость процессов в СЭД обеспечивается юридической значимостью документов в СЭД, порождаемых этими процессами или сопровождающих эти процессы.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных законодательством для аналогичных документов на бумажных носителях в установленном порядке.

Для того чтобы понять суть всей работы в СЭД нужно рассмотреть основные моменты данной информационной системы. Для начала следует пройти авторизацию, для того что бы войти в систему нужно открыть Internet Explorer. При входе система запрашивает логин и пароль. После успешного входа в систему происходит выход на стартовую страницу, на которой в виде закладок представлены все предлагаемые системой возможности по работе в системе для пользователя. Работа в системе состоит из исполнения текущих задач по процессу (заполнение полей формы соответствующей задачи и дальнейшей маршрутизации документа в соответствии с процессом), формирования различных отчетов (предустановленных или нет), ведения пользовательских справочников, управления настройками пользователя в системе и т.д.

Что касается навигации в системе, она представлена в виде двухуровневой системы закладок. Верхняя часть экрана содержит две горизонтальные панели. На верхней панели отображается список разделов: «Рабочие страницы», «Журналы», «Отчеты», «Справочники», «Справка», «Настройка», «Выход». При переходе в конкретный раздел на нижней панели отображается список закладок, относящихся к выбранному разделу. Так, например, для раздела «Рабочие страницы» это закладки: «Мои задачи», «Мой контроль», «Срочные резолюции» и др.

Внутри закладки может еще отображаться навигационная цепочка ссылок в случае, если информация внутри закладки предполагает несколько последовательно расположенных экранов. Такая навигационная цепочка дает возможность легко перейти по ссылке в цепочке на необходимый экран.

Существует такое понятие документационное обеспечение управления, которое практически равнозначно понятию «делопроизводство». Основным документом в делопроизводстве является документ: ГОСТ Р 51141-98. В целом делопроизводство классифицируется на 3 этапа:

Документирование (производство документации)

Документооборот (ведение учёта, передача документации)

Архив («архивное дело», то есть хранение документации) о нем и пойдет далее речь.

Рассмотрим раздел «Архив», он предназначен для систематизации и классификации документов путём группирования их в дела  для последующего хранения и использования документов в архивах. Раздел обеспечивает следующую функциональность:

Ведение номенклатуры дел.

Создание номенклатуры дел на следующий год.

Формирование отчётов (описи дел, итоговой записи к полной описи, описи дел постоянного хранения, описи дел временного (свыше 10 лет) хранения, акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению).

 

Рисунок 3.4 – Визуализация раздела «Архив»

Источник: программа СЭД Правительства Хабаровского края 



Закладке «Номенклатура дел» в виде интерактивного отчета, позволяющего настроить себе удобный вид представлений, отображается систематизированный перечень наименований дел с указанием сроков их хранения (номенклатура дел).



Рисунок 3.5 – Визуализация раздела «Номенклатура дел»

Источник: программа СЭД Правительства Хабаровского края 



Предоставляется возможность фильтра дел по месту регистрации (канцелярии), где ведётся учёт дел и документов дел: после того, как пользователь выбирает нужное место регистрации из выпадающего списка, в отчете отображаются дела, относящиеся только к этому месту регистрации.



Рисунок 3.6 – Визуализация раздела «Номенклатура дел»

Для открытия дела необходимо «Открыть дело».

Источник: программа СЭД Правительства Хабаровского края 





Рисунок 3.7 – Визуализация раздела «Номенклатура дел», функции открыть дело

Источник: программа СЭД Правительства Хабаровского края 



Для регистрации реквизитов дела и входим во вкладку «Сохранить дело», после чего программа автоматически возвращает в список дел. При открытии дела в его статусе устанавливается значение «Активное».

Не смотря, на существующую закладку, функцию это является не эффективным примером «Архива», так как процесс работы с документом достаточно трудоемкий, цикличный и включает в себя множество стадий, нет единого понятия, где и кем должен быть включен в «Архив» данный документ. 

Поэтому данную функцию в силу, того, что она не закреплена нормативно или методически, в большинстве случаев игнорируют. Так же следует сказать об обработке электронного документа, его помещения в архив, с последующей экспертизой ценности, а так же уничтожением или передачей в гос. архив, к сожалению, эти мероприятия не прописаны нормативно, даже на уровне РФ. Но уже сейчас существуют предпосылки к организации этого цикла жизни электронного документа.

В настоящее время в Российской Федерации отсутствует полноценная нормативная основа и единые подходы к хранению и использованию электронных документов, что приводит к дублированию электронных и бумажных технологий, тормозит переход к эффективному безбумажному взаимодействию субъектов СЭД как между собой, так и с их участниками. 



Рисунок 3.8 – Количество дублируемых документов в СЭД в Правительстве Хабаровского края

Источник: составлено на основе отчетов Управления по организации по работе с документами Губернатора и Правительства Хабаровского края 



На рисунке 3.8 можно увидеть, что количество дублируемых документов остается и в течении исследуемого периода практически не меняется. Документы поступающие в Управление по организации работы с документами в СЭД обязательно регистрируются в системе в таком документе обязательно должна быть ЭЦП, проблемой остается извлечение этой подписи из базы, для передачи документа в архив. В основном такой документ печатается вместе с ЭЦП, которая на бумажном носителе не имеет юридической силы.

В процессе изучения происходящих в Правительстве Хабаровского края процессов можно выделить следующие проблемы:

Отсутствие архивного хранилища документов в должном виде, позволяющее дальнейшее существование электронного документа в режиме долговременного хранения.

Признание юридической силы электронного документа в процессе его долговременного хранения.

Экспертиза ценности электронных документов.

В Управлении по работе с документами, а так же во всех министерствах края, управлениях, комитетах, а так же муниципальных образованиях внедрена информационная система СЭД. Для быстрого и эффективного обмена информацией между участниками.

Отсутствие архивного хранилища документов в должном виде, позволяющее дальнейшее существование электронного документа в режиме долговременного хранения.

Хранение электронного документа в Правительстве Хабаровского края в режиме долговременного хранения осуществляется в специализированной информационной системе СЭД, но представляет собой данный архив, не что иное, как базу данных. 



При анализе особенностей Управление по работе с документами, была рассмотрена информационная система – СЭД. Рассмотрен механизм работы базы документов, но называть ее архивом было бы не правильно. 



Рисунок 3.9 –  Правовые основания и технологические условия хранения электронных документов

Источник: составлено автором 



Здесь можно опять же вернуться к проблеме, не проработки методического, нормативного подхода к хранению документов созданных в электронном формате. Без основательность, проведения экспертизы ценности, а так же фактические не возможность ее проведения.

Так как в системе СЭД уже существует рабочая база данных, с текущей документацией, она обеспечивает оперативный доступ к нужному электронному документу. Но документы не переходят не архивное хранение. 

Готовность к обмену документами в электронном виде с применением ЭП в инициативном порядке обеспечили 12 субъектов Российской Федерации в том числе и Хабаровский край.

Одним из барьеров, препятствующих дальнейшему развитию электронного документооборота между участниками, является проблема обеспечения юридической силы электронных документов в процессе их долговременного хранения. 

В отличие от бумажных документов, которые могут храниться длительное время, сохраняя свою юридическую силу и доступность для восприятия, электронные документы неразрывно связаны с динамично меняющимися технологиями и требуют целого комплекса периодических мероприятий по обеспечению их физической сохранности и доступности, а также сохранению их юридической силы. 

Сейчас, в соответствии с действующим законодательством, в качестве основного атрибута, обеспечивающего юридическую силу электронного документа, признается - электронная печать установленного вида.

При хранении такого документа в режиме оперативного доступа, в силу простоты реализации наиболее приемлемым выглядит вариант хранения документа, подписанного УКЭП, что в соответствии с законодательством Российской Федерации обеспечивает его юридическую силу.



Рисунок 3.10 - Особенности использования средств ЭП в органах исполнительной власти

Источник: составлено автором 



Существует проблема обеспечения юридической силы электронного документа, то есть при передаче электронного документа в архив, остается не ясным вопрос, как выгрузить такой документ на носитель, при этом сохраняя все важные реквизиты документа. 

Документ, переданный в электронном формате представляет из собой, документ, зарегистрированный в СЭД, подписанный электронной подписью, то есть фактически такой документ в распечатанном виде, не будет иметь юридической силы. А если такой документ скачивать на носители, то электронной подписи на нем не будет, так как она проставляется в самой базе. Поэтому данный вопрос остается открытым и требует решения.

Следующей проблемой можно выделить:

Пров.......................