Особенности документационного обеспечения в области трудовых отношений

РОССИЙСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  СОЦИАЛЬНЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ
Факультет управления
Кафедра управления персоналом и кадровой политики





ВЫПУСКНАЯ  КВАЛИФИКАЦИОННАЯ  РАБОТА


Особенности документационного обеспечения в области трудовых отношений на примере ООО «УК-Виктория»


Студента 6 курса 
заочной формы обучения
     Жаркова С.В.
      Направление подготовки 
032001.65  « Документоведение и документационное обеспечение управления»
     Научный руководитель
 к.фил.н., доцент Лосинская Е.В.




Допустить к защите на ГЭК
Зав. кафедрой
____________ А.В. Мельничук
_____ _________ 2016 г.





Москва 2016


Содержание
Введение…………………………………………………………………….....3
Глава 1.  Теоретико-методологические основы документации 
трудовых отношений ……………………………………………………..…6
1.1. Кадровое делопроизводство как отрасль деятельности 
документирующая трудовые отношения:
 понятие, сущность, виды и систематизация  кадровой документации…………………………………………………………………..6
1.2. Законодательная и нормативно-методическая база 
документационного обеспечения управления персоналом…………………17
Выводы по первой главе.................................................................................25
Глава 2. Особенности документирования трудовых 
отношений ООО «УК-Виктория»…………………………………………..27
2.1. Краткая характеристика, задачи, функции и направления 
деятельности ООО «УК-Виктория»……………………………….………….27
2.2. Особенности оформления документов при приеме на работу, 
при переводе и при расторжении трудового договора работником………..32
 2.3. Правовое регулирование оформления  отпуска,
поощрений и дисциплинарных взысканий работников…………..................48
Выводы по второй главе.................................................................................53
Глава 3. Оценка организации работы с документами
 кадровой службы ООО «УК-Виктория»……………………….................54
3.1. Организация документооборота и хранение документов 
кадровой службы в ООО «УК-Виктория»…………………………………...54
3.2. Предложения по совершенствованию документационного 
обеспечения кадровой службы ООО «УК-Виктория»……………................61
Выводы по третьей главе................................................................................64
Заключение…………………………………………………………………....66
Список  используемой литературы…………………………………...........67
Приложение…………………………………………………………………....73
Введение
Актуальность темы исследования
     Для каждого человека чрезвычайно важны документы, фиксирующие данные о его трудовой деятельности. В них заключены сведения о трудовом стаже и заработке, что является основой для начисления пенсии по старости, инвалидности, за выслугу лет, по случаю потери кормильца. Меняя место работы, мы получаем в отделе кадров документы, которые представляем при устройстве на новую работу. Таким образом, любой человек заинтересован в соблюдении своих трудовых прав и наличии необходимых документов.
     Работодатели тоже заинтересованы в соблюдении требований к оформлению документов по личному составу, так как их деятельность, в свою очередь, контролируется и анализируется государственными органами, прежде всего Федеральной инспекцией труда (Рострудинспекцией), охраняющей права и условия труда наемных работников.
     Собственники документов обязаны предоставлять сведения о своих документационных фондах органам государственного архива и обеспечивать их надлежащее хранение. Кроме того, распространенная в последнее время практика решения споров, касающихся в том числе и вопросов кадрового делопроизводства, в судебном порядке сопровождается представлением в суды документов по личному составу, следовательно, тема дипломной работы является актуальной и заслуживает одобрения.
     Степень разработанности проблемы 
     Основу исследования составляют труды: Армстронг М., Веснина В.Р., Виханского О.С., Ильина Е. П., Авдеева В.В., Бляхман Л.С., Большакова А.С., Дайле А. и других авторов, также источниками информации послужили документы кадровой службы, регламентирующие  управление персоналом, годовые отчеты и данные архивного отдела ООО «УК- Виктория».
     Объект исследования – особенности документационного обеспечения в области трудовых отношений ООО «УК-Виктория».
     Предмет исследования – эффективность документационного обеспечения деятельности кадровой службы ООО «УК-Виктория».
     Цель исследования изучение документационного обеспечения управления персоналом, организации кадрового делопроизводства и оптимизации кадрового документооборота на базе ООО «УК-Виктория».
     Для достижения указанной цели предстоит решить следующие задачи:
* определить необходимость и роль кадрового документирования в организации работы организации;
* изучить  общие требования к составлению управленческих документов и рациональной организации работы с ними;
* овладеть методикой разработки всех видов кадровых документов и правилами их оформления;
* научиться ориентироваться в ситуациях, требующих издания соответствующих кадровых документов.
* изучить документирование движения и оценки деятельности кадров
* ознакомиться с содержанием кадровых документов;
* изучить законодательную и  нормативно-методическую базу документационного обеспечения управления;
* ознакомиться с организационным обеспечением работы с кадровыми документами;
* изучить современные требования к составлению документов и порядок их оформления;
* ознакомиться с документационным обеспечением  движения и учета кадров;
* изучить организацию работы с кадровыми документами.
* Разработать предложения по совершенствованию деятельности кадровой службы в ООО «УК-Виктория»
     Методы исследования, используемые в дипломной работе: анализ научной и методической литературы по теме исследования, сопоставление мнений различных авторов, обобщение материала, анализ деятельности кадровой службы, разработка проекта совершенствования деятельности кадровой службы с учетом выявленных в процессе анализа недостатков.
     База исследования  кадровые документы и статистическая отчетность предприятия ООО «УК-Виктория».
     Практическая значимость исследования является проект совершенствования деятельности кадровой службы на конкретном предприятии.
     Структура исследования выпускная квалификационная  работа состоит из введения, трех глав, разделенных на параграфы,  заключения, списка использованных источников и приложения.





















Глава 1.  Теоретико-методологические основы документации трудовых отношений 

1.1. Кадровое делопроизводство как отрасль деятельности документирующая трудовые отношения:
 понятие, сущность, виды и систематизация  кадровой документации

     Государственный стандарт «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98», утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 февраля 1998 года №28 (далее - ГОСТ Р 51141-98) устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.[11]
     В соответствии с названным стандартом делопроизводство - это «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами» (пункт 2.1.1. ГОСТ Р 51141-98). [11]
     Соответственно, кадровое делопроизводство - это более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.
     Кадровая документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала.
     В соответствии с государственным стандартом понятие «документ» определяется как «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (подпункт 3 пункта 2.1. ГОСТ Р 51141-98).[11] Документированная информация составляет основу управления.
     Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. 
Документы и документированная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.
     Можно сделать вывод о том, что понятия «управление», «делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.
     Итак, кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.[4 c.520]
     Движение персонала - одна из базисных категорий управления персоналом, под которой, как правило, понимают: 
* прием на работу; 
* перевод на другую работу; 
* предоставление отпуска; 
* увольнение.
     Документальное оформление кадровых процедур - неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.
     К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное внимание и значимость «бумажному управлению». Часто об учете кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. [3 c. 71]
     В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения работодателя, соответствующих должностных лиц или организации к ответственности.
     Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствии с действующим трудовым законодательством.
     Кадровое делопроизводство - для работодателей всегда актуальный вопрос, который требует хороших знаний трудового законодательства, правил ведения и оформления документов, - недооценивать его нельзя.
     О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ имеет юридическую и даже коммерческую ценность. С помощью некоторых кадровых документов, используемых в качестве важных письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде.[3 c.56]
     Например, организация для подтверждения налоговых льгот по налогу на прибыль и налогу на имущество может представить следующие кадровые документы: штатное расписание, расчетные ведомости по зарплате, приказы по кадрам, копии трудовых книжек, Табель учета рабочего времени.
     Важность кадровой документации подтверждается, прежде всего, тем, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Документируя трудовые отношения, подавляющее большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.
     Особое внимание следует уделять ведению трудовых книжек, которые в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) [1]являются основным документом для расчета трудового и страхового стажа работника. В случае потери трудовой книжки другие кадровые документы (приказ о приеме и увольнении, трудовой договор, личная карточка, книга учета движения трудовых книжек, расчетные и платежные ведомости и др.) могут помочь работнику подтвердить трудовой стаж документально.
     В целом от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение социальных, пенсионных и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам.
     Так, исходя из Определения Верховного Суда Российской Федерации от 16 января 2004 года №48-Г03-13 [34]видно, что суд при разрешении спора по поводу права на получение социальной поддержки, предусмотренной Указом Президента Российской Федерации от 23 августа 2000 года №1563 «О неотложных мерах социальной поддержки специалистов ядерного оружейного комплекса Российской Федерации», руководствовался, прежде всего, положениями должностных инструкций, в том числе характеристик работ, описывающих непосредственные виды деятельности, осуществляемые работниками, а не устными доводами истцов. 
     Поэтому работодателю при разработке и ведении кадровых документов необходимо руководствоваться нормативным правовым актом, предоставляющим льготы и гарантии работникам, соблюдая все требования к оформлению кадровой документации и учитывать возможные негативные последствия для своих работников в случае нарушения этих правил.
     Итак, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:
* документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;
* построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам управления.
* выстроить и закрепить документально единые принципы корпоративных отношений;
* регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. [7 c.370]
     Ведение кадровых документов позволяет добиться «баланса интересов» работодателя и работников путем четкой регламентации: 
* чем конкретно должен заниматься каждый работник (например, в должностных инструкциях) и каковы функции работодателя;
* создать организационно-правовые основы трудовых отношений, как для работников, так и для работодателя. [7 c.770]
     С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой - направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. 
     Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.
     Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам. 
     Однако, основной смысл кадровой документации - в придании большей прозрачности трудовому процессу. Вся система кадровой документации устанавливает определенные «правила игры», при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. 
     Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.
В процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация». 
     Следует отметить, что для большинства специалистов кадровой службы и руководителей является загадочным следующий вопрос: 
* Что составляет систему кадровых документов ? 
* И какие из кадровых документов являются обязательными для каждого работодателя ?
     В специальной литературе комплекс кадровых документов систематизируется по различным признакам.[2 c.546]
Например, по целевой принадлежности выделяют две большие группы кадровых документов:
1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».[13]

2. Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о структурном подразделении, должностные инструкции, Структура и штатная численность, Штатное расписание). В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года № 299,[35] эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».
     Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по типичным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:
1. Документация по приему на работу:
* Заявление о приеме на работу;
* Контракт о назначении на должность;
* Приказ о приеме на работу;
* Протокол общего собрания трудового коллектива о
приеме на работу.
2. Документация по переводу на другую работу:
* Заявление о переводе на другую работу;
* Представление о переводе на другую работу;
* Приказ о переводе на другую работу.
3. Документация по увольнению с работы:
* Заявление об увольнении;
* Приказ об увольнении;
* Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.
4. Документация по оформлению отпусков:
* График отпусков;
* Заявление о предоставлении отпуска;
* Приказ о предоставлении отпуска.
5. Документация по оформлению поощрений:
* Представление о поощрении;
* Приказ о поощрении;
* Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.
6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:
* Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
* Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
* Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
* Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.
     В реальности состав кадровых документов может быть значительно шире или может быть приспособлен к специфике труда у конкретного работодателя.
     Типовые формы некоторых документов и в целом порядок ведения кадрового делопроизводства определяется работодателем самостоятельно в рамках локального нормотворчества с учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации труда.
     Для регламентации документооборота в целом работодателю можно рекомендовать принять локальный нормативный акт - например, Положение о документообороте или Инструкцию по делопроизводству, регулирующую перечень основных документов с распределением ответственности за их ведение, учет, хранение, а также порядок и сроки движения документов (как внутренних, так и внешних).
     Документирование трудовых отношений занимает важное место в трудовом законодательстве.
     Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает необходимость документирования трудовых правоотношений:
* трудовой договор должен быть заключен в письменной форме (статья 67 ТК РФ)[1];
* прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, с которым работник знакомится под роспись (статья 68 ТК РФ)[1];
* на всех работников ведутся трудовые книжки (статья 66 ТК РФ)[1];
* по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы[1]; 
* выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое) (статья 62 ТК РФ)[1];
* обязательное издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания (статья 193 ТК РФ)[1];
* прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (статья 84.1. ТК РФ)[1].
Сюда же можно отнести унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, ведение которых согласно пункту 2 Постановления Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»[13] обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности.
В настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров:
* №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»;
* №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»; 
* №Т-2 «Личная карточка работника»;
*  №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего»;
* №Т-3 «Штатное расписание»; 
* №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника»; 
* №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»; 
* №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»; 
* №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;
* №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»;
*  №Т-7 «График отпусков»;
*  №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»;
*  №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»;
*  №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;
*  №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;
*  №Т-10 «Командировочное удостоверение»;
*  №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;
*  №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,
* №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».
     Кроме того, Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 утверждены унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда[13]:
* №Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда», 
* №Т-13 «Табель учета рабочего времени», 
* №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», 
* №Т-51 «Расчетная ведомость», 
* №Т-53 «Платежная ведомость», 
* №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», 
* №Т-54 «Лицевой счет», 
* №Т-54а «Лицевой счет (свт)», 
* №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», 
* №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», 
* №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».
     Исходя из вышеприведенных положений, весь комплекс кадровых документов можно разделить на три блока:
* обязательные, условно обязательные (рекомендательные) и зависящие от специфики конкретной организации (табл. 1).
Таблица 1
Характеристика документов
Наименование документа
Комментарий
Обязательные документы в работе кадровой службы
Правила внутреннего трудового распорядка, положение о защите персональных данных работников, инструкции по охране труда, трудовые договоры
Эти локальные нормативные документы должны быть у любого работодателя. Составляются они в произвольной форме. Особенностью содержания всех локальных документов является наличие в них условий, которые не могут ухудшать положения работников по сравнению с условиями, установленными Трудовым кодексом РФ и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права

Наименование документа
Комментарий
Штатное расписание, график отпусков, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу (прием, перевод, предоставление отпуска, увольнение, направление в командировку, поощрение работника), личная карточка (форма № Т-2), табель учета рабочего времени
Наличие этих документов обязательно. Учет труда и заработной платы основывается на первичной учетной документации, которая ведется по унифицированным формам (кроме приказов по основной деятельности). Данные формы применяются в организациях независимо от формы собственности
Трудовая книжка, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, журнал учета прохождения инструктажа по охране труда, журнал учета мероприятий по контролю
Ведутся обязательно с использованием установленных образцов
Документы, которые могут стать обязательными и условия, при которых эти документы становятся обязательными
Должностная инструкция
Если должностные обязанности не включены в содержание трудового договора (либо есть ссылка на должностную инструкцию в тексте трудового договора)
Положение об оплате труда и материальном стимулировании
Если в трудовых договорах не расписана система отплаты труда и материального стимулирования (необходимость в таком документе отпадает, если его содержание включено в состав коллективного договора или в правила внутреннего трудового распорядка)
Документы, применение которых зависит от спегшфики конкретной организации
Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем
Если в организации есть такой режим работы
График сменности
Если в организации введена сменная работа
Положение об охране коммерческой тайны
Если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны
Коллективный договор
Если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем

Наименование документа
Комментарий
Договор о коллективной материальной ответственности
Если в организации ведутся работы в соответствии с перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность
Договор о полной индивидуальной материальной ответственности
Если в организации работают сотрудники — материально-ответственные лица

     Таким образом, общий состав кадровых документов определяется непосредственно работодателем с учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации труда, за исключением тех документов и унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате, которые являются обязательными для каждого работодателя.

1.2. Законодательная и нормативно-методическая база документационного обеспечения управления персоналом

     Законодательная и нормативно-методическая база документационного обеспечения управления персоналом — это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций, предъявляемых к составлению документов по личному составу и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями, которые регулируют:
* правила оформления документов;
* правила работы с документами;
* обеспечение сохранности документов;
* порядок передачи документов на архивное хранение;
* работу службы кадров (функции, структура, штаты);
* внедрение новых информационных технологий в работе с документами;
* юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.
     Существенным недостатком нынешней системы документирования службы управления персоналом является то, что она во многом построена на основе отдельных актов различных ведомств, зачастую не увязанных между собой в областях трудового законодательства, гражданского права, учета и др. Одна из главных причин такого положения — отсутствие в государстве федерального органа или центра, координирующего создание и функционирование нормативно-методической базы делопроизводства.
     В условиях возрастающей роли делопроизводства в эффективном функционировании организации одним из важнейших факторов повышения профессиональной компетентности работников кадровых служб становится глубокое знание ими действующих нормативно-правовых актов, методических документов и неукоснительное следование их требованиям в процессе работы с документами.

     Знание нормативного материала, судебной практики и умение их применять — необходимое условие успешной работы всех служб управления персоналом.
     Современный работник службы управления персоналом должен обладать обширными теоретическими знаниями, начиная с Конституции Российской Федерации, Трудового, Налогового кодексов и заканчивая Гражданским кодексом. Также он должен быть в курсе последних изменений, касающихся основных нормативных актов по социальному страхованию, пенсионному обеспечению и миграционному законодательству.
     Порядок работы со специфическими для организации документами, как правило, регламентируется отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими документами.
     В настоящее время ввиду отсутствия единого законодательно закрепленного порядка регламентации кадрового делопроизводства оно осуществляется в основном на локальном уровне.
     Рассмотрим некоторые законодательные и нормативные акты, действующие в настоящее время, на которые должен опираться в своей деятельности специалист кадровой службы:
1. Трудовой кодекс Российской Федерации: принят Гос. Думой 21 дек. 2001 г. (с изм. и доп.) [1]
Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) в области документирования:
* устанавливает обязательность применения ряда правовых актов: правил трудового распорядка, графика отпусков и др.;
* определяет документы, которыми документируются прием, перевод, увольнение, командирование, отпуска, поощрения и взыскания работников;
* устанавливает сроки исчисления документов (ст. 14 ТК РФ);
* устанавливает конкретные сроки подготовки таких документов, как приказ о приеме на работу (ст. 68), приказ о применении дисциплинарного взыскания (ст. 193), копии документов, связанных с работой (ст. 62), предупреждение работника об увольнении (ст. 79, 80) и др.:
* вводит обязательность оформления страхового свидетельства государственного пенсионного страхования (ст. 65)
2. Федеральный закон от 6 дек. 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» [6] 
* вводит обязательность разработки документов, которые будут регламентировать порядок передачи персональных данных работников (ст. 88);[6]
* не устанавливает обязательности применения организациями унифицированных форм первичных учетных документов (кроме кассовых операций для коммерческих компаний и первичных учетных документов для организаций государственного сектора);
* устанавливает, какие реквизиты (обязательные и дополнительные) должны содержать первичные учетные документы, в том числе и кадровые
3. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»[3] 
* устанавливает виды ЭП; 
* определяет правила ведения реестра выданных и аннулированных сертификатов ключей и т. д.
4. Федеральный  закон от 27 июля 2006 г. № 152 – «О персональных данных»  ФЗ (в ред. от 23 июля 2013 г.) [2]
* регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов РФ, иными государственными органами, органами местного самоуправления;
* цель закона — обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе обеспечение защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну;
* определяет принципы и условия обработки персональных данных;
* устанавливает право субъекта персональных данных на доступ к своим персональным данным;
* предписывает меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке, хранении и др.
5. Федеральный  закон от 27 июля 2004 г. № 79-  ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» [4]
* дает классификацию должностей гражданской службы;
* устанавливает соответствие профессиональной служебной деятельности государственного служащего должностному регламенту;
* устанавливает порядок поступления на гражданскую службу;
* утверждает содержание, форму, срок действия служебного контракта;
* устанавливает меры защиты персональных данных гражданского служащего
6. Федеральный  закон от 26 дек. 2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (ред. от 2 июля 2013 г.) [5]
* дает представление о правах и обязанностях работодателя при проведении в организации различных инспекционных проверок;
* утверждает порядок организации и проведения проверок, их виды и продолжительность;
* устанавливает порядок оформления результатов проверки и др.
7. Федеральный закон от 22 окт. 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» [7]
Регулирует отношения в сфере хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от формы собственности на них
8. Указ Президента РФ от 30 мая 2005 г. № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» [8]
* Определяет порядок получения, обработки, хранения, передачи и любого другого использования данных государственного гражданского служащего;
* определяет порядок ведения личного дела и его состав
9. Распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р «Об улучшении организации хранения документов по личному составу»[9] 


* устанавливает меры по обеспечению сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников в результате образования, реорганизации и ликвидации юридического лица;
* предписывает включать в учредительные документы положения по обеспечению учета и сохранности документов по личному составу, что должно проверяться при государственной регистрации этих документов
10. Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. №477 (ред. от 7 сент. 2011 г.) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»[10]
* Содержит основные требования к бланкам документов, составу реквизитов и их оформлению;
* рассматривает вопросы технологии обработки документов и порядок их хранения
11. ГОСТ Р 51141—98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. [11]
* устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела;
* термины, установленные стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу
12. ГОСТ Р 1.5—2002. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению.[12]
Устанавливает: общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению межгосударственных стандартов, государственных стандартов РФ, а также стандартов предприятий, общественных объединений;
13. Постановление Правительства РФ от 16 апр. 2003 г. №225 «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей» [14]




     Устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей
14. Постановление Минтруда России от 10 окт. 2003 г. № 69 «Инструкция по заполнению трудовых книжек» [15]

Устанавливает порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек.
Приложением к постановлению являются: форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
15. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011—93[16]
* служит основой для кодирования документов в информационно-поисковых системах;
* предназначен для решения задач по регистрации унифицированных форм документов;
* код по ОКУД должен проставляться на каждой унифицированной форме документа. 
16. Общероссийский классификатор информаци.......................