Исследование и анализ документационного обеспечения кадровой службы

РОССИЙСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  СОЦИАЛЬНЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ
Факультет управления
Кафедра управления персоналом и кадровой политики




ВЫПУСКНАЯ  КВАЛИФИКАЦИОННАЯ  РАБОТА



ИССЛЕДОВАНИЕ И АНАЛИЗ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ ООО «ДОМ ДОБРЫХ ДЕЛ»


Студента 6 курса
заочной формы обучения
Свитневой Ирины Валериевны




Направление подготовки 
46.03.02  «Документоведение и 
архивоведение» 





Научный руководитель
к.фил.н., доцент
Е.В. Лосинская
____________________
Допустить к защите на ГЭК
Зав. кафедрой
____________ А.В. Мельничук
_____ _________ 2016 г.


Москва 2016
                                                    СОДЕРЖАНИЕ
Введение………………………………………………………………………....3
Глава 1. Теоретико – методологические основы организации  
кадрового делопроизводства………………………………………….............5
Понятие, основы  и сущность кадрового делопроизводства…………............5
1.2.  Законодательная база, регулирующая деятельность кадрового делопроизводства..................................................................................................22
1.3. Нормативно-методическая база, регулирующая деятельность 
кадрового делопроизводства...............................................................................34
Выводы по первой главе...................................................................................39
Глава 2. Анализ ведения кадрового делопроизводства в 
ООО «Дом добрых дел».....................................................................................41
2.1. Краткая характеристика, задачи и функции ООО «Дом добрых дел».....41
2.2. Особенности и порядок оформления кадровых документов в 
ООО «Дом добрых дел»......................................................................................44
2.2.1. Документальное оформление приема на работу.....................................44
2.2.2. Оформление документов при увольнении...............................................49
2.2.3. Порядок оформления командировок........................................................51
2.2.4. Порядок оформления отпусков.................................................................54
Выводы по второй главе...................................................................................55
Глава 3. Предложения по совершенствованию документационного обеспечения деятельности кадровой службы ООО 
«Дом добрых дел»……………………………..…............................................57
3.1.  Дорожная карта по совершенствованию документационного обеспечения деятельности кадровой службы и пути её реализации в
 ООО «Дом добрых дел......................................................................................57
3.2. Автоматизация документооборота как самый эффективный 
метод оптимизации внутренних процессов организации...............................63
Выводы по третьей главе................................................................................68
Заключение………………………………………………………………........68
Список использованных источников и литературы………………................74
Приложение……………………………………………………………….......79






ВВЕДЕНИЕ
    
    Актуальность темы исследования  связана с тем, что именно рациональное и четко организованное кадровое делопроизводство может существенно увеличить эффективность деятельности компании. Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.
    Объектом исследования является кадровое делопроизводство.
    Предмет исследования - организация кадрового делопроизводства коммерческой компании (на примере ООО "Дом добрых дел»).
    Цель исследования - проанализировать порядок ведения кадрового делопроизводства в ООО «Дом добрых дел» и найти оптимальные пути его совершенствования. 
    Исходя из цели, выстраивается ряд задач: 
 * дать общую характеристику организации, структуре управления;
 * изучить нормативно-методическое обеспечение кадровой деятельности;
 * рассмотреть порядок и выявить особенности  приема и увольнения сотрудников;
 * рассмотреть порядок оформления служебных командировок; 
 * проанализировать процесс оформления отпуска работникам;
 * выявить особенности хранения кадровых документах;
 * дать рекомендации по устранению выявленных недостатков в работе с кадровыми документами.
    При написании выпускной квалификационной работы был использован широкий круг источников. В первую очередь была изучена и проанализирована нормативно-правовая и учебно-методическая база.
    
    
    Методы исследования:
* анализ научной и методической литературы по теме исследования;
* обобщение материала;
* анализ деятельности кадровой службы;
* разработка мероприятий по совершенствованию работы с кадровыми документами.
    Практическая значимость исследования является дорожная карта по совершенствованию кадровой службы  ООО «Дом добрых дел»
    
    Структура выпускной квалификационной работы
    Выпускная квалификационная работа состоит из трех глав, разделенных на параграфы, заключения и списка использованной литературы.
            Общий объем работы 74 листа.
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
    
Глава 1. Теоретико – методологические основы организации кадрового делопроизводства

1.1. Понятие, сущность и основы  кадрового делопроизводства
     
     В недавнем прошлом в Российской Федерации произошел переход к обществу свободного предпринимательства, что неизбежно повлекло за собой существенное изменение содержания трудовых отношений и правовых форм их закрепления.
     Следует отметить, что совместный труд всегда предполагает определенную регламентацию деятельности лиц, его осуществляющих. Основная функция кадровой документации это оформление и закрепление трудовых отношений.
     В статье 15 Трудового кодекса Российской Федерации установлено общее определение понятия «трудовые отношения», используемого в трудовом законодательстве:
     «Трудовые отношения - отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы), подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором» [2].
     В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации организация труда, управление персоналом должны основываться на принципах социального партнерства, согласованности интересов работников и работодателей. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей, придание большей прозрачности трудовым отношениям отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.
     К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное внимание и значимость данному вопросу. Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствие с действующим трудовым законодательством.
     Федеральным законом от 30 июня 2006 года № 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании недействующими на территории Российской федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации» внесены существенные изменения в Трудовой кодекс Российской Федерации, вступающие в силу 6 октября 2006 года[2].
     Прежде всего, данный закон предусматривает увеличение гарантий и компенсаций работникам. Самое важное, данный закон во многих нормах заменил понятие «организация» на понятие «работодатель». Это означает установление одинакового правового режима в сфере трудовых отношений для всех хозяйствующих субъектов - работодателей, как юридических, так и физических лиц и, самое главное, повышение уровня защищенности прав нанятых ими работников. Иная позиция противоречит части 2 статьи 19 Конституции Российской Федерации.
     Следует отметить, что Трудовой кодекс Российской Федерации к числу основных задач трудового законодательства относит создание необходимых правовых условий для согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, а также правовое регулирование трудовых отношений и в том числе отношений по организации труда и управлению трудом. Трудовой кодекс Российской Федерации указывает, что организация труда, управление персоналом должны основываться на принципах социального партнерства, согласованности интересов работников и работодателей [2].
     Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями между работниками и работодателем и регламентированием этих процессов.
     Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений работодателя и работника является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.
     Что же такое кадровая документация как единое целое и из чего она состоит?
     Прежде чем ответить на этот вопрос хотелось бы отметить, что кадровая документация - это часть общих понятий, таких как делопроизводство и кадровое делопроизводство.
     ГОСТ Р 51141-98, утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 февраля 1998 года № 28 (далее ГОСТ Р 51141-98), устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела [3].
     В соответствии с названным стандартом «делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами» [3].
     Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны [8].
     Документ является основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления, и от того, насколько эффективно организована работа с документами, во многом зависит качество принимаемых решений и, следовательно, результативность деятельности учреждения.
     Именно поэтому в любой организации чрезвычайно важно обращать особое внимание на организацию деятельности службы делопроизводства и добиваться максимально рациональной постановки работы с документами.
Кадровое делопроизводство - это более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов. Кадровая документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение трудовых ресурсов [8].
     В соответствии с государственным стандартом понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности [3].
     Информация, облеченная в форму документа, составляет основу управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документированная информация являются материальным воплощением управленческих решений, придают им юридическую силу.
     Можно сделать вывод о том, что понятия «управление», «делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.
     Итак, кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другое)[8].
     Основанием для начала отношений между работником и работодателем является трудовой договор. Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом Российской Федерации, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка [2].
     Сторонами трудового договора являются:
в качестве работодателя - предприятие любой формы собственности, учреждение, организация, отдельные граждане;
в качестве работника - граждане, достигшие 16 лет.
     В трудовом договоре указываются: фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя, заключивших договор.
     Существенными условиями трудового договора являются:
* место работы (с указанием структурного подразделения);
* дата начала работы;
* наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;
* права и обязанности работника;
* права и обязанности работодателя;
* характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и опасных условиях;
* режим труда и отдыха;
* условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
* виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью.
   Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя (ст. 67 Трудового Кодекса Российской Федерации) [1].
   Законодательством не установлено единой обязательной формы трудового договора. Поэтому работники кадровой службы при подготовке трудового договора могут использовать его примерную форму.
   Проект приказа подлежит визированию руководителем кадровой службы и руководителем структурного подразделения, в которое принимается работник. При заключении трудовых договоров с работниками, должностные обязанности которых связаны с материальной ответственностью, визирование приказа бухгалтерией, а также начальником юридического отдела обязательно.
   Организация кадрового делопроизводства начинается с составления положения, в котором перечисляются задачи, функции, права и обязанности[1].
   Положение об отделе кадров состоит из следующих разделов:
1. «Общие положения»
     В этом разделе закреплены подчиненность отдела кадров директору предприятия.
2. «Задачи»
     Раздел содержит четко сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.
3. «Структура»
     В разделе указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.
4. «Функции»
     В разделе рассмотрены функциональные обязанности в области кадровой работы, в частности:
* разработка планов комплектования кадров, в соответствии с программой развития предприятия;
* оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;
* учет личного состава предприятия;
* хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;
* изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;
* анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;
* работа по созданию резерва на выдвижение;
* создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;
* подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию рабочих;
* подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;
* подготовка материалов для предоставления рабочих, специалистов и служащих к поощрению и награждению;
* принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;
* осуществления контроля и инструктажа работника отдела кадров;
* организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
* ведение всей отчетности по кадровым вопросам.
5. «Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия»
     Раздел содержит перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в бухгалтерию.
6. «Права»
     В этом разделе указаны основные полномочия, которыми наделен отдел кадров, в частности: право принимать работников предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения; право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров.
7. «Ответственность»
     В разделе установлена ответственность работника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями [8].
     О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.
     Подавляющее большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника [8].
     Таким образом, вся совокупность кадровых документов, образующихся в результате регламентации трудовых отношений, взаимовыгодна как для работодателя, так и для работника.
     Итак, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:
* регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Ведение кадровой документации позволяет добиться определенного баланса во взаимоотношениях работодателя и работников путем четкой регламентации их прав и обязанностей;
* документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя;
* построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам руководства;
* создать организационно-правовые основы трудовой деятельности, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой - направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора;
* разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.
   Главное значение кадровой документации - придание трудовым отношениям большей прозрачности. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Она необходима не только работодателю, но и самому работнику. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений [8].
   В процессе возникновения и установления трудовых отношений в кадровой службе образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация». Весь комплекс этих документов можно систематизировать по различным признакам[8].
   По целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:
1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты [7].
2. Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, должностные инструкции, структура и штатная численность, штатное расписание). В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №299 эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия» [7].
     Разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по основным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:
1. Документация по приему на работу:
* заявление о приеме на работу;
* контракт о назначении на должность;
* приказ о приеме на работу;
* протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.
2. Документация по переводу на другую работу:
* заявление о переводе на другую работу;
* представление о переводе на другую работу;
* приказ о переводе на другую работу.
3. Документация по увольнению с работы:
* заявление об увольнении;
* приказ об увольнении;
* протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.
4. Документация по оформлению отпусков:
* график отпусков;
* заявление о предоставлении отпуска;
* приказ о предоставлении отпуска.
5. Документация по оформлению поощрений:
* представление о поощрении;
* приказ о поощрении;
* протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.
6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:
* докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
* объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
* приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
* протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.
   Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно также представить в виде системы, включающей в себя следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по функциональному назначению группы (подсистемы) документов:
1. Организационно-правовая документация:
* правила внутреннего трудового распорядка;
* штатное расписание;
* положение о структурном подразделении;
* график отпусков;
* должностные инструкции.
2. Персональная документация:
* трудовая книжка;
* личное дело;
* личная карточка работника.
3. Договорная документация:
* коллективный договор (соглашение);
* трудовой договор.
4. Распорядительная документация:
* приказы по личному составу.
5. Учетная кадровая документация:
* учетные формы (книги, журналы и другое) кадровой документации;
* документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом;
6. Информационно-справочная документация.
     Наиболее многочисленную по видам и разновидностям группу кадровых документов составляет организационно-распорядительная документация, охватывающая вопросы организационно-правового обеспечения деятельности кадровой службы и ее сотрудников, документирования движения кадров, аттестации персонала, соблюдения трудовой дисциплины и многие другие [7].
     К организационно-распорядительным документам, оформляемым или используемым в кадровой службе относятся:
1. Организационные документы: положение о кадровой службе, должностные инструкции работников, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков.
     Положение о кадровой службе состоит из разделов: общие положения, задачи, структура, функции, взаимоотношения с другими подразделениями предприятия, права, ответственность.
     Должностная инструкция - это организационно-правовой документ, определяющий задачи, функции, основные обязанности и ответственность сотрудника предприятия при осуществлении им служебной деятельности согласно занимаемой должности [4].
     Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих, утвержденные Министерством труда и социального развития Российской Федерации.
     Целями разработки должностной инструкции являются:
* создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;
* повышение ответственности сотрудника за результаты его деятельности, осуществляемой на основании трудового договора;
* обеспечение объективности при аттестации сотрудника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания.
   Должностная инструкция состоит из следующих разделов: общие положения, права, обязанности, ответственность, квалификационные требования.
   Должностная инструкция составляется по каждой должности организации, носит обезличенный характер и объявляться сотруднику по расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности [4].
   Правила внутреннего трудового распорядка представляют собой документ, регламентирующий организацию работы предприятия. Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные права и обязанности работодателя, основные права и обязанности рабочих и служащих, рабочее время и его использование, время отдыха, поощрения за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины. При приеме на работу каждый работник знакомится с правилами внутреннего трудового распорядка под расписку.
   Штатное расписание - документ, который определяет структуру организации и численность должностей каждого наименования в конкретных структурных подразделениях в организации. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации штатная структура и штатное расписание разрабатываются организацией самостоятельно.
   Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, набавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом. Штатное расписание составляется и утверждается по состоянию на 1 января ежегодно.
   Ежегодный оплачиваемый отпуск может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью, установленной в данной организации. Указанная очередность определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утвержденным работодателем.
   График отпусков является обязательным локальным нормативным актом, утвержденным ежегодно не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года [14];
2. Распорядительные документы: приказы, распоряжения и указания по вопросам совершенствования работы с кадрами (распорядительные документы, относящиеся к основной деятельности предприятия) и приказы (распоряжения) по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д [20].
     Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия и т.п.
     Проекты приказов подготавливаются начальником отдела кадров и подписываются руководителем. Подписанный руководителем приказ регистрируется начальником отдела кадров. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока [9].
     Приказы по личному составу в настоящее время имеют две формы: унифицированную и неунифицированную. Выбор формы зависит от содержания. Приказы о приеме на работу, предоставлении отпуска, прекращении действия трудового договора, командировании работника, поощрении оформляются с использованием существующих унифицированных форм.
     Если приказы, на которые существуют унифицированные формы, оформлены в текстовой форме с соблюдением всех требований к оформлению распорядительных документов, то есть, выполнены требования к составу и правилам оформления реквизитов, то они будут иметь юридическую силу [28].
     Информационно-справочные документы: протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяснительные записки, и т.п. [8].
     Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности предприятия и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксплуатацию [12].
     Служебные письма оформляются на бланках писем. Текст письма состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма, а затем излагаются выводы, предложения, просьбы [28].
     Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия - на обычной бумаге.
     Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Докладная записка является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность организации [12].
     Объяснительная записка - это документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Объяснительная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги [12].
     Справка представляет собой документ, описывающий или подтверждающий содержание тех или иных фактов. Подобные справки наиболее широко применяются при работе с персоналом предприятия. [12].
     Внутренняя переписка в организации используется для документального оформления всех кадровых решений. При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.
     Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником. Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией.
     К обязательным документам кадровой службы относятся: правила внутреннего трудового распорядка, инструкция по охране труда, положение о защите персональных данных работников, штатное расписание, личная карточка, табель учёта рабочего времени, график отпусков, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, трудовая книжка, трудовой договор, заявления работников, книга учёта трудовых книжек и вкладышей в них, журнал учёта мероприятий по контролю, журнал учёта прохождения инструктажа по охране труда [18].
     Документы, имеющие рекомендательный характер: коллективный договор, должностные инструкции, положение об оплате труда и премировании, личные дела, справки о трудовой деятельности, копии приказов о приёме на работу и увольнении, докладные записки, журналы учёта военнообязанных [8].
     Документы, зависящие от специфики организации: положение об охране коммерческой тайны, журнал прохождения медицинских осмотров, график сменности, инструкция о порядке работы с объектами повышенной опасности [8].
     Кадровая документация (документация по личному составу) организации имеет большое значение, поскольку и при оперативном (в отделе кадров организации), и при архивном (в архиве самой организации или в государственном архиве) хранении она является первоисточником информации о трудовом стаже граждан и в связи с этим непосредственно связана с обеспечением их конституционных прав.
     Состав документов кадровой службы значительно шире, он включает переписку с другими сторонними организациями, контролирующими организациями, отчетную, плановую документацию, а также значительный объем нормативной и нормативно-справочной документации.
     Сотрудники отдела кадров имеют дело с большим массивом служебной документации. Приказы, акты, справки, заявления, договоры - все эти документы проходят через кадровую службу компании. Внутри компании существует четкий порядок, по которому каждый документ имеет свое строго определенное место в системе организационного документооборота [16].
     Кадровая документация относится к категории документов долговременного хранения. Сроки хранения различных видов документов по личному составу установлены Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, утвержденные Руководителем Федеральной архивной службы России. Из-за различий в сроках хранения приказы по личному составу приходится делить на две части: со сроком хранения на 5 лет и 75 лет. Срок хранения 5 лет имеют приказы: о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках. Остальные приказы по личному приказу хранятся 75 лет [15].

1.2. Законодательная база, регулирующая деятельность кадрового делопроизводства

     Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами. 
     В настоящее время регламентация вопросов ДОУ на государственном уровне ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативно-правовых и нормативно-методических документов. 
     Высшей юридической силой обладают законы Российской Федерации. Отдельные направления деятельности организаций и предприятий регламентиру.......................