Теоретические основы работы с входящей документацией

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«АЛТАЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

ФАКУЛЬТЕТ МАССОВЫХ КОММУНИКАЦИЙ, ФИЛОЛОГИИ
И ПОЛИТОЛОГИИ

КАФЕДРА ПОЛИТИЧЕСКОЙ ИСТОРИИ, НАЦИОНАЛЬНЫХ И
ГОСУДАРСТВЕННО-КОНФЕССИОНАЛЬНЫХ ОТНОШЕНИЙ


РАБОТА С ВХОДЯЩЕЙ И ИСХОДЯЩЕЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ
(НА ПРИМЕРЕ КОМИТЕТА ПО РАЗВИТИЮ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА И ПОТРЕБИТЕЛЬСКОГО РЫНКА АДМИНИСТРАЦИИ ЛЕНИНСКОГО РАЙОНА Г. БАРНАУЛА)
(Выпускная квалификационная работа)

Выполнила студентка 
4 курса 1438 группы
Е. С. Самалихина
_________________
(подпись студента)
Научный руководитель,
доцент кафедры ПИНиГКО,
 кандидат исторических наук
Е. М. Гостюшева
_________________
Дипломная работа защищена
«___»_____________20__г.
Оценка___________________
Председатель ГАК
_____________ И. В. Гниденко 







Барнаул 2017
     Реферат
     Деятельность любой организации или предприятия неразрывно связана с документацией. Посредством документа информация передается во времени и пространстве. Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента организации деятельности учреждения. Нельзя грамотно составить документ, не имея представления о его структуре, виде, назначении, классификации. Один из важных моментов для правильной работы любой организации это организация документооборота в организации. Развитие документооборота в организациях имеет длинную историю начиная с приказного периода и заканчивая нашим временем. Правильно организованный документооборот, четкое распределение функций исполнителей облегчает работу учреждения в целом. Документы циркулируют в учреждении в большом количестве. Несомненно, каждый из них имеет свое назначение. Неотъемлемой частью документооборота учреждения являются входящие и исходящие документы. Они важны, т.к. связывают учреждение с другими организациями и, конечно, органами власти. Постановления, приказы являются в первую очередь входящими документами. От правильного их движения зависит своевременность исполнения. Грамотная организация документооборота важна потому, что современное общество не стоит на месте, развивается, совершенствуется. 
     В работе приведена общая теория документооборота (входящего и исходящей документации), выделены этапы работы с входящей и исходящей документацией, виды входящей и исходящей документации. Объектом исследования выступает документооборот организации. Предметом исследования выступила регистрация входящей и исходящей документации в комитете по развитию предпринимательства и потребительского рынка администрации Ленинского района г. Барнаула.
     
       

Содержание

Введение……………………………………………………………………………. 4
Глава 1. Работа с входящей и исходящей документацией	10
1.1 Теоретические основы работы с входящей документацией 	10
1.2 Теоретические основы работы с исходящей документацией.	20
Глава 2. Работа с входящей и исходящей документацией в комитете по развитию предпринимательства и потребительского рынка администрации Ленинского района г. Барнаула	29
Заключение	56
Список использованных иточников и литературы	58
Приложения…………………………………………………...…………………….67

       

Введение

     Актуальность: Работа с документацией — основной вид деятельности всех работников аппарата управления, от технических исполнителей до руководителей высшего звена. Без управленческих документов невозможны планирование, финансирование, решение задач бухгалтерского учета и отчетности, кадровое обеспечение и т.п.
     В документах закрепляются производственные отношения как внутри предприятия, так и его отношения с другими предприятиями. Именно документы служат свидетельством того или иного события, факта при возникновении споров с партнерами и при разрешении конфликтов в суде.     Именно наличие необходимых документов, оформленных в соответствии с правилами документирования, значительно смягчает напряженность, возникающую при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами, а также при проверках со стороны налоговой службы.
     В современных условиях значительного роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемых изделий, расширения международных экономических и культурных связей роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.
     Деятельность любой организации или предприятия неразрывно связана с документацией. Посредством документа информация передается во времени и пространстве. Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента организации деятельности учреждения. Нельзя грамотно составить документ, не имея представления о его структуре, виде, назначении, классификации. Один из важных моментов для правильной работы любой организации это организация документооборота в организации. Развитие документооборота в организациях имеет длинную историю начиная с приказного периода и заканчивая нашим временем. Правильно организованный документооборот, четкое распределение функций исполнителей облегчает работу учреждения в целом. Документы циркулируют в учреждении в  огромном  количестве (количество документов организации зависит от её размера). Несомненно, каждый из них имеет свое назначение. Неотъемлемой частью документооборота учреждения являются входящие и исходящие документы. Они важны, т.к. связывают учреждение с другими организациями и, конечно, органами власти. Постановления, приказы являются в первую очередь входящими документами. От правильного их движения зависит своевременность исполнения. Грамотная организация документооборота важна потому, что современное общество не стоит на месте, развивается, совершенствуется. Чтобы иметь статус делового учреждения недопустимо совершать ошибки в оформлении документов. 
     От четкости и оперативности обработки, работы с документами и движения их в организации в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.
     Объект исследования: документооборот организации
     Предмет исследования: работа с входящей и исходящей документацией в комитете по развитию	предпринимательства и потребительского рынка администрации Ленинского района г. Барнаула
     Цель: Рассмотреть работу с входящей и исходящей документацией в комитете по развитию предпринимательства и потребительского рынка администрации Ленинского района г. Барнаула.
     Цель исследования раскрывается посредством решения ряда задач: 
- изучить теоретические основы работы с входящей и исходящей документацией в организации 
     - проанализировать регистрацию входящей и исходящей документации в комитете по развитию предпринимательства и потребительского рынка администрации Ленинского района г. Барнаула.
     Источниковая база исследования достаточно разнообразна и представлена Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 23.05.2016) «Об архивном деле в Российской Федерации». (с изм. и доп., вступ. в силу с 23.05.2016)1
      Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ (ред. от 23.06.2016) «Об электронной подписи». (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2017)2
     Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 01.05.2017) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.07.2017)3 
     Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 (ред. от 26.04.2016) «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».4
     Постановлением Правительства РФ от 06.09.2012 № 890 (ред. от 21.07.2014) «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти».5
     Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19(ред. от 16.02.2009) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук».6 
     Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержден приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 и зарегистрирован в Минюсте РФ от 08.09.2010 № 18380(ред. от 16.02.2016).7
      Приказом Росархива от 29.04.2011 № 32 «Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности».8 
     Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 769.
     На муниципальном уровне разработаны такие законодательные акты как: Закон Алтайского края от 10.07.2002 N 46-ЗС (ред. от 03.05.2017)"Об административной ответственности за совершение правонарушений на территории Алтайского края"(принят Постановлением АКСНД от 03.07.2002 N 182)10,"Устав (Основной Закон) Алтайского края" от 05.06.1995 N 3-ЗС (принят АКЗС 26.05.1995)(ред. от 01.12.2015)11,Закон Алтайского края от 10.04.2008 № 32-ЗС (ред. от 02.03.2017) «Об организации и деятельности розничных рынков в Алтайском крае»12 и др.
     Степенью изучаемости настоящей работы являются труды специалистов в области документоведения, таких как Архипов, В.А.; Марков, И.П.; Соеова, А.Н.13, Басаков М. И.14, Басаков М.И.15, Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В.16, Кузнецова Т.В.; Степанов, Е.А.; Филиппов, Н.Г.17, Кузнецов С.Л.18, Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М.19, Ларьков Н.С.20, Петрова Г.В.21, Сологуб О.П.22, Сагиян С.В.23И другие авторы.
     Практическая значимость. В работе рассматривается технология обработки входящей и исходящей документации на примере деятельности комитета ?муниципального органа власти, даны практические рекомендации по оптимизации деятельности в плане работы с входящей и исходящей документацией.
     Структура: Выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка источников и литературы и приложений.
     Основные положения выпускной квалификационной работы докладывались на научных конференциях: III Региональная молодежная конференция «Мой выбор – НАУКА!» 2016 г. и IV Региональная конференция «Мой выбор – НАУКА!» 2017 г.
     
     
     
     
     
     
     















Глава 1. Работа с входящей и исходящей документацией
1.1 Теоретические основы работы с входящей документацией 

     Прежде чем рассматривать теоретическую основу работы с входящей и исходящей документацией в организациях в наше время вернемся сначала немного в историю делопроизводства и создания документа в России. Из истории видно, что делопроизводство и само создание документов не останавливалось на одном каком-то этапе, а постепенно развивалось. Например, особенностью приказного делопроизводства было то, что в основном оно не регулировалось законодательством, а основывалось на нормах обычного права, традиций, обычаев, переносимых из поколения в поколение приказными служилыми людьми.24 Однако на основе этих обычаев в приказах сложилась определенная последовательность прохождения документов в процессе их исполнения, порядок работы с ними, оформления документов. При поступлении документов в приказ на них ставилась дата их поступления. Когда было нужно, дьяк делал на документе помету: «выписать», что означало навести справку. После этого документ поступал в соответствующий стол или повытье, где производилась подготовка дела к докладу дьяку. В результате решения вопроса выносился приговор и составлялся ответный документ. Проекты документов по указанию судьи или дьяка составлялись старыми подьячими, после чего дьяк «чернил» (исправлял) документ. Правленые документы, представляющие черновики, переписывались молодым подьячим набело, а черновик оставлялся в качестве отпуска (копии ответа). 25Выверенный с черновиком беловой экземпляр документа, как «справленный», удостоверялся подписью («справой») подьячего, сверявшего беловик с черновиком. «Справа» выражала ответственность подьячего за точное соответствие беловика с черновиком. Так же нужна была подпись или «припись» дьяка или судьи, которая свидетельствовала бы об ответственности за содержание «приписанного» документа и придавала бы ему юридическую силу. Подпись дьяка на документах проставлялась тогда своеобразным путем. Это своеобразие связано было со «столбцовой техникой делопроизводства», что являлось одной из характерных особенностей делопроизводства того времени. В приказном делопроизводстве текст документа писался на узких полосках бумаги (шириной 15-17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, написания адреса.26 Если документ писался на нескольких листах, то они склеивались по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины, которая скатывалась в свиток. Если документ состоял из нескольких склеенных листов, дьяк «приписывал» документ не в одном, а в нескольких листах. Он проставлял свою подпись по слогам на оборотной стороне документа по всем местам склеек листов.
     Развитие делопроизводства не останавливалось и на каждом этапе своего развития вносились свои изменения. После приходя к власти Петра I была образована новая система государственных учреждений. Боярская дума постепенно прекращало своё существование, а в место неё высшим законосовещательным органом стал Правительствующий Сенат (22 февраля 1711г.). Делопроизводство этого органа сосредотачивалось в канцелярии, делившийся на столы. 27Сначала канцелярия была подчинена обер-секретарю Сената, генерал-прокурору Сената(1722г.) Все бумaги вносились в реестр и передавались в столы для производства (подготовки к рассмотрению в заседании). Так же создавались коллегии. Сам процесс подготовки и решения дел складывался из четырех этапов. Первый этап- получение и регистрация документов. Все поступающие в учреждение документы должны были приниматься только в самом учреждении. На «входящем» документе председателем присутствия или старшим членом присутствия отмечалась дата получения документа, после чего он заносился в реестр входящих документов и докладной реестр. Зарегистрированные документы распределялись по соответствующим исполнителям и заносились в целях установления очередности в настольный реестр.28 Секретарем канцелярии велась роспись решенных и нерешенных дел с указанием, где находятся эти дела. Второй этап- подготовка дел к слушанию на заседании присутствия (сбор по делу доп. материалов и составлением секретарем док. записки) Третий этап-слушания и решения дела на заседании присутствия. Ход заседаний в то время документировался в журнале заседания присутствия, представлявшим из себя протокол заседания. Четвертый этап - исполнение дела. Оно заключалось в изготовлении исходящего документа. Исходящие документы записывались дословно в реестрах, которых было два: один реестр служил для регистрации рапортов, доношений, представлений, а другой для регистрации сообщения разным учреждениям, а так же указов и предписаний подчиненным учреждениям и лицам. Так же для учета входящих и исходящих документов в канцелярии велись четыре книги: «А», «В», «С» и «D».29 Книги «А» и «В» были для исходящих документов, а книги «С» и «D» для входящих, к этим книгам так же создавались реестры и записи в них вносились в хронологической последовательности. На этапе исполнительного делопроизводства и делопроизводства в период СССР были свои правила для работы с документами, свои формы для регистрации с входящей и исходящей документацией. В исполнительном делопроизводстве начинали вводить инструкции для работы с документами, а в делопроизводстве СССР постепенно начиналось работа документами на машинных носителях. Каждый этап развития делопроизводства характеризовался какими-то своими плюсами и минусами, каждый чем-то отличался от предыдущего.
     Для правильной и более эффективной работы с документацией в организациях необходимо наличие таких документов как инструкция по делопроизводству, которая к сожалению, не всегда и не у всех есть. В инструкции по делопроизводству устанавливаются правила работы и оформления документов, бланки документов, реквизиты для документов и т.д.
      В организациях в настоящее время существует несколько форм делопроизводства это централизованная, децентрализованная и смешанная форма ведения делопроизводства организации. Централизованная форма подразумевает ведения делопроизводства организации только в одном месте (специально созданная служба делопроизводства или секретарь), децентрализованная форма ведения делопроизводства подразумевает то, что ведение этого самого делопроизводства может проводиться и в структурных подразделениях организации. А смешанная форма делопроизводства организаций подразумевает, что делопроизводство в организации может вестись, как и в специально созданной службе делопроизводства организации, так и в структурных подразделениях этой организации. И так как выше было сказано, что самым главным нормативным актом работы с документами в любой организации является инструкция по делопроизводству организации или ещё одно её название инструкция по документационному обеспечению управления, которая изготавливается под каждую организацию отдельно и устанавливается в пределах специфики её деятельности.  Так как инструкция по делопроизводству изготавливается и устанавливается для каждой организации отдельно, то естественно, что и сама инструкция по делопроизводству в каждой организации различается по своей структуре и содержанию, но обязательно в ней должны быть такие разделы как документооборот, регистрация документов, хранение документов.
      Так же обязательно что бы в инструкции были указаны, все лица, которые имею право на подпись документов организации. Ещё обязательно в организации должен быть такой обязательный документ, как номенклатура дел, чтобы в случае необходимости нужное дело или документ было легко и просто найти. 
     Номенклатура- дел организации этой основной документ любой организации, в котором указываются все номера дел (не только входящих и исходящих), и так же номер самих папок где хранятся данные дела или документы определенной организации. Существует всего три
типа номенклатуры дел организаций это: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел организаций. Все организации так же, как и с инструкцией по делопроизводству, сами выбирают по себя свой вид номенклатуры дел, которой они будут в дальнейшем пользоваться. Например типовая номенклатура используется в основном делопроизводстве однотипных организаций,  примерная номенклатура составляется в организациях имеющих подведомственную сеть организаций или учреждений, в которых она используется в основном как методический документ, для составления своей номенклатуры дел, а индивидуальная номенклатура дел более близка по составлению с примерной номенклатурой дел, но она составляется не только сотрудниками службы документационного обеспечения управления, к составлению данной номенклатуры дел привлекают ещё руководителей структурных подразделений организации.  Каждая номенклатура дел имеет свои разделы, которые соответствуют названиям структурных подразделений организации, иногда они могут соответствовать направления деятельности организации, например, отдел финансирования, или отдел проектирования и т.д.
В каждой номенклатуре дел обязательно указывается срок хранения документов. Номенклатура дел организации состоит из нескольких частей: в первой части указывается название организации (если у организации есть структурное подразделение, то указывается ещё и наименование структурного подразделения. Дальше идёт такой реквизит как регистрационный номер и дата документа, после него место составления, на какой год составлена та или иная номенклатура дел. Во второй или содержательной части идет сводная таблица, состоящая из нескольких столбцов, в которых указывают индекс дела, заголовок дела, количество единиц хранения, срок хранения и примечания. В третьей части идет составитель номенклатуры дел (его должность, подпись, расшифровка подписи), дальше идет дата документа. Так же если в структурном подразделении имеется экспертная комиссия, то даты документа указывается с кем из членов экспертной комиссии она согласована и дата согласования документа.
     
      Входящие документы организации - это все письма, запросы, поступающие в организацию в завершение чего возможно составление ответного документа (если такое потребуется). У входящих документов есть срок исполнения он может быть прописан в самом поступившем документе, либо определяется законодательством (опять же если этого требует документ). Документы в организацию могут поступать: по почте; курьером; по факсу; электронной почтой.
     К входящим документам относятся те документы (законы, указы, постановления, решения и др.), которые поступают из других организаций: вышестоящих,	подчиненных,	общественных,	муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан, так же документы, которые переданы по электронной почте (факсограммы, сообщения и др.). 30
     Основную часть всех входящих документов организации составляет переписка с другими организациями. Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем или работником службы делопроизводства.
Поступившие документы проходят следующие этапы обработки:
* первичную обработку; 31
* предварительное рассмотрение; 
* регистрацию;
* рассмотрение документов руководством; 
* направление на исполнение; 
* контроль исполнения; 
* исполнение документов;
* подшивку документов в дела.32 
     Прием и первоначальная обработка документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших организациях секретарем. В очень крупных организациях в структуре службы ДОУ создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, — экспедиции.33
     Правильность доставки корреспонденции проверяют сразу после получения. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), проверяется наличие приложений. 34
     Если имеются значительные повреждения упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то в произвольной форме составляют акт в двух экземплярах. Или на документе проставляется отметка о получении без приложений, затем дополнительно запрашивают недостающие документы у отправителя. 35
     Конверты обычно уничтожают исключения из этого правила составляют:
* адрес имеется только на конверте, в документе нет или не читается,
* не проставлена дата в полученном документе или она сильно расходится с датой получения, в том числе просрочен срок исполнения,
* если дата на конверте представляет интерес с точки зрения доказательства времени получения документов. 
     После первичной обработки входящих документов происходит их регистрация. 
Для оперативности и правильности движения документов в организации соблюдают однократность регистрации. Во всех случаях на документе от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер организации. 36
Присваивание уникального номера каждому документу – происходит путем добавления принятого в организации префикса для каждой категории документов (например, в администрации Ленинского района для писем, поступающих из Научного городка добавляют букву «-н», для писем от граждан добавляют букву «-ч»). 
     Если текст документа поврежден или отсутствуют какие-либо приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. 
     Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись: «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. 
     Предварительное рассмотрение документов проводится в основном для распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального или срочного рассмотрения документов руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.37
     На основании приказа о распределении обязанностей между руководством, в котором закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом, происходит распределение входящих документов. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.38 
     В организациях существуют такие реквизиты как общие и специальные наличие которых придает документам юридическую силу и делает их официальными. К общим реквизитам относится: регистрационный номер документа. В службе делопроизводства организации или у секретаря в процессе регистрации, каждый документ получает свой уникальный регистрационный номер. Структура данного реквизита различна для входящих и исходящих документов и её устанавливается сама организация и так же она прописывается в инструкции по делопроизводству организации. Код по номенклатуре дел относит документ к определённому вопросу или вопросам, которые решаются в организации.
     Обязательным моментом в работе с входящей документацией является регистрация документов. Регистрация входящих документов состоит в проставлении отметки о поступлении. Она включает учетный порядковый номер документа и дату поступления. Отметка проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Так же она может проставляться в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. 
        Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для эффективной быстрой работы службы ДОУ. Например, если отправить письмо в другую организацию и не присвоить ему дату и номер, то отследить судьбу своего послания будет весьма сложно. А если организация крупная и получает несколько тысяч писем в день, тогда ответа на отправленное письмо придётся ожидать слишком долго. Особенно это актуально для государственных учреждений. Обычно ищут по дате и номеру.  Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Факсимильное изображение документа имеет дату получения, поэтому в нем следует проставить лишь порядковый номер. 
Затем документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка).39 
     Регистрируют входящие документы в день их поступления (в исключительных случаях возможна регистрация на следующий день), для чего проставляют отметку на первом листе в правом нижнем углу и заносят краткие сведения о документе в принятые в организации формы регистрации. 
     Обычно входящие документы регистрируют централизованно в службе делопроизводства. При большом объеме документооборота допускается децентрализованный способ при условии обеспечения поступления документов напрямую в соответствующее подразделение.40
     Регистрируют обязательно все поступившие документы вне зависимости от способа их получения (электронная почта, обычный конверт и т.д.).41
     Исключения из этого правила делают для документов, входящих в список нерегистрируемых, который целесообразно в зависимости от анализа обычно поступающей почты создать. 
     Перечень не регистрируемой входящей документации составляет:
* печатные издания (журналы, газеты, брошюры),
* копии информационных документов и рекламные материалы,
* поздравительные письма,
* приглашения,
* прейскуранты
 	Информационные письма и другие документы, также не требующие письменного ответа, передаются специалистам, которые используют их в оперативной работе. Например, данные, содержащиеся в поступившем документе, сотрудник может включить в свой отчет. Наибольшее внимание уделяется документам, которые требуют ответа. Их исполнение заключается в подготовке ответного (исходящего) документа.
Контролирующие лицо или лица проверяющее ход исполнение документа обычно они назначаются руководителем организации в некоторых случаях при отсутствии руководителя возможно назначение данного лица заместителем руководителя. 
Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе. 
После рассмотрения руководителем документы передаются на исполнение в соответствии с резолюцией. Формы исполнения могут быть различными. Ряд документов содержит указания, инструкции, просьбы по выполнению каких-либо действий. Их исполнением будет являться конкретная деятельность специалиста (проведение переговоров, консультации по вопросам, определенным поступившим документом, организация каких-либо мероприятий и т.д.). На поступившем документе исполнителем делается отметка о произведенных действиях.
Например:
"Проведены переговоры. 15.07.2003". Должность Подпись Инициалы, фамилия
     
     Резолюция переносится в регистрационную форму. Передача документа на исполнение осуществляется только после рассмотрения его руководством.42
     Документы обязательно должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации (если документ поступил в нерабочее время, то в первый рабочий день).
     Если документ требует немедленного исполнения, он передается непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.
     Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии. Всю работу по подготовке проекта документа организует ответственное лицо(исполнитель).
     В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации во время предварительного рассмотрения документов распределяют поступившие документы для дальнейшего их направления руководителю, его заместителям или сразу в подразделения. 
     Руководство организации необходимо знакомить только с более важными документами требующего незамедлительного рассмотрения, чтобы не замедлять делопроизводственный поток менее важными документами.43
     Документы на машинных носителях принимаются только при наличии сопроводительного письма.









1.2 Теоретические основы работы с исходящей документацией.
Исходящие документы организации - изготавливаются в основном для ответа на поступивший документы, в основном это письма, являющиеся ответом другим организациям или частным лицам. К общим реквизитам исходящих документов тоже есть общие и специальные реквизиты, к общим реквизитам исходящих документов относятся:
     Источник - откуда пришел тот или иной документ в организацию. Для исходящих документов это названия структурных подразделений, для входящих названия организаций, приславших документ или запрос. 
     Исполнитель - лицо или лица (в некоторых случаях исполнение документов могут доверить не одному сотруднику организации, а нескольким сотрудникам. кому поручается исполнить документ (указывают должность и фамилию лица назначенного на исполнение документа). 
     В исходящих документах это всегда составитель данного документа. 
     Срок исполнения документа обычно прописывается в тексте документа, либо определяется законами.
     К специальным реквизитам исходящих документов относятся: 
     Список рассылки если документ отсылается не одному лицу, а нескольким лицам. 
     Основание- обязательный реквизит исходящего документа в тексте указывается, регистрационный номер документа, для ответа на который создан данный документ. 
Исходящие документы обычно отправляются из организации: 
* по почте;
* курьером; 
* по	факсу; 
* электронной	почтой.44
Исходящие документы создаются, подписываются в организации и предназначаются для отправки другим организациям или частным лицам. 45
     Основные этапы обработки исходящих документов состоят из:
* составления проекта документа;
* согласования проекта;
* проверка правильности оформления документа, печать;
* подписания (согласования, утверждения, простановка оттиска печати);
* регистрация;
* тиражирования;
* отправка первого	экземпляра	документа адресату;
* подшивка второго экземпляра в дело.
     Важным моментом в делопроизводственном процессе организации является- текущее хранение и использование в справочно-информационных целях, поступившей и исходящей документации. 
     Для быстрого поиска документов в организации создаются информационно-поисковые системы (ИПС), при помощи которых осуществляется контроль за местонахождением документов в организации. Основой для создания таких систем служит номенклатура дел, система документооборота и сложившиеся традиции ведения делопроизводства в конкретной организации.46 
     Номенклатура дел организации составляет перечень всех дел, заведенных в организации для реализации целей управления производством и кадрами. Сроки хранения документов, указанные в номенклатуре, определяются нормативными документами. По истечении сроков текущего хранения документы передаются в архив или подлежат уничтожению.47
           Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы, письма. В вышестоящие организации обычно направляют докладные записки, отчеты, справки, письма и т.д.48За подготовку проекта исходящего документа в организации отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный исполнитель (ответственное лицо или лица так как в некоторых случаях возможно, что ответственным за подготовку проекта ответного документа могут отвечать несколько лиц) имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые материалы, устанавливать очередность работы между соисполнителями.49
     В процессе подготовки исходящих документов исполнитель самостоятельно подготавливает черновик, проект документа, его согласование (визирование). Он приносит в службу ДОУ (Документационное Обеспечение Управления) проект документа, для проставления необходимых удостоверяющих реквизитов (подписи, даты подписания, исходящего регистрационного индекса, при необходимости грифа утверждения, печати).
     Документ передается соответствующему должностному лицу через службу ДОУ или секретаря. 
     Проект документа организации передается со всеми материалами ( и прило.......................