Теоретические основы организации работы и хранения личных дел сотрудников в рф

СОДЕРЖАНИЕ
     ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………….. 
     ГЛАВА 1. Теоретические основы организации работы и хранения личных дел сотрудников в рф………………………… 
     1.1 Нормативная база оформления и хранения личных дел сотрудников в России…………………………………………………...……………………… 
     1.2. Основные требования к оформлению и обеспечению сохранности личных дел сотрудников……………………………………………………... 
     1.3 Специфика работы с личными делами сотрудников общеобразовательной школы в РФ……………………………………
     ВЫВОДЫ ПО ГЛАВЕ 1………………………………………………… 
     ГЛАВА 2. РЕАЛИЗАЦИЯ ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ СОТРУДНИКОВ МБОУ «СРЕДНЯЯ ОБЩЕОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ШКОЛА № 3» ЕМАНЖЕЛИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ …………………………………………………
     2.1. Характеристика деятельности учреждения и функций сотрудника, ответственного за хранение личных дел……………………
     2.2. Анализ оформления и обеспечения сохранности личных дел сотрудников в условиях МБОУ СОШ №3……………………
     2.3 Направления по совершенствованию хранения документов по личному составу в МБОУ СОШ №3…………………………………….
     ВЫВОДЫ ПО ГЛАВЕ 2…………………………………………………
     ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………
     СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ………………………
     ПРИЛОЖЕНИЯ…………………………………………………………




     ВВЕДЕНИЕ
     Важным нюансом работы любого государственного либо частного учреждения считается создание документов, которые отображают  результаты производственной деятельности, экономическое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.д. Именно документы гарантируют реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и иная информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.
     Прогрессивная система управления человеческими ресурсами признает необходимость инвестиций в развитие каждого сотрудника. Данное понятие – инвистиции - включает обязательное непрерывное обучение, обеспечение качественного отдыха, высокую оплату труда и выявление дополнительных возможностей, и изучение потенциала, каждого конкретного работника. Результаты организационных, экономическо-социальных мер для улучшения функционирования, развития и эффективного использования потенциала сотрудника сформированы в его личном деле. 
     Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточным вниманием многих организаций к вопросам документационного обеспечения работы с персоналом. Это иногда выражается в такой степени, что накладывает отпечаток на всю последующую трудовую жизнь человека, т.к. в управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. 
     Необходимость рационализации формирования личных дел работников, методов поиска, обработки и хранения в них документов на сегодняшний день является социально важной и актуальной.
     Большое значение в нашей жизни имеют кадровые документы, в том числе и личные дела, в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Они участвуют в регулировании взаимоотношений между сторонами трудовых правоотношений и определяют их полномочия, права и обязанности. Поэтому изучение состава кадровой документации актуально в современных условиях.
     В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации. 
     На многих предприятиях из-за некомпетентности кадрового отдела, зачастую из-за неправильного ведения и хранения документации по личному составу, работники этого предприятия не могут в дальнейшем оформить свои документы соответствующим образом и сталкиваются с рядом всевозможных проблем, а именно: проблемы с пенсионными выплатами, налоговыми отчислениями и т.д. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями организаций. Таким образом, ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.
     Целью данной работы является анализ и совершенствование организации хранения личных дел сотрудников в МБОУ «Средняя общеобразовательная школа №3» Еманжелинского муниципального района.
     Объектом исследования данной работы являются личные дела сотрудников МБОУ СОШ № 3, а предметом исследования – требования к оформлению и ведению личных дел.
     В связи с поставленной целью в работе решались следующие задачи:
     1) проанализировать нормативную базу оформления и хранения личных дел сотрудников в России;
     2) изучить основные требования к оформлению и обеспечению сохранности личных дел сотрудников;
     3) определить специфику работы с личными делами сотрудников общеобразовательных школ РФ;
     4) дать характеристику деятельности МБОУ СОШ № 3 и функций сотрудника, ответственного за хранение личных дел;
     5) проанализировать оформление и обеспечение сохранности личных дел сотрудников в условиях МБОУ СОШ № 3 и определить направления по совершенствованию хранения документации по личному составу.
     В качестве основных методов при написании работы применялись анализ документов, в том числе нормативных актов, наблюдение, опрос.
     Источникова база. Вопросы кадровой документации поднимались в книге М.И. Басакова и О.И. Замыцковой «Делопроизводство: Документационное обеспечение управления персоналом», где были изложены правила составления и оформления документов в кадровой службе, рассмотрено документирование должностного и численного состава, типовые задачи и функции, а также их регламентация локальными нормативными документами.
     Также над вопросами кадрового делопроизводства работали авторы В.В. Галахов, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло «Кадровое делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы», где проанализировано более 120 документов.
     Базой исследования послужило Муниципальное бюджетное образовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа № 3» Еманжелинского муниципального района, а материалом исследования стали личные дела сотрудников учреждения.
     Структура исследовательской работы – выпускная квалификационная работа состоит из введения, двух глав, выводов по главам, заключения, списка источников и используемой литературы, приложений. 
     
      
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ СОТРУДНИКОВ В РФ
     1.1 Нормативная база оформления и хранения личных дел сотрудников в России
     Согласно законодательству, личные дела обязательно должны вестись на служащих государственные учреждений, остальные предприниматели и юридические лица могут вести личные дела по желанию.
     Есть отдельные категории работников, для которых ведение личного дела установлено нормативными правовыми актами:
     * Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 (ред. от 1.07.2014) «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы ?1?.
     * Постановление Правительства РФ от 21.08.2004 № 429 (ред. от 14.11.2014) «Вопросы Федеральной таможенной службе» утверждает Положение о ФТС, в котором п.15 возлагает на управление кадрами обязанность ведения личных дел сотрудников службы ?2?.
     * Приказ Минобрнауки РФ от 06.08.2009 № 284 «Положение о порядке проведения аттестации работников, занимающих должности научно-педагогических работников», в котором п. 16 предписывает хранить аттестационные листы в личных делах аттестуемых работников ?3?.
     Кроме этого, ведение личных дел работников может быть предписано вышестоящей организацией либо управляющей компанией.
     Некоторые работодатели, которым не обязательно вести личные дела, все-таки их ведут на всех работников, так как личное дело — удобный источник информации о каждом.
     Определения термина «личное дело» в Трудовом кодексе нет. А вот норм, упоминающих его, а также обязывающих его вести, предостаточно — это и федеральные законы, и указы Президента РФ, и постановления Правительства РФ, и ведомственные приказы.  
     Первым делом назовем нормативные акты, обязывающие оформлять личные дела. Сразу отметим, что их достаточно много, поэтому назовем лишь некоторые федеральные законы: 
     — от 27.07.2004 № 79-ФЗ (ред. от 05. 10. 2015) «О государственной гражданской службе Российской Федерации» ?4?; 
     — от 02.03.2007 № 25-ФЗ (ред. от 05. 10. 2015) «О муниципальной службе в Российской Федерации» ?5?;
      — от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 21. 07. 2014) «О персональных данных» ?6?.
      Согласно ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 21. 07. 2014) «О персональных данных» любая информация, относящаяся к прямо либо косвенно определенному, либо определяемому физическому лицу, является персональными данными. Следовательно, должен соблюдаться особый порядок ведения личных дел.
     Напомним, что персональными данными работника считается информация, необходимая работодателю в процессе трудовых отношений. К ним относятся не только фамлибоя, имя и отчество сотрудника, но и сведения о его образовании, доходах, имущественном положении и пр.
      Для обеспечения защиты персональных данных и надлежащего ведения личных дел был принят Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 (ред. от 01. 07. 2014) «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» ?1?.
     Помимо этого, ведение личных дел сотрудников должно основываться на Трудовом Кодексе РФ и учредительных документах организации.
     Данные о работниках, которые систематизируются работодателем, являются персональными в силу Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 21. 07. 2014) «О персональных данных» и гл. 14 ТК РФ: персональные данные работника - информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст. 85 ТК РФ). К ним относятся имя, фамлибоя, дата рождения, адрес, а также имущественное положение, образование и доходы работника. Работодатель должен соблюдать установленные в отношении таких данных требования, в частности хранить их, при необходимости передавать, а также защищать от неправомерного использования либо утраты за свой счет. В этих целях и ведутся личные дела ?6?.
     В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 №152-ФЗ (ред. от 21. 07. 2014) «О персональных данных» работник, как субъект персональных данных, обладает определенными правами на защиту своих данных, имеющихся у работодателя. Статья 89 ТК РФ конкретизирует такие права работника. В частности, работник имеет право на полную информацию о его персональных данных и обработке этих данных, на свободный бесплатный доступ к своим данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.
     На основании ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 21. 07. 2014) «О персональных данных» доступ к своим персональным данным предоставляется работнику при обращении либо при получении запроса работника либо его законного представителя. А ст. 20 Федерального от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 21. 07. 2014) «О персональных данных» обязывает работодателя, как оператора персональных данных, при обращении либо при получении запроса работника сообщить ему информацию о наличии персональных данных, а также предоставить возможность ознакомления с ними при обращении работника либо в течение десяти рабочих дней с даты получения его запроса.
     Кроме этого, в силу Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 21. 07. 2014) «Об архивном деле в Российской Федерации» организации при ликвидации должны передать документы по личному составу на хранение в соответствующий архив. Поэтому оформленные надлежащим образом личные дела легче будет передать на архивное хранение ?11?.
     Для оформления личного дела рекомендуем пользоваться ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», а также Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» ?12?.
     Как видим, обязанность по ведению личных дел устанавливается федеральными законами, а вот порядок ведения и оформления — указами Президента РФ и ведомственными нормативными актами. Определиться с перечнем документов, подлежащих включению в личное дело, нам поможет Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденное Указом № 609. Первым делом скажем, что в личное дело вносятся персональные данные сотрудника и иные сведения, связанные с поступлением на работу либо службу, ее прохождением и увольнением с нее. 
     Кроме этого, в личное дело вносятся письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами его личного дела. 
     Муниципальные служащие при ведении личного дела и определении перечня документов, включаемых в него, должны руководствоваться названным Положением на основании ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ (ред. от 05. 10. 2015) «О муниципальной службе в Российской Федерации». Работодатели — бюджетные, автономные и казенные учреждения могут ориентироваться на данный перечень, однако состав документов, скорее всего, будет различаться в зависимости от специфики деятельности. Например, в личных делах их работников точно не будет справок о результатах проверки достоверности и полноты предоставленных работником сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера ?5?.
     Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007 г. № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» ?7?.
     Правила 2007 года состоят из пяти разделов:
     * Раздел ? Общие положения;
     * Раздел ?? Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве;
     * Раздел ??? Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве;
     * Раздел ?V Организация комплектования архива документами архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами;
     * Раздел V Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве.
     Следующим по значимости правомерно считать приказ Министерства культуры РФ № 526 от 31 марта 2015 года «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» ?8?.
     Правила состоят из семи разделов:
     1. Общие положения. 
     2. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации. 
     3. Учет документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в организации. 
     4. Комплектование архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами. 
     5. Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов организации. 
     6. Передача документов организации на хранение в государственный (муниципальный) архив. 
     7. Передача документов при реорганизации либо ликвидации организации, смене руководителя архива организации. 
     В приложениях к новым Правилам приводятся учетные и иные формы документов, используемых в архивах организаций.
      Одним из нормативно-справочных документов при определении сроков хранения документов по личному составу является Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изм. от 04.02.2015) «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». Так, в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», определено наполнение документации по личному составу и трудовой деятельности. Это различные виды документов, отражающих вопросы приёма, перемещения, увольнения и учёта работников, а также их награждения, аттестации, квалификации. К ним относятся и другие документы, которые характеризуют правовые, трудовые и другие взаимоотношения отдельных лиц с государственными и иными организациями, подтверждают трудовой стаж, оплату труда, изменения в должностном и социально-правовом положении работников, получение образования учащимися и т. д ?9?.
      Перечень состоит из 12 разделов:
      * Раздел 1 включает документы, отражающие распорядительные, организационные функции управления, функции контроля, а также правовое обеспечение управления, организацию документационного обеспечения управления и хранения документов организациями;
      * Разделы 2-4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность;
      * Раздел 5 содержит документы об организации и осуществлении экономических, научно-технических, культурных и иных связей организаций;
      * Раздел 6 включает документы об информационном обслуживании деятельности организаций;
      * раздел 7 включает документы по организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;
      * Раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении;
      * Раздел 9 содержит документы о материальном и техническом обеспечении деятельности и организации хранения имущественных и материальных ценностей;
      * Раздел 10 включает документы по административному и хозяйственному обслуживанию организаций: соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций;
      * Раздел 11 содержит документы, отражающие социально-бытовые вопросы, в том числе социальное страхование, жлибощно-бытовые вопросы, организацию досуга;
      * Раздел 12 содержит документы, отражающие организацию деятельности первичных профсоюзных и иных общественных организаций (объединений).
      Перечень имеет 4 графы. В графе № 1 Перечня указаны номера статей. Статьям в Перечне присвоена единая сквозная нумерация. В графе № 2 Перечня приведены виды документов. Перечень не содержит в статьях конкретные наименования документов, а дает обобщенное наименование каждого вида документа. При объединении в одной статье разных видов документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются наименования основных видов документов, включенных в статью. В графе № 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства. В графе № 4 Перечня приводятся примечания, комментирующие и уточняющие сроки хранения документов.
     Еще одним важным нормативным документам по оформлению, ведению и хранению личных дел в организации является локальный нормативный акт «Положение о порядке оформления, ведения и хранения личных дел сотрудников». Данный нормативный акт утверждается директором организации и содержит следующие разделы:
     1 Общие положения;
     2 Порядок формирования личных дел сотрудников;
     3 Порядок ведения личных дел;
     4 Порядок учета и хранения личных дел;
     5 Порядок выдачи личных дел во временное пользование;
     6 Ответственность;
     7 Права.
     Кроме этого, ведение личного дела поможет работодателю при передаче дел на архивное хранение, ведь по требованию Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 28.11.2015) «Об архивном деле в Российской Федерации» организации после определенного срока хранения у себя документов по личному составу должны передавать их в соответствующий архив, в том числе при ликвидации организации ?11?.
     2 марта 2016 г. вступил в силу Федеральный закон № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно этому закону в Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" были внесены следующие изменения:
     1. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные до 2003 года, хранятся:
     1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, - в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
     2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, - с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
     3) в иных организациях - не менее 75 лет со дня создания.
     2. Документы по личному составу (за исключением документов, указанных в части 3 настоящей статьи), созданные начиная с 2003 года, хранятся:
     1) в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, - в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
     2) в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, - с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
     3) в иных организациях - не менее 50 лет со дня создания.
     3. Документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:
     1) в государственных органах, в которых граждане проходлибо государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, - в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
     2) в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, указанных в пункте 1 настоящей части, - с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения ?10?. 
     В Российском законодательстве нет общего нормативно - правового акта, который бы регламентировал ведение личных дел сотрудников. Но бесспорным можно считать, что личное дело сотрудника является ценным источником информации. 
     1.2 Основные требования к оформлению и обеспечению сохранности личных дел сотрудников
     Личное дело – совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже ?19, с. 36?.
     В ходе трудовой деятельности сотрудника в его личное дело включаются в хронологическом порядке по периодам времени следующие документы: 
     * подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС и т.п.),
     * материалы, характеризующие работника (аттестационные листы, копии актов ревизий его деятельности, заключения по обследованию деятельности работника, заверенные копии выданных ему характеристик и т.п.) и другие, содержащие оценку деловых, личных и моральных качеств работника.
     Включаются в личное дело помимо прочего копии приказов о перемещении по должности, копии документов о поощрениях и награждениях, присвоении классных чинов, квалификационных разрядов?17, с. 24?.
     Обозначенные документы могут хронологически относиться к периодам времени и до назначения сотрудника на должность. При увольнении сотрудника в личное дело подшивается приказ (выписка из приказа) о прекращении действия трудового договора.
     Первоначально, в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В ходе трудовой деятельности работника его личное дело может дополняться другими документами, свидетельствующими об изменении его образования, семейного положения и др.
     Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки личного дела включает в себя: № дела, фамлибою, имя, отчество работника, дату поступления на работу.
     За правильное оформление личных дел несут ответственность работники, ведущие кадровую документацию. 
     Для удобства ведения личного дела и справочной работы можно рекомендовать документы включать в дело в следующей последовательности:
     * внутренняя опись документов дела;
     * дополнение к анкете;
     * заявление о приеме на работу;
     * анкета с фотокарточкой;
     * трудовой договор;
     * приказ о приеме на работу (копия);
     * документы об образовании (копия);
     * характеристики либо рекомендательные письма.
     Так как изменения в служебном положении фиксируются в дополнении к анкете, где делается ссылка на соответствующий номер и дату приказа, копии приказов о переводе по службе в личное дело не включаются ? 13, с. 33?.
     Не подлежат приобщению к личному делу справки учебных заведений о предоставлении учебного отпуска, справки с места жительства, справки о состоянии здоровья.
     В личное дело не включаются документы временного срока хранения: справки с места жительства, справки о состоянии здоровья и подобные документы, а также черновые и дублетные экземпляры документов, если на них не содержатся персонально ценные пометы. Обозначенные документы могут формироваться в дела временного срока хранения. Подшивка в дело непроверенных либо некорректно оформленных документов, изъятие либо замена их в деле не допускаются. Жалобы граждан на сотрудников организации и материалы по их рассмотрению в личные дела не подшиваются. Они формируются в дело согласно с номенклатурой дел кадровой службы. В личном деле сотрудника, на которого имеется жалоба, может делаться ссылка на листы этого дела.
     На документы личного дела составляется внутренняя опись ? 24, 125?.
     Во внутреннюю опись документов личного дела записываются по мере включения в дело все документы с указанием их наименований, номеров, дат и ссылок на номера листов дела. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию. Внутренняя опись содержит следующие графы табличной части: помер записи, индекс документа, дата документа, заголовок документа, номера листов дела, примечание.
     При закрытии дела ниже перечня документов цифрами и прописью проставляется количество документов и количество листов внутренней описи. Ниже ставится подпись должностного лица, составившего опись, и дата.
     Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно. Опись составляется и подписывается работником, ведущим кадровую документацию, с указанием даты формирования личного дела. Начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, а конечной – дата увольнения.
     Личные дела регистрируются в книге (журнале) инвентарного учета личных дел. В журнале имеются графы: номер дела, фамлибоя и инициалы работника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета, роспись работника, ответственного за ведение личных дел. Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Количество номеров в журнале должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении работника номер его дела используется для личного дела вновь принятого сотрудника. На лицевой стороне обложки личного дела и в личной карточке Т-2 проставляется номер, за которым дело учтено в журнале ? 26, с. 54?.
     Личное дело ведется в одном экземпляре. Работник, ответственный за ведение кадровой документации, обязан своевременно:
     - вносить записи в личное дело об изменениях в служебном положении работника, биографических данных, семейном положении, месте жительства и т.п.;
     - приобщать к делу полученные документы.
     Основанием для внесения изменений и дополнений в личное дело является:
     - о служебном положении – приказ руководителя организации о переводе;
     - об образовании – документы учебных заведений (диплом, аттестат, удостоверение, свидетельство);
     - об изменении фамлибои, имени, отчества – приказ по личному составу, изданный на основании документов органов ЗАГС.
     Внесение в документы личного дела изменений и дополнений со слов сотрудника не допускается.
     Изъятие документов из личного дела может быть проведено лишь с разрешения руководства организации. Вместо изъятого документа вкладывается справка, подписанная работником, ответственным за ведение кадровой документации, с указанием, с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан ? 24, с. 36?.
     При увольнении работника в личное дело помещается заявление об увольнении и копия приказа об увольнении.
     Ежегодно в кадровой службе проводят проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров. Внизу оборотной стороны листа предусмотрен реквизит «отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел», где пишут «личное дело проверено», указывают дату проверки, должность и подпись работника, ее проводившего. В случае выявления недостатков в оформлении и ведении личных дел составляют акт. Результаты проверки доводятся до руководителя организации.
     В номенклатуре дел кадровой службы личные дела вписываются одной строкой «Личные дела сотрудников». Документы, являющиеся основаниями к приказам по личному составу, формируются в отдельное дело «Документы-основания к приказам по личному составу».
     Дело не только должно быть правильно сформировано, но и оформлено. Оформление обложки личного дела производится в соответствии с ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия». Обложки личных дел имеют порядковую нумерацию, соответствующую общему количеству дел.
     Обложки используются для хранения, помещенного в нее личного дела только работающего сотрудника ?29, 55?.
     При увольнении сотрудника его личное дело извлекается из папки, оформляется в соответствии с требованиями архивной службы и сдается в архив организации.
     При этом начальной датой личного дела является дата заявления о приеме на работу, конечной - дата увольнения. Освободившаяся обложка должна быть использована при формировании нового личного дела под тем же номером.
     На обложке дела указываются:
     - наименование организации;
     - наименование структурного подразделения;
     - индекс дела;
     - заголовок дела;
     - дата дела (тома, части);
     - количество листов в деле;
     - срок хранения дела;
     - архивный шифр дела.
     Наименование организации указывается на верхнем поле каждого заводимого дела.
     Заголовок дела должен соответствовать содержанию сформированных в деле документов.
     Наименование структурного подразделения указывается с новой строки под наименованием организации. Если в организации нет структурного деления, то данная запись будет отсутствовать.
     Индекс дела указывается под названием структурного подразделения в середине обложки и должен совпадать с индексом дела по номенклатуре ?20, с. 128?.
     Начальной датой личного дела является дата трудового договора, конечной - дата увольнения. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
     Количество листов в деле записывается на обложке под графой «Дата». Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью, оформленной на листе-заверителе дела, который заполняется при передаче дела в архив. В текущем делопроизводстве листы личного дела, как и других дел, не нумеруются. Исключение составляют только личные дела государственных служащих, порядок формирования которых установлен Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» (ред. от 23.10.2008): предусмотрена нумерация листов личного дела при включении документов в дело, то есть в текущем делопроизводстве ?1?.
     Срок хранения дела указывается в правом нижнем углу обложки дела в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» от 25.08.2010 № 558 (ред. от 16.02.2016) ?9?. Хранение и учет личных дел организуется, в первую очередь, с учетом удобства в обращении с ними: быстрого и безошибочного поиска личных дел, и, конечно, обеспечения их надлежащей сохранности, конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от несанкционированного доступа. По этой причине личные дела хранятся в кадровой службе в приспособленном для этой цели помещении отдельно от других дел.
     Личные дела хранятся в кадровой службе и ведутся работником этой службы, назначенным приказом руководителя организации ответственным за эту работу. Личные дела сотрудников, занимающих номенклатурные должности, хранятся в управлении кадров вышестоящей организации.
     Личные дела руководителя предприятия, членов руководящих исполнительных, контрольных органов, работников, имеющих государственные награды, иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся постоянно, а остальных сотрудников - 75 лет.
     Личные дела хранятся в кадровой службе (в приспособленном для этой цели помещении) отдельно от других дел. Общие требования к подобным помещениям - наличие защиты от несанкционированного проникновения, от залития водой, средств пожаротушения, желательно - кондиционирование воздуха и/либо, как минимум, соблюдение стабильного температурного режима и влажности воздуха.
.......................