Tеоретические аспекты по научно-методическому обеспечению деятельности службы управления персоналом в организации.

ГЛАВА 1.  Tеоретические аспекты по  научно-методическому обеспечению деятельности службы управления персоналом в организации
1.1.  Основные законодательные акты по научно-методическому обеспечению деятельности службы управления персоналом в России
      Трудовой кодекс Российской Федерации регулирует трудовые отношения работника с предприятием. На основании статей кодекса на предприятии должен быть составлен и регламентирован единый для каждой организации порядок оформления приема, увольнения и перевода работников. 
      Трудовой кодекс РФ устанавливает требования к содержанию важнейших документов по персоналу – правилам внутреннего трудового распорядка, коллективному, трудовому и ученическому договорам, кадровым приказам. Он определяет содержание и порядок реализации кадровых процедур – прием, аттестация, перевод, аттестация, перевод, предоставление отпуска, командирование и др. Нормы Трудового кодекса РФ играют важнейшую роль при разрешении трудовых конфликтов. В целом, знание положений и норм Трудового кодекса является обязательным для кадрового работника.
      Согласно ст.90 Трудового кодекса Российской Федерации, лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных, несут дисциплинарную, административную или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.
      Согласно ст. 85, гл. 14 Трудового Кодекса РФ персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. 
      Статья 13.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях налагает наказание за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных).1
      Необходимо уделить внимание и общероссийским классификаторам. Классификаторы предоставляют собой нормативные документы, содержащие перечень объектов и их кадровые обозначения. По статусу они соответствуют стандартам. Широкое применение классификаторов связано с развитием электронного обмена информацией, автоматизацией обработки информации. Общероссийские и локальные классификаторы играют важную роль в работе с кадровой информацией. Коды классификаторов обеспечивают представление информации в компактной форме, удобной для автоматизированной обработки. 
      Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР), принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 года №367. В данном документе содержится информация о названиях должностей, на которые нужно искать работников, и расписываются функции работников, а также требования к знаниям и умениям сотрудников.
      Указ Президента РФ "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера" от 6 марта 1997 г. N 188 (ред. от 22.08.2004) также следует отнести к немаловажным источником, так как в нем указана, к примеру, информация, которую можно требовать у соискателя, и информация, которую он вправе не предоставлять.
      Федеральный закон N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирует отношения при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, при применении информационных технологий, а также при обеспечении защиты информации, за исключением отношений в области охраны результатов интеллектуальной деятельности и приравненных к ним средств индивидуализации.
      Закон содержит определения понятий и терминов в области информационного обеспечения управления: информационные технологии, информационная система, документированная информация и др. он регулирует нормативно-правой режим открытых информационных систем – компьютерных сетей, баз и банков данных и др.
      Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках» подробно рассматривает, а также регламентирует основные правила по оформлению и ведению основного документа о трудовой деятельности работника предприятия, а именно трудовой книжки. 
      Согласно Федеральному закону Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» (с учетом изменений от 25.07.2011) персональные данные – это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация. 
      При выполении данного закона осуществляется защита прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.
      Особую категорию включают вопросы о расе, национальной принадлежности, политическим взглядам и т.п. В данном случае, если ответы важны для государствееной безопасности, то работник обязан на них отвечать. Если же работодатель включает данные вопросы лишь для того, чтобы иметь дополнительные данные, то соискатель не обязан отвечать ни на один из специфических вопросов.
      Помимо сбора данных необходимо иметь в виду, что не только он, а хранение и использование информации может также напрямую отразиться на нарушении закона «О персональных данных» и ряда других методических и нормативных документов.
      К примеру, разгляшения данных работниками кадровой службы запрещено, если данные не были «обезличены», то есть в данном случае невозможно определить, кому эти данные принадлежат. Также храниться данные и их носители должны в определенных местах, отведенных специально для этого. Необходимо также ограничение доступа для лиц, которые могут этими данными пользоваться.2
     
1.2. Локальные акты по обеспечению деятельности службы управления персоналом в организации
     Обратимся к локальной базе организации, которая имеет отношение к обеспечения деятельности службы управления персоналом в организации.
     В соответствии со ст. 8 ТК РФ работодатели принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. Внутренние локальные нормативные акты - это письменные документы организации, которые определяют общие принципы ее работы и обязательны для исполнения всеми работниками организации, деятельности которых они касаются. Основное назначение локального нормативного акта состоит в конкретизации нормативно-правовых актов более высокого уровня с учетом особенностей организации и условий труда в ней3. 
      Абзацем 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ установлена обязанность работодателя знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. А согласно требованиям ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
     Документы, регулирующие отношения внутри службы и между работниками организации, следующие:
     - Устав организации,
     - Положение о структурных подразделениях,
     -Штатное расписание (это основной документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с учредительным документом (уставом или положением).,
     - Структура и штатная численность,
     -Коллективный договор — правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей (ст. 40 Трудового кодекса РФ).
     -Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 Трудового кодекса РФ). Это внутренний (локальный) нормативный документ предприятия, предусматривающий организацию работы предприятия, внутриобъектный режим работы, взаимные обязанности предприятия и работников, порядок направления работников в командировку, предоставления отпусков и т.д. Правила внутреннего трудового распорядка, как правило, являются приложением к коллективному договору.
     - Должностные инструкции,
     - Трудовой договор(рис.1.2)
     1. Устав организации – это документ, в котором говорится о том, что из себя представляет организация, ее форму собственности, имеется ли совет директоров, кем ведется управление, бсуждаются имущественные вопросы и т.п.
     2. Положение о подразделении, также как и должностная инструкция  разрабатывается в соответствии со спецификой организации, ее подотделов и должностей. Информацию, содержащуюся в должностных инструкциях, необходимо доводить до сведения сотрудников, а также требовать подписи. Информацию, содержащуюся в Положении о подразделении необходимо сообщать сотрудникам организации, чтобы они знали, чем занимается отдел, в котором они работают, а также могли ориентироваться во взаимоотношениях своего отдела с другими составными частями организации.
     Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. На основе типовых положений разрабатываются индивидуальные, в которых уже содержится специфика того или иного отдела. 
     Нормативно закрепленных правил составления положений нет, но имеются рекомендации исследователей, которые включают в типовое положение следующие разделы: 
     1. Общие положения. 
     2. Основные задачи. 
     3. Функции. 
     4. Права и обязанности. 
     5. Ответственность. 
     6. Взаимоотношения. 4
     
     
     Рисунок 1.1. Локальные документы, связанные с оформлением трудовых отношений
     
     3. Правила внутреннего трудового распорядка, содержание которых регулируется ч. 4 ст. 189 ТК РФ. Правила внутреннего трудового распорядка - это локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя. 
     Так, в Правилах указано, что они распространяются на всех работников организации; могут быть изменены приказом руководителя. В них определен порядок приема, перевода и увольнения работников, в том числе перечень документов, которые работник должен представить при найме на работу; основные обязанности и права работников (необходимость соблюдения дисциплины труда, техники безопасности, своевременно и точно исполнять распоряжения руководства, содержать в порядке рабочее место, вести себя корректно и вежливо); основные обязанности работодателя (в том числе обеспечивать здоровые и безопасные условия труда, строгое соблюдение трудовой и производственной дисциплины, соблюдать законодательство о труде, правила охраны труда, улучшать условия труда, предоставлять работникам гарантии и компенсации); режим работы; время отдыха; порядок оплаты труда (сроки и конкретные дни для выплаты заработной платы); ответственность за нарушение трудовой дисциплины; порядок прохождения испытательного срока.
     4.  Должностная инструкция. Следует отметить, что ТК РФ не содержит требования, обязывающего работодателя составлять должностную инструкцию5. Таким обарзом, она является нормативно-методическим документом. В ней указаны требования к лицу, которое занимает соответствующую должность (включая указание на образование); подробно указаны функции и конкретные должностные обязанности; указано, кому непосредственно подчиняется работник, занимающий соответствующую должность.
     5. Трудовой договор с новым работником необходимо заключать, потому что: 
     1) Во-первых, трудовой договор необходим для подчинения работника правилам внутреннего трудового распорядка 
     2) Во-вторых, трудовой договор обязывает работника выполнять строго определенную трудовую функцию и позволяет детально определить его должностные обязанности. 
     3) В-третьих, что не менее важно, трудовой договор позволяет контролировать действия работника и дает право принимать к нему меры дисциплинарной и материальной ответственности
     Таким образом, при формировании системы работы с кадрами, локальных кадровых документов, необходимо изначально ознакомиться с законодательными актами Российской Федерации, и по ним строить локальную базу по оформлению трудовых отношений на предприятиии.
     После того, как менеджер по персоналу ознакомился с нормами Российской Федерации по оформлению трудовых отношений, можно приступать к организации локальной базы предприятия, которая также должна соответствовать нормативно-методическим рекомендациям по ведению делопроизводства в России.
1.3. Основные этапы работы с персоналом в современной организации
     В современном мире потребность в подходящем высококвалифицированном персонале возрастает с каждым днем. Если ранее специалисты по работе с персоналом пытались заполнить пустующие места в компаниях по набору определенных признаков, то на данный момент рынок вакансий очень широк и уникален, а претендующие на свободные места работники обладают более, чем достаточными характеристиками для занятия свободного рабочего места. Таким образом, среди многочисленных претендентов необходимо выбрать именно того, кто сохранит компании время и средства.
     Таким образом, система управления персоналом также изменилась. Изменились подходы к отбору персонала, набору, адаптации, обучению и мотивации и многому другому. Появились новые функции в работе специалистов по кадровым вопросам.
     В настоящее время персоналу организации для удовлетворенности своей работой требуется не только материальные блага в виде заработной платы, бонусов и т.п., но также и персональный подход к работнику, развитие его личностных особенностей, эффективное использование его профессиональных навыков вместе с личностными психологическими особенностями.
      Многие организации даже при современных потребностях в отборе персонала руководствуются старыми подходами и теряют время и хороших подходящих претендентов. Некоторые специалисты считают, что можно подождать до того времени, когда система отбора кадров автоматически определиться сама, в результате проб и ошибок. Но это неверная теория. В данном случае система формирования этапа упралвения персоналом только займет больше времени.
      Другой ошибкой также является поднятие критерий по той или иной должности. В данный критерии может входить дополнительное образование, опыт работы и т.п.6
      Проанализируем для начала основные этапы работы с персоналом.
      Основные кадровые функции, как правило, различаются от организации к организации. Они могут быть минимизированы, если отделов и сотрудников мало, и очень расширены, если организация многочисленная, и направлений деятельности много.
      Также важно отметить, что функции возникают как следствие «хронологического порядка» осуществления должностных полномочий специалистов и работников и деятельности организации в общем. 
      Формирование кадровой политики организации, связано с планированием будущего компании, стратегическим целями, анализом фактического состояния, позиции организации на рынке. Анализ внешней и внутренней среды приводит к формированию политики компании, кадровых направлений развития. На данном этапе также определяются приоритеты формирования кадровой структуры управления, подразделений и отделов, их функций.
      Кадровое планирование  в современном представлении упралвения персоналом включает три этапа, а именно оценка имеющегося кадрого состава, оценка будущих потребностей кадров и разработка программы, которая  будет подходить персоналу конкретной организации.
      Разработка профессионально-квалификационных требований к персоналу осуществляется в двух планах. Во-первых, это очень важно для общей структуры организации, для количества тех или иных специалистов в отделах, а также распределения должностных обязанностей и взаимодействий между ними.
      Во-вторых, эти требования необходимы для основных процессов работы с имеющимся персоналом, то есть процесса отбора сотрудников, обучения, подготовки и переподготовки кадров.
      Набор персонала это процесс формирование базы организации, к которой специалисты по работе с персоналом рано или поздно обратятся. Набор персонала не означает ни его последующий отбор, ни также и найм. Но тем не менее, он преследует очень важную функцию формирования кадрового резерва организации, в который впоследствии будут включены все так или иначе подходящие кандидаты. Ими специалисты по работе с персоналом рано или поздно воспользуются.
      Формирование резерва — исключительно важная задача. Она  осуществляется либо специалистами по работе с персоналом, либо также подключается и отдел по работе с общественностью, который  формирует положительный образ компании. Таким образом, кандидаты охотнее посылают свое резюме и становятся соискателями на ту или иную вакансию в данной организации. А также при отказе на имеющуюся вакансию будут иметь в виду, что рано или поздно эта организация может им еще позвонить для закрытия похожей или такой же вакансии.
      Отбор персонала осуществляется путем выбора из кандидатов, которые имеют статус соискателей. И отбор совершается на основании как профессиональных, так и личностных (или псхологических) критериев. Требования сопоставляют с имющейся еальностью, и выбирают наиболее походящего кандидата. 
      Определение системы заработной платы, льгот, а также стимулирования в целом является также очень важным элементом работы с персоналом, так как работник на современной послекризисной ситуации заинтересован не только в материальном стимулировании, но и в других дополнительных поощрениях и привилегиях.
      Появились многочисленные новые способы удержать персонал, такие как построение карьеры, тренинги, корпоративное обучение, коучинг, развитие специалистов и т.п.
      В связи с этим был предложен новый принцип предоставления льгот, который обозначается как «система вознаграждения по принципу самообслуживания» («принцип кафетерия»). При использовании данного пинципа работник сам выбирает, что именно ему необходимо для ощущения комфорта на рабочем месте. При такой политике сотрудник ощущает то, что работодатель его ценит, и также некоторую долю свободы в своих действиях.
      При выборе мотивационных схем руководители также ориентируется и на своих западных коллег, выбирая ту или иную модель стимулирования труда.
      Этап адаптации предполагает осуществление кадровой работы и ее координацию руководителем в двух основных направлениях. 
      По данным психологических исследований, социальная адаптация оказывается обычно и более сложной, и более значимой в общей структуре адаптационного процесса. 
      Адаптационный период очень важен для работников и по статистике, занимает один из топовых причин увольнений. Если адаптация, как трудовая, так и социально-психологическая, не имеет четкой и эффективной структуры, работодатель теряет до 40% новых работников.
      Подбор и расстановка кадров. После найма работников и адаптации наступает следующая стадия – расстановка персонала. Она зависит как от личностных и профессиональных особенностей сотрудников, так и структуры организации и кадровой политики руководителя. Расстановка персонала – это оптимизация распределения должностных обязанностей, типов выполняемых работ и их сложности с учетом выявленных различий. 
      Профессиональная подготовка и переподготовка персонала. На современном этапе подготовка персонала может включать обучение на этапе адаптации, in house training (в данный элемент работы с персоналом входит обучение внутри фирмы), а также обучение с учетом необходимости развития каждого сотрудника. Важно обучать и переобучать в соответствии с персональным планом развития сотрудника.
     Оценка персонала. Важность оценки персонала определяется тем, что при корректной оценке кадров компании можно сэкономить большое количество средств, а именно на повторный найм, обучение, адаптацию и т.п. Производительность как отдельной должности, так и компании в целом может 6увеличиться в разы. Также важность оценки персонала в том, что продвижение по карьерной лестнице верно отобранных сотрудников осуществляется скорее, их эффективность на занятом рабочем месте повышается, а общий климат в организации остается позитивным.
     Оценка при первичном отборе в компанию может включать интервью, тесты, стрессовое интервью, рассмотрение резюме, рассмотрение рекомендаций, или же все это в сумме. В частных компаниях данный этап первичной оценки зависит либо от руководителя, либо от начальника службы кадров, которые и выбирают подходящие методы. 
     Вторичная оценка происхоит после адаптации кадра, его обучения, и последюущей работы. А локальных актах должно быть закреплено, через какое время проводится оценка, и как именно необходимо это сделать.
     Вторичная оценка работника может быть в виде аттестации, интервью, тестов или же современных инноваицонных методов. Промежуточная оценка и ее методы также зависят от должностей, ее проводящих.
     Оценка кадров также может зависеть от многих факторов, таких как экономическая ситуация в стране, размер компании, стадия разивтия органиазции и т.п. 7
     К основным ресурсам, используемым на любом предприятии относятся люди (человеческие ресурсы), капитал, материалы, информация и технология производства. Человеческие ресурсы на каждом предприятии являются главным и важным элементом, так как именно люди определяют, причем окончательно, пригодность в данной технологии.
     Использование персонала должно быть эффективным, в противном случае сама сущность набора персонала для успеха организации может считаться бессмысленной.
      Таким образом, современные представления об управлении кадрами значительно отличаются от управления персоналом, к примеру, в конце двадцатого века. Управление человеческими ресурсами стало глобальнее, но тем не менее, более социально-психологически ориентированное.
     
     

1 "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ  (ред. от 01.04.2012) //  СПС «КонсультантПлюс».

2 Травкин Ю. Персональные данные. Амалданик, 2007, С. 10-24.

3 Орлова Е.В. Порядок ознакомления работника с локальными нормативными актами работодателя // Финансовый вестник: финансы, налоги, страхование, бухгалтерский учет. - 2011, № 6. - С. 54.
4 Кузнецова Т.В. Делопроизводство. –М., 2008, С. 186-190.

5 Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6  "О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников"// Справочно-правовая система «КонсультантПлюс».
     
6 Д. Купер, А. Робертсон. Психология в отборе персонала. М., 2010, С. 13-15.
7 Карпов А. В. Психология менеджмента. М., 2005, С. 232-247.
---------------

------------------------------------------------------------

---------------

------------------------------------------------------------

.......................