Технология создания, обработки и хранения конфиденциальных документов.

МИД РОССИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ  ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ  ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
«КОЛЛЕДЖ  
МИНИСТЕРСТВА  ИНОСТРАННЫХ  ДЕЛ  
РОССИЙСКОЙ  ФЕДЕРАЦИИ»
(ФГБПОУ «Колледж МИД России»)
К ЗАЩИТЕ ДОПУСТИТЬ
Заместитель директора
по учебной части	О.А. Ворона
ИССЛЕДОВАНИЕ 
Технология создания, обработки и хранения конфиденциальных документов
Выпускная квалификационная работа 
по специальности 46.02.01 
Документационное обеспечение управления и архивоведение 
студентки второго курса (очная форма обучения, базовая подготовка)
Выпускную квалификационную работу выполнила
Студентка 22 групы	С.А. Власкина
Руководитель работы	Е.С. Худякова
Москва 2016
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ

1. ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

1.1 ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.2. ОБРАБОТКА ПОСТУПАЮЩИХ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, 
ИХ УЧЁТ И РЕГИСТРАЦИЯ

1.2.1. Экспедиционные технологии обработки и учёта поступающих пакетов с конфиденциальными документами

1.2.2. Учёт и регистрация поступивших (входящих) конфиденциальных документов

1.3. ПОДГОТОВКА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ 
ДЛЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ И УНИЧТОЖЕНИЯ

1.3.1. Экспертиза ценности конфиденциальных документов

1.3.2. Подготовка конфиденциальных документов для архивного хранения

1.3.3. Подготовка конфиденциальных документов к уничтожению

1.3.4. Перечень конфиденциальных сведений

1.4. ГРИФ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ ДОКУМЕНТА

1.5. НОСИТЕЛИ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ

1.6. САНКЦИОНИРОВАНИЕ, ИЗГОТОВЛЕНИЕ И СОСТАВЛЕНИЕ ТЕКСТА КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА

1.7. ИЗДАНИЕ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА

2. ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ


ВВЕДЕНИЕ
     Конфиденциальный документ – доверительный, секретный. В Федеральном законе от 22 июля2006 года № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" конфиденциальная информация определена как документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ.
     Сейчас организации все чаще подвергаются различным видам коммерческих шпионажей, в том числе и промышленным.Как правило, 
в большинстве случаев, организации и предприятие используют бумажные носители информации (в том числе и конфиденциальной) из-за их более удобного практичного и долговечного хранения. Однако бумажные носители не имеют никаких специальных степеней безопасности, как электронные
и другие виды носителей, поэтому вся ответственность за сохранности бумажных документов ложится на правильную организацию конфиденциального документооборота. 
     Проводя исследования по данной теме необходимо выяснить предмет 
и объект исследования. Предметом исследования будет являться непосредственно специфика работы с конфиденциальными документами и объектом изучения – сами документы, называемыми документами ограниченного доступа.
     Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, создаваемые для фиксации фактов, событий, распоряжений. Документы по степени доступности делятся на открытые и конфиденциальные. Оба вида документов имеют существенные отличия и вместе в системе делопроизводства находиться не могут. Движение документов или документооборот также подразделяется на открытый 
и конфиденциальный. Конфиденциальный документооборот не должен пересекаться с открытым, в целях сохранности конфиденциальной информации.
     Система делопроизводства постоянно усложняется и современное делопроизводство представляет собой организацию, состоящую из множества структурных подразделений и их сотрудников. Обязанности каждого сотрудника чётко регламентированы и находятся в рамках подразделения, 
в котором он задействован. В связи с этим усложняется задача защиты конфиденциальной информации, конфиденциальное делопроизводство имеет не менее сложную организацию по сравнению с открытым делопроизводством.
     Цель работы: выявить технологии создания, обработки и хранения конфиденциальных документов.
     Задачи работы: обобщить и систематизировать литературу по вопросу; изучить группы документов, относящихся к классу конфиденциальных; изучитьтехнологию создания, обработки и хранения конфиденциальных документов.
     Объект исследования: конфиденциальные документы.
     Актуальность проблемы: во многих фирмах, офисах и иных заведениях используют конфиденциальные документы. Каждый сотрудник, который так или иначе связан с конфиденциальными документами должен знать критерии оформления, пользования, а также иные правила.
     Практическая ценность применительно к документированию означает, что конфиденциальная деятельность должна обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты и достоверности информации, применительно к организации документооборота – предоставление пользователям всех необходимых документов, но только тех, которые действительно требуются для выполнения должностных обязанностей.
1.1. ОБЩИЕ  ПОЛОЖЕНИЯ
     «Подконфиденциальным документом понимают необходимым образом оформленный носитель информации, составляющий интеллектуальную собственность предприятия»*.
ОСНОВЫ ПРАВОВОГО РЕГУЛИРОВАНИЯ
ОТНОШЕНИЙ, СВЯЗАННЫХ
С КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ  ИНФОРМАЦИЕЙ
     Порядок обращения с документированной конфиденциальной информацией регламентирован в целом ряде законодательных актов и, в первую очередь, 
в Конституции Российской Федерации. Так, Конституцией Российской Федерации (ст. 23) установлено право граждан на неприкосновенность личной жизни, личной и семейной тайны, тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений. При этом ограничение этого права допускается только на основании судебного решения.
     Не допускается Конституцией Российской Федерации (ст. 24) сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия.
     Обобщённое понятие конфиденциальной информации в значительной мере конкретизировано в перечне сведений конфиденциального характера, утверждённом Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. №188 (ред. от 23.09.2005).
     В УПК Российской Федерации установлена защита конфиденциальной информации, в том числе документированной, в ходе следственных действий 
и проведения судебных заседаний. 
     Критерии, по которым сведения относятся к служебной и коммерческой тайне, содержатся в статье 139 Гражданского кодекса Российской Федерации.
     Кроме того, определение конфиденциальности коммерческой информации содержится в ст. 727 ГК Российской Федерации.
     Отношения, связанные с конфиденциальной информацией регулируется такими законами страны как Конституция РФ, Уголовный кодекс, Гражданский кодекс. В каждом законе определяются различные права граждан.
     УК Российской Федерации также содержит ряд положений, относящихся к защите конфиденциальной информации и ответственности за её неправомерное использование (статьи 137, 138, 310).
     Ответственность за разглашение служебной и коммерческой тайны устанавливается, в частности, статьёй 139 ГК Российской Федерации.
     Особо следует отметить, что ГК Российской Федерации предусматривает имущественную ответственность лица перед своим работодателем за разглашение служебной или коммерческой тайны. 
     Материальная ответственность за нарушение служебной, банковской, налоговой, коммерческой тайны и тайны связи предусмотрена также 
в Федеральном законе "О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путём, и финансированию терроризма" от 07.08.2001 № 115-ФЗ (ред. от 05.05.2014).
     И в заключение следует упомянуть о правовых нормах, регулирующих использование конфиденциальной информации в судебных разбирательствах. Эти нормы установлены в Гражданском процессуальном кодексе (ГПК) Российской Федерации.
     Можно сделать следующий вывод, что защита конфиденциальной информации и ответственность за неправомерные действия в отношении этой информации, существует в Уголовном, Гражданском и Административном Кодексах, и,нарушая правила защиты, может быть применена уголовная, материальная и имущественная ответственность. 
     Каждый вид конфиденциальных документов имеет реквизиты. По своей природе (см. схему) конфиденциальные документы бывают:
     ? нормативно-методические (НМД);
     ? руководящие (РД);
     ? распорядительные (РПД);
     ? информационно-справочные (ИСД);
     ? организационные (ОД);
     ? финансово-бухгалтерские (ФБД);
     ? кадровые (по личному составу) КД.
1.2. ОБРАБОТКА  ПОСТУПАЮЩИХ  
КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ  ДОКУМЕНТОВ,  
ИХ  УЧЁТ  И  РЕГИСТРАЦИЯ
1.2.1. Экспедиционные технологии обработки 
и учёта поступающих пакетов 
с конфиденциальными документами
     Конфиденциальные документы должны пересылаться (доставляться) между организациями в запечатанных пакетах, оформленных соответствующим образом. В процессе экспедиционной обработки поступивших документов необходимо выполнять следующие меры по защите конфиденциальной информации и её носителей:
     * не допускать попадания в организацию конфиденциальных документов других предприятий и организаций;
     * проверять целостность конвертов, пакетов, упаковок (далее – пакетов) 
с документами, т.е. убедиться, что они не вскрывались на пути следования от отправителя до адресата;
     * предотвращать утрату документов после вскрытия пакета;
     * исключать возможность ознакомления с конфиденциальными документами технических работников организации, не имеющих к ним доступа;
     * исключать возможность ознакомления любых работников организации 
с информацией, имеющей отметку «Лично»;
     * не допускать утерю документов и их частей за счёт неполного изъятия их из пакетов;
     * проверять комплектность конфиденциального документа, наличие всех листов, экземпляров и иных частей, отсутствие факта подмены документа.
     Пакеты, содержащие конфиденциальные документы, поступают из почтового отделения связи (ценные, заказные и простые отправления) 
с помощью фельдъегерской связи, от курьеров предприятий и организаций, от посетителей. При получении пакетов сотрудник экспедиционного подразделения Службы делопроизводства обязан:
     * проверить на пакете соответствие адресата, проставление номеров документов и организации-отправителя, целостность упаковки, сохранность прошивки и оттиска печати;
     * убедиться, что содержимое пакета не просматривается;
     * проверить на пакете и сопроводительном документе на него (реестре, описи и др.) соответствие наименований адресата и отправителя, номеров документов, номеров экземпляров (если указаны);
     * расписаться в сопроводительном документе за принятые пакеты 
с проставлением даты и, при необходимости, печати или специального штампа.
     Следует учитывать ту особенность, что на пакетах, а часто на самих конфиденциальных документах не ставится гриф ограничения доступа. Это объясняется нежеланием отправителя обращать внимание посторонних лиц на отметку о конфиденциальности. Поэтому предварительное рассмотрение 
и распределение всей поступающей документированной информации должно выполняться квалифицированным сотрудником Службы делопроизводства, обладающим знаниями структуры организации, функций структурных подразделений и обязанностей работников, состава и Перечня конфиденциальной документированной информации и таких же перечней структурных подразделений организации.
     Первичная обработка поступивших конфиденциальных документов включает проверку правильности доставки документов, их наличия и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые 
и не подлежащие регистрации. Поскольку поступившие документы делятся также на имеющие отметку конфиденциальности и не имеющие такой отметки, то при вскрытии пакетов проверяется соответствие на пакете и документе отправителя и адресата отметки конфиденциальности, номеров документов, номеров экземпляров документа (если указаны на пакете). Пакеты должны быть вскрыты таким образом, чтобы можно было убедиться, что в них не осталось каких-либо вложений.
     В документах проверяется наличие листов, а в документах, имеющих приложения, кроме того, соответствие учётных номеров, отметки конфиденциальности, номеров экземпляров, количества листов приложения записям отметке о наличии приложения, содержащиеся в основном документе (сопроводительном письме).
     Пакеты с пометкой «Лично» вскрываются работником, которому они адресованы, или уполномоченным им лицом. По усмотрению лица, вскрывшего пакеты, перечисленные выше данные проверяются им самим или сотрудником Службы делопроизводства.
     При нарушении оформления пакетов, несоответствии данных на пакете 
и в сопроводительном документе, а также повреждении упаковки составляется акт в двух экземплярах, который подписывается сотрудником Службы делопроизводства и лицом, доставившим пакеты. Второй экземпляр акта направляется отделению связи, доставившему пакет, или организации – отправителю пакета, если он доставлен, минуя отделение связи. Если повреждение пакета позволяет изъять документ или прочесть его, то об этом сообщается руководству организации и Службы делопроизводства, а пакет 
не принимается до принятия решения.
     После проставления подписи за принятые пакеты сотрудник Службы делопроизводства заполняет графы 1–3 журнала учёта поступивших пакетов, при этом в графе 3 количество пакетов указывается прописью, а лицо, доставившее пакеты, заверяет эти данные своей подписью в графе 4. Дата поступления пакетов может проставляться перед началом их учёта за каждый день. В этом случае графа 1 в журнал не включается.
     Затем, до вскрытия пакетов заполняются графы 5–6 журнала (графа 6 заполняется, если на пакете есть номера документов). Порядковые номера пакетов ежедневно начинаются с № 1. Рядом с номером пакета, имеющего пометку «Лично», проставляется слово «Лично». Если на пакете рядом 
с номером документа указаны номера экземпляров, то они переносятся 
в журнал.
     При несоответствии на пакете и документе или на документе и приложении учётных номеров, недостаче или излишке листов и экземпляров документа, а также в случае, если документ направлен в организацию ошибочно, руководителем Службы делопроизводства и сотрудником, вскрывшим пакет, составляется в двух экземплярах акт, второй экземпляр которого вместе 
с лицевой стороной пакета (при несоответствии данных на пакете и документе) немедленно направляется отправителю. О недостаче листов или экземпляров сообщается, кроме того, руководителю Службы делопроизводства данной организации-отправителя.
     Ошибочно присланные документы, лишние листы и экземпляры вместе 
с актом направляются с сопроводительным письмом организации-отправителю. В графе 9 журнала учёта поступивших пакетов производится отметка 
о возврате с указанием того, сколько листов или какие экземпляры и почему возвращаются, номера и даты сопроводительного письма, например: «Пять листов (экз. №__) возвращены как лишние с № 23 КТ от 14.09.2010 г.» или (при возврате документа полностью) «Документ возвращён как ошибочно присланный с № ПК от 20.08.2010 г.».
     Ошибочно присланные документы могут по согласованию с организацией-отправителем пересылаться по назначению, под их учётными номерами, 
в новых пакетах с вложение в них лицевой стороны пакета организации-отправителя. В этом случае в графе 9 журнала учёта поступивших пакетов делается отметка о пересылке с указанием организации, которой направлен документ, номера и даты сопроводительного письма.
     О несоответствии на пакете и документе и приложении отметки конфиденциальности или номеров экземпляров организации-отправителю сообщается письмом. Журнал учёта пакетов можно вести в автоматизированном режиме – в автоматизированной информационной системе, если такая система существует в организации или будет разработана.
1.2.2. Учёт и регистрация поступивших (входящих) 
конфиденциальных документов
     После вскрытия пакета и проверки правильности вложений поступившей конфиденциальной документированной информации присваивается очередной регистрационный входящий номер, который также проставляется в графе 7 журнала учёта поступивших пакетов.
     Учёт и регистрация поступивших конфиденциальных документов осуществляются одновременно в единой форме, как правило, в день поступления.
     Допускается ведение регистрации в журналах или на карточках отдельно от регистрации другой открытой документации. При этом в регистрационно-контрольных формах, в том числе электронных, к входящему регистрационному номеру документа добавляется гриф ограничения доступа к документу 
в краткой форме, например: ДСП – «Для служебного пользования». Для документов, поступивших из других организаций, имеющих другое обозначение грифа ограничения доступа, во входящих регистрационно-контрольных формах к регистрационному входящему номеру добавляется обозначение отметки 
в краткой форме, например: КФД – конфиденциально или СКФД – строго конфиденциально.
     В момент регистрации заполняются графы 1–7. В графе 1 проставляется регистрационный номер, присвоенный документу, и аббревиатурой отметки конфиденциальности документа. В графе 5 указываются номер, присвоенный документу в организации-отправителе, и дата подписания (утверждения) документа. Если документ прислан без сопроводительного письма, то в графе 6 проставляется количество его листов, а в графе 7 делается прочерк. Если документ имеет сопроводительное письмо, то в графе 6 проставляется количество листов сопроводительного письма, а в графе 7 – количество листов приложений. При этом, если все приложения имеют гриф конфиденциальности, указывается общее количество листов всех приложений; Если часть приложений не имеет отметки конфиденциальности, то количество их листов проставляется через «+» к листам конфиденциальности приложений, например: 7+3 н/к (н/к означает «не конфиденциальные»).
     При поступлении документов в двух и более экземплярах проставляется общее количество листов всех экземпляров. При этом на одном экземпляре проставляется входящий штамп, а на первых листах других экземпляров – отметка «Вх. №__».
     Если в организацию возвращены отправленные ранее без сопроводительного письма все или часть экземпляров документа, то производится отметка об их возвращении без присвоения входящего номера. Эта отметка проставляется 
в графе 8 журнала учёта поступивших пакетов напротив возвращённого номера вложенного в пакет документа, например: № 12 (при возврате документа), № 2 (при возврате документа выделенного хранения), вх. № 15 (при возврате документа, зарегистрировано по входящему номеру). Одновременно в графе 15 журнала учёта созданных/документов или в графе 11 журнала (карточки) учёта документов инвентарного (выделенного) хранения делается запись: «Экз. №__ возвращены, п/ж №__ за__» с проставлением номеров экземпляров, порядкового номера и даты поступления пакета, в котором находились возвращённые экземпляры. В графе 14 журнала учёта поступивших документов (под отметкой об отправлении) производится запись: «Возвращён, п/ж №__за__» 
с проставлением порядкового номера и даты поступления пакета 
с возвращаемым документом (п/ж означает «журнал поступивших пакетов»).
     Если документ отправляется и (или) возвращён с сопроводительным письмом, то он регистрируется за очередным входящим номером конфиденциального документа, подлежавшего выделенному хранению, переводится затем без сопроводительного письма на учёт документов инвентарного (выделенного) хранения. Сопроводительное письмо подшивается в дело.
1.3. ПОДГОТОВКА  
КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ  ДОКУМЕНТОВ  
ДЛЯ  АРХИВНОГО  ХРАНЕНИЯ  
И  УНИЧТОЖЕНИЯ
1.3.1. Экспертиза ценности 
конфиденциальных документов
     Под экспертизой ценности документов понимаетсяизучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения. В число основных принципов ценности включаются принципы историзма, комплексности и всесторонности оценки документов с точки зрения их экономического, научно-технического 
и социально-культурного значения. К критериям ценности относятся происхождение документов, их содержание и внешние особенности.
     Согласно Федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации», Архивный фонд Российской Федерации разделён на две основные части: государственную и негосударственную. К государственной части отнесены документы государственных и муниципальных органов власти 
и подведомственных им организаций собственности, уставном капитале которых имеется преобладающая доля государственной собственности. Негосударственную часть составляют документы, находящиеся в собственности общественных и религиозных объединений и организаций или в частной собственности негосударственных объединений, организаций и физических лиц и представляющие собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность.
     Негосударственные организации, включая коммерческие, обладают правом собственности на созданные в процессе их деятельности документы, отнесённые к негосударственной части Архивного фонда, и могут передавать документы постоянного хранения в государственные архивы на основе соглашения (договора), оговаривая при необходимости особые условия хранения передаваемых документов и пользования ими.
     Состав государственных и муниципальных органов власти и подведомственных им организаций, предприятий, передающих документы постоянного хранения в государственные архивы, а также категории передаваемых ими документов (все документы постоянного хранения или частичного) определяются Федеральным архивным агентством России (Росархивом) 
и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации. 
В отношении негосударственных организаций такое определение производится органами и учреждениями Росархива совместно с собственниками документов 
и оформляется договором.
     Таким образом, применительно к конфиденциальным документам источниками комплектования Архивного фонда Российской Федерации могут быть негосударственные организации, а также государственные и муниципальныеорганы власти и их организации, в деятельности которых образуются документы
с информацией, составляющей служебную, коммерческую, профессиональную тайны, секреты производства (ноу-хау), служебные секреты производства, персональные данные работников в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, персональные данные государственных служащих.
     Конфиденциальные документы государственных и негосударственных структур, источников комплектования Архивного фонда, могут передаваться 
в государственные архивы с согласия их обладателей. Документы передаются 
в государственные архивы, только после снятия с них отметки конфиденциальности, т.е. после того, как они перестают быть носителями конфиденциальной информации.
     Конфиденциальные документы, подлежащие передаче в государственные архивы, до их фактической передачи должны храниться соответствующим образом в Архиве организации, а при отсутствии Архива – в Службе делопроизводства.
     В таком же порядке необходимо хранить документы постоянного и при наличии долговременного (свыше 10 лет) хранения, не подлежащие передаче 
в государственные архивы. При этом должны быть обеспечены условия для физической сохранности документов и предотвращения утечки содержащейся 
в них информации.
     В целях уточнения или определения сроков хранения документов 
и отбора их на основе эти сроков для архивного хранения и уничтожения проводится экспертиза ценности документов.
     Экспертиза ценности конфиденциальных документов проводится ежегодно или при небольшом объёме документов один раз в несколько лет, однако подвергать экспертизе ценности целесообразно документы, изданные 
3–5 лет назад, когда одновременно с подготовкой документов для архивного хранения возможны отбор их для уничтожения (значительное количество документов имеет срок хранения 3–5 лет) и снятие отметки конфиденциальности с существенной части документов*.
     Экспертизой ценности должны быть охвачены все конфиденциальные дела и документы инвентарного (выделенного) хранения за соответствующий период времени, поскольку последние являются составной частью документального фонда организации. К проведению экспертизы ценности конкретного дела привлекаются члены постоянно действующей Экспертной комиссии, имеющие доступ к этому делу (документу).
     Экспертиза ценности документов дела проводится путём изучения содержания каждого подшитого в дело вида документа и установления его соответствия сроку хранения и номерам статей Перечня документов со сроками хранения, указанными на обложке дела. Одновременно проверяется правильность формирования дела: соответствие видов и содержания документов заголовку дела, отсутствие в делах постоянного срока хранения документов временного срока хранения, а также определяется возможность снятия отметки конфиденциальности с отдельных документов или с дела в целом.
     Нормативным актом, регламентирующим хранение и отбор на хранение, 
а также уничтожение типовых документов, служит Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения*.
     Срок хранения дела в целом устанавливается по наивысшему сроку хранения документов, находящихся в деле.
     Экспертиза ценности документа выделенного хранения проводится путём изучения содержания документа и определения срока его хранения на основе Перечней документов с указание этих сроков или критериев установления ценности документов.
     Результаты экспертизы ценности документов целесообразно фиксировать в рабочей карточке (тетради) эксперта с отражением в ней номера дела (документа выделенного хранения), его заголовка, операций (с обоснованиями), которые необходимо произвести: какие документы и в какое дело перешить, какие уничтожить, с каких можно снять отметку конфиденциальности, какими должны быть уничтоженные заголовки, срок хранения и номера статей по перечням.
     По завершении экспертизы всех дел и документов инвентарного (выделенного) хранения результаты работы всех экспертов рассматриваются на заседании постоянно действующей Экспертной комиссии и фиксируются 
в протоколе с отражением следующей информации:
     ? какие дела и документы выделенного хранения (с уточнёнными заголовками, отметками конфиденциальности, сроками хранения и номерами статей по Перечню) подлежат передаче на архивное хранение (раздельно-постоянное и долговременное);
     ? какие документы, из каких дел и в какие дела необходимо перешить;
     ? какие дела, документы из дел и документы выделенного хранения подлежат уничтожению;
     ? с каких дел, документов выделенного хранения или отдельных документов, подшитых в дела, должна быть снята отметка о конфиденциальности (в последнем случае должно быть указано, подлежит ли документ, 
с которого снимается отметка конфиденциальности, изъятию из дела или должен оставаться в нём).
     Протокол заседания подписывается председателем и всеми членами постоянно действующей Экспертной комиссии и утверждается руководителем организации.
1.3.2. Подготовка 
конфиденциальных документов 
для архивного хранения
     Согласно протоколу заседания Экспертной комиссии сотрудниками Службы делопроизводства производится частичное переформирование 
и дооформление соответствующих дел и документов.
     Если срок хранения дел и документов установлен не Перечнем, 
а постоянно действующей Экспертной комиссией, то вместо статей Перечня проставляется отметка ЭК.
     После изъятия из дел документов листы не перенумеровываются. На обложках дел и в номенклатуре дел рядом с количеством проставленных листов в скобках указывается количество листов, оставшихся в деле. В заверительной надписи дела под прежней надписью пишется:
     «____________ листов изъято согласно записям в описи дела»
      (прописью)
с проставлением подписи, фамилии и инициалов лица, произведшего запись, 
и даты.
     На дела и документы инвентарного (выделенного) хранения, которые отобраны для постоянного хранения, составляется опись по форме 1.
     При сдаче документов в государственный архив или Архив организации 
в Службе делопроизводства остаётся один экземпляр описи с описью сотрудника Архива за получение включённых в опись документов, остальные экземпляры передаются в Архив.
     На обложке дел и документов инвентарного (выделенного) хранения проставляются номера фонда, описи и единицы хранения.
1.3.3. Подготовка 
конфиденциальных документов 
к уничтожению
     В течение делопроизводственного года в организации создаётся большое количество документов, в том числе конфиденциальных. Часть их подлежит передаче на государственное хранение как документов, имеющих научную, историческую, экономическую и иную ценность. Остальные документы хранятся в Архиве организации и по истечение определённого срока могут быть уничтожены. Суть этой процедуры заключается в выявлении в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истёкшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, 
и отборе их к уничтожению. Отбор документов и дел к уничтожению оформляется актом. Форма акта представлена в «Основных правилах работы архивов организации»*.
     После утверждения описи дел и конфиденциальных документов постоянного срока хранения составляется акт по тем делам и конфиденциальным документам за соответствующий период, которые подлежат уничтожению. Акт имеет форму 2.
     В акт на уничтожение документов, не подлежащих хранению, в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел или групповые заголовки с указанием количества дел, включённых в группу.
     В конце акта может быть сделана такая пометка: «Документы уничтожены путём механического измельчения» или «Документы уничтожены путём сожжения».
     Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого указывается перед группой заголовков дел. Если в акт заключены конфиденциальные документы, акт содержит дополнительную запись (например, форму 4).
     Лишние экземпляры (копии) документов инвентарного (выделенного) хранения, журналы (картотеки) учёта конфиденциальных носителей, созданных/изданных документов, поступивших пакетов и документов могут включаться в данный акт или уничтожаться без рассмотрения Экспертной комиссии по мере истечения сроков по акту аналогичной формы без ссылки на протокол этой комиссии и без подписи её председателя.
     Данные каждого дела, документа, журнала (картотеки) регистрации 
и учёта вносятся в акт отдельной позицией и должны соответствовать зафиксированным в протоколе Экспертной комиссии и регистрационно-учётных формах. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый из них включается в акт отдельной позицией. При внесении в акт дел, из которых перед уничтожением были изъяты отдельные документы, указывается количество листов, фактически оставшихся в деле.
     Перед уничтожением включённых в акт дел, документов и журналов (картотек) учёта проверяется соответствие данных акта записям, сделанным:
     * в протоколе постоянно действующей Экспертной комиссии;
     * в номенклатуре дел;
     * в журнале учёта документов инвентарного (выделенного) хранения;
     * на обложках и заверительных листах дел и документов инвентарного (выделенного) хранения;
     * в описях документов дела (по документам, изъятым из дела).
     Дела, документы и журналы (картотеки) учёта уничтожаются путём сжигания или с помощью бумагорезательной машины. При уничтожении документов вне территории организации доставка их к месту уничтожения производится на служебном транспорте, при этом должны быть приняты меры, исключающие доступ к документам посторонних лиц.
     После уничтожения делаются отметки об уничтожении дел и регистрационно-учётных журналов (картотек), документов инвентарного (выделенного) хранения. Отметки об уничтожении отдельных документов из дел проставляются в описях документов дел. Вместо уничтоженных документов в дела помещаются справки-заместители. В акте проставление таких отметок подтверждается подписью сотрудника, делавшего отметки.
     Составление акта о выделении дел и документов, подлежащих уничтожению, и проставление в учётных формах отметок об их уничтожении осуществляются сотрудником Службы делопроизводства. В проверке правильности включения в акт дел и документов и их физического уничтожения, кроме этого сотрудника, должен участвовать второй сотрудник Службы делопроизводства или другого подразделения организации, имеющий доступ к уничтожаемым делам и документам.
     В акт о выделении дел, подлежащих уничтожению, вносятся документы только с истёкшими сроками хранения. Одновременно за тот же период составляются годовые разделы сводных описей дел по личному составу (приказы, списки личного состава, карточки учёта и личные дела уволенных рабочих и служащих, лицевые счета или расчётные ведомости по заработной плате, невостребованные трудовые книжки и другие личные документы, акты 
о несчастных случаях) и дел долговременного хранения (свыше 10 лет), а также целесообразно включение в опись и дел со сроком хранения 10 лет.
     Акты рассматриваются и одобряются Экспертной комиссией организации (структурного подразделения), подписываются должностным лицом, проводившим экспертизу, и утверждаются руководством.
     По утверждённым актам вносятся изменения в учётные документы архива (опись дела, номенклатура дел), а выделенные к уничтожению документы
в упакованном виде передаются на утилизацию бумагообрабатывающим фабрикам. Оформляется это приёмо-сдаточными накладными, данные которых (дата сдачи, номер накладной, вес сданной макулатуры) указываются в акте 
о выделении к уничтожению документов.
1.3.4. Перечень конфиденциальных сведений
     В любой компании существует конфиденциальная информация, которая особенно тщательно оберегается от не имеющих к ней доступа сотрудников, 
а также конкурентов и поставщиков. Вместе с тем определить степень секретности данных достаточно сложно. В итоге все сведения, связанные 
с деятельностью организации, начинают считать конфиденциальными. 
В результате возникают судебные споры как с работниками, так и с другими компаниями.
     Перечень соответствующих данных приведён в нескольких законодательных актах, однако и компания может самостоятельно ограничить доступ 
к некоторым сведениям. Вместе с тем основным документом, позволяющим определить, относится ли информация к конфиденциальной, является Федеральный закон от 29.07.2004 № 98–ФЗ «О коммерческой тайне» (далее – Закон № 98-ФЗ). Однако перечень, содержащийся в этом Законе, является неполным, а иные сведения о конфиденциальной информации содержатся в других нормативных правовых актах.
Таблица
ПЕРЕЧЕНЬ КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДАННЫХ, 
ОПРЕДЕЛЁННЫХ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВОМ
Вид
конфиденциальной информации
Перечень сведений
Законодательная норма
Информация,
составляющая
коммерческуютайну
Сведения любого характера(производственные, технические,экономические, организационные идругие), в том числе о результатахинтеллектуальной деятельности в научно-технической сфере, а также сведения оспособах осуществления профессиональнойдеятельности, которые имеютдействительную или по.......................