Совершенствование системы управления документооборотом в органах муниципальной власти (по материалам администрации Западного внутригородского округа г. Краснодара)

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

	«Кубанский государственный технологический университет»

(ФГБОУ ВО «КубГТУ») 



Институт экономики, управления и бизнеса

Кафедра государственного и муниципального управления 



ВЫПУСКНАЯ  КВАЛИФИКАЦИОННАЯ  РАБОТА

(БАКАЛАВРСКАЯ РАБОТА)

	

		на тему: «Совершенствование системы управления документооборотом в органах муниципальной власти (по материалам администрации Западного внутригородского округа г. Краснодара)»



	Автор  	                                                                                     Е.Д. Россошных

	

	Руководитель, к.э.н., доцент                                                         В.С. Новиков

		

	Нормоконтролер, ассистент                                                         А.В. Маркарян

	

	Выпускная квалификационная работа допущена 

	к защите  «____»_______________20___ г.

		

		Зав. каф. ГиМУ, д.э.н.                                                          	    Н. П. Кравченко

	

	Краснодар 

	2016

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

«Кубанский государственный технологический университет»

(ФГБОУ ВО «КубГТУ») 



Институт экономики, управления и бизнеса

Кафедра государственного и муниципального управления 



УТВЕРЖДАЮ

Зав. кафедрой ГиМУ, 

д.э.н., Н.П. Кравченко

 _______________________



ЗАДАНИЕ

на выпускную квалификационную работу

(бакалаврская работа)



По направлению  38.03.04 – «Государственное и муниципальное управление»

студентке Россошных Е.Д.

Тема выпускной квалификационной работы: «Совершенствование системы управления документооборотом в органах муниципальной власти (по материалам администрации Западного внутригородского округа г. Краснодара)»

	Утверждена  приказом ректора университета № 2219-Ст от 17.11.2016г.

Руководитель ВКР, к.э.н., доцент В.С. Новиков

	Нормоконтролер, ассистент А.В. Маркарян 

	Срок сдачи законченной ВКР на кафедру ГиМУ «12»декабря 2016г.

СОДЕРЖАНИЕ ВЫПУСКНОЙ КВАЛИФИКАЦИОННОЙ РАБОТЫ

	Введение

	1 Теоретические аспекты управления системой  документооборота в органах  муниципальной власти

	2 Анализ и оценка организации управления документооборотом в органах муниципальной власти (по материалам администрации  Западного внутригородского округа г. Краснодара)

	3 Основные направления совершенствования системы управления документооборотом в органах муниципальной власти

	Заключение

	Список использованных источников

	Приложение

ОБЪЕМ ГРАФИЧЕСКОЙ ЧАСТИ РАБОТЫ

	Схема 1 – Организация работы с документами

	Схема 2 – Структура управления делами в органах муниципальной власти

	Схема 3 – Структура законодательной и нормативной базы делопроизводства

	Схема 4 – Структура администрации Западного внутригородского округа г. Краснодара

	Схема 5 – Движение входящей корреспонденции

	Рисунок 1 – Автоматизированная форма регистрации документа

	Рисунок 2 – Карточная форма регистрации документа

	Рисунок 3 – Отметка о поступлении документа в организацию

	Рисунок 4 – Номенклатура дел организации

	Рисунок 5 – Внедрение «Lotus Notes»

	Таблица 1 – Журнальная форма регистрации документа

	Таблица 2 – Регистрация исходящей корреспонденции

	Таблица 3 – Регистрация приказа в организации

	Таблица 4 – Регистрация служебной записки

	Таблица 5 – Преимущества и недостатки электронного документооборота

	Таблица 6 – Годовые затраты на расходные материалы 

	График 1 – Применение неэффективного документооборота



	Общее количество листов ВКР  78 с.

	

	  СПИСОК ОСНОВНОЙ И РЕКОМЕНДУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

	Асалиев А.М. Основы делопроизводства. – М.: ИНФРА-М, 2014. – 97 с.;

	Казакевич Т.А. Документоведение: Учебник и практикум для бакалавриата. – М.: Конус, 2016. – 303 с.;

	Ларин М.В. Об организации электронного документооборота в Российской Федерации // Современные технологии делопроизводства и документооборота, 2015. – С. 9-11;

	Шувалова Н.Н. Основы делопроизводства: учебник. – М.: Юрайт, 2015. – 136 с.

	

	

	















Календарный план выполнения выпускной квалификационной работы



Месяц

Числа месяца

Примечание



1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31



Ноябрь

Подбор литературы, написание введения Выполнение 

теоретической части



Выполнение аналитической части





Выполнение проектной части

Выполнение проектной части, заключения, формирование списка литературы, приложений



Декабрь



Нормоконтроль

Подготовка доклада



Защита ВКР









Дипломник ___________________ Е.Д. Россошных                                     Руководитель ____________________ В.С. Новиков

                                     (подпись, дата)                                                                                                                                   (подпись, дата)



5

Реферат

	Выпускная квалификационная работа 78 с., 5 рис., 6 табл., 5 сх., 1 гр., 26 источников



	ДОКУМЕНТООБОРОТ, УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ ФУНКЦИИ, НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА, СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ, ПРОБЛЕМЫ, ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ, ПЕРСПЕКТИВЫ

Цель исследования –  анализ системы   управления документооборотом в органах  муниципальной  власти.

Достижение поставленной цели предполагает реализацию следующих задач:

	дать общую характеристику документооборота и управления системой документацией;

	рассмотреть организационно-управленческие функции системы  документооборота и требования к ней в органах муниципальной власти;

	изучить нормативно-правовую базу документационного обеспечения управления;

проанализировать организацию управления документооборотом в органах муниципальной власти  (по материалам администрации  Западного внутригородского округа г.  Краснодара);

изучить организацию службы документационного обеспечения  системы управления в   органах  муниципальной власти;

охарактеризовать современные системы, направления  совершенствования   системы  управления документооборотом   в  органах  муниципальной  власти;



6проанализировать перспективные внедрения автоматизированных систем управления  документооборотом в органах муниципальной власти, совершенствования систем управления документооборотом и их нормативно-правового обеспечения.

Объектом исследования является Служба документационного обеспечения администрации Западного внутригородского округа г. Краснодара. 

Предметом исследования выступает система управления  документооборотом  в органах  муниципальной  власти.






Abstract

Final qualifying work  78 sec., 5 fig., 6  tab., 5 sc., 1 gr., 26 sources



DOCUMENT FLOW, MANAGEMENT FUNCTIONS, NORMATIVE-METHODICAL BASE, THE SERVICE OF DOCUMENTARY MAINTENANCE OF MANAGEMENT, PROBLEMS, EFFICIENCY EVALUATION, OUTLOOK

	The purpose of research – analysis of the system of documentation control in the organs of municipal services.

Achieving this goal involves the following tasks:

	give an overview of a workflow and management system documentation;

	 consider the organizational and managerial functions of the document management system and the requirements in the municipal service;

	to study the regulatory framework of document management;

	to analyze the organization of document management in the bodies of municipal services (on materials of administration of the Western intracity district of Krasnodar city);

	to study the organization of service of documentary maintenance of management system in the bodies of municipal services;

	describe the modern system, directions of improving the system of documentation control in the organs of municipal service;

	to perform prospective implementation of automated systems for document management in the bodies of municipal services, improvement of management systems and regulatory support.

The object of research is the service of documentary maintenance of the administration of the Western intracity district Krasnodar city. The subject of research is the document management system in bodies of municipal service.

	Содержание



Введение……………………………………………………………..…...........

11

1

Теоретические аспекты управления системой  документооборота в органах муниципальной власти ……………………………………….



15

1.1

Общая характеристика документооборота и управления системой 

документацией..…………………………………………………………



15

1.2

Организационно – управленческие функции системы  документооборота и требования к ней в органах муниципальной власти…………………………………………………………………….





27

1.3

Нормативное обеспечение документационного обеспечения управления………………………………………………………………



36

2

Анализ и оценка организации управления документооборотом в органах муниципальной власти (по материалам администрации     Западного внутригородского округа г. Краснодара)…………………





41

2.1

Служба документационного обеспечения системы управления в органах муниципальной власти……………………………………...



41

2.2

Проблемы организации документооборота в органах муниципальной власти…………………………………………………



51

2.3

Анализ затрат и оценка эффективности внедрения системы электронного документооборота в администрации Западного Внутригородского округа г. Краснодара……………………………...





58

3

Основные направления совершенствования системы управления документооборотом в органах муниципальной власти……………



60

3.1

Перспективы внедрения автоматизированных систем управления документооборотом в органах муниципальной власти……………



60

3.2

Совершенствование нормативно – правового обеспечения            документооборота в органах муниципальной власти………………..



64

Заключение…………………………..………….…………………….............

67

Список использованных источников………………….………..…………

69

Приложение А –

	Стандарт исполнения муниципальной функции «Порядок рассмотрения обращений граждан в администрации Западного внутригородского округа г. Краснодара»



Приложение Б –

Выписка Кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 № 195 – ФЗ «Об административных правонарушениях» Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов



Приложение В –

	Выписка Уголовный Кодекс Российской Федерации от  13.06.1996 № 63 – ФЗ (ред. от 22.11.2016)  Статья 274. Нарушение правил эксплуатации средств хранения, обработки или передачи компьютерной информации и информационно –  телекоммуникационных сетей



Приложение Г –

Выписка Федеральный закон от 27.07.2006 № 149 – ФЗ  «Об информации, информационных технологиях и защите   информации» Статья 17. Ответственность за правонарушения в сфере информации, информационных технологий и защиты информации



	

	



	









Введение

	Делопроизводство  является  важнейшей частью в деятельности любой организации, учреждения, предприятия.

	В настоящее время совершенствование управления производственно –хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Руководителями служб делопроизводства   должны  быть  высококвалифицированные  специалисты. Секретарей  и  других  работников отделов  муниципальных служб  должны  готовить  в высших  учебных заведениях с  использованием  новейших  технологий  и  методик.

	В современной социально – экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. Наиболее   главными  следует сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты.

Проблема  организации  системы управления документооборотом в органах муниципальной власти в  данное  время  является  очень  актуальной.

Традиционное делопроизводство предполагает ведение множества журналов и картотек, обслуживающих бумажный документооборот.

И именно ведение этих картотек является первоочередным объектом автоматизации делопроизводства. В то же время ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом собственно документа (текстом и даже изображением, звуком и видеофильмом). 

Таким образом, создаются технологические условия для перехода к  электронному документообороту. Переход  же к  электронному документообороту, в свою очередь, создает предпосылки для формирования электронных архивов с  эффективными механизмами справочно –аналитической работы на множестве документов в различных формах представления. С другой стороны, использование компьютерной сети создает условия для децентрализации выполнения различных делопроизводственных функций при сохранении централизованного контроля за документооборотом. 

Можно, например, разрешить подразделениям и даже отдельным работникам осуществлять самостоятельную регистрацию документов и при этом централизованно контролировать их прохождение. Более того, наличие сети, связывающей территориально удаленные органы власти, позволяет обеспечить централизованный контроль за  документооборотом, что невозможно осуществить в рамках чисто бумажной технологии.

Целью данной  дипломной  работы  является  анализ системы   управления документооборотом в органах  муниципальных  власти.

	В связи с целью в работе поставлены следующие задачи:

дать общую характеристику документооборота и управления системой документацией;

рассмотреть организационно – управленческие функции системы  документооборота  и требования к ней в органах муниципальной власти;

изучить нормативно – правовую базу документационного обеспечения управления;

проанализировать организацию управления документооборотом в органах муниципальной власти (по материалам администрации Западного внутригородского округа г.  Краснодара);

изучить организацию службы документационного обеспечения  системы управления в   органах  муниципальной власти;

охарактеризовать современные системы, направления совершенствования   системы  управления документооборотом   в  органах  муниципальной  власти;

проанализировать перспективные внедрения автоматизированных систем управления  документооборотом в органах муниципальной власти, совершенствования систем управления документооборотом и их нормативно – правового обеспечения.

Объектом исследования является Служба документационного обеспечения администрации Западного внутригородского округа г. Краснодара, а предметом – система  управления  документооборотом  в органах  муниципальной  власти.

Методами исследования  были  анализ, синтез, сравнение,  наблюдение, изучение  трудов классиков; общих и специальных работ; нормативных документов.

	В работе использованы исследования известных авторов в области делопроизводства Т.Н. Бондаревой,  В.И. Андреевой, А.Н. Соковой, М.В. Кузнецовой, а также Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, подготовленную Комитетом по делам архивов и утвержденную решением Правительства РФ от 31 октября 2000 № 1547-р; разработанный архивными службами материал «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»; нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти и субъектов РФ по вопросам документационного обеспечения управления (Гражданский Кодекс Российской Федерации, Федеральный закон от 21.07.1993 № 5485 – I «О государственной тайне в Российской Федерации», Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149 – ФЗ « Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральный закон от 29.06.2015 № 162 – ФЗ  «О стандартизации в Российской Федерации», Федеральный закон от 06.10.2003 № 131 – ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральный закон от 02.03.2007 « 25 – ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации», Федеральный закон от 06.04.2011 № 63 - ФЗ «Об электронной подписи»). 

	Дипломная работа состоит из 3 основных разделов:

	в первом разделе рассматриваются теоретические аспекты управления системой  документооборота  в органах муниципальной власти;

	второй раздел исследует организационную структуру, задачи деятельности, функции администрации Западного внутригородского округа г. Краснодара, проблемы организации документооборота; произведен  анализ затрат и оценка эффективности внедрения электронного документооборота;

	в третьем разделе выявлены перспективы внедрения автоматизированных систем управления документооборотом в органах муниципальной власти, а также были внесены предложения по совершенствованию нормативно-правового обеспечения документооборота, регламентирующие работу документационного обеспечения управления.

	

	

	

	

	

	

	

	

	

	

	

	1Теоретические аспекты управления системой  документооборота  в органах муниципальной власти

	

	 Общая характеристика документооборота и управления системой документацией

	В настоящее время термин «документооборот» встречается в информационной системе и управляет официальными, полностью подготовленными документами.

На практике основную часть деятельности по документационному обеспечению организации занимает работа с документами. 

Документационное обеспечение управления – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного и муниципального управления, на предприятиях, учреждениях и организациях. 

Государственная система документационного обеспечения управления – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технологических средств и технологий сбора, анализа информации, а также совершенствование условий аппарата управления.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) рассматривает в качестве объекта документооборот организации.

В 1998 году был принят ГОСТ Р 51141 – 98 
« Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

	ГОСТ Р 51141 – 98 трактует понятие «документооборот» следующим образом – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.

В целях сокращения количества документов, применяемых в деятельности учреждений типизации их формы, снижение трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку, обработку проводятся работы по унификации и создании унифицированных систем документов.

Унифицированная система документов – совокупность взаимосвязанных унифицированных форм документов, которые обеспечивают документирование данных в определенных видах хозяйственной деятельности, средств их ведения, норм и методических материалов по их разработке и применению.

В настоящее время действует 8 УСД: УС организационно –распорядительной документации; УС банковской документации; УС финансовой, учетной, отчетной и бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; УС отчётно – статистической документации; УС  учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия; УС по труду; УС документации Пенсионного фонда РФ; УС внешнеторговой документации.

Документооборот зависит от системы управления, но в то же время именно он отражает систему управления.

Традиционное делопроизводство предполагает ведение множества журналов или картотек, обслуживающих бумажный документооборот.

Ведение картотек является первоочередным объектом автоматизации делопроизводства, затем постепенно создавались технологические условия для перехода к электронному документообороту. 

Электронный документооборот создает предпосылки для формирования электронных архивов с эффективными механизмами справочно – аналитической работы на множестве документов в различных формах представления. Использование компьютерной сети создает условия для децентрализации выполнения различных делопроизводственных функций при сохранении централизованного контроля за документооборотом. 

Документооборот организации состоит из потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации.

Документопоток – совокупность документов одного вида или назначения, имеющее одного направление. 

В любом учреждении можно выделить потоки документов:

поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;

поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации;

	потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации.

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

содержанием или функциональной принадлежностью – характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах;

структурой – описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации;

цикличностью – определяется изменением во времени его информационной нагрузки;

направлением – зависит от содержания технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ;

	плотностью – измеряется количеством документов, проходящих обработку.

Проектирование системы документооборота происходит на ранних стадиях становления предприятия. Формирование аппарата управления происходит путем разделения обязанностей между руководителем и исполнителями, в которых определяется последовательность подписания, визирования, согласования, утверждения и резолюции основных документов. 

Согласно ГСДОУ маршруты движения документов в организации должны быть представлены в виде схем.







Прием входящей корреспонденции



Регистрация





Рассмотрение документа и нанесение резолюции







Доведение документа до исполнителя





Работа по созданию проекта документа



Проведение мероприятий во исполнение резолюции





Согласование проекта документа



Утверждение документа





Регистрация документа





Списание документа в дело

Рассылка исходящего документа







Сдача в архив



Схема 1 – Организация работы с документами





	По масштабам движения документов выделяют документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации и  отрасли.

	В любой организации работу с документами осуществляют отделы, которые принимают,  осуществляют регистрацию, отправляют, передают по назначению, а также контролируют их исполнение.

	Регистрация документов – запись учётных данных о документе, фиксирующий факт его создания, получения и отправления.

	Существует три формы регистрации: журнальная, карточная и автоматизированная.

	Т а б л и ц а 1 – Журнальная форма регистрации документа

	Регистрационный номер документа

	Дата 

	документа

	Вид и краткое содержание документа

	Исполнитель

	Подпись

	35-04/123

	12.07.2016

	служебная записка

	о выделении транспортного средства

	

	Петров И.Т.

	Петров

	

	

















Рисунок 1 – Автоматизированная форма регистрации документа

















Рисунок 2  – Карточная форма регистрации документа



	Более подробно рассмотрим документопотоки.

Входящий документопоток состоит из:

документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств). 

	Данный документопоток состоит из  нормативных и методических актов, которые являются основанием для руководителей в организации управленческой, производственной, технической, социальной экономической деятельности; законы, постановления, указания, поручения, приказы, указы, письма, инструкции, распоряжения, решения, методические указания и рекомендации.

	документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности (отчет о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;

	обращений граждан – предложений, заявлений, жалоб;

	документов от организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации: письма (запросы, информационные, рекламные, оферты, гарантийные), договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, сертификаты, отгрузочные документы, заявки).

Выполнение операций

Общий отдел

Руководитель учреждения

Ответственный



Руководство структурных подразделений

Исполнители

1.Прием документов











2. Вскрытие











3. Сортировка











4. Регистрация











5.Передача на рассмотрение руководству











6.Рассмотрение руководством











7.Получение от руководства рассмотренных документов











8.Фиксация резолюции











9. Постановка на контроль











10. Передача в подразделение











11. Получение документа подразделением











12.Регистрация документов











13.Рассмотрение руководством подразделения











14. Фиксация результатов рассмотрения











15. Передача на исполнение











	

	Схема 2 – Движение входящей корреспонденции

	

	При поступлении документа в организацию проставляется отметка о поступлении, на которой указано наименование организации, регистрационный номер и дата поступления.



	 

	

	

Общий отдел

Администрации 



	

	Рисунок 3 – Отметка о поступлении документа в организацию

	Входящие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. На каждое входящее письмо заводится отдельная регистрационно – контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений.

	Регистрационный номер проставляется в правой части нижнего поля первого листа с указанием даты регистрации документа и его порядкового номера.  Регистрация документов осуществляется в день поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время, исходящие – в день подписания.

После регистрации входящий документ направляется непосредственно руководителю для рассмотрения и написания резолюции для ответственных лиц.

Если исполнение документа взято под контроль руководителем, то секретарь вносит сведения из резолюции в журнал, карточку контроля или в память компьютера. После этого документ передается исполнителю, указанному в резолюции. Документы, которые исполняются одновременно несколькими подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. 

	Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы. 

Адресатами их могут быть как частные, физические лица, так и другие учреждения, в том числе выше или нижестоящие.

	В исходящем документопотоке выделяются распорядительные и информационные документы – письма, докладные, справки, отчеты, договоры, обзоры,  документы по их выполнению.

Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату:

подписания – документы, не подлежащие утверждению;

утверждения – документы, подлежащие утверждению;

заседания или принятия решения – характерно для протоколов;

события – характерно для актов.

Т а б л и ц а 2 – Регистрация исходящей корреспонденции

	Регистрационный номер 

	документа

	Дата поступления документа

	Адресат

	Краткое содержание документа

	Исполнитель

	Подпись

	12-01/23

	10.11.2016

	Генеральному директору

	ООО «НЭСК»

	О заключении договора на 2017 год

	Шевченко Н.Т.

	Шевченко



	Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности 

– день, месяц и год (например, 15.05.2016). 

На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. 

	Все исходящие документы необходимо регистрировать в журнале исходящей корреспонденции. 

	Также документы подлежат регистрации с помощью специализированного программного комплекса. При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно –контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных. В разных программах вид такой карточки и ее содержимое могут различаться, при этом многие программные продукты позволяют самостоятельно добавлять дополнительные реквизиты.

	Наиболее популярным специализированным программным комплексом является «Lotus Notes».

В данном программном комплексе осуществляется регистрация, контроль, закрытие и отправка служебной переписки.

	Внутренний документопоток включает докладные, служебные записки, объяснительные, акты, протоколы, приказы, издаваемые в данной организации, без права передачи в иные организации.

	Распорядительные документы регистрируются в журналах. Регистрационными индексами этих документов являются порядковые регистрационные номера. При журнальной форме регистрации каждый вид документов регистрируется в отдельном журнале.

Т а б л и ц а 3 – Регистрация приказа в организации

	Номер приказа

	Дата приказа

	Заголовок к тексту

	Автор

	Рассылка

	Примечание

	123- адм

	04.08.2016

	О назначении ответственных лиц за эксплуатацию пассажирских лифтов

	Руководитель технической службы

	Долгов В.С.

	Техническая служба, бухгалтерия, отдел закупок

	



Т а б л и ц а 4 – Регистрация служебных записок 

	Номер документа

	Дата документа

	Краткое содержание

	Документа

	Адресат

	Исполнитель

	Примечание

	1018/10-01

		15.04.2016

	О выделении денежных средств

	Начальник орг.отдела

	Суслов А.Т.

	Петикова Н.И.

	К исполнению



	Информационно – справочные документы регистрируются также, что и исходящие документы. 

Внутренние документы регистрируются в день утверждения или подписания.  При регистрации присваивается регистрационный номер с указанием даты поступления.

Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность решения вопросов и качество зависит от организации использования и хранения документов. 

Номенклатура дел должна быть обязательна в каждой организации, также она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе деятельности.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, которые заводятся в организации, с указанием срока хранения.

Различают три вида номенклатуры дел:

	типовая – определяет состав дел, заводимых в делопроизводстве  однотипных организаций;

	индивидуальная – составляется сотрудниками службы ДОУ совместно с руководителями структурных подразделений;

	примерная – устанавливает примерный состав дел, заводимых в организации.















Рисунок 4 – Номенклатура дел организации



При разработке номенклатуры дел необходимо руководствоваться:

	учредительными документами (например, устав или положение об организации);

	штатным расписанием;

	положениями о структурных подразделениях;

	перечнями документов с указанием сроков хранения;

	типовыми и примерными номенклатурами дел;

	номенклатурой дел организации за прошлый год;

	описями дел постоянного и временного хранения;

	регистрационными формами.

	Номенклатура дел оформляется на бланке организации, затем визируется руководителем архива, руководителем службы делопроизводства.

Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает экспертная комиссия.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (до 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Описи дел постоянного хранения и акты о выделении их к уничтожению рассматриваются на заседании экспертной комиссии соответствующей организации.

После одобрения экспертной комиссией организации направляется на согласование с экспертно – проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации.

	Номенклатура дел организации за предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года и утверждается руководителем организации, а также вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

Составляется на основе изучения состава и содержания документов, заводимых в организации.

Основой для определения номенклатуры дел является штатное расписание организации.

При составлении номенклатуры дел нужно помнить, что качественно составленная номенклатура дел обеспечит правильное хранении и быстрый поиск документов.

Основной функцией любой организации является принятие управленческих решений.

	Основное правило организации документооборота заключается в оперативном прохождении документа по наиболее короткому маршруту с наименьшими затратами времени, только тогда принятое управленческое решение будет действенным.

Оперативность и надежность управления документооборота связано с быстротой прохождения и обработки документов. 

	1.2 Организационно – управленческие функции системы документооборота и требования к ней в органах муниципальной власти

	Одним из базовых эл.......................