Система электронного документа оборота

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ “ МАГНИТОГОРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМ. Г.И НОСОВА”



Институт заочного обучения 

Кафедра социологии, документоведения и архивоведения 

Направление 46.03.02 Документоведение и                       архивоведение



	Допустить к защите

	Заведующий кафедрой

	__________/С.С. Великанова

	«_____» _____________ 20 17 г.



ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

	Обучающегося : Федуловой Марии Витальевны 

(фамилия, имя, отчество)

	На тему: Система электронного документа оборота

	(полное наименование темы)



ВКР выполнена на  73 страницах

Графическая часть (указать при наличии) на ___ листах



Руководитель___________________________________________________            (подпись, дата, должность, ученая степень, ученое звание, Ф.И.О)

Консультант(ы)(при наличии) _________________________________________                                            (подпись, дата, должность, ученая степень, ученое звание, Ф.И.О)

____________________________________________________

Рецензент(ы)(при наличии)____________________________________________

(подпись, дата, должность, ученая степень, ученое звание, Ф.И.О)

_______________________________________________________

							    







	Норм контроль и проверка

	

	Обучающийся________________

	на анти плагиат выполнены.

	

	                                      (подпись)

	Оригинальность текста________%

	

	«_____» _____________ 20 ___ г.

______________ / ________ /

             (подпись, дата)    (Ф.И.О.)	          





                                                 	

			                 

Магнитогорск 2017





























































СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ.....................................................................................................

3

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫОСОБЕННОСТЕЙ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНИЗАЦИИ..............



1.1 Понятие системы электронного документооборота.............................



1.2 Правовое регулирование создания и использования системы электронного документооборота..................................................................



1.3 Этапы внедрения систем электронного документооборота................



ГЛВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ФГКУ КОМБИНАТ "УРАЛЬСКИЙ" РОСРЕЗЕРВА.................................................................................................



2.1 Организационная характеристика предприятия...................................



2.2 Анализ электронного документооборота на предприятии ФГКУ комбинат «Уральский» Росрезерва..............................................................



ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ФГКУ КОМБИНАТ "УРАЛЬСКИЙ" РОСРЕЗЕРВА.................................................................................................



3.1 Мероприятия для совершенствования системы электронного документооборота..........................................................................................



3.2 Оценка эффективности разработанных мероприятий..........................



ЗАКЛЮЧЕНИ.....................................................................................................



СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ.........................................



ПРИЛОЖЕНИЕ..................................................................................................





















ВВЕДЕНИЕ



Электронный документооборот, и системы групповой работы с документацией, пользуются сегодня заслуженной популярностью, поскольку позволяют заметно сократить материальные и временные затраты при работе с документами, повышают качество работы, как в сфере делопроизводства, так и на предприятии в целом и снимают часть проблем, связанных с территориальной удаленностью подразделений организации или индивидуальных рабочих мест сотрудников.

Автоматизации делопроизводства или документооборота, то обычно подразумевают любые информационные технологии, связанные с обработкой документов - от использования текстовых процессоров до систем управления потоком работ и управления базами данных

Актуальность данной работы имеет большое значение, так как тема электронного документооборота в последнее время стала довольно популярной. Любая организация, стремящаяся к успеху, должна иметь четко и хорошо организованный документооборот, а это возможно с использованием новых технологий делопроизводства (Internet, электронная почта и др. системы автоматизации документооборота). В наше время тема рационализации документооборота на предприятии с помощью использования всемирной компьютерной сети и других автоматизированных систем является одной из наиболее актуальных, в связи с развитием компьютерных технологий.

Объект исследования: ФГКУ комбинат «Уральский» Росрезерва.

Предмет исследования - система электронного документооборота на предприятии. 

Цель выпускной квалификационной работы: выработать рекомендации, направленные на совершенствование использования системы электронного документооборота в ФГКУ комбинат «Уральский» Росрезерва. 

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1) рассмотреть понятие системы электронного документооборота;

2) изучить правовое регулирование создания и использования системы электронного документооборота;

3) определить этапы внедрения систем электронного документооборота;

4) дать организационную характеристику ФГКУ комбинат «Уральский» Росрезерва;

5) провести анализ электронного документооборота на предприятии ФГКУ комбинат «Уральский» Росрезерва;

6) разработать мероприятия для совершенствования системы электронного документооборота;

7) дать оценку эффективности разработанных мероприятий.

При проведении данного исследования были использованы следующие основные методы: теоретических исследований, общенаучные методы познания (анализ и обобщение).

Теоретической основой послужили труды отечественных и зарубежных ученых и специалистов, посвященные проблеме внедрения электронного документооборота и разработке различных видов информационных систем, М.Кирпичникова, Т.В.Кузнецовой, В.И.Андреевой, М.В.Кирсановой, М.В. Стенюкова, М.В.Ватолиной, А.В.Пшенко, В.Ф.Янковской, Н.М.Березиной, Т.В.Сигановой и других.

Практическая значимость выпускной квалификационной работы заключается в разработке, построении, составлении рекомендаций по внедрению системы электронного документооборота в ФГКУ комбинат «Уральский» Росрезерва. А после написания ВКР предполагается провести, непосредственно, внедрение электронного документооборота системы в работу предприятия.

После внедрения системы электронного документооборота в ФГКУ комбинат «Уральский» Росрезерва  ожидается, что работа в нем существенно улучшится, в частности, по следующим показателям:

- оперативность проведения внутренних документов;

- существенное улучшение контроля над работой сотрудников любого подразделения предприятия (учетно-контрольные функции);

-прозрачность работы всех служб предприятия;

-систематизация и оптимизация общей работы предприятий;

-повышение конкурентоспособности предприятия на современном рынке.

Структурно выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников и приложений.

Введение раскрывает актуальность выбранной темы, объект, предмет, цель, задачи и методы исследования, раскрывает теоретическую и практическую значимость работы.

В заключении подводятся итоги исследования.





























1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ОРГАНИЗАЦИИ



1.1 Понятие системы электронного документооборота



Одним из современных ресурсов производства является информация. От того, насколько качественно и эффективно используется (получается, обрабатывается, передается, уничтожается) информация зависит качество управления предприятием и, как следствие, зависит его конкурентоспособность.

Беляева И.Н. в своей книге: «Перспективы и возможности курса информатики на современном этапе» под информацией понимает сведения об объективно существующих объектах и процессах, об их связях и взаимодействиях, доступные для практического использования в деятельности людей. По ее мнению, задачи информатизации состоят в сокращении различных видов материальных, энергетических, финансовых и других потоков сведений за счет их частичной замены и компенсации [10,с.154].

Информационными ресурсами являются формализованные идеи и значения, данные, методы и средства их накопления, хранения и обмена между источниками и потребителями информации.

Кривошеев О.А., считает, что главная цель информатизации - повышение эффективности общественного производства во всех его направлениях [19,с.63].

Основу управления предприятием во все времена составляет документированная информация. Работа с информацией на предприятии является основой документооборота.

Документооборот - деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив (ГОСТ Р 51141-98).

Современные информационно-коммуникационные технологии все глубже и прочнее продвигаются в нашу жизнь. Проникновение технологий в сферу деловой деятельности и повседневной жизни обусловливает появление таких новых экономических и правовых явлений, как «электронный документ» и «электронная цифровая подпись».

В науке и практике многими авторами предприняты попытки дать определение электронному документу. А.А. Косовец следующим образом определяет электронный документ. Электронный документ представляет собой «набор данных, записанных в компьютерочитаемом виде, для которых выполнено следующее условие: существует признанная участниками электронного документооборота или утвержденная компетентным органом процедура, позволяющая однозначно преобразовывать эти данные в документ традиционного режима».TPPT Согласно трактовке А.П. Вершинина, электронным документом является информация, зафиксированная на электронных носителях и содержащая реквизиты, позволяющие ее идентифицировать. При этом если содержательная часть электронного документа не отличает его от документов на традиционном носителе (на бумаге), то форма электронного документа является его отличительным признаком в сравнении с другими документами. Электронная «форма» проявляется в технических элементах и свойствах носителя информации. PT Электронная альтернатива предполагает фиксирование информации в исходном пункте в форме, пригодной для обработки на ЭВМTP19PT. О. Макаров под электронным документом в широком смысле понимает имеющую юридическое значение информацию, хранящуюся в виде, доступном для восприятия человека посредством технических средств, прежде всего компьютера. Он выделяет в электронном документе следующие специфические признаки: 

а) невозможность непосредственного восприятия такого документа человеком; 

б) сложность идентификации автора (создателя); 

в) простота внесения в такой документ изменений, искажений.TP

Таки образом, электронный документооборот - система ведения документации, при которой весь массив создаваемых, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру, предусматривающую возможность формирования и ведения распределенной базы данных.

	Более строгое определение можно дать, если разделить понятия делопроизводство и документооборот [1]. Электронным делопроизводством называется совокупность операций над документами:  

	а) регистрация входящего документа (автоматическое или ручное задание реквизитов);

	б) создание исходящего документа;

	в) сохранение в архиве (публикация);

	г) внесение изменений (дополнений) в документы и их реквизиты;

	д) поиск документов;

	e) задание поручений и контроль исполнения.

	Делопроизводство, снабженное дополнительными операциями:

	а) функциями маршрутизации;

	б) регистрацией содержания документов;

в) выполнением бизнес-процессов, связанных с документом, называется электронным документооборотом [1]. 

	Для успешного внедрения электронного документооборота необходима установка специальных систем, обеспечивающих движение информации на предприятии. Такие системы получили название «системы электронного документооборота», сокращенно СЭД.

	Под системами электронного документооборота (далее - ЭДО) в настоящее время понимается широкий класс программных средств, занимающихся обработкой документов и выполняющих следующие функции управления документами: архивация документов, поиск, почта, контроль исполнения.

	Система электронного документооборота позволяет Участникам СЭД:

	- формировать определенные договорами (соглашениями), заключенными между Участниками СЭД, электронные документы, оперативно, своевременно и гарантированно доставлять их получателю;

	- использовать электронную подпись в качестве аналога собственноручной подписи уполномоченного представителя Участника СЭД;

	- обеспечивать конфиденциальность информации, содержащейся в электронных документах;

	- осуществлять защищенный обмен электронными документами через различные электронные почтовые системы.

	 Все электронные документы, обращающиеся в СЭД, подписаны электронной подписью и зашифрованы с использованием сертифицированных средств криптографической защиты информации.

Все СЭД можно условно разделить на шесть категорий:

1) Системы, ориентированные на бизнес-процессы (Business-process EDM): Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird (PC DOCS) - как правило, предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом и т.д.

2) Корпоративные системы (Enterprise-centric EDM): Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context) - обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации.

Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.

3) Системы управления контентом (содержанием) (Content management): Adobe, Excalibur - обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

4) Системы управления информацией (порталы) (Information Management): Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-station) - обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, intranet и extranet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов. Системы управления информацией дают возможность организациям накапливать и использовать экспертизу в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. Хотя большинство доступных сегодня технологий обеспечивают, в основном, статические публикации, обеспечение большей интерактивности и средств совместной работы – дело ближайшего будущего.

5) Системы управления образами (Imaging) – преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.

6) Системы управления потоками работ (Workflow management): otus (Domino/Notes и Domino Worflow), Jetform, FileNet, Action echnologies, Staffware - обеспечивают систематическую маршрутизацию работ любого типа в рамках структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются в целях ускорения бизнес-процессов, увеличения эффективности и степени контролируемости процессов в организации.

Несомненно, электронный документооборот обладает рядом существенных преимуществ. К числу основных достоинств можно отнести следующие:

1) Существенное увеличение скорости обработки информации внутри предприятия - в условиях рыночной конкуренции это дает значительное преимущество;

2) Создание единого информационного поля предприятия, что существенно снижает риск утраты информации;

3) Значительная экономия ресурсов – нет необходимости тратить средства на бумагу, работу курьеров и большого штата канцелярии;

4) Расширение возможностей при работе с документами – упрощается процедура внесения изменений в текст, допускается добавление мультимедийных данных, можно использовать заранее заготовленные формы;

5) Повышается уровень контроля над документооборотом за счет создания прозрачной системы, а также за счет внедрения средств обеспечения безопасности (пароли, коды доступа и т.д.).

Несмотря на широкие возможности и явные преимущества система электронного документооборота имеет ряд недостатков:

1) Существенные первичные затраты на внедрение новой системы (приобретение оборудования, программ СЭД, налаживание коммуникаций, обучение или переподготовка сотрудников).

2) Человеческий фактор, который складывается из двух составляющих:

а) Психологические установки работников предприятия – если предприятие создается что называется «с нуля», то этот фактор будет действовать в меньшей степени, но если система электронного документооборота внедряется взамен ранее существовавшего бумажного, то в этом случае есть риск возникновения стрессовых ситуаций, так как новое всегда воспринимается с трудом;

б) Уровень компетентности сотрудников – к сожалению, отнюдь не все служащие и работники современных предприятий на должном уровне владеют компьютерной грамотностью, что повышает риск сбоев в системе из-за их действий.

3. Проблема информационной безопасности – к сожалению, системы электронной защиты всегда не совершенны и ни одно предприятие не застраховано от утечки информации по цифровым каналам; зачастую намного проще извлечь информацию из электронного поля, чем изъять бумажный документ из сейфа.

4. Использование технических средств способствует существенному увеличению потока документооборота, в результате чего возникают сбои.

В Российской Федерации внедрение электронного документооборота сталкивается еще с двумя серьезными проблемами.

Первая - языковая. Она определена тем, что большинство применяемых сегодня в мировом делопроизводстве и документообороте программ и систем написаны на английском языке и ориентированы на работу с содержанием на этом же языке. В результате возникает своеобразный языковой барьер, при котором система электронного документооборота (СЭД) «не видит» часть информации, внесенной на русском языке, соответственно, блокируется часть функций системы.

Вторая проблема связана с организацией деловой переписки. На настоящий день существует ничтожно малое количество шаблонов электронных документов, часто они составляются в зависимости от того, как себе этот документ представляет конкретный пользователь. Поэтому возникает необходимость унифицировать электронную деловую переписку.

Тем не менее, несмотря на все явные недостатки внедрение электронного документооборота является необходимым фактором успешного развития бизнеса в современных условиях.



1.2 Правовое регулирование создания и использования системы электронного документооборота



Применение системы электронного документооборота приводит к появлению относительно новых для традиционного права объектов и субъектов правоотношений. Это ведет к появлению новых общественных отношений, характерных для информационной сферы.

К объектам правового регулирования в этой области относятся: системы электронного документооборота, средства их обеспечения. 

Правовое обеспечение системы электронного документооборота должно основываться на ряде существующих нормативных актов, анализе мировой практики, на корректировке существующих и принятии новых нормативных актов по следующим направлениям:

1) информационное взаимодействие государства, бизнеса и общества;

2) разработка и внедрение электронных административных регламентов (ЭАР), которые позволят осуществить модернизацию процессов управления, выйти на качественно новый уровень взаимоотношений, граждан и бизнеса, обеспечив дебюрократизацию госаппарата и устранение излишних административных барьеров;

3) регулирование телекоммуникационного сектора;

4) внедрение системы электронной торговли для государственных нужд;

5) защита интеллектуальной собственности. В этой области проблемы связаны с отсутствием утвержденных процедур учета объектов интеллектуальной собственности в качестве нематериальных активов; содержанием прав на информационные объекты в Интернете (сайт, доменное имя, гиперссылка и т.п.); 

6) трансграничной передачей объектов интеллектуальной собственности через Интернет; 

7) внедрение электронного документооборота; 

8) обеспечение информационной безопасности [14,с.104]. 

Информационное законодательство - нормативная основа практической информатизации государственного и муниципального управления [12,с.112].

Точкой отсчета можно признать 1992 г., когда были приняты законы о правовой охране программ для ЭВМ и баз данных, о правовой охране технологий интегральных микросхем. С момента принятия базового Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации» прошло 19 лет. За это время сформировался достаточно разнообразный массив законодательства и других нормативно-правовых актов, регулирующих отношения и областях:

- формирования и использования информационных ресурсов;

- создания и использования информационных технологий;

- формирования необходимой инфраструктуры для информатизации на федеральном, региональном, отраслевом, ведомственном уровнях, в структурах местного самоуправления, а также для удовлетворения информационных потребностей граждан, средств массовой информации, различных юридических лиц, других структур общества [16,с.92].

Все уровни законодательства имеют самое непосредственное отношение к регулированию информационной деятельности, обеспечивают формирование многообразия информационной среды, а, в конечном счете, и всей информационной сферы.

Основа правового электронного документооборота составляет обширный массив нормативно-правовых актов и методических документов. Источниками юридического регулирования деятельности с электронными документами являются Конституция РФ, специальные законы в области информации и информатизации, отраслевые законы. Указы Президента РФ и Постановления Правительства РФ, акты министерств и ведомств, нормативно-правовые акты субъектов Федерации, а также международные нормативные акты.

Аспекты права, регламентирующие использование электронных технологий в документообороте, относятся к особой, интенсивно развивающейся отрасли современного права, так называемому информационному законодательству.

Конституция РФ - важнейший законодательный акт Российской Федерации - является своеобразным фундаментом правового регулирования информационных правоотношений. В настоящее время Конституция РФ является нормативно-правовым актом прямого действия. Это повышает ее значение и роль в регулировании делопроизводства и документооборота. 

При использовании информационно-документационных технологий необходимо учитывать ряд норм и положений Основного закона РФ. В частности, согласно ст. 71 Конституции, информация и связь находятся в ведении Российской Федерации. Гарантируется свобода массовой информации. Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом (ст. 29). Однако сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускаются. Органы государственной власти и органы местного самоуправления, их должностные лица обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом (ст. 24).

Действия с электронными документами также затрагиваются в нормативных правовых актах, посвященным отдельным сферам правового регулирования: гражданское, административное, уголовное, уголовно-процессуальное, трудовое, налоговое и другое законодательство Российской Федерации. Например, в Гражданском кодексе России признается принципиальная возможность использования электронных документов и электронно-цифровой подписи в гражданско-правовых отношениях. Согласно Гражданскому кодексу, информация представляет собой объект гражданских прав, а электронные документы могут закреплять гражданские права и обязанности. Так, статья 160 Гражданского кодекса предполагает возможность заключения сделок в электронной форме.

УК РФ предусматривает ответственность за преступления в сфере компьютерной информации: неправомерный доступ к информации; создание, использование и распространение вредоносных программ для ЭВМ; нарушение правил эксплуатации ЭВМ, систем ЭВМ или их сетей. Он также устанавливает наказание за уничтожение документов, имеющих историческую или культурную ценность.

Законодательство РФ в сфере электронного документооборота включает:

1) Приказ Минфина России от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи»;

2) Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

3) Федеральный закон «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ;

4) Приказ Федеральной службы по финансовым рынкам от 8 декабря 2005 г. N 05-77/пз-н «Об утверждении Положения о требованиях к осуществлению деятельности участников финансовых рынков при использовании электронных документов»;

Краткая характеристика Федеральных законов в деятельности электронного документооборота содержится в таблице 1:



Таблица 1 - Краткая характеристика Федеральных законов в деятельности электронного документооборота

Нормативно-правовые акты

Характеристика

1. Приказ Минфина России от 25.04.2011 № 50н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи»

Представленный порядок устанавливает процедуры взаимодействия участников электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи



2. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, при применении информационных технологий, а также при обеспечении защиты информации, за исключением отношений, возникающих при охране результатов интеллектуальной деятельности и приравненных к ним средств индивидуализации.

3. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ 

Регулирует отношения в области использования

электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и

муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении

иных юридически значимых действий.

4. Приказ Федеральной службы по финансовым рынкам от 8 декабря 2005 г. N 05-77/пз-н «Об утверждении Положения о требованиях к осуществлению деятельности участников финансовых рынков при использовании электронных документов» 

Положение определяет порядок использования участниками финансовых рынков документов, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме с электронно-цифровой подписью.





Представляется, что каждый правовой акт может быть оценен не только с позиций позитивного установления правил поведения или отношений, но и с позиций его потенциала предотвращения нарушений. Это обязывает уделять большее внимание связи элементов правовых норм - гипотезы, диспозиции и санкций; формулировке содержания норм. Для достижения целей безопасности чаще применяются запретительные нормы, условия ограничения дозволенного. Известно, что состав правонарушений и санкции помещаются в соответствующие кодексы, нормы которых не всегда гармонизированы с нормами регулятивного характера.

И все же эффективность законодательства определяется полноценностью его регулятивной части - той части норм, которые создают ясность у участников определенных отношений, как они должны действовать в той или иной ситуации, какими правами и обязанностями они наделены от имени государства или своего контрагента (партнера). В этих целях всякий раз необходимо знать о наличии нормативной основы для тех или иных отношений. Обращение практики к массиву действующего законодательства и подзаконных актов в информационной сфере часто завершается установлением неполноты, несогласованности, а порой и противоречивости нормативно-правовой основы.

Именно с этих позиций целесообразно отметить проект федеральной целевой программы «Электронная Россия». Важно, что названная программа концентрирует внимание на основных направлениях использования информационных технологий [35,с.10]. Это образование и подготовка кадров, обеспечение потребностей реального сектора, государственного управления, среды массовой информации. Это все гуманитарные направления. Уже одно то, что эти вопросы поставлены в едином комплексе, делает честь государственной политике.

Примечательно, что в структуре программы «Электронная Россия» на первое место поставлена позиция «совершенствование регулирования и правового обеспечения» [10,с.15]. Это чрезвычайно важно не только для развития законодательства страны, но и для создания правовой культуры в этой сфере. 

С точки зрения задач правового обеспечения острой является и проблема гармонизации нормативной базы в рамках Российской Федерации, а также в пределах региональных и глобальных межгосударственных отношений. 

Таким образом, законодательство Российской Федерации об электронном документообороте и о защите информации основывается на Конституции Российской Федерации и других регулирующих отношения по использованию информации федеральных законов.



1.3 Этапы внедрения систем электронного документооборота



Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) на предприятии требует от сотрудников дополнительных усилий на этапе внедрения и эксплуатации, но позволяет повысить эффективность работы и конкурентоспособность всего предприятия в целом. 

Объем работ по внедрению СЭД, СУПД зависит от потребностей и индивидуальных особенностей компании и, как следствие, - возможности использования типовых настроек соответствующих программных продуктов, позволяющих:

1) Организовать единый файловый архив, с возможностью разграничения прав. 

2) Организовать коллективную работу над документом, проектными данными.

3) Реализовать быстрый поиск нужной информации. 

4) Распределять ресурсы. 

5) Контролировать исполнение работы по документу, по проекту. 

6) Обеспечить сохранность и разграничение прав доступа к документам, проектным данным. 

7) Получить отчеты, характеризующих текущее состояние результатов работы, статистические данные. 

8) Контролировать выполнение работы над документом, проектом. 

Для успешного внедрения документооборота на предприятии необходимо руководствоваться основными принципами:

- Четкая постановка целей внедрения систем электронного документооборота. При этом цель должна быть измеряемой и показывать руководству, принесло ли пользу внедрение СЭД и стоит ли дальше продолжать работать в этом направлении.

- Заинтересованность и поддержка руководства Заказчика на всех этапах внедрения системы. Стоит понимать, что меньше всего во внедрении системы заинтересованы обычные сотрудники.

- Тесное сотрудничество Исполнителя с Заказчиком и конечными пользователями. Это сотрудничество способствует лучшей проработке требований к системе (визуальному и функциональному). Если Исполнителем является сторонняя организация, то IT-отдел Заказчика должен принимать активное участие при внедрении СЭД, т.к. впоследствии вся забота о поддержании работоспособности системы ляжет на их плечи.

- Хорошо формализованные бизнес-процессы на предприятии. Если предприятие не имеет четко формализованных процессов, то необходимо искать Исполнителя, который специализируется на вашем секторе экономики.

- Мотивирование и обучение сотрудников использованию систем электронного документооборота, УПД.

Внедрение систем электронного документооборота (СЭД) на предприятии необходимо проводить по планам, состоящим из девяти этапов. Форсирование любого этапа приводит к непроизводительным затратам - потере времени и средств, затягиванию процесса, к утрате доверия о рациональности данного нововведения в глазах, как руководителей, так и аппаратных исполнителей (специалистов). 

1) Этап постановки цели. Этот этап начинается с разработки концепции электронного документооборота. Главной целью внедрения СЭД выступает создание единой информационной среды для ускорения внутренних процессов документооборота на предприятии. При этом могут решаться задачи оптимизации нагрузки на сотрудников; упрощения функции контроля над исполнением документов; сокращения (исключения дублирования) бумажного документооборот и т.п.

2) Этап подготовки исходных данных. Необходимо понимать, что в электронном документообороте не происходит никаких событий, не идентичных бумажному документообороту. Поэтому, прежде чем приступать к внедрению СЭД необходимо завершить следующую регламентацию документационного обеспечения управления в организации:

2.1 Разработка и утверждение Правил делопроизводства на основе Правил делопроизводства на предприятии.

	2.2 Разработка и утверждение инструкции по делопроизводству на основе Правил делопроизводства. 

	2.3 Создание единого коммуникационного пространства. (Иными словами, все компьютеры пользователей СЭД должны быть объединены в одну локальную сеть).

	2.4 Подготовка нормативно-правового акта о подготовке и подборе специалистов для внедрения СЭД.
.......................