Система электронного документооборота в кадровой службе

4

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ФГБОУ ВО  «ТУВИНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»





ИСТОРИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ 

Кафедра документоведения 

и архивоведения 



ЭртинеЧодураа Владимировна 

СИСТЕМА  ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ: РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ

Курсовая работа

студентка 3 курса 4 группы

очной формы обучения

по дисциплине «Информационные технологии в ДОУ и архивном деле»



Допущено к защите: 

зав. кафедрой                                                Научный руководитель: 

к.и.н. доцент Монгуш В.Ч. к.и.н. доцентХовалыг С.С.

		___________________                                  ____________________ 	

 «____»____________201__г.                          «___»__________201__г.



Работа защищена ___________________ 201__г. 

С оценкой _______________________________





Кызыл-2017

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы. Кадровое делопроизводство является одним из основных элементов управления персоналом. Документальное оформление кадровых процедур является неотъемлемой обязанностью любого руководителя  независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы. В целом от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение социальных, пенсионных и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (InternationalStandardsOrganization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения  распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении.Рационализации документационного обеспечения управления  в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. 

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации. 

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Объектом исследования является кадровая служба Кызылского техникума экономики и права.

Предметом исследованияявляется документирование процессов управления кадрами на примере посредством программы 1С:

Цель исследования–изучить правовые и нормативно-методические основы и практические аспекты  внедрения системы электронного документооборота в кадровой службе. 

Задачи исследования:

- изучить правовые основы кадровой работы в государственных органах и кадрового делопроизводства;

- изучить нормативные основы внедрение электронного документооборота

- дать общую характеристику системе 1С: предприятие. Версия 8.3;

- проанализировать опыт внедрения 1С: предприятие. Версия 8.3 в работе  «Кызылский Техникум Экономики и Права».

- выявить проблемы и рассмотреть пути решения организации кадрового делопроизводства.

Научная новизна. Данная работа является первым комплексным исследованием внедрения программы 1С: Предприятие в опыт работы .

Методы исследования. Для реализации конкретных задач исследования использовались методы системный, структурно-функционального анализа, метод. 

Практическая значимость заключается в том, что выводы и результаты работы могут быть использованы в научно-исследовательской работе для дальнейшего изучения системы кадровой документации организаций Республики Тыва, для кадрового делопроизводства.

Источниковаябазаисследования составили нормативно-правовые документы и государственные стандарты в области электронного делопроизводства, информации и архивного дела. Федеральные законы: «Об электронной подписи»;«Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» и «Об архивном деле в Российской Федерации».

Теоретическая основаисследованиястали труды российских ученых, научно-методические пособия и научные статьи специалистов Федерального архивного агентства, ВНИИДАДа, РГГУ. Ведущим автором поданной теме являетсяЗахаркина О.И.Материал дан с учетом последних изменений в трудовом законодательстве, снабжен конкретными примерами, затрагивает сложные и спорные моменты кадровой работы.

Также ведущим автором является Красавин А.С. Изложил вопросы нормативно-правовой базы документационного обеспечения управления кадрами, рассмотрел процессы документирования трудовой деятельности работников и классификации документов по кадрам, составления и номенклатуры дел и формирования дел к службе кадров, подготовки дел службы кадров к передаче в архив организации, хранения дел службы кадров в архиве. 

Структура курсовой работы Состоит из введения, двух глав, последовательно разбитых на параграфы, заключения, списка использованных источников и литературы и приложений.


ГЛАВА 1. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ 

КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1. Законодательное регулирование деятельности отдела кадров

Современное законодательство требует от работодателя оформление большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками. 

Разрабатывают, оформляют такие документы сотрудники кадровой службы предприятия совместно с юристами. Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д. Поэтому кадровая служба предприятия должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности.

И в первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, должны руководствоваться Трудовым кодексом Российской Федерации (в дальнейшем – ТК РФ). На основании статей ТК РФ на предприятии устанавливается единый порядок оформления документов кадровой службы.

На основании Закона Российской Федерации от 27.07.2006 г. . № 194-ФЗ строится работа отдела кадров с персональными данными сотрудников предприятия.

Правила обработки и хранения информации, порядок работы с ней, контроль доступа к персональным данным находят отражение в Положении о защите персональных данных, разработанном с учетом положений вышеназванного закона.

Перечень сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну, список сотрудников, имеющих доступ к ней, степень ответственность за распространение конфиденциальных данных определяются в соответствии с Законом РФ «О коммерческой тайне».

Характер рекомендательный (необязательный) носят методические документы по управленческому  труду и кадровому делопроизводству. Такие документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как удобнее организовать работу с ними. При этом организация самостоятельно решает, придерживаться этих рекомендаций или разработать свои корпоративные стандарты. Но следует учесть, что инспекция	труду придает большое значение таким инструкциям и в случае их несоблюдения может оштрафовать организация. И даже если впоследствии суд отменит решение инспектора, будет потрачено немало сил и времени в поисках справедливости.

В настоящее время существуют определенные стандарты оформления организационно-распорядительных и учетных документов.

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст)устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, а также требования к бланкам документов.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой, дает исчерпывающий	 список внутренних документов, а также регулирует порядок и сроки хранения в зависимости от юридической значимости.

Также нужно упомянуть Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» и постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», которые помогут правильно, без ошибок заполнить трудовую книжку работника, при необходимости внести в нее соответствующие изменения	 или оформить вместо испорченного или утраченного документа дубликат.

Госкомстатом России утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. №1 (далее – Постановление  Госкомстата России № 1). Представленные в нем формы первичной учетной документации должны использоваться всеми юридическими лицами, осуществляющими деятельность на территории Российской Федерации. В документе также даны рекомендации по заполнению предлагаемых форм. Если для оформления каких-либо процедур или операций не предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, то организация вправе разработать форму документа самостоятельно, с учетом обязательных требований к реквизитам.

Кроме того, организация имеет право при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы, включать дополнительные строки и графы, расширять или сужать их, использовать вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации. Запрещено только изменение или удаление реквизитов из унифицированных форм (включая код и номер формы, наименование документа и т.п.).

При заполнении унифицированных или самостоятельно разработанных форм учетной документации обязательно заполняются все реквизиты документов. Внесенные изменения и дополнения утверждаются приказом руководителя предприятия. Запрещено использование устаревших бланков унифицированных форм первичных документов.

Руководителям предприятий и работникам, отвечающим заведение документации, следует помнить, что документация, возникающая в процессе деятельности, не является частной собственностью предприятия, и не может уничтожаться произвольным образом без соблюдения требований законодательства.

Таким образом, работа с документами в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами. Основным законодательным актом, которым руководствуется в своей работе кадровая служба является Трудовой кодекс РФ. Служба кадров строит свою работу на основных принципах социального партнерства, изложенных в ст.24 Трудового закона, таких как:

– равноправие сторон;

– уважение и учет интересов сторон;

– заинтересованность сторон в участии в договорных отношениях;

– соблюдение сторонами и их представителями трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права;

– полномочность представителей сторон;

– свобода выбора при обсуждении вопросов, входящих в сферу труда;

– добровольность принятия сторонами на себя обязательств;

– реальность обязательств, принимаемых на себя сторонами;

– обязательность выполнения коллективных договоров, соглашений;

– контроль за выполнением принятых коллективных договоров, соглашений;

ответственность сторон, их представителей за невыполнение по их вине коллективных договоров, соглашений.

В Трудовом кодексе отражены и многие специфические вопросы документирования трудовых правоотношений.

Прежде всего отметим, что отдельная ст.5 посвящена перечислению законодательных и иных актов, в которых регулируются трудовые отношения. Они указаны в последовательности их значимости:

– Трудовой кодекс Российской Федерации;

– иные федеральные законы и законы субъектов Российской Федерации, содержащие нормы трудового права;

– указы Президента Российской Федерации;

– постановления Правительства Российской Федерации и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

– нормативные правовые акты органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации;

– нормативные правовые акты органов местного самоуправления;

– коллективные договоры, соглашения и локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права.























1.2. Локальные документы, обеспечивающие кадровое делопроизводство

В управлении персоналом как подсистеме управления организацией используются следующие унифицированные системы документации:

- организационно-распорядительная документация управления персоналом, включающая в качестве подсистем:

- организационно-кадровую документацию (штатное расписание, структура и штатная численность, положение о кадровой службе, положение о персонале, должностной регламент);

- организационно-распорядительную документацию (приказ о внесении изменений в штатное расписание, распоряжение);

- справочно-информационную документацию (письмо, докладная записка, объяснительная записка, справка, заявление, представление, протокол и др.);

- документацию по личному составу (приказы по личному составу, трудовой договор (служебный контракт), личный листок, личная карточка, трудовая книжка, анкета, автобиография, рекомендация, пенсионное дело и др.);

- документацию по обращениям граждан;

- плановая документация (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда, планы подготовки и повышения квалификации персонала и др.);

- отчетно-статистическая документация (статистические отчеты по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда, высвобождению работников и т. д.);

- документация по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию) и пр.

Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет и исполняет документацию в соответствии со своим функциональным назначением. Большинство этих документов носит внутренний для организации характер. Порядок работы с ними определяется внутренними положениями, правилами и инструкциями.

Организационно-кадровая документация включает комплекс взаимосвязанных документов, закрепляющих численный и должностной состав организации, ее структуру, задачи и функции, права, обязанности и ответственность персонала управления, структуру и задачи кадровой службы.

К организационно-кадровым документам относятся: штатное расписание; структура и штатная численность; положение о кадровой службе; положение о персонале; должностные инструкции должностные регламенты по каждой должности.

Штатное расписание устанавливает численность структурных подразделений в составе организации, должностной и численный состав работников (руководителей, специалистов и технических исполнителей) по каждому структурному подразделению и по организации в целом на календарный год с указанием фонда заработной платы. Унифицированная форма документа (форма № Т-3) представляет собой комбинацию трафаретного текста и таблицы. Порядок подготовки штатного расписания регламентируется Инструкцией по применению и заполнению форм первичной документации по учету труда и его оплаты.

Штатное расписание разрабатывается организациями самостоятельно. Ответственность за его подготовку лежит на службе кадров. Проект документа визируют руководители структурных подразделений, юридическая служба, подписывают руководители структурных подразделений организации, главный бухгалтер, утверждает руководитель организации. В грифе утверждения указываются общая штатная численность организации и месячный фонд заработной платы. Гриф утверждения заверяется гербовой печатью организации (или печатью организации).

Структура и штатная численность закрепляются специальным документом, в котором указываются все структурные подразделения, наименования должностей и количество штатных единиц по каждой должности. Документ подписывается заместителем руководителя организации, подлежит согласованию с главным бухгалтером, начальником отдела кадров и утверждается руководителем. Гриф утверждения заверяется печатью. Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом руководителя организации.

Положение о кадровой службе определяет статус данного подразделения в интегрированной системе управления организации, его внутреннюю организацию, задачи, функции.

Как правило, структура Положения включает следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи и функции кадровой службы.

3. Структура кадровой службы.

4. Права и обязанности службы и ее работников.

5. Основные требования к квалификации работников кадровой службы.

6. Рабочее место работника кадровой службы.

Положение о персонале определяет порядок трудовых и кадровых отношений, закрепленных в организации, условия трудовой деятельности всего состава работников. В нем отражаются: вопросы организации деятельности учреждения; условия оплаты труда его работников; порядок предоставления отпусков, командирования, перевода на новое место работы и освобождения от работы, поощрения и дисциплинарного воздействия; права и обязанности работников и руководства организации и ряд других, имеющих непосредственное отношение к управлению персоналом.

Положение о персонале обсуждается и согласовывается с представителями трудового коллектива, визируется юрисконсультом, подписывается заместителем руководителя и утверждается руководителем организации.

Организационно-правовое положение гражданского служащего регламентируется должностным регламентом, являющимся составной частью административного регламента государственного органа. В него включаются:

- квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, предъявляемые гражданскому служащему;

- должностные обязанности, права и ответственность за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей;

- перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать решения или участвовать при подготовке проектов решений;

Организационно-распорядительная документация кадровой службы включает приказы (распоряжения) о внесении изменений в штатное расписание, о распределении обязанностей между заместителями руководителя организации, о порядке предоставления и продолжительности ежегодных оплачиваемых отпусков работников организации.

Основное назначение справочно-информационной документации - информирование о фактическом положении дел в системе управления, сообщение сведений, инициирующих управленческие решения, обеспечение обратной связи между управляющей и управляемой системами. Поэтому в отличие от организационно-распорядительных документов, идущих от управляющего органа к управляемому, справочно-информационные документы направляются снизу вверх - от структурного подразделения к организации в лице ее руководителя и его заместителей или по горизонтальным связям – между подразделениями, должностными лицами.

К справочно-информационным документам относятся: докладная записка; объяснительная записка; справка; заявление; представление; протокол; предложение; служебное письмо; телеграмма; факсограмма; телефонограмма; электронное сообщение и др.

Документация по трудоустройству, учету и работе с кадрами включает приказы (распоряжения) по кадровым вопросам, трудовой договор (служебный контракт), личную карточку работника, личные дела персонала организации, трудовую книжку.

Формы приказов по кадровым вопросам закреплены в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.

Приказы (распоряжения) оформляются на бланке приказа (распоряжения) или на общем бланке организации с указанием вида документа - ПРИКАЗ. В число обязательных реквизитов приказа входят:

- наименование организации (подразделения);

- название вида документа;

- дата и номер документа;

- заголовок;

- подпись.

Приказы по личному составу ведутся отдельно от приказов по основной деятельности. Как правило, в их тексте отсутствует констатирующая часть и ключевое слово ПРИКАЗЫВАЮ. Кадровые приказы начинаются со слов: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ (фамилию), ПРЕДОСТАВИТЬ (отпуск), КОМАНДИРОВАТЬ и т.д.

Среди документов по организации трудовых отношений между работодателем и работником важнейшее место отводится трудовому договору.

Личная карточка работника - документ, обеспечивающий анализ состава и учета движения кадров. В нем содержатся необходимые сведения о работнике. Личные карточки оформляются в кадровых службах на всех работников, принятых на постоянную, временную или сезонную работу.

Ведение личной карточки осуществляется в соответствии с Инструкцией по применению и заполнению форм первичной учетной документации.

Личная карточка (форма №Т-2) заполняется после подписания руководителем организации приказа о приеме гражданина на работу. В условиях функционирования автоматизированных систем управления в качестве входной формы используется машинно-ориентированный вариант этой карточки (форма № Т-2А).

Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре. Все записи в личной карточке формулируются полностью, без сокращений. Основанием для записей являются соответствующие документы (паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.). В личных карточках должны своевременно отражаться все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника.

Для государственных и муниципальных служащих личные карточки (№ Т-2ГС) имеют некоторые отличия от общепринятых форм.

Личные карточки хранятся в архиве отдельно от личных дел. Личное дело представляет собой совокупность документов, подшиваемых в папку в хронологическом порядке, которые содержат наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Оно оформляется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу.

Наиболее важными документами личного дела работника являются личный листок по учету кадров и дополнение к личному листку. В некоторых организациях их заменяют оформляемые по стандартному варианту анкеты.

Поскольку личное дело имеет длительный срок хранения (в соответствии с Перечнем документов с указанием сроков хранения - 75 лет), в них не рекомендуется вносить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения.

Документы, поступающие в личное дело, как правило, располагаются в хронологическом порядке. Личные дела хранятся в специальных сейфах (шкафах), и ответственность за их ведение и сохранность несет непосредственно руководитель отдела кадров (кадровой службы) или инспектор по кадрам (персоналу).

Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка. Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек устанавливаются Правилами ведения и хранения трудовых книжек. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку вносятся лишь в том случае, если дисциплинарным взысканием является увольнение.

Оценка деятельности персонала осуществляется:

- при проведении аттестации;

- при присвоении квалификационных разрядов;

- при вынесении взысканий;

- при выдаче по просьбе работника характеристики или рекомендательного письма.

Документационное сопровождение работы аттестационной комиссии включает:

- правовой акт государственного органа, содержащий положения о формировании аттестационной комиссии; об утверждении графика проведения аттестации; о составлении списков гражданских служащих, подлежащих аттестации; о подготовке документов, необходимых для работы аттестационной комиссии;

- график проведения аттестации, в котором указываются: наименование государственного органа, подразделения, в которых проводится аттестация; список гражданских служащих, подлежащих аттестации; дата, время и место проведения аттестации; дата представления в аттестационную комиссию необходимых документов с указанием ответственных за их представление руководителей соответствующих подразделений государственного органа;

- мотивированный отзыв об исполнении подлежащим аттестации гражданским служащим должностных обязанностей за аттестационный период, содержащий следующие сведения о гражданском служащем:

а) фамилия, имя, отчество;

б) замещаемая должность гражданской службы на момент проведения аттестации и дата назначения на эту должность;

в) перечень основных вопросов (документов), в решении (разработке) которых гражданский служащий принимал участие;

г) мотивированная оценка профессиональных, личностных качеств и результатов профессиональной служебной деятельности гражданского служащего с учетом исполнения должностного регламента;

- сведения о выполненных гражданским служащим поручениях и подготовленных им проектах документов за указанный период, содержащиеся в годовых отчетах о профессиональной служебной деятельности гражданского служащего, которые прилагаются к отзыву;

- решение, принятое комиссией по результатам аттестации;

- аттестационный лист гражданского служащего;

- протокол заседания комиссии, в котором фиксируются ее решения и результаты голосования;

- правовой акт государственного органа или решение представителя нанимателя о том, что гражданский служащий:

- подлежит включению в установленном порядке в кадровый резерв для замещения вакантной должности гражданской службы в порядке должностного роста;

- направляется на профессиональную переподготовку или повышение квалификации;

- понижается в должности гражданской службы; специальный правовой акт (приказ, распоряжение), который издается в том случае, когда гражданский служащий отказывается от прохождения профессиональной переподготовки, повышения квалификации или перевода на другую должность.

Оценка деятельности работника может быть отражена и в таких документах, как характеристика, рекомендательное письмо, рекомендации, а также приказы о поощрении, премировании или наложении взыскания.

Организация работы с кадровой документацией. Одной из важнейших функций служб документационного обеспечения управления персоналом является организация документооборота, т.е. движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение.

Порядок движения документов в организации можно разделить на следующие этапы:

- обработка поступающей и передаваемой документации;

- доведение документации до исполнителей - работников системы управления персоналом;

- регистрация, учет и хранение документов по личному составу;

- формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной для данной организации;

- копирование и размножение документов по кадровым вопросам;

- контроль исполнения документов по личному составу;

- передача документов по вертикальным и горизонтальным связям;

- хранение дел.

Группировка исполненных документов в дела называется формированием дел. Она осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре дел организации с целью обеспечения их сохранности и оперативного поиска. Приказы по личному составу формируются отдельно от приказов по основной деятельности.

Кадровые документы оформляются лицом, ответственным за работу с этими документами. Дела оформляются частично или полностью в зависимости от сроков хранения, которые устанавливаются для каждого документа на основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Все дела, подготовленные к архивному хранению, делятся на две группы:

- дела по личному составу организации;

- дела по основной деятельности.

На каждую группу дел составляются отдельные описи: опись № 1 (дела по основной деятельности) и опись № 1 л/с (дела по личному составу). В описи по личному составу дела располагаются в следующем порядке:

- книга учета сотрудников (если она ведется);

- приказы по личному составу;

- личные дела или личные карточки;

- лицевые счета по заработной плате;

- невостребованные трудовые книжки.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.

Таким образом, Кадровые документы фиксируют юридически важные факты, которые являются основой трудовых взаимоотношений работника и работодателей. Из этого можно увидеть насколько важно грамотно вести кадровое делопроизводство.







ГЛАВА 2. ПРИМЕНЕНИЕ СЭД В ОТДЕЛЕ КАДРОВ АНОО ПО  «КТЭИП»

2.1. Общая характеристика системы 1С: Предприятие. Версия 8.3. или 8.2.

В современном мире каждая организация стремится развиваться. И данная задача в условиях информатизации общества немыслима без автоматизации ключевых процессов. Внутренний учет, контроль и управление организацией, взаимодействие с внешними партнерами и внутренними сотрудниками, финансовые операции – вся текущая деятельность предприятий напрямую связана с использованием автоматизированных информационных систем.

Многие организации в своей практической деятельности используют различные продукты программы 1 С.

Система программ «1С:Предприятие 8.3» включает в себя платформу и прикладные решения, разработанные на ее основе, для автоматизации деятельности организаций и частных лиц. Сама платформа не является программным продуктом для использования конечными пользователями, которые обычно работают с одним из многих прикладных решений (конфигураций), разработанных на данной платформе. Такой подход позволяет автоматизировать различные виды деятельности, используя единую технологическую платформу.

Гибкость платформы позволяет применять 1С:Предприятие 8 в самых разнообразных областях:

-автоматизация производственных и торговых предприятий, бюджетных и финансовых организаций, предприятий сферы обслуживания и т.д.

- поддержка оперативного управления предприятием;

- автоматизация организационной и хозяйственной деятельности;

- ведение бухгалтерского учета с несколькими планами счетов и произвольными измерениями учета, регламентированная отчетность;

- широкие возможности для управленческого учета и построения аналитической отчетности, поддержка многовалютного учета;

- решение задач планирования, бюджетирования и финансового анализа;

- расчет зарплаты и управление персоналом;

- другие области применения.

Типовые прикладные решения фирмы "1С" предназначены для автоматизации типовых задач учета и управления предприятий. При разработке типовых прикладных решений учитывались как современные международные методики управления (MRP II, CRM, SCM, ERP, ERP II и др.), так и реальные потребности предприятий, не укладывающиеся в стандартный набор функциональности этих методик, а также опыт успешной автоматизации, накопленный фирмой "1С" и партнерским сообществом. Состав функциональности, включаемой в типовые решения, тщательно проработан. Фирма "1С" анализирует опыт пользователей, применяющих программы системы "1С:Предприятие" и отслеживает изменение их потребностей.

Для использования на российских предприятиях фирма "1С" предлагает следующие прикладные решения:

 «1С:Бухгалтерия 8» (включая версию КОРП, базовую версию и специализированные поставки базовой версии "1С:Упрощенка 8" и "1С:Предприниматель 8");

"1С:Управление небольшой  фирмой 8" (включая базовую версию);

"Управление торговлей" (включая базовую версию);

"1С:Розница 8"  (включая базовую версию);

"1С:Зарплата и управление персоналом 8" (включая версию КОРП и базовую версию);

"1С:ERP Управление предприятием 2.0";

"1С:Комплексная автоматизация 8";

"Управление производственным предприятием";

"1С:Управление холдингом 8";

"1С:Консолидация 8"(включая версию ПРОФ);

"1С:Документооборот 8";

"1С:Отчетность предпринимателя 8";

"1С:Бухгалтерия автономного учреждения 8" (включая версиюКОРПибазовуюверсию);

"1С:Налогоплательщик 8";

"1С:Платежные документы 8";

"1С:Электронное обучение".

Для российских бюджетных учреждений предлагаются следующие прикладные решения:

"1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8";

"1С:Бюджетная отчетность 8";

"1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8";

"1С:Документооборот государственного учреждения 8";

"1С:Свод отчетов 8";

"1С:Вещевое довольствие 8".

В типовых решениях реализуютсяфункции, отвечающие массовым потребностям предприятий. Это позволяет обеспечить соответствие типовых решений отечественной специфике как по методологии учета, так и в части управления деятельностью предприятия, в то же время сделав эти решения достаточно компактными и простыми в использовании. При этом удается обеспечить эффективную поддержку и развитие типовых решений.

Типовое прикладное решение можно представить в виде набора стандартных элементов объектов конфигурации,которые обеспечивают реализацию той или иной функциональности. Один и тот же стандартный элемент может присутствовать в разных тиражных прикладных решениях. Стандартизация элементов прикладных решений облегчает освоение типовых прикладных решений пользователями, упрощает техническую поддержку, обновление и доработку силами сертифицированных специалистовфирм-партнеров, а также облегчает создание новых специализированных и индивидуальных прикладных решений на базе типовых прикладных решениях фирмы "1С".

Версия «1С:Предприятие 8.3 / 8.2» – это самое существенное изменение основных функциональных возможностей платформы «1С»,  и наиболее  значительное с момента ее выпуска. Одним из первых продуктов, выпущенных фирмой 1С на этой платформе стал «1С:Документооборот», а также СЭД «Корпоративный документооборот». Программа 1С версии 8.2 стала значительно работоспособней в направлениях масштабности и  использовании кластеров сервера для защиты от непредвиденных отказов  системы.  Если рабочий сервер или какое-нибудь приложение прекращается нормально работать,  в.......................