Роль информации в деятельности руководителя - проблема достоверности

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

Высшего образования

РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА 

и ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ

ФЕДЕРАЦИИ



ВЛАДИМИРСКИЙ ФИЛИАЛ



Факультет                                                      Управления

Специальность/направление подготовки  38.03.03 Управления персоналом 

Специализация/профиль/программа           Экономико-правовое обеспечение 

безопасности

Кафедра                                                         Менеджмента



КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине:



Основы теории управления



на тему:



"Роль информации в деятельности руководителя - проблема достоверности"





Автор работы:

студент 1 курса

группы ЭБс-215

заочной формы обучения

Костиков С.А.

Подпись _____________

Проверил:

канд.экон. наук, доцент.

Мартынов А. С.

Оценка ____________

Подпись ___________

Дата ______________







Владимир 2016



	Введение	3

	1. Понятие информации	4

	2. Коммуникационная сеть организации	7

	3. Особенности использования руководителем информации	8

	Заключение	11

	Список литературы	13











































































Введение



Для того, чтобы обозначить и раскрыть проблему данной работы, необходимо обратиться к вопросу, что означает и какую роль несет термин Информация в современном мире. В наше время невозможно представить как бы общество обходилось без информации, ее роль стремительно растет. Главным образом это связано с изменениями, которые касаются развития способов подачи и получения той самой информации. Возможно ли представить, что общество до сих пор пользовалось бы почтовыми голубями и наскальными рисунками, ответ очевиден -нет. 

Абсолютно каждый человек ежедневно сталкивается с проблемой нехватки информации, с ее наличием в целом. 

Актуальная и своевременная информация необходима как на государственном уровне, так и на бытовом. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт. 

Возвращаясь к теме данной работы, необходимо обозначить роль информации и ее актуальность для руководителя компании и государственного учреждения. Руководитель – это человек, обладающий определенными полномочиями. Он принимает важные решения и осуществляет контроль над их выполнением.

Любая структура, частная организация либо государственное учреждение, представляет собой механизм, который функционирует как единое целое. Для достижения результата лицо принимающее решение должно иметь полное  представление о всей картине происходящего в компании. Только при наличии всей информации руководитель способен грамотно ставить задачи и определять пути их решения. 

Объект  наблюдения: информация и система коммуникаций. 

Предмет: роль информации в деятельности руководителя, ее достоверность.





1. Понятие информации



Информация- это термин, который можно рассмотреть с разных точек зрения. Словарь И.С. Ожегова трактует его как  сведения об окружающем мире и протекающих в нем процессах, воспринимаемые человеком или специальным устройством.

Информация существует обособленно и независимо от того, имеет ли она влияние на ту или иную область. Она присуща всем материальным объектам. В то же время никак нельзя называть произведения искусства информацией. Эстетическое, культурологическое понимание термина информация в корне отличается от понимания информации в кибернетике, физике, биологии и т. д. Кибернетика определяет ее как способность объектов порождать многообразие состояний, которые передаются от одного объекта к другому и запечатлеваются в структуре друг друга.

Как мы получаем основной поток информации? Естественно, это наши первичные органы чувств: зрение, слух, тактильные ощущения. Именно они дают нам понять, что несет опасность, а что следует избегать. Так например, однажды  обжегшись о горячий чайник, человек получил информацию об опасности горячего предмета, и в будущем будет избегать подобного опыта. Таким образом со временем и опытом человек получает определенный объем информации и опыта, который позволяет подстроится под условия. Именно это позволяет выживать, существовать и развиваться.

Ежедневно получая и обрабатывая информация человек формирует в своем сознании определенный взгляд на мир. 

Иными словами, благодаря полученной информации человек способен сформировать собственное мнение о прошлом, настоящем и будущем. Именно благодаря обмены информации общество способно существовать.

Информацию можно систематизировать в три направления: массовая, социальная и личная. Тем не менее, все три вида обеспечивают человеку полноценно жить, а не существовать. Массовая информация направленна на все слои населения, понятная всем. К такой информации можно отнести культуру и искусство. За счет массового обмена информации были выработаны общие правила жизни, что позволяет комфортно и благотворно жить на одной территории. Именно таким образом были сформированы нормы права и морали, благодаря этому обществу известны и понятны основные принципы и условия существования государства3.

Что касается специальной информации, характерной для узкой группы населения. Такая информация дает право и возможность человеку работать и общаться. Так например, человек не разбирающийся в определенной области, способен изучить ее, а также расширить представление о уже известных фактах.

Меньшая группа, но не менее важная задача – расширение представлений о самом себе. В этом людям помогает личная информация, которая «рисует» социальный и психологический портрет каждого в отдельности. В результате чего образуются социальные группы. Люди формируют их исходя из конкретных характеристик. На генном и психологическом уровнях он передает личную информацию своим детям.

В настоящее время всестороннего развития средств коммуникации, способы передачи информации играют особо важную роль. В зависимости от их выбора определяется эффективность всей системы организации. На современном этапе все средства и способы передачи информации можно разделить на две большие группы. Информация может передаваться либо вручную, либо механически. Последний способ осуществляется с помощью автоматизированных систем и по разнообразным каналам связи.

1.  Ручной способ передачи информации.

Данный способ передачи информации уже долгое время получает широкое распространение. В этом случае информация может передаваться либо с помощью курьеров, либо с помощью почты. Достоинства такого метода – это полная конфиденциальность и достоверность всей передаваемой таким способом информации. Можно полностью контролировать ее получение. Например, если используется почтовое отправление, то информацию можно контролироваться в пунктах регистрации. Данный способ предполагает также низкие издержки, которые не требуют каких-либо капитальных затрат от предприятия. Однако имеются и недостатки. К основным из них относят невысокую скорость и отсутствие оперативности в получении ответов от адресатов. 

2. Механизированный способ передачи информации.

Использование автоматизированных средств управления может высоко увеличить скорость передачи информации по различным каналам связи. А это, в свою очередь, повышает качество и оперативность принятия различных управленческих решений. При этом увеличиваются как капитальные, так и текущие издержки. Если грамотно организовать производственный процесс при таком способе передачи информации, то в конечном итоге существенно повыситься экономическая эффективность от деятельности всего предприятия. 

При таком способе передачи информации будут необходимы следующие элементы. Во-первых, источник информации. Во-вторых, потребитель информации. В-третьих, приемо-передающие устройства, между которыми будут организовываться каналы связи. Такими устройствами могут быть компьютер, мобильный телефон, планшет с подключенным к ним интернетом, а также другие электронные приборы. 

При любом из вышеперечисленных способов передачи информации на любом из участков непосредственное участие принимают люди. Они могут использовать при этом различные устройства и электронные приборы. Для улучшения качества передаваемой информации, для того, чтобы улучшить ее достоверность, все время обновляются методы и приемы передачи информации. Например, при совершенствовании автоматизированных способов в приемные и передающие устройства встраиваются специальные схемы, уменьшающие помехи. Чем меньше имеется помех, тем качественнее передается информация. 

Качество передачи информации оценивается с помощью таких показателей, как достоверность, надежность и пропускная способность.



2. Коммуникационная сеть организации



Термин «коммуникация» в переводе с латинского означает «общение». Средства коммуникации – средства общения, то есть передачи информации от одного субъекта к другому. При этом сам термин применяется в разных отраслях знаний.

С точки зрения психологии понятие коммуникация представляет собой передачу информации от человека к человеку вербальным и невербальным путем.

К вербальному способу передачи данных относят: речь и письменность. Невербальные средства коммуникации – язык жестов, рисунок, пиктографическое письмо и т.д. С помощью средств коммуникации человек может передавать не только знания, но и эмоции. 

В любой системе коммуникация стоится из вертикальных, горизонтальных и диагональных связей. К вертикальным относят линию руководства. Горизонтальные связи осуществляются между равными по уровням положения или частями организации: между заместителями, между начальниками отделов, между подчиненными. 

Диагональные связи — это связи с другими начальниками и с другими подчиненными. Сочетание всех способов связей создает некую структуру организации. Задачей которой является передача информации в правильном русле, за наикротчайший отрезок времени. 

Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Данный способ передачи информации используется с целью информирование сотрудников о текущих задачах, изменения приоритетов, а также о конкретных заданий и способов их решения.

 Немало важна передача информации с низших уровней на высшие может заметно влиять на производительность.

Помимо формального общения, в каждой компании существует неформальный способ общения. Такой канал передачи данных можно назвать не иначе как слухи. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации. 

Что касается трансляции информации за пределы компании или любой иной структуры, то например с потенциальным потребителем главным способом общения можно считать рекламу. Каждая компания тратит огромные средства для создания «имиджа» как на местном, так и на общенациональном уровне.

Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.п. Используя лоббистов и делая взносы в пользу разных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений.

Для успешного функционирования, важно, чтобы каждый член команды поддерживал контакт со всеми участниками, получал и передавал необходимую информацию. Компании, которые имеют такую основу способны достичь самых высоких целей. Любая организация, в том числе и на уровне малой группы, обязательно имеет соответствующую систему коммуникаций (связей), которая обеспечивает обмен информацией между ее членами.

3. Особенности использования руководителем информации



Какую угрозу может нести ложная информация для человека, а для руководителя фирмы? Ведь получая ложную информацию, мы руководствуясь ей делаем неправильные выводы и принимаем некорректные решения. Проблема достоверности информации в наше время является едва ли не самой актуальной в этой области. Достоверной может считаться только та информация, которая соответствует действительности.

Как проверить достоверная ли та или иная информация, отображает ли она действительность. С данной проблемой сталкивается каждый руководитель  практически ежедневно. 

Первое, на что должен обращать внимание руководитель – это факты. Фактом называются сведения, которые легко проверить на достоверность: имена, даты, числа и т.д. Факты могут быть предоставлены различными источниками такими как: 

научно-исследовательскими институтами, 

социологическими агентствами, 

агентствами статистики и т.д. 

Второе, с чем сталкивается руководитель – это источники информации.  К сожаления руководитель не способен проверить все факты самостоятельно, поэтому важно иметь проверенный источник информации. Проверенными источником может стать любой сотрудник предприятия, который ни раз доказал на практике достоверность своей информации. Информация должна быть эффективной. Эту эффективность отражает число людей, которые успешно применили данные сведения. 

Также одним из признаков достоверной информации является ее неопровержимость. Любой факт должен быть подтвержден результатами независимых исследований. Независимые исследователи должны придти к одним и тем же выводам. К случайным, единичным сведениям необходимо относиться с большой осторожностью. Чем больше одинаковых сведений получено от разных источников, тем эти сведения достовернее.

 	Итак, руководителю следует придерживаться следующих рекомендаций:

Как ни странно, но центральное место в деятельности руководителя, в его власти занимает информация, ее актуальность и эффективность. Именно недостаток информации может повлечь за собой неправильно поставленные задачи и в целом отложить принятие того или иного решения. А сбор информации позволяет понять проблему и совершить нужные действия для ее устранения.

1. Важно обратить внимание, что не каждая информация может разрешить проблему. Для успешного руководителя важно обращать внимание на все факты, даже те, которые на первый взгляд кажутся незначительными. Чтобы процесс был результативным - собирать информацию нужно объективно и трезво.

2. Для принятия решения необходимо абстрагировать от любых страхов и эмоций в целом. Иметь трезвый ум. Постараться взглянуть на проблему со стороны. Это помогает быть беспристрастным в сборе информации. После этого можно спокойно искать необходимые факты.

3. Действенными методом может стать перенос проблемы на лист бумаги, чтобы систематизировать мысли и облегчить восприятие фактов. 

4. При наличии всей необходимо информации важно проанализировать и сделать выводы по каждому пункту. В этом деле не должно быть спешки. Если работать на наглядном примере с листом бумаги, то со временем станут понятны решения большинства вопросов. Как правило, люди, прибегнув к сбору информации и ее анализу, решают проблему еще на этом этапе. Многие после этого удивляются, насколько все оказалось просто и очевидно — решение лежало на поверхности. Просто за ненужными эмоциями его было трудно разгадать.

5. Самым важным моментом является воплощение решений в жизнь. Главное, чтобы от момента принятия решения до его воплощения прошло достаточно короткое время, так как за время промедления, действительность может понести коррективы. Проблема не рассосется сама собой - действовать необходимо сразу. И еще, после того, как решение принято, не надо его пересматривать. Собранная информация позволяет сделать выводы максимально корректно и быстро, не требуя пересмотра решений. Поэтому стоит ли говорить о том, что если на кону стоят деньги, люди или цели компании, то полагаться на интуицию слишком рискованно. И только этот метод даст нужный результат.





Заключение



Требования к информации не всегда четко сформулированы, не принимая во внимание, что именно информация является важным «кирпичиком» необходимом для принятия эффективных управленческих решений. Значение информации и коммуникации на современном этапе постоянно возрастает. Время и технический прогресс диктует свои правила, с которыми сложно поспорить. Наличие знаний и навыка правильно использовать различные приемы коммуникаций- залог успеха любого руководителя.

Главным звеном цепочки управления является информация, а приоритетной целью – обеспечение сотрудников корректной информацией в нужное время и в нужном месте. При этом важно разграничить ценную информацию от пустых слухов и сплетен, чтобы сделать правильные выводы и в дальнейшем принять верные решения. 

За последние годы информация стала стратегическим ресурсом многих стран. СМИ разных тратят миллионы средств, чтобы донести до потребителей ту или иную информацию, с целью убедить в достоверности предоставляемых данных. Тем самым СМИ могут сами того не подозревая зародить идеи в головах населения, которые могут быть как верными, так к сожалению  и ложными. 

  Экономическая информация — это информация об общественных процессах производства, обмена, распределения, накопления и потребления материальных благ. Это те сведения и знания, которые извлекаются из экономических данных. Данные «сами по себе» не представляют ценности для решения какой-либо задачи, если не являются информацией.

В работе были выявлены следующие характеристики информации: объем, достоверность, ценность, насыщенность и открытость.

Достоверность информации — это показатель качества информации, означающий её полноту и общую точность. Критериями достоверной информации являются: отсутствие ложных или искажённых данных, разборчивость речи (как устной, так и письменной), низкая вероятность ошибочного употребления единиц информации (буквы, цифры, символа, бита). Достоверность информации оценивается по шкалам, равно как и источник этой информации (полностью надёжный, чаще всего надёжный, довольно надёжный и так далее до совершенно ненадёжного и того, чей статус не определён).

  Достоверность зависит от следующих факторов:

количество участников;

время прохождения информации..

 Достоверность получаемой информации целесообразно разделить на три информационные категории:

информация от проверенных источников;

информация, полученная из независимых источников;

  –  информация, полученная из неофициальных источников (информация получается из неофициального общения, называется слухами.). Она считается ненадежной информацией, но тем не менее такой информацией не следует пренебрегать, поскольку она может быть использована для проверки информации, полученной из других источников. 

  



























Список литературы



Толковый словарь И.С.Ожегова;

Организационная психология/ под ред. Г.В. Суходольского. – Харьков: Гуманитарный Центр, 2011. - 256 с.

Адаир Д. Искусство управлять людьми и самим собой. — М.: Эксмо, 2011. — 656 с.

Елькова И.Е. Менеджмент – 4-е изд. – М.: Экзамен, 2012. – 48с.

Соколов А. В. Общая теория социальной коммуникации: Учебное пособие. — СПб.: Изд-во Михайлова В. А., 2012 г. — 461 с.

Филимонова Н.А. Информационные технологии управления персоналом: Учебно-методический комплекс. – Новосибирск: НГУЭУ, 2013. – 147 с.

BusinessTime. Журнал о бизнессе в России и зарубежом. http://btimes.ru/dictionary/dostovernost-informatsii









2







13.......................