Разработка контура «Канцелярия» в системе электронного документооборота и делопроизводства

«Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет 

«ЛЭТИ» им. В.И.Ульянова (Ленина)»

(СПбГЭТУ «ЛЭТИ»)



Направление

09.04.02 - Информационные системы и

технологии

Программа

Управление IT проектами и продуктами

Факультет

КТИ

Кафедра

АПУ

К защите допустить



Зав. кафедрой 

к.т.н., доцент

Шестопалов М.Ю.





ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

магистра

Тема: Разработка контура «Канцелярия» в системе электронного документооборота и делопроизводства СПбГЭТУ «ЛЭТИ»





Студент(ка)







Растопшин Р.А.





подпись





Руководитель

к.т.н., доцент.





Власенко С.В.



(Уч. степень, уч. звание)

подпись





Консультанты:

ПО

к.т.н., доцент.





Власенко С.В.



(Уч. степень, уч. звание)

подпись





ГОСТ и ЕСКД

к.т.н., доцент.





Белаш О.Ю.



(Уч. степень, уч. звание)

подпись





ЭО

к.э.н., доцент.





Ширяева Т.П.



(Уч. степень, уч. звание)

подпись









Санкт-Петербург

2017
ЗАДАНИЕ

на выпускную квалификационную работу





Утверждаю



Зав. кафедрой АПУ



Шестопалов М.Ю.



«___»______________20___ г.



Студент(ка)

Иванов И.И.



Группа

1372

Тема работы: Наименование темы

Место выполнения ВКР: место выполнения ВКР

Исходные данные (технические требования): 

кратко указываются основные требования к ВКР

Содержание ВКР: 

Кратко перечисляются основные разделы ВКР

Перечень отчетных материалов: пояснительная записка, иллюстративный материал,иные отчетные материалы

Дополнительные разделы: указывается наименование дополнительного раздела



Дата выдачи задания

Дата представления ВКР к защите

«___»______________20___ г.

«___»______________20___ г.

		



Студент(ка)



Иванов И.И.

Руководитель



Иванов И.И.

(Уч. степень, уч. звание)





Консультант



Иванов И.И.

(Уч. степень, уч. звание)






календарный планвыполнения 

выпускной квалификационной работы





Утверждаю



Зав. кафедрой АПУ



Шестопалов М.Ю.



«___»______________20___ г.



Студент(ка)

Иванов И.И.



Группа

1372

Тема работы: Наименование темы



№ п/п

Наименование работ

Срок выполнения

1

Обзор литературы по теме работы

00.00 – 00.00

2

Наименование раздела

00.00 – 00.00

3

Наименование раздела

00.00 – 00.00

4

Наименование раздела

00.00 – 00.00

5

Оформление пояснительной записки

00.00 – 00.00

6

Оформление иллюстративного материала

00.00 – 00.00



Студент(ка)



Иванов И.И.

Руководитель



Иванов И.И.

(Уч. степень, уч. звание)





Консультант



Иванов И.И.

(Уч. степень, уч. звание)







РЕФЕРАТ



Пояснительная записка 00 стр., 00 рис., 00 табл., 00 ист., 00 прил.

КАНЦЕЛЯРИЯ, ДОКУМЕНТООБОРОТ, ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА, DIRECTUM, БАЗОВЫЕ МОДЕЛИ, ПРОЦЕССЫ, РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ, УСТАНОВКА И НАСТРОЙКА, СПРАВОЧНИКИ, АПРОБАЦИЯ.

Объектом исследования являются процессы, протекающие в подразделении «Канцелярия» СПбГЭТУ «ЛЭТИ».

Цель работы – проанализировать предметную область и процессы, протекающие в подразделении «Канцелярия», и на основе этого анализа построить базовые модели и процессы, которые необходимо реализовать в СЭДDirectum.

В результате выполнения всех работ была получена рабочая модель данных. Кроме этого были созданы формы представления этих данных и инструменты работы с ними. 

Разработанные средства позволили автоматизировать процессы регистрации документов в канцелярии. Помимо этого были написаны руководства пользователей и администраторов и произведена апробация системы. В результате чего подразделение «Канцелярия» уже сейчас работает с системой электронного документооборота "Directum". 

В дальнейшем данная разработка позволит автоматизировать не только процессы канцелярии, но и других подразделений.


ABSTRACT



Theme of the final qualifying work - Development of the contour "Chancellery" in the system of electronic document circulation and office work of SPbGETU "LETI".

Its goal is to analyze the subject area and processes taking place in the office "Chancellery" in SPbGETU"LETI", and based on this analysis to build the basic models and processes that need to be implemented in the electronic document management system Directum.

As a result of all the works, a working data model was obtained. In addition, forms for presenting these data and tools for working with them were created.

The developed means allowed to automate the processes of registration of documents in the Chancellery. In addition, users and administrators manuals were written and the system was tested. As a result, the Chancellery now works with the electronic document management system Directum.

In the future this development will allow to automate not only the processes of the office, but also other departments.


содержание



	введение	9

	ГЛАВА 1 ИССЛЕДОВАНИЕ ПРОБЛЕМНОЙ ОБЛАСТИ	11

	1.1 Канцелярия и делопроизводство	11

	1.1.1 Канцелярия и делопроизводство, основные понятия	11

	1.1.2 Реквизиты документа. Правила оформления реквизитов	13

	1.1.3 Документооборот	14

	1.1.4 Регистрация документов	15

	1.1.5 Контроль исполнения	18

	1.2 Системы электронного документооборота	18

	1.2.1 Электронный документооборот. СЭД	18

	1.2.2 Актуальность и необходимость применения СЭД	19

	1.2.3 Преимущества электронного документооборота	20

	1.2.4 Расходы на электронный документооборот	23

	1.2.5 Внедрение СЭД, проблемы и риски внедрения	24

	1.2.6 Достоверность и законность электронного документа	25

	1.2.7 Документационные процессы	26

	1.2.8 Электронный документ, виды обработки электронных документов	28

	1.2.9 Функции электронного документооборота	29

	1.2.10 Формирование функциональных требований к СЭД	30

	ГЛАВА 2 РАЗРАБОТКА	35

	2.1 Описание СЭД Directum	35

	2.1.1 Архитектура системы Directum	35

	2.1.2 Модули «Управление документами» и «Управление процессами»	41

	2.1.3 Модуль «Канцелярия»	46

	2.1.4 Технические требования для работы СЭД	48

	2.2 Анализ рабочих процессов и разработка базовых моделей	49

	2.2.1 Реквизиты документов	49

	2.2.2 Состав документов университета	54

	2.2.3 Организация документооборота в СПбГЭТУ «ЛЭТИ»	59

	2.2.4 Разработка базовых моделей и процессов	62

	ГЛАВА 3 РЕАЛИЗАЦИЯ	69

	3.1 Установка и настройка системы	69

	3.1.1 Подготовка и установка	69

	3.1.2 Первичная настройка системы	72

	3.2 Настройка ключевых справочников и создание форм их заполнения	73

	3.2.1 Компонента «Типы справочников»	73

	3.2.2 Справочник «Наши организации»	78

	3.2.3 Справочники «Персоны» и «Работники»	79

	3.2.4 Компонента «Пользователи»	81

	3.2.5 Справочник «Виды документов»	86

	3.2.6 Справочник «Организации»	89

	3.2.7 Справочник «Подразделения»	90

	3.3 Описание реализованных форм для регистрации документов	91

	3.4 Написание руководств пользователя и администратора	100

	3.5. Проведение обучения и апробация системы	102

	ГЛАВА 4. СОСТАВЛЕНИЕ БИЗНЕС-ПЛАНА ПО    КОММЕРЦИАЛИЗАЦИИ РЕЗУЛЬТАТОВ НИР	105

		4.1	Описание выполненных работ	105

		4.2	Определение трудоемкости работ	106

		4.3	Расчет заработной платы и социальных отчислений	107

		4.4	Расчет затрат на приобретение сырья и материалов	110

		4.5	Определение затрат на покупные комплектующие изделия и полуфабрикаты	111

		4.6	Определение величины амортизационных отчислений используемых основных средств	112

		4.7	Определение накладных расходов	113

		4.8	Определение совокупной величины затрат. Выводы	114

	ЗАКЛЮЧЕНИЕ	115

	Список источников	116








введение



Количество и объёмы используемых в современном мире документов растут. Причём соотношение электронных и бумажных документов со временем меняется в пользу последних. На данный момент, согласно статистическим данным, объём корпоративной электронной текстовой информации каждые три года удваивается. В связи с этим электронный документооборот и занимает наиболее высокую позицию по сравнению со своим бумажным аналогом.

Можно с уверенностью сказать, что отказаться полностью от бумажных документов не удастся никогда, однако, по мнению опытных в этой области экспертов доминировать всё же будет  использование электронных вариантов.

С каждым годом  во всём мире растёт количество проектов, согласно которым процессы обмена бумажными документами становятся не только неэффективными, но и невозможными. Таким образом, большинство стран мира, такие как США, Англия, Швеция, Франция, Канада, Германия, Австралия, Россия, решают перейти и переходят на технологию безбумажной сдачи отчётности, относящейся к бухгалтерской и налоговой деятельности, через Интернет.

Рынок электронного  документооборота в мире увеличивается примерно на 20 % в год, по мнению аналитиков. При всём этом постоянно появляются новые системы, готовые предоставлять всё больше удобных услуг в этой сфере.

В последние годы мировой рынок характеризуется высокими показателями в среде консолидации поставщиков систем электронного документооборота. Также, значимой тенденцией этого рынка есть стремительное повышение спроса  на услуги таких систем. То же самое происходит и в России, где  осуществляется не только увеличение роста спроса, но и количества систем, способных  удовлетворить все запросы потребителей. Да и рост последних в лице представителей малого бизнеса и крупных корпораций так же увеличиваются в разы. Всё дело  в удобстве и надёжности автоматизации рабочих мест, а так же в тех преимуществах, которые дают системы по электронному управлению системами, что тоже немаловажно.

Изучив документооборот СПбГЭТУ «ЛЭТИ», а также проанализировав процессы, которые проходят в подразделении «Канцелярия» можно сделать вывод о том, что внедрение электронного документооборота в данное подразделение существенно облегчит обработку документации, а также сэкономит большое количество времени при прохождении тех или иных процессов.

Целью работы является проанализировать предметную область и процессы, протекающие в подразделении «Канцелярия» в СПбГЭТУ «ЛЭТИ», и на основе этого анализа построить базовые модели, которые помогут автоматизировать существующие процессы.

Для достижения поставленной перед собой цели будут решены следующие задачи:

анализ проблемной области;

изучение инструмента реализации и его возможностей;

анализ рабочих процессов в подразделении «Канцелярия» СПбГЭТУ;

разработка базовых моделей и процессов;

реализация построенных моделей и процессов в СЭД Directum;

написание руководств и проведение апробации системы.

Выполнив указанные выше задачи, будет получена рабочая модель данных, а также формы представления этих данных и инструменты работы с ними. В результате чего подразделение «Канцелярия» сможет работать с электронным документооборотом. В дальнейшем данная разработка позволит автоматизировать не только процессы канцелярии, но и других подразделений ВУЗа.



ГЛАВА 1 ИССЛЕДОВАНИЕ ПРОБЛЕМНОЙ ОБЛАСТИ



1.1 Канцелярия и делопроизводство



1.1.1 Канцелярия и делопроизводство, основные понятия



Для исследования проблемной области необходимо разобраться с ключевыми определениями и понятиями. Канцелярия – это отдел учреждения, занятый делопроизводством, а также помещение этого отдела. Теперь перейдем к рассмотрениюопределенияпонятию «делопроизводства».

Современную терминологию делопроизводства регламентирует ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», в котором «делопроизводство » определяется следующим образом - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. В наше время вместе с понятием «делопроизводство » используют понятие «документационное обеспечение управления». Оно появилось так как, в документационное обеспечение управления стали добавлятьсякомпьютеры, а также совершенно новые информационные технологиипоиска, обработки, создания, хранения, сбора, и использования информации.

Основными задачами делопроизводства являются: регистрация документов, удовлетворяя требованиям стандартов, создание условий для перемещения документов (организация регистрации документов, а такжеконтроль за перемещением документов и сроками их реализации), создание возможностей для поиска документов, которые уже исполнены (формирование документов в дела, которые соответствуют номенклатуре), создание условий для хранения документов.

Существует понятие системы документирования, под которой понимаются все процессы созданиялюбых видов документации, которые отражают деятельность организации.

Само документирование является чуть ли не самой значимойсоставляющей делопроизводства. Оно включает все возможные операции по работе с документами (подготовка, составление, согласование, оформление и изготовление).

Система документационного обеспечения, о которой была речь ранее, включает работы с уже готовыми документами, которые создаются внутри организации или же поступают из других организаций. К таким работам относится: регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, прием входящей корреспонденции и отправка исходящей, прием и передача внутренних документов на рассмотрение, подписание, ознакомление и исполнение, регистрация контроля исполнения документов, отправка документации в дела и передача дел в архив.

Документы классифицируют по различным параметрам:

1) по содержанию – самый важный вид классификации они могут быть по административной деятельности, финансовым вопросам, закупкам,кадровым вопросам и приказам, бухгалтерскому учету и т. д.;

2) по происхождению –традиционно разделяются на официальные и личные;

3) по месту составления документы делятся на: входящие – которые организация получает извне, исходящие – которые направляются самой организацией за ее пределы, и внутренние – составленные в даннойорганизации и исполняемые внутри ее;

4) по виду документов можно выделить огромное количествогрупп: акты, письма, обращения, протоколы, инструкции, правила, приказы, отчеты, контракты, договоры и т. д.






1.1.2 Реквизиты документа. Правила оформления реквизитов



В делопроизводстве существуютнормы оформления документов, которые описываются в государственных актах-стандартах. Выполнение правил оформления документов обеспечивает их:

• юридическую силу;

• оперативное и качественное составление и исполнение;

• организацию быстрого поиска;

• компьютерную обработку с целью сокращения затрат труда и времени;

Необходимо понимать разницу между понятиямиформуляр документаи бланк документа. Формуляр документа – это набор реквизитов рассматриваемого документа, расположенных в определенной последовательности. В то время как бланк документа – это набор реквизитов, которые идентифицируют автора данного письменного документа.

Каждый из документов может содержать различные типовые данные (заголовок, описание, номер, дату, подпись, печать и т. д.), которые называются реквизитами.

Реквизиты – обязательные элементы оформления служебного документа.

Любой из видов документа (приказ, письмо, акт и т. д.) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и оформляются на документе в соответствии с требованиями установленными Госстандартом России.

Существуют реквизиты, которые остаются всегда одинаковыми в пределах одной организации, например: наименование организации, ее логотип, адрес, телефон, факс, электронная почта. Поэтому эти реквизиты принято называть постоянными. Другие реквизиты, которые устанавливаются во время создания или регистрации конкретногоэкземпляра документа, (наименование, его вид, дата и т. д.) на разных документах будут отличаться – поэтому их называют переменными.

Придают юридическую силу документу такие реквизиты, как: печать, подпись, дата, гриф утверждения и регистрационный номер. Поэтому их корректное оформление является очень важным аспектом при создании документов. 



1.1.3 Документооборот



Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Это ситуация, когда документы разных типов переходят, в ходе обработки, от одного сотрудника к другому (или от одного отдела к другому), образуя при этом постоянные маршруты. Документ, который свой маршрут завершил, остается в архиве с правом доступа для некоторых из пользователей.

 Документооборот включает в себя входящие, исходящие и внутренние движения документов и корреспонденции – все зависит от направления и маршрута, по которому проходит тот или иной документ.

Можно сказать, что от того, насколько эффективно налажен документооборот в организации, будет зависеть эффективность организации.

 От того как логично и рационально устроен документооборот организации зависит как быстро документ достигнет необходимого адресата и исполнитель выполнит распоряжения.

Зачастую работа с документами в организации устроена в следующей последовательностиработ:

• получение входящей корреспонденции;

• предварительное рассмотрение

• регистрация полученной корреспонденции;

• отправка на рассмотрение руководителю;

• вынесение резолюции руководителем;

• отправка документов исполнителям;

• контроль исполнения документов (если необходимо);

• исполнение документов;

• направление документов в дело, соответствующей номенклатуре;

• поиск и просмотр документов при необходимости;

• передача дел в архив.

Чем быстрее документы доставляются адресатам и чем быстрее они исполняются, тем выше эффективность системы работы с документами.

Регистрация зачастую осуществляется для входящих и исходящих документов, в то время как внутренние порой не регистрируются. Это зависит от конкретной организации.

Работы по исполнению и контролю исполнения документов связанны с входящими и внутренними документами, и в очень редких случаях с исходящими.

Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии разрабатывается инструкция по делопроизводству, которая содержит образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

Особенности работы с входящими, исходящими и внутренними документами будут рассмотрены в главе «Разработка».



1.1.4 Регистрация документов



Регистрация документов- это фиксация факта создания документа или его получения, путем присвоения документу регистрационного номера (индекса) и записи сведений о нем в регистрационный журнал.

Регистрация необходима для упрощения операций поиска, учета и контроля над документами. При регистрации необходимо сделать следующие действия:

• дать качественные и количественные характеристики документов;

• подтвердить факт получения или отправки документа;

• создать регистрационно-справочный аппарат, который можно использовать в информационных целях;

• вести контроль исполнения документа.

Главный принцип регистрации документов – регистрация любого документа производится только один раз в заданной организации.Как правило, входящаякорреспонденция регистрируется в день поступления, в то время как исходящая и внутренняя корреспонденции могут регистрироваться как днем подписания, так и днем получения их регистрационным подразделением.

Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная, смешанная.

Считается, что эффективнее всего регистрация документов происходит при централизованной форме, когда всю регистрацию производит один служащий в одном месте. В этом случае вся информация о документах, которые проходят внутри предприятия находится в одном месте и к ней легко получить доступ.

В случае с децентрализованной системой, регистрация документов производится в подразделениях организации, где их получют, создают, отправляют или исполняют.

Нередко (в том числе и в нашем ВУЗе) используется смешанная система регистрации документов, при этом одни документы регистрируются централизованно, а другие документов – в подразделениях организации.

Существует несколько групп документов, такие как входящие, исходящие, внутренние (групп может быть больше в зависимости от организации), и для каждой из групп регистрация осуществляется отдельно.

При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов) документам.

Существуют три основных вида регистрации документов:

1) карточная система регистрации документа;

2) журнальная система регистрации документа;

3) компьютерная система регистрации документа.

Рассмотрим более подробно лишь последнюю из них, исходя из задач данного дипломного проекта.

Компьютерная регистрация имеет следующие плюсы:

1) можно регистрировать документы на разных рабочих местах в единую базу регистрации;

2) можно спроектировать децентрализованную регистрацию документов, при которой регистрация будет происходить в подразделениях организации, а информация о них будет поступать в общую базу;

3) упрощение поиска и доступа к зарегистрированным документам;

4) возможность автоматизировать процессы контроля исполнения поручений.

От организации к организации форматы регистрационных номеров для различных видов корреспонденции отличаются, но зачастую там присутствуют такие элементы как:

порядковый номер документа в соответствующем регистрационном журнале;

условное обозначение названия регистрационного журнала;

условное обозначение названия регистрирующего подразделения;

номер дела или его условное обозначение, в которое будет направлен данный документ.

Надо понимать, что не все документы, которые поступают или отправляются организацией, регистрируются. Список видов документов, которые не регистрируются, зависит от конкретной организации и может включать такие виды как: открытки, рекламные брошюры, пригласительные, газеты и журналы, и др.



1.1.5 Контроль исполнения



Контролю исполнения подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы. Операциями по контролю исполнения документов является проверка действийво время хода исполнения, учет и анализ результатов, полученных по окончании исполнения документов,а также контроль времени исполнения.

Регистрацию документов можно считать подготовительным этапом контроля исполнения. Возможность проверки исполнения документов должна быть заложена в системе делопроизводства, принятой в организации. Регистрационные и контрольные функции могут быть тесно связаны, и осуществляться с помощью тех же журналов и в тех же подразделениях, однако часто бывает, что функции регистрации и контроля исполнения осуществляют разные подразделения. [1-3]



1.2 Системы электронного документооборота

1.2.1 Электронный документооборот. СЭД



Сегодня многие организации постепенно переходят от бумажного к электронному документообороту. Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота – СЭД) называют электронным документооборотом.

Организация электронного документооборота весьма проста – существует сервер (иногда несколько серверов), на котором хранятся документы организации в электронном виде, и n-ое количество клиентов, которые могут работать с базой документов через клиентское приложение, либо через браузер (возможны ситуации с обоими вариантами).Как мы понимаем, к базе документов можно обращаться как по локальной (внутренней) сети организации, так и через Интернет. Здесь все зависит от политики безопасности организации и от возможностей конкретной системы электронного документооборота. Документы разбиты по папкам, структура которых определяется организацией для более удобного доступа к документам, их поиска и наиболее простой раздачи прав на те, или иные группы документов. Права на действия с документами отличаются в различных организациях, но почти во всех удаление документов возможно только либо самим владельцем, либо администратором системы.

Электронный документ представляет собой некий набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненный на компьютере (файлы Word, Excel, pdf и т.п.). Этот набор информации сопровождается карточкой с атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.).документ можно быстро найти.

Системы электронного документооборота - это новый сектор систем, позволяющих автоматизировать деятельность предприятий. Главные объекты, которые автоматизируются в таких системах,это документы (совершенно любые – бумажные, электронные, структурированные, с атрибутами и без, и т.д.) и бизнес-процессы, отвечающие за создание, согласование, изменение, хранение, исполнение, удаление, перемещение и другие виды работ с документами. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.



1.2.2 Актуальность и необходимость применения СЭД



Сегодня 100% документов в офисе создается в электронном виде, но до сих пор более 80% созданных документов распечатываются (для согласования, ознакомления, исполнение, подписания, запуска в работу). Такой формат работ никак не является эффективным, поэтому внедрение СЭД является весьма разумным решением в данной ситуации для любой организации.

СЭД зачастую продолжают рассматривать, главным образом, как средство автоматизации бизнес-процессов. В управлении данными одной из главных проблем является как раз то, что многие организационные процессы не налажены, а то и совсем отсутствуют, поэтому многие хотят их оптимизировать и тем самым повысить эффективность бизнеса. Это и является главной целью при внедрении СЭД в. На рисунке 1.1 представлены главные факторы, которые рассматриваются специалистами при выборе СЭД для внедрения в организацию.



Рисунок 1.1 - Главные факторы при выборе СЭД.



1.2.3 Преимущества электронного документооборота



Использование СЭД в организации дает несколько основных преимуществ.

Уменьшение количества времени на работу с документами.Если существует СЭД, документы не надо распечатывать, искать в папках, перепечатывать в случае исправлений, носить по согласование и подписание и многое другие. Использование системы уменьшает количество времени на многие виды работу с документами. И так как движение документов ускоряется, ускоряются и все процессы в организации, она начинает работать эффективнее.

Прозрачность бизнес-процессов.Можно отслеживать этапы бизнес-процессов, их выполнение и результаты, что делает их прозрачными и дает возможность легко и просто их контролировать.

Улучшение дисциплины сотрудников.Так как процессы проще контролировать, то теперь не будет такого, что задание было получено, но не выполнено сотрудником по какой-либо неуважительной причине. Теперь работник знает, что если задание выдано, то за его исполнение он будет отвечать, что повышает его дисциплину.

Обеспечение безопасности информации. В случае утечки конфиденциальной информации, у организации могут бытьогромные убытки. Так система позволяет назначать права отдельным личностям на отдельные документы, то получить доступ к «запрещенным» документам существенно сложнее, нежели в бумажном варианте. К тому же можно не только раздавать права, но и отслеживать историю работы с тем или иным документом (чтение, создание версии, изменение, подписание, согласование, и др.), что повышает эффективность борьбы с неправомерными действиями.

Выполнение требований стандартов ISO 9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Одно из требований к системе менеджмента качества (СМК) – это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие. Преимущества использования СЭД при постановке СМК:

обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;

поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов;

предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.

Улучшение обучаемости сотрудников. За счет СЭД возможно быстро оповещать пользователей о тех или иных событиях или изменениях в организации рабочего процесса. Так как можно быстро найти необходимый документ (положение, инструкцию, правило, и т.д.), сотрудники будут сразу переходить к его изучению, а не его поиску. В системе можно изменять маршруты бизнес-процессов, поэтому зачастую можно будет обойтись только их перестройкой, для самих сотрудников рабочий процесс поменяется лишь отчасти, и им не надо будет досконально изучать логику нового процесса.

Развитие культуры внутри организации.Сотрудники проще и чаще взаимодействуют друг с другом за счет появления СЭД в компании, и это касается связей не только внутри подразделения, но и между различными подразделениями. В случае отсутствия СЭД связь между подразделениями осуществляется зачастую только на уровне руководителей. Помимо этого возрастет ответственность перед другими за некачественно выполненное задание, поэтому повышается и дисциплина сотрудников, появляется уважительное отношение друг к другу.

Для организаций, работающих в СЭД, появляется возможность вести упрощенное делопроизводство и сосредоточиться на бизнес-процессах. То есть регистрация документов и контроль поручений секретарем может использоваться только при работе с исходящей и входящей корреспонденцией, а для внутренних документов таких работ не будет. Но делают это далеко не все организации, проводя данные работы и с внутренними документами. Но этого можно и не делать, бизнес-процессы по-прежнему протекают и контролируются, но это делается с помощью другого механизма. Исполнение тех или иных поручений осуществляется в рамках задач и заданий (workflow), отслеживая состояние которых можно также контролировать прохождение процесса. В этом случае будет большее количество горизонтальных задач, которые не будут требовать согласования или утверждения на уровне руководителей отделов или вышестоящего начальства.



1.2.4 Расходы на электронный документооборот



Рассмотрим какие расходы понесёт организация при переходе на электронный документооборот. К первичным расходам можно отнести:

лицензии на программное обеспечение СЭД (у разных продуктов разные типы лицензирования);

сервер приложения СЭД  - "железо" сервера, лицензии на программное обеспечение сервера, (разные СЭД имеют разные системные требования);

затраты на обновление оборудования, для корректной работы с СЭД;

затраты на обучение пользователей и администраторов системы;

затраты на ввод СЭД в эксплуатацию –установку, настройку и доработку СЭД по техническому заданию, развертывание программного обеспечения системы, интеграция с другими системами.

Помимо первичных расходов на электронный документооборот существуют и долгосрочные, так называемые затраты на сопровождение:

консультации специалистов тех. поддержки;

обновление версий СЭД;

продление лицензий;

обновление программного обеспечения для работы с новыми версиями.



1.2.5 Внедрение СЭД, проблемы и риски внедрения



После приобретения выбранной СЭД процесс выстраивания электронного документооборота в организации не заканчивается. Чтобы система работала эффективно и приносила пользу ее необходимо грамотно внедрить.

Внедрение состоит из следующих этапов:

организация проекта, рабочей группы и ответственного за внедрение;

изучение организации изнутри и проектирование решений по использованию СЭД;

настройка и адаптация СЭД;

обучение пользователей и администраторов системы;

эксплуатация СЭД.

Внедрением СЭД занимается либо сама организация, которой необходима система, либо  привлекается внедренческая фирма. В первом случае потребуется больше времени и усилий со стороны собственных сотрудников, сроки внедрения скорее всего затянутся. Во втором случае потребуются значительные финансовые затраты на оплату услуг сторонней организации, но сроки и результат проекта буду более гарантированы.

Не важно, сама организация будет внедрять в свою среду СЭД или же фирма-посредник, степень успеха будет зависеть от того насколько будут соблюдаться следующие правила:

высокая заинтересованность руководства организации в процессе внедрения системы электронного документооборота;

выделение работников-представителей в коллективе для того, чтобы более детально их ознакомить с системой, а они, в свою очередь, ознакомят остальных;

обучение пользователей системы, написание руководств, правил и памяток для быстрой и удобной работы с системой.

Главные риск  при внедрении СЭД связаны с тем, что за очень небольшой промежуток времени надо адаптировать пользователей к новым рабочим процессам и методам работы (чтение электронных, а не бумажных документов, получение внутри системы резолюций и распоряжений, внесение информации о исполнении или рассмотрении в систему, а не на бумажную версию документа). Наиболее часто встречающиеся и актуальные риски:

пользователи не хотят учится чему-то новому, хотят работать как и 10, 20 лет назад;

руководство и рядовые пользователи имеют низкий уровень владения компьютером;

процессы внутри организации не описаны и не структурированы;

техническое оснащение не позволяет развернуть систему или же тормозит работу с системой;

плохая организация и управление проектом внедрения СЭД.

Решения для минимизации рисков связанных с внедрением СЭД:

детальное и грамотное проектирование рабочих процессов с помощью СЭД в данной организации;

руководство заинтересовано и показывает пример рядовым служащим;

обучение персонала, создание документации для упрощения процесса обучения с системой, помощь при неполадках;

внедрение должно происходить поэтапно.



1.2.6 Достоверность и законность электронного документа



Для того чтобы определить достоверность бумажного документа и обозначить его юридическую силу, необходимо проверить наличие соответствующих подписей и печатей. Как же поступать в этой ситуации с электронным документом?

Для этого создана электронная подпись (ЭП) – это реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки. ЭП позволяет идентифицировать владельца подписи, а также установить отсутствие изменений в электронном документе после его подписания.

Если просто описать механизм работы ЭП, то существует некий сервис центр, который предоставляет генерирующиеся внутри него  идентифицирующие подписи для того или иного пользователя системы. Эти подписи называются ключами. Ключ ЭП – это уникальная последовательность символов. Он состоит из закрытого ключа (он доступен только своему владельцу, с его помощью владелец может подписать документ ЭП) и открытого ключа (он доступен всем, с его помощью м.......................