Понятие системы менеджмента качества. Основные принципы

ВВЕДЕНИЕ





Необходимым принципом функционирования системы высшего образования является обеспечение деятельности вуза как особого социокультурного института, призванного способствовать удовлетворению интересов и потребностей обучающихся, развитию их способностей в духовном, нравственно–гуманистическом и профессиональном отношении.

Каждый университет находится и действует в среде. Любое действие университета  вполне вероятно только в  том случае, если среда допускает его осуществление. Среду для функционирования процессов университета можно рассмотреть, как внешняя и внутренняя сферы. Она заключает в себе тот потенциал, который дает университету возможность  функционировать, а, следовательно, существовать и выживать в конкретном промежутке времени. Но внутренняя среда  имеет возможность еще также быть и источником проблем и даже привести университет к упадку в том случае, если он не сможет гарантировать необходимого функционирования организации. Внешняя среда считается источником, питающим организацию ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне. Но ресурсы внешней среды не безграничны, так как на них претендуют многие другие университеты, которые находятся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что университет не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить его потенциал и привести ко многим негативным для университета последствиям. 

Среда для функционирования процессов обоснована взаимодействием между самой работой и людьми, характером задействованных материалов, социокультурными факторами. В идеале работа не должна оказывать неблагоприятного воздействия на здоровье или причинить ущерб физическому состоянию персонала, а также не должна быть излишне трудной. Работа, с экономической же точки зрения, должна максимально обеспечивать возможный уровень производительности.

Среда университета обязана закладываться уже на этапе планирования и обеспечиваться на всех этапах рабочего процесса. В соответствии с этим, требования по ТБ (технике безопасности) обязаны быть предъявлены до начала работ и утверждаться на всем продолжении производственного цикла, в частности, таким образом, чтобы их эффективность поддавалась дальнейшей оценке. На этапе планирования должна быть распределена ответственность по обеспечению здоровых и безопасных условий труда персонала. 

Задача стратегического управления состоит в том, чтобы обеспечить такого взаимодействия организации со средой, которое позволяло бы ей поддерживать ее потенциал на уровне, который необходим для достижения ее целей, и тем самым давало бы ей возможность существовать и выживать в долгосрочной перспективе. Для того чтобы определить стратегию поведения организации и выполнить ее в жизнь, руководство должно иметь представление как о внутренней и о внешней средах организации, их потенциалах и направленность развития.

Научная значимость данной работы состоит в оптимизации и упорядочивании существующей документированной процедуры «Среда для функционирования процессов» Забайкальского Государственного университета (далее ЗабГУ) . 

Эмпирическую базу составила ранее разработанная документированная процедура «Производственная среда» ЗабГУ. 

Будущие исследования по рассматриваемой тематике также актуальны в целях постоянного и обоснованного решения проблемы данной работы.

Результаты могут быть использованы для будущих исследований и могут быть применены на практике.

Объект исследования: Забайкальский Государственный Университет

Предмет исследования: документированная процедура

Цель исследования: усовершенствовать качество образования ЗабГУ.

Задачи:
Выпускная квалификационная работа состоит из четырех глав, введения, заключения, списка использованной литературы и приложения.

В первой главе подробно изучается понятие и основные принципы системы менеджмента качества, а также документация и общие требования и принципы создания документации системы менеджмента качества.

Во второй главе анализируется действующая документированная процедура «Производственная среда» Забайкальского Государственного Университета, анализ процесса внедрения СМК.

В третьей главе производится разработка новой документированной процедуры «Среда для функционирования процессов».

В четвертой главе идет описание безопасности и экологичности дипломной работы.





























ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ МЕНЕДЖМЕНТА КАЧЕСТВА



Понятие системы менеджмента качества. Основные принципы



«Система (от др.–греч. –– целое, составленное из частей, соединение) – совокупность элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которое образует определённую целостность, единство. В каждой системе можно выделить отдельные части, выполняющие некоторые функции и взаимодействующие друг с другом. Любую систему можно рассмотреть как элемент (компонент) более крупной системы».[1]

«Менеджмент – это управление организацией, действующей в условиях рынка в режиме «автономного плавания» и связанное с необходимостью принимать самостоятельные решения в любых неожиданных обстоятельствах. В рамках менеджмента смотрят как распределять и эффективно использовать ресурсы, с помощью каких процедур и методов управлять людьми, как планировать, так же определяется что, когда и кому производить»[1]  Задача менеджмента в том, что объект стремится достичь управления некоего желаемого результата, количественно или качественно отличающегося в наилучшую сторону от имеющегося. Менеджмент представляет собой совокупность научных знаний и практического опыта междисциплинарного характера из таких сфер, как экономика, организация, социология, психология, педагогика, право.

В соответствии с международным стандартом ИСО 9000:2015 содержание современного менеджмента качества определяется как: «Система менеджмента качества включает действия, с помощью которых организация устанавливает свои цели и определяет процессы и ресурсы, требуемые для достижения желаемых результатов».

Система менеджмента качества управляет взаимодействующими процессами и ресурсами, требуемыми для обеспечения ценности и осуществлении  результатов для соответствующих заинтересованных сторон.

Система менеджмента качества дает возможность высшему руководству оптимизировать использование ресурсов, принимая во внимание долгосрочные и краткосрочные последствия их решений. Система менеджмента качества предоставляет средства управления для идентификации действий в отношении преднамеренных или непреднамеренных результатов в предоставлении продукции и услуг.

«Система менеджмента качества (СМК) – совокупность организационной структуры, методик, процессов и ресурсов, необходимых для общего руководства качеством. Она предназначена для постоянного улучшения деятельности, для повышения конкурентоспособности организации на отечественном и мировом рынках, определяет конкурентоспособность любой организации. Она является частью системы менеджмента организации».[1]

На данный момент существует огромное число терминов системы менеджмента качества, разработанных ИСО. В случае если  их объединить, то можем получить следующее определение термина системы менеджмента качества по ИСО – это «система, которая создана в организации ( на предприятии) для достижения поставленных задач и формирования политики в области качества». Таким образом, в первую очередь, возможно отметить, что система менеджмента качества это система, которой свойственны такие признаки, как наличие определенных элементов и их взаимосвязь, конкретное предназначение, собственная структура.

СМК по ИСО обладает определенной структурой. Она содержит в себе следующие элементы: документы, ресурсы, организация, процессы.

По определению ИСО 9000–2015, «организация – лицо или группа людей, связанные определенными отношениями, имеющие ответственность, полномочия и выполняющие свои функции для достижения их целей». 

Процесс – совокупность взаимосвязанных и (или) взаимодействующих видов деятельности, использующих входы с целью получения намеченного результата. зависимости от контекста "намеченный результат" называется выходом , продукцией или услугой .  Входами для процесса как правило считаются выходы других процессов, а выходы процессов обычно являются входами для других процессов.

Наиболее важное значение в СМК имеет понятие процедуры. «Процедура – Установленный способ осуществления деятельности или процесса. Процедуры могут быть документированными или нет. Таким образом, с одной стороны процедура – это документ, формализующий правильный способ выполнения процесса, а с другой процедурой можно назвать процесс (или совокупность процессов); 

Документ – информация и носитель, на котором эта информация представлена».[1] С документами системы качества должны быть связаны другие организационно–распорядительные документы предприятия, например "Должностные инструкции" и "Положения о подразделениях".

Примечания:

1. Носитель может быть бумажным, магнитным, электронным или оптическим, компьютерным диском, фотографией или образцом или их комбинацией.

2. Комплект документов, например спецификаций и записей, часто называется "документацией".

3. Многие требования (к примеру, требование к разборчивости текста) относятся ко всем видам документов, однако могут быть разные требования к спецификациям (к примеру, требование к управлению редакциями) и записям (к примеру, требование к возобновлению доступности).

Ресурсы СМК – все то, что обеспечивает менеджмент качества (людские, временные и др.). «Стандарт ИСО 9000–2015 определяет 7 основных принципов системы менеджмента качества, на которых она базируется и которые могут использоваться высшим руководством организации для повышения эффективности ее деятельности».[2] Эти семь принципов менеджмента качества представляют собой основу всех стандартов по СМК ИСО 9000.

1) Ориентация на потребителя: менеджмент качества нацелен на осуществление требований потребителей и на стремление превзойти их ожидания

Потребитель – лицо или организация, получающее продукцию.

Принцип «ориентация» на потребителя подразумевает собой такую деятельность компании, при которой фирма или предприятие будет предугадывать потребности своих клиентов и будет нацелена на изучение  этого спроса, выполняя требования заказчиков ее услуг или потребителей.

Организации (предприятия) находятся в зависимости от своих потребителей, поэтому они обязаны осознавать и понимать их желания и потребности, какие имеются в данный период, и какие имеют все шансы появиться в последующем,  выполнять их требования и стремиться превзойти их ожидания.

Применение принципа «ориентация» на потребителя – это деятельность, направленная на:

– Установление прямых и косвенных потребителей, получающих ценность от организации;

– Понимание настоящих и будущих потребностей и ожиданий потребителей;

– Сопоставление целей организации с потребностями и ожиданиями потребителей;

– Доведение потребностей и ожиданий потребителей до работников организации;

– Составление плана, проектирование, разработка, производство, поставка и обслуживание продукции, и предоставление услуг для удовлетворения потребностей и ожиданий потребителей;

– Определение и наблюдение удовлетворенности потребителей, и принятие соответствующих действий;

– Установление и утверждение действий в отношении потребностей и ожиданий заинтересованных сторон, которые могут оказать влияние на удовлетворенность потребителей;

– Активный менеджмент взаимоотношений с потребителями для достижения устойчивого успеха.

2) Лидерство или роль руководства. «Лидеры на всех уровнях организации обеспечивают единство цели и направления деятельности организации и создают условия, в которых работники взаимодействуют для достижения целей организации в области качества».[2] 

Принцип «лидерство или роль руководства» предполагает активную деятельность по налаживанию работы и внедрению СМК руководителя организации, он обязан формировать все необходимые условия с целью обеспечения работы системы внутри организации.

Руководители пытаются достигнуть единства целей и направлений развития организации. Для этого они создают и поддерживают внутреннюю среду организации, что дает возможность сотрудникам быть в полной мере вовлеченными в достижение целей организации .

Реализация этого принципа требует:

«– Обеспечение персонала необходимыми ресурсами и свободой действий в рамках ответственности;

– Признания и поощрения вклада работников;

– Обучения людей;

– Поддержку честных и открытых взаимоотношений» [13];

– Наилучшей согласованности действий организации;

– Стремительного реагирования на внешние изменения;

– Ориентацию в необходимости всех заинтересованных сторон;

– Точного установления перспектив развития организации;

– Обеспечения атмосферы работы без страха и доверия;

3) Взаимодействие работников: для организации крайне важно, для того чтобы все работники были компетентными, наделены полномочиями и вовлечены в создание ценности. Компетентные, наделенные полномочиями и взаимодействующие сотрудники  на всех уровнях организации повышают ее способность создавать ценность. Сотрудники всех уровней оформляют основу любой организации, их абсолютное вовлечение предоставляет возможность организации использовать их возможности с максимальной выгодой.

«Принцип взаимодействие работников компании предполагает то, что каждый работник организации (предприятия) должен принимать участие в работе системы качества, и должен быть нацелен на повышения ее уровня».[14]

Данный принцип требует от сотрудников:

– Вовлечение персонала к решению проблем;

– Непрерывного повышения знаний, навыка и компетентности;

– Формирования условий для свободного обмена знаниями и опытом.

– Обеспечение понимания персоналом значимости собственного вклада и роли в организации;

– Установление ответственности каждого за результаты своей деятельности;

– Способствование сотрудничеству во всей организации;

– Способствование открытому обсуждению и обмену знаниями и навыком;

«От руководства организации требуется обеспечение условий персоналу, при которых работники будут получать удовлетворенность от работы и испытывать гордость за свою организацию. Используя моральные и материальные, необходимо вдохновлять персонал к инициативному поиску возможностей усовершенствования с целью создания дополнительных ценностей для потребителей».[11].

4) Процессный подход к менеджменту: последовательные и прогнозируемые результаты добиваются наиболее продуктивно и результативно, если деятельность осознается и управляется как взаимосвязанные процессы, которые функционируют как согласованная система.

Сущность принципа «процессный подход» состоит в этом, то что деятельность организации – как цепочка взаимосвязанных процессов, необходимых для выпуска продукции, а осуществление любой работы можно рассмотреть как процесс. Данный принцип направлен на:

«– Установление четкой ответственности и полномочий для управления процессами;

– Определения критериев для измерения и анализа процессов;

– Определение процессов, необходимых для выпуска продукции;

– Определение входов и выходов (результатов) процессов;

– Установление последовательности и взаимодействия процессов на предприятии»[14] ;

– Определение внутренних и внешних взаимосвязей между функциями организации;

– Оценивание рисков, последствий и воздействия процессов на потребителей, поставщиков и другие заинтересованные стороны.

– Определение внутренних и внешних поставщиков и потребителей процессов;

– Определение методов обеспечения результативности и эффективности выполнения процессов;

5) Постоянное улучшение. Успешные организации постоянно нацелены на усовершенствование. Принцип постоянного улучшения предусматривает непрерывный мониторинг абсолютно всех несоответствий деятельности системы с дальнейшим ликвидацией этих несоответствий методом улучшения качества работы системы. Постоянное улучшение – повторяющаяся деятельность согласно повышению возможности выполнить требования.

Использование принципа постоянного улучшения – это деятельность предприятия, направленная на:

– Организация у любого работника необходимости в непрерывном совершенствовании потребности в постоянном улучшении продукции, процессов и системы в целом;

– Непрерывное повышение эффективности всех процессов;

– Подготовка абсолютно всех сотрудников методам и средствам постоянного усовершенствования, таким, как статистическим методам, цикл Дёминга,  и др.;

–Периодической оценки соответствия установленным критериям совершенства с целью определения области потенциального улучшения;

– Анализ постепенных и прорывных улучшений;

– Наиболее результативное применение знаний для улучшения;

– Усиление побуждения к инновациям.

6) Принятие решений, основанное на фактах.

Принцип принятия заключений, основанных на фактах, подразумевает абсолютное  исключение принятия интуитивных и необдуманных решений. Все без исключения управленческие решения обязаны подкреплены фактической информацией и базироваться на ней. Действенные решения основываются  на анализе данных и информации.

Следование данному принципу требует:

– Сбору сведений и данных, имеющих отношение к поставленной задаче;

– Предоставление достоверности и точности данных и информации;

– Утверждение решений и выполнение действий на основе фактических данных, сбалансированных с учетом опыта;

– Понимание ценности соответствующих статистических методов.

7) Менеджмент взаимоотношений 

Для того чтобы достигнуть стабильного успеха, организации управляют своими взаимоотношениями с соответствующими заинтересованными сторонами, такими, как поставщики. 

Предприятие и его поставщики взаимозависимы, так как если их взаимоотношения способствуют взаимной выгоде обеих сторон, то их способность создавать ценности возрастает.

Данный принцип требует:

– Выбора основных поставщиков;

– Формирование долгосрочных взаимоотношений с поставщиками;

– Обмена информацией и планами на будущее;

– Принятие усовершенствований и достижений поставщика.

– Установление открытых и четких связей;

– Совместных действий с целью четкого понимания запросов потребителей;

Успешное осуществление и внедрение описанных выше семи принципов системы менеджмента качества приводит к качественному внедрению системы в целом и предпосылкам для ее улучшения в будущем в любой организации.



Документированная информация СМК в соответствии с МС ИСО 9001:2015



Документированная информация (documented information): Информация, которая должна управляться и поддерживаться организацией, и носитель, который ее содержит.

Документированная информация может быть любого формата и на любом носителе и может быть получена из любого источника.  Документированная информация может относиться:

– к системе менеджмента, включая соответствующие процессы;

– к информации, созданной для функционирования организации (документация);

– к свидетельствам достигнутых результатов.

Результативность СМК организации во многом зависит от того, в какой степени документирована система. Документирование системы качества, которое выполнено в последовательной систематической  манере, дает системе качества официальный статус, и должно:

– расширяться без затруднений, для того чтобы каждый сотрудник, которому понадобится документ в справочных целях, мог иметь доступ к такой документации;

– одновременно доводить до сведения заинтересованных сотрудников перечень инструкций;

– представлять список конкретных требований к персоналу;

– гарантировать единое понимание требований внутри организации и облегчать согласованность действий в области качества;

– реагировать на изменения в деятельности компании и окружающей среде. «Важно, чтобы обо всех изменениях требований мгновенно сообщалось заинтересованным сотрудникам.

– облегчать мониторинг и проведение проверок системы;

– обеспечивать преемственность и постоянство в случае смены сотрудников и уменьшать продолжительность обучения».[15] 

Документированная информация должна быть в соответствии культурному контексту организации. Аудитор второй или третьей стороны должен понимать, что документированная информация формируется для организации и ее персонала, а не для аудитора. Важно, чтобы документированная информация системы качества отображала реальную работу компании. Бюрократически составленные рабочие инструкции и процедуры и т.п., вызовут лишь нежелание их использовать, так как есть вероятность быть оторванным от ежедневной реальности. Структура документированной информации СМК, построенной по стандарту ИСО 9001:2015, «представляет собой иерархическую систему взаимосвязанных документов. Часть этих документов в явном виде оговорена в стандарте, другая часть подразумевается». Поэтому структура системы качества имеет «постоянную» составляющую, определенную стандартом и «переменную» составляющую, зависящую от конкретной организации [15].

Типовая структура документации системы качества представлена на рисунке 1.



Рисунок 1 – Типовая структура документированной информации системы качества

Не существует какой–то определенной и единой структуры документированной информации системы качества. Как правило, документированная информация группируется на уровнях, которые могут включать:

«Уровень 1: Миссия, Стратегические цели и приоритеты, Политика в области качества – направление деятельности организации в области качества, официально сформулированные высшим руководством, задает ориентиры развития организации.

Уровень 2: Руководство по качеству – описывает СК в соответствии с установленной политикой в области качества и целями.

Уровень 3: Документированные процедуры, карты процессов – описывает и регламентирует процессы организации, а также деятельность подразделений, необходимую для внедрения СМК.

Уровень 4: Плановая документация, Положения. Порядки, Инструкции, Правила – содержит все документы, необходимые организации для эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими.

Уровень 5: Протоколы, Акты, Отчеты, Списки, Ведомости, Решения, Журналы отчета и т.п. – включает документы, содержащие достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности и необходимые для гарантии эффективной работы и управления процессами».[2]

В стандарте ИСО 9001:2015 говорится о том, что «организация должна установить, документально оформить, внедрить, поддерживать и постоянно улучшать систему менеджмента качества в соответствии с требованиями настоящего международного стандарта».

Стандарт определяет записи по качеству как особый вид документированной информации системы качества. Особенность этого вида документированной информации заключается только в том, что эти документы подтверждают факт выполнения какого–либо действия и меняют свой статус в момент регистрации этого факта. Например, пустая форма, предназначенная для регистрации результатов контроля, является обычным документом системы качества. Как только в эту форму внесены результаты контроля (форма заполнена), эта форма становится записями по качеству.

В соответствии с требованиями стандарта ИСО 9001:2015 «система качества организации должна быть документирована..».

Документированная процедура – это документ, содержащий установленный способ осуществления деятельности или процесса. Решение о разработке документированной процедуры принимает владелец процесса, назначает ответственного за разработку ДП и определяет сроки.

«Документированная процедура должна отвечать на следующие вопросы:

1. Какова ее область применения и сфера действия.

2. Какова цель, задачи и результаты (выходы) описываемого процесса, деятельности или работы.

3. Что, кем, как, где и в какой последовательности должно быть сделано.

4. Какими полномочиями обладают и за что несут ответственность участвующие в процессе, деятельности или работе.

5. Какие документы, ресурсы, материалы и оборудование используются в процессе работы.

6. Какими показателями и характеристиками оценивается качество и эффективность выполнения работы на всех ее этапах, как и кем они измеряются и контролируются.

7. Каким образом документируется и регистрируется выполняемая работа.

8. Как используются результаты выполненной работы (процесса)». [12] 



Общие требования и принципы создания документированной процедуры СМК



Степень и характер документированности системы менеджмента качества обязаны соответствовать законодательным, контрактным и другим обязательным требованиям, потребностям и ожиданиям потребителей и других заинтересованных сторон, а кроме того устраивать организацию.

Диаграммы и схемы – эффективны для краткой информации, такой как формулировки заявления о политике, изображение организационной структуры, изложение целей организации.

Формы – могут использоваться для сбора конкретной информации, накапливаемой последовательно, например, заказов на приобретение, результатов проверок поставщика, данных проверок.

Диаграммы потоков – эффективное средство для общих инструкций по таким задачам, как движение материала после инвентаризации или подготовка заказов на закупки.

Рисунки и наброски – могут использоваться для разъяснения действий по или стандартам или инструкциям. Типовое применение включает рисунки в стандартах по качеству или в планах контроля.

Видео – и аудиокассеты – могут быть эффективными средствами при обращении к большой аудитории для профориентации новых сотрудников.

Компьютерные программы – могут применяться во многих случаях для автоматизации сбора данных, хранения документации, к которой можно легко обращаться при необходимости. Система электронной почты – средство оперативного документирования извещений и другой текущей информации.

«Исходя из задач и целей документирования, можно сформулировать следующие принципы, положенные в основу создаваемой в организации документированной информации системы качества:

1. Документированная информация должна быть полной, то есть содержать исчерпывающую информацию обо всех процедурах и процессах, выполняемых в системе качества, а также о способах регистрации данных о качестве. При этом объем документированной процедуры должен быть минимальным, но достаточным для практических целей.

2. Документированная информация должна быть понятной всем ее пользователям – руководителям, специалистам и исполнителям. Текст документа должен быть логически последовательным, не должен допускать различных его толкований.

3. Документированная информация должна быть системной, т.е. с четкими внутренними связями между элементами системы качества и определенным образом структурированной.

4. Документированная информация должна быть комплексной, т.е. охватывать все аспекты деятельности в системе качества, в том числе экономические, технические, организационные, правовые, социально–психологические. 

5. Документация должна быть легко идентифицируемой, то есть каждый документ системы качества должен иметь соответствующее наименование, условное обозначение и код, позволяющий установить его принадлежность к определенной части системы.

6. Документированная информация должна быть адресной, то есть каждый документ системы качества должен быть специализирован для определенной области применения и адресован конкретным исполнителям.

7. Документированная информация должна содержать только практически выполнимые требования. В ней нельзя устанавливать нереальные положения.

8. Документированная информация должна быть адекватной рекомендациям и требованиям стандартов ISO 9000, поэтому с  этой целью во вводной части каждого документа необходимо давать точную ссылку на конкретный раздел или пункт стандарта, в соответствии с которым разработан данный документ.

9. Документированная информация должна быть актуализированной. Это означает, что документированная информация в целом и каждый отдельный документ должны современно отображать изменения, происходящие в стандартах ISO 9000 и изменения условий обеспечения качества на предприятии.

10. Документированная процедура должна иметь санкционированный (организованный) статус, то есть каждый документ системы качества должны быть утверждены полномочными должностными лицами». [19]

В описаниях различных процедур встречается приведенная ниже рубрикация.

–Титульный лист или «шапка». Содержит такую информацию, как название процедуры, утверждающая подпись, дата выпуска и уровень изменений.

–Назначение или цель. Включает ясное изложение цели выпуска документа.

–Применение или область действия. Описывает где, когда, кем и для чего применяется документ.

–Определения. Объясняет значение специальных терминов и понятий, используемых в документе, которые трудны для понимания или могут быть ошибочно истолкованы.

–Ссылочные или сопутствующие документы. Содержит перечень других процедур, форм и т.п., необходимых, чтобы полностью документировать деятельность, о которой идет речь.

–Обязанности. Суммирует основные обязанности (указывая функции или должности, а не конкретные имена) по осуществлению рассматриваемого вида деятельности.

–Политика, процедура, требования. Описывает политику, которая проводится; шаги, необходимые для выполнения документируемого вида деятельности или конкретного требования.

–Схема потока (алгоритм). Иллюстрирует основные шаги по выполнению процедуры.

–Сведения об изменениях. Кратко отображает принятые изменения к документу и даты их внесения.

Стандарт организации (СТО) в системе качества – «документ, устанавливающий правила, порядок, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности. Разработка СТО целесообразна в тех случаях, когда деятельность носит повторяющийся (регулярный) и устоявший характер и когда регламентации подлежит деятельность в области качества, выполняемая несколькими подразделениями предприятия».

Соглсно ИСО 9000:2015 «процедура в системе качества – документ, устанавливающий порядок (последовательность) осуществления деятельности в системе качества». Процедуры оформляются в виде стандарта предприятия, включаются в Руководство по качеству (на больших и средних предприятиях в Руководство включаются не сами процедуры, а только их перечень) или выпускаются в форме самостоятельного документа.

Методика в системе качества – документ устанавливающий один или несколько способов достижения соответствия в системе качества. В отличие от процедуры, определяющей главным образом последовательность выполнения работы во времени, методика определяет один или несколько способов выполнения этой работы. Методика отвечает на вопрос: « Как (каким образом) делать? »

«Инструкция по качеству – документ, характеризующий действия в системе качества, которые следует выполнить. Рабочие инструкции (по закуткам, контролю качества, проведению технологических операций и др. ) носят, как правило, более детализированный, чем процедуры, характер. Примером рабочих инструкций по качеству могут служить: « составление отчета по результатам внутреннего аудита », « подготовка к работе контрольно–измерительного средства».

Инструкции, как и другие документы системы качества, являются контролируемыми документами.

Программа качества – документ, регламентирующий конкретные меры в области качества, ресурсы и последовательность деятельности, относящейся к специфической продукции, проекту или контракту.

Любая программа качества ориентирована на выполнение определенных требований по качеству в установленные сроки. Особенно нужны программы качества при создании нового процесса или продукции, а также при внесении существенных изменений в уже выпускаемую продукцию или действующий процесс…». [19]

Анализ нужной документированной информации – это формализованный метод подготовки кадров для любого вида деятельности и  установления структуры необходимой документированной информации. Модель можно применять для анализа входных и выходных данных, критических факторов, квалификации персонала и возможностей.

При разработке документов СМК полезно придерживаться следующих правил:

– установить пределы деятельности;

– стараться сделать документ простым, насколько это допустимо;

– осознать способности пользователей;

– воспользоваться имеющимися документами (не создавать новые);

– применять диаграмму потока (алгоритм) работы над документом;

– ясно обозначить цель документа;

– узнать потребности пользователей документа;

– сконцентрироваться в удовлетворение потребностей пользователей;

– изобразить данный алгоритм однажды, а далее делать ссылки на другие существующие документы;

– если возможно, использовать одну структуру и форму для всех документов. – документ должен охватывать максимум функций;

– определить период разработки каждого документа.

Указанные правила необходимо соблюдать не для всех документов организации, а лишь для тех, которые используются в СМК.

Документы, относящие к системе менеджмента качества, могут при кодировании (регистрации) отмечаться определенным знаком или буквами (например, СМК).

«Успешное управление документированной информацией системы менеджмента качества в средних (с числом работающих более 800 человек) и крупных (более 2000 человек) организациях невозможно без внедрения автоматизированной системы управления документацией СМК (АСУД СМК). Применение АСУД системы менеджмента качества позволило отказаться от увеличения в два раза штата отдела качества предприятия, состоящего в настоящее время из четырнадцати человек, а также от изготовления и сопровождения дополнительных 50 комплектов СТП объемом до 70 тыс. листов. Были сокращены сроки планирования и отчетности по внутренним проверкам качества предприятия в 2–2,5 раза. Снизилась численность работников, связанных с обеспечением управления документацией системы менеджмента качества».[19]

В соответствии с требованием стандарта ИСО 9001:2015 «система качества должна быть документирована». В системах менеджмента качества организаций документооборот является неотъемлемой частью. Результативность действий организации во многом определяется наличием документов, адекватно описывающих процессы организации, а также документов, отражающих состояние организации, в частности в области менеджмента качества.

Документированная информация может быть в любой форме или на любом носителе исходя из потребности организации. Наряду с описаниями различных процедур находят применение следующие способы документирования и их носители: схемы и диаграммы; формы; диаграммы потоков; рисунки и наброски; видео– и аудиокассеты; компьютерные программы; система электронной почты.

В данной дипломной работе рассматривается именно документированная процедура управления средой для функционирования процессами Забайкальского Государственного университета. Разберем по подробнее. 



Среда для функционирования процессов



Среда организации – сочетание внутренних и внешних факторов, которое может оказывать влияние на подход организации к постановке и дос.......................