Основные правила организации документооборота

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

«АСТРАХАНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»







КУРСОВАЯ РАБОТА



ДОКУМЕНТЫ, ОБЕСПЕЧИВАЮЩИЕ ИНФОРМАЦИОННЫЙ ОБМЕН МЕЖДУ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ,  РУКОВОДСТВОМ И РАБОТНИКАМИ.





                                                                      Выполнила: студентка группы ДВ21

Мурзалиева А.Р.

Научный руководитель:

доцент, к.и.н. Н. Н. Дрыгина





АСТРАХАНЬ 2017



Содержание



Введение………………………………………………………………………….…3

Глава 1. Понятие  и  развитие  документооборота  .……….……………........5

1.1 Развитие  документооборота………………………….……….………...…….5

1.2 Понятие  документооборота………………….…………… ………….....…...6

Глава 2. Основные правила организации документооборота………….…..7

2.1. Документопоток: исходящие, входящие, внутренние……………………...8

2.2. Систематизация документов…………………………………………….…..11

Глава 3. Информационные технологии в организации документационного обеспечения управления………………………………………………………..13

Глава 4. Современный информационный обмен между подразделениями,   руководством и работниками………………………………………………….14

4.1. Внутренние и внешние информационные связи предприятия……………15

4.2. Документооборот предприятия на примере Астраханского тепловозоремонтного завода………………………………………………….…16

4.2.1. Подготовка и оформление основных видов документов……….............16

Заключение

Список используемой литературы 











3

ВВЕДЕНИЕ

        Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждении,  хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или  поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

      Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило года. Объем документооборота — важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов. 

       Реалии сегодняшнего рынка таковы, что руководителям предприятий и менеджерам среднего звена приходится сталкиваться с колоссальным объемом информации и оперативно обрабатывать ее. К сожалению, часто, руководство, делая акцент на получении информации извне, не затрудняет себя организацией ее распределения. Однако польза от правильно налаженного информационного обмена внутри предприятия значительно превышает затраченные на это ресурсы 

      Целью курсовой работы является рассмотреть  организацию документооборота.



























4

Глава 1.Понятие  и  развитие  документооборота

1.1 Развитие  документооборота

           Понятие "документооборот" и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский, П.М. Керженцев и др. были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.

           Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте "Общих правил документации и документооборота". В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов.
          Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., "Единая государственная система делопроизводства" установили единообразие понимания документооборота как "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки". Утвержденная в 1988 году " Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" уточнила понятие "документооборот", включив в него и операцию "подшивка документа в дело". ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия  «документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». 





  1.2. Понятие документооборота

         Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства , определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы:

5

Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ , приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству , схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей- потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении. Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению:

-горизонтальные - связывают организации одного уровня

-вертикальные - нисходящие, восходящие – связывают организации различных уровней.

Восходящие – входные,  поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций.

Нисходящие – направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту:      

         Документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и 

внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов. Объем документооборота рассчитывается по формуле:

Уд = SBX. + исх. + вн. за определенный период времени (обычно за год).

При расчете объема документооборота учитываются только подлинники документов или их заверенные копии.

Движение входящих документов

Схема движения входящих документов

Движение входящих документов показано на рис. 1, где цифрами и буквами обозначено:







6



 



Рис. 1. Схема движения входящих документов

I

Руководитель (директор)

II

Исполнитель (структурное подразделение)

а

Экспедиционная обработка

b

Предварительное рассмотрение, сортировка

с

Регистрация

d

Распределение (разметка)

е

Перераспределение (переметка)

1

Корреспонденция

2

Документы, регистрируемые службой ДОУ

3

Документы, нерегистрируемые службой ДОУ

Вывод:

      Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства. 









7

Глава 2. Основные правила организации документооборота.


        Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности любого учреждения,предприятия,организации. 
         Документооборот является важным звеном, так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. 
Основными правилами организации документооборота являются:

- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

         Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. 
Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы могут носить традиционный характер -  то есть на бумаге или в силу развития  современных технологии могут содержаться на дисках, USB накопителях, в электронном  документообороте.

        Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов  любого учреждения, предприятия, организации,  все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления.

        Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.

        Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).
       В крупных учреждениях, предприятиях, организациях существует отдельное



8

структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. 



2.1. Документопоток: исходящие, входящие, внутренние.

       Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей — потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении. Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

        Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и дочерние фирмы и филиалы. Восходящие потоки — это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции). Нисходящие потоки — это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

         По отношению к управленческому объекту выделяют входящий, исходящий и внутренний документопотоки. Они тесно взаимосвязаны, так как информация поступивших документов используется для подготовки внутренних и исходящих ответных и т. д.

        Входящий документопоток любой организации складывается из: документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.).

       В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации; документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов; документов от несоподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, 



9

сертификаты, отгрузочные документы и др.); обращений граждан — предложений, заявлений, жалоб.

          Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами.В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных (при условии, что организация имеет подведомственные организации) и информационных документов (коммуникативных) — письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению. Проект исходящего документа составляет исполнитель, правильность его оформления проверяет секретарь. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации (Приложение 2)

        В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, если документ проходит согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование оформляется реквизитом "грифом согласования документа".[i] Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом "визы согласования документа"

         Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применений. Внутренний поток обеспечивает целенаправленное решение управленческих задач в пределах одного учреждения, организации. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности: положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функции оперативного регулирования деятельности учреждений выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством: приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т. д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, 

10

переговоры). Однако на практике внутренняя переписка широко распространена. Она оформляется докладными (служебными) и объяснительными записками, рапортами.

         Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации 

функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работа с документами.

         Стереотипные маршруты движения свойственны входящим документам, что определяется их адресованием. Входящие документы образуют три направления движения: руководству организации, руководству структурных подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно: наибольшая часть документов попадает руководству, которое, с одной стороны, испытывает информационные перегрузки, а с другой — получает значительное количество информации, не соответствующей их компетенции, областям деятельности и функциональным обязанностям, не их уровня. Ожидание рассмотрения документов руководством является потерянным временем, удлиняет путь документа к исполнителю.

       Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами. Например, процесс регистрации распадается на два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе до его рассмотрения руководством и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению и другим после рассмотрения руководителем. Таким образом, технология регистрации документов увеличивает время движения документа от получения до исполнителя. Если в организации принято регистрировать документы повторно, то есть на уровне структурных подразделений, то потери времени из-за нерациональных остановок в движении документа еще более ощутимы.

        Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Как инициативные, так и информационные документы готовят специалисты в структурных подразделениях. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания документов, а также от принятой технологии перепечатки текста, регистрации и отправки документов.

        Наиболее нерегламентированными являются маршруты движения внутренних документов. Причем в этом потоке движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных документов не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

       Основываясь на данных, характеризующих документопотоки, служба делопроизводства может разрабатывать наиболее целесообразные, оптимальные маршруты движения документопотоков







11

2.2. Систематизация документов.

 
          Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии должна составляться номенклатура дел. Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к номенклатуре дел,

 содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления. Основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами.

           Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рассматривается и утверждается руководителем предприятия, вводится в действие с 1 января следующего календарного года. 

Заголовками разделов номенклатуры дел являются наименования подразделений, расположенные в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием предприятия. При составлении заголовков дел следует учитывать, что: заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле; заголовок должен быть кратким, четко сформулированным; заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные материалы» и т. д. не допускаются.

           Заголовки дел в процессе формирования дел могут уточняться. Состав заголовка дела образует следующие элементы:

-название вида (переписка, журнал и т. п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т. д.);

-название предприятия или его структурного подразделения;

-адресат или корреспондент документа;

-краткое содержание документов дела;

-название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;

-даты (период), к которым относятся документы дела;

-указание на копийность документов дела.

           Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, а слово «Копии» — в конце заголовка. 

        В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанные последовательностью делопроизводственных операций, в качестве 

12

вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о приеме, сдаче и списании имущества и материалов (акты, описи, ведомости)».

       Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

       В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные картотеки, журналы учета документов. Номенклатура дел предприятия должна составляться в последнем квартале предшествующего года на новый календарный год по 

установленной форме. 

3. Информационные технологии в организации документационного обеспечения управления.

       Информационные технологии - это современные виды информационного обслуживания, организованные на базе компьютерной техники и коммуникационных средств, предназначенные для автоматизированного сбора, обработки, хранения, передачи и использования информации для получения определенных, заведомо ожидаемых, результатов.

       Современные информационные технологии и их программное обеспечение в офисных и полиграфических приложениях имеют много общего. Кратким термином "офисный" (от англ. оffice - контора) обозначают все, что имеет отношение к рутинному и творческому труду, связанному с созданием и обработкой деловых и научно-технических документов, статей, книг, художественных произведений. Офис - это помещение делового центра организации (фирмы, издательства и др.), однако функции офисных приложений отнюдь не ограничиваются простым деловым производством. С помощью этих программ можно решать задачи, которые типичны для деятельности в офисе:

     Обработка различных текстовых документов, т.е. подготовка модификация писем и отчетов, объявлений и приглашений, расписаний и прейскурантов (прайс-листов) и др.;

      Финансовые и коммерческие расчеты с формированием различных таблиц и сводок, выполнение деловых и бухгалтерских операций и др.;

      Электронная почта - рассылка текстовой и графической информации удаленным адресатам, прием поступающих данных и др.;

      Управление работой персонала (составление расписаний с учетом рабочего графика каждого сотрудника, учет кадров);

      Подготовка презентаций на разнообразные темы (рассказ о фирме и ее деятельности, научно-технические проекты и др.);

13

Ведение разнообразных баз данных и многое другое.

Рабочее место секретаря структурного подразделения или секретаря руководителя, связанных с обработкой больших массивов документационной информации должно быть и соответственно оснащено оргтехникой: компьютер, принтер, модем, факсимильная связь, сканер.

Глава 4. Современный информационный обмен между подразделениями,   руководством и работниками.

        Основой любого предприятия являются производственные подразделения. Их деятельность направлена на выполнение основной функции, ради которой создавалось предприятие. Если это материальное производство, то в состав этих подразделений могут входить производственные цеха, конструкторские бюро, технологические отделы. Производственными подразделениями условно можно назвать и службы, обеспечивающие основную функцию в организациях, не связанных с материальным производством. В научных организациях это экспериментальные лаборатории, научные отделы, в торговых — службы, занятые оптовыми закупками и реализацией товара.

       Жизнеспособность предприятия зависит от его взаимодействия с другими предприятиями и организациями, а также от согласованной работы руководства и сотрудников. Это взаимодействие невозможно без своевременного и полного обмена объективной информацией. Поэтому для успешного выполнения возложенных на предприятия функций необходимо наладить внутренние и внешние информационные связи предприятия.

4.1. Внутренние и внешние информационные связи предприятия

        Внутренние связи обеспечивают производственный процесс и взаимодействие руководства с работниками. Внешние связи обеспечивают связь предприятия с внешним миром: вышестоящими организациями, контролирующими органами, партнерами, потребителями товаров или услуг и т.п.

       Внешняя среда для предприятия многообразна (рис. 1.2). Вышестоящими органами для предприятия могут быть министерства и ведомства (главки, тресты и т. п.). От них на предприятие поступает руководящая информация в виде законов, нормативов, рекомендаций, распоряжений. От предприятий в вышестоящие органы поступают документы, в которых отображается их деятельность (отчеты, планы, сводки).













14



Рис. 1.2. Внешние связи предприятия

       В качестве контролирующих органов для предприятия могут выступать фискальные органы (налоговая служба), пожарная инспекция, природоохранительные органы (экологическая служба), органы социальной защиты и многие другие. 



От них поступают нормы и инструкции, исполнение которых они контролируют.

      Сотрудничать с предприятием могут предприятия-поставщики, вузы, готовящие специалистов, предприятия-партнеры, заказчики продукции, предприятия общественного питания, расположенные на их территории, и многие другие. Между ними заключаются договоры и соглашения.

      Информационные связи предприятия, как правило, имеют двухсторонний характер. Связь считается эффективной, если она привела к взаимопониманию сторон и завершилась необходимыми действиями или решениями.

     Управление любым предприятием или организацией можно представить как информационный процесс. Информация принимается, обрабатывается, в результате обработки вырабатывается решение, оно доводится до исполнителей, действия которых контролируются. Информационный круг замыкается, что схематично изображено на рис. 1.3.



Рис. 1.3. Документооборот предприятия



15

     На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация. Продвижение документов происходит:

- в пространстве: внутри предприятия и за его пределами;

- во времени: от момента создания или получения документа до его отправки адресату или передачи на хранение.

Так формируется документооборот предприятия.





4.1. Документооборот  предприятия на примере Астраханского тепловозоремонтного завода.

      Управленческая деятельность завода подлежит документированию по установленным правилам с использованием унифицированных форм документов и обеспечивается системой взаимоувязанных организационно-распорядительных документов, издаваемых в пределах своей компетенции.

Документы составляются (издаются) Астраханским ТРЗ ОАО «Желдорреммаш» на основании и во исполнение федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации.

Нормативные правовые акты, поступающие на завод из ОАО «Желдорреммаш», ОАО «РЖД», из органов государственной власти, доводят, при необходимости, до структурных подразделений путем издания приказов или распоряжений руководства завода. В приказе или распоряжении можно излагать содержание поступившего документа или его отдельных положений, а также предусматриваются меры по его реализации.

При подготовке и оформлении документов соблюдаются основные правила, обеспечивающие:

	придание документу юридической силы;

	использование документа в качестве источника информации, в том числе для справочных и научно-исторических целей;

	реальность исполнения документа;

	оперативный поиск документа и осуществление контроля его исполнения;

	возможность обработки и размножения документа с помощью средств вычислительной и копировальной техники.

	

4.2.1. Подготовка и оформление основных видов документов.











16

Приказ.

Приказами директора завода оформляют организационно-распорядительные решения по наиболее важным и комплексным вопросам функционирования и регулирования хозяйственной деятельности Астраханского ТРЗ ОАО «Желдорреммаш», которые имеют, как правило, нормативный характер и рассчитаны на длительный срок действия и широкий круг лиц, а также решения по кадровым вопросам.

Приказы могут издаваться для организации исполнения решений высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов, совета директоров и правления.

Проект приказа разрабатывает подразделение, в ведении которого находится рассматриваемый вопрос, по поручению руководства организации или в инициативном порядке. Обеспечение качественной подготовки проекта приказа, его оформление и согласование возлагается на руководителя подразделения, которое разрабатывает приказ.

Приказ оформляется на бланке установленной формы.

Приказ должен отвечать следующим основным требованиям:

соответствовать законодательству Российской Федерации;

содержать все необходимые реквизиты, обеспечивающие юридическую силу документа;

-	иметь регистрационный номер и дату, оформленную словесно-
цифровым способом;

-	решения должны быть конкретными, чтобы исключить необходимость
издания других документов.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей (преамбула) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагают цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывают вид этого документа, его дату, номер и заголовок. Допускается приводить текст (извлечения из текста) документа или решения высших органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти и иных государственных органов.

Констатирующая часть приказа начинается словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и др. и заканчивается словом «П Р И К А 3 Ы В А Ю:», которое печатается заглавными буквами от левого края текстового поля, выделяется разрядкой (2 пт.) и после которого ставится двоеточие.

Если приказ издается по результатам проверки, ревизии или в связи с аварийным происшествием, нарушением установленных правил технической эксплуатации, что оформляется соответствующим документом (актом, заключением, протоколом), то в констатирующей части приказа обстоятельства и причины необходимо излагать в сжатой форме (не более 1,5 страниц).

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием реального срока их выполнения и должностных лиц, ответственных за исполнение. В качестве исполнителей определяют должност

17

ных лиц, с указанием их фамилий и инициалов (не допускается применение условных (сокращенных) названий должностей, структурных подразделений).

Текст приказа, содержащего несколько решений, поручений, подразделяют на пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. После номера пункта ставят точку и его текст печатают с прописной буквы.

Пункты могут подразделяться на подпункты, которые обозначаются строчными буквами или арабскими цифрами с круглой скобкой. Пункт может состоять из нескольких абзацев без буквенного или цифрового обозначения. 

          Если приказом предусматривается создание комиссии, то первым указывается председатель комиссии, затем заместитель (заместители) председателя и далее члены комиссии в алфавитном порядке.

В случае необходимости ознакомления с приказом работника завода под роспись (приказы отдела кадров), оригинал приказа передается начальнику отдела или цеха, в котором работает данный работник, в течение трех дней начальник обязан ознакомить данного работника и вернуть оригинал приказа в административный отдел.

В последнем пункте распорядительной части текста указывают, при необходимости, должностное лицо, на которое возлагается контроль выполнения приказа.

Текст приказа излагают кратко и четко на деловом языке для исключения неоднозначного толкования документа.

          Приказы, поступающие из аппарата генерального директора ОАО «Желдорреммаш» по электронной системе Directum регистрируются в административно - хозяйственном отделе у секретаря директора в журнале регистрации приказов. Копии приказов аппарата генерального директора административно -хозяйственный отдел направляет адресатам согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителем.

           Распоряжение

Распоряжениями оформляют решения отдельных вопросов преимущественно оперативного характера, связанных с обеспечением основных видов деятельности организации.

Распоряжение - один из видов распорядительных документов, носящий характер обязательного поручения руководителя организации, структурного подразделения, действующего в соответствии с принципом единоначалия, о необходимости выполнения подчиненными организации, подразделения и рядовыми исполнителями определенных действий в оговоренный срок.

Правом издавать распоряжения, помимо директора, могут наделяться заместители директора завода по вопросам их компетенции, руководители самостоятельных структурных подразделений, а также ведущие специалисты организации.

Право издания распоряжений вышеперечисленными должностными лицами закрепляется в организационно - правовых и распорядительных документах (положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях, приказе о распределении обязанностей между руководством организации).



18

Распоряжения издаются на основании локальных документов, готовятся и оформляются по тем же правилам, что и приказы.

           Распоряжения руководства организации.

Подготовку проекта распоряжен.......................