Организация работы по подготовке документов к архивному хранению

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное                                                                                                                 образовательное учреждение высшего образования                             «Комсомольский-на-Амуре государственный                                              технический университет»



Кафедра «История государства и права»

Направление 46.03.02 – «Документоведение и архивоведение»



К ЗАЩИТЕ ДОПУСКАЮ

Заведующий кафедрой 

___________ Ж.В. Петрунина

«___» _____________2017 г.













ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА

Организация работы по подготовке документов к архивному хранению в Инспекции Федеральной налоговой службы России 

по городу Комсомольску – на – Амуре 





РУКОВОДИТЕЛЬ

____________ Н.Н. Абабкова

СТУДЕНТ группы 3 ДАб-1

____________ В. А. Билык



Н. КОНТР.

_________ Д.В. Киба

 

 



2017

Содержание

Введение………………………………………...…………………………………3

1 Теоретические основы по подготовке документов к передаче на архивное хранение в федеральных налоговых учреждениях	8

    1.1 Проведение экспертизы ценности документов в федеральных налоговых        учреждениях	8

     1.2 Оформления дел постоянного и временного срока хранения	20

   1.3 Составление описей в федеральных налоговых учреждениях                          и порядок передачи дел в архив……..………………………………..….28

2 Особенности подготовки документов на архивное хранение в Инспекции Федеральной налоговой службы России по городу Комсомольску-на-Амуре	35

    2.1 Общая характеристика организации	35

    2.2 Особенности подготовки документов на архивное хранение в       Инспекции Федеральной налоговой службы России по городу       Комсомольску-на-Амуре	40

    2.3 Проблемы, возникающие при подготовке документов на архивное       хранение в Инспекции Федеральной налоговой службы по городу       Комсомольску – на – Амуре	48

   2.4 Разработка рекомендаций по совершенствованию процесса подготовки      документов на архивное хранение в Инспекции Федеральной налоговой     службы России по городу Комсомольску-на-Амуре	55

Заключение	71

Список использованных источников и литературы	78

Приложение А Лист – заверитель дела	81

Приложение Б Опись дела постоянного хранения	82

		




Введение

Архивы являются хранилищем опыта цивилизации, накопленного на протяжении веков. Через доступ к архивной информации историки, краеведы получают возможность пролить свет на факты прошлого и развить у молодого поколения интерес к истории и традициям разных стран и всего человечества.

Беречь и сохранять для истории документальное богатство нашей страны – важнейшая задача государственных и негосударственных архивов, общественных организаций и граждан России.

Актуальность данной темы заключается в осознании того, что только грамотная, профессиональная подготовка документов к архивному хранению позволит сохранить ценную информацию о нашей истории, о развитии человечества. В каждой организации создаётся свой архив. Очень важно понимать и соблюдать общие принципы формирования и хранения дел. Правильное формирование хранения, комплектования, учёта, и использования законченных делопроизводством документов, которые имеют различные сроки хранения, является неотъемлемой частью успешного функционирования организации (предприятия). Архивные данные нередко позволяют произвести сравнительный анализ, выявить тенденции того или иного явления, подтвердить исторические факты, которые непосредственно могут быть востребованы в любой момент.

Все документы, образующиеся в деятельности организации, формируются в дела. Сохранность документов обеспечивается в течение предусмотренного срока хранения. На сегодняшний день сроки сохранности документов во всех органов власти, а также в государственных и коммерческих учреждениях зафиксированы российским законодательством. Помимо этого, разработаны специальные правила, направления и положения, регламентирующие процесс хранения документов. Отдельные сроки ведомственного хранения дел определены в Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации».

Степень разработанности темы заключается в исследовании организации работы по подготовке документов к архивному хранению. Данная проблема привлекает многих исследователей – практиков, теоретиков, руководителей учреждений, поскольку данный аспект коренным образом влияет на имидж и дальнейшее развитие предприятия (учреждения).

Вся представленная по исследованию литература условно делится на 3 группы. К первой группе относятся труды, имеющие обзорный, общий характер. Это работы В.С. Соколова [24], В.Г. Петелина [21], А.В. Непогоды [19], Ж.Ф. Сергазина [22]. Данные труды дают представления о сохранности документов в организации, рассматривают основные понятия и ключевые положения.

Ко второй – публикации, которые рассматривают теоретическую область вопроса. Третья группа трудов представлена исследованиями, имеющими практическую значимость.

Теоретическая основа организации хранения документов в учреждениях и на предприятиях была освещена в работах В.И.Андреевой [11], Т.В. Кузнецовой [17], С.С. Уфинова [27], А.М. Вигер [13], где авторы подробно рассматривают теоретические аспекты рассматриваемой темы, а также обращают свое внимание на имеющиеся в подготовке дел на архивное хранение детали и частные возможные случаи.

Полезное практическое значение имеют труды З.В. Крайской [16],   Е.В. Булюлиной [12], Е.П. Смирновой [23], Т.А. Стяжкиной [26]. 

В настоящее время в отечественном делопроизводстве собрано большое количество различных материалов, что отражается в методических разработках, учебниках, учебных пособиях. Так, Горфейн Г.М. в своей работе «Архивоведение» раскрывает необходимые условия сохранности документов в архивах, а также формирование дел Архивного фонда Российской Федерации [14].

В своем исследовании «Документоведение и делопроизводство»      А.В. Охотников особое внимание уделяет классификации документов, системам документации, документной коммуникации и документной деятельности и вопросам хранения документов [20].

Работа М.В. Стенюкова «Делопроизводство» посвящено изучению и выявлению основных этапов работы с документами [25], важнейшим из которых автор считает этап текущего хранения документов. Кроме того, в исследовании дан анализ классификации документов по разным основаниям.

Информационной основой для раскрытия изучаемой темы стала работа М.В. Кирсановой «Современное делопроизводство» [15]. В ней автор широко освещает тему обеспечения сохранности документов и ведения делопроизводства в организации.

Литература по теме исследования охватывает практически все аспекты по организации работы с документами, по подготовке документов к временному и постоянному хранению. Однако на сегодняшний день мало освещена и слабо изучена проблема организации хранения электронных носителей информации, что значительно осложняет проведение исследования по вопросам хранения документов. Ведь в настоящее время происходит активный переход от бумажного документооборота к электронному. 

Цель работы – провести комплексный анализ организации работы при подготовке документов на архивное хранение в Инспекции Федеральной Налоговой Службы России по городу Комсомольску – на – Амуре.

В соответствии с намеченной целью поставлены следующие задачи:

– рассмотреть теоретические основы по подготовке документов к передаче на архивное хранение в федеральных налоговых учреждениях;

– исследовать организацию подготовки документов на архивное хранение в Инспекции федеральной налоговой службы по городу Комсомольску – на – Амуре;

– определить основные проблемы, возникающие при подготовке документов на архивное хранение в Инспекции Федеральной налоговой службы России по городу Комсомольску – на – Амуре;

– разработать рекомендации по совершенствованию процесса подготовки документов на архивное хранение в налоговых учреждениях.

Объектом исследования является документация организации.

Предмет исследования – система обеспечения сохранности документации в организации.

Научная новизна представленной темы обусловлена комплексным подходом к исследованию организации работы по подготовки документов к архивному хранению в налоговом учреждении и её совершенствовании.

Теоретическая значимость исследования заключается в том, что оно позволяет систематизировать уже имеющуюся информацию об организации архивного дела в субъектах Федерации муниципального образования, а также углубить их.

Практическая значимость. Отдельные положения могут быть использованы в организации архивного дела и документооборота в муниципальных образованиях г. Комсомольска – на – Амуре.

Методологическая база исследования основана  на применении сравнительного и системного методов. В основе исследования лежит системный метод, с помощью которого был обработан представленный материал. Сравнительный метод использован при анализе объекта работы, а также применен для изучения современной системы делопроизводства и перспектив его развития. 

Источниковая база исследования состоит из нормативно-правовых и внутренних локальных документов Инспекции Федеральной налоговой службы России по городу Комсомольску – на – Амуре.

К опубликованным источникам относятся:

– Конституция Российской Федерации;

– Федеральные законы и подзаконные акты, регулирующие подготовку документов к передаче на архивное хранение в федеральных налоговых учреждениях.

К неопубликованным источникам относятся локальные нормативно-правовые и методические документы организации «Инспекция Федеральной налоговой службы России по городу Комсомольску – на – Амуре».

Структура работы обусловлена целью и задачами исследования. Выпускная квалификационная работа включает в себя: введение, две главы, заключение, список использованных источников, приложения.

Во введении обуславливается актуальность ВКР и ее научное и практическое значение. Первая глава посвящена теоретическим основам по подготовке документов к передаче на архивное хранение в федеральных налоговых учреждениях. Вторая глава содержит характеристику анализируемого предприятия и анализ его деятельности по интересующей нас теме. Помимо этого, во второй главе представлены рекомендации по совершенствованию процесса подготовки документов на архивное хранение в Инспекции Федеральной налоговой службы России по городу Комсомольску – на – Амуре. В заключении подведены итоги проделанной работы. Разработанная структура ВКР, на наш взгляд, позволяет наиболее полно и глубоко раскрыть заявленную тему.























1 Теоретические основы по подготовке документов к передаче на архивное хранение в федеральных налоговых учреждениях

1.1 Проведение экспертизы ценности документов в федеральных налоговых учреждениях

Гарантом финансовой стабильности в стране в новых экономических условиях может выступать хорошо отлаженная система налогообложения. Поэтому, Постановлением Совета Министров СССР от 24 января 1990 г. № 76 была образована Государственная налоговая служба, вошедшая в состав государственной налоговой Инспекции Минфина СССР.

Указом Президента Российской Федерации от 21 ноября 1991 года образована самостоятельная Государственная налоговая служба Российской Федерации.

Указом Президента Российской Федерации от 23 декабря 1998 года государственная служба России преобразована в Министерство Российской Федерации по налогам и сборам.

Документы как источники информации не равноценны.

Некоторые документы содержат сведения о научной, культурной, политической, экономической жизни сообщества. Другие – отражают работу конкретных учреждений и организаций. 

Документы, сформированные в результате деятельности Федеральной налоговой службы и её территориальных органов и подведомственных организаций, утверждены указом Федеральной налоговой службы от 15 февраля 2012 г. № ММВ-7-10/88@. В данном перечне документов указаны конкретные сроки хранения.

Значимость и ценность любого документа, как для государства в целом, так и для отдельных учреждений, зависит от многих факторов. Так, некоторые документы содержат информацию, необходимую для решения конкретных задач. Подобная информация носит разовый характер, и после её использования в ходе конкретной задачи, документы, как правило, теряют свое значение. Информация, которая содержится в других документах, напротив, может сохранять свое значение на протяжении долгого времени. Следовательно, важнейшие документы должны храниться в определённом периоде времени. Поэтому, для особых видов документов был установлен пятилетний срок хранения. Наряду с этим существуют документы, которые используются не только в практической деятельности, но и в научных целях. Данные документы содержат важные сведения о научной, социальной, политической, культурной сферах общества, истории государства, функционировании местных органов самоуправления и др. Такие документы могут служить источниками для изучения различной сферы жизни общества, как государственной, так и общественной. Это определяет их важность и поэтому они относятся к документам постоянного хранения в государственных архивах нашей страны. Таким образом, потребность в хранении документов и сроков их хранения определяются ценностью материала, который заключается в данном документе. Для установления степени ценности документа проводится экспертиза ценности.

В основе экспертизы ценности документов лежит изучение документов на основании критериев для определения срока их хранения и отбора в состав Архивного Фонда Российской Федерации.

Основная цель экспертизы ценности документов – это их отбор для постоянного и временного хранения, а также селекция дел с временными сроками хранения (до 10 лет ) и с отметкой «До минования надобности», подлежащих к хранению в структурных подразделениях, а также отбор дел к дератизации за прошлые годы, в которых истек срок хранения. Для дальнейшего хранения документов значимо определить, когда заключающаяся в них информация может быть востребована. Таким образом, главным назначением экспертизы ценности документов является определение сроков хранения документов. 

Для проведения и организации работы по экспертизе ценности документов создаётся постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), в функции которой входит также отбор, подготовка к передаче на постоянное хранение документов, сформированных в процессе работы предприятий. 

ЭК выполняет в своей работе ряд задач: 

1 ЭК организует и проводит экспертизу ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и их формировании.

2 ЭК организует и проводит экспертизу ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации; 

3 ЭК организует и проводит отбор, подготовку документов к передаче на постоянное хранение в правительственный или муниципальный архив.

Помимо ЭК в налоговых учреждениях создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В этой ситуации ЭК функционируют в структурных подразделениях и подведомственных организациях, а ЦЭК берет на себя контроль их деятельности. Важнейшей функцией ЦЭК является оказание методической поддержки в проведении экспертизы.

ЭК и ЦЭК работают совместно с экспертно–проверочной комиссией (ЭПК). ЭПК представляет собой ключевую инстанцию по вопросам экспертизы ценности документов и берет на себя контроль сохранность ценной документации. Поэтому, особо важные принятые решения ЭК должны согласовываться с ЭПК. Допустим, в случае если в перечне сроки хранения дел обозначены отметкой «ЭПК», конечное решение о длительности сроков и приёме дел на постоянное государственное  хранение получают экспертно – проверочные комиссии.  Организации негосударственных форм собственности получают решения по вопросам экспертизы ценности своих документов вне зависимости. В соотношении с Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» они считаются владельцами архивных документов: производят обладание документами, их использование и реализуют полномочия по распоряжению документами в пределах, установленных законом. Но этим Законом установлено, что все юридические лица должны согласовать с архивными органами решения, связанные с ликвидацией документов.

Работа ЭК основывается в соотношении с главными правилами работы архивов организации, Примерным положением о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства (ведомства) Российской Федерации (1998 г.) и Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) (1995 г.), принятых Росархивом (см. приложения 26,27). Данные документы служат основой для составления положений о экспертных комиссиях и центральных экспертных комиссиях определённых учреждений и организаций. Конкретное положение об ЭК утверждается руководителем организации и вводится в действие с даты утверждения.

Экспертные комиссии наделены определёнными функциями: 

1 Организация ежегодного отбора дел для хранения и ликвидации; 

2 Рассмотрение и принятие решения об утверждении: 

а) проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям); 

б) описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации; 

в) описей дела, подлежащие передаче на правительственное хранение в соотношении с уговором, заключаемым с учреждением государственной архивной служб; 

г) актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению. 

3 Подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных списками, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных списками. Эти предложения представляются на рассмотрение ЭПК архивного учреждения; 

4 Роль в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических актов по вопросам работы с документацией в организации.

Кроме того, ЭК со службой делопроизводства и заведующим архивом выполняют контроль формирования дел в делопроизводстве и качества подготовки документов к передаче в архив организации; проявляют методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатуры дел, описей, актов и т.п. 

Также ЭК создаётся по указу руководителя организации. В неё, как правило, включаются не менее трёх квалифицированных сотрудников, которые имею большой опыт работы, а также хорошо знающих структуру, деятельность, делопроизводство и состав документации данной организации. Обязательно в состав комиссии вступает руководитель архива или должностное лицо, ответственное за архив. Документирование заседаний комиссии и хранение её документов является функцией секретаря комиссии. Председателем ЭК обязан быть один из руководителей организации, курирующий вопросы делопроизводства и архива. Утверждение результатов экспертизы находится в компетенции руководителя организации, так как именно он несёт ответственность за сохранность документов.

Решения ЭК принимаются большинством голосов на заседаниях коллегиально. Заседания проводятся обычно 1 – 2 раза в год в соответствии с утверждённым планом работы ЭК. Внеплановые заседания, как правило, созываются по мере необходимости.

Заседания ЭК протоколируются. Протоколы заседаний подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения комиссии вступают в силу после утверждения их руководителем организации. 

Если вдруг протоколы ЭК содержат решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел и об изменении сроков хранения документов, установлены типовыми и ведомственными списками или типовыми и примерными номенклатурами дел, они должны вначале передаваться на рассмотрение ЭПК соответствующего архивного учреждения и только после этого утверждаться руководителем организации . 

Экспертиза ценности документов в федеральных налоговых учреждениях проводится с законодательством РФ. В настоящие время экспертиза ценности документов проводится на основе: 

 1 действующего законодательства и нормативных правовых актов Российской Федерации по архивному делу; 

2 типовых и ведомственных списков документов с указанием сроков их хранения; 

3 нормативно – методических документов Росархива и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

В итоге проведения экспертизы ценности в Инспекции Федеральной налоговой службы: 

а) устанавливается комплекс документов постоянного хранения; 

б) производится отбор к уничтожению утративших свое значение документов с истекшими сроками хранения; 

в) определяются неповторимые и особо ценные дела; 

г) осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории. 

Отнесение документов к составу Архивного Фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности путем комплектованного применения критериев начала содержания, наружных особенностей документов.

Работа по организации экспертизы ценности документов проводится в три этапа.

Первый этап проводится в делопроизводстве:

а) при разработке и составления номенклатуры дел;

б) при регистрации документов;

в) при направлении исполнительных документов в дела;

г) при формировании дел и проверки правильности отнесения документов к делам.

Второй этап проводится во время подготовки дел к передаче в архив организации.

Третий этап экспертизы ценности проводится в архиве предприятия, передающей документы постоянного хранения в государственный архив.

В основе проведения экспертизы ценности документов располагаются принципы историзма, всесторонности, комплексности. 

Первый принцип историзма предполагает оценку документа как предмета определённой исторической эпохи, рассмотрение общественных явлений в процессе их улучшения, учёт определённых случаев такого совершенствования. 

Второй принцип всесторонности требует при проведении экспертизы ценности рассматривать другие аспекты каждого документа, учитывать их содержание, а также их наружные особенности. 

На основании принципа комплексности документы оцениваются с учетом их места в всеобщем документальном комплексе, так как документы связанны друг с другом. Они могут повторяться, дополнять или поглощать иные документы и т.д. 

На основе принципов экспертизы изобретена система критериев, т.е. научно – обоснованных признаков, позволяющих определить степень ценности документов. Систему составляют три группы критериев: начало документов, их содержание и наружные особенности. 

К критериям начала документов относятся: роль и место организации в системе правительственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функции, значение физического лица в жизни сообщества, время и место образования документов. 

Критерии содержания – значимость события или явления, отраженного документа; значение имеющейся в документах информации, её возобновления в иных документах, тип документа, подлинность документа. 

К критериям наружных особенностей документа относятся: форма удостоверения документа (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), форма фиксирования и передачи содержания, особенности оформления документа, его физическое состояние. 

Критерий места организации в системе управления и значимость выполняемых ею функций определяет целесообразность передачи документов конкретной организации на постоянное  хранение.

В государстве действуют различные учреждения, организации и предприятия, которые различаются по функциям, масштабам деятельности, составу документации и т.д. Отбор документов на постоянное хранение должен производиться из организаций, которые играют наиболее важную роль в жизни страны. 

Время и место образования документов играют главную роль при экспертизе документов конкретных исторических периодов. Каждое время знаменательно какими-нибудь событиями. Для их изучения важны документы, создавшиеся на месте и во время начала события, явления. По этой причине понятия «время начала документа» и «место начала документа» тесно связаны. 

Применение этого критерия значимо не только для документов, отражающих серьезные явления в жизни страны, но и для определения ценности документов отдельных организаций и предприятий. В их деятельности также есть периоды, имеющие важное значение: творение, реорганизация, изменение функций, выполняемые особенных заданий и т.д. Документы, созданные в такое время , часто требуют повышенного внимания при их оценке . 

Одним из важных критериев ценности документов является значение содержащейся в них информации. Ценности содержания напрямую зависит от значимости события, явления, факта, отражённых в документе, а также от полноты их освещения, новизны и уникальности информации. 

По этому признаку управленческие документы делятся на: 

а) документы, отражающие главную деятельность организации, учреждения или предприятия в едином, а также его структурных подразделений. Многие из таких документов имеют постоянный срок хранения; 

б) документы, играющие вспомогательную роль, которые необходимы для оперативной деятельности или применяются в справочных целях. Такие документы находятся от нескольких месяцев до нескольких лет; 

в) документы по личному составу могут находиться в течение нескольких десятилетий (некоторые находятся постоянно). 

С этим критерием близко связан критерий вид документа. Так, первую группу в главном  составляют организационно – распорядительные документы. Ко второй группе относятся, например, документы оперативной и бухгалтерской отчётности и т.д. Однако критерий вида  должен применяться только в сочетании с критериями назначения документа и значимости информации, так как содержание управленческих документов одного и того же вида может отражать как значимые, так и второстепенные вопросы.

Учёт такого критерия, как повторение информации документа в иных документах, в экспертизе ценности документов очень значим, поскольку в деятельности учреждений и организаций образуется большее количество дублетных документов (размноженных экземпляров подлинника) или документов, в которых в той или иной мере информация повторяется. Дублетные документы чаще всего выделяются к уничтожению уже на стадии оформления дел. Однако очень значимо безошибочно оценивать документы, данные в которых повторяются в различных формах и объёмах. 

Значимую роль при отборе документов на хранение или к уничтожению играет определение формы удостоверения документы. Речь идёт о юридической силы документов. Все официальные документы, принимаемые на хранение в архив организации, должны быть безошибочно оформлены и иметь соответствующий состав удостоверения. Юридическую силу должны иметь и подлинники документов, и их копии. При проведении экспертизы ценности предпочтение отдается подлинным экземплярам документов, а при их отсутствии – заверенным копиям. При оценке документов следует очень внимательно относиться к делопроизводственным пометам, в том числе на копиях документах, так как они часто дополняют содержание. Пометы могут быть увлекательны и своим авторством.

К критериям внешних особенностей документов относится их физическое состояние. В делопроизводстве этот критерий применяется в отдельных случаях. Например, когда подлинный экземпляр документа нехорошо сохранился, на хранение передается его копия. Копия может быть приложена к подлиннику. Экземпляры наиболее ценных документов в случае повреждений подлежат реставрации.

По срокам хранения документы делятся на три группы:

а) с постоянными сроками хранения;

б) со сроками хранения свыше 10 лет;

в) со сроками хранения до 10 лет.

Экспертиза ценности электронных документов (ЭД) производится в согласовании с документацией на традиционных (бумажных) носителях. При её проведении применяется та же комплексная система критериев ценности документов: значимость и полнота информации, отсутствия дублирующей информации и т.п. Однако определение вероятности архивного хранения документов в электронной форме требует учёта ещё ряда факторов: ограничение на приём ЭД; завершённость процесса творения ЭД; стоимость вероятного перевода ЭД в иной формат при приёме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД на дальнейшее хранение; наличие нужной сопроводительной документации; соотношение типа электронного оборудования разными режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения. Поэтому пока большинство документов постоянного и длительных сроков хранения передаются в архив организации на бумажной основе.

При проведении экспертизы ценности документов списки документов со сроками хранения позволяют установить сроки хранения или вероятность уничтожения многих управленческих документов. Однако ряд документов требует лишнего изучения для определения необходимости и длительности хранения. 

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Её осуществляют работки службы документационного обеспечения управления совместно с экспертной комиссией под методическим руководством сотрудников архива организации . 

Одновременно проверяются качество номенклатуры дел, правильность установления сроков хранения документов. 

Таким образом , в итоге проведения экспертизы ценности в налоговых учреждениях выделяются четыре группы документов с различными сроками хранения: 

 – документы, подлежащие постоянному хранению в государственных архивах;

– документы, подлежащие временному хранению (свыше 10 лет) в архиве организации;

– документы, подлежащие временному хранению (до 10 лет) в структурных подразделениях;

– документы, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

При отборе названных категорий дел анализируется фактическое содержание документов, находящихся в деле. Не допускается определение ценности документов и сроков их хранения только по заголовкам дел, включённых в номенклатуру.

Особенно внимательно следует подходить к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их отбор осуществляется путем полистного просмотра документов. Только так можно выявить ошибки, допущенные при формировании дел, и отделить документы с постоянным сроком хранения от документов временного хранения. Так же полистно просматриваются дела с отметкой «ЭПК».

Это разрешает выявить в составе одного дела документы с различными сроками хранения. Такие дела должны быть расшиты и переформированы: документы с постоянным и временными сроками хранения формируют в независимые дела либо присоединяют их к уже сформированным делам с однородными документами. Сроки документов временного хранения уточняют по спискам документов или по номенклатуре дел организации. Невозвратимое решение о сроках хранения дел с отметкой «ЭПК» принимает экспертно – проверочная комиссия архивного учреждения.

Таким образом, экспертиза ценности документов в федеральных налоговых учреждениях является важным звеном в подготовке их к архивному хранению. Оттого, насколько профессионально и качественно проведена экспертиза ценности документов, зависит сохранность важной для государства и общества информации.




1.2 Оформления дел постоянного и временного срока хранения

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения в федеральных налоговых учреждениях передаются в архив организации. По завершению календарного года, в котором дела были заведены, производится их оформление и описание на основание с Основными правилами работы архивов организаций и Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных налоговых учреждениях.

Оформление дел в налоговых учреждениях состоит подготовке дел к хранению в соответствии с установленными правилами.

Порядок оформления дел в федеральных налоговых учреждениях зависит от сроков их хранения. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не передаются в архив организации и подлежат частичному оформлению. Частичное оформление проводится сотрудниками службы документационного обеспечения управления при заведения дела. Затем дело завершается. Завершённые дела храниться в папках – скоросшивателях. Дополнительная систематизация документов в  деле не проводится. Листы дела не нумеруются и заверительная подпись не ставится.

Перед тем как, передать дела постоянного и временного (свыше 10 лет) в государственный архив подлежат оформлению, которое учитывает:

1 Подшивку или переплет дела;

2 Нумерацию листов в деле;

3 Составление заверительной надписи;

4 Составление в необходимых случаях внутренней описи документов;

5 Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, заголовка дела, крайних дат). 

1 Подшивка или переплет дела.

При оформлении документы дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или  же переплетаются так, что могло позволить без проблем легко читать текст различных документов. Например, дат, визы, резолюции. Текст пересекаться с линией подшивки ближе, чем на 2 см, листы при этом не должны торчать за края обложки. Но если текст на документе расположен  очень близко к краю листа, то к листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Указания по исполнению документа руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшивается в дело.

Прежде чем начать подшивать (переплетать) дело, сначала проверяют правильность формирования дел. Как бывает на практике, что из дела изымаются ошибочно включенные ранее дублетные экземпляры документов, неоформленные копии и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Особо ценные дела или неформатными документами (например, карты, схемы, планы, фотоснимки и другие документы большого формата) не переплетаются, а вкладываются в закрытые твердые папки или коробки и хранятся приложений к делам. После этого на каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись, так как в каждой находятся документы. Практика показывает, что в деле могут присутствовать маловостребованные личные документы (удостоверение личности, трудовые книжки и т.д.). Подобные документы кладут в конверт. Впоследствии, который подшивается в дело. Наряду с этим, дела проверяются на наличие различных скреплений (булавки скрепки).

2 Нумерация листов в деле

Для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов все листы, кроме листа – заверителя и внутренней описи, нумеруется валовой нумерацией арабскими цифрами в правом верхнем углу листа. Обычно используют любой графитный карандаш. Листы внутренней описи нумеруют отдельно.

Нумерация вырабатывается на основании с определенными правилами. Допустим, дело состоит из нескольких томов, то листы каждого тома нумеруются отдельно. А также приложения к делу, которые оформленные как самостоятельные тома, должны нумероваться отдельно. Существуют документы с собственной нумерацией листов, такие как печатные издания, нумеруются в общем порядке. В случае если собственная нумерация листов документа совпад.......................