Оптимизация бизнес-процесса закупочной деятельности в организации

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ УПРАВЛЕНИЯ»





Тема статьи

Оптимизация бизнес-процесса закупочной деятельности в организации




Выполнил студент группы:
Магистратура – Менеджмент, 13/1,
Артемьева Е. А.
Проверил:
 к.э.н. доцент Ермаков И. А.


    Москва, 2015
    
Бизнес-процесс (процесс) — это совокупная последовательность действий по преобразованию ресурсов, полученных на входе, в конечный продукт, имеющий ценность для потребителя, на выходе. Благодаря такому определению, становится понятно, что бизнес-процессы существуют внутри каждой организации, независимо от того, формализованы они или нет. В организации может быть принят функциональный подход к управлению, который рассматривает компанию как набор подразделений, каждое из которых исполняет определенные функции
Процессный подход рассматривает бизнес как набор процессов — основных бизнес-процессов, управляющих процессов (ставящих цели) и поддерживающих. Основные бизнес-процессы — это процессы, которые непосредственно зарабатывают деньги. Поддерживающие — процессы, без которых не могут существовать основные бизнес-процессы, это процессы обеспечения разнообразными ресурсами.
Каждый бизнес-процесс имеет:
* свою определенную цель, подчиненную общей цели компании;
* владельца, который может управлять ресурсами и отвечает за исполнение процесса;
* ресурсы;
* систему контроля качества и исправления ошибок;
* систему показателей процесса.

Результат бизнес-процесса — это, пожалуй, наиболее важная его составляющая. Деятельность без результата не может быть, в противном случае это не деятельность, а просто некое бесцельное времяпрепровождение. Без достижения результата (причем, заметим, с требуемыми потребителю характеристиками) деятельность бессмысленна. А от того, как процесс выстроен, зависят в том числе и издержки этого процесса.
У бизнес-процесса должен бытьединый менеджер, который управляет процессом и отвечает за его результат. На практике часто бывает (это характерно для крупных компаний), что у бизнес-процесса есть так называемыевладелец и менеджер процесса. Обе эти фигуры отвечают за результаты, но при этом владелец процесса обладает полномочиями изменять сам порядок выполнения процесса, а менеджер процесса осуществляет оперативное управление. Чтобы это было более понятно, эти различия проиллюстрируем на примере.
Есть процесс «Материально-техническое обеспечение». Менеджером процесса является начальник отдела снабжения — должностное лицо, непосредственно участвующее в процессе и отвечающее за результат. А владельцем процесса является заместитель генерального директора по закупкам — фигура вышестоящая и, что называется, «с весом». Знать, кто является менеджером и владельцем процесса, надо как минимум потому, что именно у этих людей потребуется собирать информацию о текущем состоянии процесса и согласовывать с ними предполагаемые изменения


Технология проведения бизнес-процесса закупки 

Технология проведения бизнесс-процесса закупки состоит из следующих стадий: 
* Определение потребности в материале 
* Выбор поставщиков 
* Обработка заказов 
* Контроль выполнения условий договора 
* Поступление материала 
* Оприходование материала 
* Контроль счетов
Подготовка заявки на материал 

Заявка на материал представляет собой внутреннее сообщение отделу закупки о потребности в материале.В определенной позиции указывается вид заявки на материал.Вид заявки на материал определяет предназначение материала.Заявки бывают следующих видов: 
* Обычная консигнация; 
* Производство; 
* Поставка третьему лицу; 
* Перемещение запасов. 
В заявке на материал функциональный отдел сообщает базовые характеристики необходимого материала,возможные от них отступления в виде идентификатора материала или группы материалов, требуемое количество и сроки поставки. 
Оформление заявки на материал 

В заявке на материал должен быть точно указан идентификатор требуемого материала или группы материалов, количество и сроки поставки. В определенной позиции указывается вид заявки на материал.Вид заявки на материал определяет предназначение материала.Заявки бывают следующих видов: 
* Обычная консигнация; 
* Производство; 
* Поставка третьему лицу; 
* Перемещение запасов. 
В позициях, кроме идентификатора, может присутствовать краткое описание материала или группы материалов. 
Согласование заявки на материал 

На данном этапе исполнитель,подготавливавший и оформлявший заявку на материал согласует её содержание с руководителем функционального отдела.Такое согласование может проводиться в помощью проставления реквизита "визы" в определенном месте бланка заявки.Если в процессе согласования потребовалось внести изменения, в таком случае исполнитель проводит повторную подготовку,оформление и согласование заявки на материал. 
Выбор поставщиков 

Данная стадия состоит из следующих этапов: 
* Подготовка списка возможных поставщиков. 
* Отправка запроса в соответствии с заявкой на материал. 
* Выбор поставщиков. 
Подготовка списка возможных поставщиков 

На данном этапе,на основании полученной заявки на материал,сотрудник отдела закупок составляет список возможных поставщиков,состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество,и, возможно, новых,выявленных с помощью различных информационных каналов ,в том числе в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений. 
Отправка запроса, в соответствии с заявкой на материал 

Данная стадия состоит из следующих этапов: 
* Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками. 
* Подготовка и оформление запроса,в соответствии с заявкой на материал. 
* Регистрация отправки запросов возможным поставщикам. 
Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками 

На данном этапе с возможными поставщиками организовывается или возобновляется переписка при помощи выбранного средства связи,которым может быть: 
* Традиционная почта; 
* Средства факсимильной связи; 
* Электронная почта; 
* Личная доставка представителем Исполнителя(Заказчика) 
Подготовка и оформление запроса в соответствии с заявкой на материал 

В соответствии с данной заявкой на материал Отделом Закупок подготавливается запрос на материал, который представляет собой просьбу к поставщику на поставку материала, идентификатор , требуемое количество и сроки поставки которого указаны в соответствующих позициях формы запроса. Подготовленный и оформленный соответствующим образом запрос согласовывается с руководителем Отдела Закупок, и в случае необходимости , в него вносятся корректировки. 
Отправка запроса на материал 

Подготовленный и соответствующим образом оформленный запрос на материал отправляется возможным поставщикам при помощи выбранного средства связи, которым может являться: 
* Традиционная почта; 
* Факсимильная связь; 
* Электронная почта; 
* Личной доставкой представителем. 
Регистрация отправки запроса возможным поставщикам 

На основании записей об отправке запроса (сделанных при его отправке) и информации из документов, подтверждающих его получение, делаются необходимые записи в регистрационных формах. 
Выбор поставщиков 

Данная стадия состоит из следующих этапов: 
* Получение предложений от возможных поставщиков; 
* Согласование полученных предложений; 
* Регистрация получения коммерческих предложений от возможных поставщиков; 
* Выбор наиболее подходящих поставщиков. 
Получение коммерческих предложений от возможных поставщиков 

При получении коммерческих предложений от возможных поставщиков производится их регистрация в установленном порядке.Цены и условия поставки возможных поставщиков регистрируются к соответствующему запросу. Для зарегистрированных предложений может быть составлен сравнительный список цен и условий поставки. 
Согласование полученных предложений 

При возникновении вопросов по полученным от возможных поставщиков коммерческим предложениям, проводится согласование по позициям, требующим пояснения или дополнительной информации. 
Регистрация получения предложений 

При получении коммерческих предложений от возможных поставщиков производится их регистрация в установленном порядке.Цены и условия поставки возможных поставщиков регистрируются к соответствующему запросу. Для зарегистрированных предложений может быть составлен сравнительный список цен и условий поставки. 
Выбор наиболее подходящих поставщиков 

На основе сравнительного списка цен и условий поставки для зарегистрированных и согласованных коммерческих предложений от возможных поставщиков, факта наличия или отсутствия в данный момент с ними долгосрочных договорных отношений, а также на основе дополнительной информации о компании - возможном поставщике производится выбор наиболее подходящих поставщиков. 
Обработка заказов 

На данной стадии выполняются следующие этапы: 
* Оформление и отправка заказа; 
* Выполнение обязательств по оплате заказа. 
Оформление и отправка заказа 

На данном этапе производятся следующие операции: 
* Подготовка заказа; 
* Проверка на наличие долгосрочных договоров с поставщиком; 
* Оформление или продление договора с поставщиком; 
* Оформление заказа; 
* Отправка заказа выбранному поставщику; 
* Регистрация отправки заказа. 
Подготовка заказа 

При подготовке заказа на материал, в его позициях должны быть указаны: 
* Идентификационный номер заказа; 
* Дата отправления заказа. 
* Идентификатор заказываемого материала или группы материалов; 
* Краткое описание заказываемого материала или группы материалов; 
* Выбранные условия поставки. 
Позиции определяются в соответствии с запросом на материал и выбранным предложением. 
Проверка на наличие долгосрочных договоров с Поставщиком 

На данном этапе проверяется наличие договоров на долгосрочное сотрудничество с выбранным поставщиков. В случае отсутствия ранее заключенного договора, или окончания срока его действия, соответсвенно совершается процедура заключения или продления. 
Оформление или продление договора с Поставщиком 

На данном этапе в случае отсутствия договора с поставщиком или окончанием срока его действия, производится процедура его заключения или продления, соответственно. 
Оформление заказа 

При оформлении заказа в нем в соответствующих позициях должно быть указано: 
* Идентификационный номер заказа; 
* Дата отправления заказа. 
* Идентификатор заказываемого материала или группы материалов; 
* Краткое описание заказываемого материала или группы материалов; 
* Выбранные условия поставки. 
Оформленный заказ согласуется, и в случае обнаружения неточностей подготавливается и оформляется заново. 
Отправка заказа выбранному Поставщику 

Подготовленный, оформленный и согласованный соответствующим образом заказ отправляется выбранному поставщику с помощью предпочтенного канала связи, каким может являться: 
* Традиционная почта; 
* Факсимильная связь; 
* Электронная почта; 
* Личной доставкой представителем. 
Регистрация отправки заказа 

При отправке заказа поставщику делается отметка в соответствующей регистрационной книге. 
Выполнение обязательств по оплате заказа 

На данной стадии выполняются следующие этапы: 
* Получение инвойса в соответствии с заказом. 
* Согласование полученного инвойса; 
* Выполнение обязательств по оплате заказа. 
* Отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате. 
* Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке; 
Получение инвойса в соответствии с заказом 

В соответствии с отправленным заказом, от поставщика должен быть получен инвойс в котором определены условия выполнения процедуры закупки. В позициях инвойса должны быть указаны следующие данные: 
* Идентификационный номер инвойса; 
* Дата отправки инвойса; 
* Идентификатор заказываемого материала или группы материалов; 
* Количество материала; 
* Условия оплаты согласно договору c указанием реквизитов счета; 
* Идентификатор расчетной валюты. 
Полученный инвойс соответствующим образом регистрируется в регистрационной книге. 
Cогласование полученного инвойса 

В случае возникновения вопросов по полученному инвойсу, они согласовываются с поставщиком и в случае необходимости могут быть изменены позиции заказа и сделан запрос на высылание повторного инвойса. 
Выполнение обязательств по оплате заказа 

На данном этапе производится выполнение обязательств по оплате заказа, в соответствии с инвойсом и условиями договора. 
Отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате 

Как только обязательства по оплате выполнены, Заказчик с помощью выбранного средства связи информирует об этом поставщика, отправляя уведомление о выполнении обязательств по оплате согласно договору. 
Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке 

Поставщик, при получении уведомления о выполнении Заказчиком обязательств по оплате, согласно договору, отправляет уведомление, в котором указаны сроки, в которые он готов произвести отгрузку (поставку материала), согласно условиям поставки по договору, при подтверждении выполнения обязательств по оплате со своей стороны. 
Контроль выполнения условий договора 

На данной стадии производятся следующие этапы: 
* Отслеживание местонахождения груза (материала) в процессе доставки; 
* Регистрация отступления от контрольных дат по условиям поставки, согласно договору. 
Отслеживание местонахождения груза в процессе доставки 

На данном этапе Исполнитель из Отдела Закупок компании Заказчика контролирует местонахождение и состояние груза (материала) в процессе его доставки вплоть до конечного пункта , согласно договору. Контроль начинает производиться после получения заказчиком уведомления, что материал отгружен со склада поставщика. Исполнитель фиксируетвсе отступления от контрольных дат по договору и все факты нарушения его пунктов и условий. 
Регистрация отступлений от контрольных дат по условиям поставки 

Отступления от контрольных дат, согласно договору, и факты нарушения его пунктов и условии, отмеченные Исполнителем из Отдела Закупок компании Заказчика, соответствующим образом регистрируются, чтобы служить в качестве материала для возможного дальнейшего выставления претензий Поставщику. 
Поступление материала 

На данной стадии производятся следующие процедуры: 
* Организация приёма груза в установленном месте; 
* Сопоставление характеристик полученного материала с заявленными Поставщиком. 
* Выставление претензий по факту отступления от условий договора. 
Организация приёма груза в установленном месте 

В соответствии с условиями поставки по договору, компания Заказчик принимает груз (материал) по мере поступления в установленном договором месте.Производится контроль фактически полученного груза. 
Сопоставление характеристик и качества полученного материала с заявленными Поставщиком 

После получения материала, специалистами Функционального Отдела компании Заказчика проводится проверка соответствия характеристик, качества и комплектности полученного материала с заявленными Поставщиком и регистрируются обнаруженные отклонения. 
Выставление претензий по факту отступления от условий договора 

В случае невыполнения Поставщиком отдельных условий и пунктов договора, или отклонений от них, повлекших убытки или иной урон Заказчику, в соответствии с договором, осуществляется процедура выставления претензии, в соответствии с зарегистрированными невыполнениеми условий договора или отклонениями от них. 
Оприходование материала 

После приёмки груза Заказчиком производится процедура оприходования материала. На данном этапе груз размещается на складах Заказчика и в специально заведенную карточку материала заносятся следующие данные: 

* Идентификатор материала; 
* Дата поставки и идентификационный номер договора, по которому была произведена закупка. 
* Количество; 
* Краткое описание материала; 
* Цели закупки (Внутреннее или внешнее потребление).


Реинжиниринг бизнес процессов предприятия.
Реинжиниринг в качестве приема инновационного менеджмента затрагивает инновационный процесс, направленный как на производство новых продуктов и операций, так и на их реализацию, продвижение, диффузию. Поскольку конечной целью реинжиниринга являются нововведения (т.е. инновации), то реинжиниринг в более узком понимании есть реинжиниринг инноваций.
Реинжиниринг представляет собой инженерно-консультационные услуги по перестройке предпринимательской деятельности на основе производства и реализации инноваций. Американский ученый М. Хамлер, который ввел в научный оборот термин «реинжиниринг», дал ему такое определение.

Реинжиниринг — это фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование деловых процессов для достижения резких, скачкообразных улучшений современных показателей деятельности компаний, таких как стоимость, качество, сервис и темпы.
Это определение содержит четыре ключевых понятия: «фундаментальный», «радикальный», «резкий» («скачкообразный») и «процесс». Хотя понятие «процесс» («бизнес-процесс») является в данном контексте наиболее важным, его трудно объяснить менеджерам, так как большинство из них привыкло иметь дело с задачами, работами, структурами, людьми, но не с процессами.





     Прибыль организации зависит не только от количества продаж, но и от стоимости закупаемых товаров и услуг. Как правило, организации уже работают с одним или несколькими проверенными поставщиками, и не хотят что-либо менять в процессе закупок. Стоимость приобретаемых услуг и товаров, при подобной схеме, может на много превышать среднерыночную. Также, причиной высоких закупочных цен, бывает личный интерес менеджера при заключении договора на поставку. Ведь у руководителя организации не всегда есть время разбираться во всех тонкостях контракта и изучать рынок предложений. Наша организация предлагает Вам перейти на конкурсную основу закупки товаров и услуг. Большинство крупных организаций уже проводят закупки подобным образом. Они экономят на этом огромные деньги. Процедуры становятся прозрачными и не отнимают много времени, ведь необходимо всего один раз разработать регламент закупок и техническое задание. В любой момент руководитель сможет проверить закупку на соответствие регламента и понять соблюдался ли он, или имел место личный интерес менеджера. С одной стороны, очевидно, что выгодно проводить закупки в виде конкурсов, но с другой стороны крупные организации тратят на разработку закупочных систем огромные деньги, внедряют системы электронных аукционов, проводят сложные процедуры и вводят множество, порой сомнительных, критериев для отбора поставщиков. Наша компания делает этот инструмент доступным и простым для всех. Все что от Вас потребуется - это информация о закупаемом товаре и его характеристики. Техническое задание и организацию закупки менеджеры нашей компании берут на себя. По итогам закупки Вы получите итоговый протокол с описание участников закупки, а также цены и условия, которые они предложили. Вам останется только выбрать наиболее выгодный вариант поставки товара или оказания услуг и заключить контракт.
Как показывает статистика, при помощи конкурсной системы отбора поставщиков, компании экономят до 30% от стоимости текущей закупочной цены!
Довольно часто мы сталкиваемся с тем, что владельцы и управленцы бизнеса недооценивают работы по оптимизации закупок и наполнению склада. В девяти из десяти случаев эта работа ведется по интуиции, в то время как все велосипеды уже давно изобретены.

Системы закупок и снабжения предусматривают разработку общего подхода и использование методов сотрудничества в организации закупок товаров и услуг. Такой подход использует показатели объема поставок, механизмы отношения с поставщиками и используемые технологические средства в целях значительного снижения внешних издержек и улучшения качества продукции и производительности поставщиков. Деятельность в этом направлении включает следующие меры:
1. диагностика закупок / анализ затрат;
2. стратегические решения по организации закупок;
3. электронная система закупок;
4. управление поставщиками;
5. электронная система материально-технического снабжения;
6. построение процесса материально-технического снабжения;
7. разработка системы материально-технического снабжения для предприятия.
Основные задачи:
1. Снижение затрат на закупку сырья, материалов и товаров
2. Сокращение внутренних издержек, связанных с организацией бизнес-процессов
Выбор поставщика может проводиться на конкурсной основе. Критериями отбора претендентов могут выступать показатели: ценностной значимости поставок в сопоставлении с их стоимостью; регулярности поставок и их качество. Использование в качестве независимого критерия «цены поставки» не рекомендуется, поскольку низкая цена - это, как правило, низкое качество.
На этом этапе члены закупочного центра изучают предложения и переходят к выбору поставщика. Они оценивают не только техническую компетентность различных кандидатов, по и их способность обеспечить своевременную поставку товара и предоставление необходимых услуг. Нередко члены закупочного центра составляют перечень желательных характеристик поставщика с ранжированием их по степени относительной значимости. Так, например, при выборе поставщика химикатов один из закупочных центров составил следующую иерархию характеристик в порядке уменьшения их значимости.
1. Наличие службы технической помощи.
2. Оперативность поставок.
3. Быстрота реакции на нужды кой помощи клиентов.
4. Качество товара.
5. Репутация поставщика.
6. Цена товара.
7. Полнота товарного ассортимента.
8. Уровень квалификации коммивояжеров.
9. Возможности предоставления кредита.
10. Личные отношения.
11. Наличие товарной литературы, руководств и справочников.
Перед тем как сделать окончательный выбор, агент по закупкам может попытаться провести переговоры с предпочтительными поставщиками в расчете на получение более благоприятных цен и условий поставок. В конце концов будет выбран какой-то один поставщик или несколько. Многие агенты по закупкам предпочитают иметь ряд источников снабжения. В этом случае у них есть возможность не зависеть целиком и полностью от одного поставщика при каких-то неувязках, а также возможность сравнивать цены и эффективность работы разных поставщиков.
Как оптимизировать работу отдела снабжения, учитывая сложившиеся экономические условия.

Кризис заставляет сегодня все компании, даже самые успешные, экономить. Кроме того, экономический спад стал причиной снижения цен на многие ресурсы, а за ними по производственной цепочке – цен на многие виды промышленной продукции и сопутствующие услуги. С учетом этих двух факторов можно утверждать, что не заниматься оптимизацией закупочной деятельности сегодня – это преступление против собственного бизнеса. Мы описали ряд мер, позволяющих повысить эффективность закупок, и систематизировали их по основным направлениям работы.
Необходимо пересмотреть планирование.
Планирование на короткий срок
В кризис руководителю любой компании, планируя снабжение, необходимо исходить только из реальной потребности. Грамотное планирование закупок предполагает отсутствие запасов. Не надо управлять запасами, надо просто не закупать ничего впрок. Не верно планировать годовые и квартальные заявки. Такая система планирования и раньше была утопией, но спасали большие объемы потребления материалов. Сегодня оптимальный срок планирования закупок – один месяц. А для материалов со сроком поставки больше одного месяца необходимо составить отдельный список и указать срок исполнения заявок по ним (от заказа до поступления на склад); задача работников отдела снабжения – обеспечивать поставку этих материалов в обозначенные сроки.
Уступки по ценам
Кризис дает возможность  на активное требование уступок по цене (в меньшей степени – по срокам отсрочки платежа), так как многие поставщики испытывают финансовые трудности и готовы пойти на очень серьезные уступки для сбыта своей продукции и скорейшего получения денег. Ситуация на рынке сегодня такова, что любой, даже самый неопытный снабженец с деньгами – король.
Если нет возможности платить
Если у компании временные финансовые затруднения, не позволяющие при всем желании своевременно осуществлять расчеты, то постарайтесь распределить очередность выплат по задолженностям в соответствии со стратегическим значением поставщика и перспективой дальнейших поставок (с учетом их значимости для производства и продаж). Предложить поставщикам приемлемый для график погашения накопившейся задолженности и график расчетов за новые поставки с указанием конкретных сроков и дат. Лучше всего подкрепить новое предложение гарантиями.
Запасы
Склады должны освобождаться от товаров или материалов, которые очевидно не будут использованы в основном бизнесе в ближайшее время. 

Порядок на складе
На любом производственном предприятии, кроме центрального склада, есть цеховые и участковые склады, материалы также могут храниться у бригадиров и мастеров. Отдел снабжения может следить только за центральным складом, все остальное, как правило, оказывается бесконтрольным. В этом случае все материалы (в том числе валяющиеся около станков или в кладовках) нужно оприходовать и перевезти на центральный склад. При круглосуточном режиме работы предприятия организуйте круглосуточную работу склада. Проведите инвентаризацию – Вы наверняка удивитесь количеству выявленных запасов.






Литература
1. Котлер Ф. Основы маркетинга: Пер. с англ. - М.: «Бизнес-книга», «Има-Кросс. Плюс», ноябрь 1995.
2.  Кузнецова А.А. Логистические затраты промышленных предприятий // Материалы V межрегиональной НПК «Теория и практика развития экономики региона», Калуга: ВЗФЭИ, 2006
3. Электронный журнал: http://www.gd.ru
4. Макаренко М. В., Махалина О. М. Производственный менеджмент: Учеб. Пособие для вузов. – М.: «Издательство ПРИОР», 1998. – 384 с.
2


.......................