Нормативно-правовая документация, регулирующая деятельность секретаря Общества

3



6



ВВЕДЕНИЕ

Cекретарь является  «правой рукой» руководителя, облегчающим исполнение его обязанностей. Являясь посредником между руководителем, с одной стороны, и посетителями и сотрудниками – с другой, секретарь также создает благоприятную атмосферу делового общения. Грамотность и своевременность, основные условия для эффективной управленческой деятельности секретаря. Это требует определенных знаний и умений. От того, насколько юридически грамотно будут составлены и оформлены документы, проходящие через секретаря, организована работа с ними, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

Таким образом, актуальность выбранной  темы определяется тем, что секретарь  может усовершенствовать работу с документами, т.к. основная часть его делопроизводственных функций выполняется на рабочем месте. 

Объект исследования деятельность секретаря АО «Новатех»

Предмет исследования делопроизводственные функции секретаря  АО «Новатех»

Проанализировав привлеченную к исследованию базу научных исследований и публикаций, можно сделать следующий вывод о степени изученности темы: делопроизводственные функции секретаря АО «Новатех» достаточно освещены в современной литературе.

Большой вклад в исследовании этой темы внесли: Т.Н. Кондратьева, Т.А. Быкова, М.В. Ларин,  И.В. Мячина. 

Учебное пособие «Документационное обеспечение управления» Кондратьева Т.Н. содержит теоретические и практические рекомендации по составлению и оформлению документов. Пособие подготовлено в соответствии с требованиями Государственных образовательных стандартов.

Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. в учебнике «Делопроизводство» отражены основные этапы формирования и развития отечественной системы делопроизводства. Дана характеристика действующих законодательных и нормативных правовых актов Российской Федерации, регулирующих современные нормы работы с документами. Рассмотрены современные требования к оформлению документов, рассмотрены проблемы организации службы делопроизводства, описаны основные технологические операции документационного обеспечения управления.

Ларин М.В., Сокова А.Н. «Оформление служебных документов». В данной книге изложены общие правила оформления документов в соответствии с новым ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Подробно рассмотрены все реквизиты документа, даны рекомендации по их расположению на бланке, помещены образцы стандартных бланков.

Мячина И.В. «Документационное обеспечение управления» в пособии даны описания профессиональных компетенций, которые должен иметь секретарь, референт, офис-менеджер или другой специалист, обеспечивающий работу офиса руководителя. Профессиональные компетенции разделены на конкретные приемы и манипуляции, что делает их описание очень четким и конкретным. 

Алексеева Е.В. «Архивоведение» в книге рассматриваются проблемы становления и функционирования архивной сферы, ее правовое регулирование. Детально освещаются организационно-методические вопросы классификации, комплектования, экспертизы ценности, научно-справочного аппарата и использования документов Архивного фонда Российской Федерации.

Цель исследования: рассмотреть деятельность секретаря компании АО «Новатех». 

В соответствии с целью поставлены следующие зaдaчи  исследования:

		Изучить нормативно-правовую документацию, регулирующую деятельность секретаря общества.

		Описать направления деятельности и основные задачи секретаря;

		Охарактеризовать комплексы документов с которыми работает секретарь;

		Рассмотреть функции секретаря по составлению и оформлению отдельных видов документов

		Обозначить операции секретаря по приему, обработке, распределению и прохождению документов;

		Рассмотреть обязанности секретаря по систематизации и хранению документов; 

	  В качестве источниковой базы курсовой работы послужили:

– законодательные и нормативные правовые акты федерального уровня;

– ведомственные локальные акты; 

– нормативно-методические документы. 

Структура работы обусловлена целями и задачами. Она состоит из введения,  введения, двух глaв и зaключения.

Во введении определена актуальность исследования, цель, предмет и методы. 

В первой глaве рассматривается структура, общая характеристика организации АО «Новатех», задачи и функции, нормативно-правовая регламентация деятельности секретаря, характеристика систем документов. Во второй глaве описываются основные операции по документированию и функции секретаря в деятельности АО «Новатех».







Глава  1 РЕГЛАМЕНТАЦИЯ В ПРАВОВЫХ АКТАХ И ХАРАКТЕРИСТИКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ АО «НОВАТЕХ» г. ТЮМЕНЬ

Нормативно-правовая документация, регулирующая деятельность секретаря Общества



АО «Новатех» зaрегистрировaно в ноябре 2013 годa в г. Тюмень. Основными источникaми прaвового регулировaния деятельности обществa являются: устав, Гражданский кодекс РФ, ФЗ «Об акционерных обществах» от 26.11.1995 г. Местонахождение общества: 625013, Тюменская область, г. Тюмень, ул. Пермякова ад.1., стр. 5, офис 901. Общество является юридическим лицом, соответственно  имеет обособленно имущество и отвечает им по своим обязательствам, может от своего имени осуществлять гражданские права и нести обязанности. АО «Новатех» создaно в форме акционерного общества, которое имеет печaть со своим нaименовaнием, фирменный знaк, рaсчетные счетa в бaнке в рублях. 

Общество осуществляет следующие виды деятельности: торговля топливом, металлом, а также сдача в аренду машин также и оказывает услуги по перевозкам. Основная цель общества получение прибыли путем использования принадлежащего ему имущества. Организационная структура Общества представляет собой функциональную систему.

Так, руководство текущей деятельностью Общества осуществляется единоличным исполнительным органом общества (директором). Директор подотчетен Совету директоров Общества и Общему собранию акционеров. 

Организационная структура АО «Новатех» дает представление о его подразделениях и отдельных должностных лицах, их специализации, соподчиненности и взаимосвязи. 

Ведение делопроизводства, подготовка и оформление документов, состав видов документов, регламентируется нормативно-правовыми актами.  В ОАО «Новатех» в настоящее время действует должностная инструкция секретаря, которая относится к  локальному нормативному акту, регламентирующему его обязанности. 

Рассмотрим порядок оформления, структуру текста и основные разделы должностной инструкции секретаря. 

В разделе Общие положения содержатся задачи, квалификационные требования к секретарю, порядок назначения на должность, перечислены законодательные и нормативные акты, которыми руководствуется секретарь. 

Следует обратить внимание, что требованиями к квалификации в Инструкции являются: среднее специальное образование, стаж работы не менее одного года. Согласно Новому квалификационному справочнику к секретарю руководителя предъявляются требования: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее двух лет. 

Раздел  функции и должностные обязанности регламентирует функции, которые секретарь должен осуществлять. 

  Согласно  разделу «права» должностной инструкции секретарь вправе: 

       - вносить на рассмотрение руководства  предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными инструкцией.

      - получать от руководителей, специалистов информацию и документы для выполнения своей работы.

      -    привлекать специалистов всех структурных подразделений Общества для решения, возложенных на него обязанностей (с разрешения директора Общества).

      - обращаться к руководству службы за содействием в исполнении своих должностных обязанностей. 

      Раздел Взаимоотношения перечисляет структуры и должностных лиц, с которыми взаимодействует Секретарь в процессе исполнения своих служебных обязанностей и вопросы, по которым осуществляется взаимодействие

       В разделе Ответственность указано, что секретарь несет ответственность за надлежащее исполнение своих должностных обязанностей, а также конкретизированы меры, которые могут быть применены к секретарю при ненадлежащем их исполнении. 

Раздел Взаимоотношения перечисляет структуры и должностных лиц, с которыми взаимодействует секретарь в процессе исполнения своих служебных обязанностей и вопросы, по которым осуществляется взаимодействие. 

В разделе Ответственность конкретизированы меры, которые могут быть применены к секретарю при ненадлежащем  исполнении своих обязанностей. 

          Должностная инструкция секретаря оформлена в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 и имеет следующие реквизиты:

наименование организации;

название документа «должностная инструкция»;

дату составления;

эмблему организации;

гриф утверждения;

собственно заголовок и текст инструкции;

Следует отметить, что  в инструкции отсутствуют визы согласования уполномоченного лица. На наш взгляд должностная инструкция может быть дополнена этим реквизитом и выглядеть следующим образом:

Согласовано:

Юрист

_______________ /_______ «_______»20 …. г.

                          (ф.и.о. / подпись)



 

        Следующим важным нормативным документом в работе секретаря является инструкция по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству локальный нормативный акт, регламентирующий документирование и организацию работы с документами в конкретной организации c учетом ее специфики. Она устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними.  

        Основанием к разработке инструкции по делопроизводству может послужить  приказ директора по определенной форме. 

            В работе по составлению инструкции секретарь должен использовать основные нормативно-методические документы, устанавливающие правила и  дающие рекомендации по ведению делопроизводства в организациях Российской Федерации

       Помимо нормативно-методических документов, секретарь должен изучить организационные документы своей организации: ее устав, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников фирмы, номенклатуру дел.  После ознакомления с вышеперечисленными документами  секретарь приступает к составлению текста инструкции по делопроизводству. Обычно структура текста инструкции не регламентирована. По сложившейся практике текст инструкции состоит из пяти разделов,  включает общие положения, тематические разделы и приложения.    Создание инструкции по делопроизводству - важная предпосылка рациональной организации работы секретаря. 







1.2 Направления деятельности и основные задачи секретаря

      Эффективность работы секретаря характеризуется результатом его деятельности и выражается в достижении эффекта при минимальных затратах труда. Для этого секретарь должен обладать определенными  знаниями, навыками, способностями.  Важно отметить, что секретарь АО «Новатех» работает не только с документами, но и контактирует с людьми: руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. Важным фактором в работе секретаря АО «Новатех»  является хороший контакт с руководителем, умение выполнять задания, оказывать максимальную помощь  руководителю и экономить его время. Эти задачи подразумевают выполнение таких работ, как:

1. Работа с документами.  А именно,  весь комплекс работ, связанных с делопроизводством АО «Новатех»: оформление документов, направление документов в структурные подразделения, контроль за сроками исполнения документов, прием документов на подпись руководителю и контроль за правильностью их оформления, организация хранения документов;

2. Работа со средствами связи. Ведение телефонных переговоров (при отсутствии руководителя на рабочем месте секретарь организации записывает фамилию и телефон звонившего абонента и, по возможности, интересующий его вопрос), прием и отправка факсов, сообщений по электронной почте. Секретарь также следит за исправностью всех находящихся в его ведении средств связи и немедленно вызывать ремонтные службы в случаи их неисправности;

3. Работа с посетителями. Включает в себя прием и помощь, как обратившихся к секретарю сотрудников предприятия, так и помощь командированным (направление в нужное подразделение, помощь с устройством в гостиницу). Секретарь организует прием сотрудников и других посетителей в установленные часы приема (предварительная запись на прием к руководителю);

4. Подготовка и проведение совещаний. Секретарь должен проинформировать приглашенных на совещание по распоряжению руководителя, подготовить список участников, оформить доклад руководителя. Во время проведения совещания секретарь ведет его протокол;

5. Работа хозяйственного характера. В обязанности секретаря входит еще и большой круг 6вопросов хозяйственного характера. Это проверка качества уборки кабинета руководителя, а также обеспечение исправности всех технических средств, находящихся в кабинете. Это обеспечение руководителя всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями. 

Все функции, права, обязанности и ответственность секретаря в определенной форме перечислены в должностной инструкции, утвержденной директором организации. Так, в компании ОА «Новатех» работа секретаря разделена  на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. Бездокументная часть работы заключается в:

1. приеме телефонных звонков и телефонограмм;

2. приеме посетителей;

3. приобретении необходимых хоз.товаров и  канцелярии  для нужд офиса;

       4. организации заседаний и совещаний.

       6. информирование директора о намеченных заседаниях, совещаниях.

      	Документное обслуживание секретаря АО «Новатех» составляет правильная организация документооборота компании. В связи с этим секретарь выполняет такие функции как:

1. Регистрация документов и  контроль за  их исполнением;

2. Регистрация вновь заключенных договоров с поставщиками;

3. Подготовка проектов исходящих документов: писем, справок, заявок;

Сотрудники  отделов согласовывают с секретарем проекты внутренних документов (служебных, докладных записок, актов, перечней), внешних документов (исходящих писем поставщикам, проекты договоров, претензии и рекламации).



Характеристика комплекса документов, с которыми работает секретарь Общества



Рассмотрение характеристики комплекса документов с которыми работает требует осмысления самого понятия «документ».

Понятие «документ» используется во многих областях знаний и является объектом исследования ряда научных дисциплин. Почти каждая из этих наук выдвигает свой подход к определению документа, исходя из того, какие критерии берутся за основу: назначение документа, форма, способ записи и воспроизведения информации и т.п. 

Более точное определение закреплено ГОСТОМ: документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Анализ литературы показывает, что основные функции документа связаны с процессом запоминания (фиксации) информации с последующей передачей ее во времени и пространстве.

       	Таким образом, общая функция всех документов – способность содержать информацию, передавать эту информацию во времени и на расстояние.

Документная информация служит основанием для принятия управленческих решений, доказательством их исполнения, обобщения и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Управленческая функция, являясь одной из основных в понятии «организация» и включает в себя реализацию следующих видов деятельности:

создание, реорганизация, ликвидация учреждения;

установление структуры учреждения;

определение должностной структуры и штатной численности управленческого производственного персонала;

регламентация деятельности структурных подразделений и работников;

формирование коллегиальных и совещательных органов управления;

лицензирование деятельности в необходимых случаях;

организация труда работников и оценка труда работников и некоторые другие виды работ.

В процессе организационной деятельности учреждения формируется система организационно-правовых документов (учредительный договор, устав организации; положение об организации; положения о структурных подразделениях; штатное расписание; должностные инструкции, правила и т.д.), распорядительных документов (приказы, распоряжения, решения); справочно-информационных (письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы).

    Основной объём  документооборота  АО «Новатех» определяет структура  организации. Выделим  основные группы документов:

		а) входящие (поступающие в организацию). Это документы других организаций: письма, решения, акты; 

		б) исходящие (отправляемые в другие организации) - письма, отчеты;

																		в) внутренние (созданные в организации и не выходящие за ее пределы) – распорядительная, договорная, справочно-информационная документация, бухгалтерская;

		        	С свою очередь внутренние документы компании по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

																		- организационные документы, которые регламентируют деятельность компании (устав, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила);

																		- распорядительные документы, издаваемые директором, (приказы, распоряжения);

																		- информационно - справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные, объяснительные записки, акты, справки).

      	 Наиболее распространенной входящей корреспонденцией в АО «Новатех» являются деловые письма по вопросам делового сотрудничества, проведения различных совещаний и конференций. Кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие справочную и рекламную информацию.

    	 Помимо стандартной документации, мы выделил блок документов определяющих специфику  организации. Это документы, которыми оформляют отношения с поставщиками и заказчиками (счет, счет-фактура, ТТН, договора).           Блок договорной документации состоит из набора типовых соглашений, которые адаптированы под особенности деятельности компании. В этот набор также входят документы, которыми оформляют конкретные операции, - накладные, акты выполненных работ, об обнаружении недостатков товара, шаблоны претензий и др.

																		

																		       

																		

																		

Глава 2 ОПЕРАЦИИ ПО ДОКУМЕНТИРОВАНИЮ И ТЕХНОЛОГИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СЕКРЕТАРЯ АО «НОВАТЕХ» ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ

2.1 Функции секретаря по составлению и оформлению отдельных видов документов

Построение грамотной системы документов в организации - одна из самых сложных задач секретаря. Некоторые руководители полагают, что внутренние документы - ненужное бюрократическое излишество. Ведь их подготовка отнимает время персонала. Другие, наоборот, обязывают своих сотрудников отчитываться отдельными распоряжениями, докладными, служебными записками буквально за каждую минуту рабочего времени. Избежать крайностей позволит правильная постановка целей составления внутренних документов.

Так, цель распорядительных документов является регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Информационно-справочные  составляются для осуществления оперативной связи с другими предприятиями и учреждениями по различным вопросам. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов эти документы могут не требовать исполнения. Информация, заключенная в них, может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению.

Все документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Так, для распорядительных документов будет один состав реквизитов, для информационно-справочных другой. Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила.

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д. 

Согласно ГОСТ Р 6.30.2003 при подготовке и оформлении настоящим  документов используются реквизиты, состав и порядок расположения которых установлен настоящим гостом. При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

герб субъекта Российской Федерации;

эмблема организации или товарный знак;

код организации;

основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

идентификационный номер налогоплательщика\код причины постановки на учет (ИНН\КПП);

код формы документа;

наименование организации;

справочные данные об организации;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

место составления или издания документа;

адресат;

гриф утверждения документа;

резолюция;

заголовок к тексту;

отметка о контроле;

текст документа;

отметка о наличии приложения;

подпись;

гриф согласования документа;

визы согласования документа;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

отметка о поступлении документа в организацию;

идентификатор электронной копии документа.

Некоторые реквизиты не изменяются при оформлении различных документов одного предприятия, как например: эмблема организации, наименование организации, справочные данные об организации. Поэтому эти реквизиты принято называть постоянными. Остальные реквизиты, фиксируемые при составлении конкретного документа, (наименование вида документа, дата документа и т. д.) на разных документах будут отличаться – поэтому их называют переменными.

  Документы оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. 

		  Так, в организации АО «Новатех» подготовкой отдельных видов документов, каких как приказы, распоряжения, письма, протоколы занимается секретарь. 

																		Этапы обработки исходящих документов включают: 

																		подготовку проекта документа;

																		его согласование (визирование) – в необходимых случаях;

																		подписание, утверждение документа;

																		регистрацию и отправку документа.

																		Начиная подготовку исходящего документа, секретарь составляет черновой проект документа. При необходимости документ согласовывается с должностным лицом, и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-2003г.

		     	 В процессе подготовки документов применяются  следующие виды бланков:

		бланк компании для письма; 

		общий бланк для всех других видов документов  (приказов, распоряжений, протоколов). 

При оформлении организационно-распорядительных документов используется следующий состав реквизитов:

эмблема организации

название вида документа (ПРИКАЗ);

 дата (датой приказа является дата его подписания);

 порядковый номер приказа;

 место издания приказа;

заголовок к тексту;

 текст;

 подпись руководителя;

 отметку о согласовании;

фамилию и номер телефона исполнителя;

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки. Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя (обычно им является должностное лицо).

Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.д.).

Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением, например: «контроль за исполнением приказа возложить на...». 

Распоряжение используется в АО «Новатех» по вопросам информационно-методического и оперативного характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других нормативных документов данной организации или вышестоящих органов.

Распоряжение содержит следующие реквизиты:

1) эмблему организации;

3) наименование организации;

4) название вида документа;

5) дату и номер документа;

6) место издания;

7) заголовок к тексту;

8) текст;

8) подпись;

9) визы.

Текст распоряжения, состоит из констатирующей и распорядительной частей. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», которая печатается прописными буквами и выносится на отдельную строку. 

Служебные письма – самый распространенный вид деловых документов.

В АО «Новатех» Они составляются для осуществления оперативной связи с другими предприятиями и учреждениями по различным вопросам. По содержанию и назначению письма могут быть информационными, гарантийными, рекламационными, коммерческими, а также бывают письма-запросы, письма-приглашения и т. д. В своей работе секретарю приходится сталкиваться с различными видами писем. В рассматриваемой нами организации функционируют такие видами писем как гарантийные, которые  извещают о гарантийных оплатах, сроках поставки, качестве продукции и услуг, письма-извещения, письма-запросы, письма-дополнения, письма-оферты. Служебные письма секретарь оформляет на бланках для писем, где размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия. В состав служебного письма входят такие реквизиты как:

• адресат;

• дата;

• индекс документа;

• ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом;

• заголовок к тексту;

• текст;

• возможна отметка о наличии приложения;

• подпись;

• фамилия и телефон исполнителя.

Письма оформляются в двух экземплярах, так оригинал письма отправляется по назначению, экземпляр копии остается в организации и подшивается в дело. Служебные письма обычно адресуются вышестоящему учреждению, конкретному должностному или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатается в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица – в дательном. После наименования адресата указывается его почтовый адрес. В письмах название вида документа не указывается. В заголовочной части присутствуют такие реквизиты как: дата, индекс, ссылка на номер и дату документа-запроса, если письмо является ответом. Заголовок к тексту письма составляется в зависимости от вида письма и выглядит таким образом: «об изменении…», «о проведении…». Текст письма состоит  из вводной части и основной. Во вводной части указывают причины, вызвавшее составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы.

В основной части формулируется его основная цель письма. Например:

Вводная часть: «В связи с тем, что при получении груза на станции «Клиновая» 14.02.2017 по накладной № 134346 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя была установлена недостача … штук изделий на сумму … (коммерческий акт от 14.02.2005, № 118)…»

Основная часть: «На основании изложенного просим Вас в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет».

Письма по финансовым вопросам подписывает директор и главный бухгалтер предприятия. Письма, дающие какие-либо гарантии, имеющие юридические и финансовые последствия, заверяются печатью фирмы. Оформление реквизита подпись производится в соответствии с общими требованиями и включает наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи. Фамилия и телефон исполнителя проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной сторон бланка.

         В обязанности секретаря компании входит составление протоколов. Протокол ведется во время заседания секретарем, который конспектирует выступления участников заседания. 

Протокол оформляется как на  бланке и  содержит следующие реквизиты:

• наименование вида документа и его порядковый номер;

• дату;

• место составление протокола;

• текст;

• подписи председателя и секретаря.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части перечисляются присутствующие на собрании, указывается, кто был председателем (инициалы и фамилия), кто секретарем собрания (инициалы и фамилия). Также указываются должности присутствовавших, если это протокол производственного совещания. Заканчивается вводная часть повесткой дня. Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня номеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем?».

Основная часть протокола строится по схеме, СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) отдельно по каждому пункту повестки дня.

В разделе СЛУШАЛИ, приводятся инициалы и фамилия докладчика без указания должности (должность указывается во вводной части), ставится тире и с прописной буквы дается краткая запись содержания доклада, сообщения.

В разделе ВЫСТУПИЛИ, схема изложения повторяется.

В разделе ПОСТАНОВИЛИ, по пунктам излагают принятые постановления.

Протокол подписывается председателем и секретарем. К нему подшиваются представленные материалы: справки, доклады и т. д.



2.2 Операции секретаря по приему, обработке, распределению и прохождению документов

         Основная делопроизводственная обязанность секретаря руководителя - это прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции и передача ее, в соответствии с принятым решением, в структурные подразделения компании  конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо для подготовки ответов. 

         Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.Документооборот организации включает движение поступающих, отправляемых и внутренних документопотоков организации.  От правильной и рациональной организации документооборота зависят быстрота прохождения документа, оперативность решения затронутого в нем вопроса, равномерность нагрузки подразделений и должностных лиц. Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций:

• прием входящих документов;

• предварительное рассмотрение (разметка секретарем);

• регистрация документов;

• доклад руководителю о полученных документах;

• принятие решения руководителем;

• направление документов на исполнение;

• контроль исполнения документов;

• исполнение документов;

• формирование документов в дела;

• использование документов в справочно-информационной работе;

• определение сроков хранения документов (передача в архив, дальнейшее использование, уничтожение документов).

Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

       В технологической цепочке обработки документов в АО «Новатех» можно выделить следующие этапы:

прием и первичная обработка поступающих документов;

 предварительное рассмотрение и распределение документов; 

регистрация документов;

информационно-справочная работа; 

направление на исполнение; 

контроль исполнения; 

отправка документов адресатам; 

формирование дел в соответствии с номенклатурой; 

хранение и использование документов в текущей деятельности

Поступившие к секретарю документы образуют поток входящей корреспонденции и, пройдя необходимые стадии обработки, попадают в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления. Корреспонденция, включает документы из структурных подразделений общества, сторонних организаций. Кроме служебных писем и распорядительных документов, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении конъюнктуры рынка, отчеты, но наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются печатные издания (бюллетени, журналы), рекламные и поздравительные письма, приглашения и другие. 

Так, первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации. Прием и первичную обработку документов  осуществляет секретарь.

Документы доставляются курьером, передаются по электронной почте, факсу, и т. д. Она проверяет целостность упаковки и вложений,  правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю. Далее производится сортировка корреспонденции. Не вскрываются: конверты с надписью «лично». 

На невскрываемых документах отметка о поступлении делается на упаковке, далее они сортируются. Определяется необходимость сохранения упаковки. Проверяется комплектность каждой упаковки, то есть наличие всех страниц документа и всех приложений. В случае обнаружения каких-либо недостатков на самом документе и в регистрационной форме об этом делается отметка, ставится в известность отправитель письма. Далее  секретарь проставляет реквизит «отметка о поступлении документа в организацию».

Реквизит проставляется с помощью специального штампа. Эта отметка состоит из даты поступления и входящего регистрационного номера документа. Отметка о поступлении документа проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она подтверждает факт и время поступления документа в организацию. На телеграммах и документах с отметками о срочном вручении проставляются также часы и минуты поступления. Входящим и исходящим документам присваиваются порядковые номера документа по журналу. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для регистрации используются журналы для всех видов документов. Предварительное рассмотрение документов включает распределение поступивших документов на:

- подлежащие передаче непосредственно директору или соответствующим структурным подразделениям (должностным лицам), указанным в качестве адресатов;

- регистрируемые и нерегистрируемые.
.......................