Место и роль первичного учёта в системе бухгалтерского учёта.

    1. Место и роль первичного учёта в системе бухгалтерского учёта
     
     1.1. Сущность документации как метода бухгалтерского учёта
     
     Документирование – первый элемент бухгалтерского учёта. С него начинается процесс обобщения данных о хозяйственной отчётности. По сути это способ отражения (регистрации) хозяйственных операций в специальных учётных документах, являющихся основанием для бухгалтерских записей. 
     По данным исследования Амирова А. К., осуществление документирования является наиболее трудоёмкой операцией в ведении бухгалтерского учёта (трудоёмкость колеблется от 40 до 60% всех работ по ведению бухгалтерского учёта) [17].
     Таким образом, документация – это оформление экономического события (хозяйственной операции) документом. В широком понимании бухгалтерская документация представляет собой первичные бухгалтерские документы, учётные регистры и бухгалтерскую отчётность. Создание первичных учётных документов или получение их от контрагентов, принятие их к учёту, обработка, передача в архив называется документооборотом.
     В объем документооборота входят также все документы, полученные и отправленные по каналам связи: факсы, телексы, телеграммы, телефонограммы, распечатанные видеограммы, полученные по электронной почте.
     Организация документооборота подразумевает:
     - разработку форм первичных документов случаях, когда нет аналогичных унифицированных форм;
     - доработку унифицированных форм (при необходимости);
     - разработку учётных регистров и форм внутренней отчётности;
     - создание графика документооборота;
     - определение механизма принятия к учёту;
     - выбор системы обработки документов;
     - порядок хранения и уничтожения документов.
     Движение же первичных документов в бухгалтерском учёте регламентируется графиком документооборота, который можно оформляется приказом, утверждающим перечень работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков исполнения работ. Он должен способствовать формированию на предприятии рационального документооборота, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.
     В Приложении к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учёте, утвержденному приказом Минфина СССР от 29 июля 1983 г. № 105, действующему в части, не противоречащей Закону № 402-ФЗ, приведен пример графика документооборота (рисунок 1). 
     Разрабатывает график документооборота так же, как и учётную политику, главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия. Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учёта и, наконец, обеспечивают своевременность составления отчётности.
     Ответственные работники предприятия направляют предложения главному бухгалтеру по форме применяемых на их участках первичных нетиповых документов. Они также должны быть утверждены в приложении к учётной политике. Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота бухгалтерских документов по предприятию осуществляет главный бухгалтер. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и качественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учёте и отчётности, за достоверность содержащихся в них данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы. 

ПРИМЕР ГРАФИКА ДОКУМЕНТООБОРОТА ПО ПРЕДПРИЯТИЮ

Утверждено приказом № _____ от __________________

Наименование документа
Создание документа
Проверка документа
Обработка документа
Передача в архив

количество экземпляров
ответственный за выписку
ответственный за оформление
ответственный за исполнение
срок исполнения
ответственный за проверку
кто представляет
порядок представления
срок представления
кто исполняет
срок исполнения
кто исполняет
срок передачи
Требование
2
цех
ОМТС бухгалтерия
склад
ежедневно (до..часов)
бухгалтерия
1 экз. - цех 2 экз. - склад
при отчёте при реестре
ежедневно (до..часов)
бухгалтерия
ежедневно
бухгалтерия
По истечении квартала
     
Рисунок 1 – Пример графика документооборота по предприятию

     В случае если организация применяет автоматизированную систему бухгалтерского учёта, стадии графика документооборота должны быть встроены в функционал соответствующих должностных лиц, осуществляющих оформление и контроль за движением документов в автоматизированной системе. Конечная цель графика документооборота – ускорение движения первичных документов на предприятии. Он позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерской службы за всей работой предприятия, то есть повышает эффективность его учётной работы.
     
     1.2. Первичные документы, их классификация и требования к их оформлению и движению
     
     Первичный учёт представляет собой полноценную составляющую бухгалтерского, управленческого и налогового учёта. В теории первичный учёт рассматривается как начальная стадия учётного процесса, которая включает «документирование операции (т.е. наблюдение, измерение и запись операций в документах), представление, обработку и движение первичных документов до сдачи их в архив». Вместе с тем многие специалисты определяют первичный учёт как самостоятельную систему, требующую надлежащей организации и имеющую свои законы, особенности и связи – внутренние и внешние. В качестве примера можно применить определение первичного учёта, которое даёт З.В. Кирьянова: «первичный учёт представляет собой единую, повторяющуюся во времени, организованную систему сбора, измерения, регистрации, накапливания информации, а в условиях автоматизированных систем управления – её передачи и первоначальной обработки».
     Система первичного учёта служит основой организации всей системы бухгалтерского учёта и используется как информационная база для оперативного экономического анализа деятельности предприятия.
     Первичный учёт представляет собой единую, повторяющуюся во
времени, организованную систему сбора, измерения, регистрации, накапливания информации, а в условиях автоматизированных систем управления – её передачи и первоначальной обработки. По сути это начальная стадия системного восприятия и регистрации отдельных операций, характеризующих хозяйственные процессы и явления, происходящие на предприятии. Его объектами являются: движение материальных ресурсов, выработка рабочих-сдельщиков, нормированное и отработанное время, объем выпуска продукции, её отгрузка и реализация, затраты на производство, движение полуфабрикатов, изменения норм и отклонения от норм и т.д. иными словами, первичный бухгалтерский учёт — это система действий органов управления предприятия по документальному оформлению составляющих его деятельность фактов хозяйственной жизни, по регистрации всех имевших место внутренних и внешних операций. Сотрудники, ведущие в фирме первичный учёт, являются ответственными и за последующее хранение таких документов о деятельности компании.
     Согласно пункта 8 статьи 3 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (далее – Закон № 402-ФЗ), факт хозяйственной жизни – это сделка, событие или операция которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств [5].
     Первичный учёт подразумевает следующие виды работ, выполняемых сотрудниками:
     * сбор информации о происходящих в организации хозяйственных событиях;
     * измерение таких событий;
     * регистрация указанных событий при помощи первичных учётных документов;
     * обеспечение сохранности первичных документов в течение установленного законодательством Российской Федерации периода времени.
Первичный учёт предприятия осуществляют практически на всех стадиях финансово-хозяйственной деятельности: приобретения ресурсов, производства продукции, ее хранения, сбыта и непосредственной реализации покупателям, принятия и оплаты работ и услуг, оказываемых контрагентами, финансирования деятельности компании, осуществления инвестиций, выполнения обязательств перед работниками, бюджетной системой, кредитными организациями и т. д. 
     Документирование хозяйственных операций состоит из этапов сбора первичных учётных данных, их регистрации и передачи на обработку. Сбор первичных учётных данных заключается в измерении, подсчёте и выявлении фактов хозяйственной деятельности. В процессе сбора учетных данных происходит непосредственное восприятие количественных и качественных характеристик учитываемых фактов хозяйственной деятельности. Трудоёмкость осуществления этой операции составляет 30-35% затрат на первичный учёт. Организация бухгалтерского учёта требует достоверной информации, отражающей характеристики учитываемого объекта или процесса. В этой связи сбор учетных данных должен удовлетворять ряду требований, обусловленных методологией бухгалтерского учета: должен быть оговорен порядок и метод (способ) сбора учетных данных, определены лица, ответственные за объективность и достоверность собираемой информации. Методы (способы) сбора учётной информации в значительной степени зависят от состава характеристик объектов учёта. Процедура регистрации учётных данных занимает еще больше времени, чем сбор данных. Так, её трудоёмкость оценивается в 65-70% затрат на первичный учёт [43].
     Особенностью регистрации первичных учётных данных по бухгалтерскому учёту является то, что при совершении этой операции необходимо устанавливать персональную ответственность работников за достоверность регистрируемой информации, а также за правомочность совершенных хозяйственных операций, отраженных в этом же документе. Это требование осуществляется путем авторизации документов, состоящим в однозначном указании лица, совершившего, разрешившего или зарегистрировавшего учитываемую хозяйственную операцию. При традиционном документировании это требование реализуется путем введения в документ подписи указанных лиц. Особенностью данных бухгалтерского учёта является также обеспечение их длительной сохранности. В связи с тем, что бухгалтерская информация имеет оправдательную (доказательную) силу, то зарегистрированные в документе данные наряду с самими документами должны сохраняться в течение сроков, установленных соответствующими органами. Методы регистрации учетной информации в значительной степени зависят от наличия на предприятии технических средств регистрации учётной информации. При этом на всех указанных стадиях ключевое значение для обеспечения первичного учёта имеет составление первичных документов, поэтому работникам бухгалтерских служб следует четко представлять, как составлять такие документы. 
    Документ – письменное свидетельство с заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу. Именно документ выступает основой формирования информационной системы хозяйствующего субъекта. Роль документального оформления хозяйственных операций только повысилась в связи с широкой автоматизацией учётно-вычислительных работ. Классификация документов приведена в таблице 1.
     
Таблица 1 – Классификация документов бухгалтерского учёта

Признак
Виды
Определение
1
2
3
место составления
внутренние и внешние
- внутренние документы составляются внутри предприятия, ими оформляются хозяйственные операции, совершаемые только внутри предприятия (приходные и расходные кассовые ордера, акты ввода в эксплуатацию основных средств;
- внешние документы составляют вне данного предприятия, ими оформляются операции, совершаемые между предприятиями (накладные от поставщиков, акты приемки-сдачи работ)
назначение
распорядительные, оправдательные, комбинированные, документы бухгалтерского оформления
- распорядительные документы содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции, но не подтверждают факта совершения операции и не являются основой для отражения ее в учёте (приказ на выплату премии, о приеме на работу и т.д.);
- оправдательные документы подтверждают факт совершения определенных действий и обоснованность их совершения. Они служат основанием для отражения хозяйственной операции в бухгалтерском учёте (авансовый отчёт, накладная, расчётная ведомость по заработной плате);
- комбинированные документы сочетают признаки распорядительных и оправдательных документов. Такой документ содержит информацию о распоряжении на проведение операции и подтверждение факта ее совершения (например, расчётно-платежная ведомость на зарплату или расходный ордер);
- документы бухгалтерского оформления составляются в бухгалтерии на основании ранее оформленных распорядительных и оправдательных документов. Предназначены только для целей бухгалтерского учёта (бухгалтерская справка)
объем содержания информации
первичные, сводные, учётные регистры
- первичные документы являются основой для записей в бухгалтерском учёте, их составляют в момент совершения операции. В свою очередь, они делятся на разовые (составляются отдельно по каждой операции – накладная на отпуск материалов) и накопительные (отражают несколько операций за определенный период – лимитно-заборная карта);
- сводные документы группируют на однородные по экономическому значению первичные документы (кассовые, товарные, материальные отчёты);
- учётные регистры, т.е. документы аналитического и синтетического учёта (ведомости, журналы-ордера, бухгалтерские книги и т. д.).
     Документ в переводе с латинского языка означает свидетельство, доказательство. Таким образом, первичный документ является письменным свидетельством того, что хозяйственная операция имеет юридическую силу и не требует дальнейших пояснений и детализации. 
     В настоящее время первичный учётный документ составляется либо на бумажном носителе, либо в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Документ является основанием и подтверждением учётных записей, независимо от того каким образом происходит последующее формирование учётных регистров: в автоматизированной системе или «ручным способом». Без документа невозможно произвести бухгалтерскую запись. С помощью документов осуществляется постоянное наблюдение за движением материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Подписывая документ, уполномоченное лицо контролирует законность и целесообразность операции. Это способствует режиму экономии, возлагает на каждого работника, подписавшего документ, персональную ответственность за совершаемые им действия. Таким образом, осуществляется контроль за сохранностью имущества, действиями материально ответственных лиц, выявляются факты недобросовестности или прямых злоупотреблений. Обеспечивается обоснование фактов хозяйственной деятельности предприятий. Первичные документы являются одним из главных источников, используемых в процессе анализа финансово-хозяйственной деятельности, что позволяет выявить отклонения от плановых показателей, выявить причины такого отклонения. К учёту принимаются только правильно оформленные первичные документы, которые будут иметь юридическую силу. На рисунке 2 приведены виды первичных документов.
     Материальным носителем документа могут выступать учётный бланк или магнитный диск: в зависимости от того, на бумажном или машинном носителе зафиксирована учётная информация. Учётный бланк представляет собой разграфленный лист бумаги в виде строк, граф (колок, клеток), куда заносятся сведения о хозяйственных операциях с заранее отпечатанными в них реквизитами. Реквизит – единая, неделимая, строго оговорённая часть документа. 
     

Официальные документы

заказы, акты сдачи-приемки, платежные документы, договоры с поставщиками и покупателями и другие, на которых имеются подписи руководителя и главного бухгалтера и печати организации

Внутренние распорядительные документы

приказы, распоряжения, приходные, расходные кассовые документы, накладные на приход и расход материальных ценностей, реализацию, лицевые счета по оплате труда и многие другие, заполненные на утвержденных бланках унифицированных форм и подписанные уполномоченными лицами

Рабочие 

Справки, расчёты, составленные непосредственно бухгалтером, такие, как расчёт рентабельности, расчёт издержек производства реализованной продукции, расчёт отпускных, исправительные записи
     
     Рисунок 2 – Виды и примеры первичных документов
     
     Обязательные реквизиты, установлены частью 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ, к ним относятся:
     1) наименование документа;
     2) дата составления документа;
     3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
     4) содержание факта хозяйственной жизни;
     5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
     6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
     7) подписи уполномоченных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (электронная цифровая подпись).
     В России в течение более чем 10 лет после проведения экономических реформ, вплоть до 2013 года в качестве первичных документов для целей бухгалтерского и налогового учёта могли использоваться лишь документы, составленные по специально утверждённым формам. Эти формы получили название унифицированных. В свободной форме допускалось составлять лишь те документы, для которых унифицированной формы не существовало.
     Со вступлением в силу Закона № 402-ФЗ экономические субъекты получили право разрабатывать формы документов самостоятельно при условии соблюдения определённых требований к ним.
     Как факт подтверждения совершенной хозяйственной операции, первичный учётный документ должен быть составлен и принят к учёту по установленной форме. Исходя из части 4 статьи 9 Закона № 402-ФЗ, формы первичных учётных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, утвержденных Госкомстатом, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учётных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (письмо Минфина России от 06.03.2013 № 03-03-06/1/6700). Например, к ним относятся:
     * кассовые документы из альбома унифицированных форм, утвержденного постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 (информация Минфина России № ПЗ-10/2012, письмо Минфина России от 28.02.2013 № 03-03-06/1/5971);
     * транспортная накладная по форме из приложения № 4 к Правилам перевозок грузов автомобильным транспортом, утверждённых постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272 (письмо Минфина России от 20.07.2015 № 03-03-06/1/41407). Вместе с тем существует разъяснение ФНС (письмо от 21.03.2012 № ЕД-4-3/4681@) о возможности замены этого документа бланком иной формы.
     Остальные первичные учётные документы составляются по формам, утверждённым руководителем экономического субъекта, который также определяет также состав первичных учётных документов, применяемых для оформления фактов его хозяйственной жизни, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов. Перечень таких форм первичных учётных документов разрабатывается применительно к отдельным участкам бухгалтерского учёта.
     Правила части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ отражают обязательные реквизиты, которые должен содержать первичный бухгалтерский документ, а в пункте 13 Положения по ведению бухгалтерского учёта и бухгалтерской отчётности в Российской Федерации, утверждённого приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, также предусмотрено, что в зависимости от характера операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учёту и технологии обработки учётной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.
     Минфин России в письме от 01.08.2001 № 16-00-14/364 также дал следующие разъяснения: в унифицированные формы первичной учётной документации (кроме форм по учёту кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты, при этом:
     - вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим приказом организации;
     - организацией может быть разработана и утверждена форма первичной документации в случае отсутствия формы в альбоме унифицированных форм Госкомстата России.
     Для каждого документа в бухгалтерском учёте существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов обязательными являются пять основных этапов:
     1. Составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;
     2. Передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту сдачи его для учётной обработки;
     3. Проверка принятых документов бухгалтером. Проверка осуществляется по форме (проверяется полнота и правильность оформления документов, заполнение их обязательных реквизитов), по содержанию (проверяется законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическую проверку (правильность заполнения и увязка числовых значений);
     4. Обработка документа в бухгалтерии:
     - таксировка, или расценка, предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в общий денежный измеритель;
     - группировка – подбор документов, однородных по экономическому содержанию;
     - контировка – указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;
     5. Сдача документов в архив на хранение после составления по ним учётных регистров.
     Функционирование любой информационно-экономической системы (в том числе на предприятии) в современных условиях огромных потоков информации и, как следствие, развития компьютерных технологий в целях ее обработки, во многом зависит от внедрения новых информационных технологий в деятельность экономических субъектов. Бухгалтерский учёт является одной из сфер, в которых данное внедрение успешно производится. Существует множество бухгалтерских программ, представляющих собой автоматизированные информационные системы учёта (далее – АИСУ), которые синхронизируются в свою очередь с программными продуктами, используемыми кредитными организациями, налоговыми органами и др. Наличие таких АИСУ существенно ускоряет прохождение потоков информации, точность и достоверность ее оформления, сохранение конфиденциальности, как при использовании внутри организации, так и при направлении внешним пользователям. 
     Информационный процесс АИСУ содержит три этапа, включающие определённые процедуры преобразования  информации [32]:
     1) документирование хозяйственных операций и формирование внутримашинной информационной базы;
     2) обобщение учётных данных и формирование учётных регистров;
     3) завершение отчётного периода и формирование бухгалтерской и иной внешней отчётности. 
     Исходным (и наиболее важным) моментом является первичное наблюдение, направленное на описание и регистрацию данных о фактах хозяйственной жизни организации. От степени экспрессивности, информативности и достоверности вводимых в АИСУ первичных данных в значительной степени зависит деятельность предприятий. 
     Как уже было сказано ранее, ведение бухгалтерского учёта является весьма трудоёмким процессом, что объективно требует использования современных технических средств, способов и методов преобразования информации. Информационный процесс, протекающий в рамках АИСУ реализуется путём выполнения строго регламентированной совокупности действий, направленных на преобразование исходной информации в результатную, и называется технологическим процессом обработки учётной информации. 
     В настоящее время автоматизированные средства сбора информации отличаются большим разнообразием. Для автоматизации процесса заполнения документов используются персональные компьютеры в структурных подразделениях организации, а также иные устройства (например, контрольно-кассовые машины, онлайн-кассы), производящие ввод информации в АИСУ (комплекс операций, обеспечивающий считку и транспортировку данных от внешнего носителя в основную память электронно-вычислительной машины).
     При первичной регистрации объекта учёта необходимо установить его идентификационные признаки. В современных АИСУ методы автоматической идентификации объектов применения периферийного оборудования, работающего на основе следующих технологий:
     1) контактные: магнитная карта, чип карта;
     2) бесконтактные:
     - оптические: штрих-код, Data Matrix, OCR;
     - радиочастотные: RFID, RTLS.
     Таким образом, для современного состояния организации первичного бухгалтерского учёта характерно широкое применение автоматизированных методов регистрации первичных учётных документов, которые снимают с работников значительную часть рутинной работы, способствуя росту производительности труда и избежанию ошибок, обусловленных «человеческим фактором»[32]. 
     Независимо от способа ведения бухгалтерского учёта, принятого на предприятии, отсутствие или неправильное оформление первичных учётных документов делает необоснованным отражение хозяйственной операции, описанной в этом документе, в бухгалтерском или налоговом учёте.
     Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского учёта трактуется ст. 120 НК РФ как «Грубое нарушение правил учёта доходов и расходов объектов налогообложения» [1].
    Под грубым нарушением правил учёта доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов, или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учёта или налогового учёта, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учёта, в регистрах налогового учёта и в отчётности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений.
     Если правила нарушены в одном налоговом периоде, то предусмотрен штраф с юридического лица в размере 10 тысяч рублей, если в нескольких – 30 тысяч рублей. Если же такое нарушение повлекло и занижение налоговой базы (например, неправильно оформленный акт приемки-сдачи работ), то штраф составит 20 % суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тысяч рублей.
    В случае отсутствия какого-либо документа на момент налоговой проверки к предприятию может быть применен штраф, предусмотренный ст. 126 НК РФ.
    Непредставление в установленный срок налогоплательщиком в налоговые органы документов и (или) иных сведений, если такое деяние не содержит признаков налоговых правонарушений, предусмотренных статьями 119, 129.4, 129.6, 129.9 - 129.11 НК РФ, влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.
    Представление документов с заведомо недостоверными сведениями влечет взыскание штрафа с контролирующего лица в размере 100 000 рублей [1].
     Помимо штрафа с юридического лица могут быть применены и меры административного воздействия к должностным лицам организации (руководитель и главный бухгалтер), содержащиеся в Кодексе РФ об административных правонарушениях [3]:
     - ст. 15.11: «Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учёта и представления бухгалтерской отчётности, а равно порядка и сроков хранения учётных документов – влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 10 тысяч рублей, а повторное совершение нарушения -  от 10 до 20 тысяч рублей или дисквалификацию на срок от 1 года до 2-х лет. При этом под грубым нарушением требований к бухгалтерскому учёту, в том числе к бухгалтерской (финансовой) отчётности, понимается:
     занижение сумм налогов и сборов не менее чем на 10 % вследствие искажения данных бухгалтерского учёта;
     искажение любого показателя бухгалтерской (финансовой) отчётности, выраженного в денежном измерении, не менее чем на 10 %;
     регистрация не имевшего места факта хозяйственной жизни либо мнимого или притворного объекта бухгалтерского учёта в регистрах бухгалтерского учёта;
     ведение счетов бухгалтерского учёта вне применяемых регистров бухгалтерского учёта;
     составление бухгалтерской (финансовой) отчётности не на основе данных, содержащихся в регистрах бухгалтерского учёта;
     отсутствие у экономического субъекта первичных учётных документов, и (или) регистров бухгалтерского учёта, и (или) бухгалтерской (финансовой) отчётности, и (или) аудиторского заключения о бухгалтерской (финансовой) отчётности, если аудит является обязательным, в течение установленных сроков хранения таких документов.
     Должностные лица освобождаются от административной ответственности за вышеуказанные административные правонарушения, только в следующих случаях:
     представление уточненной налоговой декларации (расчета) и уплата на основании такой налоговой декларации (расчёта) неуплаченной суммы налога (сбора) вследствие искажения данных бухгалтерского учёта, а также уплата соответствующих пеней с соблюдением условий, предусмотренных статьей 81 НК РФ;
     исправление ошибки в установленном порядке (включая представление пересмотренной бухгалтерской (финансовой) отчётности) до утверждения бухгалтерской (финансовой) отчётности в установленном законодательством Российской Федерации порядке.
     - ст. 15.6: «За непредставление документов или сведений, необходимых для осуществления налогового контроля либо отказ от представления в налоговые органы, таможенные органы оформленных в установленном порядке документов и (или) иных сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, а равно представление таких сведений в неполном объеме или в искаженном виде, влечёт наложение административного штрафа от 300 до 500 рублей.
     Нарушение предусмотренных законодательством Российской Федерации о налогах и сборах сроков представления (сообщения) сведений в налоговые органы, связанных с учётом организаций и физических лиц, либо представление таких сведений в неполном объеме или в искаженном виде –  влечет наложение административного штрафа в размере от 500 до 1000 рублей.
     Поскольку значительная часть первичных документов подлежит длительному (или постоянному) хранению, в случае нарушений законодательства в области архивного дела на должностных лиц организации, а также на юридических лиц может быть наложен штраф в соответствии с Кодексом РФ об административных правонарушениях:
     - ст. 13.20: нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц организации – от 300 до 500 рублей;
     - ст. 13.25: нарушение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов от 2500 до 5000 рублей;
     - ст. 19.5: неустранение в указанный срок отмеченных нарушений влечёт наложение административного штрафа на должностных лиц от 300 до 500 рублей; на должностных лиц – от 1000 до 2000 рублей или дисквалификацию на срок до 3-х лет.
     
     
     
     1.3 Нормативно-правовое регулирование первичного учёта в России
     
     Нормативным документом называется совокупность инструктивных материалов, устанавливающих какие-либо правила, нормы, нормативы. Как правило, нормативные документы вводятся в действие нормативными правовыми актами об их утверждении.
     Нормативное правовое регулирование первичного бухгалтерского учёта в России сформировано из следующих уровней:
     - первый уровень составляют федеральные акты (Конституция РФ, Кодексы РФ, федеральные законы, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ);
     - второй уровень включает отраслевые стандарты, в том числе положения по бухгалтерскому учёту (нормативные правовые акты Минфина России);
     - третий уровень представляют методические рекомендации (указания), инструкции, письма Минфина РФ, Федеральной налоговой службы, Госкомстата, Банка России и других уполномоченных органов исполнительной власти;
     - четвёртый уровень составляют внутренние документы хозяйствующего субъекта (учётная политика, приказы, иные рабочие документы самой организации).
     Хранение и уничтожение документов осуществляется в соответствии с требованиями законодательства РФ о бухгалтерском учёте, налогообложении и архивном деле. Хранение документов следует обеспечить в течение срока, установленного законодательством, но не менее пяти лет.
     Документы, которые необходимы для расчёта налогов, организация должна хранить четыре года. Это относится ко всем документам бухгалтерского и налогового учёта, в том числе и к документам электронных систем документооборота между банком и клиентами (в частности, системы «Клиент-Банк»). Четыре года исчисляется после отчётного или налогового периода, в котором документ последний раз использовали для расчёта и уплаты налога, составления отчётности (подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ и письма Минфина России от 19.07.2017 № 03-07-11/45829 и от 30.03.2012 № 03-11-11/104).  
     Первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта, бухгалтерскую отчётность, а также аудиторские заключения к ней необходимо хранить в течение того периода, который установлен правилами архивного дела, но не менее пяти лет. Упакованные в опечатанные мешки, копии использованных бланков строгой отчетности (корешков), подтверждающих суммы принятых наличных денежных средств, следует хранить не менее пяти лет. После того окончания указанного срока и истечения хотя бы одного месяца со дня последней инвентаризации, копии использованных бланков можно уничтожить на основании акта об их списании (пункт 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359). Ситуации, когда в учётной политике необходимо предусмотреть особые сроки для хранения подтверждающих первичных документов приведены в таблице 2.

Таблица 2 – Установление особых сроков хранения первичных документов

Вид документов
Срок хранения
Правовое основание
Документы, связанные с приобретённым амортизируемым имуществом (договор покупки, акт приема-передачи)
Четыре года после того отчетного периода, в котором имущество списали с баланса или продали
Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, письмо Минфина России от 19.01.2018 № 03-03-06/1/2598, письмо Минфина России от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604
Документы за годы, в которых организация получила убыток в налоговом учёте, в том числе от реализации имущества
В течение всего периода, пока учитывается убыт.......................