Лингвистические особенности организационных документов

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное автономное образовательное 
учреждение высшего образования

«Южный федеральный университет»

Институт истории и международных отношений

Кафедра специальных исторических дисциплин и документоведения

Филимоненко Богдан Олегович

ПРОБЛЕМЫ ДОКУМЕНТНОЙ ЛИНГВИСТИКИ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ 
РАБОТА БАКАЛАВРА 
по направлению 46.03.02 — Документоведение и архивоведение

Научный руководитель — 
к.и.н. ст.преп. Исаев Дмитрий Петрович

Ростов-на-Дону — 2017



Оглавление

	Введение.	2

	Глава 1. Особенности оформления организационно-распорядительных документов…..	6

		1.1.	Приказы. Распоряжения	6

		1.2.	Постановления. Протоколы	10

		1.3.	Инструкции. Должностные инструкции.	14

		1.4.	Кодексы корпоративной этики	16

	Глава 2. Лингвистические особенности распорядительных документов.	19

	2.1. Приказы. Распоряжения.	20

	2.2. Постановления. Протоколы.	33

	Глава 3. Лингвистические особенности организационных документов.	38

		3.1.	Инструкции. Должностные инструкции.	38

		3.2.	Кодексы корпоративной этики.	44

	Заключение.	46

	Список источников и литературы	49

	Приложение 1.	53

	Приложение 2.	55

	Приложение 3.	56

	Приложение 4.	61

	Приложение 5.	63










Введение.

Управление организацией – многосторонний процесс, который не столько сопровождается некоторой совокупностью управленческих документов, сколько обеспечивается с помощью данных документов. Эффективность управленческих решений зависит от различных факторов, в том числе – и от качества документационного обеспечения управления, от качества самих составляемых документов. Между тем реальная практика показывает, что во многих организациях вопрос качества используемых документов остается нерешенным. 

Несмотря на то, что существуют достаточно много ГОСТов и методических рекомендаций, в области документирования, данный вопрос продолжает быть актуальным и по сей день. Действующие формы являются трафаретами, которые имеют незаполненные отрезки текста (пробелы), и зачастую для составителей документов правильно использовать языковые средства является проблемой; более того, очень часто в деловой практике приходится сталкиваться с текстами, которые не имеют унифицированных форм. 

Исходя из всего этого, мы понимаем, что документоведческих рекомендаций по поводу составления деловых текстов оказывается недостаточно, потому что здесь возникают собственные, отличительные от всех других, языковые лингвистические, а не только документоведческие (например, вопросы, касающиеся содержания или правильной композиции текста документа) вопросы. Можно подумать, что эти вопросы недостаточно существенны, однако практика показывает другое и документоведам, которые регулярно сталкиваются с созданием документов, очевидна сложность данной проблемы. Это значит, что следует более тщательно углубиться в функциональное поле стилистики, роль которой и состоит в том, чтобы описать как, по каким правилам создается речевое сообщения в той или иной конкретной ситуации. 

Управление предприятием неизбежно требует создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи, стоящие перед организацией. Именно официальные документы, т.е. документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке служат основным доказательством того или иного факта.

Для людей, которые регулярно сталкиваются с деловыми текстами, необходимы инструкции, касающиеся языковых особенностей деловой речи, которые по существу и являются основой формирования лингвистической компетентности. Но проблема остается открытой, потому что до сих пор нет законченного списка языковых средств, используемых в деловых текстах. А отказ от разрешения этой проблемы и разговоры о том, что это и вовсе не является проблемой, потому что «точно такие же средства можно встретить и в других функциональных стилях», мотивированы тем, что в данных описаниях не представлен функциональный и текстовый подход. 

Тем не менее, множественные перечисления таких языковых особенностей деловых текстов, не сильно улучшает деловую коммуникацию. Чем эти описания становятся более детальными, тем сложнее документоведам воспользоваться ими на практике. 

Цель работы:

Исследование основных правил и форм организационно-распорядительных текстов с учетом общелингвистических норм. 

Задачи:

Изучить правила оформления организационно-распорядительных документов;

Раскрыть лингвистические особенности документной лингвистики;

Описать композиционные и языковые характеристики организационно-распорядительной документации.

Для написания своей работы мною была использована литература, в которой содержатся виды и классификации организационно-распорядительных документов, а также лингвистические особенности составления текста в данном виде документации, например, такая как: «Современное делопроизводство» (Кирсанова М.В.), «Оформление документов (Чуковенков А. Ю., Янкова В. Ф.), Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. (Галахов В.В.,Корнеев И.К.; Под ред. Корнеева И.К., Кудряева В.А.), «Документная лингвистика» (Муравьева Н.В.) Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (ред. 07.09.2011) «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», ГОСТ Р 7.0.8. -2-13 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р 7.0.12-2011 «Сокращение слов и словосочетаний на русском языке. Общие требования и правила»., ГОСТ Р 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца» и др. 

Выпускная работа состоит из введения, трех частей, заключения и списка литературы, к которой я прибегнул в ходе написания данного материала. В первой части моей работы, «Правила оформления организационно-распорядительных документов», мы узнаем о реквизитах, которые необходимы при создании организационно-распорядительных документах. Следует отметить, что обойтись без знания лингвистических особенностей деловых текстов невозможно, потому что составителя таких текстом необходимо решать «лингвистические задачи» почти на всех этапах создания документа. Поэтому во второй и третьей частях описываются, в первую очередь, языковые особенности основного текста в различных по назначению документах, языковой алгоритм, который помогает находить нужные слова и предложения в основном тексте различных документов. Заключение содержит основные итоги дипломной работы, к которым я пришел в ходе изучения лингвистических особенностей организационно-распорядительных документов. 




Глава 1. Особенности оформления организационно-распорядительных документов.

Приказы. Распоряжения

Одним из наиболее распространенных распорядительных документов, встречающихся в практике управления организацией, либо предприятия является приказ. 

Проекты приказов по основной деятельности составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, чтобы содержащиеся в приказах поручения были конкретными и реальными, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали необходимость в последующем корректировки принятых решений в связи с неполнотой или недоработкой изданного приказа.

Существует два вида приказов: внешние приказы, то есть те документы, которые издаются вышестоящей организацией для подчиненных организаций. Второй вид приказов – это внутренние приказы, которые предназначены для управления внутренних процессов организации. 

Основные разновидности внутренних приказов таковы:

по аспекту содержания: а) приказы по основной деятельности; б) приказы по личному составу; в) приказы по административно-хозяйственным вопросам;

по особенностям коммуникативной ситуации: а) приказы «во исполнение» - если основанием для издания приказа является законодательной, нормативной или правовой акт вышестоящего органа власти и управления или правой акт вышестоящего органа власти и управления или если приказ издается в дополнение или во изменение ранее изданного приказа; б) инициативные приказы (внутренние приказы) – ими оформляется все самостоятельные решения руководителя, связанные с организацией работы структурных подразделений предприятия, планированием, отчетностью, финансированием, оперативным управлением и другими направлениями текущей деятельности. 

Основные ситуации, в которых издаются инициативные приказы:

Создание, ликвидация или реорганизация организации, ее филиалов, представительств или структурных подразделений;

Утверждение организационной структуры, штатного расписания, внутренних положений, инструкций и тд.;

Кадровые вопросы (прием, перемещение или увольнение сотрудников, отпуск, командировка, поощрение, наказание и тд.);

Планирование и отчетность.

Выделим несколько особенностей, касающихся реквизитов в формуляре приказа.

Вводящая часть:

Реквизит «Наименование вышестоящей организации» (возможно, но не обязательно).

Не стоит забывать, что в случаях, когда учреждения и организации находятся в подчинении, вышестоящую организацию следует указывать в сокращенном виде, а при отсутствии подчинения – в полном. 

Реквизит «Наименование организации/ Автор документа».

Реквизит «Справочные данные об организации (если дело идет о внешних приказах).

 Реквизит «Наименование вида документа» оформляется прописными буквами – ПРИКАЗ – слева (угловое размещение) или по центру (продольное размещение). 

Реквизит «Дата документа».

Дату приказа можно оформить по-разному, а именно – буквенно-цифровым (8 августа 2009г.) способом, или же только цифровым (08.08.2009). Так же нужно отметить, что дата приказа должна располагаться через два межстрочных интервала от наименования документа, в другом случае, дату приказа следует оформить над специальность линией в бланке. 

Дата составления приказа считается в одно и тоже время датой его подписания, а также вступление его в силу, за редким исключением, когда о времени вступления в силу приказа сообщается в тексте. 

Не стоит забывать, что в момент подписания приказа руководитель должен проставить дату от руки.   

 Реквизит «Регистрационный номер документа» оформляется арабскими цифрами и – в некоторых случаях, когда надо указать тип приказа, - сокращенными словами через дефис или без дефиса и пробела. К регистрационному номеру распоряжения добавляется буква «р»: № 8р.

Реквизит «Место составления или создания документа». Реквизиты «Дата документа», «Регистрационный номер» и «Место составления или создания документа» связаны друг с другом одной смысловой цепью, поэтому от размещения первого из этих реквизитов зависит размещение последующих.

Реквизит «Заголовок к тексту» кратко отражает содержание приказа, включает, как правило от 1 до 5 строк и размещается ниже реквизита «Место составление или издания» слева или печатается на бланке в пределах пространства, обозначенного ограничительными углами. 

Реквизит «Отметка о наличии приложения» (возможно, но не обязательно). В тексте распорядительного документа в соответствующих пунктах дается ссылка на наличие приложения.

Удостоверяющая часть:

Реквизит «Подпись» включается наименование должности лица, подписывающего приказ (без наименования предприятия или организации), подпись и расшифровку подписи без скобок (инициалы располагают перед фамилией, пробел между инициалами и фамилией не делается). 

Реквизит «Оттиск печати».

Реквизит «Визы согласования документа» (возможно, но не обязательно). В некоторых случаях, вместо грифа согласования используют лист согласования, в котором будут фиксироваться замечания и предложения к проекту, например, если согласование проекта приказа требует того, чтобы его подписали несколько должностных лиц.

Описанные выше реквизиты могут располагаться на листе следующим образом: 

Продольное размещение

[Наименование вышестоящей организации]

Наименование организации/ Автор документа

[Справочные данные об организации]







Наименование вида документа

Дата документа



№



Место составления или издания документа



Заголовок к тексту





Текст 

[Приложение]

Подпись

Оттиск печати



[Визы согласования документа]

Визы ознакомления



Угловое размещение

Наименование вышестоящей организации





Наименование организации/ Автор документа [Справочные данные об организации]





Наименование вида документа

Дата документа №





Место составления или издания документа





Заголовок к тексту





Текст

[Приложение]

Подпись 

Оттиск печати



[Визы согласования документа]

Визы ознакомления



Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа государственной власти организации в целях разрешения оперативных вопросов. Зачастую данный тип документа имеет ограниченный срок действия и касается небольшого круга организаций и должностных лиц. Правила оформления распоряжений схожи с приказами.

Более подробно об особенностях составления данного вида документа, его лингвистических особенностей мы поговорим во второй главе. 

Постановления. Протоколы  

Постановления и протоколы мы так же относим к распорядительной документации. Данный вид документов содержит коллегиальные распоряжения.

Постановление – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительным и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях решения наиболее важны и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил. Постановление распространятся на неопределенный круг лиц и действует постоянно до тех пор, пока не утратит силу в порядке, установленном законом. В постановлении (как и в решении) дается только результат, только само распорядительное действие. 

Протокол - это документ, в котором содержится не только распорядительное действие, но и последовательная запись хода обсуждения вопросов, выработки и утверждения распорядительного действия или решения, принятого на переговорах, собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию, например, тексты докладов, выступления, справки, повестки дня, списки приглашенных и др.)

Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу. Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов с кино-, фото-, фонодокументами.

Что касается речевых особенностей, то правила оформления постановлений и протоколов во многом схожи с правилами оформления приказа. Если касаться реквизитов, то отличительные особенности касаются следующих моментов: 

В случаях, когда реквизиты «Дата документа», «Регистрационный номер документа» и «Место составления или издания документа» в протоколах или постановлениях имеют продольное размещение, они могут располагаться, как в приказе, однако зачастую размещаются в одну строку. Если акцентировать свое внимание на протоколе, то можно заменить, что в данном документе вообще может отсутствовать место создания или издания документа и в то же время, вместо указания даты, иногда указывается время проведения заседания, собрания, а также место, где состоялось мероприятие. 

Реквизит «Заголовок к тексту».

Одной из отличительных черт постановлений является то, что их заголовки к тексту имеют более развернутый вид, по сравнению с другими видами документов, касающихся деловой коммуникации. В зависимости от размещения, заголовки могут располагаться по-разному. Так, если заголовок к тесту имеет угловое размещение, располагаться он должен слева, при продольном размещении – по центру. Прописные буквы, кавычки, полужирный шрифт – все это может являться способами выделения заголовка к тексту. В постановлениях, реквизит «Заголовок к тексту» пишется прописными буквами; однако если такой документ был упомянут в основном тексте другого документа – прописной остается лишь первая буква, но вместе с тем, заголовок следует взять в кавычки.

По существу, в протоколах повестка дня это и есть заголовок к тексту, поскольку в ней раскрываются вопросы, связанные с распорядительными действиями. 

Реквизит «Наименование организации/ Автор документа».

В постановлениях и протоколах этот реквизит имеет «разорванный» формат: элементы этого реквизита появляются:

- на первой позиции вводящей части/ постановления и протоколы;

- после реквизита «Место составления документа» до реквизита «Заголовок к тексту».

Реквизит «Подпись»: в протоколах этот реквизит может быть оформлен так:

Примеры

Председатель                                                                          Н.М. Крикунов

Секретарь                                                                               И.П. Васильева

Председатель                                                                         Н.М. Крикунов

Заместитель председателя (если имеется)                       М.А. Зайцев

Секретарь                                                                              М.А. Зайцев

Члены комиссии                                     

Инициалы и фамилия

Инициалы и фамилия

Инициалы и фамилия

Существует некая цепочка, связанных между собой сходными способами оформления; выглядит она так: Исходная повестка дня? Список участников заседания/ совещания? Письмо-приглашение? Протокол. 

Примеры:

Постановление 

ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ СОБРАНИЕ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ







ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 8 июня 2017 года № 2509 г. Ростов-на-Дону

О НАЗНАЧЕНИИ БЕЗДОЛЬНОГО С.Л. НА ДОЛЖНОСТЬ ЗАМЕСТИТЕЛЯ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ КОНТРОЛЬ-СЧЕТНОЙ ПАЛАТЫ РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

В соответствии со статьей 6 Областного закона от 14 сентября 2011 года № 667-3С «О Контрольно-счетной палате Ростовской области» Законодательное Собрание Ростовской области 



ПОСТАНОВЛЯЕТ: 



Протокол

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРОТОКОЛ

10 мая 2017 г.



№ 17



Ростов-на-Дону



Председатель – Гончаров В.Г.

Секретарь – Попов Н.Н.

Присутствовали 12 человек (Приложение № 1)





ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.

2.

3.

<…>

23. Разное

1. СЛУШАЛИ:

О проектах правовых актов Правительства Ростовской области (вопросы 1-22 повестки дня).

2. ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Принять проекты правовых актов Правительства Ростовской области (вопросы 1-22 повестки дня).

2. Контроль за исполнением протокола возложить за контрольное управление при Губернаторе Ростовской области.











Инструкции. Должностные инструкции.

Инструкция – это правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Данный тип документа подписывается руководителем структурного подразделения, который разработал его, и утверждается руководителем организации. 

При разработке и создании инструкции следует обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. Кроме того, они должны позволять осуществлять объективную оценку деятельности работников, являться нормативной основой для применения к ним мер воздействия.

В административном подстиле самые распространенные виды инструкций – это Должностная инструкция и Технологическая инструкция (между Работодателем и Работником), а также Инструкция по применению/ по делопроизводству (между Производителем/ Составителем и Потребителем).

Должностная инструкция – это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.  

Важнейшей задачей в организации службы ДОУ является разработка положений о службе ДОУ, а также должностных инструкций работников. Данный тип документов является частью организационно-распорядительной документации, разработка которого завершает организационный этап создания компании. 

Должностная инструкция является документом, призванным содействовать правильному подбору и расстановке кадров, разделению и кооперации труда работников. В качестве инструмента для оценки результатов деятельности должностные инструкции используются при аттестации специалистов, должностных перемещениях, формировании резерва выдвижения на руководящие должности.

Ключевые реквизиты в составе формуляра/рамки должностной инструкции:

Вводящая часть:

Реквизит «Наименование организации/ Автор документа».

Реквизит «Наименование вида документа».

Реквизит «Гриф утверждения»

Удостоверяющая часть:

Реквизит «Подпись»

Реквизит «Дата документа», который обозначается буквенно-цифровым способом с сокращением – 09 февраля 2015 г.

Реквизит «Визы согласования».

Реквизит «Виза ознакомления»

Данные реквизиты на листе бумаги выглядят следующим образом:

Наименование организации



Гриф утверждения

Наименование вида документа











Основной текст

Подпись 

Дата документа





Визы согласования





Визы ознакомления 



Кодексы корпоративной этики

Название данного типа документа заимствовано из другого подстиля – законодательного. Без Кодекса корпоративной этики компания может начать и продолжать свою деятельность, поэтому данный вид документа не является организационным. Тем не менее, содержание и назначение Кодекса позволяет рассмотреть нам его в этом разделе. Данный тип документа определяет нормы и правила профессионального поведения сотрудников и компании в целом, также этот документ, как и другая организационная документация, располагается на корпоративном сайте компании.

Перед Кодексом корпоративной этики существует ряд целей:

Повышает уровень репутации и имидж компании;

Предоставляет каждому сотруднику компании представления о миссии, ценностях и деятельности организации;

Повышает корпоративную культуру и выделяет значимость корпоративных ценностей, определяет взаимоотношения внутри коллектива, отношения между организацией и клиентами, деловыми партнерами и т.д.

Является ограничителем для сотрудников, создающих нарушения и конфликтные ситуации. 

Основные смыслы Кодекса корпоративной этики:

Философия поведения (миссия, цели, ценности).

Стандарты поведения.

Исходя из этого, композиция Кодекс корпоративной этики может включать в себя следующие части:

Формуляр – занимает первый лист формата А4:

Вводящая часть:

Реквизит «Наименование организации».

Реквизит «Наименование вида документа».

Данный тип реквизит включает в себя наименование организации, в этом случае – отдельно реквизит «Наименование организации» отсутствует.

Реквизит «Гриф утверждения».

Реквизиты «Наименование организации» и «Гриф утверждения» должны быть расположены в верхней части страницы, реквизит «Наименование вида документа» располагается в центре листа по центру строки.

Удовлетворяющая часть отсутствует.

Со второго листа в данном типе документа начинает основной текст.

2.1. Общие положения: цели и задачи Кодекса, его нормативная и методическая база, основные термины и определения.

2.2. Миссия компании.

2.3. Цели и задачи компании.

2.4. Ценности компании.

2.5. Этнические принципы и стандарты компании.

2.6. Исполнение Кодекса: то есть те действия, которые распространяются на сотрудников.

2.7. Заключительные положения: в данной рубрикации содержатся правила поведения, которых должны придерживаться сотрудники организации, в случаях нарушений принципов и стандартов Кодекса. 

Кодексы корпоративной этики имеют постоянный срок хранения. Фактически постоянный срок хранения означает актуальность данного документа вплоть до ликвидации организации. Стоить отметить, что Кодекс подлежит пересмотру и утверждению 1 раз в 5 лет, формируется в переходящее дело и включается в номенклатуру дел корпоративного секретаря. 




Глава 2. Лингвистические особенности распорядительных документов.



Распорядительными называются документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации, позволяющих органу управления обеспечить реализацию поставленных перед ним задач. К распорядительной документации обычно относят:

Приказы;

Распоряжения;

Указания;

Постановления;

Решения. 

В документоведении, главная разница между этими документами заключается в их предназначении, а также типе составителя документа. К коллегиальным видам документа принято относить постановления и решения, к единоличных – приказы, распоряжения и указания.

Распорядительные документы по способу их составления можно разделить на две группы: документы, издаваемые коллегиально и документы, которые издаются в условиях единоличного принятия решений. Особенность построения документа, его язык напрямую зависят от типа составителя. Несмотря на это, в большинстве документоведческих публикаций, говорится о том, что все распорядительные документы оформляются одинаково. Мне кажется, следует остановится на этом вопросе поподробнее. В первую очередь, мы разделим распорядительные документа по все тому же признаку – порядок принятия решений. Помимо документов, которые мы уже отнесли к коллегиальной документации, следует добавить еще один документ – протокол. Дело в том, что в данном типе документа, как и в другой распорядительной документации, фиксируются решения административных и организационных вопросов, связанных с деятельностью организации, а решения, как и в постановлениях принимаются коллегиально. 

2.1. Приказы. Распоряжения. 

По способу синтаксического оформления внешние приказы, а также внутренние приказы по основной деятельности – это линейный (связный) текст, приказы по личному составу имеют унифицированные формы.

Заголовок приказа представлен в виде, где опорным словом предстает имя существительное в предложном падеже с предлогами о/об (о чем?) – О создании…, О внедрении…, Об архивной обработке документов.

Как правило, опорное существительное в заголовке приказа является отглагольным, то есть оно акцентирует внимание на конкретном действие (создание – создать, внедрение – внедрить, нарушение – нарушать). Лишь в редких случаях существительное в заголовке приказа указывает не на действие, а на предмет (кадровая дисциплина, служебные командировки). При правильном выборе существительное, называющее тему приказа является стержнем для его содержания (и будет развернуто в основном тексте документа). Такой подход способствует сокращению количества ошибок, например, использования языковых средств, которые не являются стандартными обозначениями, свойственными деловой речи, или языковых средств, которые затемняют или даже искажают суть, сдвигают тему самого приказа. 

Обратимся далее к основному тексту приказа. В документоведении традиционно в композиции приказа выделяют только две части – констатирующую и распорядительную. Констатирующая часть включает в себя обоснование действий. В случаях, когда основание приказа является законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, который уже издавался ранее данной организацией, в констатирующей части будет указываться название, дата и номер документа. Если приказ издается в инициативном порядке, констатирующая часть будет включать в себя цели и задачи предписываемых действий, далее будут излагаться факты и события, которые являются причиной издания приказа. Распорядительная часть должна включать в себе предписываемые действия, также указывается исполнитель каждого действия и сроки его исполнения. В случаях, когда в приказе больше одного исполнителя и исполняются различные по характеру действия, распорядительная часть будет делиться на пункты. Однако, с моей точки зрения, в основном тексте этого распорядительного документа могут быть такие смысловые блоки:

В случаях, когда нужно дать оценку, предоставить какие-либо факты, которые связаны с распорядительными действиями, введение является неотъемлемой частью. В этом смысловом блоке необходимо употребить имена существительные, которые использовали в заголовке приказа. 

О кадровой дисциплине? почему об этом надо говорить? потому что кадровая дисциплина ослаблена? наблюдается ослабление кадровой дисциплины + когда? где? при каких обстоятельствах? 

следующим смысловым блоком является доказательство/ обоснование. Исходя из названия уже понятно, что в этой части текста перечисляются причины, цели и задачи, по которым издался приказ. Дается разъяснение распорядительным действиями. 

О служебной командировке? какова цель данной командировки? ? изучить качество нового товара? В целях изучения качества нового товара <…>. 

В инициативном приказе доказательство обычно выражается с помощью речевых клише с предлогами:

Для;

В связи;

С целью;

В целях.

Примеры

Для выдачи заработных плат <…>;

В связи с отсутствием в штатном расписании ООО «Меркурий» бухгалтерского работника <…>;

С целью привлечения дополнительных инвесторов <…>;

В целях выдачи работникам Общества трудовых книжек для предоставления в органы обязательного социального страхования <…>.

Приказ, который был издан «во исполнение», зачастую не имеет введения. Доказательство начинается с таких предлогов:

В соответствии с;

На основании;

Во исполнение;

В связи;

В целях (выполнения).

После предлога дается название документа, наименование организации-автора документа, дата, регистрационный номер, полный заголовок к тексту документа, во исполнение которого издается приказ. 

Во исполнение Федерального закона «Об инвестировании средств для финансирования накопительной части трудовой пенсии в Российской Федерации» <…>.

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 5 декабря 200 1г. №848 «О федеральной целевой программе «Развитие транспортной системы России (2010-2020 годы)» <…>.

В целях реализации постановления Правительства Российской Федерации от 1 июня 2016 года № 615 «О порядке привлечения подрядных организаций для оказания услуг и (или) выполнения работ по капитальному ремонту» <…>.

Завершается этот смысловой блок в любом приказе словом ПРИКАЗЫВАЮ или ПРИКАЗЫВАЕМ. Есть много советов по поводу оформления «результирующие» слова – прописными или строчными, обычным набором или в разрядку, обычным или полужирным шрифтом, в кавычках или без, с абзаца или без него (или даже по центру строки); с интервалом от предшествующего текста или без такого интервала. «Распорядительная часть документа начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова «ПРИКАЗЫВАЮ» ставится двоеточие. Если приказ не имеет констатирующей части, то печатается слово «приказываю» с двоеточием, затем – распорядительная часть. Слово «приказываю» печатают с новой строки от нулевого положения табулятора строчными буквами вразрядку полужирным шрифтом. В совместном приказе перед распорядительной частью от нулевого положения табулятора буквами пишется слово «приказываем:». 

Исходя из примеров, которые приводят в ГОСТе Р 6.30-2003, слово приказываю нужно писать от строчной буквы, хотя точных упоминаний на этот счет в этом нормативном документе нет. Зато в рекомендациях ГОСТа Р 6.30-2003 мы находим: «В распорядительных документах, которые действую на принципах единоначалия, текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

Я считаю, что слова приказываю/приказываем должны быть выделены в тексте приказа, тем самым мы покажем начало заключения. Для выделения этого слова достаточно одного способа, не нужно сочетать, например, кавычки и прописные буквы или полужирный шрифт с разрядкой. Эти рекомендации в первую очередь основаны на том, чтобы показать роль этих слов в тексте, а именно их выделительную функцию. Безусловно, самым заметным и привлекающим внимание адресата является способ выделения прописными буквами. Поэтому, по моему мнению, наиболее правильным будет оформлять слово приказываю именно данным способом, также следует начинать с новой отдельной строки слева без абзаца и заканчивать двоеточием. (приказываю:/приказываем:) 

Заключение – это описание в инструктивном ключе тех действий, которые необходимо буде выполнить, более того, в этой части текста, идет указание исполнителей и лиц, занимающихся контролем исполнения, а также сроков исполнений этих действий. Иначе эту часть приказа называют распорядительной. 

В случаях, когда приказ предусматривает несколько различных по характеру действий, заключение делиться на пункты и подпункты, каждый из которых должен быть оформлен согласно правилам рубрикации.

Каждый отдельный пункт (подпункт) приказа обозначается с помощью речевого клише, построенного по схеме что (с) делать/ что делается – с какого срока (или на какой срок); каждый пункт следует пронумеровать арабской цифрой, начинается текст с прописной буквы и заканчивается точкой:

Утвердить штатное расписание коммерческого отдела на II квартал 2015 года;

Внести с 08 августа 2015 г. Следующие изменения в Положение о персонале предприятия: <…>;

Существуют приказы, в которых действия имеют не только безличную форму. Деловая ситуация, отражающаяся в приказе, включает действующие лица. Эти лица могут быть:

Исполнителями (лицо, выполняющее распоряжение);

Ответственными (лицо, руководящее исполнителями, если это не один сотрудник, а целое подразделение);

Контролирующими (лицо, осуществляющее контроль над исполнением).

В случаях, когда в приказе указаны конкретные должностные лица, которые должны выполнить поручения, в каждом пункте следует указать их должность и/или Ф.И.О., вместе с тем, нужно четко сформулировать подписываемое действие и указать срок исполнения с помощью речевого клише, построенного по схеме кому? (дат. п.) – что (с) делать – к какому сроку.

Переходя к ответственным лицам, они могут быть указаны различными способами:

Сразу после названия подразделения в скобках (фамилия и инициалы, без указания должности);

Отдельным предложением в том же пункте приказа с помощью речевого клише (Ответственный – начальник отдела кадров сотрудник Киреева А.Д.);

Отдельным пунктом приказа с речевым клише «Возложить персональную ответственность на…»: данный способ указания ответственного лица, акцентирует внимание над разным уровнем его ответственности (от низкой – к высокой).

В некоторых случаях, сроки исполнения указываются в отдельной строчке и оформляются при помощи специального речево.......................