Изучение теоретических и практических основ влияния структуры и состава кадров на эффективность работы предприятия

Содержание



	Введение	4

	Глава 1. Теоретические основы влияния кадров на эффективность работы предприятия	7

	1.1. Сущность и состав кадров производственного предприятия	7

	1.2. Структура кадров производственного предприятия	14

	1.3. Методика оценки эффективности работы предприятия	18

	Глава 2. Оценка влияния кадров на эффективность работы ООО «ЮРСК»	25

	2.1. Краткая характеристика предприятия	25

	2.2. Оценка структуры и состава кадров предприятия	28

	2.3. Влияние кадров на эффективность деятельности предприятия	32

	Глава 3. Повышение эффективности деятельности ООО «ЮРСК»	43

	3.1. Мероприятия по улучшению использования кадров	43

	3.2. Расчет эффективности предложенных мероприятий	58

	Заключение	67

	Список литературы	69

	Приложения	74










Введение



Актуальность данной темы обусловлена тем, что главный ресурс практически любой компании — персонал или, говоря простым языком, люди. Инвестируя в повышение квалификации персонала, компания только выигрывает. Один из ключевых вопросов, который обычно стоит перед руководителем любой организации — как оценить результаты от инвестирования в обучение персонала и продлить положительный эффект от процесса обучения? Цель у такого подхода чисто прагматическая: сделать расходы компании на обучение и развитие персонала оправданными и приносящими ощутимый экономический эффект.

Влияние профессионального обучения персонала на экономический рост состоит в том, что рабочие, обладающие необходимым объемом знаний, умений и навыков, обеспечивают более высокую производительность и качество труда при рациональном использовании материальных ресурсов. 

Еще одним важным моментом является характерная особенность современного производства — использование высокотехнологичной компьютерной техники, автоматизация технологических процессов, что требует дальнейшего совершенствования подготовки кадров к овладению этим оборудованием. Ускоренное развитие научно-технического прогресса и быстрое устаревание профессиональных знаний и навыков являются не единственными факторами, определяющими значительно возросшую роль профессионального обучения, оно помогает фирме соответствовать ужесточившимся требованиям рынка. Сокращающиеся жизненные циклы изделий, глобализация экономики, внедрение высоких технологий, устаревание производственного опыта и изменения форм совместной работы привели к тому, что резко возросло значение человеческих ресурсов для выживания предприятия в быстро изменяющихся условиях внешней среды.

Таким образом, важное значение приобретает повышение квалификации персонала как фактор его развития. Высокоэффективная команда сотрудников — одно из основных конкурентных преимуществ, способствующих росту и процветанию компании. На данный момент на кадровом рынке наблюдается дефицит квалифицированных специалистов и в связи с этим требования компаний к технологиям подбора постоянно повышаются: проводится конкурентный анализ работодателей, изучается рынок труда, разрабатываются стратегии подбора, рекламная поддержка вакансий, также бюджетирование и расчет затрат.

Это определяет актуальность темы ВКР. 

Объектом изучения выступает ООО «Южная региональная строительная компания».

Предметом исследования являются структура и состав кадров ООО «Южная региональная строительная компания».

Проблемам влияния структуры и состава кадров на эффективность работы предприятия посвящено множество исследований таких авторов, как П.Э.Шендлера, Г.Т. Боймуродовой, И.Ю.Бочаровой, М.И.Бухалкова, В.П.Бычкова, Б.М.Генкина, В.И.Герчикова, И.Б.Дураковой, А.П.Егоршина, А.Я.Кибанова, Л.А.Пыжовой, А.Е.Сирченко, Н.И.Шаталова и других.

Целью ВКР является изучение теоретических и практических основ влияния структуры и состава кадров на эффективность работы предприятия.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

изучить сущность и состав кадров производственного предприятия;

рассмотреть структуру кадров производственного предприятия;

выделить методику оценки эффективности работы предприятия;

дать краткую характеристику предприятия;

провести оценку структуры и состава кадров предприятия;

определить влияние кадров на эффективность деятельности предприятия;

представить мероприятия по улучшению использования кадров;

провести расчет эффективности предложенных мероприятий.

Практическая значимость данной работы состоит в том, что выводы и рекомендации могут быть использованы службой управления персоналом ООО «ЮРСК» в целях совершенствования системы управления организацией, как источник бизнес-эффективности фирмы.

Методологической базой являются следующие методы: абстрактно-логический, метод анализа и синтеза,  анкетирования.








Глава 1. Теоретические основы влияния кадров на эффективность работы предприятия



1.1. Сущность и состав кадров производственного предприятия



Работа – это умственные и физические усилия, применяющиеся для достижения определённого результата. Человек использует свои способности для последовательного труда и его заключения. Работа человека направлена на: 

1. Сырьевые материалы (с ними человек работает, чтобы довести их до конечного результата).

2. Средства труда – это транспорт, хозяйственный инвентарь, инструменты и оборудование (с их помощью человек изготавливает любую продукцию).

 3. Затраты живого труда, что является зарплатой всего персонала на производстве [9, с. 45]. 

Трудовая деятельность человека может быть как сложной, так и простой. Например, один планирует и контролирует весь процесс работы – это умственная способность. Есть работники, которые записывают каждый час показатели на счётчике – это физическая работа. 

Однако не такая сложная, как первая. Эффективность труда будет улучшена только тогда, когда человек будет иметь определённые навыки работы. Поэтому принимают людей на производство не тех, кто только закончил ВУЗ, а тех, у кого есть опыт и умение.

Человек для работы прилагает умственные или физические способности. Насчитано около 10 видов трудовой деятельности. Все они разнообразны. 

Необходимо представить виды трудовой деятельности.

К физическому труду относятся: ручной; механический; конвейерский труд (работа на конвейере по цепочке); работа на производстве (автоматическом или полуавтоматическом). 

К умственному труду относят виды: управленческий; операторский; творческий; учебный (сюда же относятся врачебные профессии и ученики).

Физическая работа – выполнение труда с применением мышечной активности. Они могут быть задействованы частично или полностью. Например, строитель, который несёт мешок с цементом (работают мышцы ног, рук, спины, торса и т. д.). Или оператор записывает показания в документ. Тут задействованы мышцы рук и умственная активность. 

Умственная работа – приём, использование, переработка информации. В этом труде необходима внимательность, память, мышление [11, с. 36]. 

На сегодняшний день только умственный или физический труд – редкость. Например, наняли строителя для ремонта в офисе. Он не только сделает ремонт, но и посчитает, сколько нужно материала, какая его стоимость, сколько стоит работа и т. д. Задействованы и умственные и физические способности. И так на каждой работе. Даже если человек трудится на конвейере. Эта работа однообразная, продукция проходит каждый день одна и та же. Если человек не будет думать, тогда он не сможет произвести правильные действия. И так можно сказать про любые виды трудовой деятельности.

На каждом производстве или предприятии установлена определённая система, по которой рассчитана трудовая деятельность человека. Это делается для того, чтобы не сбивалась работа. Организацию трудовой деятельности планируют, затем фиксируют в определённых документах (схемах, инструкциях и т. д.).

В системе планирования работы указываются: рабочее место трудящихся, его освещение, оснащение и план деятельности (для труда должны быть у человека все необходимые материалы); разделение трудовой деятельности; методы работы (действия, которые выполняются в процессе); приём труда (определяются по методу работы); время работы (сколько должен сотрудник находится на рабочем месте); условия трудовой деятельности (какая нагрузка у исполнителя работы); процесс труда; качество работы; дисциплина работы. Чтобы была высокая производительность на предприятии, необходимо придерживаться распланированной организации работы.

Каждая работа происходит с помощью человека. Это и есть процесс трудовой деятельности. Он делится на виды: 

- по характеру предмета труда (работа служащих – предметом работы является технология или экономика, трудовая деятельность обычных рабочих связана с материалами или любыми деталями);

- по функциям сотрудников (рабочие помогают выпускать продукцию или обслуживать оборудование, руководители следят за правильной работой); 

- по участию рабочих в уровне механизации.

По последнему параметру можно выделить: 

1. Процесс ручной работы (в трудовой деятельности не применяются машины, станки или инструменты). 

2. Процесс в машинно-ручной работы (трудовая деятельность выполняется с помощью станка). 

3. Машинный процесс (трудовая деятельность происходит с помощью машины, при этом рабочий не прикладывает физической силы, но следит за правильным ходом работы) [22, с. 95].

Люди работают в разных сферах. Условия трудовой деятельности – ряд факторов, которые окружают рабочее место человека. Они влияют на его труд и здоровье. Их делят на 4 вида: 

Оптимальные условия трудовой деятельности (1-й класс) – здоровье человека хуже не становится. Руководители помогают сотруднику поддерживать высокий уровень труда. 

Допустимые условия трудовой деятельности (2-й класс) – работа сотрудника даётся в норме, но здоровье периодически ухудшается. Правда, к следующей смене уже нормализовывается. По документам не превышается вредность. 

Вредные условия работы (3-й класс) – превышается вредность, и у сотрудника портится здоровье всё больше. Гигиенические нормативы превышены.

Опасные условия работы – при таком труде человек рискует заболеть очень опасными заболеваниями.

Для оптимального условия сотрудник должен дышать чистым воздухом, влажность помещения, постоянное движение воздуха, температура в помещении должны быть в норме, освещение желательно создать естественное. Если не будут соблюдены все нормы, тогда человек постепенно получает вред для своего организма, что и скажется со временем на его здоровье.

Таким образом, трудовые ресурсы предприятия являются экономической категорией. Это понятие используется для обозначения совокупности физических лиц, состоящих с юридическим лицом в конкретных отношениях, регулируемых договором найма. Отметим, что в целом под это определение подпадает вся трудоспособная часть населения, использующая свои психофизиологические, а также интеллектуальные характеристики для производства материальных благ и услуг. Учитываются даже незанятые в экономике, но способные работать люди.

Трудовые ресурсы предприятия непосредственным образом влияют на его конкурентоспособность. Эта категория в современных рыночных условиях является чрезвычайно важной. Она влияет на потенциал производства. Трудовые ресурсы предприятия являются достаточно специфическими, так как каждый работник обладает волей. Это может по субъективным обстоятельствам привести к последствиям, которых никто не ждал. Например, человек может отказаться от работы, так как его не устраивают условия труда. Использование трудовых ресурсов предприятия должно быть не только эффективным, но еще и очень продуманным.

Самые главные характеристики – это численность, качество и структура. Рассмотрим их по порядку. Численность может быть среднесписочной, явочной или списочной. Как вы уже и сами поняли, речь идет о том, сколько именно людей работает на конкретном предприятии в данный момент. При определении качественной характеристики возникает намного больше трудностей. От чего она зависит? От того, какой подготовкой обладает персонал, работающий на предприятии, соответствуют ли определенные лица занимаемым ими должностям и так далее. Нельзя просто так взять и оценить качественные характеристики предприятия. В чем причина? Она в том, что до сих пор нет никаких конкретных критериев оценки качества труда. Они, в принципе, являются невозможными. По каким критериям определяется структура рассматриваемых ресурсов? Большое значение здесь имеет совокупность отдельных групп, объединенных каким-то одним признаком. Выделяют, как правило, непромышленный, а заодно и промышленно-производственный персонал.

Непромышленные трудовые ресурсы предприятия – это люди, которые обслуживают производство. Здесь следует упомянуть работников социально-культурной, бытовой, медицинской или иной сферы.

Промышленно-производственные ресурсы – имеется в виду те сотрудники предприятия, которые принимают самое непосредственное участие в производстве каких угодно материальных ценностей. Упомянуть здесь можно рабочих научных отделов, цехов и так далее. Всех этих сотрудников можно разделить на определенные категории. Это руководители, управляющие самим предприятием; специалисты, которые заняты в службах, а также цехах заводоуправления; рабочие, осуществляющие сам процесс производства; люди, обслуживающие технику.

Административный персонал – это категория сотрудников, которыми непосредственно осуществляются управленческие функции либо выполняются работы, связанные с техническим обеспечением управления.

Административно-управленческий персонал – это руководители, заместители руководителей, работники, возглавляющие структурные подразделения на предприятиях, а также сотрудники, входящие в состав планового, финансового и юридического отделов, бухгалтерии, отдела труда и кадров. Нельзя при этом забывать о секретарях, машинистках, курьерах и другом обслуживающем персонале. А вот технологи, конструкторы, агрономы, механики, учителя, врачи и прочие работники, которые непосредственно участвуют в деятельности субъекта хозяйствования, не могут быть причислены к административному персоналу.

Для более полного усвоения данного понятия необходимо рассмотреть его основные категории. Таким образом, административный персонал – это не только управленцы высшей степени, но и руководители низшего звена.

Иногда этот термин может иметь более обширное значение. К примеру, административно-хозяйственный персонал состоит из непосредственно административно-управленческих работников, линейного и производственного персонала. В данную категорию необходимо также включить сметчиков, проектировщиков, сотрудников жилищно-коммунальной сферы и лабораторий. На производственных предприятиях административный персонал – это инженерно-технические и руководящие сотрудники, младший обслуживающий состав работников и служащие, занятые и в управленческом аппарате на производственных участках, и в подсобных производствах, обслуживающих хозяйствах.

Приведенная классификация является достаточно условной, так как, рассматривая состав той или иной категории персонала, задействованного в управлении на предприятии, можно увидеть, что одни и те же сотрудники могут относиться как к одному типу управленцев, так и к другому. К примеру, административно-технический персонал – это первые руководители на предприятиях, начальники цехов и лабораторий, их заместители, техники, инженеры, мастера, а также персонал, который занимается ремонтным и эксплуатационным обслуживанием.

Административно-управленческий персонал – это сотрудники, у которых есть свои конкретные обязанности. Рассмотрим некоторые обязанности представителей данной категории. Так, директор (руководитель) предприятия обязан: организовать процесс планирования различных организационно-технических мероприятий, связанных с совершенствованием техники безопасности и охраны труда; следить за своевременностью финансирования данных мероприятий; осуществлять контроль расходования средств, запланированных на оздоровление и улучшение условий труда; обеспечить выполнение плана по улучшению условий труда. 

Технический руководитель (главный инженер) обязан: руководить работой, связанной с охраной труда, техникой безопасности; требовать от начальников участков на производстве своевременного реагирования при обнаружении любых нарушений в сфере охраны труда и правильной эксплуатации инструмента и оборудования; препятствовать вводу в эксплуатацию построенных либо реконструированных цехов, участков или предприятий в целом без соответствующих разрешений от органов, которыми осуществляется технический и санитарный надзор; строго соблюдать трудовое законодательство.

Для объективного исследования данной темы необходимо рассмотреть административно-управленческий и вспомогательный персонал параллельно. Необходимо четко понимать, какие сотрудники относятся к первой категории, а какие – ко второй. Так, административно-управленческий персонал – это в первую очередь руководители, главные инженеры, старшие механики и т. д. В соответствии с квалификационными характеристиками данная категория сотрудников считается основным персоналом. Что касается вспомогательного персонала, то сюда могут быть отнесены следующие сотрудники: работники инженерно-технической службы; представители такого обслуживающего персонала, как уборщики в помещениях, дворники, вахтеры и гардеробщики; водители и прочие работники-экспедиторы.

А вот административный персонал – это руководители учреждений, их заместители, исполнительные директоры, главные бухгалтеры, руководители кадровой и юридической службы. 

Таким образом, на любом предприятии при формировании перечня должностей того или иного (административного или вспомогательного) вида персонала нужно исходить из следующего: учитывать должностные обязанности сотрудников; к основному персоналу могут быть отнесены работники, функциональные обязанности которых являются необходимыми при обеспечении деятельности субъектов хозяйствования; технический (вспомогательный) персонал складывается из представителей других профессий (общеотраслевых должностей), которые не предусматривают выполнения управленческих и административных функций. Поэтому можно с уверенностью говорить о том, что административный персонал – это руководящий состав любого предприятия.





1.2. Структура кадров производственного предприятия



Трудовые ресурсы представляют собой часть населения страны, обладающего физическими и интеллектуальными способностями к трудовой деятельности, необходимыми для участия в регионах Наделение регионов относительной самостоятельностью, собственными источниками финансовых ресурсов позволяет обозначить четкую роль региона в социально-экономическом развитии страны. Существуют факторы, оказывающие влияние на управление трудовыми ресурсами: 

- демографические; 

- экономические;

- социальные; 

- географические [22, с.477]. 

Для управления трудовыми ресурсами имеют важное значение использование и учет в практической деятельности количественных и качественных изменений в структуре общества, таких как демографическая структура населения; поселенческая; образовательная и профессионально-квалификационная структура и др.. Накопившиеся проблемы в трудовой сфере требует нового подхода к управлению трудовыми ресурсами, которые предусматривают реализацию иных принципов, функций, методов и инструментов.

Основные характеристики персонала компании являются размер и структура. Количество персонала в предприятии зависит от сложности, характера, трудоемкости производства и процессов управления, степень механизации, автоматизации, компьютеризации. Эти факторы определяют его стандартные значение. Наиболее объективно персонал описывается числом сотрудников, которые в данный момент работают на предприятии. Структурой персонала называют совокупность различных групп работников и объединенных по признакам и категориям. 

Кадры предприятия, непосредственно связанные с процессом производства продукции и его обслуживанием, представляют собой промышленно — производственный персонал. К нему относятся все работники основных, вспомогательных, подсобных и обслуживающих цехов; научно — исследовательских, конструкторских организаций и лабораторий, находящихся на балансе предприятия; заводоуправления со всеми отделами и службами, а также служб, занятых капитальным и текущим ремонтом оборудования и транспортных средств своего предприятия.

В зависимости от характера трудовых функций промышленного персонала делится на категории: 

- рабочими называют работники, непосредственно участвует в создании каких-либо ценностей или в предоставлении промышленных и транспортных услуг; 

- специалистами называют работниками, реализовывающие юридические, технические, организационные, административные и другие функции. К ним также относится: экономисты, юристы, инженеры, а также бухгалтеры и др.; 

- служащими называют работниками, которые осуществляют финансово-расчетные функции, подготовку и оформление документов, хозяйственное обслуживание и другие функции. 

К ним относятся секретари, табельщики, кассиры, экспедиторы и др.; 

- сотрудники (технические исполнители) — работники, занятые в финансовой и бухгалтерской сфере, подготовка документаций и другие функции. К ним относятся секретари, кабельщики, кассиры и другие.

- руководители, осуществляющие функции управления организацией. Разумное распределение работников предприятия по подразделениям, распределение на рабочие места в соответствии с системой разделения труда сотрудничества, с одной стороны, способностями, психофизиологическими способностями работников, соответствующей проделанной работы, с другой стороны, через подбор и расположение сотрудников предприятия. В то же время стремление к образованию активных трудовых коллективов и создание условий для профессионального роста каждого сотрудника. Выбор и распределение работников на основе принципов соответствия, перспективы и оборота. 

Принцип соответствия означает соответствие профессиональных и нравственных качеств кандидата требованиям замещаемых должностей. 

Принцип перспективности основывается на учете: - установления возрастного ценза для различных категорий должностей; - определения продолжительности периода работы в одной должности и на одном рабочем месте; - организация своевременного повышения квалификации. 

Принцип сменяемости является принципом, в котором должны лучше использовать персонал, способствовать движению внутри труда, чтоб избавиться от застоя кадров, связанный с длительным пребыванием на тех же позициях, часто несет в себе негативное влияние на бизнес. 

Исходные данные для выбора и распределения работников являются: кадровая политика компании; Правила по отбору и распределению кадров; Положением об оплате труда и стимулирования; Сертификация работника; трудовые договоры; должностные обязанности; штатное расписание; Трудовой кодекс и другие нормативные акты [8, с.586].

Основной задачей подбора и распределения персонала является оптимальное размещение персонала в зависимости от поставленной задачи. 

При решении такой задачи следует учитывать пригодность работника к определенному виду работ, а также нужно сформулировать требования к конкретной работе и принять во внимание личные качества сотрудников. 

Для подбора и распределения управленческих кадров нужно рассмотреть следующие показатели: уровень квалификации; деловая хватка; производительность; качество их работы; стиль и методы работы; аналитические навыки; способность к обучению; участие в инновационной деятельности; дисциплина; психологическая совместимость. 

Цель составления баланса рабочей силы предприятия заключается в том, чтобы в первую очередь определить дополнительную потребность в рабочей силе по категориям работающих. Составление баланса предусматривает сопоставление имеющихся трудовых ресурсов в разрезе категорий с требуемой их величиной (потребностью). При расчете имеющихся трудовых ресурсов исходят из: - наличия на начало анализируемого периода; - вновь принято на работу в течение анализируемого периода; - уволено в течение анализируемого периода; - наличие на конец периода. 

Для расчета потребности в трудовых ресурсах на предприятии применяются следующие методы расчета: 

- по сложности производственной программы; 

- по эксплуатационным требованиям; 

- по стандартам обслуживания; 

- по стандарту числа работников; 

- в соответствии со стандартами типовых структур управления. 

По способу сложности производственной программы, рассчитывается потребности в работниках главного и вспомогательного производства. Также этот способ мог бы использован только для стандартных видов работ. Что он используется для определения потребности в работниках на работах с формой сдельной оплаты. 





1.3. Методика оценки эффективности работы предприятия



Целесообразное применение персонала предприятия — обязательное условие для обеспечения бесперебойности производственного процесса и удачное выполнение поставленных задач. Для целей анализа весь персонал следует разбить на промышленный и непромышленный персонал. Для промышленного производственного персонала (ППП) относятся лица, работающие на трудовых операциях, связанные с основной деятельностью, и непроизводственным персоналом являются сотрудники учреждений культуры, общественного питания, медицины и так далее.

Полноту применения трудовых ресурсов нужно оценивать по числу отработанных дней и количества часов одним сотрудником за отчетный период времени, а также по уровню применения фонда рабочего времени. 

Подобный анализ проводится по всем категориям работников, в отношении каждой производственной единицы и всей компании. Для кадровых размещений учитывают такие показатели как: уровень квалификации; опыт; качество проделанной работы; квалификация; дисциплина. Учитывая динамичность трудовых ресурсов предприятия и изменения в производстве, на предприятии осуществляется расчет достаточности трудовых ресурсов для обеспечения производственного процесса. Этот расчет базируется на данных, полученных в результате составления баланса рабочей силы предприятия, баланса рабочего времени и баланса рабочих мест [8, с. 589].

Рассмотрим показатели, характеризующие движение рабочей силы: 

Коэффициент текучести персонала рассчитывается по формуле: 

Ктекуч. = (Чув.с.ж. + Чув.нар.дисц. ) / Чср.спис. х 100% 			(1)

Где: 

Ктекуч. - коэффициент текучести,

Чув.с.ж. - число уволенных по собственному желанию, чел.,

Чув.нар.дисц. - число уволенных за нарушения трудовой дисциплины, чел.,

Чср.спис. - среднесписочная численность за период, чел.; 

Обычно наряду с текучестью специалисты рассчитывают еще несколько показателей. 

Коэффициент оборота по приему рассчитывается по формуле:

Коб.пр = Чприн. / Чср.спис. х 100% 				(2)

Где: 

Коб.пр - коэффициент оборота по приему,

Чприн. - число принятых за период, чел.,

Чср.спис. - среднесписочная численность за период, чел.; 

Коэффициент оборота по увольнению рассчитывается по формуле:

Коб.ув = Чувол. / Чср.спис. х 100% 				(3)

Где: 

Коб.ув - коэффициент оборота по увольнению,

Чувол.. - число уволенных за период, чел.,

Чср.спис. - среднесписочная численность за период, чел.; 

Коэффициент постоянства кадров за определенный период рассчитывается по формуле:

Кпост. = ( Ссписочн.числ. - Чувол. ) / Чср.спис. х 100% 		(4)

Где: 

Кпост. - коэффициент постоянства кадров,

Ссписочн.числ. - списочная численность на начало периода, чел.,

Чувол. - число уволенных за период, чел.,

Чср.спис. - среднесписочная численность за этот период, чел. 

Для изучения интенсивности оборота в динамике и в сравнении с другими предприятиями (отраслями) необходимы относительные показатели — коэффициенты оборота, которые рассчитываются по следующим формулам:

 		(5)

Коэффициент оборота по выбытию может быть исчислен по отдельным причинам или группе причин, например, для расчета коэффициента текучести кадров в числителе надо брать число уволенных по неуважительным причинам, т. е. уволенных по собственному желанию, за прогул и другие нарушения трудовой дисциплины, а знаменатель — тот же [15, с. 36]. 

На предприятиях учет и анализ показателей движения рабочей силы целесообразно выполнять не только в целом по предприятию, но и по отдельным цехам и по категориям персонала, прежде всего по рабочим. Результаты такого анализа имеют особую практическую значимость для управления персоналом.

Для увязки движения рабочей силы с ситуацией на рынке труда необходим коэффициент замещения рабочей силы, который определяется по формуле:

 			(6)



Основное требование к системе автоматизации бюджетирования — это покрытие всех процессов бюджетного контура, таких как

определение структуры бюджетов (определение модели бюджетирования);

планирование, утверждение и корректировка бюджетов (для госструктур — формирование бюджетной заявки, доведение лимитов бюджетных ассигнований);

учет фактических операций различных разрезах (по статьям, периодам, центрам финансовой ответственности, таких как центры доходов, центры затрат, центры прибыли, центры инвестиций);

контроль исполнения бюджета;

формирование сводной и аналитической отчетности для различных участников бюджетного процесса (план-факт анализ).

Специфическим критерием оценки является прозрачность бюджетной модели, позволяющая прослеживать связи между бюджетами, а также наличие развитых средств отчетности, например, настраиваемых детализируемых отчетов или возможности формирования произвольных запросов для получения необходимых показателей.

Дополнительно система может обеспечивать поддержку процессов планирования, корректировки планов работ и программ мероприятий в увязке с бюджетными показателями (статьями бюджета); планирования и осуществления закупочных процедур и договорной деятельности; увязывать процессы бюджетирования с основными производственными процессами организации (процессами хозяйственной деятельности) через механизмы учета.

При распределенной иерархической структуре организации отдельное внимание стоит уделить процессам сбора и консолидации плановых данных территориально удаленных подразделений, доведения лимитов до подведомственных организаций (самостоятельных филиалов, предприятий холдинга), поддержке процессов согласования закупочной документации и договоров, а также консолидированной отчетности. Эти дополнительные процессы система автоматизации бюджетирования может поддерживать самостоятельно или за счет интеграции с внешними системами.

Если выбранная система удовлетворяет организацию по функциональности, предпочтение стоит отдать той, которая имеет примеры успешных внедрений в нашей стране. Однако этого может быть недостаточно — необходимо убедиться, что выбранное ПО может быть адаптировано под принятую в организации систему бюджетного управления и скорректировано в дальнейшем при изменении внутренних процедур, желательно без доработок средствами настройки. Нужно помнить, что бюджетные процессы в организациях с государственным, коммерческим и смешанным бюджетом существенно различаются, как отличаются и бюджетные модели организаций в зависимости от видов их деятельности. Поэтому полезно будет рассмотреть специализированные отраслевые решения, поддерживающие необходимую структуру бюджета.

Нельзя недооценивать и фактор «размера бизнеса» — система не должна быть слишком «тяжелой» для вашей организации. Четко определите процедуру, которую вам необходимо поддерживать с помощью системы: состав, детализацию, периодичность бюджетной процедуры, типы бюджетов, состав показателей, необходимых для поддержки принятия решений и организации управления. Оцените возможность формирования достоверных показателей в системе – достаточность получаемых данных зависит от структуры показателей, системы учета и возможностей своевременной актуализации учетных данных.

При выборе системы следует рассмотреть возможность ее использования с уже имеющимися средствами автоматизации, например, с системами бухгалтерского и оперативного учета, управления договорной деятельностью и другими. Не исключено, что контроль исполнения бюджетного регламента будет удобно выполнять в системе электронного документооборота. Рассмотрите возможность замены устаревших систем на встроенные сервисы новой системы.

Существенными факторами при выборе системы автоматизации бюджетирования является стоимость внедрения, а также, что тоже крайне важно, стоимость дальнейшего владения системой, включая лицензионные отчисления и техническая поддержка.

Также применимы и общие критерии выбора любых информационных системы: архитектура решения, технологии, на которых реализован продукт, производительность и надежность, уровень защиты данных и распределение полномочий пользователей, удобство интерфейса, возможность дальнейшего развития и адаптации системы к изменению условий функционирования.

Несмотря на переход нашей организации на использование электронных документов, объемы бумажных документов продолжают расти. Как справиться с увеличивающимися объемами документов?

Сохранение значительного объема бумажных документов после внедрения СЭД неизбежно при поддержке бумажных входящих и исходящих документопотоков, неполном переходе на внутренний безбумажный документооборот. Стоит помнить, что отказ от бумажных документов – не главная цель внедрения СЭД. Невозможно полностью отказаться от оформления бумажных документов при взаимодействии с внешними организациями, в особенности с государственными структурами. Кроме того, даже при наличии внедренных средств электронного согласования сотрудники не всегда готовы читать документы с экрана, предпочитая иметь дело с документами на бумажном носителе, либо, когда в компании сохраняются процессы печати документов, требующих бумажного подписания или заверения печатью согласно нормативным требованиям.

Объем бумажных документопотоков можно снизить, работая в двух направлениях – последовательно завершая переход на внутренний безбумажный документооборот и переводя внешние коммуникации преимущественно в электронной вид.

Для государственных структур апробированными и высокоэффективными способами снижения бумажного документооборота являются подключение к МЭДО и СМЭВ, организация электронного взаимодействия с подведомственными организациями (подключение подведомственных структур к информационным системам центрального аппарата или межсистемная интеграция). Аналогичные процессы активно идут в сфере В-2-В взаимодействия (для поддержки такого электронного взаимодействия существуют операторы электронного документооборота, аккредитованные государством).

Среди основных мер, которые может предпринять организации для существенного снижения объемов бумажных документов можно указать следующие:

регламентное исключение бумажных процессов обработки документов;

признание действия документов, подписанных простой или усиленной электронной подписью;

подключение всех сотрудников к контуру безбумажного документооборота.

Последний пункт касается как конечных исполнителей, так и высшего руководства. Полноце.......................