Исследование бизнес-процессов

      Министерство образования и науки Российской Федерации
федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
 высшего образования
     «Российский экономический университет имени Г.В. Плеханова»

Факультет ДО 
Кафедра теории менеджмента и бизнес-технологий

Направления 38.03.02 "Менеджмент" 
Профиль "Общий менеджмент"


О Т Ч Е Т
по преддипломной практике
     
     Выполнил студент гр. 391з-М01/13
     
     5 курс, факультет дистанционного образования
                                              	          _________________________
                                                                  (ФИО)
                                                	         ________________________
                                                      (подпись)
    Проверили:
______________________________________
(должность, ФИО руководителя от)   

___________       _________________________
 (оценка)                (подпись)
               _____________
       МП         (дата)

______________________________________________________
(должность, ФИО руководителя от кафедры)   
___________     _________________________
 (оценка)                (подпись)
                      _____________
                          (дата)
                                  

















Москва 2018

Министерство образования и науки Российской Федерации
федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
 высшего образования
«Российский экономический университет имени Г.В. Плеханова»

Факультет ДО
Кафедра теории менеджмента и бизнес-технологий

Направления 38.03.02 "Менеджмент" 
Профиль "Экономика и управление организацией"

                                                      У Т В Е Р Ж Д А Ю
                                                      
                                                      Зав. кафедрой
									    Денисов И.В.

                                                      “___”_____________2018 г.

ЗАДАНИЕ
Организационно-управленческую практику с 08.01.18-18.02.18г.,
 И на преддипломную практику с 19.02.18-13.05.18г.

Факультет ДО, 5 курс, группа 97В-М02/13
(факультет, курс, группа)
Устенко Алексей Игоревич 
(фамилия, имя, отчество)
 

Этапы практики, содержание выполняемых работ и заданий по программе практики
Сроки выполнения

Начало
Окончание
1
2
3
5.Используя различные виды анализа процесса выполнить анализ проблем процесса: выделение проблемных областей.
а. Ранжировать процессы на основе субъективной оценки. б.Выполнить анализ процесса по отношению к типовым требованиям. (Например типовой процесс должен, на наш взгляд, удовлетворять следующим группам требований:
 регламентация всех составляющих процесса;
 использование цикла постоянного улучшения процесса PDCA. Требования к организации процесса, учитывающие рекомендации стандарта ИСО 9001, представить таблично.
a.При проведении анализа процесса должна быть собрана информация согласно требованиям, которые вы указали. b.Выполнение такой работы может быть целесообразным при осуществлении проекта реорганизации процессов в организации. 
c. Процесс подвергнуть анализу на наличие цикла PDCA. d.Цикл PDCA создается вокруг процесса. Как это происходит- показать схематично. 
e. Назначение функций цикла постоянного улучшения процесса показать в табличном виде.
ж. Расписать функции цикла управления. 
з. Дать схему цикла управления по отклонениям.
6.Представить визуальный анализ графических схем процесса.
 а.Схему бизнес- процесса подвергнуть анализу с точки зрения входов и выходов. Анализ входов/выходов состоит их двух частей. 
 1.Анализ потребности во входах/анализ потребности в выходах.
 
 2. Анализ неиспользуемых выходов.
б. Выполнить графический анализ функций процесса. Он позволяет выявить:
 отсутствие необходимых функций;
 наличие излишних функций;
 дублирование функций.
7. Выполнить измерение и анализ показателей процесса. Измерение и анализ показателей процесса являются важнейшими средствами, позволяющими находить пути улучшения процессов. Процесс могут характеризовать несколько групп показателей:
 показатели процесса;
 показатели продукта процесса;
 показатели удовлетворенности клиентов процесса.
а.Дать анализ показателей времени выполнения процесса: К первой группе показателей относятся показатели времени выполнения процесса:
 среднее время выполнения процесса в целом;
 среднее время простоев;
 среднее время выполнения отдельных функций процесса;
 прочие.
 б.Дать анализ технических показателей процесса: К техническим следует отнести те показатели, которые характеризуют технологию выполнения процесса, используемое оборудование, программное обеспечение, среду и т. д. Очевидно, что технические показатели будут различны для процессов организаций разных отраслей. В то же время выделяют несколько показателей, которые измеримы для любого процесса:
 количество функций процесса, выполняемых на рабочих местах ;
 численность персонала процесса, в том числе руководителей и специалистов;
 количество транзакций за период;
 количество автоматизированных рабочих мест;
 прочие.
в.Дать анализ показателей стоимости процесса: Показатели стоимости процесса являются одной их важнейших групп показателей. Показатели стоимости можно разделить на несколько групп:
 стоимость процесса в целом;
 показатели стоимости процесса:
 затраты на оплату труда исполнителей;
 амортизация оборудования и нематериальных активов;
 затраты на тепло- и энергоносители;
 затраты на связь;
 затраты на получение информации;
 затраты на повышение квалификации исполнителей;
 прочие;
 показатели стоимости продуктов процесса:
 стоимость сырья и материалов;
 затраты на оплату труда;
 амортизация оборудования;
 прочие затраты.
г.Дать анализ показателей качества процесса. К показателям качества процесса отнесем следующие:
 Степень дефектности продукции процесса.
 Количество возвратов и рекламаций на продукцию про цесса.
 Количество жалоб и рекламаций на качество обслуживания, поступивших от клиентов.
 Количество некомплектных (не соответствующих спецификациям) отгрузок.
 Сохранность готовой продукции.
 Количество внештатных ситуаций, потребовавших оперативного вмешательства руководства верхнего уровня.
 Способность процесса быстро адаптироваться к изменяющимся требованиям заказчика.
 Способность процесса сохранять свои параметры при изменении внешних условий (стабильность процесса, минимальные вариации).
 Независимость процесса от изменений в части персонала.
 Управляемость процесса.
 Способность процесса к улучшениям.
 д.Временные:
К числу относительных показателей времени выполнения можно отнести:
 показатели «план/факт»:
 плановое время выполнения процесса/фактическое время выполнения процесса;
 плановое время выполнения функции/фактическое время выполнения функции;
 сравнение с другим процессом:
 среднее время выполнения процесса/среднее время выполнения процесса у конкурента;
 время обслуживания, требуемое клиентом/фактическое время обслуживания клиента;
 удельные:
 время выполнения процесса/численность персонала процесса;
 время выполнения процесса/количество функций про цесса.
е.Стоимостные. К числу относительных стоимостных показателей относят:
- показатели «план/факт»:
 плановая стоимость процесса/фактическая стоимость процесса;
 плановые затраты на ресурс/фактические затраты на ресурс;
 планируемое сокращение затрат на процесс/фактическое сокращение затрат на процесс;
 плановые затраты на ремонт/фактические затраты на ремонт.
 сравнение с другим процессом:
 стоимость процесса/стоимость процесса конкурента;
 величина оплаты персонала процесса/величина оплаты персонала процесса конкурента;
 удельные:
 рентабельность процесса = прибыль по процессу/стоимость процесса;
 рентабельность оборотных активов процесса = прибыль по процессу/объем используемых оборотных активов;
 выработка на одного сотрудника = объем продукции процесса/численность сотрудников;
 фондоотдача процесса = объем продукции/величина основных фондов;
 оборачиваемость оборотных активов процесса = величина выручки/средние остатки оборотных активов процесса;
 доля накладных расходов = величина накладных расходов/стоимость процесса.
Кроме указанных выше, могут определяться и рассчитываться многие другие относительные стоимостные показатели процесса, при этом следует использовать методики финансового менеджмента.
 ж.Технические. К числу относительных технических показателей можно отнести:
 показатели «план/факт»:
 плановое количество простоев/фактическое количество простоев;
 плановое количество транзакций/фактическое количество транзакций;
 сравнение с другим процессом:
 численность персонала процесса/численность персонала процесса конкурента;
 количество автоматизированных рабочих мест процесса/количество автоматизированных рабочих мест процесса конкурента;
 удельные:
 степень загрузки персонала = общее время работы по выполнению функций процесса/общее рабочее время всех сотрудников;
 степень автоматизации = количество автоматизированных функций процесса/общее количество функций процесса;
 величина офисной площади на одного сотрудника;
 количество персональных компьютеров на одного сотрудника.
 з.Показатели качества: К числу относительных показателей качества процесса можно отнести:
 показатели «план/факт»:
 плановая степень дефектности/фактическая степень дефектности;
 плановое количество жалоб/фактическое количество жалоб клиентов процесса;
 плановое количество возвратов продукции/фактическое количество возвратов продукции;
 количество внештатных ситуаций за отчетный период/количество внештатных ситуаций за предыдущий период;
 сравнение с другим процессом:
 степень дефектности продукции процесса/степень дефектности продукции процесса конкурента;
 наличие рекламаций процесса/наличие рекламаций процесса конкурента;
 удельные:
 количество жалоб/общее количество клиентов.
8.Выполнить: Расчеты эффективности изменения бизнес-процесса.

9.Сделать предложения по совершенствованию бизнес-процесса
10.Расчеты фактической эффективности бизнес-процесса «как надо»
а.Описание процесса «как надо»
б.I Построить и описать процесс "как надо". IDEF0-модель «как надо» в программе Vision или Ramus. IDEF0-модель «как надо» 0-модель «как надо» разрабатывается аналогично модели «как есть». 
Состав модели: все диаграммы, соответствующие модели «как надо» с указанием изменений.

19.02.2018




















26.02.2018












06.03.2018















16.03.2018












02.04.2018

















12.04.2018


















15.04.2018

















18.04.2018































21.04.2018





















23.04.2018


















01.05.2018




10.05.2018

11.05.2018


11.05.2018







25.02.2018




















05.03.18












15.03.2018















01.04.2018












11.04.2018

















14.04.2018


















17.04.2018

















20.04.2018































22.04.2018





















30.04.2018


















09.05.2018




10.05.2018

11.05.2018


11.05.2018








11.Подготовить выводы по работе, выполненной в рамках отчета и свои аргументированные предложения по совершенствованию организации с т.з. бизнес-процессов.
12.05.2018

12.05.2018

12.Завершить работу над отчетом, исправить все замечания, данные вашим руководителем. Оформить отчет.
12.05.2018

13.05.2018

13.Защита отчета у руководителя на кафедре.
13.05.2018

13.05.2018


3. Место прохождения практики ООО «Прогрешен»

Руководитель практики 
от кафедры Университета ___________________ /Селянская Галина Николаевна/
                                                      (подпись)                                Ф.И.О.
Руководитель практики 
от места практики             ___________________ /Борщевская Анна Сергеевна/
          (подпись)			Ф.И.О.
      
      
Задание принял к            _________________ /Устенко Алексей Игоревич/
          (подпись)			Ф.И.О.
                                                      

     

Оглавление

Введение	8
1. Характеристика организации	9
2. Исследование бизнес-процессов «как есть»	16
3. Разработка бизнес-процессов «как надо»	25
4. Оценка эффективности предложенных рекомендаций	29
Заключение	41
Список литературы	42
Приложения	44
Приложение 1	44
Приложение 2	45

    

    Введение
     
     Актуальность темы исследования определяется тем, что стратегия сбыта является одной из функциональных стратегий и в то же время существенным компонентом комплекса стратегии компаний; эффективность данной стратегии играет существенную роль в формировании конкурентоспособности компании.
     Цель преддипломной практики – провести анализ бизнес-процессов рекламного агентства и предложить рекомендации по совершенствованию.
     -	Дать характеристику организации ООО «Прогрешен»;
     -	Провести анализ бизнес-процессов «как есть»;
     -	Разработать рекомендации бизнес-процессов «как надо»;
     -	Дать оценку эффективности предложенных рекомендаций.
     Объект исследования – ООО «Прогрешен».
     Предмет исследования – бизнес-процессы ООО «Прогрешен».
     Для решения поставленных задач были использованы методы теории моделирования и формализации бизнес-процессов, анализа организационной структуры, синтеза существующих результатов практики стратегического планирования, ранжирования процессов на основе субъективной оценки, классификации и сравнения сбалансированных показателей.
     В рамках работы исследованы особенности моделирования бизнес-процессов в нотациях, которые поддерживают workflow-системы. Рассмотрены проблемы, возникающие при внедрении систем workflow на предприятиях. Выводы. Одним из условий повышения отдачи от использования процессного подхода является выделение в бизнес-архитектуре компании процессов, для которых целесообразна автоматизация. Для поддержания исполнения таких процессов в компании необходимо внедрение workflow-системы. Затраты на внедрение окупаются за счет повышения качества управления процессами, снижения зависимости от трудовых ресурсов.

     1. Характеристика организации
     
     Объектом исследования является Общество с ограниченной ответственностью «Прогрешен», которое зарегистрировано 01 июля 2008 года по адресу 109004, г. Москва, ул. Александра Солженицына, 23 а, стр.1. Компании был присвоен ОГРН 1087746798370 и выдан ИНН 7725641460. Основным видом деятельности является деятельность рекламных агентств. Компанию возглавляет Воронков Андрей Владимирович. За 2016 год прибыль компании составила 6.563 млн. руб.1
     Миссия ООО «Прогрешен» заключается в использовании и грамотной подаче современных, ориентированных на результат рекламных интернет- технологий, которые помогают клиентам в продвижении их бизнеса на рынке, увеличении их собственной клиентской базы и дальнейшей реализации целей и задач компании.
     ООО «Прогрешен» предоставляет следующие услуги в области интернет- маркетинга: 
     - создание лэндингов; 
     - настройка таргетированной рекламы в социальных сетях; 
     - настройка контекстной рекламы; 
     - вирусный маркетинг; 
     - управление репутацией в интернете; 
     - продвижение и ведение сообществ в социальных сетях. 
     Кроме того, в штате рекламного агентства «Прогрешен» работает творческий отдел, который предоставляет качественные услуги в области дизайна рекламы и разработки фирменного стиля компаний, а также по организации специальных мероприятий. Так как агентство работает на рынке B2B-услуг, клиентами являются российские и зарубежные представители среднего и малого бизнеса. За все время существования клиентская база агентства превышает отметку в 200 отечественных и зарубежных компаний.
     В процессе своей деятельности сотрудники агентства придерживаются следующих ценностей, которые продиктованы высшим менеджментом ООО «Прогрешен»: 
     1. Профессионализм – глубинные знания в области интернет-рекламы, оперативная адаптация к новым трендам индустрии, своевременное и качественное выполнение поставленных заказчиком задач;
     2. Инициативность – самостоятельность и энтузиазм сотрудников агентства в процессе работы, поиск для заказчика оптимального и эффективного варианта проведения рекламной кампании; 
     3. Работа на результат – умение работать в команде, использование приемов и стратегий, направленных на достижение качественного результата при оптимальных финансовых затратах для клиента; 
     4. Ответственность – профессиональный подход к выполнению своих обязанностей, к организации своего рабочего времени и времени заказчика, а также к распределению ресурсов; 
     5. Добросовестность – открытый обмен информацией с заказчиком, готовность разработать оптимальную стратегию продвижения для заказчика или решения его конкретной задачи. Также для подробного описания компании необходимо уделить внимание его фирменному стилю, так как именно он является визуальной визитной карточкой агентства.
     Кроме того, надо отметить, что корпоративная культура является важнейшим компонентом деятельности компании. Руководство признает высшей ценностью комфортное пребывание сотрудников на рабочем месте, их профессиональный рост и развитие, а также всячески способствует развитию командного духа. На основании этого, в ООО «Прогрешен» часто проводятся тимбилдинговые мероприятия, спортивные состязания, мастер-классы и общие праздники.
     Линейная организационная структура ООО «Прогрешен» демонстрирует наличие всех необходимых структурных элементов для нормального функционирования работы рекламного интернет-агентства (рисунок 1).
Рисунок 1. Организационная структура ООО «Прогрешен»
     По словам директора по связям с общественностью ООО «Прогрешен», организация взаимодействия в рабочем процессе и коммуникация между отделами выстроены тесным образом и идеально смоделирована. Коммуникация внутри коллектива заключается не только в частых личных беседах руководитель-исполнитель для контроля и координации работы, а также плановых совещаниях, но и в виртуальном пространстве.
      Для каждого сотрудника рекламного агентства создана онлайн-доска в программе Trello, где расписаны подробные планы на день, неделю и месяц, отдельные разделы доски посвящены вопросам и текущим задачам для руководителя, а также присутствует раздел, в котором каждый сотрудник должен заполнять свои инициативы и идеи по автоматизации и оптимизации работы, к примеру, полезной литературе, внедрению новых способов коммуникации и так далее. 
     Изучив устройство онлайн-досок сотрудников ООО «Прогрешен», автор данной работы может сделать вывод о том, что такой способ взаимодействия значительно упрощает работу и экономит время, так как руководитель направления в едином пространстве контролирует каждого своего подчиненного, наглядно видит прогресс в работе, а также своевременно решает задачи, которые требуют его личного участия. Кроме подобных досок у команды агентства созданы общие чаты в социальных сетях, как правило, для каждого отдела свой собственный, где в режиме реального времени можно решить любой рабочий вопрос. По словам директора по СО и рекламе, особенность осуществления внутренней коммуникации в рекламном агентстве также заключается в том, что не все сотрудники находятся в пределах офиса. 
     Надо отметить, что коммуникация за счет онлайн-инструментов здесь выстроена благоприятно, однако, как заявляет директор по СО, требует от руководителей больше внимания и нагрузки. Из используемых, но малоэффективных способах коммуникации внутри коллектива директор по СО и рекламе отмечает корпоративные почты, однако данный вид коммуникации более удобен в том случае, когда сотруднику отдела необходимо связаться с генеральным директором напрямую. Между собой сотрудники отдела эффективнее коммуницируют лично и посредством социальных сетей и мессенджеров. 
      Итак, анализ внутренней среды ООО «Прогрешен» показал, что коммуникация внутри коллектива постоянно развивается и совершенствуется, а руководство уделяет большое внимание развитию внутрикорпоративной культуры. Кроме того, это подтверждает директор по связям с общественностью компании, утверждая, что деятельность её отдела, в большинстве своем, на данном этапе сфокусирована именно на работе со внутренней общественностью и совершенствования системы внутри коллектива. 
     Для того, чтобы определить место компании на рынке и проанализировать её деятельность относительно представителей целевых групп, необходимо провести анализ внешней среды для ООО «Прогрешен», с акцентом на особенности выстраивания коммуникации с этими целевыми группами.
     Анализ документов и результатов исследований, которые были предоставлены сотрудниками агентства, позволяют сделать вывод о том, что на данном этапе развития можно определить те сферы, с которыми преимущественно работает ООО «Прогрешен». Таким образом, распределение среди клиентов выглядит следующим образом (рисунок 2).
     
     Рисунок .2. Структура клиентов ООО «Прогрешен», %
     Для того, чтобы определить особенности деятельности в рамках B2B- рынка нужно чётко осознавать потребности клиента, так как портрет ввиду сотрудничества «Прогрешен» с большим количеством компаний разных отраслей выстроить не представляется возможным.
     Таким образом, анализ внешней среды позволил выделить те аспекты, на которые необходимо обратить особое внимание при планировании коммуникационной кампании. Отдел по связям с общественностью не уделяет должного внимания работе с внешней общественностью, и целевая аудитория не имеет возможности получать подробную и достоверную информацию об услугах, акция, новостях компании. 
     Статистика официального сайта подтверждает, что спрос на услуги агентства возрастает, а приоритетные разделы у пользователей «Заказать звонок» и «О нас» с целью узнать максимум информации. Кроме того, активность читателей блога генерального директора под публикациями об агентстве также набирает рекордную популярность, что говорит о заинтересованности подписчиков в деятельности ООО «Прогрешен». Этот факт доказывает, что целевая аудитория нуждается в дополнительном источнике новостей об агентстве и стремится получать новую информацию своевременно и в полном объеме. 
     Итак, исследование внешней и внутренней среды в рамках данного ситуационного анализа было сделано с упором на коммуникационный аудит. Полученные сведения позволяют сделать вывод о том, что коммуникации внутри коллектива выстроены грамотным образом, что обеспечивает слаженность работы команды и всего агентства в целом. 
     Однако, коммуникация с внешней общественностью выстроена слабо, целевая аудитория не получает нужной информации в полном объеме и своевременно ни об услугах, ни об акциях, ни о достижениях агентства. Данное упущение может негативно сказываться на имидже агентства и его успешном развитии в рамках рекламного рынка в целом.
     SWOT-анализ предполагает сначала выявление сильных и слабых сторон, а также угроз и возможностей, а далее установление цепочек связей между ними, которые в дальнейшем могут быть использованы для формулирования стратегий организации (таблица 1).
     Таблица 1
     SWOT-анализ ООО «Прогрешен»
Сильные стороны
Слабые стороны
Высокая квалификация персонала; 
• Фиксированная стоимость услуг; 
• Положительная репутация среди клиентов; 
Развитая система коммуникации внутри компании; 
• Активное участие компании в специальных мероприятиях;

Низкая информированность о компании; 
• Отсутствие чёткой концепции продвижения компании на рынок; 
• Недостаточное рекламное сопровождение компании; 
• Слабая маркетинговая политика
Возможности
Угрозы
Налаживание обратной связи с целевой аудиторией; 
• Привлечение информационных партнеров для освещения деятельности в СМИ; 
• Увеличение клиентской базы премиум- сегмента; 
• Расширение спектра услуг агентства;
Новые игроки на рынке; 
Нововведения социальных сетей, что повлияет на финансовую выгоду от настройки рекламных кампаний; 
• Экономический спад, который сократит рекламные бюджеты компаний
     
     Таким образом, SWOT-анализ позволил выделить сильные и слабые стороны, среди которых наибольшее значение имеет противоречие высокого уровня квалификации персонала и положительный образ компании в лице клиентов при том, что на рынке фирменный стиль компании является неузнаваемым и сама компания не уделяет должного внимания вопросам собственного продвижения на рынке. 
     Однако, благодаря проведенному анализу удалось выявить также возможности, среди которых преимущественно выделяется повышение информированности целевой аудитории о деятельности компании, как следствие формирование положительного имиджа, а также увеличение клиентской базы. Итак, ключевой задачей компании является повышение информированности целевой аудитории о деятельности и, как результат, получение ответной реакции на осуществляемую деятельность, а также повышение узнаваемости среди потенциальных клиентов. 
     Ситуация в организации может быть классифицирована как рискогенная. Это демонстрирует SWOT-анализ и те факторы, что в условиях нарастающей конкуренции и нестабильности экономической ситуации просто необходимо уделять внимание работе с внешней общественностью. На основании полученных данных необходимо сформулировать основные проблемы, с которыми сталкивается агентство «Прогрешен» на данном этапе существования.
     
     2. Исследование бизнес-процессов «как есть»
     Компания занимается разработкой рекламных проектов для продвижения брендов, товаров и услуг.
     Основные цели рекламного агентства
      качественное обслуживание и предоставление полной сферы услуг;
      увеличение предоставления услуг;
      конкуренция на рынке;
      создание определенного имиджа компании;
      привлечение к сотрудничеству известные компании;
      извлечение прибыли.
     Предмет деятельности предприятия
      изучение целевых потребителей;
      изучение товаров или услуг;
      анализ рынка;
      выбор средств распространения рекламы;
      определение каналов обратной связи;
      формирование идеи обращения, оценка и выбор вариантов обращения;
      разработка рекламных материалов;
      производство рекламных материалов.
     Основными видами доходов являются денежные средства, полученные от заказчиков.
     Основными видами расходов являются:
      затраты на полиграфию;
      затраты на съемки рекламных роликов;
      аренда помещений и оплата коммунальных услуг;
      оплата информационных услуг: телефонная связь, поддержка работы сайта, проведение маркетинговых исследований;
      затраты на оплату заработной платы сотрудникам.
     Для начала при помощи графического языка IDEF0, представим процесс разработки рекламного продукта в форме совокупности взаимоувязанных функциональных блоков (рисунок 3).

     Рисунок 3. Контекстная диаграмма создания рекламного продукта при анализе бизнес-процесса «Создание рекламного продукта»
     Детализируем диаграмму (рисунок 4):
     
     Рисунок 4 Декомпозиция диаграммы в нотации IDEF0 бизнес-процесса «Создание рекламного продукта»
     
     
     
     Далее, при помощи нотации IDEF3 опишем логику выполнения действий в ходе процесса создания рекламного продукта (рисунок 5). 
     
     Рисунок 5. Диаграмма в нотации IDEF3 «Создание рекламного продукта»
     Построим диаграмму потоков данных или DFD. Опишем внешние по отношению к процессу источники и адресаты данных, логические функции, потоки данных и хранилища данных к которым осуществляется доступ.
     
     Рисунок 6. Контекстная диаграмма бизнес-процесса «Создание рекламного продукта» на основании нотации DFD
     
     Рисунок 7. Декомпозиция диаграммы бизнес-процесса «Создание рекламного продукта» в нотации DFD
     Запишем спецификацию процесса разработки предварительного макета рекламы, которая является конечной вершиной иерархии DFD (рисунок 8):
     
     Рисунок 8. Спецификация процесса разработки бизнес-процесса «Создание рекламного продукта» этап предварительного макета рекламы
     Для визуализации расширенной цепочки процесса, управляемого событиями, постоим модель в нотация eEPC.
     
     Рисунок 9. Диаграмма в нотации eEPC
     Далее постоим дерево отказов, в основе которого лежит логико-вероятностная модель причинно-следственных отказов. Дерево помогает анализировать возникновение отказа, так как оно представляет собой многоуровневую графологическую структуру причинных взаимосвязей.
     
     Рисунок 10 Дерево отказов
     
     Опишем систему на концептуальном уровне посредством построения диаграммы прецедентов, отражающей отношения между актёрами и прецедентами.
     
     Рисунок 11. Диаграмма прецедентов
     В рамках диаграммы последовательности покажем жизненный цикл и взаимодействие для некоторого набора объектов на единой временной оси.
     
     Рисунок 12. Диаграмма последовательности
     Проведем анализ «узких мест». В качестве точек снижения производительности можно отметить, что имеет место избыток бумажных носителей в силу специфики ведения рекламной кампании, а именно неоднократного внесения изменений в рекламный проект и его переработки по требованию заказчика в ходе разработки рекламного продукта. Так же присутствует потребность в создании базы учета клиентов и формирование каталогов заказов для предоставления информации об выполняемых услугах клиенту.
     В результате анализа «узких мест» выделим следующее управленческое решение – разработать систему автоматизации деятельности рекламного агентства, для контроля стадий разработки рекламного продукта.
     
     3. Разработка бизнес-процессов «как надо»
     Сегодня на рынке систем автоматизации рекламы есть из чего выбирать. Компания, специализирующаяся только на работе со СМИ, полиграфии, наружной рекламе, радио- или ТВ-рекламе легко подберет для себя подходящее решение. Несколько сложнее обстоит дело с программными продуктами для рекламных агентств полного цикла, работающих напрямую с поставщиками отдельных видов рекламы. Для достижения успеха в бизнесе им необходимо ежедневно решать широкий круг задач.
     Для обеспечения эффективности и конкурентоспособности на динамичном рынке рекламы необходима комплексная информационная система, включающая в себя блок CRM, а также блок HRM, финансовый блок и другие. Проще говоря, это должны быть несколько систем, объединенных в одну, которая охватит целиком бизнес-процессы агентства. В таблице 2 сравним несколько систем для автоматизации деятельности рекламных фирм по их специализации и возможностям системы.
     
     
     
     Таблица 2
     Сравнительный анализ CRM-систем автоматизации деятельности рекламного агентства
      
     внедрение комплексного решения будет стоить дороже в сравнении с установкой отдельных модулей или CRM-блоков. Кроме того, необходимо будет изучить особенности организации бизнес-процесса агентства, чтобы настроить систему индивидуально, а также обучить персонал грамотно использовать все возможности установленного программного обеспечения.
     Обобщенно такое решение должно сочетать в себе:
      Систему управления рекламными проектами
      Систему анализа и контроля эффективности деятельности компании (по направлениям деятельности)
      Систему финансового планирования
      Систему бухгалтерского и налогового учета
      CRM-систему: управление отношениями с покупателями и поставщиками
      HRM-систему: управление персоналом (включая расчет заработной платы)
     В процессе развития подобное решение может дополняться различными блоками и модулями, например, web-модулем для заказа рекламной продукции через интернет.
     
Рисунок 13 - Схема бизнес процессов размещения рекламных проектов
     Диаграмма Business Process для бизнес-процесса «Работа с заказом» показана на рис. 14. В этой нотации представлены функции, события, документы и отношения между ними: 
     – функция (function) – отображает выполняемые работы; 
     – событие (event) – отображает состояния системы, управляющие выполнением работ; 
     - документ (document) – отображает носители информации; – логические операторы – определяют связи между событиями и функциями в рамках процесса (рисунок 14).
      
     Рисунок 14. Бизнес-процессы с учетом внедрения ИС
     Во-первых, повышается эффективность и прибыльность работы агентства за счет оперативного анализа и своевременной обработки поступающей информации, сокращения рисков, связанных с ошибками управления и учета, четкого и прозрачного контроля над управлением проектами.
     Во-вторых, сокращаются постоянные и не прогнозируемые затраты на осуществление рекламной деятельности.
     В-третьих, минимизируются потери рабочего времени сотрудников за счет отсутствия необходимости консолидации и сверки данных из разнородных систем, сокращения повторного ввода информации. Автоматизированная система управления рекламой - это современные финансовые инструменты, позволяющие грамотно и эффективно осуществлять анализ финансовой деятельности компании, планирование платежей и поступлений, контроль взаиморасчетов, дебиторской/кредиторской задолженностей.
     В общем и целом, руководство агентства получает в свои руки рычаги эффективного управления информацией, персоналом, финансовыми потоками и другими ресурсами и направлениями деятельности. Это благотворно влияет на организацию работы и результативность рекламного бизнеса, повышает его устойчивость, помогает увеличивать объемы продаж и прибыльность.
     4. Оценка эффективности предложенных рекомендаций
     
     Используем диаграмму Исикавы, как графический способ исследования и определения наиболее важных причинно-следственных взаимосвязей между факторами и последствиями в процессе создания эффективного рекламного продукта [1].
     
     Рисунок 15. Диаграмма Исикавы, иллюстрирующая факторы, влияющие на эффективность рекламного продукта
     Произведём расчёт стоимости разработки информационной системы. В качестве программы-аналога выберем 1С:Предприятие. Сложность разработки программы-аналога примем за 1. Коэффициент сложности разработки новой программы относительно программы-аналога примем равным 1,2. 
     Время разработки программы- аналога была оценена в 300 чел. - часов. Коэффициент квалификации для работающих до 2-х лет – 0,8. Трудоемкость программирования рассчитывается по формуле:
      
     где Qa – трудоёмкость разработки программы-аналога; 
     nсл – коэффициент сложности разрабатываемой программы; 
     nкв – коэффициент квалификации программиста.
     Тогда время разработки информационной системы будет равно 450 чел........................