Разработка функциональных моделей бизнес-процессов или моделирование бизнес-процессов

1. Введение

													Разработка функциональных моделей бизнес-процессов или моделирование бизнес-процессов — важнейший метод для улучшения эффективности и качества работы любой фирмы. Используя этот метод нужно понимать, что его основа завязана на описании различных, присущих процессу элементов, то есть действий, событий, данных, а так же других составляющих процесса. 

													Как правило, моделирование производится в рамках организации или предприятия и описывает логические связи между элементами, упомянутыми выше, но в некоторых особых случаях моделирование допускается и в отношении внешних процессов. За счет моделирования можно отследить изменения в процессе, задать определенные правила по которым процесс будет изменяться, а так же установить различные взаимосвязи в процессах. 	Таким образом, разработка моделей — очень важный элемент в работе предприятия, потому что в конечном итоге при правильно построенной модели работа предприятия улучшится, что и является изначальной целью этого метода.

												

												

												

												

												

												

												

												

												

												

												

												

												

												2. Основные подходы к управлению организацией

													Так как моделирование бизнес-процессов сейчас развивается все сильнее и сильнее уже сейчас можно насчитать достаточно большое многообразие подходов к управлению организацией, однако на практике в современном мире более всех распространены три: функциональный, системный и процессный  подходы. 

												

												3. Основные подходы к управлению организацией: функциональный подход

													Основа функционального подхода состоит в том, что вся деятельность организации есть совокупность некоторых функций, и, при условии того, что эти функции будут выполнены будет достигнута какая-то цель организации. Для таких организаций характерно разделение на подразделения, каждое из которых выполняет какие-то определенные функции. Этот подход был обоснован Тейлором и предполагал с самого начала выспренние неких уровней иерархической подчиненности, причем иерархия должна строиться по принципу сверху-вниз.

													Основными особенностями функционального подхода являются безусловная строгая иерархия управления, обязанности между отделами и сотрудниками распределены максимально четко, а управление производится функционально — один человек может отвечать за выполнение операций, присущих тому, или иному отделу. 

													Признаками функционального подхода являются достаточно яркие тезисы: предприятия, организованные на основе функционального подхода не могут быстро реагировать на изменения окружающей среды, деятельность ориентирована на руководителя, а не на потребителя, а так же постоянная борьба между отделами за право быть лучшими. Также, для предприятий, строящихся на функциональном подходе управления характерна излишняя бюрократизация деятельности фирмы и отсутствие прозрачности управления.

												

												4. Основные подходы к управлению организацией: системный подход

													Системный подход характеризуется рассмотрением организации, как единой системы — взаимосвязанных элементов, связанными между собой и с окружающей средой.

													Основные принципы такого подхода — четкая иерархия построения системы взаимосвязей, наглядная структура элементов и возможность описать несколько бизнес-моделей всей системы. В таком подходе, ключевым элементом является персонал, так как по сути именно благодаря персоналу происходит системообразование и именно от работников компании зависит её успех.

												

												5. Основные подходы к управлению организацией: процессный подход

													Для процессного подхода управления организацией характерно рассмотрение организации, как некоторого организма с четкой системой взаимосвязанных, взаимодействующих между собой процессов, связанных с целями и миссией этой организации. Этот подход начал применяться на практике совсем недавно, однако в теории его исследовали уже давно, а все дело в том, что только в последнее время изменения и развитие таких сфер, как экономика и политика привели к поиску решений, которые позволят компании легко перестраиваться в зависимости от различных факторов внешней среды, а для того, чтобы компания могла так легко перестраиваться она должна быть мобильной, гибкой, и, ко всему прочему нужно уметь принимать быстрые и четкие решения, которые помогут повысить эффективность бизнеса. Когда компания использует процессный подход она начинает встраивать в свой бизнес систему, которая будет отслеживать качество ведения бизнеса. Именно отсюда берется система менеджмента качества — специальная система для управления и руководства степенью соответствия требований, присущих некоторым характеристикам. Главной целью процессного подхода является развитие организации путем совершенствования, как отдельных, так и совокупных её процессов.

												6. Понятие бизнес-процесса и бизнес-модели

													Бизнес-процесс — некоторый набор различных взаимосвязанных между собой видов деятельности, который направлен в конечном счете на достижение поставленных предприятием целей.

													Бизнес-модель же в свою очередь формализует в виде графиков, таблиц, теста описание бизнес-процесса, причем модель обязательно должна отражать существующую или запланированную деятельность предприятия. Для того, чтобы построить по-настоящему успешную бизнес-модель нужно пройти достаточно много шагов: понять структуру фирмы, понять текущие проблемы и найти возможные решения этих проблем, добиться того, чтобы, как работники, так и заказчики понимали организационные задачи, а так же по возможности построить основу для написания требований к ПО, которое сможет в последствии автоматизировать бизнес-процессы.

													Модель бизнес-процесса должна определять различные процедуры или последовательность некоторых процедур, включая функции и работы, которые необходимо выполнить сотрудникам для того, чтобы получить некий конечный результат, ресурсы для выполнения каждого из процессов, документацию, различные параметры, которые характеризуют процедуры, да и процесс в общем виде, а также механизмы для управления  предприятием непосредственно в рамках текущего процесса. 

												

												7. Процесс описания и анализа бизнес-процессов

													Для начала нам нужно понять, чего мы хотим получить в результате выполняемого процесса — мы ставим цель, причем наверняка цель будет одной из списка задач, которые наше предприятие выполняет наиболее часто.

													Затем необходимо структуризировать цели — делаем мы это в несколько шагов: детализируем поставленные цели, выбираем приоритеты для целей, если мы поставили их несколько, дорабатываем цели и разрабатываем ТЗ, а затем ждем утверждения руководством нашего ТЗ.

													Третьим шагом для каждой из наших поставленных целей формулируем KPI (Ключевой Показатель Эффективности), который позволяет установить необходимую планку по нашему процессу, а затем позволит отслеживать фактические значения, которые получаются в результате бизнес-процесса.

													Четвертый шаг — пожалуй, самый трудоемкий и нудный шаг: нужно выполнить полное описание бизнес процесса и вот основные шаги для этого:

														Определяем внешних клиентов нашей организации

														Составляем перечень основных бизнес-процессов, которые формируют внешние выходы — именно этот перечень будет показывать добавленную ценность

														Параллельно с предыдущим пунктом нужно составить перечень бизнес-процессов верхнего уровня. Именно на этом этапе можно начать готовить нормативные документы.

														Проводим ранжирование получившихся процессов с целью выбора наиболее приоритетных для достижения поставленных целей

														Описываем каждый из приоритетных бизнес-процессов на нижнем уровне

														Строим организационную структуру организации и распределяем ответственных за каждый из бизнес-процессов. В результате можно будет построить матрицу распределения ответственности, благодаря которой можно определить наличие дублирования или отсутствия ответственности.

														В зависимости от нашей конечной цели описания нужно привести детальное описание каждого из процессов в различных интерпретациях (IDEF, EPC, CMK, BPMN)

													Пятый шаг — непосредственный анализ бизнес-процесса. Выделяют качественный и количественный анализ бизнес-процесса.

												Качественный анализ бывает на основе субъективных оценок (такой анализ имеет 3 оценки — SWOT-анализ процесса, который выявляет сильные и слабые стороны процесса, возможности для его улучшения и возможные угрозы ухудшения, анализ проблем процесса, который заключается в выявлении проблемных мест процесса при помощи графической схемы (ветви, протяженность, зоны ответственности), а так же ранжирование процессов, которое распределяет процессы по уровням важности, наличии проблемных зон и наличию барьеров для изменений), так же бывает визуальный качественный анализ графических схем процесса, который выполняется в 3 шага: производят анализ входов и выходов процесса, анализируют функции и анализируют различные ресурсы, ну и анализ состояния процесса по отношению к некоторым требованиям: анализируем состояние процесса по отношению к стандартам CMK ISO, PDCA и по отношению к нормативным актам.

												Количественный анализ характеризуется по 6 пунктам:

														Выполняется анализ эффективности процесса

														Анализируются показатели процесса

														Анализируется удовлетворенность клиентов процесса

														Производится сравнительный анализ процессов

														Производится имитационное моделирование процесса, а так же функционально-стоимостной анализ

														В качестве заключения производится ABC-анализ процесса.

												?Таким образом получается, что анализ бизнес процесса может выполняться с разных сторон, и следует помнить, что каждая сторона имеет собственный набор характеристик, которые и являются планом для анализа процесса.

												

												

												

												

												

												

												

												

												

												

												8. Методы разработки функциональных моделей бизнес-процессов

												В основе различных методов моделирования процессов предприятия могут быть, как структурные, так и объектно-ориентированные подходы к моделированию. В своей работе я хотел бы осветить наиболее известные и часто используемые методы, такие как: SADT, IDEF, DFD, BPMN, ARIS, и специальный метод, который не получил определенного названия, но используется в технологии Rational Unified Process. 

												

												9. Метод моделирования: SADT

												Метод структурного анализа и проектирования (Structured Anal- ysis and Design Technique, SADT) был создан еще в конце 1960-х годов. SADT очень полезен в описании большого массива процессов сложных систем и имеет достаточно широкую область применения. В виде оконченного пакета SADT появился только к 1975 году и на тот момент использовался уже в 50 различных компаниях. На тот момент SADT имел крайний успех: рынок впервые увидел полностью рабочую среду, предназначенную для описания процессов и системы в целом, причем среда SADT имела исключительное преимущество, ведь она была основана на концепции моделирования систем.

												

												10. Метод моделирования: IDEF

												Метод IDEF является продолжением SADT и позволяет анализировать деятельность уже в разных разрезах. Семейство IDEF подразделяется на несколько частей:

														IDEF0 — система представляется в виде некоторых, связанных между собой блоков

														IDEF1 — методология, предназначенная для построения моделей информационных потоков, находящихся внутри системы

														IDEF1X — используется для создания моделей различных реляционных баз данных

														IDEF2 — используется чтобы создавать динамические модели

														IDEF3 — комплект для ведения документации процессов

														IDEF4 — продвинутая методология, позволяющая строить наглядно структуру и связи в системе

														IDEF5 — исследует систему при помощи набора правил и словарей, а затем выдает тезисы о состоянии системы на основе этих правил

														IDEF6 — позволяет предотвратить ошибки во взаимосвязях системы при изменении её структуры

														IDEF7 — выполняет с системой аудиторские операции 

														IDEF8 — пакет для разработки графических интерфейсов

														IDEF9 — анализирует поставленные правила и исследует их влияние на окончательные решения

														 IDEF10 — позволяет моделировать архитектуру текущих выполняемых процессов и отслуживать выполнение этих процессов

														IDEF11 — используется для создания моделей артефактов

														IDEF12 — позволяет создавать организационные модели

														IDEF14 — используется для моделирования сетей

												

												11. Метод моделирования: DFD

DFD представляет собой, что следует из названия (Data Flow Diagramming) диаграмму потоков данных — это некоторый иерархически упорядоченный набор процессов, который связаны между собой различными потоками данных. Такие диаграммы, в интерпретации этого метода показывают, каким образом происходит обработка информации каждым иха процессов, каким образом процессы связаны друг с другом и каким образом их связь позволяет работать системе, как одно целое и как эта система обрабатывает данные, которые в нее вносятся. Потоки данных применяются в качестве дополнения к модели IDEF0 для того, чтобы наглядно показать документооборот в системе, при помощи DFD можно смоделировать процесс движения информации от одного блока к другому, провести определение инжиниринга системы. На схемах DFD отображаются различные функции процесса, информация, как входящая, так и исходящая, внешние бизнес-процессы, а так же точки разрыва в случае, если процесс переходит на другие страницы........................